PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK SEBAGAI UPAYA MENINGKATKAN KINERJA SEKRETARIS PADA KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KABUPATEN PESAWARAN

MENINGKATKAN KINERJA SEKRETARIS PADA KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH

KABUPATEN PESAWARAN Oleh :

OKTALIA SUGIARTI

Tataruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Oleh karena pentingnya perencanaan dan tataruang kantor maka manajemen perlu memahami dengan pasti segala persoalan yang berhubungan dengan perencanaan dan tataruang tersebut. Demikian halnya dengan kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran dalam melaksanakan kegiatannya. Untuk memperlancar kegiatan tersebut, pemakaian ruangan secara efisien sangatlah penting agar pengawasan kerja terhadap perencanaan pembangunan daerah mudah dilaksanakan serta terciptanya suasana yang menyenangkan. Penataan ruang kantor secara efisien sangat berpengaruh besar terhadap kinerja kerja sekretaris. Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tugas sekretaris, macam-macam rungan dan bentuk ruangan, prinsip-prinsip penataan ruangan serta faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja sekretaris pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran. Teknik pengumpulan data pada Tugas Akhi ini adalah melalui metode observasi, wawancara, studi dokumentasi dan kepustakaan.

Hasil dari uraian tentang “Penataan Ruang Kantor yang Baik Sebagai Upaya Meningkatkan Kinerja Sekretaris Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran” menunjukkan bahwa penataan ruang kantor yang baik sangat berpengaruh besar dalam upaya meningkatkan kinerja sekrataris. Penataan ruang kantor yang sifatnya tertutup dan terbagi atas kamar-kamar yang terpisah dirasa masih kurang efektif. Meskipun demikian tugas-tugas sekretaris dapat berjalan dengan lancar dan baik sesuai dengan yang diharapkan oleh kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

A. Latar Belakang

Dalam kegiatan bisnis diperlukan adanya tempat untuk melakukan aktivitas perkantoran. Salah satu bentuk aktivitas perkantoran adalah proses arus kerja dari sekretaris. Agar proses arus kerja dari sekretaris dapat berjalan dengan lancar dan baik diperlukan pula penataan ruang kantor yang baik. Tataruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Oleh karena pentingnya perencanaan dan tataruang kantor maka manajemen perlu memahami dengan pasti segala persoalan yang berhubungan dengan perencanaan dan tataruang tersebut.

Demikian halnya dengan kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah. Sebagai salah satu kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah di Lampung yang tugasnya merencanakan pembangunan Daerah Lampung khususnya Kabupaten Pesawaran. Untuk memperlancar kegiatan tersebut, pemakaian ruangan secara efisien sangatlah penting agar pengawasan kerja

terhadap perencanaan pembangunan daerah mudah dilaksanakan serta terciptanya suasana yang menyenangkan. Penataan ruang kantor secara efisien sangat berpengaruh besar terhadap kinerja kerja sekretaris. “Performanceatau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi bersangkutan secara legal dan tidak melanggar hukum serta sesuai dengan moral maupun etika”.

Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran merupakan sebuah lembaga pembangunan daerah. Dengan kegiatan pembangunan daerah dapat membantu masyarakat kecil pada umumya, misalnya membantu masyarakat dalam pembangunan daerah. Dalam kegiatan usaha ini Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran di tuntut untuk memberikan pelayanan pembangunan terhadap masyarakat itu sendiri, pada penataan ruang kantor yang baik ditujukan sebagai upaya meningkatkan kinerja seorang sekretaris sangat di perlukan guna mencapai tujuan yang telah di tentukan. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dalam upaya menciptakan perubahan dan pertumbuhan yang bersifat multidimensional, untuk merumuskan dan melaksanakan kebijakan pembangunan dalam rangka meningkatkan kesejahteraan rakyat membutuhkan beberapa persyaratan sebagaimana yang telah tentukan dalam Undang-Undang tentang Pemerintahan Daerah.

Proses penyusunan Rencana Tataruang selalu berpedoman pada kaidah-kaidah perencanaan seperti keselarasan, keserasian, keterpaduan, kelestarian dan kesinambungan. Tata cara penataan ruang yang tertuang dalam Undang-Undang No. 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang sejalan dengan penerapan Undang-Undang tersebut bahwa tatacara penataan ruang kerja merupakan salah satu dokumen acuan yang diperlukan guna membantu pencapaian tujuan-tujuan pembangunan khususnya Instansi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Pesawaran. Mengingat penataan tataruang merupakan matra keruangan dari rencana pembangunan daerah dan bagian dari rencana pembangunan nasional, maka ketiga tingkatan rencana tataruang tersebut memiliki keterkaitan satu sama lain baik dari segi substansi maupun operasionalnya. Maka dari itu, Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran selalu berusaha memberikan pelayanan yang terbaik terhadap masyarakat sesuai dengan mottonya. Adapun yang masih menjadi kendala dalam kelancaran pelayanan tugas-tugas dari kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran yaitu status kantor masih menyewa/mengontrak rumah penduduk setempat, kurang strategisnya lokasi kantor karena tidak terletak dipinggir jalan raya, kurangnya sarana dan prasarana yang memadai, dan terbatasnya luas bangunan kantor sehingga mengurangi kebebasan gerak aktivitas para pegawai, terutama bagi sekretaris karena letak ruangan sekretaris yang cukup jauh dari ruang pimpinannya. Padahal, seorang sekretaris merupakan penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan mengadakan pembicaraan juga perlu menciptakan suasana yang

harmonis antara perusahaan atau organisasinya dengan masyarakat luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan atau masyarakat yang ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga akan tercipta suasana yang baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya organisasi yang di pimpinnya. Untuk melaksanakan tugasnya tersebut sudah seharusnya seorang sekretaris mempunyai ruangan tersendiri yang tidak jauh atau berdekatan dengan pimpinan guna memudahkan dalam memperoleh informasi atau komunikasi dari pimpinan baik yang bersifat umum maupun rahasia. Maka dari itu sistem penataan ruang kerja yang baik pada kantor sangat diperlukan guna membantu meningkatkan keefektifan kinerja seorang sekretaris dalam melaksanakan semua tugas-tugasnya. Untuk itu, sebaiknya tataruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas

Dengan demikian, begitu pentingnya penataan ruang kantor yang baik guna meningkatkan kinerja sekretaris dalam membantu kelancaran tugas di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran demi mewujudkan tujuan yang telah di tetapkan oleh instansi pemerintahan tersebut.

Melihat pentingnya penataan ruang kantor yang tepat agar kegiatan perkantoranpun dapat dilakukan seoptimal mungkin oleh sekretaris, maka penulis tertarik untuk menulis Tugas Akhir ini dengan judul:

“Penataan Ruang Kantor yang Baik Sebagai Upaya Meningkatkan Kinerja Sekretaris Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan Latar Belakang diatas maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut :

1) Macam-macam ruangan apasajakah serta bentuk penataan ruang kantor yang digunakan kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran?

2) Prinsip-prinsip tataruang kantor apa yang digunakan kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran?

3) Faktor-faktor apa sajakah yang mempengaruhi kinerja sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran?

C. Tujuan Penulisan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini ada beberapa hal yang ingin penulis ketahui, diantaranya :

1) Untuk mengetahui tugas-tugas dari sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

2) Untuk mengetahui macam-macam ruangan serta bentuk penataan ruang kantor yang digunakan kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

3) Untuk mengetahui prinsip-prinsip penataan ruang kantor yang digunakan kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran. 4) Untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja sekretaris

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

D. Kegunaan Penulisan

Adapun kegunaan dari penulisan Tugas Akhir ini yaitu:

1. Bagi Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran :

a. Untuk mengetahui kendala-kendalanya apabila menggunakan teknik dan bentuk penataan ruang kantor yang digunakan dikantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

b. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan apabila menggunakan teknik dan bentuk penataan ruang kantor yang digunakan dikantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran. 2. Bagi Penulis :

Mengetahui dan memahami Penataan Ruang Kantor yang Baik Sebagai Upaya Meningkatkan Kinerja Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

3. Bagi Pembaca :

a. Memberikan informasi dan menambah ilmu pengetahuan pembaca tentang penataan ruang kantor yang baik sebagai upaya meningkatkan kinerja sekretaris.

b. Sebagai pedoman penyusunan Tugas Akhir selanjutnya.

E. Teknik Pengumpulan Data

Penulis dalam mengumpulkan data untuk keperluan penulisan Tugas Akhir Ini menggunakan metode sebagai berikut:

1. Observasi

Mendapatkan data dengan melakukan pengamatan tentang tatacara penataan ruang kantor yang baik sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja sekretaris di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

2. Wawancara

Teknik pengumpulan data ini didapat dengan cara tanya jawab, penulis sambil melakukan wawancara dengan Bapak Ir. Yosya Rizal, selaku sekretaris dan Bapak Zainal Fikri, ST selaku Sub Bidang Lingkungan Hidup dan Penata Ruang kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

3. Studi Dokumentasi

Teknik pengumpulan data dengan cara memperolah informasi, tentang peristiwa masa lalu serta informasi lain yang dibutuhkan dalam penyusunan Tugas Akhir yang diambil dari sumber dokumen yang

dimiliki, yaitu sejarah singkat, visi, misi, motto dan struktur organisasi kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran. 4. Kepustakaan

Metode kepustakaan merupakan metode yang dilakukan dengan cara mempelajari, mencatat, dan menyalin teori-teori atau literatur mengenai tataruang kantor, dan kinerja sekretaris.

E. Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penulisan, kegunaan penulisan, teknik pengumpulan data dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisikan tentang pengertian tataruang perkantoran, tujuan tataruang perkantoran, macam-macam bentuk tataruang kantor, pengertian kinerja, dan pengertian sekretaris.

BAB III GAMBARAN UMUM DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisikan tentang gambaran umum, sejarah singkat, visi dan misi, tugas pokok serta fungsi masing-masing bidang, struktur organisasi, faktor pendukung dan penghambat, serta pembahasan tentang tugas-tugas sekretaris, macam-macam ruangan, prinsip penataan ruang dan faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja sekretaris kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini hanya berisi tentang kesimpulan dan saran.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

A. Pengertian Tataruang Perkantoran

Istilah tataruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tataruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tataruang kantor diantaranya, sebagai berikut : 1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie, (1988:200)

menyatakan “Tataruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”

2. Menurut Littlefield dan Peterson, (1956:117) menyatakan “Tataruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapanpada luas lantai yang tersedia”.

Menurut The Liang Gie, (1998:186) tataruang perkantoran adalah:

1. Tataruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.

2. Tataruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk

menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Menurut Mintorogo, (1992:121) Tataruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak. Tataruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas.

Menurut The Liang Gie (1983:162), pengaturan tataruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu.

1. Tujuan Tataruang Perkantoran

Tujuan tataruang menurut Komarudin, (1985:163) adalah sebagai berikut: 1) Ruangan yang ada agar dapat digunakan untuk manfaat yang terbesar,

sehingga setiap meter persegi, sudut/tengah ruangan seluruhnya bermanfaat.

2) Memudahkan pengawasan sehingga menejer dapat melihat sifat yang sedang bekerja.

3) Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

4) Memberikan kesadaran akan memiliki dan kesadaran akan mengabdi kepada kerjaan.

5) Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

6) Menyediakan pelayanan yang menyenangkan seperti telepon, teleks, interkom dan pelayanan lainnya yang menyangkut pelayanan rumah tangga perusahaan seperti air susu, air kopi dan air teh.

7) Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan para kerani dari meja dan arsip.

8) Menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara kerani dengan kerani lainnya.

9) Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan mengganggu dari pekerjaan yang sunyi dan tidak mengganggu.

10) Memberikan kemungkinan untuk memenuhi tuntutan hukum.

2. Keuntungan Penataan Tataruang perkantoran

Menurut The Liang Gie (1983:162), pengaturan tataruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu.

3. Macam-macam bentuk tataruang kantor a. Tataruang kantor terpisah

Tataruang kantor terpisah yaitu susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar.

b. Tataruang kantor yang terbuka

Menurut The Liang Gie, (1998:93) tataruang kantor terbuka yaitu ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

Keuntungan menggunakan tataruang kantor yang terbuka :

Menurut Tony, (1991:105) tataruang kantor yang terbuka adalah lebih memuaskan dari pada yang terpisah-pisah karena :

1) Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.

2) Lebih memudahkan hubungan diantara pegawai.

4) Kalau terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan, maka tataruang terbuka lebih mudah menampungnya.

B. Pengertian Kinerja

Menurut Suryadi, (1999:2) performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi bersangkutan secara legal tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral maupun etika.

Menurut John Whitmore, (1997:104) kinerja adalah pelaksanaan fungsi-fungsi yang dituntut dari seseorang, kinerja adalah suatu perbuatan, suatu prestasi, suatu pameran umum ketrampilan.

Menurut Barry Cushway, (2002:1998) kinerja adalah menilai bagaimana seseorang telah bekerja dibandingkan dengan target yang telah ditentukan.

Veizal Rivai, (2004:309) mengemukakan kinerja adalah merupakan perilaku yang nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan.

Menurut Rivai & Basri, (2004:14-16) kinerja adalah hasil seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Apabila dikaitkan dengan

performance sebagai kata benda (noun), maka pengertian performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu perusahaan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan secara legal, tidak melanggar hukum dan tidak bertentangan dengan moral dan etika.

Dari beberapa pengertian kinerja di atas maka dapat disimpulkan bahwa kinerja adalah suatu prestasi yang dicapai oleh seseorang dalam melaksanakan tugas atau pekerjaannya, sesuai dengan standar kriteria yang ditetapkan dalab pekerjaan itu. Prestasi yang dicapai ini akan menghasilkan suatu kepuasan kerja yang nantinya akan berpengaruh pada tingkat imbalan. Suatu kinerja individu dapat ditingkatkan apabila ada kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan. Kinerja individu sendiri dipengaruhi oleh kepuasan kerja. Kepuasan kerja itu sendiri adalah perasaan individu terhadap pekerjaannya. Perasaan ini berupa suatu hasil penilaian mengenai seberapa jauh pekerjaannya secara keseluruhan mampu memuaskan kebutuhannya. Dalam hal ini dibutuhkan suatu evaluasi, yang kemudian dikenal dengan penilaian kinerja.

1. Tujuan Penilaian Kinerja

Schuler dan Jackson (1996) menjelaskan bahwa sebuah studi yang dilakukan akhir-akhir ini mengidentifikasi ada dua puluh macam tujuan informasi kinerja yang berbeda-beda, yang dapat dikelompokkan dalam empat macam kategori, yaitu:

2. Pengembangan yang menekankan perubahan-perubahan dalam diri seseorang dengan berjalannya waktu.

3. Pemeliharaan sistem.

4. Dokumentasi keputusan-keputusan sumber daya manusia bila terjadi peningkatan.

2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Sekretaris

Menurut Prawirosentono (1999) faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja sekretaris, yaitu faktor fisik dan non fisik. Adapun faktor fisik yang mempengaruhi kinerja sekretaris yaitu, tempat kerja/gedung, lingkungan kerja, sarana dan prasarana, dan ruang kerja/tataruang kerja. Sedangkan faktor non fisik yaitu memiliki keahlian yang tinggi, kesediaan untuk bekerja, adanya imbalan/upah yang layak, dan mempunyai harapan masa depan. Kinerja sekretaris akan menjadi lebih baik dan maksimal bila didukung dengan adanya kedua faktor tersebut, terutama dalam penataan ruang kantor yang baik sebagai upaya meningkatkan kinerja sekretaris guna membantu kelancaran tugas/kerja sekretaris untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan.

3. Cara-Cara untuk Meningkatkan Kinerja

Berdasarkan pernyataan menurut Timpe (1993) cara-cara untuk meningkatkan kinerja, antara lain:

1. Diagnosis

Suatu diagnosis yang berguna dapat dilakukan secara informal oleh setiap individu yang tertarik untuk meningkatkan kemampuannya

dalam mengevaluasi dan memperbaiki kinerja. Teknik-tekniknya: refleksi, mengobservasi kinerja, mendengarkan komentar-komentar orang lain tentang mengapa segala sesuatu terjadi, mengevaluasi kembali dasar-dasar keputusan masa lalu, dan mencatat atau menyimpan catatan harian kerja yang dapat membantu memperluas pencarian manajer penyebab-penyebab kinerja.

2. Pelatihan

Setelah gaya atribusional dikenali dan dipahami, pelatihan dapat membantu manajemen bahwa pengetahuan ini digunakan dengan tepat.

3. Tindakan

Tidak ada program dan pelatihan yang dapat mencapai hasil sepenuhnya tanpa dorongan untuk menggunakannya. Analisa atribusi kausal harus dilakukan secara rutin sebagai bagian dari tahap-tahap penilaian kinerja formal.

C. Pengertian Sekretaris

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries/secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia. Sesuai dan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pengawai. Dari pengertian tersebut, ada banyak definisi sekretaris yang berkembang saat ini.

Menurut H.W Fowler dan F.G Fowler dalam Sutarto (1997:1-2). Sekretaris adalah Orang yang berkerja pada orang lain membantu dalam koresponden, perkerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya. Orang yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan untuk melaksanakan korespondensi, memelihara warkat-warkat terutama yang berurusan dengan perusahaan.

Menurut M. Braum dan Ramon dalam Sutarto (199:3), sekretaris adalah ’’seorang sekretaris pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala itu.

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi sudah sering dipergunjingkan. Namun hal itu sudah sepantasnya dihilangkan, Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan. Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih

terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Dari beberapa definisi di atas, jelaslah bahwa sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

1. Fungsi Sekretaris

Beamer, Hanna, and Popham (1988) dalam bukunya yang berjudul (Effective Secretarial Practice) menyatakan bahwa fungsi sekretaris adalah:

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.”

Secara general peranan sekretaris menyangkut : a. Terhadap atasan :

a) Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

b) Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dariadministrativesampaihuman relations. c) Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan

d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide. e) Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas

perusahaan.

f) Mediator pimpinan dengan bawahan. b. Terhadap bawahan/karyawan :

a) Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain. b) Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

c) Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

d) Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

2. Jenis-Jenis Sekretaris

Menurut H.W Fowler dan F.G Fowler (dalam Sutarto, 1997), berdasarkan ruang lingkup dan tanggng jawabnya, sekretaris dapat dibedakan manjadi dua jenis yaitu:

a. Sekretaris Eksekutif

Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer, karena secara langsung manjalankan fungsi manajer eksekutif yang mamiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi.

Sekretaris eksekutif mencakup beberapa bawahan yaitu: a. Sekretaris Dewan

b. Sekretaris Jenderal c. Sekretaris Wilayah

d. Sekretaris Inspektorat e. Sekretaris Yayasan b. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu orang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris pribadi bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Walaupun begitu, tidak berarti bahea sekretaris pribadi tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi tetap terikat pada status kepegawaiannya. Untuk menjadi profesional, seorang sekretaris pribadi harus mengenal sifat dan kepribadian pimpinan sendiri, baik adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, maupun segala kelebihan dan kekurangan kepribadiannya.

3. Syarat-syarat menjadi sekretaris profesional

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu harus seorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik yaitu:

1. Personality

Di antaranya yaitu: sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.

2. General Knowledge.

Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

3. Special knowledge

Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

4. Skill and technic

Di antaranya meliputi kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.

5. Practice

Kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll

http://www.sekretaris.google.com

Syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi sekretaris yang baik adalah sebagai berikut:

1. Sikap kepribadian sebagai sekretaris

Menurut Prayudi Atmosudirjo (1982:106), sikap kepribadian sekretaris berarti perbuatan yang berdasarkan atas sifat watak yang baik dan tercermin pada diri seorang sekretaris. Kepribadian seorang sekretaris

akan terlihat dari tingkah laku dalam kegiatan sehari-hari dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang sekretaris. Kepribadian seseorang dapat dipengaruhi oleh profesi, bahkan dapat dikatakan pekerjaan atau profesi seseorang akan membentuk kepribadian.

Sedangkan menurut Prayudi Atmosudirjo (1998:107), kepribadian sekretaris yang baik yaitu ’’Bersikap Sumeah’’ (Simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai orang mempuyai perasaan (instuisi) yang cukup halus dan dapat bersifat ’’Psicologis’’ terhadap orang lain. Sebuah perusahaan lebih tertarik untuk memilih seorang sekretaris yang memiliki kepribadian dan penampilan yang sesuai dengan tugas-tugas kesekretarisan. Seorang sekretaris harus memiliki kecakapan dalam berkomunikasi, pengetahuan, tingkah laku yang baik, sopan santun, serta kepribadian yang baik.

Dengan demikian seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik, karena sekretaris harus mampu menyesuaikan diri dalam sebuah sifat. Kadang seorang sekretaris sudah memiliki bakat yang sesuai dengan syarat-syarat kepribadian yang baik. Apabila bakatnya kurang menunjang profesinya, maka perlu waktu dan pengalaman untuk dapat menyesuaikan bakatnya dengan kepribadian yang dituntut, maka sangatlah penting seseorang memiliki keinginan untuk mengembangkan diri agar menjadi lebih baik.

Faktor-faktor ideal tentang kepribadian yang baik untuk menjadi sekretaris adalah sebagai berikut:

1. Dapat dipercaya dan dapat memegang rahasia purusahaan 2. Menjadi nama baik perusahaan

3. Mengetahui apa yang harus dikerjakan 4. Tanggap pada situasi

5. Teliti dan mempuyai daya ingat yang baik 6. Rajin, jujur setia dan sabar

7. Bijaksana 8. Bersikap ramah

9. Dapat berkerjasama dengan orang lain 10. Bersikap logis dan memilki rasa percaya diri

2. Memilliki Pengetahuan Umum

Seorang sekretaris penting untuk memiliki pengetahuan umum yang luas, karena itu seorang sekretaris harus aktif menjalin hubungan secara intern maupun ekstern dan dapat mengikuti informasi dari berbagai pihak. Dengan demikian seorang sekretaris akan mengetahui perkembangan-perkembangan serta perubahan yang terjadi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Selain itu seiring dengan mengikuti perkembangan jaman terhadap perkembangan pengetahuan dan teknologi pada umumnya khususnya perkantoran. Kemajuan perkantoran tidak terbatas pada kemajuan gedung saja, tetapi akan

berpengaruh pada perubahaan dalam sistem berkerja perlu dapat ditingkatkan dan lebih menggunakan alat teknologi canggih seperti halnya computer, facsimile dan perlengkapan lainnya. Untuk itu, seorang sekretaris dalam melaksanakan kegiatannya agar berjalan dengan lancar harus mampu menggunakan alat teknologi canggih.

Dari penjelasan di atas memang ada prioritas dalam mengikuti perkembangan ilmu teknologi yaitu:

1. Menambah ilmu pengetahuan sesuai dengan profesi sebagai seorang sekretaris.

2. Pengetahuan dan teknologi tersebut hendaknya menunjang dalam melakukan tugas atau aktifitas sebagai sebagai sekretaris.

3. Mampu menambah pengatahuan umum sebanyak-banyaknya melalui berbagai macam sumber.

4. Dalam menambah dan mempeluas pengetahuan, hendaknya tidak melupakan kewajiban tugas pokok sebagai seorang sekretaris.

4. Tugas-tugas sekretaris

Menurut Hartiti (2004:7-8), adapun tugas-tugas dari seorang sekretaris adalah:

a. Menurut wewenangnya 1. Tugas rutin

1) Melakukan pengetikan (surat, laporan, proposal) 2) Menelepon dan menerima telepon

4) Korespondensi

5) Pengurusan surat-surat masuk 6) Filling.

2.Tugas Instruksi

1) Penyusunan jadwal perjalanan 2) Pengaturan keuangan

3) Persiapan dan penyelenggaraan rapat 3.Tugas Kreatif

1) Pembuatan formulir telepon

2) Menggunting artikel atau iklan disurat kabar 3) Mengirim ucapan selamat pada relasi

4) Mengubah tataruang kantor b. Menurut Jenis Tugasnya

1. Tugas Administrasi/Perkantoran 1) Menangani surat

2) Pengetikan laporan 3) Filling.

2. Tugas Resepsionis 1) Menerima telepon 2) Melayani tamu

3) Menyusun jadwal perjanjian pimpinan 3. Tugas Keuangan

1) Menangani keuangan pimpinan 2) MenanganiPetty Cash.

4. Tugas Sosial

1) Mengatur rumah tangga kantor (perlengkapan kantor, alat tulis)

2) Mengirim ucapan selamat kepada relasi 3) Mempersiapkan resepsi.

5. Tugas Insidentil

1) Mempersiapkan rapat 2) Mempersiapkan pidato 3) Persentasi

4) Mempersiapkan perjalanan dinas piminan.

Dalam bahasan ini ditekankan bahwa tugas pokok sekretaris dibidang pelayanan kantor adalah:

a. Menyelenggarkan tugas umum sekretaris untuk meringankan pimpinan seperti menerima dikte dan penyalinannya menjadi bentuk naskah yang terketik rapi.

b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat serta laporan.

c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan. d. Mencari informasi dan berkomunikasi.

e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspdisi, urusan pos dan lain-lain.

f. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat.

h. Mengatur jamuan antar pejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata untuk acara tukar menukar kenangan.

i. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.

j. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja. k. Mengatur penerimaan tamu dengan segala fasilitas yang diperlukan.

Seorang sekretaris tidak hanya menjalankan tugas pokok tetapi sekretaris juga ada tugas sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut yaitu tugas khusus.

Adapun tugas khusus itu adalah sebagai berikut: a. Pengurusan perjalanan dinas

Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan rencana, masalah imigrasi (paspor, visa, health certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain.

b. Pengurusan kas kecil

Guna keperluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga, memesan minum utuk tamu, ongkos parkir dan lain-lain keperluan sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus tugas-tugasnya diperlukan uang yang siap dapat dipergunakan sewaktu-waktu. Dan untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang menjadi tanggung jawab sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan tetapi sekretaris wajib mengurusnya baik-baik.http://www.tugas-tugassekretaris.google.com

D. Peran Sekretaris dalam Perkantoran

Menurut Ambar (2005:4), seorang sekretaris yang memiliki wawasan fisik sekretaris perkantoran akan mampu memberi pamor kepada para pegawai sehingga semangat kerja terpelihara, rasa kerasan dan nyaman dalam lingkungan kerja. Oleh karena itu, seorang sekretaris mempunyai kedudukan yang sangat penting bagi perusahaan. Dengan kedudukan tersebut sekretaris juga bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas-tugasnya pada perusahaan

Peranan sekretaris pada jenjang manapun, umumnya adalah sama yakni, sebagai pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna membantu pimpinan atau organisasi. Sebagai pembantu pimpinan selaku sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam membantu pimpinan demikian juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi. Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa penyelasaian rutin mempersiapkan tersediannya fasilitas yang cukup guna kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang pula sekretaris dalam memberi bantuan baik kepada pimpinan maupun dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi tersebut.

Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai tercapai tujuannya. Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat, mempersiapkan fasilitas guna kemudahan tugas pimpinan, yang akhirnya tujuan dapat dicapai dengan hasil tanpa

mengeluarkan biaya besar atau dengan perkataan tujuan dapat dicapai dengan sebaik-baiknya.

Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan secara garis besar maka peranan sekertaris dalam memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-tugas yang bersifat protokoler, disamping masih ada tugas pokok yang sesuai dengan kedudukan sekretaris itu sendiri.

A. Gambaran Umum

1. Sejarah Singkat Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran

Sebuah instansi pemerintahan bernama Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran sudah dibentuk berdasarkan Peraturan Bupati Pesawaran Nomor 03 Tahun 2007, tanggal 22 Nopember tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Pesawaran yang merupakan tindaklanjut dari Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2007 tentang Pembentukan Kabupaten Pesawaran di Provinsi Lampung, dimana secara umum tugas pokok Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran sesuai dengan Peraturan Bupati Pesawaran Nomor. 03 Tahun 2008 pasal 7 adalah melakukan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksudkan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah menpunyai fungsi yaitu melakukan perumusan kebijakan teknis perencanaan, pangorganisasian penyusunan perencanaan tugas dibidang perencanaan pembangunan dan pelaksanaan tugas lain yang di berikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2004 tentang Permintaan Daerah mengamanatkan bahwa Perencanaan Pembangunan Daerah disusun dalam rangka penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. Perencanaan Pembangunan Daerah dimaksud disusun oleh pemerintahan daerah sesuai dengan kewenangannya yang dilaksanakan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah. Penyusunan perencanaan pembangunan daerah juga dimaksudkan untuk menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan.

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah sebagai salah satu instansi pemerintahan daerah dengan didang tugas membantu Kepala Daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan dibidang perencanaan pembangunan.

Hal ini menjadikan fungsi tugas pokok yang dimiliki oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah diharapkan mampu mensinergikan, mengatur dan mengarahkan semua aktivitas pemerintahan, pembangunan dan pembinaan kemasyarakatan secara utuh di Kabupaten Pesawaran. Untuk itu perlu adanya sebuah mekanisme kerja yang baik dalam upaya mewujudkan tujuan yang diharapkan.

Bagaimana dapat menciptakan dan menjalankan sebuah mekanisme kerja yang baik adalah tanggung jawab semua unsur pelaksanaan yang terdapat pada instansi pemerintahan tersebut. Dan perlu diperhatikan akan adanya

beberapa faktor-faktor yang dapat mendorong terwujudnya sebuah mekanisme kerja yang baik.

Hal ini harus menjadikan perhatian bagi masing-masing instansi pemerintahan tidak terlepas juga pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah agar perkerjaan yang dilakukan bukan hanya sebuah pelaksanaan kerja, tetapi pekerjaan dilaksanakan berdasarkan peraturan yang ada, namun adanya strategi untuk menjalankannya secara profesional sehingga mampu menghasilkan sebuah kinerja yang baik.

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran terdiri dari:

1. Unsur pimpinan yaitu Kepala Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.

2. Unsur Sekretaris yaitu sekretaris yang membawahi Sub Umum Bagian Keuangan dan Sub Bagian Perencanaan.

3. Unsur Pelaksanaan yaitu Bidang Perencanaan Macro terdiri dari Sub Bidang Pemerintahan, Aparatur dan Kesejahteraan Sosial dan Sub bidang Ekonomi Pembangunan Daerah.

4. Bidang Perencanaan Wilayah yang terdiri dari Sub Bidang Lingkungan Hidup dan Tata Ruang.

5. Bidang Penelitian dan Pengembangan yang terdiri dari Sub Bidang Pemantauan dan Pengendalian, Sub Bidang Penelitian dan Pengembangan.

Pada masing-masing unsur pelaksanaan tersebut memiliki tugas pokok dan fungsi yang sesuai dengan tugas jabatan yang mereka emban. Dan telah diatur dalam uraian tugas jabatan, sehingga masing-masing unsur pelaksanaan dalam Badan Perencanaan Pembangunan Daerah harus mampu melaksanakan tugas pokok dan fungsi sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan untuk inti adanya mekanisme kerja yang mengharmoniskan dan menyelaraskan semua tugas pokok dan fungsi yang ada dalam upaya mencapai tujuan yang diharapkan.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah mempunyai fungsi, dan dalam mengoperasionalkannya terdapat sebuah mekanisme kerja yang harus ditempuh sebagai langkah-langkah dalam proses penyelenggaraan program kerja dari Badan Perencanaan Pembangunan Daerah itu sendiri. Adapun fungsi dari Badan Perencanaan Pembangunan Daerah antara lain: 1. Perumusan kebijakan teknis dibidang perencanaan pembangunan 2. Pelaksanaan koordinasi perencanaan pembangunan

3. Pembina teknik perencanaan pertisipasi

4. Penelitian dan pengembangan dibidang pembangunan daerah 5. Penyusun program pembangunan daerah

6. Penyusun rencana strategis daerah

7. Penyusunan rencana pembangunan tahunan daerah 8. Penyusunan perencanaan kerja daerah

9. Pelaksanaan evaluasi perencanaan pembangunan daerah 10. Pengelolahan ketatausahaan badan

2. Visi dan Misi Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran

Visi dan Misi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran dirumuskan dengan memperhatikan visi pemerintahan Daerah Kebupaten Pesawaran, berdasarkan visi tersebut ditetapkan.

a. Visi

Visi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran yaitu: Terwujudnya perencanaan, pengendalian, penelitian dan pengembangan pembangunan yang berkualitas. Visi dijabarkan lebih lanjut kedalam misi yang akan menjadi tanggung jawab Badan perencanaan pembangunan daerah dengan peryatanan misi diharapkan seluruh anggota organisasi dan pihak yang berkepentingan dapat mengetahui dan mengenal keberadaan serta peran instansi pemerintahan dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan.

b. Misi

Meningkatkan kualitas sistem perencanaan dengan terselenggaranya mekanisme kerja yang baik dan berguna.

Misi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran dirumuskan sebagai berikut:

1. Meningkatkan penyusunan perencanaan pembangunan daerah yang efektif dan aspiratif

2. Mengoptimalkan pengendalian dan evaluasi proses perencanaan dan pelaksanaan program-program pembangunan daerah

3. Meningkatkan penelitian dan pengembangan

3. Tugas Pokok Serta Fungsi Masing-Masing Bidang di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

a. Kepala Badan

Tugas Pokok Kepala Badan adalah memimpin Badan Perencanaan Pembangunan Daerah sesuai dengan tugas pokok, melaksanakan pembinaan terhadap aparatur bawahannya, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan daerah, serta merumuskan kebijakan dan pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintahan dibidang perencanaan.

Rincian tugas Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah adalah sebagai berikut:

1) Mempersiapkan program dan kebijakan teknis dibidang Perencanaan Pembangunan Daerah dalam rangka pencapaian tujuan penyelenggaraan tugas pokok fungsi dan kewenangan badan.

2) Memimpin, membina, mengkoordinasikan, memantau dan mengendalikan pelaksanaan program dan kebijakan teknis dibidang perencanaan pembangunan agar sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan.

3) Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dengan badan instansi terkait dalam Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, agar terjadi kesamaan persepsi dan kesatuan langkah dan gerak dalam pelaksanaan pembangunan.

4) Mempelajari peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan perencanaan, sebagai acuan pelaksanaan tugas.

5) Membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dibidang teknis dan administrasi kepada bawahan, agar setiap aparatur yang berada di lingkungan badan perencanaan pembangunan daerah mempunyai dan memahami beban tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.

b. Kepala Sekretaris

Tugas pokok kepala sekretaris adalah melakukan koordinasi penyusunan program kerja badan, pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga, hubungan masyarakat, surat menyurat, protokol dan pembuatan laporan pelaksanaan tugas. Untuk menyelenggarakan tugas pokoknya, kepala Sekretaris memiliki rincian tugas sebagai berikut:

1) Melaksanakan koordinasi dengan seluruh bidang dalam rangka penyusunan program kerja badan perencanaan pembangunan daerah sebagai pedoman anggaran pendapatan dan belanja badan, serta rencana kerja sekretaris untuk dijadikan bahan acuan dalam pelaksanaan tugas.

2) Memimpin, mengarahkan serta memantau bawahan dalam pelaksanaan tugas, pengelolaan urusan administrasi kantor, kepegawaian, perlengkapan, keuangan, rumah tangga, hubungan masyarakat, surat-menyurat, protokol dan pembuatan laporan badan agar dapat terlaksana sesuai dengan program kerja yang

sudah disusun.

3) Membagi habis tugas sekretaris kepada bawahan agar setiap aparatur yang ada memahami beban tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.

4) Mengevaluasi hasil kerja bawahan.

5) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

c. Kepala Sub Bagian Umum

Tugas pokok Kepala Sub Bagian Umum adalah melaksanakan sebagian tugas Sekretaris dibidang surat menyurat, kearsipan, perbekalan dan perawatan, kepegawaian, hubungan masyarakat, dokumentasi, keamanan dan ketertipan dalam lingkungan badan, keolahragaan ketatalaksanaan dan urusan rumah tangga lainnya.

Untuk menyelenggarakan tugas, pokok sebagaimana dimaksud Kepala Sub Bagian Umum mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Melakukan sinkronisasi dan korelasi kerja dengan unit kerja lainnya di lingkungan sekretaris dalam rangka penyusunan program kerja Sub Bagian Umum untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

2) Melaksanakan penataan administrasi surat menyurat untuk mempermudah proses lebih lanjut

3) Memberikan pelayanan kepada masyarakat yang menyangkut urusan kedinasan.

4) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan. 5) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan

d. Kepala Sub Bagian Penyusunan Rencana Kegiatan

Tugas pokok kepala sub bagian penyusunan rencana kegiatan adalah melaksanakan sebagian tugas sekretaris dibidang perencanaan, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan seperti laporan bulanan badan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, kepala sub bagian penyusunan rencana kegiatan mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Melakukan sinkronisasi dan korelasi kerja dengan unit kerja lainnya di lingkungan sekretariat dalam rangka penyusunan program kerja Sub Bagian Umum untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

2) Melakukan dan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan kantor 3) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan 4) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

e. Kepala Sub Bagian Keuangan

Tugas pokok kepala sub bagian keuangan adalah melaksanakan sebagian tugas sekretariat dibidang administrasi keuangan yang meliputi penyusunan anggaran badan, pembukuan dan pertanggung jawaban serta laporan keuangan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Melakukan sinkronisasi dan korelasi kerja dengan unit kerja lainnya dilingkungan sekretariat dalam rangka penyusunan program kerja sub bagian keuangan untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

2) Mengumpulkan bahan petunjuk teknis anggaran pendapatan dan belanja daerah, serta mengumpulkan bahan penyusunan rencana kebutuhan keuangan badan.

3) Mengumpulkan bahan penyusunan rencana kebutuhan keuangan badan

4) Menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan keuangan badan

5) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan 6) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

f. Kepala Bidang Perencanaan Makro

Tugas pokok kepala bidang perencanaan makro adalah membantu kepala badan dalam melaksanakan perumusan kebijakan dan mengkoordinasikan serta penilaian atas pelaksanaan perencanaan dibidang perencanaan makro.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Perencanaan Makro mempunyai rincian tugas sebagai berikut: 1) Memimpin, mengarahkan serta memantau bawahan dalam

melaksanakan tugas pengelolaan bidang penyusunan, menginventarisasi, menghimpun dan mengolah data,

memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan dibidang perencanaan makro agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan program kerja yang telah disusun.

2) Melaksanakan perumusan kebijakan dan koordinasi perencanaan bidang kesehatan dan kesejahteraan sosial

3) Membagi habis tugas pada bidang perencanaan makro kepada bawahan agar setiap aparatur yang ada memahami tugas dna tanggungjawabnya masing-masing

4) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

g. Kepala Sub Bidang Perekonomian, Pembangunan dan Keuangan Kepala Sub Bidang Perekonomian, Pembangunan dan Keuangan, mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Melaksanakan sinkronisasi dan korelasi kerja dengan unit kerja lainnya dilingkungan bidang perekonomian, pembangunan dan keuangan dalam rangka menyusun rencana program kerja untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

2) Memimpin, mengarahkan dan memotivasi aparatur non struktural umum di lingkungan sub bidang perekonomian, pembangunan dan keuangan agar dapat melaksanakan tugas tugas secara berdaya guna dan berhasil guna.

3) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan 4) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

h. Kepala Sub Bidang Pemerintahan, Kesejahteraan Sosial dan Aparatur. Kepala Sub Bidang Pemerintahan, Kesejahteraan Sosial dan Aparatur, mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Melaksanakan sinkronisasi dan korelasi kerja dengan unit kerja lainnya dilingkungan Bidang pemerintahan, Kesejahteraan Sosial dan Aparatur dalam rangka menyusun rencana program kerja untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

2) Memimpin, mengarahkan dan memotivasi aparatur non struktural umum di lingkungan sub Bidang pemerintahan, Kesejahteraan Sosial dan Aparatur agar dapat melaksanakan tugas tugas secara berdaya guna dan berhasil guna.

3) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan 4) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan

i. Kepala Bidang Monitoring dan Penelitian Pengembangan.

Tugas pokok Kepala Bidang Monitoring dan Penelitian Pengembangan adalah membantu kepala badan dalam melaksanakan perumahan kebijaksanaan dan mengkoordinasikan penelitian dan pengembangan daerah, serta penilaian atas pelaksanaan perencanaan bidang pemantauan dan pengendalian.

Kepala Bidang Monitoring dan Penelitian Pengembangan, mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Memimpin, mengarahkan serta memantau bawahan dalam melaksanakan bidang penelitian dan pengembangan, agar

pelaksanaan tugas dapat berjalan sesuai dengan program kerja yang telah disusun.

2) Melaksanakan penelitian dan pengembangan bidang pemerintahan, sosial dan budaya

3) Melaksanakan penelitian dan pengembangan bidang perencanaan 4) Melaksanakan penelitian dan pengembangan sarana dan prasarana

wilayah

5) Mengevaluasi hasil kerja bawahan

j. Kepala Sub Bidang Penelitian dan Pengembangan

Tugas pokok Kepala Sub Bidang Penelitian dan Pengembangan Membantu Kepala Bidang dalam melaksanakan dan merumuskan serta mengkoordinasikan penelitian dan pengembangan dibidang pemerintahan, sosial budaya, ekonomi, sarana prasarana wilayah, analisis sumber pendapatan dan pembiayaan.

Kepala Sub Bidang Penelitian dan Pengembangan, mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Mengekontrisasi permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugas sub bidang penelitian dan pengembangan dalam penyusunan bahan untuk pemecahan masalah.

2) Melaksanakan dan merumuskan serta mengkoordinasikan penelitian dan pengembangan dalam bidang penelitian dan pengembangan.

umum dilingkungan sub bidang penelitian dan pengembangan agar dapat melaksanakan tugas secara berdaya guna dan berhasil guna.

4) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan 5) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

k. Kepala Sub Bidang Pemantauan dan Pengendalian.

Tugas pokok Kepala Sub Bidang Pemantauan dan Pengendalian adalah membantu kepala bidang dalam memantau pelaksanaan perencanaan bidang pemerintahan, sosial dan budaya, perencanaan bidang pemerintahan, sosial dan budaya, perekonomian dan sarana dan prasarana wilayah.

Kepala Sub Bidang Pemantauan dan Pengendalian, mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugas Sub Bidang Pemantauan dan Pengendalian dan penyusunan bahan untuk memecahkan masalah.

2) Memimpin, mengarahkan dan memotivasi aparatur non struktural umum dilingkungan Sub Bidang Pemantauan dan Pengendalian agar dapat melaksanakan tugas secara berdaya guna dan berhasil guna.

3) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan. 4) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

l. Kepala Sub Bidang Kependudukan dan Ketenagakerjaan

Tugas pokok Kepala Sub Bidang Kependudukan dan Ketenagakerjaan adalah melaksanakan sebagian tugas bidang pemerintahan. Sosial dan budaya dalam melaksanakan dan merumuskan serta menkoordinasikan kebijakan perencanaan pembangunan bidang kesehatan dan kesejahteraan sosial.

Kepala Sub Bidang Kependudukan dan Ketenagakerjaan, mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugas Sub Bidang Kependudukan dan Ketenagakerjaan dan penyusunan bahan untuk memecahkan masalah.

2) Melaksanakan dan merumuskan serta mengkoordinasi kebijakan perencanaan pembangunan bidang kependudukan dan ketenagakerjaan.

3) Memimpin, mengarahkan dan memotivasi aparatur non struktural umum dilingkungan Sub Bidang Kependudukan dan Ketenagakerjaan agar dapat melaksanakan tugas secara berdaya guna dan berhasil guna.

4) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan. 5) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

m. Kepala Bidang Perencanaan Wilayah

Tugas pokok Kepala Bidang Perencanaan Wilayah adalah membantu kepala badan dalam melaksanakan perumusan kebijaksanaan dan mengkoordinasikan serta penilaian atas pelaksanaan perencanaan bidang perencanaan wilayah.

Kepala Bidang Perencanaan Wilayah, mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Memimpin, mengarahkan dan memotivasi aparatur non struktural umum dilingkungan Bidang Perencanaan Wilayah agar dapat melaksanakan tugas secara berdaya guna dan berhasil guna.

2) Membagi habis tugas pada bidang perencanaan wilayah kepada bawahan agar setiap aparatur yang ada memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.

3) Memberi motivasi kepada bawahan agar mampu melaksanakan tugas secara berdaya guna dan berhasil guna.

4) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan. 5) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

n. Kepala Sub Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup

Tugas Pokok Kepala Sub Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup adalah melaksanakan sebagian tugas bidang perencanaan wilayah dalam melaksanakan dan merumuskan serta mengkoordinasikan kebijakan pembangunan tata ruang dan lingkungan hidup.

Kepala Sub Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup, mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugas Sub Bidang tata ruang dan lingkungan hidup dan penyusunan bahan untuk pemecahan masalahnya.

2) Melaksanakan dan merumuskan serta mengkoordinasi kebijakan perencanaan pembangunan Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup.

3) Memimpin, mengarahkan dan memotivasi aparatur non struktural umum dilingkungan Sub Bidang Kependudukan dan Ketenagakerjaan agar dapat melaksanakan tugas secara berdaya guna dan berhasil guna.

4) Mengumpulkan, menghimpun dan menyusun data dari bawahan sebagai bahan untuk membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai masukan dalam penyusunan program lebih lanjut. 5) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan. 6) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

o. Kepala Sub Bidang Sarana dan Prasarana Wilayah.

Tugas pokok Kepala Sub Bidang Sarana dan Prasarana Wilayah adalah melaksanakan sebagian tugas bidang perencanaan wilayah dalam melaksanakan dan merumuskan serta mengkoordinasikan kebijakan perencanaan pembangunan bidang sarana dan prasarana wilayah.

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bidang Sarana dan Prasarana Wilayah mempunyai rincian tugas sebagai berikut: 1) Melakukan sinkronisasi dan korelasi kerja dengan unit kerja

lainnya dilingkungan bidang perencanaan wilayah dalam rangka penyusunan sub bidang sarana dan prasarana wilayah dan prasarana pemukiman perkotaan untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

2) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugas Bidang Sarana dan Prasarana Wilayah dan penyusunan bahan untuk pemecahan masalahnya.

3) Melaksanakan dan merumuskan serta mengkoordinasi kebijakan perencanaan pembangunan Bidang Sarana dan Prasarana Wilayah. 4) Memimpin, mengarahkan dan memotivasi aparatur non struktural

umum dilingkungan Bidang Sarana dan Prasarana Wilayah agar dapat melaksanakan tugas secara berdaya guna dan berhasil guna. 5) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan. 6) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

p. Kepala Sub Bidang Sumber Daya Alam dan Lingkungan Hidup

Tugas pokok Kepala Sub Bidang Sumber Daya Alam dan Lingkungan Hidup adalah melaksanakan sebagian tugas bidang sarana dan prasarana wilayah dalam melaksanakan dan merumuskan serta mengkoordinasikan kebijakan perencanaan pembangunan bidang sumber daya alam dan lingkungan hidup.

Untuk melaksanakan tugas yang dimaksud, Kepala Sub Bidang Sumber Daya Alam dan Lingkungan Hidup mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

1) Melakukan sinkronisasi dan korelasi kerja dengan unit kerja lainnya dilingkungan bidang perencanaan wilayah dalam rangka penyusunan Bidang Sumber daya Alam dan Lingkungan Hidup untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

2) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan Bidang Sumber daya Alam dan Lingkungan Hidup dan penyusunan bahan untuk pemecahan masalahnya.

3) Melaksanakan dan merumuskan serta mengkoordinasi kebijakan perencanaan pembangunan Bidang Sumber daya Alam dan Lingkungan Hidup.

4) Memimpin, mengarahkan dan memotivasi aparatur non struktural umum dilingkungan Bidang Sumber Daya Alam dan Lingkungan Hidup agar dapat melaksanakan tugas secara berdaya guna dan berhasil guna.

5) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan. 6) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

q. Kepala Sub Bidang Monitoring dan Evaluasi

Tugas pokok Kepala Bidang Monitoring dan Evaluasi adalah membantu kepala badan dalam melaksanakan perumusan kebijaksanaan dan mengkoordinasikan serta penilaian atas pelaksanaan perencanaan bidang monitoring dan evaluasi.

Untuk melaksanakan tugas yang dimaksud, Kepala Sub Bidang Monitoring dan Evaluasi mempunyai rincian tugas sebagai berikut: 1) Memimpin, mengarahkan dan memotivasi aparatur non struktural

umum dilingkungan Bidang Bidang Monitoring dan Evaluasi agar dapat melaksanakan tugas secara berdaya guna dan berhasil guna. 2) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan. 3) Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan.

4. Struktur Organisasi Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

Dalam suatu instansi pemerintahan organisasi adalah hal yang sangat penting karena organisasi mengandung deligasi tugas (seseorang tidak dapat menyelesaikan atau mengerjakan diri segala-galanya), mempergaruhi koodinasi, menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan, merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas, mempergaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai. Salah satu hal lagi yang diperlukan perusahaan adalah struktur organisasi, dimana struktur organisasi dapat memberikan informasi secara sederhana tentang besar kecilnya organisasi, susunan organisasi dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi yang terendah, garis-garis saluran wewenang, rincian tugas dan lain-lain. Dengan demikian tidak menimbulkan adanya kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas masing-masing bagian. Adapun skematis bagian atau struktur organisasi Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran dapat dilihat di lampiran 1.

5. Faktor Pendukung Kegiatan Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

Faktor pendukung pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran terdiri dari:

1. Adanya kerja sama yang baik dari seluruh staf pegawai kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.

2. Dipercayai dan diberi bimbingan terhadap tugas yang harus dikerjakan oleh seluruh pegawai.

3. Fasilitas disediakan oleh instansi pemerintahan

4. Adanya instruksi yang membimbing dan mengarahkan setiap kegiatan.

6. Faktor Penghambat Kegiatan Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

Faktor penghambat kegiatan kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran terdiri dari:

1. Kurangnya fasilitas seperti ruangan untuk menulis mengerjakan semua kegiatan yang harus dikerjakan.

2. Sarana prasarana yang digunakan saat ini sangat terbatas dan belum memadai, baik kantor dan sarana prasarana pelengkapan kantor.

3. Kurangnya adanya ruangan khusus yang mana digunakan untuk penyimpanan arsip-arsip yang lama sehingga tidak tertumpuk pada satu ruangan saja.

4. Kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM)

5. Kondisi ruang kerja yang terbatas di karenakan kantor masih menyewa/mengontrak rumah penduduk setempat.

B. Pembahasan

1. Tata Ruang Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

a. Macam-macam Ruangan Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

1. Ruang Tamu

Ruang untuk menerima tamu-tamu yang datang ke kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

2. Ruang Kepala Bappeda

Ruang kerja yang digunakan oleh Kepala Badan Perencanaan Daerah Pembangunan Kabupaten Pesawaran baik dalam menjalankan pekerjaan kantornya maupun dalam menerima tamu yang sifatnya intern.

3. Ruang Rapat

Ruang yang digunakan untuk rapat, seperti rapat evaluasi mingguan, bulanan, tahunan dan rapat-rapat yang sifatnya interen.

4. Ruang Sekretaris

Ruangan yang digunakan oleh sekretaris seperti menerima telepon, menerima surat masuk dan surat keluar, membuat laporan dan tugas-tugas lainnya.

5. Ruang Subbag

Ruangan yang digunakan untuk beraktivitas oleh seluruh Sub Bagian yaitu Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan dan Sub Bagian Perencanaan.

6. Ruang Kabid

Ruangan yang digunakan oleh semua Kepala Bidang. Yaitu Kepala Bidang Macro, Kepala Bidang Wilayah, dan Kepala Bidang Penelitian dan Pengembangan dalam melaksanakan tugas-tugasnya guna membantu Kepala Bappeda untuk perencanaan pengembangan pembangunan daerah Kabupaten Pesawaran.

7. Ruang Subbid

Ruangan yang digunakan oleh semua Sub Bidang dalam melaksanakan aktivitas kantor. Adapun Sub Bidang tersebut adalah Subbid. Ekubang, Subbid Pemerintahan, Aparatur dan Kesos, Subbid. Sarana dan Prasarana, Subbid. Lingkungan Hidup dan Penata Ruang, Subbid. Pemantauan dan Pengendalian, serta Subbid. Penelitian, Data dan Pengendalian.

8. Ruang Bendahara

Ruangan yang memiliki aktivitas kebendaharaan kantor seperti menangani keuangan baik pengeluaran maupun penerimaan kas kantor Bappeda pesawaran.

9. Ruang Rumah Tangga/Dapur

Ruangan yang memiliki aktivitas kerumah tanggaan seperti makanan dan minuman yang disajikan untuk para tamu dan staff kantor.

10. Toilet

Ruangan yang terdiri dari kamar kecil yaitu kamar mandi dan WC.

b. Bentuk Penataan Ruang Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

Menurut hasil observasi, dokumentasi dan wawancara terhadap sekretaris serta Sub Bidang Lingkungan dan Penata Ruang Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dapat diketahui bahwa bentuk penataan ruang kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran adalah bentuk tata ruang kantor tertutup. Bentuk tata ruangnya adalah ruangan kerja yang dipisah-pisah atau berada pada ruangan yang terpisah dan tertutup.

Adapun bagan atau skema tataruang kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran adalah sebagai berikut:

Ruang Tamu Ruang

Subbag Umum Ruang Kabid Ruang Subbid Ruang Kepala Bappeda Ruang Sekretaris Ruang Bendahara Ruang Rapat Ruang

Rumah Tangga/Dapur Toilet Gambar 1. Skema Tataruang Kantor Bappeda Kabupaten Pesawaran Sumber: Kantor Bappeda Kabupaten Pesawaran, 2009

2. Prinsip-prinsip Penataan Ruang Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

Berdasarkan wawancara dengan Bapak Ir. Yosya Rizal, selaku sekretaris dan Bapak Zainal Fikri, ST selaku Sub Bidang Lingkungan Hidup dan Penata Ruang, didapatkan keterangan bahwa pada prinsipnya penataan ruang kantor yang terdapat dikantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran adalah tataruang kantor yang terpisah, yang susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibuat pemisah buatan. Dalam pembagiannya ditentukan dengan cara satu ruangan diisi dengan satu koordinasi antar Kepala Bidang, Sub Bagian, dan Sub Bidang. Supaya memudahkan penggunaan fasilitas komputer dan peralatan lainnya yang saling berhubungan antar bidang maupun bagian hanya dengan satu ruangan.

3. Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

Berdasarkan wawancara yang dilakukan secara langsung dengan Bapak Ir. Yosya Rizal, Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja adalah tugas-tugas sekretaris yang terlalu padat yang sering melakukan kegiatan-kegiatan diluar kantor bahkan diluar kota. Hal ini yang membuat kualitas fisik berkurang sehingga mempengaruhi kinerja sekretaris. Dan Tata ruang kantor yang mempengaruhi kinerja sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran dikarenakan

ukuran atau penataan ruang kantor yang kurang efektif karena luas kantor dan ruangan sangat terbatas. Hal itu disebabkan oleh bangunan kantor dan fasilitas yang kurang memadai karena luas kantor hanya seluas rumah penduduk pada umumnya, serta status kepemilikan kantor yang hanya menyewa salah satu rumah penduduk setempat untuk dijadikan kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran karena Kabupaten tersebut masih dalam proses perencanaan pembangunan daerah Kabupaten baru hasil dari pemekaran Kabupaten Lampung Selatan, sehingga gerak aktivitas sekretaris maupun staff lainnya sangat terbatas oleh ruangan yang sempit dan tertutup. Meskipun dengan kepemilikan ruang sekretaris yang tertutup, pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga kerahasiaannya.

Salah satu cara menjaga kerahasiaan kantor yaitu dengan cara menyimpan file-file rahasia di dalam laptop bukan disimpan kedalam komputer ruang kerja. Untuk dokumen yang sifatnya tertulis dan rahasia, sekretaris menyimpan dalam lemari khusus dokumen rahasia yang hanya diketahui oleh sekretaris. Hal ini dilakukan supaya kerahasiaan kantor tetap terjamin.

Hasil dari uraian di atas, tentang “Penataan Ruang Kantor yang Baik Sebagai Upaya Meningkatkan Kinerja Sekretaris Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran” menunjukkan bahwa penataan ruang kantor yang baik sangat berpengaruh besar dalam upaya meningkatkan kinerja sekrataris. Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi

organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan, yaitu mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu, menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, dan mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. Hal ini sesuai dengan pernyataan Geoffry, Mills dan Oliver Standingford (2002), yang menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah persyaratan peraturan perundang–undangnya dipenuhi, ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar, pelayanan–pelayanan tersedia sepanjang diperlukan seperti tenaga listrik, telepon dan lain–lain. Tata ruang yang baik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya, menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini adalah penataan ruang kantor yang baik dalam upaya meningkatkan kinerja sekretaris pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran.

Menurut sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah penataan ruang kantor yang sifatnya tertutup yang terdapat di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran dirasa masih kurang efektif dikarenakan terbatasnya gerak aktivitas sekretaris oleh penataan ruangan yang sifatnya tertutup.

KABUPATEN PESAWARAN

(Tugas Akhir)

Oleh:

OKTALIA SUGIARTI

0706061024

FAKULAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS LAMPUNG

BANDAR LAMPUNG

2010

KABUPATEN PESAWARAN

Oleh:

OKTALIA SUGIARTI

0706061024

Tugas Akhir

Sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar AHLI MADYA (A.Md)

Pada

Program Studi Diploma III Admimistrasi Perkantoran dan Sekretaris Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

FAKULAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS LAMPUNG

BANDAR LAMPUNG 2010

Judul Tugas Akhir : PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK SEBAGAI UPAYA MENINGKATKAN KINERJA SEKRETARIS PADA KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KABUPATEN PESAWARAN Nama Mahasiaswa : Oktalia Sugiarti

No. Pokok Mahasiswa : 0706061024

Program Studi : D III Administrasi Perkantoran dan Sekretaris Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

MENYETUJUI Pembimbing

Nana Mulyana, S.IP. M.Si NIP. 197106152005011003

Ketua Program Studi

Diploma D III Administrasi Perkantoran dan Sekretaris

EKo Budi Sulistio, S.Sos,M.AP NIP: 197809232003121001

1. Tim Penguji

Ketua Penguji : Nana Mulyana, S.IP. M.Si ( ...)

Penguji : Ahmad Rifa’i, S.Sos. M.Si ( ...)

2. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Lampung

Drs.Hi. Agus Hadiawan, M.Si NIP:19580109198603 1002

KABUPATEN PESAWARAN

(Tugas Akhir)

Oleh:

OKTALIA SUGIARTI

0706061024

FAKULAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS LAMPUNG

BANDAR LAMPUNG

2010

KABUPATEN PESAWARAN

Oleh:

OKTALIA SUGIARTI

0706061024

Tugas Akhir

Sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar AHLI MADYA (A.Md)

Pada

Program Studi Diploma III Admimistrasi Perkantoran dan Sekretaris Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

FAKULAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS LAMPUNG

BANDAR LAMPUNG 2010

Gambar Halaman 1. Gambar Skema/Bagan Tataruang Kantor Badan Perencanaan

Admosudirdjo, P. 1982.Administrasi dan ManajemenUmum. Jakarta. ______________, 1985.Dasar-Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta. Ambar, 2005. Peran sekretaris.www.sekretaris.google.com

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, 2007. Sekilas Tentang Badan Perencanaan Pembangunan Daera Kabupaten Pesawaran.

Barry Cushway,2002.Macam-MacamKinerja.

www.visitek.co.id/kinerja/BrosurKinerja.pdf

Gie, Liang The, 1983. Pedoman dalam menyusun tata ruang kantor. www.tataruangkantoryangbaik.google.com

____________,1988.PenataanRuangKantor. www.tataruangkantoryangbaik.google.com

____________, 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Ke Empat. Liberty. Yogyakarta.

___________, 1998. Konsep Dasar Tataruang Perkantoran. Liberty. Yogyakarta Hanna, Beamer and Popham, 1988. Effective Secretarial Practice. Liberty.

Yogyakarta.

Hartiti, 2004. Panduan Menjadi Sekretaris Professional.Visi Media. Jakarta John Whitmore, 1997. onawajah.wordpress.com/2007/05/29/kinerja-apa-itu/

www.definisikinerja.google.com

Komarudin,1985.Macam-Macam Tata Ruang.

id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_tata_ruang

Lampung Universitas, 2010. Format Penulisan Karya Tulis Ilmiah. Bandar Lampung.

Littlefield & Peterson, 1956.Azas-azas Tata Ruang.www.penataanruang.net Mintorogo, 1992. Manajemen Perkantoran (Tata Ruang Kantor).

Prawirosentono, 1999. Factor-faktor Yang Mempengaruhi Kinerja. www.kinerja.google.com

Prayudi Atmosudirjo, 1982. Sekretaris Professional.Andi Offset. Yogyakarta _______________, 1998. Sekretaris Professional. Edisi kedua. Andi Offset.

Yogyakarta

Rivai & Basri, 2004. Pengertian Kinerja.www.kinerjayangbaik.yahoo.com

Schuker & Jackson, 1996. Tujuan Tentang Penilaian Kerja. www.kinerjayangbaik.yahoo.com

Suryadi,1991. id.wikipedia.org/wiki/Kinerja.www.definisikinerja.google.com

Sutarto, 1993.Panduan Menjadi Sekretaris Professional. Visi Media. Jakarta. ________, 1997.Panduan Menjadi Sekretaris Professional. Visi Media. Jakarta. Timpe, 1993.Cara-cara Untuk Meningkatkan Kerja.www.kinerja.google.com

Tony, 1991. geografi.ums.ac.id/ebook/perenc_kota/Bab1_pedum_tataruang.pdf Veizal Rivai, 2004.Kinerja Karyawan.www.definisikinerja.google.com

D III ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN SEKRETARIS Jl. Prof.Soemantri Brojonegoro no.1 Gedung Meneng Bandar Lampung

Tlp. (0721) 708 881 Fax. (0721) 704 625

PANDUAN WAWANCARA

Nara sumber : Bapak Ir. Yosya Rizal

Jabatan : Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran

Koresponden : Oktalia Sugiarti

NPM : 0706061024

PERTANYAAN:

1. Tugas-tugas apa sajakah yang menjadi tanggung jawab Bapak sebagai sekretaris?

2. Apakah pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran sama dengan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada kantor atau perusahaan lain?

3. Apa sajakah yang Bapak lakukan pada kegiatan rutin di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran?

4. Kendala apa sajakah yang menjadi penghambat pelaksanaan tugas Bapak? 5. Apakah menurut Bapak penataan ruang kantor Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran ini menjadi kendala untuk meningkatkan kinerja Bapak?

JAWABAN:

1. Yang menjadi tugas-tugas sekretaris antara lain, yaitu menyelenggarakan rapat-rapat harian, mingguan, bulanan dan tahunan, membuat absensi kehadiran pegawai, menangani absensi rapat, menerima tamu-tamu kantor dan mengatur jadwal penerimaannya, membuat jadwal piket harian dan bulanan, mengatur komunikasi dan koordinasi antar Kabid dan Subbagian, menangani kerja sama antar lembaga pemerintahan, menjawab telepon dan surat-surat masuk baik surat tertulis maupun surat-surat e-mail, membuat surat-surat untuk internal kantor/daerah, membuat Daftar Urut Kepegawaian (DUK), mengatur administrasi keuangan, mengatur tugas-tugas di bagian Sekretariat, Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan, dan Sub Bagian Perencanaan, mewakili Kepala Bappeda atau mendampingi kepala Bappeda untuk tugas-tugas dinas keluar daerah/kota, dan semua tugas-tugas-tugas-tugas itu sudah menjadi tanggung jawab Bapak sebagai sekretaris.

2. Pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran pada umumnya sama dengan sekretaris di perusahaan lain kecuali ada ketentuan lain dari pihak perusahaan. 3. Kegiatan rutin yang dilakukan sekretaris di kantor Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran adalah membuat absensi pegawai dan membuat pembukuan serta laporan yang harus dikerjakan setiap hari guna mendata laporan yang masuk dan keluar setiap harinya.

yang sifatnya tertutup dan kurangnya sarana dan prasarana yang memadai. 5. Sejauh ini penataan ruang kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

Kabupaten Pesawaran tidak menjadi kendala sekretaris dalam meningkatkan kinerjanya, walaupun kondisi ruangan terbatas namun pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dapat berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

D III ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN SEKRETARIS Jl. Prof.Soemantri Brojonegoro no.1 Gedung Meneng Bandar Lampung

Tlp. (0721) 708 881 Fax. (0721) 704 625

PANDUAN WAWANCARA

Nara sumber : Bapak Zainal Fikri, ST

Jabatan : Sub Bidang Lingkungan Hidup dan Penata Ruang Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran Koresponden : Oktalia Sugiarti

NPM : 0706061024

PERTANYAAN:

1. Apa sajakah yang menjadi tugas pokok Kepala Sub Bidang Lingkungan Hidup dan Penata Ruang Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran?

2. Ruangan apasajakah yang ada di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran?

3. Bentuk penataan ruang seperti apakah yang ada di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran?

4. Prinsip-prinsip penataan ruang seperti apa yang diterapkan di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran?

5. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi penataan ruang di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran?

JAWABAN:

1. Yang menjadi tugas pokok Kepala Sub Bidang Lingkungan Hidup dan Penata Ruang Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran adalah melaksanakan sebagian tugas bidang perencanaan wilayah dalam melaksanakan dan merumuskan serta mengkoordinasikan kebijakan pembangunan tentang tata ruang dan lingkungan hidup.

2. Ruangan yang ada di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran antara lain ruang tamu, ruang Kepala Bappeda, ruang rapat, ruang Sekretaris, ruang Subbag, ruang Kasubbid, ruang Subbid, ruang Bendahara, ruang Rumah Tangga/Dapur, dan Toilet.

3. Bentuk penataan ruang kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran adalah tata ruang kantor tertutup. Bentuk tata ruangnya adalah ruangan kerja yang dipisah-pisah oleh kamar-kamar atau berada pada ruangan yang tertutup dikarenakan faktor bangunan yang berbentuk rumah penduduk pada umumnya bukan seperti gedung-gedung perkantoran. Hal itu disebabkan oleh belum tersedianya kantor Bappeda yang baru karena faktor pembangunan wilayah Kabupaten Pesawaran yang belum terlaksana sepenuhnya dikarenakan Kabupaten Pesawaran masih dalam proses penataan pembangunan wilayah dan terbilang wilayah baru dari hasil pemekaran Kabupaten Lampung Selatan.

kantor yang terpisah, yang susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibuat pemisah buatan. Dalam pembagiannya ditentukan dengan cara satu ruangan diisi dengan satu koordinasi antar Kepala Bidang, Sub Bagian, dan Sub Bidang. Supaya memudahkan penggunaan fasilitas komputer dan peralatan lainnya yang saling berhubungan antar bidang maupun bagian hanya dengan satu ruangan.

5. Faktor yang mempengaruhi penataan tata ruang kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran adalah bangunan kantor dan fasilitas yang kurang memadai karena luas kantor hanya seluas rumah penduduk, serta status kepemilikan kantor yang hanya menyewa salah satu rumah penduduk setempat yang mengakibatkan ukuran maupun bentuk penataan tataruang yang kurang efektif.

MOTTO

Sepercik keraguan dan kelemahan selalu ada dan tersimpan disetiap

jiwa disaat itulah kumerasa keraguan itu kan menjadi

keyakinan bagi setiap langkah

hidup yang kujalani.

HALAMAN PERSETUJUAN

Judul Tugas Akhir : PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK SEBAGAI UPAYA MENINGKATKAN KINERJA SEKRETARIS PADA KANTOR BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KABUPATEN PESAWARAN Nama Mahasiaswa : Oktalia Sugiarti

No. Pokok Mahasiswa : 0706061024

Program Studi : D III Administrasi Perkantoran dan Sekretaris Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

MENYETUJUI Pembimbing

Nana Mulyana, S.IP. M.Si NIP. 197106152005011003

Ketua Program Studi

Diploma D III Administrasi Perkantoran dan Sekretaris

EKo Budi Sulistio, S.Sos,M.AP NIP: 197809232003121001

MENGESAHKAN

1. Tim Penguji

Ketua Penguji : Nana Mulyana, S.IP. M.Si ( ...)

Penguji :Ahmad Rifa’i, S.Sos. M.Si ( ...)

2. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Lampung

Drs.Hi. Agus Hadiawan, M.Si NIP:19580109198603 1002

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini kupersembahkan :

 Untuk Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya  Kedua orang tua ku

 Adik-adikku, Martian Sugiarto dan Bagus Triwibowo. Mbak menyayangi kalian semua.

 Serta untuk seseorang yang kelak akan mendampingiku dalam suka maupun duka.

SANWACANA

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan Judul ”Penataan Ruang Yang Baik Sebagai Upaya Meningkatkan Kinerja Sekretaris pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran”.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis telah banyak mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan terima kasih yang tulus kepada :

1. Bapak Eko Budi Sulistio, S.Sos. MAP selaku Ketua Program Studi D III Administrasi Perkantoran dan Sekretaris.

2. Bapak Drs. H. Agus Hadiawan, M.Si, selaku dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik.

3. Bapak Nana Mulyana, S.IP. M.Si selaku dosen pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu untuk memberi arahan dan bimbingan kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

4. Bapak Ahmad Riva’i, S.Sos., M.Si selaku penguji dalam ujian Tugas Akhir penulis.

5. Segenap staf dan karyawan di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Lampung.

6. Sekretaris dan semua Staff Pegawai di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pesawaran, yang telah membantu penulis untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dalam Tugas Akhir ini.

7. Kedua orang tuaku dan seluruh keluarga atas do’a yang senantiasa mengiringi

langkahku serta dukungan yang telah diberikan dalam menyelesaikan studi dan tugas akhir ini.

8. Teman-temanku Marti, Melda, Efri, terima kasih atas kebersamaannya yang telah terjalin selama ini.

9. Teman-teman APS Angkatan 2007, serta semua pihak yang telah membantu penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini.

10. Alamamaterku tercinta.

Penulis telah menggunakan segenap kemampuan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, namun kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis hargai. Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Bandar Lampung, Agustus 2010 Penulis