Pembahasan Evaluasi sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada perum Bulog sub divre Surakarta 3375

B. Pembahasan

1. Pengertian Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta Pengertian aktiva tetap menurut Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah aktiva berwujud yang digunakan dalam operasi perusahaan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun. 2. Jenis-jenis Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta a. Tanah Aktiva tetap berupa tanah diperoleh melalui proses dropping aktiva tetap dari Pusat atau dari Divre. Tanah dibukukan sebesar jumlah pembelian ditambah biaya-biaya hingga tanah siap digunakan. b. Bangunan Bangunan diperoleh melalui proses pembangunan. Pembangunan dilakukan oleh kontraktor yang penunjukannya dilakukan Pusat dengan proses lelang. Bangunan dibagi menjadi tiga yaitu bangunan gedung kantor, rumah dinas dan gudang. c. Kendaraan Aktiva tetap berupa kendaraan diperoleh melalui proses dropping aktiva tetap dari Pusat, dropping dari Divre. Kendaraan baik berupa mobil maupun sepeda motor dibukukan sebesar biaya pembelian ditambah biaya-biaya lain hingga kendaraan siap digunakan. d. Mesin Aktiva tetap berupa mesin diperoleh melalui proses dropping aktiva tetap dari BULOG Pusat atau Divre. Mesin dibukukan sebesar harga pembelian ditambah biaya-biaya hingga mesin tersebut siap digunakan. e. Inventaris Aktiva tetap berupa inventaris diperoleh melalui proses dropping aktiva tetap dari Pusat, Divre atau pengadaan melalui pembayaran tunai di Sub Divre. Inventaris dibukukan sebesar harga pembelian ditambah biaya-biaya hingga inventaris tersebut siap digunakan. 3. Cara Perolehan Aktiva Tetap Perolehan aktiva tetap di Perum BULOG Sub Divre disebut dengan pengadaan aktiva tetap. Pengadaan aktiva tetap adalah kegiatan pengadaan aktiva tetap yang dibiayai dari dana untuk kebutuhan Perum BULOG sendiri serta bukan merupakan barangjasa untuk diperdagangkan. Pengadaan aktiva tetap di Perum BULOG Sub Divre Surakarta terdiri dari pengadaan barang dan pengadaan jasa. Pengadaan barang berupa pengadaan tanah, kendaraan, mesin-mesin dan inventaris. Pengadaan jasa berupa pengadaan jasa pemborongan. Jasa pemborongan adalah layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi untuk mewujudkan suatu bangunan atau bentuk fisik lainnya. Untuk selanjutnya jasa pemborongan disebut dengan pembangunan. Pengadaan aktiva tetap BULOG menerapkan prinsip efisien, efektif, bersaing, transparan, adil tidak diskriminatif dan akuntabel. 38 Prinsip efisien berarti pengadaan barang harus diusahakan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan Prinsip efektif berarti pengadaan barang hasrus sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar- besarnya sesuai sasaran yang ditetapkan Perum BULOG. Prinsip bersaing berarti pengadaan barang dilakukan melalui pelelangan atau seleksi harus dengan persaingan yang sehat di antara penyedia barang yang setara dan memeuhi syarat dan kriteria tertentu. Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tatacara, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang yang sifatnya terbuka bagi penyedia barang yang berminat. Adil tidak diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara dan atau alas an apapun. Akuntabel berarti harus mencapai sasaran baik fisik , keuntungan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum Perum BULOG dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang. 39 Pihak eksternal penyedia barang atau jasa yang terlibat dalam pengadaan aktiva tetap untuk Sub Divre dipilih oleh Perum BULOG Pusat dan sepenuhnya berada dalam wewenang Perum BULOG Pusat. Pengadaan aktiva tetap di Perum BULOG dilakukan cara perolehan berikut ini: a. Pengadaan aktiva tetap berupa barang untuk Sub Divre: 1 Dropping dari BULOG Pusat Pengadaan aktiva tetap dimana pembuatan kontrak pembelian dan pembayaran kepada pihak eksternal dilakukan oleh BULOG Pusat sehingga Sub Divre hanya menerima aktiva tetap. 2 Dropping dari Divre Pengadaan aktiva tetap dimana pembuatan kontrak pembelian dan pembayaran kepada pihak eksternal dilakukan oleh Divre sehingga Sub Divre hanya menerima aktiva tetap. 3 Pembayaran tunai melalui Sub Divre Pengadaan aktiva tetap dimana pembuatan kontrak dilakukan oleh Divre tetapi pembayaran tunai kepada pihak eksternal dilakukan oleh Sub Divre. b. Pembangunan untuk Sub Divre Pembangunan untuk Sub Divre dilakukan oleh kontraktor. Pemilihan kontraktor dilakukan di BULOG Pusat melalui proses lelang. Proses lelang tersebut dilakukan oleh BULOG Pusat dan sepenuhnya menjadi wewenang BULOG Pusat. 40 4. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta Sistem pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta terdiri dari fungsi-fungsi yang terkait, dokumen-dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan dan prosedur yang membentuk sistem. a. Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah: 1 Fungsi pemakai Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap fungsi pemakai adalah pihak yang memerlukan aktiva tetap. Pihak yang memerlukan aktiva tetap bertanggung jawab mengajukan usulan investasi aktiva tetap di Sub Divre. Pihak pengguna aktiva tetap ini adalah seluruh seksi atau individu dalam lingkungan Sub Divre yang menggunakan aktiva tetap tersebut. 2 Fungsi otorisasi investasi Fungsi otorisasi investasi dilakukan oleh Pusat, dalam hal ini Direktur Utama. Semua investasi aktiva tetap harus mendapat otorisasi dari Direktur Utama Pusat. Direktur Utama Pusat bertanggung jawab dalam: a Memberikan persetujuan usulan atas investasi aktiva tetap. b menentukan pihak eksternal penjual dan kontraktor untuk membangun aktiva tetap. 41 3 Fungsi otorisasi dokumen Fungsi otorisasi dokumen dilakukan oleh Kepala Sub Divre dan Kepala Divre. Kepala Sub Divre dan Kepala Divre bertanggung jawab dalam memberikan otorisasi Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap sebelum dilimpahkan ke Pusat. 4 Fungsi pembelian Fungsi pembelian dalam pengadaan aktiva tetap Sub Divre dilakukan oleh: a Pusat, untuk pengadaan aktiva tetap melalui dropping dari Pusat. b Divre, untuk pengadaan aktiva tetap melaui dropping dari Divre dan pengadaan yang pembayarannya dilakukan oleh Sub Divre. Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta fungsi pembelian bertanggung jawab untuk membuat dan melimpahkan kontrak pengadaan aktiva tetap kepada pihak eksternal. 5 Fungsi penerimaan Fungsi penerimaan dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta dilakukan oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre. Seksi Administrasi dan Keuangan bertanggung jawab dalam menerima aktiva tetap dari pihak eksternal dan membuat BAST Berita Acara Serah Terima Barang. 6 Fungsi penempatan aktiva tetap Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap perum BULOG Sub Divre Surakarta fungsi aktiva tetap dilakukan oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre. Fungsi penempatan bertanggung jawab dalam penempatan dan pemindahan aktiva tetap. 7 Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pembuatan jurnal yang berkaitan dengan aktiva tetap dan membuat dokumen yang berfungsi sebagai dasar pencatatan penjurnalan dan mencetak laporan keuangan. b. Dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah: 1 Surat permohonan aktiva tetap Surat permintaan aktiva tetap dibuat oleh pihak yang memerlukan aktiva tetap. Surat permintaan aktiva tetap ditujukan kepada Seksi Administrasi dan Keuangan untuk mengajukan permintaan aktiva tetap. 2 Surat permohonan pembelian aktiva tetap Surat permohonan pembelian dibuat oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre. Surat permohonan 43 pembelian aktiva tetap untuk meminta persetujuan pengadaan aktiva tetap untuk Sub Divre. 3 Surat Permohonan Dropping Dana Surat Permohonan Dropping Dana dibuat oleh Divre rangkap tiga untuk meminta dana pengadaan aktiva tetap Sub Divre. 4 Kontrak Kontrak adalah dokumen perjanjian pengadaan aktiva dengan pihak eksternal. Kontrak berisi harga kontrak, sistem pembayaran dan peraturan lain yang berhubungan dengan pelaksanaan kontrak tersebut. a Untuk pengadaan aktiva tetap melalui Dropping dari Pusat kontrak dibuat oleh Pusat. b Untuk pengadaan aktiva tetap melalui Dropping dari Divre dan pengadaan yang pembayarannya melalui Sub Divre kontrak dibuat oleh Divre. 5 Berita Acara Serah Terima Barang BAST Berita Acara Serah Terima Barang BAST merupakan dokumen pernyataan yang dibuat apabila terjadi transaksi serah terima barang aktiva tetap. BAST dibuat oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre. 6 Kredit Nota Kredit nota dibuat oleh Seksi Akuntansi Sub Divre rangkap tiga. Kredit Nota digunakan sebagai bukti pencatatan penambahan aktiva tetap dan untuk mencatat penerimaan dropping dana. 44 7 Debit Nota Debit Nota dibuat oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. Debit Nota digunakan untuk mencatat pemotongan PPN pihak eksternal. 8 SH-5 SH-5 Surat Hutang atas Transfer Aktiva Tetap adalah dokumen yang diterima dari Pusat. SH-5 digunakan sebagai dasar pencatatan atas transfer aktiva tetap yang berasal dari pengadaan aktiva tetap dropping dari Pusat dan dropping dari Divre. 9 SH-2 SH-2 adalah dokumen yang diterima dari Divre. SH-2 digunakan sebagai dasar pembuatan kredit nota pada pengadaan aktiva tetap melalui pembayaran tunai di Sub Divre. 10 Surat Perintah Pembayaran SPP Surat Perintah Pembayaran SPP adalah surat perintah yang ditujukan kepada bank untuk melakukan pembayaran. Pembayaran tersebut dapat berupa transfer dana antara Pusat dengan Divre atau antara Divre dengan Sub Divre atau pembayaran kepada pihak eksternal. 11 RK Bank RK Bank adalah dokumen yang diterima dari bank dan digunakan sebagi dasar pencatatan transfer dana antara Pusat Divre dan Sub Divre atau transfer dana ke pihak eksternal. 12 Bukti Kas Masuk Dokuman yang dibuat oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre pada saat penerimaan dropping dana dari 45 Divre. Bukti kas masuk digunakan sebagai dasar pencatatan penerimaan kas masuk oleh Seksi Akuntansi. 13 Bukti Kas Keluar Dokuman yang dibuat oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre pada saat pembayaran aktiva tetap dari Divre. Bukti kas masuk digunakan sebagai dasar pencatatan pembayaran aktiva tetap kepada pihak eksternal oleh Seksi Akuntansi. 14 Nota Intern Nota intern adalah dokumen yang dibuat oleh Seksi Administrasi dan Keuangan untuk meminta dana. 15 Dokumen yang menyertai aktiva tetap Dokumen yang menyertai aktiva tetap adalah sertifikat tanah untuk aktiva tanah, STNK dan BPKB untuk aktiva kendaraan, faktur dan dokumen lainnya. Dokumen yang dibuat oleh Seksi-seksi di Sub Divre telah diotorisasi oleh Kasi yang bersangkutan. Dokumen yang dilimpahkan ke Divre atau Pusat telah diotorisasi oleh Kasub Divre. Dokumen yang dibuat maupun diterima diarsipkan ke dalam arsip permanen dan arsip sementara. Arsip permanen dan sementara disimpan berdasarkan nomor. Dokumen yang disimpan dalam arsip permanen tidak akan digunakan lagi dalam proses pencatatan. Sedangkan dokumen dalam 46 arsip sementara kemungkinan akan diminta oleh Divre atau Pusat pada saat inspeksi mendadak maupun inspeksi periodik. c. Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah menggunakan SIAB yaitu Sistem Informasi Akuntansi BULOG. Seluruh pencatatan transaksi akuntansi di Perum BULOG dilakukan dengan memasukkan data melalui SIAB. Dalam Perum BULOG Sub Divre Surakarta data- data akuntansi dimasukkan oleh pegawai bagian akuntansi. SIAB diakses dengan menggunakan password yang hanya diketahui oleh bagian akuntansi. SIAB mulai digunakan pada tahun 2000. Input data melalui SIAB dilakukan dengan sistem batch . SIAB dilengkapi dengan sistem COA yaitu kode akun yang digunakan di BULOG seluruh Indonesia. SIAB bekerja secara online dengan pencatatan terpusat pada server kantor pusat BULOG di Jakarta. Dalam SIAB, input data dilakukan seperti dengan menjurnal. Di dalam SIAB juga terdapat buku besar yang menampilkan jumlah saldo tiap akun. Data akuntansi yang dimasukkan ke dalam SIAB akan diproses dengan menghasilkan output berupa laporan keuangan. d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Dalam sistem pengadaan aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta prosedur yang membentuk sistem terdiri dari jaringan 47 prosedur yang membentuk sistem pengadaan dan pembangunan aktiva tetap. Berikut jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan aktiva tetap berupa barang: 1 Prosedur permintaan otorisasi Pihak yang memerlukan aktiva tetap membuat Surat Permohonan Aktiva Tetap sebanyak satu rangkap untuk Seksi Administrasi dan Keuangan. Seksi Administrasi dan Keuangan melakukan verifikasi terhadap surat permohonan tersebut, apabila ditolak surat permohonan tersebut dikembalikan ke pihak yang memerlukan aktiva tetap. Apabila diterima Seksi Administrasi dan Keuangan membuat Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap sebanyak tiga rangkap dan telah diberi kemudian dimintakan otosisasi dari Kepala Sub Divre. Setelah diotorisasi, SPPAT lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Sub Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan ketiga dilimpahkan ke Divre. SPPAT yang dilimpahkan ke Divre diotorisasi oleh Kepala Divre. Setelah diotorisasi, lembar kedua disimpan di arsip permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar ketiga SPPAT dilimpahkan ke Pusat. SPPAT kemudian diotorisasi oleh Direktur Utama BULOG. Untuk pengadaan aktiva melalui dropping dar Divre dan pembayaran melalui Sub Divre, Direktur Utama memberikan izin pembelian. 2 Prosedur pembelian Untuk pengadaan aktiva melalui dropping dari Pusat fungsi pembelian dijalankan oleh Pusat. Setelah menerima SPPAT, Pusat membuat kontrak pengadaan aktiva tetap sebanyak empat rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Pusat berdasarkan nomor. Lembar kedua dan ketiga disimpan di arsip sementara Pusat. Lembar keempat dilimpahkan ke pihak eksternal. Untuk pengadaan melalui dropping Divre dan pembayaran melaui Sub Divre, kontrak dibuat oleh Divre. Kontrak dibuat sebanyak empat rangkap. Pembuatan kontrak dilakukan setelah Divre menerima SPPAT yang telah diotorisasi oleh Direktur Utama BULOG Pusat. Lembar pertama kontrak disimpan di arsip permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan ketiga disimpan di arsip sementara Divre. Lembar keempat dilimpahkan ke pihak eksternal. 3 Prosedur penerimaan Aktiva tetap diterima Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre disertai dengan dokumen yang menyertai aktiva tetap tersebut seperti sertifikat tanah dan atau bangunan, BPKB dan STNK, kartu garansi, faktur dan sebagainya. Seksi Administrasi dan Keuangan kemudian membuat BAST sebanyak empat rangkap. Lembar pertama dilimpahkan ke Pusat. Lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre, lembar ketiga disimpan diarsip permanen Sub Divre. Sedangkan lembar keempat diserahkan kepada pihak pemakai aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap. Untuk pengadaan dengan pembayaran melalui Sub Divre, lembar pertama BAST diserahkan kepada Seksi Akuntansi Sub Divre. 4 Prosedur pencatatan Untuk pengadaan aktiva tetap melalui dropping dari Pusat dan Dropping dari Divre pencatatan penerimaan aktiva tetap dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. BAST yang diterima oleh Pusat dari Sub Divre dijadikan sebagai dasar pembuatan SH- 5. SH-5 dibuat oleh Pusat sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama SH-5 disimpan dalam arsip permanen Pusat. Lembar kedua disimpan dalam arsip sementara Pusat. Lembar ketiga dilimpahkan ke Sub Divre. Berdasarkan SH-5 yang yang diterima, Seksi Akuntansi Sub Divre melakukan pencatatan atas pengadaan aktiva tetap melalui software SIAB. Setelah melakukan pencatatan, Seksi Akuntansi Sub Divre membuat kredit nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama 50 disimpan dalam arsip permanen Sub Divre, lembar kedua dilimpahkan ke Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat. Untuk pengadaan aktiva tetap dengan pembayaran tunai melalui Sub Divre pencatatan dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. Setelah menerima bukti kas masuk masuk dari Seksi Administrasi dan Keuangan, Seksi Akuntansi melakukan pencatatan atas transfer dana dari Divre dengan software SIAB. Setelah melakukan pencatatan Seksi Akuntansi membuat kredit nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Sub Divre, lembar kedua disimpan dalam arsip sementara Sub Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Divre. Seksi Akuntansi melakukan pencatatan pengadaan aktiva tetap setelah menerima BAST dan bukti kas keluar dari Seksi Administrasi dan Keuangan. Setelah menjurnal, Seksi Akuntansi membuat faktur pajak. Atas faktur pajak tersebut Seksi Akuntansi juga melakukan penjurnalan. Seksi Akuntansi kemudian membuat Debit Nota sebanyak tiga rangkap bernomor urut tercetak. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre, lembar kedua dilimpahkan ke Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat. 5 Prosedur pembayaran Pada pengadaan dengan pembayaran melalui Sub Divre, pembayaran dilakukan Sub Divre setelah menerima dropping dana 51 dari Divre. Pada saat pembuatan kontrak, Divre juga membuat Surat Permohonan Dropping Dana sebanyak empat rangkap dengan nomor urut tercetak. Lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Divre, lembar kedua disimpan dalam arsip sementara Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat. Setelah Surat Permohonan Dropping Dana diterima, Pusat membuat nota dropping dana dan SH-2 kemudian membuat SPP. SPP dibuat sebanyak empat rangkap oleh Pusat. Lembar pertama dilimpahkan ke Bank, lembar kedua dan ketiga disimpan dalam arsip sementara Pusat dan lembar keempat disimpan dalam arsip permanen Pusat. Sedangkan SH-2 dibuat sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama dan kedua dilimpahkan ke Divre. Lembar ketiga disimpan dalam arsip permanen Pusat. Divre menerima RK Bank dari bank. Atas dasar RK Bank, Divre membuat SPP sebanyak empat rangkap. Lembar pertama dilimpahkan ke Bank, lembar kedua dan ketiga dismpan di arsip sementara Divre dan lembar keempat disimpan di arsip permanen Divre. SH-2 diterima Divre sebanyak dua rangkap. Lembar pertama dilimpahkan ke Sub Divre dan lembar kedua disimpan di arsip permanen Divre. 52 Seksi Administrasi dan Keuangan menerima RK Bank kemudian membuat bukti kas masuk. Bukti kas masuk dibuat sebanyak dua rangkap. Lembar pertama diserahkam ke Seksi Akuntansi dan lembar kedua disimpan di arsip permanen Sub Divre. Pembayaran tunai dilakukan oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre yang disertai dengan penyerahan BAST. Atas pembayaran tersebut Seksi Administrasi dan Keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak dua rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre dan lembar kedua diserahkan ke Seksi Akuntansi. Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pembangunan untuk Sub Divre adalah: 1 Prosedur permintaan otorisasi Pihak yang memerlukan aktiva tetap membuat Surat Permohonan Aktiva Tetap sebanyak satu rangkap untuk Seksi Administrasi dan Keuangan. Seksi Administrasi dan Keuangan melakukan verifikasi terhadap surat permohonan tersebut, apabila ditolak surat permohonan tersebut dikembalikan ke pihak yang memerlukan aktiva tetap. Apabila diterima Seksi Administrasi dan Keuangan membuat Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap sebanyak tiga rangkap, kemudian dimintakan otosisasi dari Kepala Sub Divre. Setelah diotorisasi, SPPAT lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Sub Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan ketiga dilimpahkan ke Divre. SPPAT yang dilimpahkan ke Divre diotorisasi oleh Kepala Divre. Setelah diotorisasi, lembar kedua disimpan di arsip permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar ketiga SPPAT dilimpahkan ke Pusat. SPPAT kemudian diotorisasi oleh Direktur Utama BULOG. Setelah diotorisasi Direktur Utama membuat izin pembelian. 2 Prosedur pelaksanaan pembangunan Setelah menerima izin Divre membuat kontrak pembelian sebanyak empat rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Divre, lembar kedua dan ketiga disimpan di arsip sementara Divre. Lembar keempat dilimpahkan ke pihak eksternal. Setelah menerima kontrak pihak eksternal mulai melakukan pembangunan. 3 Prosedur penerimaan Aktiva tetap diterima Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre disertai dengan dokumen yang menyertai aktiva tetap. Seksi Administrasi dan Keuangan kemudian membuat BAST sebanyak empat rangkap. Lembar pertama dilimpahkan ke Pusat. Lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre, lembar ketiga disimpan diarsip permanen Sub Divre. Sedangkan lembar keempat diserahkan kepada pihak pemakai aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap. 4 Prosedur pencatatan Seksi Akuntansi melakukan pencatatan atas penerimaan dropping LC dari Pusat. Setelah mencatat penerimaan dropping LC dari Pusat Seksi Akuntansi membuat kredit nota sebanyak empat rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre, lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre, lembar ketiga dilimpahkan ke Divre dan lembar keempat dilimpahkan ke Pusat. BAST yang diterima Pusat setelah terjadi serah terima aktiva tetap dijadikan dasar untuk membuat SH-5. Oleh Pusat SH-5 dibuat sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Pusat, lembar Kedua disimpan di arsip sementara Pusat dan lembar ketiga dilimpahkan ke Sub Divre. SH-5 yang diterima Seksi Akuntansi Sub Divre dijadikan sebagai dasar pencatatan atas perolehan aktiva tetap melalui pembangunan. Setelah menjurnal, Seksi Akuntansi membuat faktur pajak. Atas faktur pajak tersebut Seksi Akuntansi juga melakukan penjurnalan. Seksi Akuntansi kemudian membuat Debit Nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre, lembar kedua dilimpahkan ke Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat. 5 Prosedur pembayaran Pada pengadaan dengan pembayaran melalui Sub Divre, pembayaran dilakukan Sub Divre setelah menerima dropping dana dari Divre. Pada saat pembuatan kontrak, Divre juga membuat Surat Permohonan Dropping Dana sebanyak empat rangkap. Lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Divre, lembar kedua disimpan dalam arsip sementara Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat. Setelah Surat Permohonan Dropping Dana diterima, Pusat membuat nota dropping dana kemudian membuat SPP. SPP dibuat sebanyak empat rangkap oleh Pusat. Lembar pertama dilimpahkan ke Bank, lembar kedua dan ketiga disimpan dalam arsip sementara Pusat dan lembar keempat disimpan dalam arsip permanen Pusat. Seksi Akuntansi menerima RK Bank kemudian membuat kredit nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre, lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Divre. Pembayaran tunai dilakukan oleh Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre yang disertai dengan penyerahan BAST. e. Flowchart bagan alir Flowchart adalah representasi grafik dari bagian yang menjalankan proses. Flowchart Sistem diperlukan agar dapat memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai kondisi lingkungan yang ada dalam proses pencatatan akuntansi. Flowchart sistem akuntansi aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta dapat dilihat pada gambar-gambar berikut: 56 Sub Divre Divre Pusat Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Ke pihak eksternal Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap Gambar 2.9 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat N Mulai Membuat Permohonan Aktiva Tetap SPAT 1 1 Membuat SPPAT 2 2 Otorisasi SPPAT SPPAT 3 Otorisasi SPPAT SPPAT N 4 Pembuatan Kontrak 3 4 Verifikasi SPAT Tolak Terima SPPAT Kontrak N N 57 Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan Keuangan Dari pihak Eksternal Keterangan: BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap Gambar 2.10 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat Lanjutan Dokumen Aktiva Tetap Membuat BAST BAST 5 N 5 Membuat SH-5 SH-5 7 N N 7 Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap N Sub Divre Seksi Akuntansi Dikirim ke Pusat Dikirim ke Divre Gambar 2.11 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat Lanjutan N SIAB Menjurnal dan mencetak 7 Membuat Kredit Nota Kredit Nota Selesai Buku Besar Neraca R-L 8 9 Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap Sub Divre Divre Pusat Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap Gambar 2.12 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre N 5 Mulai Membuat Permohonan Aktiva Tetap SPAT 1 1 Membuat SPPAT 2 2 Otorisasi SPPAT SPPAT 3 Otorisasi SPPAT SPPAT N 4 Perizinan Pembelian n Izin Pembelian 3 4 Verifikasi SPAT Tolak Terima SPPAT 60 Divre Ke Pihak Eksternal Gambar 2.13 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre Lanjutan 5 Kontrak Pembuatan Kontrak N N Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan Keuangan Dari pihak Eksternal Keterangan: BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap Gambar 2.14 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre Lanjutan BAST 6 7 N Dokumen Aktiva Tetap Membuat BAST Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap 6 Membuat SH-5 SH-5 8 N N N Sub Divre Seksi Akuntansi Dikirim ke Pusat Dikirim ke Divre Gambar 2.15 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre Lanjutan N SIAB Menjurnal dan mencetak 8 Membuat Kredit Nota Kredit Nota Selesai Buku Besar Neraca R-L 9 10 Sub Divre Divre Pusat Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap Gambar 2.16 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre N 5 Mulai Membuat Permohonan Aktiva Tetap SPAT 1 1 Membuat SPPAT dan Nota Intern 2 Otorisasi SPPAT SPPAT 3 Otorisasi SPPAT SPPAT N 4 Perizinan Pembelian n Izin Pembelian 3 4 Verifikasi SPAT Tolak Terima 2 SPPAT Nota Intern 64 Divre Ke Pihak Eksternal Keterangan: SPDD : Surat Permintan Dropping Dana Gambar 2.17 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre Lanjutan 5 Pembuatan SPDD N N SPDD 6 Kontrak Pembuatan Kontrak N N Pusat Divre Dari Bank Ke Bank Ke Bank Keterangan: SPP: Surat Perintah Pembayaran Gambar 2.18 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre Lanjutan 6 Proses Dropping Dana Nota Dropping Dana RK Bank SPP N N Pembuatan SPP dan SH-2 SH-2 SPP N N N 7 7 SH-2 N 8 Sub Divre Seksi Administrasi dan Seksi Akuntansi Keuangan Dari Bank Dikirim ke Divre Gambar 2.19 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre Lanjutan RK Bank 8 Membuat Bukti Kas Masuk 9 9 10 Membuat Kredit Nota Kredit Nota N N Buku Besar Neraca R-L SIAB Menjurnal dan mencetak Bukti Kas Masuk N Sub Divre Seksi Administrasi Keuangan Dari Pihak Eksternal Gambar 2.20 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre Lanjutan Membuat BAST dan Bukti Kas Keluar BAST Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap N Dokumen Aktiva Tetap Diserahkan ke pihak eksternal bersamaan dengan pembayaran 11 N 12 13 Bukti Kas Keluar Sub Divre Seksi Akuntansi Dikirim ke Pusat Dikrim Ke Divre Gambar 2.21 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre Lanjutan Selesai 14 N Membuat Debit Nota Debit Nota Buku Besar Neraca R-L Membuat Faktur Pajak Faktur Pajak 16 5 SIAB Menjurnal dan mencetak 11 Sub Divre Divre Pusat Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap Gambar 2.22 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan N 5 Mulai Membuat Permohonan Aktiva Tetap SPAT 1 1 Membuat SPPAT 2 2 Otorisasi SPPAT SPPAT 3 Otorisasi SPPAT SPPAT N 4 Perizinan Pembelian n Izin Pembelian 3 4 Verifikasi SPAT Tolak Terima SPPAT 70 Divre Ke Pihak Eksternal Keterangan: SPDD : Surat Permintan Dropping Dana Gambar 2.23 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan Lanjutan 5 Pembuatan SPDD N N SPDD 6 Kontrak Pembuatan Kontrak N N Pusat Sub Divre Seksi Administrasi dan Keuangan Dari Bank Ke Bank Gambar 2.24 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan Lanjutan 6 Proses Dropping Dana Proses Dropping LC Nota Dropping LC RK Bank Membuat Bukti Kas Masuk Bukti Kas Masuk N 7 Sub Divre Seksi Akuntansi Dikirim ke Pusat Dikirim ke Divre Gambar 2.25 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan Lanjutan 7 9 SIAB menjurnal dan mencetak Membuat Kredit Nota N Buku Besar Neraca R-L N Kredit Nota N 8 Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan Keuangan Dari pihak Eksternal Keterangan: BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap Gambar 2.26 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan Lanjutan BAST 10 N Dokumen Aktiva Tetap Membuat BAST,SP P Membuat SH-5 SH-5 12 N N N 10 11 Sub Divre Seksi Akuntansi Dikirim ke Pusat Dikrim Ke Divre Gambar 2.27 Flowchar t Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan Lanjutan N SIAB Penjurnalan 12 Buku Besar Neraca R-L Selesai 10 Membuat Debit Nota Debit Nota Membuat Faktur Pajak 11 Faktur Pajak

C. Evaluasi