Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN AKTIVA TETAP
PADA PERUM BULOG SUB DIVRE SURAKARTA”.
C. Perumusan Masalah
Berdasarkan pemilihan judul diatas, penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimanakah sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum
BULOG Sub Divre Surakarta? 2.
Apakah kelebihan dan kelemahan sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta?
D. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian mengenai sistem akuntansi pengdaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah:
1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum
BULOG Sub Divre Surakarta. 2.
Untuk mengetahui sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta.
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan wawasan penulis mengenai sistem akuntansi aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta serta
sebagai pembanding antara teori dan kenyataan yang terjadi di lapangan.
2. Bagi Perum BULOG Sub Divre Surakarta
Diharapkan dapat member manfaat bagi Perum BULOG Sub Divre Surakarta sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan
sistem akuntansi agar lebih efektif. 3.
Bagi Dunia Akademik Diharapkan menambah informasi tentang sistem akuntansi
aktiva tetap yang benar-benar digunakan dalam Perum BULOG Sub DIvre Surakarta. Selain itu sebagai referensi dan bahan perbandingan
bagi pembaca tugas akhir. 16
BAB II TINJAUAN PUSTAKA TENTANG SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN
AKTIVA TETAP DAN PEMBAHASAN DATA
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
Menurut Romney dan Steinbart 2004:2, sistem merupakan rangkaian beberapa komponen yang saling berhubungan dan
berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Mulyadi 2001:5 sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat berdasarkan pola
terpadu untuk menjalankan kegiatan pokok perusahaan. Akuntansi adalah sistem informasi yang mengenali, mencatat
dan menceritakan kegitan ekonomi suatu perusahaan. Kieso dan Weygandt, 2002:12. Menurut Soemarso 2004:3 akuntansi adalah
proses identifikasi, pengukuran dan pelaporan informasi ekonomi dimana informasi tersebut diharapkan berguna dalam penilaian dan
pengambilan keputusan mengenai kesatuan usaha yang bersangkutan. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan
laporan yang dikoordinasikan sehingga mampu menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk
memudahkan pengelolaan perusahaan Mulyadi, 2001:3.
17
Baridwan 1997:271 menyatakan bahwa aktiva tetap berwujud adalah aktiva berwujud yang sifatnya permanen dan digunakan dalam
kegiatan perusahaan yang normal. Menurut Mulyadi 2001:592 aktiva tetap adalah kekayaan
perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun dan diperoleh untuk menjalankan kegiatan perusahaan
dan tidak untuk dijual kembali. Berdasarkan pengertian-pengertian yang telah disebut di atas,
dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi aktiva tetap adalah sistem yang mengenali, mencatat dan mengoordinasikan kekayaan perusahaan
berupa aktiva tetap sehingga mampu menyediakan informasi keuangan.
2. Pengertian Sistem Pengadaan
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan Mulyadi,
2001: 301. Pembelian yang dapat dilakukan secara impor atau lokal. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri
sdangkan pembelian
impor dari
pemasok luar
negeri Mulyadi,2001:299. Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dapat
disimpulkan bahwa sistem pengadaan adalah sistem akuntansi untuk memperoleh barang yang dilakukan baik lokal maupun impor.
3. Pengertian Sistem Akuntansi Pengadaan Aktiva Tetap
Sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap adalah sistem yang dibuat untuk membeli atau memperoleh aktiva tetap kemudian
mencatat dan mengoordinasikan kekayaan perusahaan berupa aktiva tetap sehingga mampu menyediakan informasi keuangan.
4. Penggolongan Aktiva Tetap
Baridwan 1997:272 menggolongkan aktiva tetap menjadi tiga golongan berikut ini:
a. Aktiva tetap dengan umur yang tidak terbatas seperti letak
perusahaan, pertanian atau peternakan. b.
Aktiva tetap dengan umur terbatas yang apabila masa manfaat ekonomisnya telah habis, aktiva tetap tersebut dapat diganti dengan
aktiva sejenis seperti bangunan, mesin, peralatan, mebel, kendaraan dan lain-lain.
c. Aktiva tetap dengan umur terbatas yang apabila masa manfaat
ekonomisnya telah habis, aktiva tetap tersebut tidak data diganti dengan aktiva sejenis misalnya sumber daya alam.
5. Cara Perolehan Aktiva Tetap
Aktiva tetap dapat diperoleh dengan berbagai cara, dimana setiap cara perolehan akan berpengaruh terhadap harga perolehan
aktiva tetap tersebut Baridwan, 1997:274. Berikut cara perolehan aktiva tetap:
a. Pembelian tunai
Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian tunai dicatat dalam buku sesuai dengan jumlah yang dikeluarkan. Jumlah yang
dikeluarkan termasuk harga faktur dan seluruh biaya yang dikeluarkan agar aktiva tetap tersebut siap digunakan.
b. Pembelian angsuran
Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian angsuran, harga perolehannya tidak termasuk bunga. Bunga dari pembelian
angsuran harus dibebankan sebagai biaya bunga, baik bunga yang dinyatakan maupun yang tidak dinyatakan dalam pembelian
angsuran. c.
Ditukar dengan surat-surat berharga Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara ditukar dengan
saham atau obligasi dicatat dalam buku sebesar harga per pasar saham atau obligasi tersebut. Jika harga pasar saham atau obligasi
tidak diketahui maka harga perolehan aktiva sebesar harga pasar aktiva tersebut. Jika harga pasar surat berharga dan aktiva tetap
tidak diketahui maka harga perolehan ditentukan pimpinan perusahaan.
d. Ditukar dengan aktiva tetap yang lain
Aktiva baru dikapitalisasikan sebesar jumlah harga pasar aktiva lama ditambah uang yang dibayarkan jika ada atau
dikapitalisasikan sebesar harga pasar aktiva baru. Pertukaran aktiva dipisahkan menjadi dua, yaitu:
1 Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis
Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis adalah pertukaran aktiva tetap yang fungsi dan sifatnya tidak sama.
Penentuan harga perolehan didasarkan pada harga pasar aktiva tetap yang diserahkan ditambah uang yang dibayarkan.
2 Pertukaran aktiva tetap yang sejenis
Pertukaran aktiva tetap yang sejenis adalah pertukaran aktiva yang fungsi dan sifatnya sama. Laba yang timbul dari
pertukaran ini akan ditangguhkan atau mengurangi harga perolehan. Rugi yang timbul dari pertukaran ini akan
dibebankan dalam periode pada saat terjadi pertukaran. e.
Diperoleh dari hadiah atau donasi Aktiva tetap yang diperoleh dari hadiah atau donasi, harga
perolehannya dicatat sebesar harga pasar aktiva tetap yang dihadiahkan atau didonasikan tersebut.
f. Aktiva tetap yang dibuat sendiri
Dalam pembuatan aktiva, biaya bahan baku, biaya tenaga kerja tidak menimbulkan masalah dalam penentuan harga
perolehan. Semua biaya yang dikeluarkan dalam pembangunan dibebankan sebagai harga perolehan.
6. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap
a. Fungsi yang terkait
Mulyadi 2001:608 mengemukakan bahwa fungsi yang terkait dengan transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap
dan akumulasi aktiva tetap adalah sebagai berikut: 1
Fungsi pemakai Fungsi pemakai memiliki tanggung jawab untuk
mengajukan usulan investasi dalam aktiva tetap dan 21
mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap seperti tercantum dalam
anggaran investasi yang disetujui oleh rapat umum pemegang saham.
2 Fungsi riset dan pengembangan
Fungsi riset dan pengembangan memiliki tanggung jawab mengajukan usukan investasi aktiva tetap yang
dimanfaatkan bersama oleh beberapa fungsi dan memiliki tanggung jawab untuk melakukan studi kelayakan investasi
berbagai fungsi lain dalam perusahaan. Fungsi riset dan pengembangan berada di tangan Direktur Utama.
a Direktur yang bersangkutan
Direktur yang
bersangkutan memberikan
persetujuan terhadap usulan dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada di
bawah wewenangnya. b
Direktur Utama Direktur Utama memberikan otorisasi terhadap
semua mutasi aktiva tetap. 3
Fungsi pembelian Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab memilih
pemasok dan menerbitkan surat order pembelian untuk pengadaan aktiva tetap.
4 Fungsi penerimaan
Fungsi penerimaan memiliki tanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan aktiva tetap yang diterima dari
pemasok. Hasil pemeriksaan tersebut dicantumkan dalam laporan penerimaan barang
5 Fungsi aktiva tetap
Fungsi aktiva tetap memiliki tanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap. Fungsi ini berwenang dalam
penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian aktiva tetap.
6 Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi memiliki dua tanggung jawab. Pertama, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pembuatan
dokumen sumber bukti kas keluar dan bukti memorial untuk mencatat mutasi aktiva tetap dan penyelenggaraan buku
pembantu aktiva tetap. Kedua, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas penelenggaraan jurnal yang berkaitan dengan aktiva
tetap. b.
Dokumen akuntansi aktiva tetap Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan dokumen karena digunakan untuk mendokumentasikan kegiatan yang terjadi
dalam suatu organisasi ke dalam kertas Mulyadi, 2001:3. 23
Dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan transaksi yang berkaitan dengan aktiva tetap menurut Mulyadi
2001:600 adalah: 1
Surat permintaan otorisasi investasi
expenditure authorization request
atau
authorization for expenditure
Investasi aktiva tetap melibatkan jumlah rupiah yang besar dan keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif
panjang. Hal tersebut memerlukan perencanaan pengeluaran investasi
yang matang.
Pengeluaran untuk
investasi memerlukan otorisasi dokumen dan manajemen puncak.
Dokumen tersebut kemudian disebut sebagai surat permintaan otorisasi.
2 Surat permintaan reparasi
authorization for repair
Dokumen ini digunakan sebagai perintah untuk melakukan reparasi yang merupakan pengeluaran modal.
3 Surat permintaan transfer aktiva tetap
Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk meminta dan member otorisasi transfer aktiva tetap.
4 Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap
Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk meminta dan member otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap.
5 Surat perintah kerja
work order
Fungsi pertama dokumen ini adalah untuk memberi perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu yang berkaitan
dengan aktiva tetap. Fungsi kedua dokumen ini adalah sebagai 24
dasar catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.
6 Surat order pembelian
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian sebagai surat untuk memesan aktiva tetap. Pembelian investasi yang
melibatkan jumlah investasi besar, pemilihan pemasok umumnya dilakukan melalui proses tender terbuka.
7 Laporan penerimaan barang
Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah sebelumnya dilakukan pemeriksaan kuantitas, mutu dan spesifikasi aktiva
tetap yang diterima dari pemasok. 8
Faktur dari pemasok Dokumen adalah tagihan pemasok atas aktiva tetap yang
dibeli. 9
Bukti kas keluar Dokumen ini digunakan sebagai dokumen perintah
pengeluaran kas yang dibuat fungsi akuntansi setelah sebelumnya dilakukan pemeriksaan terhadap surat permintaan
otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.
10 Bukti memorial
Dokumen ini digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penyusutan aktiva tetap, harga pokok
aktiva tetap yang selesai dibangun, penghentian aktiva tetap dan pengeluaran modal.
c. Catatan akuntansi aktiva tetap
1 Catatan akuntansi manual
Catatan akuntansi aktiva tetap menurut Mulyadi 2001:608 digunakan untuk mencatat transaksi yang
mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan aktiva tetap. Berikut catatan akuntansi yang digunakan:
a Kartu aktiva tetap
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat semua data yang berkaitan dengan aktiva tetap secara rinci.
b Jurnal umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya
pemasangan aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap dan penyusutan aktiva tetap.
c Register bukti kas keluar
Jurnal digunakan
untuk mencatat
transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran berupa pengeluaran
kas. Catatan akuntansi manual berarti seluruh proses mulai
dari input data ke jurnal hingga pembuatan laporan keuangan dilakukan tanpa bantuan
software
. 2
Catatan akuntansi yang terkomputerisasi Horngren dan Harrison 2007:341 mengemukakan
bahwa sistem akuntansi yang terkomputerisasi mempunyai dua komponen dasar yaitu
hardware
dan
software
.
Hardware
Data
Pemrosesan Software
Laporan
Jurnal, Buku Besar dan catatan lain
adalah perangkat elektronik seperti komputer, monitor, printer dan jaringan yang menghubungkan semua perlatan tersebut.
Software
adalah rangkaian program yang mengoperasikan komputer.
Pemrosesan data
dalam sistem
akuntansi terkomputerisasi terdiri dari tiga tahap yaitu:
a Input
Input berasal dari dokumen sumber seperti faktur pembelian.
b Pemrosesan
Dalam sistem manual, pemrosesan mencakup menjurnal transaksi, posting ke akun buku besar dan
membuat laporan keuangan. Sistem yang terkomputerisasi juga memroses transaksi tetapi tanpa langkah antara jurnal,
buku besar dan neraca saldo. c
Output Output adalah laporan keluaran dari sistem
akuntansi yang digunakan untuk pengambilan keputusan termasuk laporan keuangan.
INPUT PROSES
OUTPUT
Gambar 2.1 Sistem Akuntansi yang Terkomputerisasi
Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa sistem akuntansi yang terkomputerisasi proses pencatatan akuntansi dilakukan oleh
sistem. Romney dan Steinbart 2004:33 mengemukakan bahwa
proses pembaruan data atau input data terdiri dari dua cara yaitu proses
batch
dan
proses real-time
. Proses batch adalah proses pembaruan data yang tersimpan secara periodik. Sedangkan proses
real-time adalah proses pembaruan data yang dilakukan secara langsung bersamaan dengan terjadinya transaksi.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Transaksi pengadaan aktiva tetap memerlukan otorisasi dari direksi karena termasuk pengeluaran modal. Pihak pemakai
meminta otorisasi pembelian aktiva tetap kemudian proses pembelian selanjutnya diserahkan kepada sistem pembelian. Jika
dalam pembelian aktiva tetap masih diperlukan pemasangan maka fungsi aktiva tetap mengeluarkan surat perintah kerja untuk
melakukan pemasangan aktiva tetap tersebut Mulyadi, 2001:615. Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian aktiva tetap
menurut Mulyadi 2001:616 adalah sebagai berikut: 1
Prosedur permintaan otorisasi investasi. 2
Prosedur penawaran harga dan pemilihan pemasok. 3
Prosedur order pembelian. 4
Prosedur penerimaan barang. 5
Prosedur penempatan aktiva tetap 6
Prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap. 28
Sedangkan untuk aktiva tetap yang dibangun sendiri, pencatatan harga pokok aktiva tetap diperoleh dari perusahaan
yang membangun aktiva tetap itu sendiri. Dalam pembangunan sendiri digunakan work order untuk mengumpulkan biaya
konstruksi. Pencatatan harga pokok aktiva tetap yang sudah jadi menggunakan bukti memorial dan dilampiri surat perintah kerja.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem perolehan aktiva tetap melaui pembangunan menurut Mulyadi 2001:616 adalah:
1 Prosedur permintaan otorisasi investasi
2 Prosedur perintah kerja
3 Prosedur pelaksanaan pembangunan aktiva tetap
4 Prosedur penerimaan barang
5 Prosedur penempatan aktiva tetap
6 Prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap
e.
Flowchart
bagan alir Bagan alir adalah analisis yang digunakan untuk
mendeskripisikan beberapa aspek dan sistem akuntansi secara jelas dan
logis dengan
menggunakan simbol
standar untuk
mendeskripsikan prosedur pemrosesan transaksi melalui gambar yang digunakan perusahaan dan arus data yang melalui sistem.
Bagan alir sistem pembelian dan pembangunan sendiri aktiva tetap dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2.2
Flowchart
Sistem Pembelian Aktiva Tetap
Gambar 2.3
Flowchart
Sistem Pembelian Aktiva Tetap Lanjutan
Gambar 2.4
Flowchart
Sistem Pembelian Aktiva Tetap Lanjutan
Gambar 2.5
Flowchart
Sistem Perolehan
Aktiva Tetap Melalui
Pembangunan Sendiri
Gambar 2.6
Flowchart
Sistem Perolehan
Aktiva Tetap Melalui
Pembangunan Sendiri Lanjutan
Gambar 2.7
Flowchart
Sistem Perolehan
Aktiva Tetap Melalui
Pembangunan Sendiri Lanjutan
Gambar 2.8
Flowchart
Sistem Perolehan
Aktiva Tetap Melalui
Pembangunan Sendiri Lanjutan
B. Pembahasan
