Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Produktifitas Kerja Karyawan Bagian Tata Usaha PTPN III Medan

DAFTAR PUSTAKA

Faules, F. Don.komunikasi Organisasi: Strategi meningkatkan Kinerja Perusahaan, PT. Rosda, Bandung, 2001

Handoko, Hani,T .Manajemen, Edisi II, Cetaka Ketujuh, PT. Liberty, Yogyakarta, 1993. Hunt, Schermerhorn. Osborn, Managing Organizasional Behaviour, Jhon Willey and Sons

Inc, New York, 1991.

Koontz, Harold. O’Donnel, Cyrill, Weihrich, Heinz. Manajemen(Terjemahan). Edisi

Keempat. Jakarta: Penerbit Erlangga, 1990.

Muhammad, Ami. Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta, 2007

Raviyanto (Penyunting), Produktivitas dan Teknologi, Seri produktivitas No. 5, Jakarta,1991. U, Onong. Effendy, Ilmu komunikasi Teori dan Praktek, PT. Remaja Rosdakarya,

Bandung,1998.

BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengertian Komunikasi

Pengertian komunikasi diekstrak dari bahasa latin yaitu “communication” yang ber istilah”communis” yang berarti menciptakan kebersamaan antara dua orang atau lebih. Dalam kehidupan kita selain menjadi makhluk sosial yang sangat membutuhkan interaksi dengan orang lain. Nah dari interaksi itulah terjadi komunikasi itu sendiri.

Menurut Effendy (1998:9) komunikasi adalah proses penyampain pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu,mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung(melalui media).

3.2Jenis dan Bentuk Komunikasi 1. Jenis komunikasi

a. Komunikasi Verbal

Menurut Muhammad(2007:95) komunikasi verbal berarti komunikasi melalui kata-kata, baik secara tertulis maupun secara lisan.Lisan merupakan komunikasi dengan mengadakan suatu pembicaraan ataupun percakapan.Sedangkan komunikasi tertulis menunjukkan adanya suatu bukti tertulis.Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu organisasi dan merupakan kunci sukses suatu organisasi maupun karir seseorang.Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini organisasi tidak dapat berfungsi.

Komunikasi verbal dapat berupa kontak tatap muka, wawancara, konsultasi, dan pidato.Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang

paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi-instruksi, permintaan-permintaan, penyampaian informasi dan lain sebagainya.Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti dengan pesan yang disampaikan. Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan mengenai pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara penyampaian suatu pesan.

Disamping itu juga, dengan menggunakan komunikasi tatap muka penerima dapat meminta penjelasan secara langsung dari komunikator, apabila diperlukan.Apabila kontak itu dalam bentuk diskusi, maka masing-masing peserta dapat memberikan pendapat sekiranya diperlukan untuk menyampaikan sesuatu.

Namun selain kelebihan yang telah disampaikan diatas, komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni, pada saat penerima pesan memerlukan petunjuk untuk menjelaskan tugasnya, maka tanpa adanya catatan tertulis ada kemunginan tugas yang ditujukan menjadi kurang sesuai dengan yang diperintahkan, tentunya hal ini sangat merugikan. Kekurangan lainnya, dengan tidak adanya bukti apa yang telah disetujui, mungkin saja terjadi perselisihan sesudah itu mengenai instruksi yang sesungguhnya atau wewenang apa yang telah diberikan. Selain itu, apabila komunikator tidak cakap dalam menyatakan pendapatnya, maka dapat terjadi kesalahtafsiran.

Wawancara merupakan suatu pelaksanaan komunikasi dua arah.Wawancara sering dilakukan pada saat mewawancarai calon pegawai, wawancara untuk promosi, wawancara disiplin, pembicaraan mengenai masalah-masalah perusahaan dan sebagainya.Maksud utama wawancara adalah untuk

mendapatkan dan memberikan informasi dan untuk mengadakan penilaian perseorangan.Oleh karena itu dalam wawancara harus melibatkan dua pihak.

Pidato dapat dilakukan sebagai bagian dari program pendidikan juga pada orang-orang yang mempunyai kepentingan umum, misalnya pada suatu konferensi orang-orang profesi atau kepada mereka yang membutuhkan informasi.Selain itu pidato jugaa dilakukan untuk mengumumkan keputusan kebijaksanaan, misalnya pidato seorang direktur kepada tenaga kerja mengenai perselisihan yang terjadi didalam perusahaan.

b. Komunikasi Nonverbal.

Menurut Muhammad(2007:130) komunikasi non-verbal berarti menyampaikan informasi dengan menggunakan syarat-syarat atau tanpa menggunakan kata-kata.Pesan nonverbal ini dapat disampaikan melalui gerak badan, bentuk tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala.Aspek-aspek nonverbal ini banyak sekali mempengaruhi jalannya pembicaraan antara orang-orang, baik didalam suatu organisasi ataupun lingkungan social lainnya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikkan dan menurunkan alis mata. Bila menunjukkan kaget biasanya seseorang akanmenaikkan alis matanya. Sedangkn bila marah seseorangan biasanya akan mengkerutkan alis matanya, sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara terus-menerus tentang apa yang dikatakan pembicara. Komuniksi nonverbal merupakan suatu tambahan yang sangat berharga pada komunikasi yang dinyatakan dalam kata-kata. Komunikasi nonverbal menyatakan segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi kita sebaiknya membaca kode

komunikasi nonverbal dalam hubungan dengan kata-kata yang menyertainya. Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga baik bagi pembaca kode.

2. Bentuk komunikasi a. komunikasi langsung

komunikasi iniberbentuk kata-kata,gerakan-gerakan, yang berarti khusus dan penggunaan isyarat, misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.

b. komunikasi tidak langsung

Komunikasi ini biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipatgandakan jumlah penerima pesan seperti buku,radio,dll.

Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan

a. Komunikasi Satu Arah (One Way Communication).

Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung disatu pihak saja, yaitu dari pihak komunikatornya.Dalam hal ini pihak penerima memberikan reaksi terhadap pesan-pesan yang diterima pihak pengirim berita, yaitu komunikatornya.

b. Komunikasi Dua Arah (Two Way Communication).

Sedangkan komunikasi dua arah adalah komunikasi yang bersifat timbal-balik, baik dari pihak komunikasi maupun pihak komunikan.

3.3Proses Komunikasi

Kelangsungan hidup perusahaan berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan dan melaksanakan komunikasi. Proses komunikasi mengubungkan organisasi dengan lingkungan, termasuk kegiatannya. Informasi mengalir ke dan dari organisasi itu didalam organisasi itu sendiri.

Proses komunikasi menghidupkan organisasi melalui informasiyang dikomunkasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, lalu rencana itu dikomunikasikan kepada pihak lain.

Atasan harus berkomunikasi dengan bawahan dan sebaliknya juga antar sesame manajer dan sesama bawahan. Komunikasi adalah proses dua arah dimana setiap orang adalah pemberi dan penerima kounikasi.

Komunikasi yang berlangsung antar komunikator atau (pengirim pesan) dan komunikan (penerima pesan), menyangkut beberapaunsur yang terlibat dalam proses penyampaian pesan kepada uman balik. Proses komunikan itu dapat digambarkan didalam Gambar 3-1 berikut:

PENERIMA PENGIRIM

PEMAHAMAN PIKIRAN PENGOLAHAN PENGGUNAAN SALURAN

UNTUK PENYAMPAIAN INFORMASI

GANGGUAN

PENERIMAAN PENGOLAHAN

UMPAN BALIK

Sumber: Harorld Koonzt, Manajemen Hal :171 Gambar:3.1proses komunikasi

Pengirim pesan komunikasi dapat dimulai oleh pengirim pesan yang memiliki ide atau pikiran-pikiran, ide ini sehingga dapat dimengerti oleh pengirim atau penerima pesan tersebut. Proses pengolahan ide ini disebut sebuah”encoding” , ide tau pemikiran dari pengirim yang telah di encoding tersebut akan disampaikan kepada penerima melalui saluran penyampaian pesan. Pesan yang disampaikan dalam bentuk lisan, tulisan, atau berbentuk nonverbal, agar komunikasi dapat berlangsung secara efektif dan efisien, maka saluran penyampaian pesan harus sesuai dengan pesan yang disampaikan, misalnya menyampaikan informasi tentang blue print, suatu konstruksi bangunan malalui pembicaraan telepon kurang sesuai, pesan ini lebih sesuai bila disampaikan lewat pos cepat. Jadi penting bagi komunikator atau komunikan untuk memilih saluran penyampaian pesan yang sesuai.

Penerima pesan adalah orang yang menerima dan mengolah pesan dari pengirim. Komunikasi akan berhasil bila penerima pesan dapat menerima pesan dengan baik dan dan mengerti secara tepat apa yang disampaikan oleh pengirim. Pesan yang disampaikan kepada penerima harus berjalan dengan latar belakang pikiran penerima pesan tersebut. Pada saat menerima pesan, ia mengolah pesan itu untuk memahami maksud si pengirim pesan. Proses ini disebut “decoding”.menurut Efendy(1998:19).

Proses decoding ini dipengaruhi oleh beberapa factor antara lain: pengalaman masa lalu si penerima, penilaian pribadi penerima atau symbol dan gerak-gerik yang digunakan, harapan dan kesatuan paham antara pengirim dan penerima pesan.

Proses komunikasi tidak selalu berjalan lancer, namun kerap kali juga mengalami gangguan kominikasi yang disebut “noise”. Noise didefenisikan sebagai segala suatu faktor yang mengganggu, membingungkan proses komunikasi yang effektif menurut Efendy(1998:19).

Menurut Schermerhorn, Hunt, Osborn (1991,401), Ada 6 (enam) sumber gangguan informasi, yaitu :

1. physical distractions (hambatan-hambatan fisik), 2. semantic problem (masalah bahasa),

3. cultural difference (perbedaan-perbedaan budaya), 4. mix message (pesan-pesan yang bercampur),

5. the absences of feed back (tidak adanya timbal balik),

6. the status effects (efek-efek yang diakibatkan perbedaan status).

Umpan balik adalah perbaikan dari proses komunikasi melalui reaksi terhadap komunikasi dari pengirim yang diekspresikan oleh penerima. Umpan balik penting untuk mengetahui apakah komunikasi telah berjalan secara efektif atau tidak. Bila umpan balik diterima oleh komunikator cocok dengan pesan yang disampaikan, komunikasi telah berjalan efektif, dengan adanya umpan balik dalam konteks komunikasi pada organisasi, maka dapat diketahui apakah tujuan komunikasi tercapai atau tidak menurut Koontz,o’Donnel(1990:640). Komunikasi dalam perusahaan merupakan sarana bagi upaya stimulasi terhadap individu-individu sehingga anggota organisasi perusahaan untuk mencapai rencana perusahaan secara sukarela dan rasa antusias yang besar.Namun demikian, masalah yang sering mempengaruhi pencapaian komunikasi yang efektif dalam perusahaan adalah latar belakang, pengalaman dan tujuan yang berbeda dari masing-masing individu menurut Koontz,O’Donnel(1990:641).

Contohmya ada beberapa manajer sering membatasi komunikasi dengan bawahan dalam batas-batas pemberian perintah, padahal seharusnya komunikasi tersebut meliputi bidang yang lebih luas, yaitu kesediaan untuk mendengarkan supaya tercipta komunikasi dialogis.Ketidaksediaan untuk mendengarkan bisa merupakan bagian dari pengalaman ketika mereka menjadi bawahan diperlakukan seperti itu.

Menetapkan pokok-pokok spesifik yang harus dikomunikasikan dengan bawahan bukanlah merupakan hal yang gampang. Manajer yang beramsumsi bahwa apapun yang dia

komunikasikan kepada bawahannya pasti akan cocok, bukan saja menyumbat komunikasi dengan hal-hal sepele dan tidak penting, tetapi dapat merusak operasional perusahaan lewat penyampaian informasi yang salah. Untuk memelihara kerja sama karyawan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan, maka kebutuhan karyawan dipertimbangkan dan dan dikomunikasikan.

Memberikan perhatian kepada kepentingan dan keperluan karyawan dalam mendorong karyawan untuk bertujuan aktif dalam arus komunikasi. Kegagalan pihak manajemen untuk memperoleh informasi ataupun umpan balik dapat timbul sebagai dampak dari perasaan pihak karyawan yang dalam proses komunikasi tersebut.

Media yang digunakan dalam berkomunikasi pada Kantor PTPN III Medan adalah sebagai berikut:

a. telepon, yaitu mengadakan hubungan dan memperlancar hubungan komunikasi internal kantor dan lingkungan eksternal kantor,

b. airphone, yaitu memperlancar hubungan komunikasi internal kantor,

c. papan pengumuman, yaitu menginformasikan kepada seluruh karyawan tentang kegiatan informasi yang dilakukan di Kantor PTPN III Medan,

d. komputer, yaitu mentimpan, mengolah data serta menginformasikan data dan informasi,

e. faxmile, yaitu menerima dan mengirimkan data informasi yang sama dengan hasilnya baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu singkat tanpa merusak aslinya, f. surat-menyurat, yitu menyampaikan suatu bahan komunikasi secara tertulis,

g. majalah, yaitu PT Perkebunan Nusantara III Persero yang dietrbitkan oleh anak perusahaan PTPN III Medan.

Organisasi tidak mungkin ada tanpa orang atau karyawan. Apabila tidak ada komunikasi, para karyawan tidak dapat mengetahui apa yang akan dilakukan rekan sekerja,pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi dari para bawahan dan para penyelia tidak dapat memberikan instruksi.

Komunikasi efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua belah piahk dan pengambil tindakan yang tepat terdapat pertukaran informasi.

Seorang pimpinan selalu mempertimbangkan biaya dan akibat dari komunikasi yang efisien dan efektif dalam pemilihan dan penggunaan saluran-saluran organisasi komunikasi formal dan informal guna menambah sebesar-besarnya pelaksanaan pekerjaan perusahaan dan pertumbuhan serta pengembangan pegawai.Dalam usahanya untuk mengembangkan dan memperbaiki komunikasi informal, manajemen hendaknya tidak mengembangkan peranan yang dilakukan oleh komunikasi formal dalam organisasi.Dengan mengetahui peranan dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan suatu dasar untuk memperbaiki komunikasi formal dan bahkan untuk mengadakan perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan komunikasi dapat dikurangi.

Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang komunikator hendaklah memberikan pesan secara ringkas dan jelas, menggunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dan penerima pesan dan juga dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat sebenarnya tergantung apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan disampaikan.

American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh Handoko (1993: 294) telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut “The Ten Commandments ofgood Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun

untuk meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut :

1. cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan, 2. teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi,

3. pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan,

4. konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi, 5. perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama

berkomunikasi,

6. ambil kesempatan bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu ataupun umpan balik,

7. ikut lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan, 8. perhatikan konsentrasi komunikasi,

9. tindakan/perbuatan harus mendorong komunikasi,

10.jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimenerti tetapi untuk mengerti.

Prinsip-prinsip AMA ini memberikan pedoman kepada para pemimpin untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Jadi apabila para pimpinan melaksanakan komunikasi yang baik, maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat lebih terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.

Berdasarkan uraian diatas, maka peran penting komunikasi adalah memulihkan keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dan kebutuhan karyawan, serta mengembalikan dan memelihara kepercayaan, menjadi jelas bagi lebih banyak orang dan untuk

menggerakkan orang agar bertindak membuat orang-orang melakukan hal-hal yang akan mendorong sebuah organisasi untuk mencapai tujuan bisnisnya.

3.5Pengertian Produktivitas Kerja

Produktivitas kerja adalah kemampuan menghasilkan suatu kerja yang lebih banyak daripada ukuran yang biasa yang telah umum.(The liang Gie, 1981 : 3). Pengertian produktivitas pada dasarnya mencakup sikap mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa kehidupan di hari lebih baik dari hari ini.( Sinungan ,1985 :12).

Dari kesimpulan diatas dapat disimpulkan bahwa produktivitas kerja adalah kemampuan karyawan dalam memproduksi dibandingkan dengan input yang digunakan, seorang karyawan dapat diatakan produktiv apabila mampu menghasilakn barang dan jasa sesuai dengan yang diharapkan dalam waktu yang singkat dan tepat.

Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi barang dengan cara pemanfaatan secara baik terhadap sumber dalam memproduksi barang-barang. Menurut Raviyanto (1991,113): Produktivitas total adalah perba di ga ju lah yang dihasilkan (output) suatu unit kegiatan terhadap jumlah keseluruhan sumber-sumber

ya g dipergu aka oleh u it tersebut i put

Atau apabila dinyatakan dengan rumus adalah sebagai berikut:

� � � � �ℎ _{�ℎ �}�ℎ �� ℎ�_{� ��} � _{� �}

Ukuran produktivitas yang paling dikenal berkaitan dengan tenaga kerja yang dapat dihitung dengan membagi pengeluaran dengan jumlah yang digunakan atau jumlah jam kerja karyawan.

Sistem komunikasi yang diterapkan di Kantor PTPN III Medan ini adalah sistem komunikasi satu arah dan sistem komunikasi dua arah.

Komunikasi satu arah ini seperti melalui surat-menyurat atau korespondensi dan juga memo. Surat-menyurat atau korespondensi dalam kantor ini terdiri dari dua, yakni korespondensi eksternl yaitu hubungan korespondensi yang dilakukan oleh Kantor PTPN III Medan dan bagian-bagiannya dengan pihak-pihak luar. Korespondensi internal adalah hubungan korespondensi antar orang-orang atau pejabat-pejabat dalam kantor PTPN III Medan termasuk kantor pusat dengan kantor cabangnya. Sedangkan memo digunakan untuk surat-menyurat internal kantor yang diadakan oleh pejabat-pejabat kantor yang bersangkutan, isinya mengenai pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat.

Papan pengumuman, majalah, dan email, faxmail, telepon, juga diterapkan sebagai komunikasi satu aran pada Kantor PTPN III Medan. Kantor menyediakan papan pengumuman untuk mengumumkan berita-berita terkini yang harus diketahui oleh seluruh karyawan kantor. majalah yang diterbitkan setiap bulannya dan dibagikan keseluruh bagian dan sub unit agar dapat dibaca oleh setiap karyawan guna mengetahui perkembangan bisnis perusahaan. email merupakan komunikasi yang dilakukan melalui komputer. Karyawan juga bisa mengadakan korespondensi eksternal maupun internal kantor, dengan faxmail, pimpinan atau karyawan dapat mmeneriman dan mengirimkan data informasi dalam waktu singkat, dengan adanya telepon, juga dapat memperlancar hubungan komunikasi antara pimpinan dengan karyawan, karyawan dengan karyawan, karyawan dengan lingkungan eksternal kantor.

Sedangkan komunikasi dua arah yaitu, pimpinan memberi petunjuk-petunjuk, instruksi-instruksi, informasi-informasi kepada karyawan, dan karyawan memberikan laporan-laporan saran-saran, pengaduan-pengaduan dan sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi dua arah ini bisa komunikasi antar top manager dengan middle manager

.komunikasi antara top manager dengan para karyawan dan antar karyawan dengan karyawan.

Karena sistem komunikasi yang diterapkan pada Kantor PTPN III Medan adalah dua arah, maka sudah barang tentu proses komunikasi dalam kegiatan sehari-hari cukup baik. Karyawan dihargai sebagai karyawan atau sumber daya manusia yang mempunyai perasaan.Hubungan antar karyawan benar-benar dilakukan dengan baik.

Sistem komunikasi dua arah di Kantor PTPN III Medan ini, seperti komunikasi dengan pimpinan dengan karyawan atau sebaliknya antar karyawan dengan pimpinan dan antar karyawan dengan karyawan. Komunikasi pimpinan dengan bawahan misalnya, kepala bagian menyampaikan informasi kepada karyawan, maka pimpinan menyampaikan informasi tersebut kepada kepala sub unit dan kepala sub unit akan menyampaikan informasi tersebut kepada para karyawan atau bisa juga pimpinan menyampaikan informasi tersebut kepada karyawan secara langsung. Komunikasi karyawan dengan pimpinan misalnya, jika karyawan ingin menyampaikan suatu masalah yang menyangkut dengan masalah pada akntor tersebut, maka karyawan bisa berkomunikasi kepada kepala sub unit dan kepala sub unit akan menyampaikan kepada kepala bagian dan kemudian kepala bagian akan menyampaikannya kepada pimpinan. Bahkan bisa juga langsung berkomunikasi dengan pimpinan. Komunikasi karyawan dengan karyawan misalnya, jika karyawan ingin berhubungan dengan karyawan lain seperti menanyakan sesuatu hal yang berhubungan dengan pekerjaan atau menyampaikan informasi, maka karyawan dapat langsung mendatangi meja karyawan yang diperlukan. Hal ini dapat dilakukan karena kantor tersebut memiliki ruang kerja yang berdekatan.

Rapat juga merpakan system komunikasi dua arah yang diterapkan di Kantor PTPN III Medan.Rapat ini dipimpin langsung oleh kepala-kepala bagian dan dihadiri oleh para karyawan.Adakalanya rapat diadakan antara pimpinan dengan para kepala bagian.Dalam rapat ini karyawan atau kepala bagian menyampiankan informasi mengenai hasil kerjanya

atau hasil kerja bawahannya kepada pimpinan dalam bentuk laporan-laporan.Dimana pimpinan menanggapi hasil dari laporan-laporan tersebut dengan memberikan pendapat yang mampu memberikan informasi yang akurat bagi karyawan.

Sistem komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah yang diterapkan di Kantor PTPN III Medan telah dijalankan dengan baik, sehingga produktivitasnya pun turut meningkat.Komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah ini mampu memberikan kemudahan bagi para karyawan untuk menerima dan menyampaikan informasi dengan efektif dan efisien, maka hal ini dapat memperlancar dan meningkatkan aktifitas kerja dan kinerja karyawan.Dengan system komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah ini, karyawan Kantor PTPN III Medan juga lebih giat dalam bekerja, bergairah dalam melaksanakan tugas, dan lebih semangat dalam meraih prestasi kerja.

3.7Peranan Komunikasi dalam Meningkatkan Produktifitas Karyawan Pada PTPN III

Peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja dapat tercapai apabila karyawan memiliki hubunga komunikasi yang baik antara para karyawan serta antara karyawan dengan atasan, begitupun dengan sebaliknya. Jika karyawan memiliki hubungan komunikasi yang kurang baik atau bahkan buruk maka dapat dipastkan karyawan tersebut akan sangat sulit dalam menerima tugas den memahami tugas yang diberikaan dengan begitu akan dapat mengurangi tingkat produktivitas karyawan itu sendiri, akan tetapi jika karyawan tersebut memiliki hubungan komunikasi yang baik antar kaaryawan dan kepada atasan maka dapat dipastikaan pula karyawan tersebut akan dengan mudah dalam menerima informasi dan perintah sehingga dapat segera dilaksanakan hal itulah yang disebut dengan perana komunikasi dalam meningkatkan produktivittas kerja, dimana dengan komunikasi yang baik dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan.

Sistem komunikasi yang diterapkan pada kantor PTPN III Medan adalah system komunikasi satu arah dan system komunikasi dua arah. Komunikasi yang dijalankan karyawan sudah dapat berjalan dengan baik.

Komunikasi satu arah di kantor ini menggunakan surat-menyurat sebagai komunikasi tertulis yang dipandang sangat effektif dan ekonomis, papan pengumuman dapat menginformasikan berita-berita terkini kepada seluruh karyawan, memo dapat menyampaikan suatu pesan dalam waktu singkat, telepon mampu memperlancar hubungan komuniksi baik yang dilakukan dalam lingkungan eksternal, maupun lingkungan internal perusahaan, faxmail sigunakan untuk mengirim dan menerima data informasi yang sama dengan hasilnya baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu singkat tanpa merusak aslinya. Email yakni hubungan komunikasi yang dilakukan melalui computer, majalah memberikan informasi-informasi mengenai perkembangan kantor. Dengan komunikasi satu arah ini, maka dapat meningkatkan efektivitas kerja karyawan sehingga berjalan dengan efektif dan efisien.

Komunikasi dua arah juga membawa angin baik terhadap proses kegiatan komunikasi sehari-hari kantor PTPN III Medan. Komunikasi dua arah ini juga sudah dilaksanakan cukup baik, hal ini dapat dilihat dalam penyampaian informasi dari pimpinaan kepada karyawan, karyawan kepada pimpinan, dan antar sesame karyawan secara efektif dan efisien.Pimpinan dapat secara langsung memberikan perintah-perintah, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi kepada karyawan.Begitu juga dengan karyawan dapat langsung menemui pimpinan.

Rapat juga merupakan sistem komunikasi dua arah yang diterapkan di kantor PTPN III Medan. Rapat yang dijalankan di kantor ini sangat bermanfaat karena dalam rapat ini karyawan bisa menyampaikan suatu informasi mengenai hasil kerjanya kepada pimpinan dalam bentuk laporan-laporan. Dimana pimpinan kantor PTPN III Medan dapat menanggapi

hasil laporan-laporan tersebut dengan baik dan memberikan pendapat yang mampu memberikan informasi yang akurat bagi karyawan.

Jadi jelaslah bahwa komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah mempunyai peranan yang sangat penting dalam peningkatan produktivitas karyawan pada kantor PTPN III Medan, selain itu dapat meningkatkan aktivitas kerja dan kinerja karyawan juga mampu mendorong semangat karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

1.1 KESIMPULAN

Pada bab ini penulis menarik kesimpulan dari uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya. Penulis kali ini akan meyampaikan dua kesimpulan yaitu.

1. Komunikasi sangat berpengaruh terhadap keberhasilan seseorang dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, jika seseorang tersebut memiliki hubungan komunikasi yang baik terhadap rekan kerja (karyawan) yang lain. Maka besar kemungkinan seseorang tersebut akan dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Namun apabila seorang tidak memiliki hubungan komunikasi yang baik ia akan mengalami kesulitan dalam berkonsultasi kepada rekan kerja tentu saja juga kepada atasannya, akibatnya dapat menurunkan tingkat produktivitasnya dalam bekerja.

2. Sistem komunikasi yang telah berjalan di perusahaan PTPN III Medan telah berjalan cukup baik dan efektif, sehingga dapat membantu proses produktivitas karyawan diperusahaan tersebut. Hal ini dikarenaka para karyawan yang bekerja telah memiliki hubungan komunikasi yang baik sehingga terjalin ikatan emosional antara karyawan satu dengan yang lain, hal inilah yang dapat memicu kekompakan antar karyawan diperusahaan PTPN III Medan.

1.2SARAN

Pada bagian ini, penulis akan mengajukan tiga saran sehubungan dengan komunikasi agar dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan pada perusahaan PTPN III Medan yaitu.

1. Perusahaan hendaknya berusaha menjaga komunikasi yang terjadi antara para pemimpin dan para karyawan yang sudah terjalin sangat baik, supaya perusahaan tersebut bias lebih mudah dalam mencapai tujuannya yaitu menjadi perusahaan yang lebih maju.

2. Sebaiknya perusahaan menerapkan system komunikasi yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan dan harus tetap menjaga kekompakan yang sudah terjalin antara karyawan dan karyawan lainnya.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN PTPN III MEDAN 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (Persero), merupakan salah satu dari 14 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan, dan pemasaran hasil perkebunan. Kegiatan usaha perseroan mencakup usaha budidaya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan dan karet.Produk utama perseroan adalah minyak sawit (CPO) dan inti sawit (krenel) dan produk hilir karet.

Sejarah perseroan diawali dengan proses pengambilalihan perusahaan-perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah Republik Indonesia pada tahun 1958 yang dikenal dengan proses Nasionalisasi Perusahaan Perkebunan Asing menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN).Pada tahun 1968 PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk badan hukumnya diubah menjadi PT.Perkebunan (Persero).

Guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha perusahaan BUMN, Pemerintah merestrukturisasi BUMN sub sektor, perkebunan dengan melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi dan perampingan struktur organisasi. Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994, 3 (tiga) BUMN Perkebunan yang terdiri dari PT.Perkebunan III (Persero), PT.Perkebunan IV (Persero), PT.Perkebunan V

(Persero) distukan pengelolaannya kedalam manajemen PT.Perkebunan Nusantara III (Persero).

Selanjutnya melalui Peraturan Pemerintah (PP) No.8 Tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, ketiga perseroan tersebut digabung dan diberinama PT.Perkebunan Nusantara III Persero yang bekedudukan di Medan, Sumatera Utara.

PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) didrikan dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH, No.36 tanggal 11 Maret 1996 dan telah disahkan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C2-8331.HT.01.01.th.96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat didalam Berita Negara Republik Indonesia No.81 tahun 1996 Tambahan Berita Negara No. 8674 Tahun 1996.

Visi Perusahaan

Adapun yang menjdi visi perusahaan adalah menjadi perusahaan agri-bisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata-kelola bisnis terbaik pada tahun 2008.

Misi Perusahaan

Adapun yang menjadi misi perusahaan PTPN III Medan adalah.

1) Mengembangkan Industri Hilir berbasis Perkebunan secara berkesinambungan.

3) Memperlakukan karyawan sebagai aset strategik dan mengembangkannya secara optimal.

4) Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang memberikan ‘imbal balik’ terbaik bagi para investor.

5) Menjadi perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.

6) Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas.

7) Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.

2.2

Struktur Organisasi

PTPN III Medan menggunakan struktur organisasi berbentuk garis.Hal ini dapat dilihat dari garis komando yang disusun berdasarkan tingkatan jabatan mulai dari pimpinan tertinggi sampai pada pimpinan terendah. Dari struktur organisasi dapat dikatakan kesatuan perintah pada kantor PTPN III Medan sudah berjalan dengan baik dimana masing masing karyawan mengetahui dengan jelas siapa atasannya langsung, dari siapa ia menerima perintah, dan kepada siapa ia menerima perintah, serta kepada siapa ia bertanggung jawab. Dengan kata lain beberapa bawahan yang dalam satu bidang atau bagian, memiliki seorang atasan langsung, dan seorang pimpinan tidak dapat memerintah karyawan yang bukan berada dibawahnya, misalnya kepala bagian keuangan tidak dapat memerintahkan sesuatu kepada karyawan dari bagian pemasaran.

Pada kantor PTPN III Medan, pembagian kerja dapat terlihat secara jelas dari struktur organisasi. PTPN III Medan ini, terdapat beberapa bagian dan sub

unit yaitu bagian tanaman, bagian pembiayaan, bagian umum, bagian pemasaran, bagian sekretariat korporat, bagian teknik, bagian kemitraan dan bina lingkungan, bagian SDM, bagian pengadaan, bagian SPI, dan bagian teknologi/CMR, yang masing-masing dikepalai oleh seorang kepala bagian.

Jadi secara umum dapat dikatakan bahwa struktur organisasi yang dijalankan Kantor PTPN III Medan sudah efektif.Dengan penerapan komunikasi secara efektif dan efisien, maka dalam pembagian tugas dan pendelegasian wewenang pun dapat berjalan dengan baik. Serta mampu meningkatkan kelancaran pekerjaan pada kantor PTPN III Medan ini, sehingga setiap karyawan mengetahui dengan jelas dari siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia mempertanggung jawaban pekerjaannya.

RUPS DIREKTUR PRODUKSI KABAG. TANAMAN DIREKTUR SDM/UMUM DIREKTUR KEUANGAN DIREKTUR PEMASARAN DIREKTURUTAMA DEWAN KOMISARIS KOMITE AUDIT KABAG. SEKRETARIS KORPORAT KABAG. PEMASARAN KABAG. UMUM KABAG. PEMBIAYAAN KEBAG.SPI KABAG. PENGADAAN KABAG. SDM KABAG. TEKNIK KABAG.

TEKNOLOGI/CMR KABAG.TI.

KABAG. KEMITRAAN DAN BINA LINGKUNGAN GM PIK DM.W. LABUHAN BATU-III DM.W. ASAHAN DM.W. TAPANULI SELATAN DM.W. LABUHAN BATU-II DM.W. LABUHAN BATU -I DM.W. SIMALUN GUN DM.W. DELISERD ANG-I GM. RUMAH SAKIT DM.W. DELI SERDANG-II MANAJER

Sumber : PTPN III MEDAN 2015

Gambar 2.1 Struktur organisasi Organisasi Perusahaan PTPN III

2.3

Uraian Tugas (Job Description)

1. Rapat Umum Pemegang Saham(RUPS)

RUPS adalah pimpinan tertinggi yang membawahi Dewan

Komisaris,Direktur serta setingkat dibawahnya.

Tugas dari RUPS adalah:

a.

Mengangkat dan memberhentikan Dewan Komisaris.

b.

Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan penggunaan

modal/asset perusahaan sesuai dalam mencapai tujuan.

c.

Mengawasi Dewan Komisaris dalam melakukan tugas

yang telah dibebankan kepadanya oleh pemegang saham.

2. Dewan Komisaris

a.

Memberikan nasehat kepada pimpinan.

b.

Membantu pimpinan didalam menginvestasikan dana

perusahaan.

c.

Mengawasi jalannya perusahaan.

3. Direktur Utama

a. Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis agribisnis. b. Bersama sama dengan anggota Direksi lainnya mewakili

perusahaan didalam dan diluar perusahaan.

c. Menetapkan langkah langkah pokok dalam melaksanakan kebijakan pemerintah.

4. Direktur Produksi

a. Menetapkan dan mewujudkan sasaran strategic dibidang produksi. b. Menetapkan upaya strategik dibidang produksi

c. Menetapkan sistem kerja (work system) bidang produksi untuk mewujudkan operational excellence.

d. Menterjemahkan kebutuhan pasar menjadi pelaksanaan operasional bidang produksi.

e. Mengendalikan biaya produksi pada tingkat yang lebih efisien.

5. Direktur Keuangan

a. Menyusun perencanaan dibidang keuangan.

b. Mengelola Administrasi keuangan secara umum pada bidang keuangan dan perkantoran serta segala sesuatunya.

6. Direktur Sumber Daya Manusia

a. Menyusun perencanaan di bidang ketenaga kerjaan dan masalah umum serta kesejahteraan karyawan.

b. Menetapkan ketentuan –ketantuan pelaksanaan dibidang yang dikelolanya.

c. Mengelola sumber daya manusia yang ada secara umum.

7. Direktur Pemasaran

a. Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategik dan kebijakan pemasaran serta pengadaan barang dan jasa.

b. Mencari dan membina hubungan dengan mitra bisnis (pemasok dan pelanggan) serta mitra aliansi.

c. Menetapkan system pengendalian persediaan hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap.

d. Menetapkan pedoman hara barang dan jasa. Menetapkan kebijakan dan menyiasati perkembangan pasar dan perilaku pesaing (market intelligence).

e. Menginformasikan kebutuhan pasar sacara berkesinambungan. kepada direktur produksi.

f. Merancang proses bisnis dan work system bidang pemasaran dan bidang pengadaan barang dan jasa untuk mewujudkan operational axcellence.

g. Memasarkan produk dengan biaya penjualan yang efisien, nilai penjualan optimal tercapainya kepuasan pelanggan.

h. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efisien, serta terwujudnya pembinaan pemasok.

8. Kepala Bagian Tanaman

a. Menyusun rencana jangka pendek (anggaran belanja)dalam bidang tanaman.

b. Menyelenggaraan pengadaan bahan bahan tanaman.

9. Kepala Bagian Pembiayaan

a. Mengurus hal hal yang berhubungan dengan asuransi perusahaan. b. Menyelenggarakan Akuntansi pembiayaan serta membuat laporan

10.Kepala Bagian Umum

a. Melaksanakan tugas –tugas yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan staf dan non staf.

b. Menyelesaikan peraturan peraturan yang berkaitan dengan tenaga kerja,mengelola administrasi pendokumentasian.

c. Melaksanakan peraturan peraturan yang berkaitan dengan tenaga kerja.

11.Kepala Bagian Pemasaran

a. Menyusun rencana penjualan,melakukan proses penjualan serta menyiapkan administrasi penjualan sebagaimana ketentuan dan peraturan yang berlaku.

b. Menentukan Monitoring persediaan komoditi dan produk baik digudang/dikebun,pabrik industry hilir atau tangki penyimpanan kebun atau instansi perantara serta membuat laporan penjualan secara periodic sesuai kebutuhan.

12..Kepala Bagian Sekretaris Korporat.

a. Memberi informasi kepada direksi mengenai mitra strategik, privatisasi perkembangan pasar modal dan peraturan pelaksanaanya.

b. Mengusulkan penetapan kebijakan investasi..

c. Melaksanakan prosedur pemakaian uang kerja direksi.

d. Mendistribusikan hasil keputusan rapat direksi, dengan dewan komisaris dan RUPS.

e. Membina hubungan dengan masyarakat, mass media, calon investor, kreditor, lembaga keuangan dan relasi bisnis dengan cara mempublikasikan perusahaan sehingga tercipta citra perusahaan yang baik.

13.Kepala Bagian Teknik

a. Membantu Direksi melaksanakan fungsi fungsi manajemen dalam merencanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan mesin mesin .

b. Membuat rencana perawatan/pemeliharaan mesin mesin,traksidan bangunan sipil.

14.Kepala Bagian Kemitraan dan Bina Lingkungan

a. Melaksanakan pembinaan untuk meningkatkan kemampuan manajerial pengusaha kecil dan koperasi yang berada di sekitar lingkungan PTPN III MEDAN.

b. Mengidentifikasi usaha usaha kecil dan koperasi yang mempunyai potensi yang dibina dan memperhatikan ketentuan yang berlaku.

15.Kepala Bagian Sumber Daya Manusia

a. Menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek pendidikan keselamatan dan kesejahteraan kerja dan pelayanan keselamatan. b. Merumuskan kebijakan program pengembangan Sumber Daya

16.Kepala Bagian Pengadaan

a. Rumusan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan yang pengadaannya melalui kantor Direksi serta merumuskan kebijakan prosedur pengadaan berdasarkan ketentuan perundang undangan yang berlaku.

b. Mengadakan konsultasi dan bimbingan kepada unit unit produksi mengenai pelaksanaan kebijakan kebijakan dibidang pengadaan barang dan jasa.

17.Kepala Bagian Sistem Pengendalian Intern

a. Mengelola bagian pengawasan intern dan membantu direktur utama dalam pengawasan intern serta memberikan saran dan tidak lanjut mencapai sasaran perusahaan secara efisien ,efektif dan ekonomis. b. Mengelola dan bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan

pemeriksaan.

18.Kepala Bagian Teknologi Informasi

a. Menyusun laporan manajemen bersama bagian bagian terkait dalam terbentuk basis internet sesuai tugas pokok manajemen produk ,operasi,keuangan,pemasaran dan sumberdaya manusia.

b. Memberi masukan kepada direksi dalam bentuk kerangka system informasi eksekutif dan system pendukung keputusan.

19.Kepala Bagian Teknologi

a. Memberi masukan kepada perangkat manajemen dan manajemen mikro ditingkat kebun /unit dan rumah sakit dalam rangka membangun jaringan komunikasi berbasis computer.

b. Merumuskanrencana induk pengolahan data dan system teknologi perusahaan.

2.4 Kinerja Usaha Terkini

PT.Perkebunan Nusantara III, disingkat dengan PTPN III (Persero),merupakan salah satu dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN) perkebunan yang telah berdiri sejak tahun 1958.

Saat ini PTPN III MEDAN telah mempunyai beberapa jaringan usaha antara lain yaitu:

a. Kelapa Sawit-Minyak inti dan Inti Sawit

b. Karet –Lateks,Crumb Rubber dan Rubber Smoke Sheet

c. Industi Hilir Karet-Rubber Threads, Rubber Dockfender,Rubber Article, Rubber Coveyor Belt, Rubber Karlet dan Resin.

Saat ini Perusahaan PTPN III MEDAN sedang melakukan berbagai kegiatan pada bulan April 2015 Perusahaan PTPN berikan penghargaan kepada karyawan yang mempunyai prestasi ,PTPN III MEDAN juga memberikan sumbangan dana kepada masyarakat yang kurang mampu.

Pada bulan mei 2015 kemarin PTPN III MEDAN juga telah memberikan bantuan dana RP 6,7 Milyar kepada 182 pengusaha UKM ,PTPN III MEDAN juga terus memberikan arahan serta pelatihan terhadap para karyawanya

Untuk mengetahui jumlah karyawan dan karyawan pelaksana pada PTPN III MEDAN berdasarkan usia dan golongan,kita dapat melihat Tabel Rekapitulasi karyawan di bawah ini.

Tabel II-1 : Rekapitulasi karyawan

BerdasarkanUsia Dan Golongan

No Uraian/Gol

Usia Jumlah < 26 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50

51-55 MBT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Kary.Pimpinan

1 CKP 59 31 3 1 5 - - - 99

2 IIIA 36 96 33 23 44 59 5 - 269

3 IIIB - 18 69 18 26 37 13 - 181

4 IIIC - - - 11 10 17 25 2 66

5 IIID - - - 48 46 26 25 6 152

6 IVA - - - 10 26 36 22 2 97

7 IVB - - - - 2 24 31 7 64

8 IVC - - - - 1 14 25 2 42

9 IVD - - - 9 28 3 40

Jlh.Pimpinan 95 145 108 111 160 222 174 22 1037

Kary.Pelaksana

1 IA 2.237 3.498 2.188 1320 1.418 1.093 673 58 12.485 2 IB 1 166 742 1.439 2.149 2.731 2.389 471 10.088

3 IC 1 9 92 346 661 750 312 58 2.229

4 ID - - 9 114 448 634 353 56 1.614

5 IIA - - - 24 105 230 169 20 548

6 IIAB - - - 4 59 177 174 29 443

7 IIC - - - 9 35 74 117 14 249

8 IID - - - - 10 88 115 20 233

Jlh.Pelaksana 2.239 3.673 3.031 3.256 4.885 5.777 4.302 726 27.889 Jlh.Pimp.+Pelak 2.334 3.818 3.319 3.367 5.045 5.999 4.476 748 28.926

BAB I PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang Masalah

Dengan semakin berkembangnya kebutuhan akan informasi dewasa ini, maka peranan komunikasi juga dirasakan penting. Informasi sebagai produk dari komunikasi akan sangat bermanfaat dalam pelaksanaan kerja bagi anggota perusahaan secara keseluruhan. Suatu komunikasi yang baik dan lancar akan menghasilkan arus informasi yang baik untuk kebutuhan para atasan dan karyawan. Sehingga tujuan organisasi/ kantor dapat tercapai. Komunikasi adalah saluran untuk memberi atau menerima, pengaruh mekanisme perubahan, alat untuk mendorong dan mempertinggi motivasi, perantara antara sarana yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya.

Setiap organisasi perusahaan bertujuan untuk mencapai sasaranyang telah ditetapkan sebelumnya, yaitu memaksimalisasikan laba yang nantinya akan dipergunakan untuk kesejahteraan karyawan dan untuk kelangsungan hidup perusahaan. Bilamana sasaran-sasaran perusahaan mampu memberikan rangsangan kepada karyawan guna meningkatkan produktivitasnya dalam pelaksanaan tugas-tugasnya.Produktivitas adalah hubungan antara kualitas yang dihasilkan dengan jumlah kerja yang dilakukan dengan melihat kompleksitasnya. Permasalahan-permasalahan mengenai bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi.Apalagi semakin berkembangnya suatu organisasi, maka sebagian tanggung jawab dan wewenangnya didelegasikan kepada bawahannya.Dalam

mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab, salah satu faktor penting bagi pelaksanaan tugas tersebut adalah adanya unsur kepercayaan yang besar terhadap bawahan. Namun hal tersebut tidak dapat tercapai begitu saja, karena banyak hambatan yang mungkin saja bisa terjadi dalam proses komunikasi seperti perbedaan dalam persepsi dan bahasa, pendengaran yang buruk, keterlibatan emosional, perbedaan budaya, dan gangguan fisik.

Kantor PTPN III Medan merupakan perusahaan yang bergerak dibidang perkebunan kelapa sawit, karet, dan produk-produk turunannya. Dengan demikian berarti perusahaan turut andil dalam memberikan tambahan devisa negara. Memiliki karyawan produktif adalah impian setiap manajemen perusahaan.Namun untuk mendorong karyawan agar produktif adalah tidak mudah.Produktifitas karyawan tidak hanya menyangkut dalam hal penjadwalan kerja karyawan, tetapi keterampilan berkominikasi juga penting. Oleh karena itu menjalin hubungan komunikai yang terbuka, jujur, adil antara pimpinan dan karyawan akan mendorong karyawan untuk bekerja dengan senang hati sehingga produktivitas pun dapat ditingkatkan.

Untuk lebih mengetahui bagaimana dalam meningkatkan produktifitas karyawan, maka penulis melakukan observasi yang berjudul “Peranan Komunikasi dalam Meningkatkan Produktifitas Kerja Staff dan Karyawan pada Bagian Tata Usaha Kantor PTPN III Medan”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah :

a. Bagaimana PerananKomunikasi yang diterapkan pada Kantor PTPN III Medan?

b. Apakah Komunikasi yang diterapkan di Kantor PTPN III Medan sudah Efektif, sehingga dapat meningkatkan Produktivitas Karyawan?

1.3.Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui : a. Peranan Komunikasi yang diterapkan pada kantor PTPN III MEDAN b. Komunikasi yang diterapkan di Kantor PTPN III MEDAN sudah efektif

atau belum

1.4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini antara lain adalah

a. Sebagai bahan masukan bagi pimpinan dan manajemen dalam mengembangkan dalam hal komunikasi perusahaan guna meningkatkan produktivitas karyawan.

b. Untuk memberikan gambaran yang nyata pada penulis, bagaimana komunikasi tersebut diterapkan secara efektif dan efisien dalam meningkatkan produktivitas karyawan.

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN MEDAN

PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIFITAS KERJA KARYAWAN

BAGIAN TATA USAHA PTPN III MEDAN

TUGAS AKHIR Oleh:

ROSMAWATI SIREGAR 092101008

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2016

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : ROSMAWATI SIREGAR

NIM : 092101008

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN

JUDUL : Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Produktifitas Kerja

Karyawan Bagian Tata Usaha PTPN III Medan

Tanggal ... 2016 Dosen Pembimbing

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE.MM

NIP.197410122000032 003

Tanggal ... 2016 Ketua Program Studi Diploma III Keuangan

Dr. Yeni Absah,SE. M.Si

NIP.197411232000122 001

Tanggal ... 2016 Dekan Fakultas Ekonomi

Prof.Dr.Azhar Maksum, SE,M.Ec,Ac,Ak

AssalamualaikumWr.Wb

Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapa tmenyelesaikan penulisan Tugas Akhir in idengan judul:“Peranan Komunikasi dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja Staff dan Karyawan pada Bagian Tata Usaha Kantor PTPN III Medan”.Penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, Oleh Karena itu, penulis mengucapakan terima kasih atas bantuan yang diberikan dalam bentu ksumbangan pikiran, tenaga dan support yang luar biasa. Dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE. M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE,M.Si selaku Sekretaris Program Studi D-III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr .Beby Karina Fawzeea Sembiring ,SE,MM selaku dosen pembimbing yang dengan sabar memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam penulisan ini.

5. Staf dan Pegawai di bagian Kemahasiswaan, Keuangan, Program Studi D-III Keuangan yang telah banyak membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis.

6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen yang telah mendidik dan memberikan Penulis Ilmu Pengetahuan selama proses perkulihan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Medan, Maret 2016

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR TABEL ... iii

DAFTAR GAMBAR ... iv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2Perumusan Masalah ... 3

1.3Tujuan Penelitian ... 3

1.4 Manfaat Penelitian ... 3

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 4

2.1 Sejarah Ringkas perusahaan ... 4

2.2 Struktur Organisasi perusahaan ... 6

2.3 Job Description ... 9

2.4 Kinerja Usaha Terkini ... 15

BAB III PEMBAHASAN ……… 18

3.1 Pengertian Komunikasi ... 18

3.2 Jenis Dan Bentuk komunikasi ... 18

3.3 Proses Komunikasi ... 22

3.4 Peranan Komunikasi ... 26

3.5Pengertian produktivitas ... 29

3.6 Sistem Komunikasi Yang Diterapkan Pada PTPN III Medan ... 29

3.7 Peranan Komunikasi dalam meningkatkan Produktivitas Karyawan PTPN III Medan ... 32

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN……….. 35

4.1 Kesimpulan ... 35

4.2 Saran ... 36

DAFTAR PUSTAKA ... 37 LAMPIRAN

No Judul Halaman

Tabel2.1 Rekapitulasi karyawan Berdasarkan Usia Dan Golongan………16

No Judul Halaman

Gambar2.1 Struktur Organisasi perusahaan ...8 Gambar3.1 Bagan Komunikasi ...23

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN MEDAN

PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIFITAS KERJA KARYAWAN

BAGIAN TATA USAHA PTPN III MEDAN

TUGAS AKHIR Oleh:

ROSMAWATI SIREGAR 092101008

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2016

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : ROSMAWATI SIREGAR

NIM : 092101008

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN

JUDUL : Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Produktifitas Kerja Karyawan Bagian Tata Usaha PTPN III Medan

Tanggal ... 2016 Dosen Pembimbing

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE.MM NIP.197410122000032 003

Tanggal ... 2016 Ketua Program Studi Diploma III Keuangan

Dr. Yeni Absah,SE. M.Si NIP.197411232000122 001

Tanggal ... 2016 Dekan Fakultas Ekonomi

KATA PENGANTAR

AssalamualaikumWr.Wb

Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapa tmenyelesaikan penulisan Tugas Akhir in idengan judul:“Peranan Komunikasi dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja Staff dan Karyawan pada Bagian Tata Usaha Kantor PTPN III Medan”.Penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, Oleh Karena itu, penulis mengucapakan terima kasih atas bantuan yang diberikan dalam bentu ksumbangan pikiran, tenaga dan support yang luar biasa. Dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE. M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE,M.Si selaku Sekretaris Program Studi D-III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr .Beby Karina Fawzeea Sembiring ,SE,MM selaku dosen pembimbing yang dengan sabar memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam penulisan ini.

5. Staf dan Pegawai di bagian Kemahasiswaan, Keuangan, Program Studi D-III Keuangan yang telah banyak membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis.

6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen yang telah mendidik dan memberikan Penulis Ilmu Pengetahuan selama proses perkulihan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Medan, Maret 2016

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR TABEL ... iii

DAFTAR GAMBAR ... iv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2Perumusan Masalah ... 3

1.3Tujuan Penelitian ... 3

1.4 Manfaat Penelitian ... 3

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 4

2.1 Sejarah Ringkas perusahaan ... 4

2.2 Struktur Organisasi perusahaan ... 6

2.3 Job Description ... 9

2.4 Kinerja Usaha Terkini ... 15

BAB III PEMBAHASAN ……… 18

3.1 Pengertian Komunikasi ... 18

3.2 Jenis Dan Bentuk komunikasi ... 18

3.3 Proses Komunikasi ... 22

3.4 Peranan Komunikasi ... 26

3.5Pengertian produktivitas ... 29

3.6 Sistem Komunikasi Yang Diterapkan Pada PTPN III Medan ... 29

3.7 Peranan Komunikasi dalam meningkatkan Produktivitas Karyawan PTPN III Medan ... 32

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN……….. 35

4.1 Kesimpulan ... 35

4.2 Saran ... 36

DAFTAR PUSTAKA ... 37 LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel2.1 Rekapitulasi karyawan Berdasarkan Usia Dan Golongan………16

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman Gambar2.1 Struktur Organisasi perusahaan ...8 Gambar3.1 Bagan Komunikasi ...23