Analisis Anggaran Biaya Operasional Sebagai Perencanaan dan Pengawasan Terpadu pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

ANALISIS ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL SEBAGAI

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN TERPADU PADA

FAKULTAS EKONOMI USU

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh :

RAHMADHANI VINDI YANTI

072101087

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah memberikan kita Iman dan Islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat Ridho Allah SWT. Shalawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah memberikan tauladan yang baik bagi seluruh umat manusia dan telah menjadikan Al-qur’an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.

Tugas Akhir ini berjudul “Analisis Anggaran Biaya Operasional

Sebagai Perencanaan dan Pengawasan Terpadu pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada

kedua orangtua Penulis, Ibunda Warni dan Ayahanda M. Riandi yang tidak henti-hentinya mencurahkan kasih sayang, perhatian, dan doanya kepada penulis. Kapada adikku semata wayang Randi Reansyah terima kasih atas doa, motivasi dan telah menjadi adik sekaligus sahabat yang selalu memberi semangat..

Pada kesempatan yang baik ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. DR. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU.

3. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, selaku dosen Pembimbing dan Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi USU.

4. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 5. Dosen dan staff pengajar serta pegawai Fakultas Ekonomi USU.

6. Teristimewa Hendra Syahputra Rambe, terima kasih banyak atas Doa dan waktu, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. 7. Buat semua teman-teman seperjuangan di Fakultas Ekonomi USU terutama

teman-teman program studi D III Keuangan Stambuk 2007 grup B, terutama buat Dita (Ditong), Debbie (Mbot), Rini (Ocin), Evi, Rina, Mirza, Ichwan kepada teman-teman Grup 08, Titin (Oliph), Hana (Hanong), Sari (Kompeng), Putri (Hiks), Prima (Onenk) dan Wirda, Rizha, Budi, Godek (my best friend) yang telah membantu penulisan Tugas Akhir ini dengan baik..

8. Kepada Keluarga Besar di Lubuk Pakam atas doa dan perhatian dan dukungan selama ini. Dan semua pihak yang telah membantu penulis dalam pembuatan Tugas Akhir, yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT. Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.

Medan, April 2009 Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

1. Jadwal Penelitian ... 6

2. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II PROFIL INSTANSI ... 8

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

B. Jenis Kegiatan ... 10

C. Struktur Organisasi ... 11

D. Job Description ... 13

E. Kinerja Usaha Terkini ... 17

F. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III TOPIK PENELITIAN... 19

A. Analisis Anggaran Biaya Operasional ... 19

1. Pengertian Anggaran... 19

2. Tujuan Anggaran ... 21

3. Jenis-jenis Anggaran ... 21

4. Keuntungan dan Kelemahan Anggaran ... 24

5. Defenisi Biaya dan Klasifikasi Biaya ... 25

BAB IV PENUTUP ... 39

A. Kesimpulan ... 39

B. Saran... 41

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1. Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 6

Tabel 2.1. Data Mahasiswa S1 Reguler Fakultas Ekonomi USU ... 18

Tabel 3.1. Rencana Penggunaan DUK-DM FE USU... 32

Tabel 3.2. Realisasi Penggunaan DUK-DM FE USU ... 35

DAFTAR GAMBAR

Halaman

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang

Biaya operasional merupakan salah satu bagian terpenting demi kelangsungan operasi suatu instansi. Dalam biaya operasional terdapat biaya-biaya yang akan dikeluarkan untuk memenuhi kebutuhan dari instansi tersebut. Biaya operasional ini juga digunakan untuk menunjang suatu kegiatan dalam instansi. biaya operasional dalam setiap kegiatan biasanya digunakan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Di dalam kegiatan yang telah ada diperlukan adanya perencanaan dan pengendalian dalam hal biaya operasional. Hal tersebut dilakukan agar tidak terjadi penyimpangan yang dapat mengakibatkan kerugian. selain itu dibutuhkan adanya pengawasan dalam biaya operasional yang akan dikeluarkan dalam suatu kegiatan.

Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi USU harus merencanakan dan mengendalikan seluruh biaya operasionalnya. Dimana Fakultas Ekonomi USU harus tetap melakukan pengganggaran biaya-biaya termasuk didalamnya biaya operasional secara efisiensi dalam setiap kegiatan operasinya yang merupakan faktor dalam mencapai sasaran yang ditetapkan sebelumnya, agar Fakultas Ekonomi USU bekerja secara efisien dibutuhkan suatu rencana yang baik. Perencanaan dapat dibuat dalam berbagai bidang, salah satunya adalah pada bagian keuangan, yaitu rencana yang dinilai dengan uang atau disebut juga dengan anggaran. Setiap instansi harus memiliki perencanaan dan pengendalian yang dapat mengefisiensikan dan mengefektifkan kegiatan operasional,

khususnya pada tugas akhir ini penulis menyajikan analisis anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi USU. Satu rencana adalah satu pernyataan tentang cara yang diharapkan untuk pencapaian sasaran. Suatu rencana akan dicapai dengan strategi dan taktik yang digunakan untuk mencapainya.

Dikatakan adanya kinerja aktual yang akan dicapai apabila suatu rencana yang dicapai dengan menggunakan strategi dan taktik yang benar. Dimana Kinerja aktual tersebut adalah hasil kerja secara kualitas dan kwantitas yang dicapai dalam melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Diketahui dari usaha-usaha optimasi pemanfaatan sumber-sumber dan pelaksanaan tugas-tugas, sementara kesesuaian antara kinerja aktual dan tujuan yang diharapkan diketahui dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan standar organisasi, yaitu apakah masukan lebih besar, sama dengan atau lebih kecil dari pengeluaran.

Sebelum melaksanakan suatu kegiatan, staff keuangan berkewajiban menetapkan suatu rencana yang menyeluruh tentang kegiatan yang dilaksanakan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang. Perencanaan selalu diikuti dengan pengendalian, agar aktivitas yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan dan untuk menilai efisiensitas dalam melaksanakan kegiatan.

Perencanaan dan pengendalian tidak dapat dipisahkan, Kegiatan yang tidak direncanakan tidak dapat dikendalikan, sebab pengendalian meliputi usaha supaya aktivitas tetap berjalan lurus dengan melakukan tindakan perbaikan atas penyimpangan – penyimpangan yang terjadi dari rencana. Dimana perencanaan adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan penentuan tujuan yang harus

diraih oleh organisasi dan penetapan tugas-tugas dan alokasi sumber daya; proses penentuan sasaran organisasi dan cara meraihnya. Kemudian dalam perencanaan tersebut perlu adanya pengendalian guna suatu kegiatan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dimana Pengendalian yang dimaksudkan adalah lebih kepada pengendalian operasional yaitu yang hanya menyangkut tugas-tugas tertentu yang telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Pengendalian meliputi penetapan tujuan dan standar, membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan. Fakultas Ekonomi USU selalu mempunyai keterkaitan dengan biaya operasional yakni biaya umum serta administrasi. Oleh sebab itu biaya operasional merupakan yang paling esensial menyangkut kesinambungan suatu instansi, maka sangat diperlukan perencanaan dan pengendalian yang akurat terhadap biaya operasional. Dengan berpedoman pada biaya operasional maka tujuan fakultas akan tercapai.

Anggaran biaya dalam bidang operasional Fakultas Ekonomi USU sangat penting guna menghindari terjadinya penyimpangan biaya yang tidak diperlukan yang dapat menyebabkan biaya operasional fakultas semakin besar. Dengan anggaran operasional yang baik, dapat mendukung tujuan akhir suatu instansi tersebut. Anggaran merupakan bagian penting dari proses perencanaan karena anggaran menuntut keputusan pengalokasian sumber daya menuju pencapaian sasaran. Disamping itu juga anggaran mempunyai fungsi pengawasan yaitu penyelidikan apakah pelaksanaan suatu kegiatan itu dikerjakan sesuai rencana. Apabila terdapat perbedaan antara anggaran dan realisasi, maka hal itu perlu dianalisa dari analisa perbedaan tersebut diambil keputusan yang perlu untuk

mengatasi kemungkinan yang merugikan pada periode selanjutnya. Selain menjadi alat perencanaan dan pengendalian anggaran juga merupakan alat utama pengkoordinasian kegiatan-kegiatan organisasi.

Biaya operasional sangat dibutuhkan staff keuangan fakultas dalam melaksanakan seluruh fungsinya untuk menjamin kesistematisan dan sebagai alat untuk mengawasi pelaksanaan aktivitas fakultas yang di rencanakan agar operasi fakultas dapat berjalan dengan tingkat efesiensi yang tinggi. Oleh karena itu penulis tertarik untuk memilih judul ”Analisis Anggaran Biaya Operasional

Sebagai Perencanaan dan Pengawasan Terpadu pada Fakultas Ekonomi USU”.

B. Perumusan Masalah

Dari uraian diatas diketahui bahwa anggaran biaya operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dikelola dengan baik. Perencanaan dan pengawasan biaya operasional fakultas yang baik akan membantu tata usaha/staff keuangan mencapai tujuan yang efektif dan efesien. Dari latar belakang yang dikemukakan diatas dapat diambil permasalahan pokok yaitu:

1.Bagaimana Fakultas Ekonomi USU menetapkan anggaran biaya operasional untuk meningkatkan efiensi.

2.Bagaimana Fakultas Ekonomi USU melakukan perencanaan dan pengendalian biaya operasional guna mencegah penyimpangan.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulisan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : 1.Untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan perkuliahan pada

Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi di USU.

2.Untuk menganalisa dan mengevaluasi perencanaan dan pengendalian biaya operasional pada Fakultas Ekonomi USU.

3.Untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan penulis khususnya tentang biaya operasional.

4.Untuk mengetahui bagaimana Fakultas Ekonomi USU merencanakan dan mengendalikan biaya operasionalnya.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah :

1. Bagi Penulis

Penulisan ini bermanfaat dalam mengembangkan wawasan dan ilmu

pengetahuan yang telah diperoleh oleh penulis selama perkuliahan, khususnya mengenai biaya operasional. Penulis juga dapat mengetahui bagaimana menghitung anggaran terutama terhadap biaya operasional yang menjadi judul Tugas Akhir penulis.

2. Bagi Instansi

Hasil penulisan ini diharapkan dapat memberikan bahan masukan atau

saran untuk mengambil keputusan dalam menentukan perencanaan dan kebijaksanaan dimasa yang akan datang. Yaitu keputusan yang diambil secara benar dan bijaksana.

3. Bagi Akademisi

Hasil penulisan ini diharapkan dapat disajikan bahan acuan dalam melakukan atau pun melanjutkan penelitian yang berkaitan dengan judul tugaskakhirhini.

1. Jadwal Penelitian

Dalam penulisan tugas akhir ini penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat waktunya. Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di tabel 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1

JADWAL PENULISAN TUGAS AKHIR

Minggu Ke

No Jenis Kegiatan Januari Februari Maret

I II III IV I II III IV I II III IV

1 Persiapan Tugas Akhir

2 Pengumpulan Data

3 Bimbingan Tugas

Akhir

4 Penyempurnaan

Tugas Akhir

2. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan, manfaat penelitian jadwal penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, menjelaskan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa perencanaan dan pengendalian biaya operasional terhadap kinerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang membangun bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan FE USU yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari USU dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah “Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global”.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi

dalam bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan instansi dapat dicapai. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan

Fakultas

Kepala Bagian Tata Usaha

Fakultas

Unit Penunjang Fakultas Ketua dan

Sekretaris Departemen

Ketua Program Studi Intras Departemen

Ketua Lab/Studio/ Bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Fakultas Ketua Program

Studi Inter Departemen

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit bagian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tediri dari :

a. Bagian Tata Usaha

Rincian tugas bagian tata usaha adalah:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

b. Sub Bagian Akademik

Rincian tugas bagian akademik sebagai berikut :

1.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2.Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

3.Melakukan administrasi akademik.

4.Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5.Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. 7.Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

8.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Rincian tugas pada sub bagian umum dan perlengkapan adalah sebagai berikut:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

6. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

7. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

d. Sub Bagian Kepegawaian

Rincian tugas pada sub bagian kepegawaian adalaha :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 3. Melakukan urusan mutasi pegawai.

4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

9. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas pada sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. 11.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

f. Sub Bagian Perlengkapan

Rincian pada sub bagian perlengkapan adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Data mahasiswa yang terdaftar selama tahun ajaran 2009 adalah sebagai berikut :

Tabel 2.1 Data Mahasiswa S1 Reguler Fakultas Ekonomi USU Tahun Ajaran 2009/2010

Sumber : Fakultas Ekonomi USU

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

TAHUN MASUK

DEPARTEMEN EKO.

PEMBANGUNAN MANAJEMEN AKUNTANSI

LK PR LK+PR LK PR LK+PR LK PR LK+PR

2004 6 5 11 8 1 9 6 2 8

2005 6 5 11 32 18 50 32 24 56

2006 43 49 92 91 111 202 66 116 182

2007 59 57 116 92 123 215 67 141 208

2008 52 75 127 82 100 182 85 137 222

2009 58 67 125 122 114 236 100 85 183

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Analisis Anggaran Biaya Operasional 1. Pengertian Anggaran

Pengertian anggaran secara umum adalah merupakan suatu alat untuk perencanaan dan pengawasan operasi keuntungan dalam suatu organisasi laba dimana tingkat formalitas suatu budget tergantung besar kecilnya organisasi.

Di Indonesia anggaran diatur dalam Pasal 23 ayat (1) UUD 1945 dan diimplementasikan dengan disusunnya UU APBN setiap tahun. Penganggaran merupakan tahap keempat dalam sistem manajemen strategis. Dimana penganggaran dilakukan sebelum memulai penyusunan rencana, pengumpulan data dan informasi yang diperlukan, pembagian tugas perencanaan, implementasi dari rencana tersebut, sampai akhirnya pada tahap pengawasan dan evaluasi dari hasil rencana tersebut

Ada beberapa pendapat mengenai pengertian anggaran, yang dikemukakan oleh beberapa ahli, yakni :

Menurut Nafarin (2007:11) , ”Anggaran adalah suatu rencana kuantitatif (satuan jumlah) periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan.”

Di Amerika Serikat, GASB Codification, Sec.1100.109; menyatakan bahwa setiap unit Pemerintahan harus membuat anggaran tahunan dan system akuntansi untuk membandingkan realisasi dan anggaran harus dibuat (Freeman and Shoulders, 2000).

Dari beberapa pengertian anggaran yang dikemukakan diatas dapat disimpulkan bahwa anggaran merupakan rencana kerja sistematis yang dinilai dengan uang yang dibuat dalam bentuk angka-angka serta disusun dalam suatu atau beberapa periode tertentu yang dipakai sebagai alat perencanaan, pengkoordinasian dan, pengambilan keputusan yang terpadu dan pengendalian tanggung jawab manajemen melalui proses tertentu untuk jangka waktu yang telah ditentukan.

Dari rumusan ini ada beberapa segi yang perlu diperhatikan antara lain: 1. Rencana kerja sistematis yang dinilai dengan uang ialah rencana yang disusun

mengenai apa saja yang akan dilaksanakan, selanjutnya rencana kerja tersebut akan dinilai dengan uang atau dengan kata lain ditentukan beberapa jumlah yang dibutuhkan atau diperoleh untuk merealisasikan pekerjaan tersebut. 2. Periode tertentu; ialah periode anggaran yang pada umumnya berdasarkan

pada periode jangka panjang (3-5 tahun) dan periode jangka pendek (1 tahun).

3. Alat perencanaan; anggaran yang digunakan sebagai alat untuk merumuskan terlebih dahulu kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan yang diharapkan dapat memberikan hasil yang baik.

4. Pengkoordinasian yang terpadu; artinya dalam kegiatan perusahaan diperlukan koordinasi terpadu dalam mengalokasikan faktor-faktor produksi dalam rangka mengalihkan menjadi barang-barang dan jasa-jasa.

5. Pengambilan keputusan; artinya dalam kegiatan di perusahaan tersebut harus bias mengambil keputusan yang tepat yaitu dengan melihat keadaan yang telah terealisasi sebelumnya.

6. Pengendalian tanggung jawab; artinya kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan harus selalu diawasi dan dikendalikan agar sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya.

2. Tujuan Anggaran

Tujuan disusunnya anggaran menurut Nafarin (2004:15) adalah sebagai berikut :

1. Mengkoordinasikan semua faktor produksi yang mengarah pada pencapaian tujuan secara umum.

2. Sebagai suatu alat untuk mengestimasikan semua estimasi yang mendasari disusunnya suatu anggaran sebagai titik pangkal disusunnya suatu kebijaksanaan keuangan dimasa yang akan datang. 3. Sebagai alat untuk melakukan penilaian prestasi, sehingga

membangkitkan motivasi para pelaksananya agar dapat mengoreksi kekurangan yang terjadi.

4. Sebagai alat komunikasi semua fungsi dalam perusahaan sehingga kebijaksanaan dan metode yang dipilih dapat dimengerti dan didukung oleh semua bagian, untuk tercapainya tujuan perusahaan.

3. Jenis-jenis Anggaran

Jenis-jenis anggaran secara umum menurut Nafarin (2007:31) anggaran terbagi atas :

1. Anggaran Operasional.

Anggaran operasional digunakan untuk merencanakan kebutuhan sehari-hari dalam menjalankan pemerintahan. Dimana pengeluaran

pemerintah yang dapat dikatakan dalam anggaran operasional adalah ”belanja rutin”. Belanja rutin yang dimaksudkan adalah pengeluaran yang manfaatnya hanya untuk satu tahun anggaran dan tidak dapat menambah aset atau kekayaan bagi pemerintah. Dikatakan ”rutin” karena sifat pengeluaran tersebut berulang-ulang pada setiap tahun. 2. Anggaran Modal / Investasi.

Anggaran modal menunjukkan rencana jangka panjang dan pembelanjaan atas aktiva tetap seperti gedung, peralatan, kendaraan, perabot dan lain sebagainya. Belanja investasi / modal adalah pengeluaran yang manfaatnya cenderung melebihi satu tahun anggaran dan akan menambah anggaran rutin untuk biaya operasional dan pemeliharaan.

3. Anggaran Kas.

Anggaran Kas merupakan suatu anggaran yang memprediksikan pendapatan, biaya dan pengeluaran modal (capital expenditure). Anggaran ini biasanya menjadi informasi tentang tingkat arus dana yang masuk-keluar perusahaan serta mencerminkan pola penerimaan dan penarikan uang tunai.

4. Anggaran Laporan Keuangan.

Anggaran laporan keuangan dapat memberikan informasi tentang hal-hal ang menyangkut aset, kewajiban dan pos laba-rugi. Analisis laporan keuangan di masa lalu dan sekarang dapat menunjukkan arah perubahan posisi keuangan dan kinerja perusahaan.

Berdasarkan ruang lingkup, anggaran dapat dibedakan atas : 1. Anggaran Parsial.

Anggaran parsial adalah anggaran yang disusun dengan ruang lingkup yang terbatas yang hanya mencakup sebagian dari kegiatan perusahaan.

2. Anggaran Komprehensif.

Anggaran komprehensif adalah anggaran perusahaan yang disusun dengan ruang lingkup yang menyeluruh yang mencakup seluruh aktivitas perusahaan.

Berdasarkan fleksibilitasnya, anggaran dibagi atas : 1. Anggaran fixed.

Anggaran fixed adalah anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu dimana volumenya sudah tertentu dan berdasarkan volume tersebut direncanakan revenue, cost, dan expenses, serta tidak diadakan secara periodik.

2. Anggaran Kontinyu.

Anggaran kontinyu adalah anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu dimana volumenya sudah tertentu dan berdasarkan volume tersebut direncanakan revenue, cost, expenses tetapi diadakan revisi secara periodik dan ditambahkan anggaran untuk satu triwulan pada periode anggaran berikutnya.

Berdasarkan jangka waktu, anggaran terbagi atas : 1. Anggaran Jangka Pendek.

Anggaran jangka pendek adalah anggaran operasional yang menunjukkan rencana operasi atau kegiatan untuk satu periode akuntansi yang akan datang.

2. Anggaran Jangka Panjang.

Anggaran jangka panjang adalah anggaran yang menunjukkan rencana investasi dalam tahun anggaran dengan waktu lebih dari satu tahun.

4. Keuntungan dan Kelemahan Anggaran a. Keuntungan Anggaran

Di dalam anggaran terdapat pengeluaran, dimana dalam anggaran tersebut terdapat keuntungan dalam menyusun anggaran.

Keutungan anggaran antara lain :

1. Mempercepat dan mengefesienkan pencapaian tugas.

2. Mengurangi tugas-tugas rutin operasional pimpinan sehingga ia lebih terfokus kepada hal-hal yang bersifat jangka panjang dari stategis.

3. Meningkatkan daya kompetensi, motivasi, dan menimbulkan proses penilaian yang lebih objektif.

4. Dapat menilai kemajuan kerja (progress) pencapaian tujuan. 5. Dapat mengetahui lebih dini setiap penyimpangan dari tujuan. 6. Dapat membedakan antara yang efisien dan yang tidak efisien. 7. Mengurangi hal-hal yang bersifat kabur, ambivalen, atau ambigius.

8. Dapat memantapkan pelaksanaan manajemen, pengawasan, akuntansi secara lebih baik.

9. Dapat mengarahkan kegiatan kebidang yang lebih menguntungkan. 10.Dapat menilai prestasi karyawan atau bagian yang lebih objektif.

b. Kelemahan Anggaran

Meskipun banyak terdapat keuntungan dalam menyusun anggaran, namun masih terdapat kelemahan yang membatasi penyusunan anggaran.

Kelemahan-kelemahan tersebut adalah :

1. Anggaran disusun berdasarkan estimasi. Oleh karena itu demi terlaksananya suatu kegiatan dengan baik, maka kegiatan tersebut bergantung kepada ketepatan estimasi tersebut.

2. Anggaran hanya merupakan alat bantu bagi manajer untuk melaksanakan tugas, bukan menggantikannya.

3. Anggaran hanya merupakan rencana, dan baru berhasil bila dilaksanakan dengan sungguh-sungguh.

4. Oleh karena situasi dan kondisi yang senantiasa tidak stabil, maka anggaran perlu memiliki sifat yang luwes.

5. Defenisi Biaya dan Klasifikasi Biaya a. Defenisi Biaya

Di dalam perusahaan pasti terdapat biaya yang mana harus dikeluarkan guna melengkapi kegiatan dalam perusahaan tersebut. Biaya-biaya

dan cukup terukur sehingga memungkinkan perusahaan mengambil keputusan yang tepat. Biaya-biaya yang dikeluarkan tersebut harus dibukukan guna menjadi catatan untuk dijadikan acuan membuat anggaran dimasa yang akan datang.

Pengertian biaya secara umum adalah pengorbanan, yang diukur

dengan satuan uang, yang dilakukan atau harus dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Adapun definisi biaya menurut para ahli, sebagai berikut

1. Menurut Supriyono (2000:16), Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan atau revenue yang akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.

2. Menurut Mulyadi (2001:8), biaya adalah pengorbanan sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang , yang telah terjadi, sedang terjadi atau kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu.

b. Klasifikasi Biaya

Klasifikasi biaya diperlukan untuk menyampaikan dan menyajikan data biaya agar berguna bagi manajemen dalam mencapai berbagai tujuannya. Sebelum memutuskan bagaimana menghimpun dan mengalokasikan biaya dengan baik, manajemen dapat melakukan pengklasifikasian biaya atas dasar berikut ini :

1. Menurut Objek Pengeluaran.

Penggolongan ini merupakan penggolongan yang paling sederhana, yaitu berdasarkan penjelasan singkat mengenai suatu objek pengeluaran. Yaitu misalkan pengeluaran yang berhubungan dengan telepon disebut “biaya telepon.”

2. Menurut Fungsi Pokok Dalam Perusahaan.

Menurut fungsi pokok dalam perusahaan biaya diklasifikasikan menjadi :

a. Biaya Produksi, yaitu yang termasuk didalamnya adalah semua biaya yang berhubungan dengan fungsi produksi atau kegiatan pengolahan bahan baku menjadi produk selesai. Biaya produksi dapat digolongkan ke dalam biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead pabrik.

b. Biaya Pemasaran, yaitu biaya-biaya yang terjadi untuk melaksanakan kegiatan pemasaran produksi, yang sudah selesai sampai dengan pengumpulan piutang menjadi kas.

c. Biaya administrasi dan umum, yaitu biaya-biaya untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan produksi dan pemasaran produk. Misalkan gaji personalia, dll.

3. Menurut Hubungan Biaya dengan Sesuatu yang Dibiayai.

Menurut hubungan biaya dengan sesuatu yang dibiayai, biaya dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

Biaya langsung (Direct Cost), yaitu merupakan biaya yang terjadi dimana penyebab satu-satunya adalah karena ada sesuatu yang harus dibiayai. Biaya langsung terdiri dari biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung.

b. Biaya Tidak Langsung (Indirect Cost).

Biaya tidak langsung (Indirect Cost), yaitu merupakan biaya yang terjadi tidak hanya disebabkan oleh sesuatu yang dibiayai. Biaya tidak langsung dikenal dengan biaya overhead pabrik.

4. Menurut Perilaku dalam Kaitannya dengan Perubahan Volume Kegiatan.

Menurut perilaku dalam kaitannya dengan perubahan volume kegiatan biaya dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Biaya Tetap (Fixed Cost).

Biaya tetap, yaitu biaya yang jumlahnya biaya tetap konstan tidak dipengaruhi perubahan volume kegiatan atau aktivitas sampai tingkat kegiatan tertentu. Contohnya gaji direktur.

b. Biaya Variabel (Variable Cost).

Biaya variabel, yaitu biaya yang jumlah totalnya berubah secara sebanding dengan perubahan volume kegiatan atau aktivitas. Contoh biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung.

c. Biaya Semi Variabel.

Biaya semi variabel, yaitu biaya yang jumlah totalnya berubah tidak sebanding dengan perubahan volume kegiatan.

Biaya semi fixed, yaitu biaya yang tetap untuk tingkat volume kegiatan tertentu dan berubah dengan jumlah yang konstan pada volume produksi tertentu

5. Menurut Jangka Waktu Manfaatnya.

Menurut jangka waktu manfaatnya, biaya dapat diklasfikasikan sebagai berikut :

a. Pengeluaran Modal (Capital Expenditure).

Pengeluaran modal, yaitu pengeluaran yang akan memberikan manfaat/benefit pada periode akuntansi atau/ pengeluaran yang akan memberikan manfaat pada periode akuntansi mendatang. b. Pengeluaran Pendapatan (Revenue Expenditure).

Pengeluaran pendapatan, yaitu pengeluaran yang akan memberikan manfaat hanya pada periode akuntansi dimana pengeluaran itu terjadi.

c. Biaya Operasional

Biaya operasional menurut Blocher (2000:96) adalah merupakan semua biaya yang dikeluarkan dan dianggap habis dalam masa tahun buku. Dimana biaya operasional tersebut harus disusun didalam anggarn untuk dipergunakan sebagai alat membuat rencana anggaran di masa yang akan datang. Seperti yang kita ketahui setiap perusahaan akan dihadapkan dengan masa yang penuh dengan ketidakpastian, oleh karena itu diperlukan kebijakan dalam mengambil keputusan dalam kegiatan

Menurut Nafarin didalam penyusunan anggaran biaya operasional, biasanya mencakup anggaran berikut ini:

1. Anggaran biaya tetap 2. Anggaran biaya variabel 3. Anggaran semi variable

3.1.Analisis Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasional

Pada dasarnya, yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan kegiatan anggaran ada ditangan pimpinan tertinggi fakultas. Dalam hal ini, fakultas ekonomi USU membuat anggaran dibawah Pembantu Dekan II (PD II) dan tim anggaran ini terdiri dari program studi, departemen, dan bagian dilingkungan fakultas ekonomi USU. Namun demikian tugas menyiapkan dan menyusun anggaran serta kegiatan-kegiatan penganggaran lainnya tidak harus ditangani sendiri oleh pimpinan tertinggi fakultas, melainkan dapat didelegasikan kepada bagian lain fakultas.

Adapun siapa yang diserahi tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran tersebut sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing instansi. Pada Fakultas Ekonomi USU bagian yang mempersiapkan dan menyusun anggaran ini dapat didelegasikan kepada bagian administrasi, ini terdapat bagi instansi kecil seperti halnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pada Fakultas Ekonomi penyusunan ini dilakukan oleh kasubag Keuangan. Hal ini disebabkan karena Fakultas Ekonomi merupakan instansi nirlaba, kegiatan-kegiatan fakultas tidak telalu kompleks, sederhana, dengan ruang lingkup yang terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja tidak perlu

banyak melibatkan secara aktif seluruh bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan.

Agar penyusunan anggaran dapat berjalan dengan baik dan lancar maka perlu ditetapkan suatu pedoman penyusunan anggaran. Pedoman penyusunan anggaran ini harus dibuat terperinci dan jelas, agar setiap bagian dapat mengikuti pedoman tersebut sesuai dengan kebutuhan setiap bagian. Dengan demikian, tersedia waktu yang cukup untuk membuat pertimbangan dan penilaian atau hal-hal yang dianggap perlu.

Pedoman penyusunan anggaran instansi itu harus mencerminkan materi apa yang akan dicapai baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Perencanaan dasar dari perusahaan terdiri dari tujuan umum dan tujuan khusus, strategis instansi serta uraian dasar pemikiran fakultas.

Anggaran yang disusun oleh bagian administrasi merupakan rancangan anggaran (draft budget). Rancangan anggaran inilah yang diserahkan kepada pimpinan teringgi fakultas untuk disahkan serta ditetapkan sebagai anggaran yang defenitif. Sebelum disahkan oleh pimpinan tertinggi yaitu rektorat, masih dimungkinkan untuk diadakan perubahan-perubahan terhadap rancangan tersebut, dan dimungkinkan untuk diadakan pembahasan antara pimpinan tertinggi instansi dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut.

Setelah disahkan oleh pimpinan tertinggi fakultas, maka rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan kerja. Berikut adalah rencana penggunaan daftar usulan kegiatan dana masyarakat (DUK-DM) program S1 Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran 2009.

Tabel 3.1

Rencana Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program S1 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009

Berdasarkan Mata Anggaran Dan Fungsi Tri Dharma

NO FUNGSI MAK JUMLAH

1 Belanja Pegawai

• Uang Honor Tetap 512111 446.505.468

• Uang Honor Tidak Tetap 512112 642.814.000

• Lembur 512211 51.000.000

• Vakasi 512311 941.324.560

2 _{Belanja Barang}

• Keperluan Perkantoran 521111 408.000.000 • Pengiriman Surat Dinas Pos Surat 521114 10.000.000 • Barang Operasional Lainnya 521119 329.900.000

• Bahan 521211 30.000.000

• Langganan Daya dan Jasa 522111 39.600.000 • Biaya Pemeliharaan Gedung &

Bangunan

523111 130.872.294 • Biaya Pemeliharaan Peralatan &

Mesin

523121 30.000.000

3 Belanja Modal

• Modal Peralatan & Mesin 532111 231.000.000

TOTAL 3.291.016.322

Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Keterangan :

Dari Tabel 3.1. diatas, maka terlihat jumlah belanja (biaya operasional) yang akan diusulkan untuk Tahun anggaran 2009 sesuai dengan fungsinya masing-masing oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dimana didalamnya terdapat total dari fungsi-fungsi tersebut diatas yaitu sebesar Rp. 3.291.016.322,-.

3.2.Pengendalian Biaya Operasional

Pengendalian dilakukan untuk menganalisis dan mengevaluasi penyimpangan yang terjadi antara apa yang telah ditetapkan dalam budget dengan realisasinya dan pertimbangan bagi perencanaan yang lebih baik dimasa yang akan datang. Pengendalian dilaksanakan berdasarkan standar dan budget yang disusun atas pertimbangan manajemen, peramalan dengan perhitungan matematis dan pengalaman dimasa lalu.

Pengendalian biaya dapat dilakukan dengan cara membandingkan antara biaya yang seharusnya dikeluarkan dengan biaya yang sesungguhnya. Pengendalian biaya memerlukan patokan atau standar sebagai dasar yang dipakai sebagai tolok ukur pengendalian. Tujuan adalah untuk mengetahui sejauh mana peran pengendalian biaya khususnya biaya operasi dalam aktivitas produksi suatu perusahaan, mengetahui proses pelaksanaan pengendalian biaya perusahaan, dan pengaruh pengendalian biaya terhadap pengoptimalan laba operasi.

Untuk membantu dalam mengendalikan biaya, akuntan biaya dapat menggunakan jumlah biaya yang telah ditetapkan sebelumnya yang disebut biaya standar. Biaya standar juga dapat dijadikan dasar untuk anggaran dan laporan biaya. Aspek penting lain dari pengendalian biaya adalah identifikasi dari biaya aktivitas yang berbeda dibandingkan biaya dari departemen dan produk yang berbeda. Pengendalian sebagaimana halnya perencanaan dan

manajemen. Biaya dapat dikatakan terkendali jika manajer atau pekerja mempunyai kebijakan dalam keputusan terjadinya biaya atau secara signifikan dapat mempengaruhi jumlah biaya dalam suatu periode tertentu yang biasanya jangka pendek.

Perusahaan menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian-penyesuaian terhadap alokasi pada biaya anggaran. Realisasi penggunaan daftar usulan kegiatan dana masyarakat (DUK-DM) program S1 Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran 2009 adalah sebagai berikut :

Tabel 3.2

Realisasi Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program S1 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009

Berdasarkan Mata Anggaran Dan Fungsi Tri Dharma

NO FUNGSI MAK JUMLAH

1 Belanja Pegawai

• Uang Honor Tetap 512111 367.369.422

• Uang Honor Tidak Tetap 512112 214.894.727

• Lembur 512211 56.845.500

• Vakasi 512311 1.742.537.910

2 _{Belanja Barang}

• Keperluan Perkantoran 521111 219.016.400 • Pengiriman Surat Dinas Pos Surat 521114 1.865.000 • Barang Operasional Lainnya 521119 20.400.00

• Bahan 521211 21.184.700

• Langganan Daya dan Jasa 522111 7.389.989 • Biaya Pemeliharaan Gedung &

Bangunan

523111 300.611.000 • Biaya Pemeliharaan Peralatan &

Mesin

523121 10.966.500

3 Belanja Modal

• Modal Peralatan & Mesin 532111 4.220.000

TOTAL 2.967.301.148

Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Keterangan :

Dari tabel 3.2 diatas, maka dapat dilihat realisasi jumlah belanja (biaya operasional) yang diusulkan pada Tahun anggaran 2009 sesuai dengan fungsinya masing-masing oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dimana didalamnya terdapat total dari fungsi-fungsi tersebut diatas yaitu sebesar Rp. 2.967.301.148,-.

3.2. Analisis Penyimpangan Biaya Operasional

Sebelum melakukan analisis tentang adanya penyimpangan/variance anggaran, maka terlebih dahulu disajikan laporan anggaran yang dibuat sebelumnya.

Analisa penyimpangan digunakan secara luas dalam pelaporan keuangan dan sering diaplikasikan menurut keadaan berikut:

2. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual tahun berjalan dibandingkan dengan menggunakan tahun lalu sebagai tahun dasar.

3. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dibandingkan dengan biaya standard.

4. Penyelidikan penyimpangan antara hasil actual dibandingkan dengan sasaran budget.

Penyimpangan yang mungkin terjadi yaitu:

d. Penyimpangan anggaran menguntungkan (favorable variance)

Apabila penyimpangan yang terjadi menguntungkan perusahaan, maka disebut favorable variance.

e. Penyimpangan tidak menguntungkan (unfavorable variance)

Apabila penyimpangan yang terjadi merugikan perusahaan maka disebut unfavorable variance.

Adapun penyimpangan yang terjadi selama tahun 2009 pada Fakultas Ekonomi USU yaitu :

Tabel 3.3

Variance Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat

(DUK-DM) Program S1 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009

NO FUNGSI MAK ANGGARAN REALISASI VARIANCE

1 Belanja Pegawai

•Uang Honor Tetap 512111 446.505.468 367.369.422 79.136.046 •Uang Honor Tidak

Tetap

512112 642.814.000 214.894.727 427.919.273

•Lembur 512211 51.000.000 56.845.500 (5.845.500) •Vakasi 512311 941.324.560 1.742.537.910 (801.213.350) 2 _{Belanja Barang}

•Keperluan Perkantoran

521111 408.000.000 219.016.400 188.983.600

•Pengiriman Surat Dinas Pos Surat

521114 10.000.000 1.865.000 8.135.000

•Barang Operasional Lainnya

521119 329.000.000 20.400.000 309.500.000

•Bahan 521211 30.000.000 21.184.700 8.815.300

•Langganan Daya dan Jasa

522111 39.600.000 7.389.989 32.210.011

•Biaya Pemeliharaan Gedung & Bangunan

523111 130.872.294 300.611.000 (169.738.706) •Biaya Pemeliharaan

Peralatan & Mesin

523121 30.000.000 10.966.500 19.033.500

3 Belanja Modal

•Modal Peralatan & Mesin

532111 231.000.000 4.220.000 226.780.000

TOTAL 3.291.016.322 2.967.301.148 323.715.174

Keterangan :

Dari tabel diatas, maka dapat dilihat berapa jumlah belanja yang dianggarkan dan realisasinya, dan juga variance yang terjadi selama tahun 2009.

Dimana didalamnya terdapat variance dari fungsi-fungsi tersebut diatas yaitu sebesar Rp. 323.715.174,-.

Secara garis besar ada 2 (dua) tindakan yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU didalam menghadapi penyimpangan yang terjadi, yaitu :

1. Apabila penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan yang menguntungkan (favorable variance) maka tindakan yang diambil oleh Fakultas Ekonomi USU yaitu akan mengembalikan kepada pihak rektorat dan melimpahkan pada mata anggaran yang mengalami kerugian.

2. Sedangkan apabila penyimpangan tidak menguntungkan (unfavorable variance) tindakan yang diambil juga hampir sama yaitu mengambil dari mata anggaran yang mengalami keuntungan dan apabila tidak mencukupi baru akan dilakukan permohonan kembali ke pihak rektorat.

BAB IV

P E N U T U P

A. Kesimpulan

Setelah penulis melakukan analisis terhadap anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan antara lain sebagai berikut :

1. Mengingat bahwa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebuah lembaga/instansi yang bergerak dalam bidang pendidikan, yang mana dalam menjalankan fungsinya adalah memberikan pelayan terbaik bagi para mahasiswa ataupun masyarakat umum yang ingin mengetahui tentang pelaksanaan atau penyelenggaraan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. yaitu menjadikan Fakultas Ekonomi USU sebagai salah satu fakultas ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Dalam penyusunan anggaran tahun 2009, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat perbedaan. Yaitu pada Mata Anggaran yang dibuat.

3. Dalam penyusunan anggaran yang dibuat oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terdapat ketidaksesuaian dengan kenyataan yang sebenarnya. Yaitu anggaran yang dianggarkan tidak sesuai dengan yang dikeluarkan.

4. Dilihat dari laporan akhir realisasi anggaran biaya operasional Fakultas Ekonomi Universitas Ekonomi Sumatera Utara pada tahun 2009, dimana

pihak fakultas menganggarkan biaya operasional sebesar Rp.

3.291.016.322,- dan realisasinya sebesar Rp. 2.967.301.148,-.

5. Dari hasil laporan akhir anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat disimpulkan bahwa keadaan keuangan pada FE USU adalah surplus. Maksudnya adalah tidak adanya penyimpangan yang terjadi pada anggaran yang telah dibuat.

6. Secara spesifik diperhatikan ada terdapat jumlah anggaran yang defisit pada beberapa mata anggaran, tetapi hal tersebut dapat ditutupi dengan mata anggaran lain yang masih mempunyai sisa anggaran yang tidak digunakan. Hal tersebut terjadi dikarenakan kurangnya kebijaksanaan dalam mengambil keputusan dalam menyusun anggaran. Yang mana apabila seperti itu, maka akan banyak mengalami kekurangan dana dalam menjalankan kegiatan yang sebelumnya telah ditetapkan.

7. Terjadinya pengeluaran dana anggaran yang cukup besar dan tidak sesuai dengan dana anggaran yang telah dianggarkan dalam penyusunan anggaran.

B . Saran

Sebagai penutup tugas akhir ini penulis akan mencoba memberi saran yang kiranya bermanfaat bagi perkembangan Fakultas Ekonomi USU dan dapat membantu para penyusun anggaran terutama biaya operasional didalam melakukan perencanaan sehingga varian yang terjadi semakin hari semakin kecil sesuai dengan kebutuhan, diantaranya :

a. Disarankan agar Fakultas Ekonomi USU membuat batasan yang lebih jelas antara biaya tetap dengan biaya variabel sehingga tidak timbul kesalahan dalam penempatan biaya.

b. Untuk menghemat biaya, Fakultas Ekonomi USU haruslah efektif dan efisien dalam pemanfaatan semua yang menyangkut pengeluaran biaya. Yaitu harus dapat meminimaliskan biaya lembur, biaya vakasi, dan biaya pemeliharaan gedung dan bangunan.

c. Agar anggaran Fakultas Ekonomi USU dapat lebih memenuhi fungsinya dengan baik lagi, maka penyusunan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan masih perlu diadakan peningkatan dalam hal kegiatan dan analisis.

d. Agar tidak terjadi penyimpangan yang sangat mempengaruhi kegiatan di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, maka penyusunan anggaran lebih dispesifikasikan lagi per mata anggaran.

DAFTAR PUSTAKA

Blocher, Edward, Chen, Lin. 2000. “Manajemen Biaya”, Edisi 1. Jakarta : Salemba Empat.

Darsono, Purwanti. 2008. “Penganggaran Perusahaan”. Jakarta: Mitra Wacana Media

Dunia, Firdaus. A. 1994. “Akuntansi Biaya”. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Kartadinata, Abas. 2000. “Akuntansi dan Analisis biaya”. Jakarta : PT. Rineka Cipta.

Nafarin, M. 2007. ”Penganggaran Perusahaan”, Edisi 3. Salemba Empat : Jakarta.

Sukarno, Edy. 2002. “Sistem Pengendalian Manajemen”, Jakarta : Gramedia. Welsch, Glenn. 2000. “Budgeting”. Edisi Satu. Jakarta : Salemba Empat.

Welsch, Glenn. 2000. “Anggaran Perencanaan dan Pengendalian Laba”. Edisi Satu. Jakarta : Salemba Empat.

Tabel 3.3

Variance Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program S1 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009

NO FUNGSI MAK ANGGARAN REALISASI VARIANCE

1 Belanja Pegawai

•Uang Honor Tetap 512111 446.505.468 367.369.422 79.136.046

•Uang Honor Tidak Tetap

512112 642.814.000 214.894.727 427.919.273 •Lembur 512211 51.000.000 56.845.500 (5.845.500)

•Vakasi 512311 941.324.560 1.742.537.910 (801.213.350) 2 _{Belanja Barang}

•Keperluan Perkantoran

521111 408.000.000 219.016.400 188.983.600 •Pengiriman Surat

Dinas Pos Surat

521114 10.000.000 1.865.000 8.135.000 •Barang Operasional

Lainnya

521119 329.000.000 20.400.000 309.500.000 •Bahan 521211 30.000.000 21.184.700 8.815.300 •Langganan Daya dan

Jasa

522111 39.600.000 7.389.989 32.210.011 •Biaya Pemeliharaan

Gedung & Bangunan

523111 130.872.294 300.611.000 (169.738.706)

•Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin

523121 30.000.000 10.966.500 19.033.500

3 Belanja Modal •Modal Peralatan &

Mesin

532111 231.000.000 4.220.000 226.780.000

TOTAL 3.291.016.322 2.967.301.148 323.715.174

Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Keterangan :

Dari tabel diatas, maka dapat dilihat berapa jumlah belanja yang dianggarkan dan realisasinya, dan juga variance yang terjadi selama tahun 2009.

Dimana didalamnya terdapat variance dari fungsi-fungsi tersebut diatas yaitu sebesar Rp. 323.715.174,-.

Secara garis besar ada 2 (dua) tindakan yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU didalam menghadapi penyimpangan yang terjadi, yaitu :

1. Apabila penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan yang menguntungkan (favorable variance) maka tindakan yang diambil oleh Fakultas Ekonomi USU yaitu akan mengembalikan kepada pihak rektorat dan melimpahkan pada mata anggaran yang mengalami kerugian.

2. Sedangkan apabila penyimpangan tidak menguntungkan (unfavorable

variance) tindakan yang diambil juga hampir sama yaitu mengambil dari

mata anggaran yang mengalami keuntungan dan apabila tidak mencukupi baru akan dilakukan permohonan kembali ke pihak rektorat.

BAB IV

P E N U T U P

A. Kesimpulan

Setelah penulis melakukan analisis terhadap anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan antara lain sebagai berikut :

1. Mengingat bahwa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebuah lembaga/instansi yang bergerak dalam bidang pendidikan, yang mana dalam menjalankan fungsinya adalah memberikan pelayan terbaik bagi para mahasiswa ataupun masyarakat umum yang ingin mengetahui tentang pelaksanaan atau penyelenggaraan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. yaitu menjadikan Fakultas Ekonomi USU sebagai salah satu fakultas ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Dalam penyusunan anggaran tahun 2009, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat perbedaan. Yaitu pada Mata Anggaran yang dibuat.

3. Dalam penyusunan anggaran yang dibuat oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terdapat ketidaksesuaian dengan kenyataan yang sebenarnya. Yaitu anggaran yang dianggarkan tidak sesuai dengan yang dikeluarkan.

4. Dilihat dari laporan akhir realisasi anggaran biaya operasional Fakultas Ekonomi Universitas Ekonomi Sumatera Utara pada tahun 2009, dimana

pihak fakultas menganggarkan biaya operasional sebesar Rp.

3.291.016.322,- dan realisasinya sebesar Rp. 2.967.301.148,-.

5. Dari hasil laporan akhir anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat disimpulkan bahwa keadaan keuangan pada FE USU adalah surplus. Maksudnya adalah tidak adanya penyimpangan yang terjadi pada anggaran yang telah dibuat.

6. Secara spesifik diperhatikan ada terdapat jumlah anggaran yang defisit pada beberapa mata anggaran, tetapi hal tersebut dapat ditutupi dengan mata anggaran lain yang masih mempunyai sisa anggaran yang tidak digunakan. Hal tersebut terjadi dikarenakan kurangnya kebijaksanaan dalam mengambil keputusan dalam menyusun anggaran. Yang mana apabila seperti itu, maka akan banyak mengalami kekurangan dana dalam menjalankan kegiatan yang sebelumnya telah ditetapkan.

7. Terjadinya pengeluaran dana anggaran yang cukup besar dan tidak sesuai dengan dana anggaran yang telah dianggarkan dalam penyusunan anggaran.

B . Saran

Sebagai penutup tugas akhir ini penulis akan mencoba memberi saran yang kiranya bermanfaat bagi perkembangan Fakultas Ekonomi USU dan dapat membantu para penyusun anggaran terutama biaya operasional didalam melakukan perencanaan sehingga varian yang terjadi semakin hari semakin kecil sesuai dengan kebutuhan, diantaranya :

a. Disarankan agar Fakultas Ekonomi USU membuat batasan yang lebih jelas antara biaya tetap dengan biaya variabel sehingga tidak timbul kesalahan dalam penempatan biaya.

b. Untuk menghemat biaya, Fakultas Ekonomi USU haruslah efektif dan efisien dalam pemanfaatan semua yang menyangkut pengeluaran biaya. Yaitu harus dapat meminimaliskan biaya lembur, biaya vakasi, dan biaya pemeliharaan gedung dan bangunan.

c. Agar anggaran Fakultas Ekonomi USU dapat lebih memenuhi fungsinya dengan baik lagi, maka penyusunan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan masih perlu diadakan peningkatan dalam hal kegiatan dan analisis.

d. Agar tidak terjadi penyimpangan yang sangat mempengaruhi kegiatan di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, maka penyusunan anggaran lebih dispesifikasikan lagi per mata anggaran.

DAFTAR PUSTAKA

Blocher, Edward, Chen, Lin. 2000. “Manajemen Biaya”, Edisi 1. Jakarta : Salemba Empat.

Darsono, Purwanti. 2008. “Penganggaran Perusahaan”. Jakarta: Mitra Wacana Media

Dunia, Firdaus. A. 1994. “Akuntansi Biaya”. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Kartadinata, Abas. 2000. “Akuntansi dan Analisis biaya”. Jakarta : PT. Rineka Cipta.

Nafarin, M. 2007. ”Penganggaran Perusahaan”, Edisi 3. Salemba Empat : Jakarta.

Sukarno, Edy. 2002. “Sistem Pengendalian Manajemen”, Jakarta : Gramedia.

Welsch, Glenn. 2000. “Budgeting”. Edisi Satu. Jakarta : Salemba Empat.

Welsch, Glenn. 2000. “Anggaran Perencanaan dan Pengendalian Laba”. Edisi Satu. Jakarta : Salemba Empat.