Analisis Anggaran Biaya Operasional Sebagai Perencanaan dan Pengawasan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III

ANALISIS ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL SEBAGAI

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA

FAKULTAS EKONOMI USU

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh :

RATNA MUTIARA HARAHAP

072101127

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Shalawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah memberikan tauladan yang baik bagi seluruh umat manusia

Tugas Akhri ini berjudul “Analisis Anggaran Biaya Operasional Sebagai Perencanaan dan Pengawasan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Penulis telah berusaha dengan semaksimal mungkin sesuai dengan kemampuan namun penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun.

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. DR. Paham Ginting, SE, MS selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Firman Syrief.Msi. AK selaku dosen Pembimbing Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Dosen dan staff pengajar serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Ayahanda Mohdd. Siddik Harahap dan Ibunda Sahniar, selaku orang tua yang penulis sayangi. Terima kasih atas kasih sayang, perhatian, dukungan, dan doa yang tiada henti-hentinya selama ini.

7. Buat semua teman-teman seperjuangan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terutama teman-teman program studi Diploma III Keuangan Stambuk 2007 grup C serta khususnys buat ( Ilaika, Lily, Winda, Febry, Mita, Rapika, dan Ika Putri ) semua pihak yang mungkin tidak dapat disebutkan namanya.

Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.

Medan, Maret 2010 Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 4

BAB II PROFIL INSTANSI ... 6

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 6

B. Jenis Kegiatan ... 9

C.. Struktur Organisasi ... 9

D. Job Description ... 12

F.Kinerja Usaha Terkini ... 17

G. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III TOPIK PENELITIAN ... 19

BAB IV PENUTUP ... 39

A. Kesimpulan... 39

B. Saran ... 40

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1. Data Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU... 18

Tabel 3.1. Rencana Penggunaan DUK-DM FE USU ... 37

Tabel 3.2. Realisasi Penggunaan DUK-DM FE USU ... 40

DAFTAR GAMBAR

Halaman

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang

Dalam suatu instansi, biaya operasional merupakan salah satu bagian terpenting demi kelangsungan operasi suatu instansi. Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi USU harus merencanakan dan mengendalikan seluruh biaya operasionalnya.

Biaya yang dikeluarkan dalam menjalankan operasionalnya disebut biaya operasi, pemakaian biaya yang kurang tepat akan mengakibatkan pengeluaran biaya yang besar. Oleh karena itu Fakultas Ekonomi USU harus tetap melakukan pengganggaran biaya-biaya termasuk didalamnya biaya operasional secara efisiensi dalam setiap kegiatan operasinya yang merupakan faktor dalam mencapai sasaran yang ditetapkan sebelumnya, agar Fakultas Ekonomi USU bekerja secara efisien dibutuhkan suatu rencana yang baik. Perencanaan dapat dibuat dalam berbagai bidang, salah satunya adalah pada bagian keuangan, yaitu rencana yang dinilai dengan uang atau disebut juga dengan anggaran. Setiap instansi harus memiliki perencanaan dan pengendalian yang dapat mengefisiensikan dan mengefektifkan kegiatan operasional, khususnya pada tugas akhir ini penulis menyajikan analisis anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi USU. Kinerja sesungguhnya diketahui dari usaha-usaha optimasi pemanfaatan sumber-sumber dan pelaksanaan tugas-tugas, sementara kesesuaian antara kinerja sesungguhnya dan tujuan yang diharapkan diketahui dengan

membandingkan hasil yang dicapai dengan standar organisasi, yaitu apakah masukan lebih besar, sama dengan atau lebih kecil dari pengeluaran.

Perencanaan dan pengendalian dibagi – bagi untuk tujuan teoritis, pembagian tersebut disusun secara artificial untuk kemudahan analisis dan tidak merefleksikan dinamika perkembangan suatu entitas. Pada kenyataannya perencanaan dan pengendalian adalah simultan, tidak terpisahkan, dan merupakan proses yang saling berhubungan. Perencanaan merupakan konstruksi dari program operasional terperinci, merupakan proses dari menyadari kesempatan maupun ancaman eksternal dan menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Anggaran biaya dalam bidang operasional Fakultas Ekonomi USU sangat penting guna menghindari terjadinya penyimpangan biaya yang tidak di perlukan yang dapat menyebabkan biaya operasional fakultas semakin besar. Dengan anggaran operasional yang baik, dapat mendukung tujuan akhir suatu instansi tersebut. Anggaran merupakan bagian penting dari proses perencanaan karena anggaran menuntut keputusan pengalokasian sumber daya menuju pencapaian sasaran. Disamping itu juga anggaran mempunyai fungsi pengawasan yaitu menyelidiki apakah pelaksanaan suatu kegiatan itu dikerjakan sesuai rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Apabila terdapat perbedaan antara anggaran dan realisasinya, maka hal itu perlu dianalisis. Dari analisis perbedaan tersebut diambil keputusan yang perlu untuk mengatasi kemungkinan yang merugikan pada periode yang akan datang. Selain menjadi alat perencanaan dan

pengendalian, anggaran juga merupakan alat utama pengkoordinasian kegiatan – kegiatan organisasi

Pengendalian meliputi penetapan tujuan dan standar, membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan. Fakultas Ekonomi USU selalu mempunyai keterkaitan dengan biaya operasional yakni biaya umum serta administrasi. Oleh sebab itu biaya operasional merupakan yang paling esensial menyangkut kesinambungan suatu instansi, maka sangat di perlukan perencanaan dan pengendalian yang akurat terhadap biaya operasional. Dengan berpedoman pada biaya operasional maka tujuan fakultas akan tercapai.

Biaya operasional sangat di butuhkan staff keuangan fakultas dalam melaksanakan seluruh fungsinya untuk menjamin kesistematisan dan sebagai alat untuk mengawasi pelaksanaan aktivitas fakultas yang direncanakan agar operasi fakultas dapat berjalan dengan tingkat efesiensi yang tinggi. Untuk itulah penulis merasa tertarik untuk memilih judul ”Analisis Anggaran Biaya Operasional

B. Perumusan Masalah

Dari uraian diatas di ketahui bahwa anggaran biaya operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dikelola dengan efektif dan efisien, hal ini bukan hanya berlaku untuk suatu instansi, tetapi juga berlaku untuk semua instansi termasuk juga Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Perencanaan dan pengawasan biaya operasional fakultas yang baik akan membantu tata usaha/staff keuangan mencapai tujuan yang efektif dan efesien. Dengan demikian dapat kita buat suatu rumusan masalah, yaitu :

1. Bagaimana Fakultas Ekonomi USU melakukan

perencanaan dan pengendalian biaya operasional guna mencegah penyimpangan.

2. Bagaimana Fakultas Ekonomi USU menetapkan anggaran biaya operasional untuk meningkatkan efiensi.

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulisan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : 1.Untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan perkuliahan pada

Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi di USU.

2.Untuk mengetahui bagaimana Fakultas Ekonomi USU merencanakan dan mengendalikan biaya operasionalnya.

3.Untuk menganalisa dan mengevaluasi perencanaan dan pengendalian biaya operasional pada Fakultas Ekonomi USU.

4.Untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan menambah wawasan penulis khususnya tentang biaya operasional dan hal – hal yang terkait didalamnya.

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah :

1. Bagi Penulis

Penulisan ini bermanfaat dalam mengembangkan wawasan dan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh oleh penulis selama perkuliahan, khususnya mengenai biaya operasional.

2. Bagi Instansi

Hasil penulisan ini diharapkan dapat memberikan saran-saran atau bahan

masukan untuk mengambil keputusan dalam menentukan perencanaan dan pengawasan serta mengambil kebijakan – kebijakan yang berguna untuk kelangsungan suatu instansi di masa yang akan datang.

3. Bagi Akedemisi

Hasil penulisan ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan dan pembelajaran dalam melakukan atau melanjutkan penelitian yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983,

Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III ( yang dulunya bernama Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ), terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah “Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global”.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi

dalam bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan

pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan instansi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Rektor & Pembantu Rektor Dekan & Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua & Sekretaris Departemen Kepala Bag. Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Intern Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Kepala Sub. Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit bagian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Rincian tugas bagian tata usaha adalah:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. 6. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan

kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Rincian tugas bagian akademik sebagai berikut :

1.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2.Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

3.Melakukan administrasi akademik.

4.Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5.Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

7.Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

8.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Rincian tugas pada sub bagian umum dan perlengkapan adalah sebagai berikut: 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

6. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

7. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Rincian tugas pada sub bagian kepegawaian adalaha :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 3. Melakukan urusan mutasi pegawai.

4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

9. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas pada sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

11.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Rincian pada sub bagian perlengkapan adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. 4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. 5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Data mahasiswa yang terdaftar selama tahun ajaran 2009 adalah sebagai berikut :

Tabel 2.1

Data Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU Tahun Ajaran 2009/2010

Jenis Kelamin

Departemen / Jurusan

Jumlah S1 Reguler D3 Reguler S1 Ekstensi

Ep Akt Mnj Keu Akt Kes Ep Akt Mnj Lk Pr 64 67 122 202 137 121 53 84 37 92 6 86 3 6 30 52 25 56 477 766 Jumlah 131 324 258 137 129 92 9 82 81 1.243

Sumber : Fakultas Ekonomi USU

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Analisis Anggaran Biaya Operasional 1. Pengertian Anggaran

Ada beberapa istilah yang digunakan dalam menyatakan anggaran perusahaan, yaitu business budget, profit planning and control, comprehensive budgeting, business budget and control. Para Ahli mengemukakan pendapat yang berbeda mengenai pengertian penganggaran itu sendiri walaupun demikian perbedaan istilah-istilah tersebut tidaklah merubah pengertian dari anggaran, hal ini dapat dilihat dari defenisi yang diberikan oleh para ahli: menurut Carter dan Usry ( 2007 : 13 ) definisi anggaran adalah sebagai berikut : “Anggaran adalah pernyataan terkuantifikasi dan tertulis dari rencana manajemen”.

Haruman (2007 : 3) memberikan definisi anggaran : “Penganggaran (budgeting ) menunjukan suatu tahap persiapan yang diperlukan sebelum dimulainya penyusunan rencana, pengumpulan berbagai data dan informasi yang perlu, pembagian tugas perencanaan, penyusunan rencananya sendiri, implementasi dari rencana tersebut, sampai pada akhirnya tahap pengawasan dan evaluasi dari hasil rencana itu”. Sedangkan menurut Darsono (2008 : 1) : “Penganggaran adalah proses penyusunan anggaran yang dimulai dengan pembuatan panitia, pengumpulan dan pengklasifikasian data, pengajuan rencana kerja fisik dan keuangan tiap – tiap seksi, bagian, divisi, penyusunan secara mnyeluruh, merevisi, dan mengajukan kepada pimpinan puncak untuk disetujui dan dilaksanakan”.

Dalam beberapa terakhir ini, sejumlah besar perhatian telah diberikan kepada implikasi perilaku dari penyediaan data yang dibutuhkan untuk perencanaan dan pengendalian bagi manajemen. Anggaran memainkan peranan penting dan

mempengaruhi perilaku individu – individu dan kelompok di setiap tingkatan proses manajemen termasuk diantarannya :

1. Menetapkan cita – cita

2. Menginformasikan kepada individu – individu mengenai apa yang harus mereka berikan untuk pencapaian cita – cita tersebut.

3. Memotivasi kinerja yang diinginkan 4. Evaluasi kinerja

5. Memberikan saran kapan tindakan korektif sebaiknya diambil

Kelompok manajemen yang tidak mau menerima asumsi – asumsi yang digunakan dalam anggaran dapat berkinerja buruk bagi suatu instansi. Berikut ini adalah elemen – elemen yang disarankan sebagai alat untuk memotivasi karyawan untuk membidik cita – cita yang ditetapkan dalam anggaran :

1. Sistem kompensasi yang membangun dan memelihara hubungan yang jelas antara hasil dan penghargaan

2. Sistem untuk penilaian kinerja yang dipahami oleh karyawan dalam hubungannya dengan efektivitas dan hasil penting individual, tugas dan tanggung jawab, tingkat dan cakupan pengaruh dalam pengambilan keputusan serta waktu yang diberikan untuk menilai hasil tersebut

3. Suatu sistem komunikasi yang memungkinkan karyawan bertanya kepada atasan berdasarkan kepercayaan dan kejujuran

5. Suatu sistem pendukung karyawan , seperti pelatihan, bimbingan dan perencanaan karir

6. Suatu sisem yang mempertimbangkan tidak hanya untuk tujuan perusahaan tetapi juga keahlian dan kemampuan karyawan

7. Suatu sistem yang tidak setengah – setengah, tetapi harus berusaha meraih standar yang realitas dan dapat dicapai, menekankan pada perbaikan dan menyediakan lingkungan dimana konsep keunggulan ( excellence ) dapat tumbuh

2. Jenis – Jenis Anggaran

Ada beberapa klasifikasi mengenai anggaran, yang antara lain : 1. Berdasarkan Ruang Lingkup

a. Anggaran Komprehensif, yaitu anggaran perusahaan yang disusun dengan ruang lingkup yang menyeluruh yang menyangkut seluruh aktivitas perusahaan

b. Anggaran Parsial, anggaran perusahaan yang disusun dengan ruang lingkup yang terbatas yang hanya mencakup sebagian dari kegiatan perusahaan.

2. Berdasarkan Fleksibilitasnya

a. Anggara Fixed ( fixed budget ), yaitu anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu dimana volumenya sudah tertentu dan berdasarkan volume tersebut direncanakan revenue, cost, dan expenses, serta tidak diadakan revisis secara periodik.

b. Anggaran Kontinyu ( Continues Budget ), yaitu anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu dimana volumenya sudah tertentu dan berdasarkan volume tersebut direncanakan revenue, cost, dan expenses, tetapi diadakan revisi secara periodik dan ditambahkan anggaran untuk satu triwulan pada periode anggarn berikutnya.

3. Berdasarkan Jnagka Waktu

a. Anggaran Jangka Pendek, yaitu anggaran operasional yang menunjukkan rencana operasi atau kegiatan untuk satu periode akuntansi ( biasanya satu tahun ) yang akan datang. Anggaran ini terdiri dari anggaran penjualan, anggaran produksi, anggaran pemakaian bahan langsung, anggaran pembelian bahan baku, anggaran upah langsung, anggaran biaya overhead, anggaran persediaan bahan baku dan barang jadi, anggaran biaya penjualan dan promosi, anggaran biaya administrasi, anggaran harga pokok barang yang dijual, anggaran pendapatan dan penngeluaran lain – lain, anggaran tambahan modal, anggaran piutang, dan daftar neraca yang diproyeksikan.

b. Anggaran Jangka Panjang, yaitu anggaran yang menunjukkan rencana investasi dalam tahun anggaran dengan waktu lebih dari satu tahun.

3. Keunggulan dan Kelemahan Anggaran

Berdasarkan dari pernyataan diatas, dapat disimpulkan beberapa keunggulan yang dapat diperoleh bila perusahaan menerapkan penyusunan anggaran yang baik, antara lain :

1. Hasil yang diharapkan dari suatu rencana tertentu diproyeksikan sebelum rencana tersebut dilaksanakan. Bagi manajemen hasil proyeksi ini menciptakan peluang untuk memilih rencana yang paling menguntungkan untuk dilaksanakan.

2. Dalam menyusun anggaran, diperlukan analisis yang sangat teliti terhadap setiap tindakan yang akan dilakukan. Analisis ini sangat bermanfaat bagi manajemen sekalipun ada pilihan untuk tidak melanjutkan keputusan tersebut. 3. Anggaran merupakan penelitian untuk kerja sehingga dapat dijadikan patokan

untuk menilai baik buruknya suatu hasil yang diperoleh.

4. Anggaran memerlukan adanya dukungan organisasi yang baik sehingga setiap manajer mengetahui kekuasaan, kewenangan dan kewajibannya. Anggaran sekaligus berfungsi sebagai alat pengendalian pola kerja karyawan dalam melakuakan suatu kegiatan.

5. Mengingat setiap manajer atau penyelia dilibatkan dalam penyususnan anggaran, maka memungkinkan terciptanya perasaan ikut berperan serta

Disamping beberapa keunggulan tersebut diatas, terdapat pula beberapa

kelemahan dari anggaran, antara lain :

1. Karena anggaran disusun berdasarkan estimasi ( permintaan efektif, kapasitas produksi dan lain – lain ) maka terlaksananya dengan baik kegiatan – kegiatan tergantung pada ketepatan estimasi tersebut.

2. Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut baru berhasil apabila dilaksanakan secara sungguh – sungguh.

3. Anggaran hanya merupakan suatu alat yang dipergunakan untuk membantu manajer dalam melaksanakan tugas – tugasnya, bukan menggantikannya. 4. Kondisis yang terjadi tidak selalu seratus persen sama dengan yang

4. Definisi Biaya dan Klasifikasi Biaya a. Definisi Biaya

Dalam peggolongan perusahaan, besar maupun perusahaan kecil, perusahaan jasa maupun perusahaan dagang setiap harinya. Selalu berkaitan dengan biaya yang harus dikeluarkan. Ada berbagai defenisi mengenai biaya yaitu:

Baridwan (2004 : 30) memberikan defenisi biaya sebagai berikut: “Biaya adalah Aliran keluar, pemakaian lain aktiva atau timbulnya utang ( kombinasi keduanya ) selama satu periode yang berasal dari penyerahan atau pembuatan barang, penyerahan jasa, atau dari pelaksanaan lain yang merupakan kegiatan utama badan usaha”. Menurut Machfoedz (2000:36) defenisi biaya adalah sebagai berikut: “Biaya adalah jumlah yang diukur dalam bentuk keuangan dari kas yang dikeluarkan atau kekayaan yang dipindahkan, saham yang dikeluarkan atau hutang yang dibentuk dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang diperoleh”.

b. Klasifikasi Biaya

Klasifikasi biaya sangat penting guna membuat ikhtisar yang berarti atas data

biaya. Klasifikasi yang paling umum digunakan didasarkan pada hubungan antara biaya dengan berikut ini :

1. Biaya Dalam Hubungannya Dengan Produk

a. Biaya Manufaktur, disebut juga biaya produksi atau biaya pabrik. Biasanya didefinisikan sebagai jumlah dari tiga elemen biaya : biaya

integral dari produk jadi dan dimasukkan secara eksplisit dalam perhitungan biaya produk ), biaya tenaga kerja langsung ( tenaga kerja yang melakukan konversi bahan baku langsung menjadi produk jadi dan dapat dibebankan secara layak ke produk tertentu ), dan biaya overhead pabrik ( terdiri atas semua biaya manufaktur yang tidak ditelusuri secara langsung ke output tertentu ).

b. Biaya Komersial, terdiri atas dua klasifikasi besar yaitu biaya pemasaran ( termasuk beban promosi, beban penjualan, dan pengiriman ) dan biaya administratif ( termasuk beban yang terjadi dalam mengarahkan dan mengendalikan organisasi ).

2. Biaya Dalam Hubungannya Dengan Volume Produksi

a. Biaya Variabel, menunjukkan jumlah perunit yang relatif konstan dengan berubahnya aktivitas yang relevan.

Contoh biaya variabel : - perlengkapan - bahan baku - royalti - upah lembur - biaya komunikasi - penanganan bahan baku

b. Biaya Tetap, bersifat konstan secara total dan rentang yang relevan. Contoh biaya tetap :

- depresiasi - pajak properti - gaji supervisor - asuransi - gaji eksekutif - sewa

c. Biaya Semi Variabel, biaya yang memiliki elemen biaya tetap dan biaya variabel.

Contoh biaya semivariabel : - inspeksi

- jasa departemen biaya - jasa departemen penggajian - air dan limbah

- asuransi kompensasi

- asuransi kecelakaan dan kesehatan - pajak penghasilan

3. Biaya Dalam Hubungannya Dengan Departemen Produksi / Segmen Lain

b. Departemen Jasa, pada umumnya dibeberapa organisasi adalah departemen pemeliharaan, panggajian, akuntansi biaya, dan pemrosesan data.

4. Biaya Dalam Hubungannya Dengan Periode Akuntansi

a. Pengeluaran Modal ( capital expenditure ) ditujukan untuk memberikan manfaat di masa depan dan dilaporkan sebagai aktiva. b. Pengeluaran Pendapatan ( revenue expenditure ) memberikan manfaat

untuk periode sekarang dan dilaporkan sebagai beban.

5. Biaya Dalam Hubungannnya Dengan Suatu Keputusan

Biaya differensial, seringkali disebut biaya marginal yang merupakan salah satu nama dari biaya yang relevan untuk suatu pilihan diantara banyak alternatif.

c. Biaya Operasional

Yang dimaksud dengan biaya operasional adalah semua biaya yang dikeluarkan yang pada hakekatnya dianggap habis dalam masa satu tahun tutup buku. Untuk menyusun anggaran yang lengkap yang akan dapat dipergunakan di dalam perusahaan secara sekaligus tidaklah mungkin. Dengan demikian perlu diketahui bagaimana penyusunan anggaran dalam perusahaan tersebut harus dilaksanakan, ditinjau dari urutan anggaran yang disusun tersebut. Menurut Anton (2000:277) “Anggaran biaya operasional adalah anggaran yang menggerakkan kegiatan usaha

sejak barang-barang dan jasa-jasa telah siap menjadi barang jadi dan seterusnya disalurkan kepasaran bebas”.

Didalam penyusunan anggaran biaya operasional, biasanya mencakup anggaran berikut ini:

1. Anggaran biaya tetap

Anggaran biaya tetap atau konstan adalah anggaran biaya yang besar kecilnya tidak dipengaruhi oleh perubahan aktivitas perusahaan. Ini berarti jika terjadi peningkatan atau penurunan aktivitas perusahaan, maka biaya tetap tidak mengalami perubahan. Yang termasuk kedalam biaya tetap adalah depresiasi (penyusutan), pajak, asuransi, biaya kredit dan sebagainya. Prosedur penyusunan anggaran biaya tetap dapat dilakukan dengan menganalisis biaya tetap masa yang lalu kemudian biaya ini diteliti dan dibuat sebagai bahan pertimbangan di masa yang akan datang.

Ada dua ciri utama biaya tetap (Munandar, 2001:227), yaitu:

a. Bila perusahaan tidak melakukan aktivitas sama sekali biaya ini tetap ada dalam jumlah yang tetap.

b. Bila perusahaan meningkatkan atau menurunkan aktivitasnya, biaya ini tetap dalam jumlah yang tetap.

2. Anggaran biaya variabel

Anggaran biaya variabel adalah anggaran biaya yang jumlahnya berubah-ubah secara propesional dengan berberubah-ubahnya volume produksi. Ini berarti bila

meningkat pula. Begitu juga sebaliknya, jika aktivitas berkurang maka biaya variabel juga akan menurun. Yang termasuk kedalam biaya variabel misalnya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung dan lain-lain. Anggaran biaya variabel dapat disusun dengan berpedoman pada biaya variabel tahun sebelumnya dengan memperhatikan adanya penambahan maupun penurunan aktivitas perusahaan pada tahun-tahun yang akan datang. Ada dua ciri utama bidang biaya variabel (Munandar, 2001: 227), yaitu :

a. Bila perusahaan tidak melakukan aktivitas maka jumlah biaya ini tidak ada.

b. Bila perusahaan meningkatkan aktivitas maka jumlah biaya ini akan mengalami peningkatkan sedangkan bila perusahaan menurunkan aktivitasnya maka biaya ini akan mengalami penurunan pula.

3. Anggaran semi variabel

Anggaran biaya semi variabel merupakan anggaran biaya-biaya yang sebagian mempunyai sifat tetap yang besar kecilnya dipengaruhi oleh perubahan aktivitas perusahaan dan sebagian lagi mempunyai sifat tetap yang besar kecilnya dipengaruhi oleh perusahaan aktivitas perusahaan. Yang termasuk dalam biaya semi variabel antara lain biaya pemeliharaan gedung, biaya pemeliharaan mesin dan alat-alat, upah (gaji), insentif dan lain-lain. Anggaran biaya semi variabel dapat ditentukan dengan menganalisa biaya pada tahun-tahun yang sudah lewat dan membuat pertimbangan terhadap biaya-biaya yang mungkin berubah akibat adanya peningkatan dan penurunan

aktivitas perusahaan di masa yang akan datang. Adapun ciri-ciri biaya semi variabel (Munandar, 2001:232), yaitu:

1. Bila perusahaan tidak melakukan aktivitas sama sekali biaya ini tetap ada dalam jumlah tertentu yaitu sebesar unsur biaya tetap yang terkandung di dalamnya.

2. Bila perusahaan meningkatkan aktivitasnya maka jumlah biaya ini makin meningkat karena unsur biaya variabel yang terkandung didalamnya tidak berubah dan sebaliknya, jika aktivitas perusahaan menurun maka jumlah biaya menurun karena unsur biaya variabel menurun sedangkan unsur biaya tetap tidak berubah.

5. Prinsip Penyusunan Anggaran

Prinsip – prinsip dasar yang harus dipenuhi dan ditaati agar suatu anggaran dapat disusun dan silaksanakan adalah sebagai berikut ;

1. Management Involvement

Keterlibatan manajemen dalam penyusuanan rencana mempunyai makna bahwa manajemen mempunyai komitmen yang kuat untuk mencapai segala sesuatu yang direncanakan.

2. Organizational Adaptation

Suatu rencana keuangan harus disusun berdasarkan struktur organisasi dimana ada ketegasan garis wewenang dan tanggung jawab. Seorang manajer tidak dapat menindahkan tanggung jawab atas sesuatu pekerjaan walaupun dia dapat melimpahkan sebagian wewenangnya kepada bawahannya.

3. Responsibility Accounting

Agar rencana keuangan dapat dilaksanakan dengan baik, maka harus didukung adanya suatu sistem responsibility accounting yang polanya disesuaikan dengan pertanggungjawaban organisatoris.

4. Goal Orientation

Penetapan tujuan yang realistis akan menjamin kelangsungan hidup dan pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang. Jadi konsep management by objective dapat diterapkan.

5. Full Communication

Suatu perencanaan dan pengendalian dapat berjalan secara efektif apanila natara tingkatan manajemen mempunyai pemahaman yang sama tentang tanggung jawab dan sasaran yang harus dicapai.

6. Realistic Expectation

Dalam perencanaan, manajemen harus menghindari konservatisme dan optimisme yang berlebihan yang menjadikan sasaran tidak dapat tercapai. Jadi manajemen harus menetapkan sasaran yang realistis artinya memungkinkan dapat dicapai.

7. Timeliness

Laporan – laporan berupa informasi mengenai realisasi rencana harus diterima oleh manajer yang berkompeten tepat pada waktunya agar informasi tersebut efektif dan berguna bagi manajemen.

8. Flexible Application

Perencanaan tidak boleh kaku tetapi harus terdapat celah untuk perubahan sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi.

9. Reward and Punishment

Mnajemen harus melakukan penilaian kinerja manajer berdasarkan perencanaan yang telah ditetapkan. Jdai manajer yang kinerjanya dibawah atau melebihi standar harus dapat diketahui sehingga pemberian suatu reward ataupun punishment oleh manajemen menjadi transparan.

B. Analisis Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasional

Pada dasarnya, yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan kegiatan anggaran ada ditangan pimpinan tertinggi fakultas. Dalam hal ini, fakultas ekonomi USU membuat anggaran dibawah Pembantu Dekan II (PD II) dan tim anggaran ini terdiri dari program studi, departemen, dan bagian dilingkungan fakultas ekonomi USU. Namun demikian tugas menyiapkan dan menyusun anggaran serta kegiatan-kegiatan penganggaran lainnya tidak harus ditangani sendiri oleh pimpinan tertinggi fakultas, melainkan dapat didelegasikan kepada bagian lain fakultas.

Adapun siapa atau siapa yang diserahi tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran tersebut sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing instansi. Pada Fakultas Ekonomi USU bagian yang mempersiapkan dan menyusun anggaran ini dapat didelegasikan kepada bagian administrasi, ini terdapat bagi instansi kecil seperti halnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pada Fakultas Ekonomi penyusunan ini dilakukan oleh kasubag Keuangan. Hal ini disebabkan karena Fakultas Ekonomi merupakan instansi nirlaba, kegiatan-kegiatan fakultas tidak telalu kompleks, sederhana, dengan ruang lingkup yang terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja tidak perlu banyak melibatkan secara aktif seluruh bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan.

Agar penyusunan anggaran dapat berjalan dengan baik dan lancar maka perlu ditetapkan suatu pedoman penyusunan anggaran. Pedoman penyusunan anggaran ini harus dibuat terperinci dan jelas, agar setiap bagian dapat mengikuti pedoman

tersebut sesuai dengan kebutuhan setiap bagian. Dengan demikian, tersedia waktu yang cukup untuk membuat pertimbangan dan penilaian atau hal-hal yang dianggap perlu.

Pedoman penyusunan anggaran instansi itu harus mencerminkan materi apa yang akan dicapai baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Perencanaan dasar dari perusahaan terdiri dari tujuan umum dan tujuan khusus, strategis instansi serta uraian dasar pemikiran fakultas.

Anggaran yang disusun oleh bagian administrasi merupakan rancangan anggaran (draft budget). Rancangan anggaran inilah yang diserahkan kepada pimpinan teringgi fakultas untuk disahkan serta ditetapkan sebagai anggaran yang defenitif. Sebelum disahkan oleh pimpinan teringgi yaitu rektorat, masih dimungkinkan untuk diadakan perubahan-perubahan terhadap rancangan tersebut, dan dimungkinkan untuk diadakan pembahasan antara pimpinan tertinggi instansi dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut.

Setelah disahkan oleh pimpinan tetinggi fakultas, maka rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan kerja. Berikut adalah rencana penggunaan daftar usulan kegiatan dana masyarakat (DUK-DM) program D3 Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran 2009.

Tabel 3.1

Rencana Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program D3 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009

(Dalam Rupiah)

NO JENIS PENGELUARAN MAK JUMLAH

1 Belanja Honorarium

- Belanja Uang Honor Tetap - Belanja Uang Honor Tidak Tetap - Belanja Lembur

- Belanja Vakasi

512111 512112 512211 512311 263.000.000 125.688.000 - 624.342.800 2 Belanja Barang

- Belanja Keperluan Perkantoran

- Balanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat

- Belanja Barang Operasional Lainnya - Belanja Bahan

- Belanja Langganan Daya dan Jasa - Belanja Jasa Konsultan

- Belanja Sewa - Belanja Jasa Profesi

- Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung & Bangunan

- Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin

- Belanja Perjalanan Biasa ( Dalam Negeri )

- Belanja Perjalanan Luar Biasa ( Luar Negeri ) 521111 521114 521119 521211 522111 522113 522114 522115 523111 523121 524111 524121 80.000.000 10.000.000 35.000.000 5.000.000 - - 72.500.000 50.000.000 119.183.316 25.000.000 97.500.000 -

3 Belanja Modal

- Belanja Modal Peralatan &Mesin

- Belanja Modal Gedung &

Bangunan

- Belanja Modal Jaringan

- Belanja Pemeliharaan Gedung & Bangunan yang di Kapitalisasi - Belanja Pemeliharaan Peralatan

& Mesin yang di Kapitalisasi

66.000.000 -

- - -

C. Pengendalian Biaya Operasional

Pengendalian dilakukan untuk menganalisis dan mengevaluasi penyimpangan yang terjadi antara apa yang telah ditetapkan dalam budget dengan realisasinya dan pertimbangan bagi perencanaan yang lebih baik dimasa yang akan datang. Pengendalian dilaksanakan berdasarkan standar dan budget yang disusun atas pertimbangan manajemen, peramalan dengan perhitungan matematis dan pengalaman dimasa lalu.

Tanggung jawab atas pengendalian biaya sebaiknya diberikan kepada individu - individu tertentu yang juga bertanggung jawab untuk menganggarkan biaya yang berada di bawah kendali mereka. Setiap tanggung jawab manajer sebaiknya dibatasi pada biaya dan pendapatan yang dapat dikendalikan oleh manajer tersebut, dan kinerja secara umum diukur dengan membandingkan antara biaya dan pendapatan aktual terhadap anggaran. Sistem yang didesain untuk mencapai tujuan tersebut disebut sistem akuntansi pertanggung jawaban.

Untuk membantu dalam mengendalikan biaya, akuntan biaya dapat menggunakan jumlah biaya yang telah ditetapkan sebelumnya yang disebut biaya standar. Biaya standar juga dapat dijadikan dasar untuk anggaran dan laporan biaya. Aspek penting lain dari pengendalian biaya adalah identifikasi dari biaya aktivitas yang berbeda dibandingkan biaya dari departemen dan produk yang berbeda. Pengendalian sebagaimana halnya perencanaan dan pengorganisasian, merupakan salah satu fungsi yang vital dalam proses manajemen. Biaya dapat dikatakan

biaya atau secara signifikan dapat mempengaruhi jumlah biaya dalam suatu periode tertentu yang biasanya jangka pendek.

Tahap-tahap proses pengendalian anggaran menurut Mulyadi (2001:508), malalui tiga tahap utama :

1. Penetapan sasaran. 2. Implementasi

3. Pengendalian dan Evaluasi

Proses pengendalian anggaran didahului dengan penetapan tujuan oleh manajemen puncak dan penetapan strategi untuk mencapainya. Tujuan merupakan hasil yang diinginkan untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian biaya operasional Fakultas Ekonomi USU diadakan melalui anggaran. Evaluasi terhadap anggaran dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam pelaksanaan. Apabila ada kelemahan maka diambil tindakan korektif untuk periode anggaran berikutnya. Perusahaan menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian-penyesuaian terhadap alokasi pada biaya anggaran. Realisasi penggunaan daftar usulan kegiatan dana masyarakat (DUK-DM) program D3 Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran 2009 adalah sebagai berikut :

Tabel 3.2

Realisasi Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program D3 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009

(Dalam Rupiah)

NO JENIS PENGELUARAN MAK JUMLAH

1 Belanja Honorarium

- Belanja Uang Honor Tetap - Belanja Uang Honor Tidak Tetap - Belanja Lembur

- Belanja Vakasi

512111 512112 512211 512311 337.679.896 128.976.201 - 763.698.562 2 Belanja Barang

- Belanja Keperluan Perkantoran

- Balanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat

- Belanja Barang Operasional Lainnya - Belanja Bahan

- Belanja Langganan Daya dan Jasa - Belanja Jasa Konsultan

- Belanja Sewa - Belanja Jasa Profesi

- Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung & Bangunan

- Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin

- Belanja Perjalanan Biasa ( Dalam Negeri )

- Belanja Perjalanan Luar Biasa ( Luar Negeri ) 521111 521114 521119 521211 522111 522113 522114 522115 523111 523121 524111 524121 163.898.400 1.521.000 - 17.365.900 - - - - 308.580.000 41.375.000 - -

3 Belanja Modal

- Belanja Modal Peralatan &Mesin

- Belanja Modal Gedung &

Bangunan

- Belanja Modal Jaringan

- Belanja Pemeliharaan Gedung & Bangunan yang di Kapitalisasi - Belanja Pemeliharaan Peralatan

& Mesin yang di Kapitalisasi

532111 533111 534131 535111 535121 197.931.000 - - - - Sumber : Fakultas Ekonomi USU

D. Analisis Penyimpangan Biaya Operasional

Sebelum melakukan analisis tentang adanya penyimpangan/variance anggaran, maka terlebih dahulu disajikan laporan anggaran yang dibuat sebelumnya. Kita juga mengetahui bahwa anggaran (budget) merupakan “Tool of Control” dan kita juga mengenal istilah “Control of Budget” istilah ini semua menunjukkan bahwa budget dapat dijadikan sebagai alat untuk standard kerja sudah ada. Kemungkinan sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan menjadi angka aktual yang dapat kita harapkan dengan standard atau sasaran yaitu budget. Perbedaan antara dua angka ini akan merupakan penyimpangan.

Analisa penyimpangan digunakan secara luas dalam pelaporan keuangan dan sering diaplikasikan menurut keadaan berikut:

2. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual tahun berjalan dibandingkan dengan menggunakan tahun lalu sebagai tahun dasar.

3. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dibandingkan dengan biaya standard.

4. Penyelidikan penyimpangan antara hasil actual dibandingkan dengan sasaran budget.

Penyimpangan yang mungkin terjadi yaitu:

e. Penyimpangan anggaran menguntungkan (favourable variance)

Apabila penyimpangan yang terjadi menguntungkan perusahaan, maka disebut favorable variance.

f. Penyimpangan tidak menguntungkan (unfavourable variance)

Apabila penyimpangan yang terjadi merugikan perusahaan maka disebut unfavourable variance.

Laporan budget (budget report), yaitu laporan antara hasil realisasi dengan pelaksanaan budget, yang dilengkapi dengan berbagai analisa pembanding antara budget dengan realisasinya itu, sehingga diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik yang bersifat merugikan (unfavourable) ataupun yang menguntungkan (favourable) dapat diketahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan tersebut sehingga dapat ditarik beberapa kesimpulan dan beberapa tindak lanjut yang segera perlu dilakukan. Adapun penyimpangan yang terjadi selama tahun 2009 pada Fakultas Ekonomi USU yaitu :

Tabel 3.3

Variance Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat

(DUK-DM) Program D3 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2009

(Dalam Rupiah)

NO F U N G S I M A K ANGGARAN REALISASI VARIANCE

1 Belanja Honorarium

- Belanja Lembur

- Belanja Uang Honor Tetap - Belanja Uang Honor Tidak Tetap - Belanja Vakasi

512211 512111 512112 512311 - 263.000.000 125.688.000 624.342.800 - 337.679.896 128.976.201 763.698.562 - 74.679.896 3.288.201 139.355.762

2 Belanja Barang

- Belanja Keperluan Perkantoran

- Balanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat - Belanja Barang Operasional Lainnya - Belanja Bahan

- Belanja Langganan Daya dan Jasa - Belanja Jasa Konsultan

- Belanja Sewa - Belanja Jasa Profesi

- Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung & Bangunan

- Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin - Belanja Perjalanan Biasa ( Dalam Negeri ) - Belanja Perjalanan Luar Biasa ( Luar Negeri )

521111 521114 521119 521211 522111 522113 522114 522115 523111 523121 524111 524121 80.000.000 10.000.000 35.000.000 5.000.000 - - 72.500.000 50.000.000 119.183.316 25.000.000 97.500.000 - 163.898.400 1.521.000 - 17.365.900 - - - - 308.580.000 41.375.000 - - 83.898.400 8.479.000 35.000.000 12.365.900 - - 72.500.000 50.000.000 189.396.684 16.375.000 97.500.000 -

3 Belanja Modal

- Belanja Modal Peralatan &Mesin

- Belanja Modal Gedung & Bangunan

- Belanja Modal Jaringan

- Belanja Pemeliharaan Gedung &

Bangunan yang di Kapitalisasi

- Belanja Pemeliharaan Peralatan & Mesin

yang di Kapitalisasi

532111 533111 534131 535111 535121 66.000.000 - - - - 197.931.000 - - - - 131.931.000 - - - -

Total 1.573.214.116 1.961.025.959 914.769.843

Secara garis besar ada 2 (dua) tindakan yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU didalam menghadapi penyimpangan yang terjadi, yaitu :

1. Apabila penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan yang

menguntungkan (favourable variance) maka tindakan yang diambil oleh Fakultas Ekonomi USU yaitu akan mengembalikan pihak rektorat dan melimpahkan pada mata anggaran yang mengalami kerugian.

2. Sedangkan apabila penyimpangan tidak menguntungkan (unfavourable variance) tindakan yang diambil juga hampir sama yaitu mengambil dari mata anggaran yang mengalami keuntungan dan apabila tidak mencukupi baru akan dilakukan permohonan kembali ke pihak rektorat.

BAB IV

P E N U T U P

A. Kesimpulan

Setelah penulis mengadakan analisa dan evaluasi atas analisis anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi USU Medan, dengan hasil yang didapat maka penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain, yaitu:

1. Fakultas Ekonomi USU merupakan sebuah lembaga/instansi yang bergerak dalam pelaksanaan pendidikan. Didalam menjalan fungsinya selalu berusaha memberikan pelayanan yang berkualitas dan terbaik kepada customer yaitu para mahasiswa maupun masyarakat umum yang ingin mengetahui tentang penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan sehingga Fakultas Ekonomi USU dapat misinya yaitu menjadikan Fakultas Ekonomi USU sebagai salah satu fakultas ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Perencanaan anggaran yang dibuat oleh Fakultas Ekonomi USU tidak melibatkan semua bagian, dalam hal ini hanya melibatkan sub bagian keuangan kemudian diteruskan ke Pembantu Dekan II (PD II) untuk disetujui tanpa adanya keterlibatan bagian lainnya seperti jurusan maupun departemen. Oleh karenaya pihak yang dapat bertanggung jawab dalam penyusunan

anggaran dan realisasi itu hanya bagian yang memang terlibat dalam penyusunan anggaran tersebut.

4. Anggaran yang disusun Fakultas Ekonomi USU, ada beberapa mata anggaran yang tidak sesuai dengan kenyataan dan bahkan ada mata anggaran yang sama sekali tidak ada realisasinya. Hal ini disebabkan karena meningkatnya pengeluaran-pengeluaran yang dibutuhkan dan tidak terselenggaranya suatu kegiatan yang dianggarkan atas biaya sebelumnya.

4. Dilihat dari laporan akhir realisasi anggaran beban operasional Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran 2009, dimana pihak fakultas menganggarkan biaya operasional sebesar Rp 1.573.214.116,- dan realisasinya sebesar Rp 1.961.025.959,-.

5. Terdapat variance (penyimpangan) yang cukup besar yaitu sebesar Rp. 189.396.684,-. Penyimpangan ini terjadi karena pada tahun anggaran 2009

Fakultas Ekonomi USU hanya menganggarkan Rp 119.183.316,- untuk mata anggaran belanja biaya pemeliharaan gedung dan bangunan yang pada kenyataannya mengeluarkan sebesar Rp 308.580.000,-

B. Saran

Sebagai penutup tugas akhir ini penulis akan mencoba memberi saran yang kiranya bermanfaat bagi perkembangan Fakultas Ekonomi USU dan dapat membantu para penyusun anggaran terutama biaya operasional didalam melakukan perencaan sehingga varian yang terjadi semakin hari semakin kecil sesuai dengan kebutuhan, diantaranya :

1. Mengingat pentingnya peranan anggaran, sebaiknya anggaran disusun secara teliti dengan membentuk suatu panitia anggaran atau seksi khusus lainnya sehingga anggaran benar-benar merupakan pedoman kerja.

2. Disarankan agar Fakultas Ekonomi USU membuat batasan yang lebih jelas antara biaya tetap dengan biaya variabel sehingga tidak timbul kesalahan dalam penempatan biaya.

3. Agar anggaran Fakultas Ekonomi USU dapat lebih memenuhi fungsinya dengan baik lagi, maka penyusunan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan masih perlu diadakan peningkatan dalam hal kegiatan dan analisis.

4. Untuk menghemat biaya, Fakultas Ekonomi USU haruslah efektif dan efisien dalam pemanfaatan semua yang menyangkut pengeluaran biaya.

5. Dalam mengatasi kelemahan penafsiran anggaran yang kurang realistis Fakultas Ekonomi USU dapat membuat budget dalam dua kriteria; pertama berdasarkan atau berpedoman pada masa lalu. Budget yang kedua dengan memperhitungkan segala kemungkinan di masa yang akan datang. Dari kedua

budget ini dapat dirangkum menjadi satu budget biaya operasional yang mengambil titik tengah angka perkiraan dari kedua budget tadi.

6. Perlunya ditingkatkan pengendalian dari pihak Dekan (Pembantu Dekan II) untuk mencegah terjadinya pemborosan dana. Bila perlu Fakultas Ekonomi USU melakukan inspeksi mendadak demi menghindari penyelewengan dana dari anggaran yang ditetapkan.

DAFTAR PUSTAKA

Anton, M. 2000. “Anggaran Perusahaan”. Edisi Empat. BPFE : Yogyakarta.

Carter, K. William dan Usry, F. Milton. 2002. “Akuntansi Biaya”. Edisi Dua. Salemba Empat : Jakarta.

Darsono, Purwati. 2007. ”Penganggaran Perusahaan”. Mitra Wacana Media : Jakarta.

Haruman, Tendi dan Rahayu, Sri. 2007. ”Penyusunan Anggaran Perusahaan”. Edisi 2. Graha Ilmu : Yogyakarta.

Mulyadi. 2001. ”Akuntansi Manajemen, Konsep, Manfaat dan Rekayasa”. Edisi 3, Salemba Empat : Yogyakarta.

Secara garis besar ada 2 (dua) tindakan yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU didalam menghadapi penyimpangan yang terjadi, yaitu :

1. Apabila penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan yang menguntungkan (favourable variance) maka tindakan yang diambil oleh Fakultas Ekonomi USU yaitu akan mengembalikan pihak rektorat dan melimpahkan pada mata anggaran yang mengalami kerugian.

2. Sedangkan apabila penyimpangan tidak menguntungkan (unfavourable variance) tindakan yang diambil juga hampir sama yaitu mengambil dari mata anggaran yang mengalami keuntungan dan apabila tidak mencukupi baru akan dilakukan permohonan kembali ke pihak rektorat.

BAB IV

P E N U T U P

A. Kesimpulan

Setelah penulis mengadakan analisa dan evaluasi atas analisis anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi USU Medan, dengan hasil yang didapat maka penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain, yaitu:

1. Fakultas Ekonomi USU merupakan sebuah lembaga/instansi yang bergerak dalam pelaksanaan pendidikan. Didalam menjalan fungsinya selalu berusaha memberikan pelayanan yang berkualitas dan terbaik kepada customer yaitu para mahasiswa maupun masyarakat umum yang ingin mengetahui tentang penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan sehingga Fakultas Ekonomi USU dapat misinya yaitu menjadikan Fakultas Ekonomi USU sebagai salah satu fakultas ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Perencanaan anggaran yang dibuat oleh Fakultas Ekonomi USU tidak melibatkan semua bagian, dalam hal ini hanya melibatkan sub bagian keuangan kemudian diteruskan ke Pembantu Dekan II (PD II) untuk disetujui

anggaran dan realisasi itu hanya bagian yang memang terlibat dalam penyusunan anggaran tersebut.

4. Anggaran yang disusun Fakultas Ekonomi USU, ada beberapa mata anggaran yang tidak sesuai dengan kenyataan dan bahkan ada mata anggaran yang sama sekali tidak ada realisasinya. Hal ini disebabkan karena meningkatnya pengeluaran-pengeluaran yang dibutuhkan dan tidak terselenggaranya suatu kegiatan yang dianggarkan atas biaya sebelumnya.

4. Dilihat dari laporan akhir realisasi anggaran beban operasional Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran 2009, dimana pihak fakultas menganggarkan biaya operasional sebesar Rp 1.573.214.116,- dan realisasinya sebesar Rp 1.961.025.959,-.

5. Terdapat variance (penyimpangan) yang cukup besar yaitu sebesar Rp. 189.396.684,-. Penyimpangan ini terjadi karena pada tahun anggaran 2009

Fakultas Ekonomi USU hanya menganggarkan Rp 119.183.316,- untuk mata anggaran belanja biaya pemeliharaan gedung dan bangunan yang pada kenyataannya mengeluarkan sebesar Rp 308.580.000,-

B. Saran

Sebagai penutup tugas akhir ini penulis akan mencoba memberi saran yang kiranya bermanfaat bagi perkembangan Fakultas Ekonomi USU dan dapat membantu para penyusun anggaran terutama biaya operasional didalam melakukan perencaan sehingga varian yang terjadi semakin hari semakin kecil sesuai dengan kebutuhan, diantaranya :

1. Mengingat pentingnya peranan anggaran, sebaiknya anggaran disusun secara teliti dengan membentuk suatu panitia anggaran atau seksi khusus lainnya sehingga anggaran benar-benar merupakan pedoman kerja.

2. Disarankan agar Fakultas Ekonomi USU membuat batasan yang lebih jelas antara biaya tetap dengan biaya variabel sehingga tidak timbul kesalahan dalam penempatan biaya.

3. Agar anggaran Fakultas Ekonomi USU dapat lebih memenuhi fungsinya dengan baik lagi, maka penyusunan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan masih perlu diadakan peningkatan dalam hal kegiatan dan analisis.

4. Untuk menghemat biaya, Fakultas Ekonomi USU haruslah efektif dan efisien dalam pemanfaatan semua yang menyangkut pengeluaran biaya.

budget ini dapat dirangkum menjadi satu budget biaya operasional yang mengambil titik tengah angka perkiraan dari kedua budget tadi.

6. Perlunya ditingkatkan pengendalian dari pihak Dekan (Pembantu Dekan II) untuk mencegah terjadinya pemborosan dana. Bila perlu Fakultas Ekonomi USU melakukan inspeksi mendadak demi menghindari penyelewengan dana dari anggaran yang ditetapkan.

DAFTAR PUSTAKA

Anton, M. 2000. “Anggaran Perusahaan”. Edisi Empat. BPFE : Yogyakarta.

Carter, K. William dan Usry, F. Milton. 2002. “Akuntansi Biaya”. Edisi Dua. Salemba Empat : Jakarta.

Darsono, Purwati. 2007. ”Penganggaran Perusahaan”. Mitra Wacana Media : Jakarta.

Haruman, Tendi dan Rahayu, Sri. 2007. ”Penyusunan Anggaran Perusahaan”. Edisi 2. Graha Ilmu : Yogyakarta.

Mulyadi. 2001. ”Akuntansi Manajemen, Konsep, Manfaat dan Rekayasa”. Edisi 3, Salemba Empat : Yogyakarta.