Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Obat Dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ) Pada Rumah Sakit Umum Siti Hajar Medan

(1)

PROGRAM S1-EXTENSI

SKRIPSI

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN OBAT DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)

PADA RUMAH SAKIT UMUM SITI HAJAR MEDAN

Oleh :

Nama : Srianjuma Hutagaol Nim : 050522032

Departemen : Akuntansi Program : S1-Extensi

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh

Gelar Sarjana Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2008

(2)

Pernyataan

Dengan ini menyatakan bahwa skripsi dengan judul :

“PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN OBAT DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) PADA RUMAH SAKIT UMUM SITI HAJAR MEDAN” adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level program S1-Ekstensi Departeman Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas benar adanya. Dan apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.

Medan, 14 Maret 2008 Yang memuat pernyataan

(Srianjuma Hutagaol) Nim : 050522032

(3)

Kata Pengantar

Puji Syukur Kada Allah SWT yangtelah memberikan kehidupan dan keselamatan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini, judul skripsi penulis adalah: “ PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN OBAT DENGAN METODE WCONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) PADA RUMAH SAKIT UMUM SITI HAJAR MEDAN”, yang diajukan sebagai bahan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar sarjana ekonomi pada Fakultas Ekonomi pada Universitas Sumatera Utara. Penulis bersyukur penyusunan skripsi ini dapat diselesaikan dengan mendapat bantuan dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung diantaranya adalah :

1. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. dan para pembantu dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ketua Departemen Akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Bapak Drs.Arifin Akhmad, M.Si,Ak

3. Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak.

4. Dosen Pembimbing yang telah membimbing penulis sehingga penulis skripsi ini dapat selesai sesuai dengan yang diharapkan, Bapak Drs Syamsul Lubis, Ak. Terima kasih atas bimbingan akademis yang telah bapak berikan.

5. Bapak DR.Agusni Pasaribu, MBA, Ak, selaku dosen penguji 1 yang telah bersedia meluangkan waktu dan tenaga umtuk memberikan arahan dan

(4)

saran dalam menyelesaikan skripsi ini.

6. Bapak Drs.M.Utama Nasution , MM, Ak, selaku dosen penguji II yang telah bersedia meluangkan waktu dan tenaga umtuk memberikan arahan dan saran dalam menyelesaikan skripsi ini.

7. Bapak /Ibu Dosen di Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara, khususnya di Departemen Akuntansi.

8. Bapak /Ibu Pegawai di Departemen Akuntansi pada Khususnya dan Fakultas Ekonomi pada umumnya.

9. Orang tua penulis L. Hutagaol dan R Samosir yang telah bekerja keras demi pencapaian cita-cita anaknya.

10. Suami tercinta Johan Ahmad SE, yang telah membuat hidup semakin bermakna setelah kita menikah.

11. Buat teman-teman seluruhnya terimaksih atas dukungannya.

Akhirnya, penulis mohon pengampunan kepada Allah SWT dan semoga skripsi ini dapat memberikan sumbangsih praktis maupun teoritis kepada semua pihak. Semoga Skripsi ini mampu memberikan ruang bagi penulis untuk lebih dewasa dan menjadi seorang intelektual dan logika berpikir sistematik yang baik.

Medan, 14 Maret 2008 Penulis

(Srianjuma Hutagaol) Nim: 050522032

(5)

ABSTRAK

Perencanaan obat di rumah sakit umum siti hajar medan ini berdasarkan rata-rata penjualan obat beberapa minggu yang lalu. Padahal diketahui fluktuasi penjualan obat tidak sama antara minggu-minggu yang telah lau dengan minggu ini. Apabila rata-rata penjualan obat beberapa minggu yang lalu tinggi tetapi penjualan minggu-minggu selanjutnya rendah dapat mengakibatkan obat-obatan yang telah dibeli tersimpan lama. Namun apabila rata-rata penjualan obat beberapa minggu yang lalu rendah tetapi penjualan minggu-minggu selanjutnya tinggi akan mengakibatkan obat-obatan cepat habis sebelum waktu pembelian selanjutnya. Hal ini dapat memperbesar biaya pemesanan obat. Karena itu, penulis menghitung jumlah yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan itu agar tidak terjadi pemborosan biaya persediaann.

Dalam Penyusunan skripsi ini, penulis melakukan serangkaian wawancara langsung dengan karyawan rumah sakit serta mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk penyusunan skripsi ini, kemudian diinterprestasikan dan dianalisa

Setelah melakukan penelitian diketahui bahwa rumah sakit siti hajar medan tidak menggunakan metode economic order quantity untuk merencanakan persediaan obat sementara dengan metode tersebut bisa mengurangi biaya persediaan yang ada.

(6)

ABSTRACT

Purchasing plan in siti hajar hospital is based on tht average sales some weeks ago. Whereas, medicine sales fluctuation keeps on changing.Therefore, if the sales average some weeks ago high, but the sales on the following weeks is low, but on the following weeks is low, the medicine will be stored longer. On the contrary, if the sales average some weeks ago low, but on the following weeks it is high. The inventory will be zero before the next order so it can enlarge the ordering cost, because of those reasons, the writer the quantity that has to be bought, and when to order to avoid waste inventory cost.

In Process of writing, wtiter bring out some interview with official employee in hospital and assembled the data is interrelated with this process of writing minithesis, and then interpretation and analyze.

After bring the research, can be conclution that siti hajar hospital not used economic order quantity method to plan the medicine inventory, while with economic order quantity method can be drecrease inventory cost.

(7)

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN...i

KATA PENGANTAR ...ii

ABSTRAK...iv

ABSTRACT...v

DAFTAR ISI...vi

DAFTAR GAMBAR...viii

DAFTAR TABEL...ix

DAFTAR LAMPIRAN...x

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah...1

B. Perumusan Masalah...4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian...4

D. Kerangka Konseptual...5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan...6

B Pengertian Persediaan dan Jenis-Jenis Persediaan...11

C. Biaya-Biaya Persediaan...20

D. Kuantitas Pemesanan Ekonomis (EOQ)...24

E. Titik Pemesanan Ulang ( Reorder Point)...28

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Sumber Data...30

(8)

C. Metode Penganalisaan Data...31

D. Jadwal dan Lokasi Penelitian...31

BAB IV HASIL PENELITIAN 32 A. Data Penelitian...32

1 Gambaran Umum Perusahaan...32

2. Deskripsi Obat yang Diteliti...38

3. Proses Pengadaan Persediaan Obat...39

4. Pengawasan terhadap Persediaan Obat...41

B. Analisis Hasil Penelitian...43

1. Penentuan Pemesanan Persediaan dengan Metode EOQ...46

2. Penentuan titik pemesanan ulang Persedian Obat...47

BABAV KESIMPULAN DAN SARAN 53

A. Kesimpulan...53

B. Saran...54

DAFTAR PUSTAKA...56 LAMPIRAN

(9)

Daftar Gambar

Daftar Gambar Judul Halaman

Gambar 1.1 Kerangka Konseptual...5 Gambar 1.2 Struktur Organisasi...60

(10)

DAFTAR TABEL

Daftar Tabel Judul Halaman

(11)

DAFTAR LAMPIRAN

Daftar Lampiran Judul Halaman

Lampiran 1.1 Biaya Pemesanan...58 Lampiran 1.2 Biaya Penyimpanan...59

(12)

ABSTRAK

(13)

ABSTRACT

(14)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Persaingan antarperusahaan akhir-akhir ini tidak lagi terbatas secara lokal, tetapi mencakup kawasan regional dan global. Oleh karena itu, setiap perusahaan berlomba untuk terus-menerus mencari usaha dan cara untuk mampu bersaing dan memiliki keunggulan kompetitif agar tetap hidup dan berkembang. Ada tiga hal yang penting dalam persaingannya, yaitu harga, mutu, dan layanan. Harga seringkali ditentukan oleh biaya, dan biaya adalah hasil penentuan dan pemilihan proses berusaha atau proses produksi perusahaan. Salah satu komponen biaya produksi yang tinggi ialah barang,baik barang langsung maupun barang tidak langsung. Ini termasuk bidang manajemen logistik, khususnya manajemen barang atau material, yang lebih khususlagi manajemen persediaan barang.

Secara umum semua perusahaan akan berkeinginan untuk mencapai laba yang optimal, dalam pencapaian laba yang dimaksud diikuti juga dengan semakin beragamnya aktipitas dan operasi perusahaan. Selain pancapaian laba, perusahaan juga berusaha untuk menjaga dan mengembangkan kelangsungan hidupnya yang membuat pertumbuhan perusahaan semakin baik di setiap waktunya. Seiring dengan tujuan-tujuan perusahaan tersebut, maka kegiatan perusahaan semakin banyak yang salah satunya adalah pengelolan persediaan. Manajemen persediaan layak mendapatkan perhatian khusus dan menjadi sesuatu yang penting. Begitu juga dengan rumah sakit yang melakukan pengawasan dan perencanaan terhadap

(15)

persediaan obat-obatan.

Pada satu sisi, sebuah perusahaan dapat menurunkan biaya dengan mengurangi persediaan. Pada sisi lain, kegiatan operasi perusahaan dapat berhenti dan pelanggan menjadi tidak puas atas pelayanan perusahaan yang didapatkan. Meminimalkan biaya penyimpanan berarti menimbulkan kegiatan pemesanan atau produksi dalam jumlah yang kecil, sementara persediaan yang terlalu kecil sering tidak dapat mencukupi kebutuhan untuk proses produksi. Untuk menjaga kelangsungan proses operasi, perusahaan akan melakukan pembeliaan mendadak dengan harga yang lebih tinggi. Hal ini dalam jang panjang akan sangat merugikan pewrusahaan sementara meminimalkan biaya pemesanan akan menimbulkan pesanan dalam jumlah besar dan persediaan yang terlalu besar juga tidak akan menguntungkan perusahaan karena persediaan yang terlalu besar ini akan menyerap dana perusahaan yang cukup besar pula, biaya-biaya persedian yang besar serta semakin tingginya resiko kerusakan bahan, resiko kecurian dan lain sebagainya dam penyimpanan. Oleh karenanya, perusahaan harus dapat mengatur keseimbangan antara investasi persediaan dan layanan pelanggan untuk mendapatkan strategi biaya rendah dengan adanya manajemen persediaan yang baik.

Begitu juga halnya dengan rumah sakit, tanpa adanya persediaan obat rumah sakit dihadapkan pada resiko bahwa rumah sakit tidak dapat memberikan pelayanan pengobatan kepada pasien.Oleh karenanya perlu perencanaan yang baik terhadap persediaan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. Persediaan yang terlalu berlebihan akan menyulitkan rumah sakit karena akan meningkatkan modal kerja yang ditanamkan pada persediaan, dimana tersebut bisa digunakan untuk

(16)

hal-hal lain seperti pembelian alat-alat medis dan persediaan yang terlalau kecil juga akan menimbulkan masalah jika sewaktu-waktu persediaan diperlukan dalam jumlah besar.

Untuk mengatasi hal ini, perlu adanya perencanaa dan pengawasan persediaan agar persediaan yang ada tidak terlalu besar maupun tidak terlalu kecil. Dengan adanya pengaturan ini, biaya persediaan dapat diefesienkan dan dana yang diperoleh dari hasil penerapan perencanaan dan pengawasan terhadap persediaan dapat digunakan untuk hal lain yang lebih penting.

Pada Siti Hajar Medan, proses perencanaan persediaan obat didasarkan pada tiga hal yaitu : (1) metode konsumtif yaitu berdasarkan pemakaian persediaan obat pada masa yang lalu, (2) metode epidiomologi yaitu berdasarkan pola penyakit dan (3) metode kombinasi antara keduanya. Dalam penulisan skripsi ini akan dibahas mengenai pemesanan persediaan obat dengan metode Economic Order Quantity untuk menetukan seberapa besar persediaan obat yang akan dipesan dan kapan waktu pemesanan akan dilakukan sehingga dapat mengoptimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan.

Dari uraian diatas, terlihat bahwa sedemikian pentingnya pengaturan terhadap persediaan sehingga diperlukan perencanaan dan pengawasan yang tepat terhadap persediaan untuk mencapai laba, dimana persedian juga memberikan kontribusi yang besar terhadap pendapatan karena pengefisieanan biaya persediaan dapat mengurangi biaya. Walaupun rumah sakit merupakan perusahaan jasayang lebih bersifat sosial namun ada sinkronisasi antara misi sosial dan pencapaian laba. Untuk informasi lanjut bagaimana penerapan perencanaan dan pengawasan terhadap persediaan dalam praktek pada suatu

(17)

perusahaan, maka penulis menetapkan judul “ PERENCANAAN DAN PENGAWASAN TERHADAP PERSEDIAAN OBAT DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) PADA RUMAH SAKIT SITI HAJAR

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, perumusan masalah difokuskan pada perhitungan perencanaan persediaan berdasarkan EOQ terhadap obat yang akan diteliti: “Bagaimanakah kebijakan yang dilakukan terhadap perencanaan dan pengawasan persediaan obat-obatan rumah sakit”

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian Tujuan yang akan dicapai pada penelitian ini adalah :

1. Untuk mendapatkan gambaran tentang kebijakan proses perencanaan, pengadaan, penerimaan, dan pengawasan persediaan obat

2. Untuk mengetahui penentuan persediaan obat-obatan pada rumah sakit Manfaat penelitian ini adalah :

Untuk penulis, penelitian ini bermanfaat dalam memperluas wawasan yangberkaitan dengan materi perencanaan dan pengawasan persedian obat dengan metode economic order quantity (EOQ).

1. Bagi perusahaan, penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran sebagai acuan dan bahan pertimbangan manajemen perusahaan.

2. Bagi pihak lain, Penelitian ini dapat menjadi bahan referensi untuk penelitian-penelitian selanjutnya yang sejenis, khususnya yang berkaidengan perencanaan dan pengawasan persediaan obat dengan

(18)

metode economic order quantity. D. Kerangka konseptual

Rumah Sakit Umum Siti Hajar Medan

Anggaran Kebutuhan Obat

Anggaran Biaya

-Economic Order Quantity

(19)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengetian Persediaan dan Jenis-Jenis persediaan Pengertian persediaan

Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan manufaktur, perusahaan dagang ataupun jasa selalu mempunyai persediaan. Peranan persedian dalam perusahaan sangat penting dan menentukan dalam kegiatan perusahaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusahaan akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu saat tidak dapat memenuhi keinginan langganan yang memerlukan barang atau jasa yang dibutuhkan.

Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai persediaan, pada bagian ini diberikan batasan ataupun kriteria mengenai pengertian persediaan.

Menurut PSAK (IAI 2004:14.03) Persediaan adalah aktiva :

a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal

b. Dalam proses bahan produksi dana atau dalam perjalanan ; atau c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan

dalam proses produksi atau pemberian jasa. Menurut PSAK (IAI 2004:14.03)

Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali,misalnya, barang dagangan dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi. Bagi perusahaan jasa, persediaan meliputi biaya jasa seperti diuraikan dalam paragraf 15, dimana pendekatan yang bersangkutan belum diakui oleh perusahaan.

Selanjutnya pengertian di atas hampir sama dengan dengan penjelasan pengertian persediaan yang dikemukakan oleh Smith dan Skousen (1996:326)

(20)

sebagai berikut “Istilah persediaan menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan serta untuk perusahaan manufaktur barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke dalam proses produksi”.

Menurut Kieso (2001:394) : “Inventory are assets items held for sale in the ordin ary course of business or goods that will be used or consumed in the production of goods to be sold”. Persediaan merupakan salah satu unsur aktiva yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara terus menerus diperoleh, diubah yang kemudian dijual kembali.

Sedangkan menurut Skousen, Stice (2004:659)

kata persedian (atau barang dagangan) secara umum ditujukan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagang, baik berupa bahasa usaha grosir maupun ritel, ketika barang-barang tersebut telah dibeli dan ada pada saat kondisi siap untuk dijual. Kata bahan baku (raw material), barang dalam proses (work in process), dan barang jadi (finished goods), untuk dijual ditujukan untuk persediaan di perusahaan manufaktur.

Berikutnya Niswonger juga menambahkan dalam bukunya prinsip akuntansi (2000:359) mendefenisikan persediaan sebagai berikut :

Istilah persediaan digunakan untuk mengartikan :

1. “barang dagangan yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan, dan

2. bahan yang terdapat dalam proses produksi atau disimpan untuk tujuan itu”.

Dari berbagai defenisi persediaan diatas, dapat diambil suatu kesimpulan bahwa kata persediaan mewakili barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan. Ilmu akuntansi memberikan pengertian yang amat

(21)

luas mengenai persediaan yaitu segala sesuatu yang dapat dikategorikan sebagai persediaan jika memenuhi kriteria sebagimana yang disebut diatas. Banyak barang yang sebelumnya tidak biasa dianggap sebagai persediaan. Sifat barang yang sebelumnya tidak biasa dianggap sebagai persediaan. Sifat barang yang diklasifikasikan sebagai persediaan sangat bervarisasi sesuai dengan aktivitas perusahaan dan dalam beberapa hal meliputi aktiva yang biasanya tidak dianggap sebagi persediaan.

Jenis-Jenis Persediaan

Jenis, sifat, dan nilai persediaan tergantung pada jenis perusahannya. Untuk perusahaan industri, persediaan dapat dikelompokkan sebagi berikut :

1. Persediaan bahan baku dan bahan pembantu

Bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam ataupun diperoleh dari perusahaan lain dan ini merupakan produk akhir dari para pemasok. Walaupun demikian, istilah bahan baku dapat dibatasi yaitu barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam proses produksi. Selain bahan baku, didalam meproduksi suatu produk juga digunakan bahan-bahan pembantu. Istilah bahan pembantu pabrik (factory supplies) atau bahan pembantu produksi (manufacturing supplies), kemudian dipergunakan untuk menyebut bahan tambahan yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukkan dalam produk. Bahan baku yang secara langsung digunakan dalam produksi barang-barang tertentu sering disebut bahan langsung, bahan pembantu pabrik disebut

(22)

bahan tidak langsung

2. Persediaan barang dalam proses

Barang-barang proses (goods in process), disebut juga sebagai barang setengah jadi yaitu merupakan bahan baku yang telah mengalami proses produksi tetapi masih memerlukan proses produksi selanjutnya sebelum siap menjadi barang jadi. Hal ini dapat terjadi karena beberapa keadaan seperti karena waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi belum selesai, misalnya untuk pengolahan bahan baku menjadi barang jadi diperlukan empat tahap proses produksi, tetapi pada akhir periode buku atau pada saat perhitungan harga pokok produksi ada bahan baku yang masih memerlukan dua tahap proses produksi lagi.

3. Persediaan barang jadi

Barang selesai (finished goods) merupakan produk yang telah selesai di produksi dan telah siap untuk dijual (available for sale). Barang jadi merupakan konsentrasi atau terdiri dari beberapa unsur biaya yang sekaligus menjadi biaya dari persediaan tersebut. Pada saat produk ini diselesaikan, biaya yang diakumulasikan dalam proses produksi ditransfer dari dalam proses ke persediaan barang selesai. Persediaan ini merupakan barang yang siap dijual secara bebas sesuai dengan tujuan operasi normal perusahaan yang ditujukan mencari laba.

Sedangkan berdasarkan fungsinya persediaan dapat dibedakan menjadi, antara lain:

(23)

Yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat barang/bahan dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada sat itu. Jadi dalam hal ini pembelian yang dilakukan untuk jumlah besar, sedang penggunaan dalam jumlah kecil. Terjadinya persediaan karena pengadaan barang yang dilakuakan lebih banyak daripada yang dibutuhkan. Keuntungan yang akan diperoleh potongan harga pada harga pembelian, memperoleh efesiensi produksi karena adanya operasi yang lebih lama, dan adanya penghematan di dalam biaya angkutan.

2. Fluctuation Stock

Yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan atau tetap dan fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan lebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan ini (fluktuation stock) dibutuhkan sangan besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut.

3. Anticipation Inventory

Yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat.

(24)

B. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan 1. Perencanaan Persediaan

Sistem perencanaan merupakan suatu cara bertindak yang ditetapkan terlebih dahulu. Proses berpikir ke depan untuk mengambil suatu keputusan tentang cara bertindak setelah mempertimbangkan banyak kemungkinan alternatif yang ada. Perencanaan mengacu pada pembentukan program operasi yang terperinci untuk semua fase operasi. Sistem perencanaan merupakan penetapan tujuan yang diinginkan dan pemanfaatan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan, kebikan utamanya adalah penentuan waktu dalam tahapan besar dan faktor-faktor lain yang ada kaitannya dengan rencana jangka panjang. Sistem perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis atas fakta-fakta yang dikumpulkan.

Defenisi perencanaan (planning) menurut Wilson dan Cambell (1996:6) adalah sebagai berikut : “perencanaan merupakan suatu proses yang kontinou untuk menetapkan kejadian dan kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.”

Dari defenisi di atas ada beberapa hal penting dalam suatu perencanaan yaitu:,

1. Melibatkan masa yang akan datang

2. Harus ada tindakan yang diambil sesuai dengan keadaan

3. Harus ada penilaian terhadap struktur organisasi dan tanggung jawab,wewenang dan keadaan yang dapat diminta pertanggungjawaban atas terjadinya tindakan dalam suatu perusahaan tertentu.

(25)

memilih kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan masa mendatang untuk mencapai tujuan tersebut. Proses ini mencakup :

(a) penentuan tujuan perusahaan,

(b) pengembangan kondidi lingkungan agar tujuan tersebut tercapai,

(c) pemilihan tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, (d) penentuan langkah-langkah untuk menterjemahkan rencana menjadi kegiatan yang sebenarnya,

(e) melakukan perencanaan kembali untuk memperbaiki kekurangan yang terjadi. Masing-masing tingkat manajemen, fungsi perencanaan akan berbeda lingkup dan intensitasnya.

Manajemen puncak akan memikul tanggung jawab perencanaan yang lebih luas dibandingkan jenjang manajemen yang lebih rendah, namun setiap tingkat menajemen harus mempunyai tanggung jawab yang jelas dan pasti.

Sedangkan tujuan dari sistem perencanaan persediaan adalah:

1. Untuk mengetahui berapa besar kuantitas persediaan yang harus dipesan, sehingga persediaan yang ada tidak terlalu besar atau kecil.

2. Agar perusahaan dapat meminimumkan biaya-biaya persediaan. 3. Agar perusahaan dapat bekerja secara efesien.

Pada perusahaan jasa, sistem perencanaan persediaan yang baik akan dapat menjamin bahwa persediaan barang dagangan yang tersedia dapat memenuhi pesanan yang diminta atau dipesan oleh pelanggan atau konsumen. Dalam penyusunan perencanaa barang dagangan diperlukan peramalan (forecasting) terutama kepada hal-hal yang berpengaruh kepada perusahaan. Data yang diperlukan untuk penyusunan peramalan ini adalah merupakan semua data

(26)

yang mempunyai pengaruh terhadap produk dan penjualan produk perusahaan itu. Dalam sistem perencanaan persediaan ada dua unsur yang penting yaitu: 1. menentukan jumlah pesanan data pembelian yang paling ekonomis

dimana biaya-biaya persediaan berapa pada titik paling rendah.

2. Menetukan saat pesanan atau pembelian dilakukan dimana hal ini perlu agar tidak terjadi kelebihan stock maupun kekuranga stock.

Berikutnya perencanaan persediaan ini akan disajikan dalam sebuah anggaran dengan satuan uang. Agus Ahyari mengemukakan dalam bukunya efesiensi persediaan bahan (1999:35) tujuan dari anggaran bahan baku ini adalah sebagi berikut :

1. memperkirakan jumlah bahan baku

2. memperkirakan jumlah pembeliaan bahan baku yang diperlukan 3. sebagai dasar untuk memperkirakan kebutuhan dana yang

diperlukan untuk membeli bahan baku

4. sebagai dasar penyusunan prodoct costing yakni memperkirakan komponen harga pokok pabrik karena penggunaan bahan baku dalam proses produksi

5. sebagai dasar melaksanakan fungsi pengawasan bahan baku Beberapa sistem perencanaan persediaan adalah :

1. Budgetary Plan System (Perencanaan melalui Anggaran

Anggaran bukan hanya berfungi sebagai alat perencanaan melainkan juga sebagai alat pengawasan. Anggaran persediaan untuk perusahaan dagang maupun perusahaan industri dimulai dengan menetapkan berapa jumlah yang harus dijual yang dapat ditetapkan melalui suatu perkiraan atau estimasi dari pihak manajemen. Metode ini menetapkan suatu anggaran untuk masing-masing jenis persediaan secara terpisah. Ini dapat dilakukan dengan mempelajari catatn penjualan yang lalu dan program penjualan masing-masing jenis barang dan dengan menentukan kuantitas yang harus ada ditangan dalam masa anggaran

(27)

2. Economic Order Quantity System (EOQ)

Perusahaan yang memerlukan persediaan untuk suatu periode bukan berarti harus melakukan pemesanan sekaligus untuk mencapai biaya yang serendah mungkin karena perusahaan juga harus memperhatikan biaya pemeliharaan dan penyimpanan persediaan tersebut. Untuk itu pimpinan suatu perusahaan harus mengetahui konsep Economic Order Quantity (EOQ). Dimana EOQ bertujuan untukm mengetahui berapa jumlah yang paling ekonomis dalam setiap kali pemesanan.

3. Inventory Turn Over System (Analisa Perputan Persediaan)

Tingkat perputaran persediaan mempunyai efek langsung terhadap besar kecilnya model yang diinvestasikan kedalam persediaan. Perputaran persediaan dagangan rat-rata harga jual.

4. Just In Time System (JIT)

Sistem produksi JIT adalah keseluruhan sistem pengawasan persediaan dan bahan-bahan dimana tidak ada bahan-bahan yang dibeli dan tidak ada produk dihasilkan sampai mereka dibutuhkan.

Pengawasan Persediaan

Seperti yang kita ketahui setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk menjamin kelangsungan hidup usahanya. Oleh sebab itu perusahaan haruslah mempertahankan suatu jumlah persediaan yang optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jumlah dan mutu yang tepat serta dengan biaya yang seminimal mungkin, Sering terjadinya kehabisan bahan baku maupun stock barang dagang menyebabkan perusahaan kehilangan kesempatan memperoleh laba. Oleh karena itu perlu adanya

(28)

pengawasan persediaan untuk mengantisipasi masalah tersebut. Rangakaian semua kegiatan produksi dan distribusi mulai dari pembelian bahan baku terus melalui semua kegiatan operasi dalam pabrik sampai digudang barang jadi, dan dari gudang barang jadi ini terus ke tempat-tempat distribusi sampai akhirnya pada konsumen yang terakhir.

Menurut R.A. Supriyono (2000:257) pengertian dar i pengawasan persedian bahan adalah:

Sebagai suatu fungsi terkoordinasi dalam organisasi yang terus-menerus disempurnakan untuk meletkkan pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan baku.

Pengawasan adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja yang efesien yang memungkinkan tujuan, rencana, kebijakan, standar yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik dan semaksimal mungkin. Kegiatan ini mencakup :

(a) menetapkan tujuan dan standar,

(b) membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, dan

Dari pengertian pengawasan persediaan diatas, dapat dilihat bahwa pengawaqsan persediaan bahan tidak hanya meliputi pengawasan terhadap fisik bahan tersebut saja, tapi juga meliputi pengawasan akuntansi yakni menyangkut semua prosedur, dokumen, dan catatan pengawasan bahan baku serta dapat dipercayanya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi

(29)

tersebut.

Sedangkan manfaat dari pengawasan persediaan berguna agar perencanaan yang telah disusun dapat menjadi efektif atau dapat memperkecil hambatan dan memperkuat kemampuan perusahaan untuk memperoleh laba. R.A.Supriyono dalam bukunya perencanaan dqan pengendalian biaya serta pembuatan keputusan (2000:257) mengemukakan tujuan pengawasan bahan baku sebagai berikut :

1. menyediakan bahan baku yang diperlukan dengan cara efesien dan dapat menghindari terganggunya kegiatan perusahaan akibat ketrlambatan datangnya bahan baku

2. menjamin persidaan yang cukup untuk melayani permintaan langganan yang bersifat mendesak

3. menyelenggarakan jumlah persediaan yang agak longgar untuk menghadapi kelangkaan penawaran bahan baku dipasar dala jangka pendek

4. mengadakan penyimpanan bahan baku yang dapat menekan biaya dan waktu pengelolaan bhan baku dan menjaga dari kemungkinan kebakaran, pencurian, penyelewengan , dan kerugian lainnya

5. menjaga agar persediaan yang rusak, usang, dan kelebihan yang tidak terpakai dapat ditekan serendah mungkin

6. menentukan investasi dana yang tepat dalam persediaan bahan baku sesuai dengan kebutuhan operasi dan rencana manajemen persediaan.

Untuk mendapat mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum yang dapat memenuhi kebutuhan bahan-bahan dalam jumlah, mutu, dan pada waktu yang tepat serta jumlah biaya yang rendah seperti yang diharapkan maka diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan yang harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

a. terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat dan barang/bahan yang tetap identifikasi bahan/ barang yang tertentu. b. Sentralisasi dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya terutama penjaga gudang.

(30)

d. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan, yang dibagikan /dikeluarkan dan yang tersedia didalam gudang. e. pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan/barang. Dalam persediaan secara langsung.

f. Pemeriksaan fisik bahan /barang yang ada.

g. Pencatatan untuk menggantikan barang-barang yang telah dikeluarkan, barang yang terlalu lama dalam gudang dan barang-barang yang sudah usang dan ketinggalan zaman.

h. Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin. Agus Ahyari (1999:56) menambahkan cara melakukan pengawasan fisik 1. setelah bahan baku diterima, pada umunya segera dimasukkan ke

dalam gudang atau fasilitas penyimpanan bahan bahan

2. penulisan identitas yang jelas bagi masing-masing gudang dan isinya untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau pencampuran bahn baku

3. pembungkusan/pengepakan yang cukup baik agar tidak terjadi kerusakan selama masa tunggu

4. pengadaan bahan untuk mencegah terjadinya penungguan yang tidak merata

5. untuk bahan baku yang punya batas waktu penggunaan , maka batas waktu tersebut harus ditulis agar bahan tidak kadaluarsa 6. mengadakan pemeriksaan gudang atau perhitungan fisik (stock

opname) secara berkala, misal sebulan sekali atau akhir periode. Dari uraian diatas terlihat jelas dua fungsi utama manager ini penting yaitu merencanakan dan mengawasi operasi. Dalam dunia usaha , pemerintahan dan sebahagian besar kegiatan organisasi/kelompok lainnya, sistem perencaanaan dan pengendalian ( juga disebut pengganggaran manajerial) dipakai secara luas untuk melaksanakan tanggung jawab perencanaan dan pengendalian manajerial. Perencanaan dan pengawasan persediaan menjadi sangat penting, mengingat persediaan merupakan harta lancar terbesar pada neraca. Persediaan ini juga merupakan investasi penting yang membutuhkan perhatian yang besar dari

(31)

perusahaan dalam pengembangan teknik pengawasan persediaan yang cukup dengan biaya yang sekecil-kecilnya. Persediaan merupakan harta yang sensitif terhadap penurunan harga pasa, kadaluarsa, pencurian, pemborosan, kerusakan, dan kelebihan biaya akibat keputusan yang tidak tepat. Untuk mencegah terjadinya tambahan biaya pada persediaan akibat hal-hal di atas, maka perusahaan harus menetapkan perencanaan dan pengawasan atas persediaan dan sebahagian dari aktifitas tersebut terwujud dalam bnetuk anggaran.. Sementara penyusunan anggaran smempunyai manfaat sebagai berikut :

1. Perencanaan terpadu

Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana perusahaan untuk menjalankan pengendlian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengawasan

2. Pedoman pelanksanaan perusahaan

Anggaran dapat memberikan modal yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam linhkungan dan melakukan penyesuaian sehingga kinerja perusahaan dapat lebih baik.

(32)

Penganggran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaan. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran akan memungkinkan para manajer devidi untuk melihay hubungan antar bagian secara keseluruhan. 4. Alat pengawasan kerja

Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setipa aktivitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang realistis dan analisi yang seksama terhadap kegiatan yang dilakuakn oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa didasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat. Hal ini mengingat satandart anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidakpuasan. Sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja.

5. Alat evaluasi perusahaan

Anggaran yang disusun baik menrapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkahyang ditempuh agar pekerjaan diselesaikan dengan baik,artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasionalnya perludilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan

(33)

berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya.

C. Biaya-Biaya Persediaan

Biaya dapat didefinisikan sebagai nilai tukar, prasyarat, atau pengorbanan yang dilakukan guna memperoleh manfaat. Sedangkan beban (expense) adalah arus keluar barang yang akan dibebankan atau ditandingkan dengan pendapatan untuk menentukan besarnya laba.

Menurut SAK (2004:70)

“Beban/expense adalah penurunan manfaat ekonomi selama suatu periode akuntansi dalam bentuk arus keluar atau berkurangnya aktiva atau terjadinya kewajiban yang mengakibatkan penurunan ekuitas yang tidak menyangkut pembagian kepada penanaman modal”.

Menurut Masiyah Kholmi Yunirasih (2004:15)

“Biaya adalah pengurang pada aktiva netto sebagai akibat digunakan jasa-jasa ekonomi untuk merupakan penghasilan.”

Dari pengertian diata terdapat perbedaan antara beban dan biaya yaitu:

1. Apabila diliha dari manfaat jangka waktu maka biaya adalah pengeluaran yang mempunyai jangka waktu lebih panjang, sedangkan biaya biasanya adalah pengeluaran yang manfaatnya diperoleh pada periode berjalan.

2. Biaya adalah pengorbanan atau syarat untuk mendapatkan dan menghasilkan sesuatu, sedangkan beban adalah pengeluaran yang diperlukan untuk mendukung proses mendapatkan atau menghasilkan sesuatu.

(34)

Biaya-biaya persediaan merupakan keseluruhan pengorbanan yang terjadi untuk memperoleh persediaan sampai persediaan itu dapat dipakai untuk proses produksi atau sampai sipa untuk dijual. Biaya-biaya persediaan ini tidak akan sama untuk setiap persediaan tergantung pada jenis persediaan, besarnya perusahaan dan arus biaya pada perusahaan pabrikasi. Untuk perusahaan industri biaya persediaan lebih kompleks karena perusahaan industri melakukan pengolahan bahan baku, sehingga dimasukkan biaya pengolahan, termasuk didalamnya biaya pengadaan bahan baku ditambah dengan biaya tenaga kerja dan overhead serta carrying cost dari persediaan bahan baku.

Biaya persediaan terdiri dari semua pengeluaran, baik langsung maupun tidak langsung, yang barkaitan dengan perolehan penyiapan dan penempatan persediaan untuk dijual. Barang yang diperoleh untuk dijual kembali, biayanya meliputi biaya pemesanan, harga beli, ongkos angkut, biaya penerimaan, biaya penyimpanan dan seluruh biaya lainnya yang terjadi sampai barang siap dijual.

Dalam setiap pembuatan keputusan yang berhubungan dengan jumlah persediaan persediaan, terdapat biaya-biaya yang harus dipertimbangkan, antara lain :

1.Biaya Pemesanan (Ordering cost)

Yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan atas seluruh aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan upaya dalam memperoleh barang yang dibutuhkan. Biaya ini bergantung pada frekwensi pemesanan. Makin tinggi frekwensi pemesannya, maka makin besar juga biaya pemesannya, Biaya-biaya yang termasuk biaya pemesanan, antara lain: a. Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengumpulkan informasi dalam

(35)

hubungannya untuk mengadakan pemesanan barang atau barang dagangan.

b. Biaya-biaya pengangkutan

c. Biaya-biaya administrasi yang dikeluarkan dalam hubungannya untuk memperoleh bahan atau barang dagangan.

d. Biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan penerimaan bahan atau barang dagangan serta pemeriksaan atau pengontrolan sewaktu pengiriman bahan atau barang tiba.

2. Biaya penyimpanan ( carryng cost)

Yaitu biaya-biaya yang terjadi karena adanya penyimpanan barang dalam jangka waktu tertentu di perusahaan. Biaya penyimpanan tergantung pada kuantitas barang yang dipesan, Biaya penyimpanan semakin besar, apabila kuantitas barang yang semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya penyimpanan, antara lain:

a. Biaya fasilitas penyimpanan , termasuk penerangan, pemanas ataupun pendingan

b. Biaya modal, yaitu biaya alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan.

c. Biaya keusangan

d. Biaya perhitungan fisik dan pelaporan e. Biaya asuransi persediaan

f. Biaya pencurian dan kerusakan g. Biaya pengamanan persedian

(36)

untuk masing-masing perusahaan jumlah ini berbeda.

Contoh biaya penyimpanan dan asumsi yang banyak digunakan perusahaan di indonesia.

Bagian-bagian biaya penyimpanan

Besar biaya penyimpanan dalam %

Asuransi 0.5 %

Pajak 0.5%

Bunga Bank 6%

Rusak 0,5%

Keusangan 10%

Perawatan 2,5%

Transport 0,5%

Sewa Gedung 0,5%

Jumlah 25,5%

3. Biaya kekurangan

Yaitu biaya yang timbul bilamana persediaan tidak mencukupi akan adanya permintaan. Dari keseluruhan biaya yang berhubungan dengan tingkat persediaan, biaya kekurangan barang adalah yang paling sulit diperkirakan secara objektif dalm praktek.

Biaya yang termasuk biaya kekurangan barang, antara lain: a. kehilangan penjualan

b. terganggunya operasi D. Economic Order Quantity (EOQ)

Manajemen persediaan merupakan salah satu bidang penerapan ilmu manajeman yang sangat penting. Hal ini disebabkan karena bila perusahaan menanamkan terlalu banyak modal kerjanya ( capital cost) dalam persediaan, maka dapat menyebabkan adanya biaya penyimpanan yang berlebihan. Sebenarnya modal kerja (capital cost) tersebut memiliki oppourtunity untuk

(37)

ditanamkan ke dalam investasi lain yang lebih menguntungkan. Sebaliknya, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang cukup, maka perusahaan harus menanggung biaya-biaya sebagai akibat kehabisan atau kekurangan barang.

Dalam mengembangkan kebijakan persediaan ini, terdapat 2 pertanyaan pokok yang harus diperhatikan:

a. berapa banyak barang yang harus dipesan

b. kapan seharusnya pemesanan dilakukan atau kapan perencanaan persediaan dilakukan.

Oleh karenanya untuk menghindari kekurangan dan dan kelebihan persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Beberapa hal yang dianggap penting menurut Agus Ahyari dalam buku efesiensi persedian bahan (1999:48)

1. “waktu rata-rata yang diperlukan untuk memesan 2. pemakaian rata-rata dalam waktu rata-rata

3. biaya untuk menyimpan apabila ada persediaan yang berlebih 4. kerugiaan yang mungkin bila persediaan kurang”.

Economic order quantity (EOQ), merupakan salah satu mode manajemen persediaan, model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang dapat meminimalkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan persediaan. Besar pesanan yang harus dibeli agar biaya total menjadi minimal disebut dengan Economic Order Quantity (EOQ).

Namun kegiatan normal EOQ ini memiliki beberapa karakteristik, antara lain :

(38)

 Permintaan konsumen, biaya pemesanan, biaya transportasi dan waktu antara pemesanan barang sampai barang tersebut dikirim dapat diketahui secara pasti, dan bersifat konstan.

 Harga per unit barang adalah konstan dan tidak mempengaruhi jumlah barang yang akan dipesan nantinya, denagn asumsi ini maka harga beli menjadi tidak relevan untuk menghitung EOQ, karena ditakutkan pada natinya harga barang akan ikut dipertimbangkan dalam pemesann barang

 Pada saat pemesanan barang, tidak terjadi kehabisan barang atau”back order” yang menyebabkan perhitungan menjadi tidak tepat, oleh karena itu manajemen harus, menjaga jumlah pemesanan barang agar tidak terjadi kehabisan barang

 Pada saat penentuan jumlah pemesanan barang kita tidak boleh mempertimbangkan biaya kualitas barang

 Biaya penyimpanan per unit pertahun adalah konstan.

Economic Order Quantity (EOQ): menentukan jumlah pesanan persediaan yang meminimumkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan

EOQ = H

TC = DC + Q

S + 2

D = Permintaan dalam periode waktu tertentu (unit/tahun) S = Biaya pemesanan setiap kali pesan (RP/pesan)

H = Biaya penyimpanan per unit barang per tahun (RP/unit-tahun) C = Biaya per unit

(39)

= persediaan rata-rata

Q D

= Jumlah (berapa kali) pesanan periode waktu (jumlah/pesanan/tahun) Dengan adanya hal diatas , maka persediaan pengaman merupakan suatu sarana pencegah terjadinya kekurangan persediaan. Persediaan pengaman yang yang paling optimal adalah jumlah yang menghasilkan biaya yang paling rendah dalam suatu periode, kekurangan persediaan tergantung pada kemungkinan terjadinya dan biaya setiap kekurangna persediaan.

Contoh soal :

Instalasi farmsi Rumah Sakit ABC menggunakan halothane 250 cc sejumlah 1200 botol per tahun,. Harga per botolnya Rp.900.000,-. Rumah sakit memperkirakan Carrying Cost Interest rate = 20 % dan biaya pemesanan = Rp 50.000,-/order. Kepala Instalasi Farmasi ingin mengtahui berapa banyak Halothane yang harus dipesan setiap kali pemesanan sehingga dicapai total biaya yang palin kecil (minimal).

D = 1200 botol/tahun S = Rp 50.000/pesan

H = Rp 180.000 (20%x900.000) C = Rp 900.000 per unit

EOQ = H

EOQ = 20% 900.000 1200 000 . 50 2

x x x

(40)

EOQ = 180.000 000 . 000 . 120

= 666,7 =25,8 = 26 botol

- Dalam 1 tahun = 26 1200

= 46 kali

- TC = (1.200 x 900.000) + 2 26

x 900.000 x 2 % + 26 1200

x 50.000 = Rp.1.080.000.000 + Rp.2.340.000 + Rp.2.307.692

= Rp. 1.084.647.692

Apakah total persediaan tersebut merupakan biaya yang paling rendah, dapat di cek, apabila dalam setiap kali pesan jumlah Halothane yang dipesan di atas atau di abwah EOQ (26 botol).

Perhittungan TC pada pemesanan 20 unit Q = 20 botol

TC = (1.200 x 900.000) + 2 20

x 900.000x 20% + 20 200 . 1

x 50.000 = Rp.1.080.000.000 + Rp. 1.800.000 + Rp.3.000.000

= Rp.1.084.800.000

Perhitungan TC pada pemesanan 30 unit Q = 30 botol

TC = (1.200 x 900.000) + 2 30

x 900.000x 20% + 30 200 . 1

x 50.000 = Rp.1.080.000.000 + Rp.2.700.000 + Rp.2.000.000

= Rp.1.084.700.000

Dari perhitungan jumlah pemesanan barang diatas dengan EOQ terlihat bahwa, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan telah diminimalkan dengan pemesanan barang tingkat 2unit 6dengan total biaya yang akan dikeluarkan

(41)

sebesar Rp1.084.647.692 dan pemesanan obat akan dilakukan sebanyak 46 kali selama 1 tahun untuk memenuhi kebutuhan yang optimal terhadap barang persediaan. Sementara pada pemesanan 20 unit akan meningkatkan biaya pemesanan dan ada kemungkinan persediaan yang ada tidak memenuhi permintaan yang ada pada pemesanan barang pada jumlah 30 unit akan meningkatkan biaya penyimpanan barang dan kemungkinan obat mejadi rusak/kadaluarsa, dan ada risiko bila harga obat turun.

E. Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point)

Mengetahui kapan melakukan pemesanan atau (menetapkan waktu produksi) juga merupakan hal yang penting dalam setiap kebijaksanaan pemesanan persediaan. Titik pemesanan ulang atau reorder point merupakan titik waktu di mana pesanan baru harus dilakukan.Titik waktu ini merupakan fungsi dari EOQ,waktu tunggu, dan tingkat di mana persediaan sudah habis. Waktu tunggu merupakan waktu yang diperlukan untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis ketika suatu pesanan dilakukan atau ketika produksi dimulai.

Untuk menghindari biaya kekurangan persediaan dan untuk meminimalkan biaya penyimpanan, suatu pesanan harus dilakukan sehingga pesanan itu tiba ketika unit terakhir dari persediaan digunakan. Mengetahui tingkat pemakaian dan waktu tunggu membuat kita

Reorder Point (R) = dL

R = Titik dimana pemesanan dilakukan kembali d = Tingkat permintaan atau penggunaan per hari

L = Lead time atau wktu tunggu antara barang dipesan dan barang dating Contoh soal

(42)

Dari contoh kasus diatas, diasumsikan ahwa kebutuhan obat pertahun 1200 botol halothane (1 tahun misalkan 400 hari kerja untuk kegiatan operasi) dan wktu tunggu selalu samaselama 5 hari.

Maka reorder point = dL Reorder point = 4 x 5

(43)

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data serta penganalisaan data dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :

A. Jenis dan Sumber data

1. Data Primer menurut umar (2001:69)

“Data primer merupakan data yang di dapat dari sumber pertama baik dari individu atau perorangan seperti hasil wawancara atau hasil pengisian kuesioner yang biasa dilakukuan peneliti”.

Data yang digunakan penulis merupakan hasil wawancara dengan bagian instalasi farmasi dan bagian keuangan pada runah sakit.

2. Data sekunder menurut umar (2001:69)

“Data sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau pihak lain, misalnya dalam bentuk tabel”.

Data sekunder yang diperoleh penulis dari perusahaan adalah: sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaa, laporan keuangan, faktur pembelian obat, prosedur perencanaan persediaan obat.

B. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara

Wawancara menurut Sugiyono (2004-130)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulsan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahaluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dalam jumlah respondentil sedikit.

(44)

Penulis melakukan serangkaian tanya jawab secara langsung dengan karyawan di perusahan tersebut untuk menemukan permasalahan yang akan diteliti dan hal-hal lain yang diperlukan untuk meneliti lebih lanjut, seperti,

2. Dokumentasi

Dokumentasi menurut Darmadji, dan tan (2004:102)

“Dokumentasi adalah salah satu metode pengumpulan data dengan cara melakukan analisi terhadap semua catatan dan dokumentasi yang dimiliki oleh organisasi yang terpilih sebagai objek penelitian, atau data dari individu sebagai objek penelitian”.

Penulis mengumpulkan data sekunder yang berkaitan dengan masalah judul dan mempelajari teori-teori dan literatur yang diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang ada.

C. Metode Penganalisaan Data

Untuk menganalisis data yang diperoleh, penulis menggunakan metode : Metode Deskriptif, Yaitu mengumpulkan, menyusun, mengklasifikasikan data yang diperoleh kemudian diinterprestasikan dan dianalisis antara data yang diperoleh dari rumah sakit dengan teori yang diperoleh diperkuliahan sehingga memberikan informasi yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi sehingga bisa di ambil suatu kesimpulan.

D. Lokasi dan Jadwal Penelitian

Penelitian akan dilakukan di lokasi objek penelitian pada Rumah Sakit Siti Hajar Medan dan penelitian di mulai sejak bulan juni sampai selesai.

(45)

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Data Hasil Penelitian

1. Gambaran Umum Perusahaan

Menyadari bahwa kesehatan adalah sesuatu yang paling berharga bagi manusia, sehingga mendorong untuk segera menyediakan fasilitas kesehatan yang dapat menampung kebutuhan Akan pelayanan kesehatan.Atas kesadaran tersebutlah pada tanggal 20 juli 1986 didirikan Rumah Sakit umum Siti Hajar Medan yang berlokasi di jalan Letjend Djamin Ginting No.2 Padang Bulan Medan.Berdasarka akte notaries Nyonya Chairani Bustami, SH nomor 41 tanggal 16 Juli 1986, lalu adanya izin dari Dinas Kesehatan no.440/9893/PK/RS/1993.

Untuk Mengetahui lebih luas peranan dan keadaan Rumah Sakit Umum Siti Hajar Medan sejak didirikan hingga saat ini sejenak dilihat perkembangannya yang sangat fungsional dalam pelayanan kesehatan masyarakat dalam upaya penyembuhan dan pencegahan terhadap penyakit serta upaya peningkatan penyembuhan terhadap penyakit.

Adapun awal berdirinya Rumah Sakit Umum Siti Hajar Medan adalah berawal dari pendirian sebuah praktek dokter yang pelaksanaannya ditangani oleh Alm.dr,HM.Mochtar Taringan DSP,yaitu sekitar tahun 1973,dengan system pelayanan berobat jalan yang masih sederhana.Kemudian akibat peningkatan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang lebih baik, sehingga pada tahun 1980 ditingkatkan menjadi balai pengobatan umum kemudian meningkat lagi menjadi sebuah klinik dengan fasilitas yang masih sederhana dan alat-alat kedokteran yang belum sepenuhnya memadai.

(46)

Agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik maka pada tanggal 20 Juli 1986 diresmikan Rumah Sakit Umum Siti Hajar Medan sebagai salah satu rumah sakit umum di Sumatera Utara yang siap memberikan pelayanan jasa medis serta penyediaan fasilitas kesehatan yang lebih lengkap dan sarana kesehatan. Antara lain berbagai fasilitas yaitu ruang perawatan, pelayanan rumah sakit, serta fasilitas diagnostic khusus dan pelayanan jamsostek.

Struktur Organisasi RSU Siti Hajar Medan

Organisasi merupakan salah satu alat untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektifdan rasional. Pembentukan organisasi dan pendelegasian wewenang serta tugas merupakan unsur utama dan merupakan alat untuk mencapai control yang baik. Mengorganisasi berarti menentukan bagian-bagian mana yang diperlukan untuk mencapai suatu hasil dan menentukan kerjasama yang serasi antara bagian-bagian itu. Dengan struktur organisasi dimaksudkan adalah rangka yang menunjukan segenap tugas pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi serta tugas dan tanggung jawab antara setiap anggota organisasi.

Struktur organisasi perusahaan mencerminkan kebijaksanaan yang ditempuh untuk mengadakan pengawasan terhadap manusia, peralatan dan fasilitas lainnya yang terlihat didalamnya demi tercapainya tujuan. Seorang pimpinan perusahaan harus mempunyai pandangan luas, selain itu pimpinan harus tahu bagaimana mengatur organisasi , menentukan bagian-bagian yang tepat untuk diduduki oleh orang yang tepat.Bentuk organisasi yang dianut oleh suatu perusahaan juga mempengaruhi kebijaksanaan perusahaan dalam mengorganisir bawahannya,

(47)

karena itu dalam menetapkan suatu kebijaksanaan terlebih dahulu harus ditetapkan bentuk organisasi yang akan diterapkan menyesuaikan susunan dan penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya. Penetapan struktur organisasi juga berhubungan erat dengan bidang usaha perusahaan dan besar kaecilnya perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap pimpinan dan bawahan yang ada dalam perusahaan akan mengetahui dengan jelas sampai dimana kegiatan-kegiatna yang harus dilakukan, batas-batas kekuasaan yang ada padanya, kepada siapa dia harus bertanggungjawab dan siapa yang harus bertanggungjawab padanya, Berhasil tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya banyak dibantu dengan adanya organisasi yang baik.

Dengan demikian struktur organisasi bukanlah tujuan perusahaan tetapi dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan.adapun struktur organisasi dan pembagian tugas dari jabatan-jabatan dalam bidang usaha Rumah Sakit Siti Hajar Medan yang berbentuk yayasan adalah sebagai berikut:

Organisasi dipimpin Oleh Direktur/Kepala Rumah Sakit.

Susunan organisasi RSU Siti Hajar Medan sebagai berikut: 1. Direktur

Tugas:

a. Bertanggung jawab dan mengawasi segala kegiatan /keadaan RSU Siti Hajar Medan.

b. Menentukan kebijaksanaan pelaksanaan kegiatan pelayanan dan menetapkan peraturan untuk manajer-manajer dibawahnya.

(48)

d. Menjabarkan kebijaksaan yayasan RSU Siti Hajar Medan kedalam kebijaksanaan operasional RSU Siti Hajar Medan

e. Membuat laporan tahunan kepada yayasan RSU Siti Hajar Medan berdasarkan laporan-laporan berkala dan incidental dari setiap manajer.

2. Kepala Seksi Pelayanan Tugas:

a. Pengolongan bidang pelayanan dan penunjang medis,pelayanan keperawatan dan pendidikan serta pelatihan

b. Melaksanakan fungsi manajemen bagian pelayanan dan penunjang medis, pelayanan keperawatan dan pendidikan pelatihan yopaitu perencanaan dan penganggaran.

c. Pengorganisasian, pengawasan, koordinasi, evaluasi.

d. Mengkoordinasikan pengelolahan tugas dari kepala-kepala sub seksi dibawah seksi pelayanan.

3. Kepala Sub Seksi Pelayanan Tugas:

a. Pengelolahan bidang medis yang meliputi instalansi gawat darurat, instalansi bedah, instalansi kebidanan dan kandungan, instalansi rawat jalan, instalansi rawat inap.

b. Pengelolahan bidang penunjang medis yang meliputi instalansi radiology, instalansi farmasi, instalansi gizi, instalansi pemeliharaan sarana rumah sakit dan instalansi laboratorium klinik.

(49)

c. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen untuk menghasilkan pelayanan IGD, instalansi bedah, instalansi kebidanan dan kandungan, instalansi rawat jalan, instalansi rawat inap, instalansi radiologi, instalansi gizi, instalansi farmasi, instalansi pemeliharaan sarana rumah sakit dan instalansi laboratorium dan klinik yang professional, bermutu serta berhasil guna dan berdaya guna.

4. Kepala Sub Seksi Pelayanan Keperawatan Tugas:

a. Pelayanan keperawatan IGD, kepeerawatan rawat jalan, keperawatan kamar bedah, dan keperawatan rawat inap.

b. Mengelola dan mengembangkan pelayanan dan keperawatan secara professional dan bermutu.

c. Merencanakan dan menyusun kebijaksanaan standar asuhan keperawatan. d. Memberikan orientasi bagi tenaga perawat baru.

e. Melaksanakan supervisi ke instalansi yang berkaitan dengan pelayanan keperawatan agar tujuan asuhan keperawatan yang ingin dicapai tetap dijamin.

5. Kepala Sub Seksi Pendidikan dan Latihan Tugas:

a. Melaksanakan pendidikan dan latihan bidang medis maupun manajemen yang dilaksanakan oleh RSU Siti Hajar Medan untuk pegawai sendiri maupun non pegawai RSU Siti Hajar Medan.

(50)

b. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan diklat yang diperlukan oleh RSU Siti Hajar Medan.

c. Memberikan bimbingan kepada praktek kerja lapangan sehingga memberikan manfaat kepada RSU Siti Hajar Medanuntuk meningkatkan mutu pelayanan dan memberi manfaat bagi peserta PKL karena memperoleh pengetahuan dan pengalaman yang terarah.

d. Melakukan koordinasi pembuatan laporan tahunan RSU Siti Hajar Medan dan Laporan pertanggungjawaban direktur.

e. Kegiatan administrasi dan pelaporan dilingkungan diklat.

6. Bagian Kesekretariatan dan Rekam medis Tugas:

a. Merumuskan kebijaksanaan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pada urusan kepegawaian, ketatausahaan, rekam medik, dan urusan umum. b. Mengkoordir pelayanan, pengkomputerisasian dan menguruspenangihan

serta mengatasi permasalahan pasien asuransi.

c. Mengkoordinir pelayanan, pengklaiman danlaporan yang berkaitan dengan pasien asuransi kesehatan.

d. Bertanggung jawab atas penggunaan sarana dan prasarana yang ada dilingkungan kesekretariatan dan rekam medik.

7. Kepala Bagian Keuangan dan Program Tugas:

a. Bertanggung jawab atas kelancaran keuangan perusahaan yang menyangkut kewajiban-kewajiban dan tagihan-tagihan.

(51)

b. Bertanggung jawab atas penyusunan anggaran bagian keuangan untuk disampaikan kepada pimpinan melalui bagian perencanaan dan anggaran. 2. Deskripsi Obat yang Diteliti

Persediaan obat pada Rumah Sakit Siti Hajar medan di klasifikasikan dalam beberapa bagian. Yaitu

2. Syrup dan obat bebas luar

Misal : Almon PP, Alco Drop, Antimo cair, Biostrum, Balpirik Merah, Biogesic, Botle Hood, dll.

3. Obat Tablet bebas

Misal : Antangin, Aspirin, Biovision, Combatrin, Decolgen, Mylanta, Mextril, Fatigon, dll.

4. Alat Kesehatan

Misal : Abbochaty, Biopres, Camelux, Dexon, Glucotrendstrip, Fixomull, Infuset PED, Kain Kasa, Kapas,

5. Syrup dan Obat dan Obat Luar

Misal : Alkohol 96 %, Antasida, Betason, Candistin Drop, Dulcolax, Daktarin, dll.

6. Injeksi

Misal : Alinamin, Aserin, Brainact, Cefotaxim, Clorbiotic, Dibekacin, dll.

Penulis aka mencoba meneliti beberapa obat seperti Alkohol, ciprofloxacin dan aserin dan sebagai sampel adalah alkohol 96 %. Pemilihan obat ini berdasarkan kriteria dan syarat perhitungan EOQ dimana permintaan obat setiap

(52)

tahunnya hampir sama, serta diikuti biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang konstan juga. Untuk informasi biaya persediaan tersebut bisa dilihat pada lampiran.

Obat yang diteliti adalah a. Alkohol

Alkohol digunakan sebagai pelarut obat , berdasarkan sifatnya sebagai pelarut digunakan pada keracunan teksikodonton, alkohol cepat menguap dan digunakan untuk menurunkan suhu tubuh dengan mengusapkannya pada kulit. Larutan 50-70% digosokkan ke kulit untuk mencegah dekubitus pada pasien yang terpaksa terbaring pada jangka lama.

3. Proses PerencanaanPersediaan Obat

Perencaan jumlah obat yang akan dipesan oleh rumah sakit selama ini berdasarkan beberapa hal yaitu: rata-rata penjualan beberapa bulan yang lalu dan apabila persedian obat telah habis. Perencanaan persediaan ini akan mencakup dua kegiatan yaitu : (1) mengintifikasi variabel-variabel yang mempengaruhi persedian dan (2) mengembangkan persamaan-persamaan yang menyatakan hubungan antara variabel-variabel tersebut dalam bentuk perhitungan matematis. Padahal fluktuasi penjualan obat-obatan tidak sama antara bulan-bulan yang lalu dangan bulan ini. Apabila rata-rata penjualan obat-obatan bulan lalu tinggi tetapi penjualan bulan selanjutnya rendah dapat mengakibatkan obat-obatan yang telah dibeli tersimpan lama di gudang. Namun, apabila rata-rata penjualan obat-obatan beberapa bulan yang lalu rendah tetapi penjualan minggu selanjutnya tinggi akan mengakibatkan obat-obatan cepat habis sebelum waktu pembelian selanjutnya, hal ini dapat memperbesar biaya pemesanan obat-obatan.

(53)

Sedangkan proses pemesanan obat akan dilakukan dengan beberapa tahap .Dimana, apabila poliklinik atau unit-unit lainnya kekurangan persediaan obat, mereka akan meminta obat itu ke bagian instalasi farmasi. Permintaan dilakukan dengan memberikan surat permintaan obat yang dibuat rangkap 2. Rangkap yang pertama diberikan kepada kepala instalasi farmasi dan yang kedua diarsipkan sendiri oleh unit yang bersangkutan.

Instalasi farmasi akan memesan melalui telepon ataupun melalui sales obat yang datang kerumah sakit. Surat pesanan dibuat rangkap 3. Rangkap pertama diarsipkan oleh kepala instalasi farmasi, rangkap yang kedua dan yang ketiga diberikan kepada supplier. Surat pesanan ini akan menjadi lampiran yang diberikan bersama faktur pada waktu menagih.

Setelah obat yang dipesan datang, bagian gudang akan memeriksa jumlah,tanggal obat dan kadaluarsanya. Selain itu, dilakukan pencocokan obat dengan faktur yang diterima dari supplier. Apabila jumlah obat yang diterima lebih besar dari penerimaan-penerimaan sebelumnya, bagian gudang akan meminta keterangan pada bagian instalasi farmasi. Jika obat yang diterima jumlahnya hampir sama dengan penerimaan-penerimaan sebelumnya, bagian gudang tidak meminta keterangan kepada bagian instalasi farmasi. Sesudah pencocokan faktur yang diterima dari supplier dengan obat, bagian gudang akan mencatatnya pada kartu stock.

Faktur yang diterima bagian gudang akan diberikan kepada bagian administrasi. Bagian administrasi akan memasukkan data itu ke komputer. Namun pembayaran faktur akan dilakukan oleh bagian akuntansi. Pada waktu pembayaran, bagian akuntansi akan mencocokan faktur dengan surat pesanan

(54)

yang dibuat

Apabila ada penjualan obat, bagian gudang akan menerima surat lembaran permintaan. Dengan adanya surat lembaran tersebut, bagian gudang akan mencatat penjualan tersebuat di kartu stock.

Adapun penjualan obat dapat dilakukan melalui 2 cara. Cara pertama pasien rawat jalan membeli sendiri obat tersebut. Cara kedua pasien rawat inap dapat membeli sendiri ataupun obat dapat diambilkan oleh petugas rumah sakit. Pembayaran obat yang diambilkan oleh petugas dapat dilakukan sendiri dalam waktu 2 hari. Apabila jangka waktu itu terlewati, obat itu akan dimasukkan ke dalam tagihan pasienyang harus dibayar waktu pasienitu meninggalkan rumah sakit.

4. Pengawasan Terhadap Obat

Dalam masalah pengawasan terhadap persediaan barang, pengawasan dapat dilakukan berupa : pengawasan fisik dan pengawasan akuntansi. Pengawasan fisik untuk persediaan sangat penting karena persediaan barang merupakan barang berwujud yang beraneka ragam dan sangat rawan terhadap pencurian, kerusakan, kebakaran dan bencana lainnya, perlu dijaga denagn mempunyai fasilitas tempat penyimpanan ( gudang) dan harus selalu diperhatikan.

Pengendalian persediaan sangat penting baik untuk apotek besar maupun apotek kecil. Persediaan obat merupakan harta yang paling besar dari sebuah apotek, karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan, pengendalian persediaan yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi apotek. Pengendalian yang efektif berakibat pada investasi yang lebih kecil. Untuk suatu laba tertentu, pengendalian

(55)

stok obat mengarah pada perolehan yang lebih besar atas investasi. Bilamana apotek dapat menurunkan persediaan dengna menjual lebih sedikit obat atau dengan menyingkirkan barang/obat yang tidak mudah dijual dan bila pengurangn ini digunakan untuk menurunkan modal sendiri, maka perolehan kembali atas modal sendiri akan meningkat. Sebaliknya, bila investas/penanaman modal atas persediaan obat/barang dagangan dinaikkan, perolehan atas modal dengan sendirinya akan menurun.

Pengendalian persediaan obat juga penting sebab apotek harus mempunyai stock yang benar agar dapat melayani pasiennya dengan baik. Apotek harus mempunyai produk yang dibutuhkan pasien/konsumen dalam jumlah yang dibutuhkan konsumen. Aspek pengendalian persediaan ini jauh lebih sukar duikur dan dikendalikan, tetapi sama pentingnya juga.. Bila pada sebuah apotek umum tidak tersedia obat yang dibutuhkan pasiennya pada waktu mereka memerlukan, apotek kehilangan penjualan. Bila hal ini sering terjadi, apotek akan kehilangan konsumen. Bila farmasi rumah sakit tidak mempunyai obat yang dibutuhkan, akibatnya bisa bervariasi dari ketidaknyamanan (untuk obat yang tidak dibutuhkan secara mendesak) hingga bahaya fisik pada pasien yang membutuhkan obat-obatan darurat penyelamat nyawa.

Pengawasan di RS Siti Hajar dilakukan dengan baik. Hal ini penting, mengingat persediaan terdiri dari benda-benda fisik yang membutuhkan adanya penjagaan tempat penyimpanan obat agar tidak terjadi pencurian atau kehilangan atas obat tersebut. Pengendalian obat yang diukur dalam satuan uang dihitung dengan economic order quantity. Perusahan besar biasanya memperkerjakan orang-orang tertentu untuk menjaga persediaan tersebut, perusahaan juga

(56)

mengadakan ruangan tertutup yang dapat digunakan sebagai tempat penyimpanan persediaan dan dilengkapi dengan pendingan ruangan, kulkas , beberapa rak penyimpanan obat, serta pemeriksaan fisik terhadap persediaan dilakukan secar langsung dan teratur.Untuk tempat penyimpanan persediaan obat akan disesuaikan dengan kategori obat agar obat tetap dalam kondisi baik dan aman.

Selain pengawasan fisik juga dilakukan pengawasan akuntansi, hal ini dimasukkan agar perusahaan tersebut terhindar dari kerugian yang disebabkan oleh kesalahan atau akibat adanya penyelewengan , sehingga data-data keuangan perusahaan dapat dipercaya. Sedangkan pengawasan operasi dimasukkan untuk menentukan operasi atau aktivitas perusahaan yang sesuai dengan sumber daya perusahaan.

B. ANALISA HASIL PENELITIAN

Aktivitas utama yang akan dilakukan manajer adalah perencanaan dan pengawasan. Perencanaan adalah memutuskan apa yang akan dilakukan oleh perusahaan dan bagaimana cara melakukannya, sedangkan pengawasan adalah proses untuk meyakinkan bahwa hasil yang telah direncanakan akan tercapai. Perencanaan yang disusun untuk suatu periode membutuhkan penjabaran dalam bentuk kwantitatif agar dapat diukur, dimana penjabarab biasa siukur dalam bentuk anggaran (budget).

Anggaran dapat memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan, terlepas dari jenis dan ukuran perusahaan tersebut , berikut ini penggunaan anggaran :

1. Anggran memaksa manajemen untuk menentukan tujuan perusahaannya baik dalam jangka pendek atau jangka panjang.

(57)

masa yang akan datang

3. Anggaran dapat digunakan sebagai lat kordinasi penggunaan sumber daya yang dimiliki sehingga kegiatan berjalan harmonis.

4. Anggaran merupakan alat komunikasi antar bagian dan antar kegiatan 5. Anggaran memberikan dasar bagi pengukuran prestasi

Anggaran yang disusun ini seringkali mengacu pada perencanaan laba karena memperlihatkan kegiatan yang telah direncanakan dan diharapkan untuk dilaksanakan oleh pusat pertanggungjawan. Pelaksanaan aktivitas yang telah direncanakan dalam anggaran tentunya akan membutuhkan pengawasan secar terus-menerus agar hasil yang dicapai sesuai dengan yang diharapkan. Pengawasan dilakukan denganh terlebih membandingkan aktivitas yang telah dilakukan perusahaan dengan perencanaan yang telah disusun, kemudian melakukan koreksi atas kegiatan tersebut, dn melakukan tindakan perbaikan dan peningkatan kualitas. Artinya, perbedaan yang terjadi perencanaan dan pelaksanaan membutuhkan tindak lanjut, perbedaan yang menguntungkan harus dipdertahankan atau ditingkatkan sedangkan perbedaan yang bersifat negatif terus segera dicari penyebabnya dan ditindaklanjuti dengan melakukan tindakan koreksi. Tindakan ini perlu dilakukan agar tujuan perusahaan tercapai.

Dalam sistem perencanaan persediaan ada dua unsur yang penting yaitu: 7. menetukan jumlah pesanan atau pembelian yang paling ekonomis

dimana biaya-biaya persediaan berada pada titk yang paling rendah. 8. Menentukan saat pesanan atau pembelian dilakukan dimana hal ini perlu

agar tidak terjadi kelebihan stock maupu kekurangan stock.

(58)

tegas, hal ini mengingat bahwa sebahagian besar investasi perusahaan berada pada persediaan. Perusahaan harus dapat menyediakan kebijaksanaan pengelolaan persediaan agar tidak menderita kerugian akibat kesalahan mengelola persediaan. Oleh karenanya diperlukan bagian atau departemen yang bertugas untuk mengatur kebijakan proses penyediaan persediaan, yaitu dengan adanya kerjasama antara departemen anggaran kebutuhan persediaan, departemen biaya, dan dengan departemen terkait lainnya. Departemen anggaran biasanya akan menyususn rencana kebutuhan persediaan dan untuk proses pembiayaannya akan dilakukan dan diatur oleh bagian departemen keuangan selanjutnya penerimaan pesanan persdiaan akan diterima oleh bagian pembelian untuk mencocokkan daftar barang persediaan yang dipesan dan akan diperiksa kembali oleh bagian kepala gudang. Pemisahan tugas ini perlu dilakukan antar departemen untuk menguranngi resiko kerugian PadaRumah Sakit Umum Siti Hajar medan, departemen pemesanan obat dilakuakn oleh bebrapa departemen.

Dilihat kembali dari struktur organisasi, rumah sakit umum siti hajar medan membagi perusahaannya dalam beberapa departemen yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda. Namun khusus bagian dalam penyusunan persediaan obat dan pemesanan persediaan obat kurang terstruktur, dimana informasi kebutuhan obat yang di terima dari bagian poliklinik akan diperiksa kembali oleh bagian instalasi farmasi kemudian pemensanan obat pun akan dilakukan secara langsung kepada supplier. Terlihat bahwa kurang adanya kerjasama antar bagian anggaran dan bagian keuangan perusahaan karena proses penentuan jumlah pesanan obat dan pemesanan serta pembiayaannya dilakukan oleh bagian instalasi farmasi. Oleh karenya diperlukan bagian atau departemen yang bertugas untuk mengatur

(59)

kebijakan proses penyediaan persediaan, yaitu dengan adanya kerjasama antara departemen anggaran kebutuhan persediaan, departemen biaya, dan dengan departemen terkait lainnya. Departemen anggaran biasanya akan menyususn rencana kebutuhan persediaan dan untuk proses pembiayaannya akan dilakukan dan diatur oleh bagian departemen keuangan selanjutnya penerimaan pesanan persediaan akan diterima oleh bagian pembelian untuk mencocokkan daftar barang persediaan yang dipesan dan akan diperiksa kembali oleh bagian kepala gudang. Untuk informasi kebutuhan obat akan diperoleh dari bagian poliklinik dan dari bagian instalasi farmasi akan dihitung kembali olah bagian anggaran cara penenentuan jumlah obat yang akan dipesan. Pemisahan tugas ini perlu dilakukan antar departemen untuk menguranngi resiko kerugian dan korupsi.

Metode perencanaan persediaan yang akan dibahas berikut ini memiliki keterbasan asumsi yang seharusnya dipenuhi, seperti permintaan diketahui dengan pasti dan relatif konstan sepanjang waktu, harga per unit produk adalah konstan, biaya penyimpaana per unit pertahun adalah konstan, karena danya keterbasan itu, penulis menggunakan asumsi relatifitas dimana apabila ada verian yang kecil akan diasumsikan konstan.

Asumsi pertama adalah permintaan diketahui dengan pasti dan relatif konstan sepanjang waktu.Hal ini dapat dilihat dalam lampiran. Dari lampiran ini dapat dilihat bahwa hanya ada 5 yang memenuhiasumsi pertama yaitu plasbumin 25 % 100ml, ciprofloxacin, aserin g, dan alkohol.

(60)

kenyataannya, harga per unit memang ada yang tidak konstan tapi sebagian besar konstan.. Dalam hal ini yang memenuhi standar adalah plasbumin, ciprofloxacin, aserin g, dan alkohol.

Biaya pemesanan relatif konstan karena rumah sakit memiliki supplier obat yang tetap sehingga pola supplier itu sudah diketahui rumah sakit dengan baik. 1. Penentuan Pemesanan Persediaan Obat dengan Metode EOQ

Pada bagian ini akan dibahas mengenai perhitungan persediaan obat dengan metode EOQ yang dapat meminimalkan biaya persediaan nantinya untuk produk ciprofloxacin dan alkohol

A.Penentuan Pemesanan Persediaan Obat dengan Metode EOQ terhadap obat

 Alkohol

Adapun perhitungan kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) alkohol adalah : Jumlah penggunaan obat selam 1 tahun : 180 unit

Biaya pesan setiap kali pesan : Rp 1157,8 Biaya penyimpanan setiap tahunnya : Rp 3360

EOQ = H

EOQ = 3360

180 8 , 1157

2x x

= 3360 416808

= 124,08

(61)

Dalam 1 tahun = 12 180

= 15 kali pesan

TC = DC + Q

S + 2

TC =

(

180x14000

)

+      12 8 , 1157 180x +      2 3360 12x

TC = 2.520.000 + 20160 + 17367 TC = Rp 2.557.527

2. Penentuan Titik Pemesanan ulang (Reorder Point)

Dilihat dari contoh masalah pada rumah sakit umum pusat siti hajar medan diatas, diketahui juga bahwa permintaan persediaan alcohol setiap penggunaanya diasumsikan 2botol dan waktu tunggunya adalah 4 hari maka titik pemesanan ulangnya dapat ditentukan yaitu :

d = 2 unit L = 4 hari

Maka reorder point (R) = dL (R) = 3x4 Reorder point = 8unit,

Dari contoh diatas, kebutuhan alkohol peroperasinya adalah 2 botol dengan waktu tenggang = 4 hari secara konstan

Dari hasil perhitungan diata penulis akan mencoba menganalisa hasil perhitungannya, apakah total biaya persediaan tersebut merupakan biaya yang paling rendah, dapat di cek, apabila setiap kali pesan jumlah alkohol yang dipesan diatas atau dibawah EOQ (12 unit).

(62)

TC1O =

(

180x14000

)

+      10 8 , 1157 180x +      2 3360 10x

TC =

(

2.520.000

)

(

16.800

)

(

20.840,4

)

TC = Rp 2.557.640,4

TC15 =

(

180 X14000

)

+      15 8 , 1157 180x +      2 3360 15x

TC =

(

2.520.000

)

(

25.000

)

(

13893,6

)

TC = Rp 2.559.093,6

TC20 =

(

180x14000

)

+      20 8 , 1157 180x +      2 3360 20x

TC =

(

2.520.000

)

(

10.420,2

)

(

33.600

)

TC = Rp 2.564.020.2

Dari data diatas terlihat bahwa perhitungan pesanan persediaan obat dengan menggunakan metode Ecomic Order Quantity akan meminimalkan pengeluaran biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Total biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan obat juga dapat digunakan seefien mungkin. Misal dari contoh alkohol diatas, Total biaya pada pesanan 12 unit Rp 2.557.552 lebih kecil Rp113. 4 dari total biaya pada pesanan 10 unit dan lebih kecil dari total biaya pada pesanan 15 unit sebesar Rp 1566,6.

Artinya bahwa jumlah pesanan sebanyak 12unit dan dengan 15 kali pesanan dalam 1 tahun akan meminimalkan biaya-biaya persediaan, dimana obat dipesan sesuai kebutuhan dengan meminimalkan kekurangan obat dan obat dipesan

(63)

denagn meminimalkan biaya persediaan yang mungkin terjadi.

Untuk titik pemesanan ulang atau reorder point seperti pembahasan diatas yaitu pada unit 10 artinya adalah pesanan persediaan obat akan dilakukan kembali ketika tingkat persediaan menurun hingga unit 10.

Apabila ditinjau kembali untuk proses perencanaan dan pengawasan obat yang diterapkan oleh RS Siti Hajar medan yaitu, penentuan jumlah pesanan obat didasarkan oleh apabila persediaan obat akan habis atau berdasarkan kebutuhan pada waktu sebelumnya tanpa mempertimbangkan secara khusus jumlah biaya-biaya persediaan yang akan terjadi untuk mendapatkan persediaan obat yang dapat memenuhi permintaan pasien/konsumen. Hal ini kemungkinan akan menimbulkan masalah dalah operasi perusahaan, karena fluktuasi permintaan dan harga obat ini tidak selalu sama dari waktu ke waktu

Sebagai contoh pada bulan oktober Rumah Sakit Umum Siti Hajar memesan alkohol sebanyak 20 unit dengan total biaya Rp 2.564.020,2 sementara dengan menggunakan perhitungan dengan metode EOQ obat di pesan 12 unit dengan total biaya Rp 2.557.527 sudah dapat memenuhi kebutuhan obat setiap waktunya dan dapat meminimalkan kelebiban atau kekurangan obat juga mengefesienkan biaya pemesanan dan biaya peyimpanan yang akan terjadi.pemesanan dilakukan pada jumlah yang tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil tapi permintaan terhadap obat tetap dapat dipenuhi. Pada pemesanan 20 unit terhadap obat, permintaan pasien/konsumen terhadap obat dapat dipenuhi namun kemungkinan akan terjadi kelebihan obat pada susatu waktu dan akan berkibat pada kondisi obat. Obat bisa kadaluarsa atau rusak karena terlalu lam disimpan digudang, investasi yang dikeluarkan terhadap obat juga besar,dan harga obat terkadang naik

(64)

turun sehinggan harga obat turun tentu adas resiko terhadap obat yang telah di beli dan kelebihan biaya yang terjadi bisa dialikasikan pada kebutuhan yang lain. Artinya untuk meminimalkan segala resiko yang akan terjadi baik dari segi biaya pesanan obat dan biaya penyimpanan serta untuk kenyaman persediaan obat perlu dilakukan perencaan persediaan obat yang benar-benar matang dan efesien paling tidak bisa meminimalkan resiko yang mungkin akan terjadi. Karena perencanaan yang baik akan menghasilanm aktifitas yang sistematis dan manfaat yang lebih baik juga.

Diharapkan dengan perencaanaan persediaan obat dengan metode EOQ dapat meminimalkan dengan efesien total biaya persediaan yang merupakan salah satu pertimbangan perusahaan dalam menyusun anggaran, sementara anggaran perusaan merupakan suatu proses perencanaan dan pengendalian kegiatan dalam satuan uang, yang bertujuan untuk memproyeksikan operasi perusahaan tersebut dalam proyeksi laporan keuangan oleh karenanya pemesanan persediaan obat dengan metode EOQ bisa jadi bahan pertimbangan dalam proses perencanaan dan pengawasan obat

Sementara pengawasan persediaan obat yang ada di rumah sakit siti hajar dilakukan dengan baik. Secara umum pengawasan fisik terhadap persediaan dilakukan dengan cara (a) menyediakan ruang tertutup dan nyaman yang dapat digunakan sebagai tempat penyimpanan persediaan, (b) memperkerjakan bebrapa orang untuk menjaga gudang dan memberikan wewenang serta tangung jawab kepada satu orang yang dapat dipercaya , (c) pemeriksaan fisik terhadap persediaan dilakukan secara langsung dan teratur.

(65)

hasil perhitungan fisik, maka saldo perkiraan-perkiraan tersebut dikoreksi agar sesuai dengan jumlah fisik barang dalam gudang. Selisih persediaan yang ada dicatat dalam bukti memorial dan bukti ini menjadi dasar untuk pencatatan dalam jurnal.

Sejauh ini Rumah Sakit Umum Siti Hajar melakukan aktifitas sehari-harinya tanpa ada kendala yang serius. Dalam Departemen akuntansi dan departemen farmasi penyusuanan anggaran dilakukan sebagian besar berdasarkan sistem akuntansi di indonesia dan pedoman-pedoman khusus yang disusun oleh pihak internal perusahaan yang saling kerjasama dalam pengumpulan informasi. Pedoman-Pedoman kerja disusun berdasarkan kebutuhan dan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya, baik tujuan akan pencapaian laba dan mencapai kebutuhan sosial terhadap masyarakat.

(1)

bank, biaya kerusakan, biaya keusangan, biaya perawatan dan sewa gedung.

5. Perencanaan persediaan obat pada Rumah Sakit Umum Siti Hajar didasarkan atas permintaan terhadap obat pada waktu-waktu yang lalu dan apabila persediaan obat hampir habis.

6. Pengawasan terhadap persediaan obat pada Rumah Sakit Umum Siti Hajar medan dilakukan dengan pengawasan fisik terhadap persediaan obat agar obat tidak rusak dan tetap pada kondisi aman apabila dikonsumsi dan rumah sakit juga melakukan pengawan akuntansi atas jumlah persediaan obat gudang.

B. SARAN

Setelah menguraikan beberapa kesimpulan dari peneliatian terhadap Rumah Sakit Umum Siti Hajar, Penulis akan mencoba memberikan sedikit saran sesuai dengan kemampuan penulis ;

1. Stuktur organisasi yang dapat pada Rumah Sakit Umum Pusat Siti Hajar Medan disusun dengan beberapa departemen yang saling berkaitan, Namun pemisahan tugas bagian penyusuan kebutuhan obat dan pemesnannya serta pembiayaanya masih perlu ditinjau kembali secara terperinci agar tampak pemisahaan tuga yang jelas sesuai dengan departemennya.

2. Didalam melakukan penyusunan anggaran perusahaan yang mencakup perencanaan dan pengawasan persediaan obat perlu ada perumusan yang jelas sehubungan dengan biaya-biaya persediaan yaitu biaya penyimpanan dan biaya pemesanan untuk dapat mengoptimalkan biaya

(2)

yang akan dikeluarkan untuk persediaan dengan tetap mempertimbangkan permintaan akan obat oleh pasien/konsumen. Agar persediaan obat yang dipesan tidak terlalu banyak yang nantinya akan menimbulkan resiko kadaluarsa, kerusakan dan resiko biaya pembelian obat yang naik turun dan juga tidak terlalu kecil yang akan menimbukan kekurangan akan stock obat dan untuk mengurangi biaya pemesanan yang terlalu sering dilakukan

(3)

DAFTAR PUSTAKA

Adikoesoemo, Suparto, 1994. Manajemen Rumah Sakit, Cetakan pertama, Penerbit Pustaka Harapan, Jakarta.

Agus Ahyari, 1999. Efesiensi Persediaan bahan , Edisi II, BPFE UGM, Yogyakarta.

.Assauri, Sofian, 1993. Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi Keempat, Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.

Efferin, Sujoko, Stefanus hadi Darmadji dan Yuliawati tan, 2004. Metode Penelitian Untuk Akuntansi:Sebuah Pendekatan Praktis, Edisi Pertama, BayumediaPublishing, Malang.

Hansen.D.R & M.M. Mowen , 2001. Manajemen Biaya, Buku Dua, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Hansen.D.R & M.M. Mowen, 1999. Akuntansi Manajemen, Edisi Keempat Jilid Kedua,Penerbit Erlangga, Jakarta.

Heizer, Jay and Barry Render, 2005. Operation Management, Edisi Ketujuh Buku Kedua, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Herawati jajuk, Sunarto, 2004, Anggaran Perusahaan, Edisi Kedua, Penerbit Amus, Yogyakarta.

Niswonger C.Rollin, Fees, Philip E, Carl s Warren, 2000. Prinsip-Prisnsip

Akuntasi, Edisi kesembilanbelas, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Sugiyono,1999. Metode Penelitian Bisnis, CV Alfabeta, Bandung.

Supriyono, A.R, 2000. Perencanaan dan Pengendalian Biaya serta Pembuatan

Keputusan, Edisi II, BPFE UGM, Yogyakarta.

Umar, Husein, 2001.Riset Akuntansi: Dilengkapi dengan Panduan Membuat Sripsi dan Empat Bahasan Kasus Bidang Akuntansi, Catatan Ketiga, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Usry, Carter, 2004. Akuntansi Biaya, Edisi Ketigabelas Buku Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2004. Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

(4)

Jurusan Akuntansi, 2004. Buku Petunjuk Penulisan Skripsi Jrurusan

Akuntansi, Revisi kedua, Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi

(5)

Lampiran1

Biaya Pesanan

1. Baya administrasi

Biaya administrasi setahun Rp 11.362.325 Rata-rata perbulan Rp 47.343,02 1 bulan 60 kali pesan Rp 789,05

I kali pesan 5 macam obat Rp 157,8

2. Biaya telepon

Rata-rata durasi pemesanan obat melalui telepon 15 menit dan tarif panggilan untuk pemesanan lokal adalah 250/2 menit

Biaya setiap kali pesan 2 250

x 15 = 4000

1 kali pesan ada lima macam obat Rp 400

2. materai adala Rp 3000/item Rp 600

Total biaya pemesanan untuk satu item obat Rp 1157,8

(6)

Lampiran 2

Biaya Penyimpanan

Perhitungan biaya penyimpanan disesuaikan dengan persentasi yang banyak digunakan oleh perusahaan seperti yang tercantum dalam lampiran

rincian biaya persentasi dari nilai obat

Bunga bank 6 %

kerusakan 5 %

keusangan 10 %

perawatan 2,5 %

sewa gedung 0,5 %

total persentasi biaya 24 %

Biaya penyimpanan Alkohol 96% 24 % x Rp 14.000 = Rp 3.360

Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Obat Dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ) Pada Rumah Sakit Umum Siti Hajar Medan

Pernyataan

Kata Pengantar

ABSTRAK

DAFTAR ISI

Daftar Gambar

DAFTAR TABEL

DAFTAR LAMPIRAN

ABSTRAK

BAB I

PENDAHULUAN

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

BAB III

METODE PENELITIAN

BAB IV

HASIL PENELITIAN

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

(

)

DAFTAR PUSTAKA

Parts

Dokumen yang terkait

Analisis Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Barang Dagangan Dengan Metode Economic Order Quantity Pada PT. FastFood Indonesia Cabang Medan.

Aplikasi Metode Economic Order Quantity (EOQ) Untuk Mengoptimalkan Persediaan Bahan Bakar Minyak (Studi Kasus PT. Kereta Api (PERSERO) Medan)

Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Obat Pada Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik Medan Dengan Menggunakan Metode Economic Order Quantity

Analisis Pengendalaian Persediaan Obat Menggunakan Metode Eoq (Economics Order Quantity) Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Pusat Haji Adam Malik Medan

Pengawasan Intern Aktiva Tetap Pada Rumah Sakit Umum Siti Hajar Medan

Pengendalian Persediaan Bahan Baku Dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ) (Studi Kasus: PT. Pabrik Es Siantar)

Studi Pengendalian Persediaan Obat Generik melalui Metode Analisis ABC, Economic Order Quantity (EOQ) dan Reorder Point (ROP) di Gudang Farmasi Rumah Sakit Islam Asshobirin Tahun 2013

PERENCANAAN PERSEDIAAN OBAT MENGGUNAKAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) SEBAGAI UPAYA PEMESANAN YANG OPTIMAL DI RSUD Dr. SOETOMO.

Usulan Persediaan Bahan Baku Dengan Menggunakan Metode Economic Order Quantity (EoQ)

PERENCANAAN PERSEDIAAN OBAT MENGGUNAKAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) SEBAGAI UPAYA PEMESANAN YANG OPTIMAL DI RSUD Dr. SOETOMO

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan