Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace

(1)

M

E

N

G

E

M

B

A

N

G

K

A

N

L

A

Y

A

N

A

N

O

P

E

N

A

C

E

S

U

S

U

R

E

P

O

S

I

T

O

R

Y

M

E

M

A

N

F

A

T

K

A

N

O

P

E

N

S

O

U

R

C

E

D

S

P

A

C

E

Oleh :

MURNIATY, S.SOS.

NIP : 19690410200112 2 001

Pustakawan Muda

Pada Perpustakaan dan Sistem Informasi USU

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PERPUSTAKAAN DAN SISTEM INFORMASI

MEDAN

2011

(2)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace Page i

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillan Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat RahmatNya Penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace” ini dengan baik. Makalah ini merupakan hasil karya tulis untuk bahan presentasi Pemilihan Pustakawan Berprestasi Tingkat Nasional yang di adakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Kemendiknas Tahun 2011.

Semoga karya ilmiah yang Penulis tulis ini sesuai dengan harapan para Dewan Juri dan dapat memenuhi kriteria penilaian dengan baik. Penulis juga berharap semoga karya ilmiah ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya.

Wassalam Penulis, Murniaty, S.Sos.

(3)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace Page ii

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar ... i

Daftar Isi ... ii

1. Pendahuluan 1.1. Alasan Membangun Repository Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 1

1.2. Latar Belakang Masalah ...

2. Pengertian Layanan Berbasis Open Access... 5

3. Mengembangkan Layanan USU Repository Dengan Sistem Open Access.. 6

4. Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source Dspace. Mengapa Dspace ... 9

5. Kebijakan Layanan Open Access USU Repository... 15

6. Manfaat Layanan Open Access USU Repository... 15

7. Kesimpulan... 18

(4)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 1

Mengembangkan Layanan

Open Access

USU Repository

Memanfaatkan

Open Source

DSpace

Oleh : Murniaty, S.Sos.

1. Pendahuluan

1.1. Alasan Membangun Repository Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi

Sumberdaya informasi berkembang dengan sangat cepat. Perkembangan informasi ini didukung oleh perkembangan yang pesat di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Aplikasi TIK memunculkan sistem akses dan temu-balik terhadap informasi menjadi semakin cepat. Transfer informasi dari sumber (lokasi) ke pengguna (end user) menjadi cepat. Situasi ini menjadikan akses informasi digital semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi, tanpa mengabaikan akses informasi secara konvensional yang telah berlangsung selama ini. Akses terhadap sumberdaya informasi digital semakin mudah karena dapat diakses secara terbuka, multi user, unlimited access, dan dapat diakses dari jarak jauh (remote access) tanpa harus hadir ke perpustakaan secara fisik.

Fenomena umum menunjukkan kencenderungan pengguna perpustakaan, terutama pada perpustakaan perguruan tinggi menggunakan sumberdaya informasi digital baik yang bersifat ilmiah maupun yang non-ilmiah semakin meluas. Berbagai perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia merespon fenomena ini dengan menyediakan pengelolaan dan pelayanan digital dalam organisasi perpustakaan. Sejumlah perpustakaan perguruan tinggi mulai melakukan digitalisasi informasi yaitu dengan cara mendigitaliasi koleksi karya ilmiah yang dimilikinya dan membuatnya tersedia untuk diakses secara online melalui internet. Ketersediaan dan pemanfaatan TIK adalah kunci utama dari keberhasilan perpustakaan untuk menyediakan layanan koleksi digital.

Perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya memiliki koleksi karya ilmiah berupa disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, dan/atau kertas karya yang dihasilkan oleh mahasiswa, dan karya ilmiah yang dihasilkan dosen berupa artikel ilmiah dan laporan penelitian. Koleksi ini sifatnya adalah un-published sehingga pemanfaatannya terbatas karena tidak dapat

(5)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 2

dipinjam ke luar dari perpustakaan dan jumlahnya hanya satu eksemplar per judul. Koleksi sejenis inilah yang sering disebut sebagai repository pada perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia. Pengelolaan koleksi ini memunculkan berbagai masalah. Selain membutuhkan space ruangan yang luas, pemeliharaan terhadap koleksi ini juga memerlukan tenaga dan biaya yang besar. Digitalisasi terhadap koleksi ini menjadi salah satu solusi untuk meminimalkan masalah dalam pengelolaan dan pemanfaatannya. Digitalisasi terhadap dokumen ini akan menghasilkan dokumen elekronik yang dapat dipastikan akan menambah kuantitas dan kualitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki oleh perpustakaan. Digitaliasi terhadap koleksi karya ilmiah inilah awal dari berdirinya repository pada sejumlah perpustakaan perguruan tinggi.

Terdapat berbagai alasan untuk membangun repository pada perpustakaan perguruan tinggi.

1. Adanya keinginan perpustakaan menyediakan tempat untuk mengumpulkan, memelihara, dan mendesiminasikan dalam bentuk digital output karya ilmiah sivitas akademika suatu perguruan tinggi.

2. Untuk menjamin ketersediaan karya sivitas akademika yang hanya terdapat di perguruan tinggi tersebut.

3. Berkaitan dengan perubahan dalam paradigma publikasi ilmiah. Saat ini telah muncul gerakan untuk menyediakan akses terbuka (Open Access) dan gratis terhadap publikasi ilmiah. Konten ilmiah sebuah perguruan tinggi dihasilkan dan dipublikasikan sendiri dan penyediaan akses terbuka dan gratis terhadap bahan-bahan tersebut merupakan aktivitas utama dalam Gerakan Akses Terbuka (Open Access Movement). Salah satu pernyataan dalam deklarasi Budapest Open Access Initiative (2001) (lihat

dan Berlin Declaration on Open Access to

Knowledge in the Sciences and Hunamities (2003) (lihat:

adalah memberi

akses terbuka terhadap publikasi ilmiah yang dihasilkan oleh berbagai institusi pendidikan dan lembaga penelitian kepada masyarakat luas. Untuk mengapresiasi deklarasi ini, maka pendirian repository pada Perpustakaan Perguruan Tinggi

(6)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 3

merupakan jawaban yang tepat. Sebuah perguruan tinggi akan lebih leluasa memberikan akses terbuka (Open Access) terhadap bahan-bahan yang mencerminkan kekayaan intelektual dari perguruan tinggi itu sendiri melalui pendirian repository. 4. Membangun repository didasarkan pada prinsip penyimpanan karya-karya ilmiah

sebuah perguruan tinggi secara terpusat di perpustakaan akan memberikan manfaat untuk mengetahui karya-karya ilmiah apa saja yang sudah dipublikasikan dan pada sisi yang lain menjadi dasar untuk mengetahui bahan-bahan yang belum dipublikasikan secara digital. Sehingga repository menjadi salah satu upaya untuk mendorong agar bahan-bahan lain yang bukan kategori karya ilmiah seperti laporan kegiatan, pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar, buku panduan, prosiding, jurnal-jurnal ilmiah departemen/fakultas dan sebagainya untuk dipulikasikan dalam format digital, karena bahan-bahan tersebut juga merupakan bagian dari karya sivitas akademika yang tidak diterbitkan di luar perguruan tinggi sehingga dengan publikasi di repository akan membuat bahan-bahan tersebut mudah diakses. Sebagaimana diuraikan di atas, bahwa salah satu alasan untuk membangun repository adalah untuk penyediaan akses terbuka.

Dengan demikian maka repository pada Perpustakaan Perguruan Tinggi menjadi sarana penting untuk mempublikasikan hasil-hasil penelitian dan karya-karya akademik yang dimilikinya sebuah perguruan tinggi. Reputasi perguruan tinggi akan semakin dikenal melalui peran repository. Karya akademik perguruan tinggi tidak hanya tersebar melalui jurnal, akan tetapi dapat juga melalui repository, sehingga akan meningkatkan visibilitas dan prestise dari perguruan tinggi tersebut.

1.2 Latar Belakang Masalah

Koleksi elektronik Deposit USU selanjutnya disebut dengan USU Repository adalah karya oleh dan/atau tentang universitas dalam bentuk dokumen elektronik termasuk laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, dan/atau kertas karya mahasiswa, karya ilmiah yang dihasilkan dosen berupa artikel dan laporan penelitian, pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar, prosiding, buku panduan departemen, jurnal universitas, dan yang lainnya. Koleksi ini sifatnya adalah un-published sehingga pemanfaatannya

(7)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 4

terbatas karena tidak dapat dipinjam ke luar dari gedung perpustakaan dan jumlahnya hanya satu eksemplar per judul.

Perpustakaan Universitas dan Cabang Fakultas di lingkungan USU memiliki koleksi ini dalam bentuk tercetak dengan jumlah yang besar dan terus mengalami pertambahan setiap tahunnya. Pengelolaan koleksi tersebut tentunya telah memunculkan berbagai masalah. Selain membutuhkan space ruangan yang luas, pemeliharaan koleksi ini juga memerlukan tenaga dan biaya yang besar. Digitalisasi koleksi ini menjadi salah satu solusi untuk meminimalkan masalah tersebut baik dalam pengelolaan maupun pemanfaatannya. Digitalisasi dokumen tercetak akan menghasilkan dokumen elektronik yang dapat dipastikan akan menambah kuantitas serta berdampak kepada kualitas karya USU Repository ke depan.

Selain itu, digitalisasi terhadap koleksi USU Repository dibutuhkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa harus datang ke perpustakaan. Pemanfaatan sumberdaya informasi elektronik dapat dilakukan tidak hanya oleh pengguna dari internal institusi (USU) saja, akan tetapi dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas dari manca negara apabila sumberdaya tersebut dipublikasikan secara terbuka melalui Website Perpustakaan USU.

Akses terhadap koleksi repository sangat tergantung kepada kebijakan masing-masing perguruan tinggi. Kebijakan akses terhadap koleksi repository juga harus ditetapkan dengan pertimbangan yang cermat. Apakah koleksi repository dapat diakses secara terbuka (Open Access)? Apakah hanya menyediakan akses terbatas? Hal ini semuanya tentu memerlukan pertimbangan sesuai dengan kebijakan perguruan tinggi setempat. Di Perpustakaan USU koleksi USU Repository dapat di akses secara terbuka (Open Access) di internet. Artinya, siapapun pengguna internet (tidak hanya sivitas akademika USU saja) dapat mengakses USU repository secara gratis baik abstrak ataupun artikel penuhnya (fulltext), tanpa ada batasan jarak, ruang, dan waktu karena USU Repository dipublikasikan secara terbuka melalui Website Perpustakaan USU.

(8)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 5

Telah tersedianya infrastruktur dan koneksi internet, adanya dukungan dan kerjasama yang baik dari seluruh sivitas akademika termasuk Rektor dan cukup handalnya Software Digital Repository yang digunakan, adanya Sumber Daya Manusia (Pustakawan dan ahli Teknologi Informasi) yang cukup memahami sistem Software Digital Repository yang digunakan, merupakan modal yang baik dalam mengembangkan layanan Open Access USU Repository.

2. Pengertian Layanan Berbasis

Open Access

Pendit (2008) menjelaskan Open Access atau akses terbuka merupakan suatu fenomena masa kini yang berkaitan dengan dua hal, yaitu keberadaan teknologi digital dan akses ke artikel jurnal ilmiah dalam bentuk digital. Adanya internet dan jurnal digital telah memungkinkan perluasan dan kemudahan akses, dan kenyataan inilah yang ikut melahirkan

Open Access (OA) atau lebih tepatnya Gerakan OA (Open Access Movement). Secara lebih

spesifik, OA merujuk pada berbagai literatur digital yang tersedia secara terpasang (online), gratis (free of charge), dan bebas dari semua ikatan atau hambatan hak cipta atau lisensi. Artinya, ada sebuah “penyedia” yang meletakkan berbagai berkas dan setiap berkas itu disediakan untuk siapa saja yang dapat mengakses.

Berdasarkan pengertian itu, maka menurut Pendit (Pendit, 2008) OA otomatis juga membebaskan hambatan akses yang biasanya karena biaya, entah itu biaya berlangganan, biaya lisensi, atau membayar-setiap-melihat (pay-perview-fees). Selain itu OA juga menghilangkan hambatan yang timbul karena perijinan sebagaimana yang ada dalam setiap karya yang dilindungi hak ciptanya.

Ide tentang OA berkaitan dengan tiga kesepakatan yang melibatkan ratusan institusi informasi, yaitu Budapest Open Access Initiative (BOAI) (Februari 2002), Bethesda Principles

(Juni 2003), dan Berlin Declaration (Oktober 2003).

Budapest Open Access Initiative (BOAI 2002) mendefinisikan OA sebagaimana dikutip

oleh Pendit (2008) : “ketersediaan artikel secara gratis di internet agar semua orang dapat membaca, mengambil, menyalin, menyebarkan, mencetak, dan menelusurnya atau membuat kaitan dengan artikel-artikel tersebut secara sepenuhnya, menjelajahinya untuk membuat indeks, menyalurkannya sebagai masukan ke perangkat lunak, atau menggunakannya untuk berbagai keperluan yang tidak melanggar hukum, tanpa harus menghadapi hambatan finansial, legal, atau teknis, selain hambatan yang tidak dapat

(9)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 6

dilepaskan dari kemampuan mengakses internet itu sendiri. Satu-satunya pembatasan adalah dalam hal reproduksi dan distribusi karena berkaitan dengan hak cipta penulis dan pemberian penghargaan kepada penulis dalam bentuk pengutipan”.

Dengan defenisi di atas maka pada dasarnya OA juga tidak dapat dikatakan bertentangan dengan prinsip hak cipta. Landasan hukum yang digunakan untuk OA biasanya adalah ijin resmi yang diberikan oleh pemegang hak cipta, atau pernyataan bahwa literatur yang bersangkutan adalah milik umum (public domain).

Hal lain yang terlihat dalam prinsip OA ini adalah kerelaan pencipta (pengarang) untuk tidak memperoleh imbalan uang, misalnya dalam bentuk royalti bagi karyanya. Dalam konteks penggunaan teknologi digital dan jaringan internet, maka prinsip tidak mengharapkan royalti ini akan mengurangi biaya yang harus dikeluarkan oleh penyedia jasa OA atau penerbit. Secara alami, prinsip tanpa royalti ini sangat cocok untuk bidang penerbitan karya ilmiah, sebab sebenarnya banyak karya ilmiah yang dimuat di jurnal ataupun website universitas/perpustakaan tanpa imbalan royalti. Para akademisi dan ilmuwan pada umumnya memang tidak menulis arikel ilmiah untuk mencari uang, melainkan untuk mencari pengakuan dan untuk memperluas jaringan pengetahuan mereka.

3. Mengembangkan Layanan USU Repository Dengan Sistem

Open Access

Upaya membangun Layanan USU Repository yang berbasis internet dimulai dengan

membangun website perpustakaan USU yaitu

Informasi dan Komunikasi (TIK) Perpustakaan USU pada tahun 1997. Kemudian Tim TIK mulai melakukan pengembangan layanan dengan melakukan proses digitalisasi terhadap koleksi repository berupa tesis, disertasi, skripsi, hasil-hasil penelitian dosen dan artikel ilmiah karya sivitas akademika yang diserahkan oleh sivitas akademika ke perpustakaan pada pertengahan tahun 2001. Tetapi publikasinya di web baru dimulai pada tahun 2002

TIK Perpustakaan USU. Perkembangan selanjutnya melakukan digitalisasi terhadap koleksi arsip-arsip penting seperti pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar, buku panduan departemen, prosiding dan juga jurnal-jurnal ilmiah yang dimiliki oleh universitas.

(10)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 7

Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah sejarah ringkas perkembangan USU Repository dari tahun ke tahun :

• Tahun 2001

Proses digitalisasi di Perpustakaan USU sudah dimulai sejak pertengahan tahun 2001. Tetapi yang dikerjakan pada saat itu baru karya ilmiah dosen berupa artikel dan laporan penelitian saja dan jumlahnya masih sedikit yaitu 298 judul artikel. Publikasinya di Web baru dimulai Februari 2002. Sedangkan aplikasi pengelolaan dan sistem temu kembali informasi (digital library software) yang digunakan juga masih sederhana yaitu, memanfaatkan program aplikasi atau modul Download yang ada pada CMS PostNuke.

• Tahun 2002-2006

Terpacu oleh salah satu indikator keberhasilan program TPSDP tahun 2002, yaitu menyediakan koleksi elektronik universitas (Electronic University Repository), maka Perpustakaan USU terus giat mengembangkan koleksi digitalnya dengan cara mendigitalisasi karya ilmiah dosen yang diterima serta mempublikasikan ke internet. Hingga tahun 2006 USU Repository tercatat sudah memiliki 1.981 judul artikel.

• Tahun 2007

Program Hibah Kompetisi Institusi INHERENT (Indonesia Higher Education Network) K-1 tahun 2007 yang dimenangkan oleh Perpustakaan USU dengan program yang diusulkan adalah “Peningkatan Pemanfaatan Sumberdaya Informasi Elektronik Perpustakaan untuk Kegiatan Pembelajaran dan Penelitian”, dimana tujuannya antara lain untuk; penambahan kuantitas, jenis dan subyek sumberdaya informasi elektronik yang dapat diakses secara online dari Perguruan Tinggi sendiri maupun Perguruan Tinggi lain, dan mengembangkan perangkat lunak digital library software. Melalui program tersebut, Perpustakaan USU berhasil menambah koleksi elektroniknya sekitar 6.000 judul artikel serta membuat digital library software sendiri dengan nama DELI. DELI dibuat dan dikembangan dalam bentuk sebuah modul (extensions) yang diintegrasikan dengan CMS Joomla sebagai Websitenya mulai diimplementasikan untuk menggantikan aplikasi Download tahun 2008.

(11)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 8

Di tahun yang sama juga setelah diusulkan dan dikeluarkannya Keputusan Rektor USU No. 1240/H5/SK/PK/2007 tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa Kepada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara tertanggal 21 Agustus 2007, sehingga berdampak juga terhadap peningkatan jumlah koleksi yang diterima oleh perpustakaan, khususnya karya tulis akhir berupa Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, dan/atau Kertas Karya dari mahasiswa yang akan menyelesaikan masa studinya.

• Tahun 2010

USU Repository yang dipublikasikan dan dapat diakses dari internet dengan alamat

analisa yang dilakukan menunjukkan ada dua faktor penyebab yang signifikan mengakibatkan performa aplikasi tersebut menurun, yaitu pertama; adanya jumlah akses yang meningkat (dapat dilihat dari statistik kunjungan website), dan jumlah anggota (members) terdaftar meningkat, kedua; adanya pertambahan rekod (items) setiap hari. Penurunan performa DELI berdampak juga terhadap kinerja yang lain seperti entri data dan proses penelusuran (searching) menjadi terkendala karena prosesnya lambat dan kadang-kadang terjadi system error sehingga secara otomatis Website

(Sumber : Rasiman, 2010 : 2 – 3)

Untuk mengoptimalkan pengelolaan dan kemudahan akses terhadap koleksi atau sumberdaya informasi elektronik khususnya USU Repository, haruslah dikelola dengan sebuah sistem temu kembali informasi (Information Retrieval System) atau Digital Repository Software yang handal. Oleh karena itu, pilihan penggunakan program aplikasi yang digunakan merupakan salah satu syarat yang sangat penting pula. Hal ini mengingat dari pengalaman atau kendala yang dihadapi pada saat menggunakan DELI agar tidak terjadi lagi. Oleh karena itulah diperlukan sebuah sistem yang handal untuk menggantikan aplikasi DELI. Maka Perpustakaan USU kemudian menentukan untuk memanfaatkan open source DSpace sebagai pengganti DELI.

(12)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 9

4. Open Access

USU Repository Memanfaatkan

Open Source

DSpace :

Mengapa DSpace ?

DSpace (DuraSpace) adalah paket perangkat lunak berbasis open source yang dikembangkan secara berkolaborasi oleh Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries dan Hawlett-Packard (HP) sejak tahun 2002. DSpace dapat digunakan untuk pengelolaan digital content/digital repositories, termasuk mengumpulkan, memenej, mengindeks, dan mendistribusikan koleksi digital. DSpace bisa didapat secara gratis dan dapat di-download di mudah diinstal, digunakan serta dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan.

Berdasarkan beberapa alasan dan pertimbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan sebagai Digital Repository Software di dalam pengelolaan USU Repository menggantikan DELI. Mengapa DSpace? DSpace banyak memiliki keunggulan serta fitur-fitur yang mumpuni seperti; statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis. Selain itu pengguna DSpace juga tersebar hampir di

seluruh dunia (lihat di sin

memungkinkan adanya sharing informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem.

Migrasinya USU Repository dari DELI ke DSpace, juga diikuti dengan penamaan domain baru sehingga USU Repository yang sebelumnya berada di bawah

(13)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 10

Gambar-1: Halaman Depan Website Perpustakaan USU

Gambar-2: Halaman Depan Website USU Repository

5. Upaya Yang Dilakukan Perpustakaan USU dalam Mengembangkan USU

Repository

(14)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 11

Beberapa upaya yang telah dilakukan Perpustakaan USU dalam rangka pengembangan layanan Open Access USU Repository baik dalam bentuk kebijakan administrasi maupun teknis dapat dilihat sebagai berikut:

Kebijakan Administrasi :

1. Membentuk Tim yang khusus menangani secara rutin pekerjaan digitalisasi dan publikasi koleksi USU Repository di Perpustakaan USU (Nota Tugas Kepala Perpustakaan).

2. Perpustakaan USU bekerjasama dengan pihak Universitas, terutama bekerjasama dengan Rektor USU mengatur mekanisme dan prosedur tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa. Caranya adalah dengan Rektor menerbitkan Surat Keputusan tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa Kepada Perpustakan Universitas Sumatera Utara. Cara ini juga bermanfaat untuk penambahan konten USU Repository dan juga legalitas meng-upload karya tersebut di situs USU Repository. Rektor USU juga menerbitkan Surat Keputusan beberapa Panitia ad Hock yang bertugas untuk meng-upload konten USU Repository, seperti Tim USU Repository dan Tim Pengembangan Arsip Digital.

3. Mengusulkan dan ikut dalam beberapa hibah kompetisi instusi yang ditawarkan oleh DIKTI (Menang dalam TPSDP tahun 2002 dan PHKI INHERENT tahun 2007).

Kebijakan Teknis :

1. Membuat domain baru repository.usu.ac.id sesuai dengan yang direkomendasikan dalam

Ranking Web of World Repositories (RWWR).

2. Memilih untuk menggunakan Digital Repository Software (DRS) yang berbasis open source serta memiliki fitur-fitur standar metadata yang digunakan secara internasional seperti standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis.

3. Mendaftarkan USU Repository ke beberapa Directory Repositories terkenal, seperti ROAR

(Registry of Open Access Repositories

Open Access Repositories)

Open Access Journals)

Research

Repositories dan sebagai pengguna DSpace

(15)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 12

4. Termasuk juga di jaringan Referensi Ilmiah Indonesia Garuda (Garba Rujukan Digital)

Gambar-3: Halaman Website ROAR

(16)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 13

Gambar-5: Halaman Website GARUDA

(17)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 14

5. Kebijakan Layanan

Open Access

USU Repository

Dengan harapan agar data dan informasi ilmiah akan semakin mudah diakses oleh masyarakat luas terutama pengguna Perpustakaan USU, maka Perpustakaan USU menetapkan kebijakan Open Access terhadap koleksi USU Repository. Dengan kebijakan Open Access tersebut maka USU Repository dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka dan gratis, baik abstrak maupun artikel penuhnya (abstract dan fulltext), akan tetapi untuk dapat mengunduh (download) artikel tertentu dibutuhkan otorisasi dengan menggunakan user id dan password. Untuk mendapatkan otorisasi pengunjung harus menjadi members terlebih dahulu di Website USU Repository. Untuk menjadi member pendaftarannya dapat dilakukan sendiri secara online melalui alamat

Tabel-1:

Data Pertumbuhan Koleksi USU Repository

(Tahun 2002 s.d. 9 Agustus 2011)

Tahun Jumlah Artikel

2002 298 2003 898 2004 1,498 2005 1.715 2006 1.981 2007 5.664 2008 9.308 2009 13.611 2010 18.916 2011* 26.039 * Data per tanggal 9 Agustus 2011

(18)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 15 Catatan:

Tahun 2002 – 2005 jenis dokumen yang didigitalisasi hanya Laporan Penelitian. Tahun 2006 – 2011 jenis dokumen yang didigitalisasi Laporan Penelitian, Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, dan/atau Kertas Karya, Pidato Rektor, Pidato Pengukuhan Guru Besar, Prosiding, Buku Panduan Jurnal Universitas, dan yang lainnya.

Tabel-2:

Data Jumlah Koleksi USU Repository

Berdasarkan Jenis Dokumen

(Per Tanggal 9 Agustus 2011)

No.

Urut Kategori Dokumen Jumlah

1 PhD Dissertations 98

2 Master Theses 4.615

3 Lecture Papers 1.972

4 Student Papers 17.569

5 USU e-Archives 150

6 USU e-Journals 1.560

7 Guide-Books 75

Total _26.039

6. Manfaat Layanan

Open Access

USU Repository

Dibukanya akses secara terbuka terhadap koleksi USU Repository, baik abstrak maupun artikel penuhnya memiliki banyak manfaat, terutama bagi pengguna perpustakaan. Menurut Liauw (2011: 5-6) beberapa manfaat yang merupakan suatu keluaran (output) dari suatu keputusan untuk membuka akses (Open Access) ke koleksi digital skripsi/tesis adalah: 1. Tersedianya bahan belajar (learning resources) yang lebih beragam dan bersifat lokal

yang mudah diakses oleh sivitas akademik.

2. Terpacunya komunitas kampus untuk menghasilkan karya-karya yang terbaik karena karya-karya mereka akan diakses secara luas oleh masyarakat.

(19)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 16

3. Komunitas kampus menjadi lebih aware terhadap isu-isu integritas akademik, plagiarisme, dan hak cipta.

4. Kontribusi local content bagi masyarakat akademik di Indonesia dan masyarakat akademik global. Kontribusi local content ini juga dapat digunakan sebagai strategi bagi dunia pendidikan tinggi di Indonesia untuk berkiprah di ajang internasional serta untuk perimbangan pengaruh (influence) di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi secara global.

5. Tumbuhnya masyarakat yang memiliki keyakinan diri (self-confident) dan yakin/bangga akan budaya-nya sendiri (culturally self-assured).

6. Meningkatnya visibilitas jurusan, perpustakaan, dan universitas secara umum yang merupakan promosi bagi universitas. Makin banyak karya suatu jurusan dapat diakses secara luas, maka makin tinggi visibilitas jurusan tersebut di komunitas akademik.

Menurut Penulis sendiri, bila kebijakan Layanan Open Access terhadap USU Repository ini diikuti dengan upaya digitalisasi secara terus menerus terhadap koleksi cetak Deposit USU (local content) dan terus didukung dengan Digital Repository Software yang handal seperti Dspace, maka akan diperoleh pula tambahan manfaat berupa:

1. Sistem pendokumentasian digital. Koleksi USU Repository memiliki ciri yang unik karena selain berupa learning resources, ia juga adalah dokumen universitas yang perlu didokumentasi. Penambahan jumlahnya secara terus menerus setiap tahun tentunya memerlukan ruang tempat penyimpanan (physical space) yang sangat besar. Sistem pendokumentasian digital akan memungkinkan perpustakaan untuk menghemat penggunaan ruangan. Selain itu kemampuan temu kembali dalam bentuk penelusuran (search and browse) tentunya akan mampu meningkatkan kegunaan sistem pendokumentasian ini secara lebih efektif dibandingkan sistem pendokumentasian manual. Kelebihan lainnya adalah mempermudah pengguna untuk mengakses learning resources ini dari mana saja dan kapan saja secara terbuka dan gratis.

2. Akses informasi yang terbuka akan mampu memberikan sosial kontrol terhadap karya-karya ilmiah yang di-publish di internet. Sebagai contoh, pembatasan akses ke koleksi skripsi, tesis, disertasi telah mengakibatkan ‘tersembunyi’nya koleksi tersebut dari akses masyarakat umum. Hanya komunitas akademik yang memiliki akses tersebut. Dari seluruh komunitas akademik – yang merupakan ‘minoritas’ dalam masyarakat – itu pun tidak semuanya mau atau mampu memanfaatkannya. Hal ini berakibat pada hampir tidak adanya fungsi kontrol masyarakat terhadap integritas akademik dari karya-karya ilmiah yang dihasilkan oleh institusi pendidikan tinggi di Indonesia. Membuka akses

(20)

seluas-Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 17

luasnya bagi masyarakat berarti memberdayakan fungsi kontrol masyarakat. Bila makin banyak pihak yang membaca atau menggunakan koleksi skripsi, tesis dan disertasi, setiap orang akan berpikir berkali-kali untuk melakukan plagiarisme, apalagi penjiplakan total. 3. Tugas pustakawan dan perpustakaan adalah sebagai desiminator informasi seluas

mungkin untuk pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan hasil-hasil riset sudah dapat tercapai dengan kebijakan Layanan Open Access USU Repository. Masyarakat akan semakin mudah mencari, melihat, dan membaca hasil-hasil penelitian yang dilakukan oleh sivitas akademika USU. Kebijakan open access ini juga relevan dengan era keterbukaan informasi di masyarakat yang makin demokratis.

4. Hasil-hasil penelitian, artikel ilmiah, makalah, tesis, disertasi dan karya ilmiah lainnya yang tersedia secara online dapat diakses, didownload, dan/atau disitir lebih cepat dan lebih sering dibanding dengan yang tersedia dalam format tercetak. Sehingga, meletakkan karya akademis (karya ilmiah) pada sebuah repository dengan akses terbuka, maka akan meningkatkan profil seorang penulis di bidangnya pada tingkat yang lebih luas (internasional).

5. Kemudahan dan keterbukaan akses (Open Access) terhadap hasil-hasil penelitian universitas juga memberikan kontribusi terhadap peringkat Webometric dari perguruan tinggi yang menjadi lembaga induk dari perpustakaan tersebut.

Webometrics merupakan salah satu pemeringkatan/perankingan universitas berskala internasional yang mengacu pada “kehidupan universitas” tersebut di dunia internet dengan mengacu pada penilaian: visibilitas situs universitas, banyaknya publikasi elektronik yang ada di situs universitas, kemudahan dan keterbukaan akses terhadap hasil-hasil penelitian universitas.

Perpustakaan USU dengan USU Repositorynya cukup memberikan kontribusi yang berarti terhadap peringkat Universitas Sumatera Utara dalam perangkingan Webometrics. Konten USU Repository Perpustakaan USU dapat menambah konten e-learning universitas. Pengguna yang mengakses dan mengunduh USU Repository dapat meningkatkan visibilitas website Universitas Sumatera Utara yang merupakan salah satu indikator penilaian Webometrics.

(21)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 18

Berdasarkan data terbaru yang berasal dari “Ranking Web of World Repositories” pada bulan Januari 2011 ranking USU Repository untuk tingkat dunia naik sangat drastis sekali yaitu berada pada posisi ranking 91 dan hal ini berimbas positif untuk menaikkan ranking Universitas Sumatera Utara pada posisi ranking 1671 dunia (Juli 2011). Hal ini memperlihatkan begitu besarnya kontribusi USU Repository dalam menaikkan peringkat USU pada ranking dunia melalui data pada webometrics.

6. Mendaftarkan USU Repository ke beberapa Directory Open Access terkenal sesuai dgn

bidangnya (Seperti:

• Memasarkan dan membuka akses USU Repository ke jangkauan yang lebih luas, yaitu seluruh dunia.

• Meningkatkan visibilitas dan kemudahan penggunaan Open Access USU Repository.

• Dapat mengetahui jumlah paper/literatur akademis sivitas akademika USU dan sitasi yang terdapat di Google Scholar.

Melihat begitu banyaknya manfaat yang dapat diperoleh sebuah institusi pendidikan tinggi melalui gerakan Open Access, maka sudah waktunya gerakan ini mendapatkan dukungan dari segenap komponen perguruan tinggi. Keterlambatan kita dalam meresponi gerakan ini akan mengakibatkan ketertinggalan dalam dunia yang berkembang makin pesat dan makin maya ini.

7. Kesimpulan

Beberapa hal yang dapat disimpulkan dari tulisan ini antara lain:

1. Tersedianya infrastruktur dan koneksi internet, adanya dukungan dan kerjasama yang baik dari seluruh sivitas akademika termasuk Rektor dan cukup handalnya Software Digital Repository (Dspace) yang digunakan, adanya Sumber Daya Manusia (Pustakawan dan ahli Teknologi Informasi) yang cukup memahami sistem Software Digital Repository yang digunakan, merupakan modal yang baik dalam mengembangkan layanan Open Access USU Repository.

(22)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 19

2. USU Repository dibangun dengan prinsip Open Access sehingga dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka dan gratis, baik abstrak maupun artikel penuhnya (abstrct dan fulltext).

3. Kebijakan layanan Open Access terhadap koleksi USU Repository memiliki banyak manfaat, diantaranya:

• Pendokumentasian digital karya sivitas akademika akan menghemat ruang penyimpanan koleksi.

• Kemudahan dalam sistem temu kembali informasi.

• Mengembangkan pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository dan juga memperluas jangkauan layanan bagi pengguna perpustakaan di seluruh dunia yang secara fisik tidak dapat hadir ke perpustakaan.

• Memudahkan sosial kontrol terhadap karya ilmiah yang di-publish.

• Memberikan kontribusi terhadap peringkat Webometric dari perguruan tinggi yang menjadi lembaga induk dari perpustakaan tersebut.

4. Beberapa upaya pengembangan Layanan Open Access USU Repository telah dilakukan baik dalam bentuk kebijakan teknis maupun kebijakan administrasi.

5. USU Repository menggunakan Digital Repository Software (DRS) yang berbasis open sources dan paling banyak digunakan di seluruh dunia yaitu DSpace.

Keuntungannya antara lain :

• Memiliki fitur-fitur standar metadata secara internasional seperti standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) sehingga dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis.

• Pengguna DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia (lihat di sini

adanya sharing informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem.

6. Mendaftarkan USU Repository ke beberapa Directory Open Access terkenal sesuai dgn

(23)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 20

• Memasarkan dan membuka akses USU Repository ke jangkauan yang lebih luas, yaitu seluruh dunia.

• Meningkatkan visibilitas dan kemudahan penggunaan Open Access USU Repository.

• Dapat mengetahui jumlah paper/literatur akademis sivitas akademika USU dan sitasi yang terdapat di Google Scholar.

(24)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 21

Daftar Bacaan

1. Liauw Toong Tjiek. 2011. Open Access : Menyuburkan Plagiarisme ?

Sumber :

2. Pendit, Putu Laxman. 2008. Open Acess.

Sumber :

3. Perpustakaan USU. 2011. Komunitas dan Koleksi USU Repository.

Sumber :

4. Perpustakaan USU. 2010. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2010. Perpustakaan USU, Medan.

5. Rasiman, 2010. Sejarah Ringkas Perkembangan Usu Repository, Upaya Yang Telah Dilakukan, Dan Kontribusinya Bagi Universitas Sumatera Utara. Disampaikan pada: Pelatihan Staf Tentang Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Tanggal 15 Desember 2010. Perpustakaan USU, Medan. 6. Rasiman, 2010. Progress Report USU Repository Perpustakaan USU Tahun 2010.

Perpustakaan USU, Medan.

7. Top Repositories. Ranking Web of World Repositories.

Sumber :

8. Top Universities. Ranking Web of World Universities.

(1)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 16 3. Komunitas kampus menjadi lebih aware terhadap isu-isu integritas akademik,

plagiarisme, dan hak cipta.

5. Tumbuhnya masyarakat yang memiliki keyakinan diri (self-confident) dan yakin/bangga akan budaya-nya sendiri (culturally self-assured).

(2)

seluas-Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 17 luasnya bagi masyarakat berarti memberdayakan fungsi kontrol masyarakat. Bila makin banyak pihak yang membaca atau menggunakan koleksi skripsi, tesis dan disertasi, setiap orang akan berpikir berkali-kali untuk melakukan plagiarisme, apalagi penjiplakan total. 3. Tugas pustakawan dan perpustakaan adalah sebagai desiminator informasi seluas

(3)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 18 Berdasarkan data terbaru yang berasal dari “Ranking Web of World Repositories” pada bulan Januari 2011 ranking USU Repository untuk tingkat dunia naik sangat drastis sekali yaitu berada pada posisi ranking 91 dan hal ini berimbas positif untuk menaikkan ranking Universitas Sumatera Utara pada posisi ranking 1671 dunia (Juli 2011). Hal ini memperlihatkan begitu besarnya kontribusi USU Repository dalam menaikkan peringkat USU pada ranking dunia melalui data pada webometrics.

6. Mendaftarkan USU Repository ke beberapa Directory Open Access terkenal sesuai dgn

bidangnya (Seperti:

• Memasarkan dan membuka akses USU Repository ke jangkauan yang lebih luas, yaitu seluruh dunia.

• Meningkatkan visibilitas dan kemudahan penggunaan Open Access USU Repository.

• Dapat mengetahui jumlah paper/literatur akademis sivitas akademika USU dan sitasi yang terdapat di Google Scholar.

7. Kesimpulan

Beberapa hal yang dapat disimpulkan dari tulisan ini antara lain:

(4)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 19 2. USU Repository dibangun dengan prinsip Open Access sehingga dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka dan gratis, baik abstrak maupun artikel penuhnya (abstrct dan fulltext).

3. Kebijakan layanan Open Access terhadap koleksi USU Repository memiliki banyak manfaat, diantaranya:

• Pendokumentasian digital karya sivitas akademika akan menghemat ruang penyimpanan koleksi.

• Kemudahan dalam sistem temu kembali informasi.

• Memudahkan sosial kontrol terhadap karya ilmiah yang di-publish.

• Memberikan kontribusi terhadap peringkat Webometric dari perguruan tinggi yang menjadi lembaga induk dari perpustakaan tersebut.

4. Beberapa upaya pengembangan Layanan Open Access USU Repository telah dilakukan baik dalam bentuk kebijakan teknis maupun kebijakan administrasi.

5. USU Repository menggunakan Digital Repository Software (DRS) yang berbasis open sources dan paling banyak digunakan di seluruh dunia yaitu DSpace.

Keuntungannya antara lain :

• Pengguna DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia (lihat di sini

adanya sharing informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem.

6. Mendaftarkan USU Repository ke beberapa Directory Open Access terkenal sesuai dgn

(5)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 20

• Memasarkan dan membuka akses USU Repository ke jangkauan yang lebih luas, yaitu seluruh dunia.

• Meningkatkan visibilitas dan kemudahan penggunaan Open Access USU Repository.

• Dapat mengetahui jumlah paper/literatur akademis sivitas akademika USU dan sitasi yang terdapat di Google Scholar.

(6)

Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace 21

Daftar Bacaan

1. Liauw Toong Tjiek. 2011. Open Access : Menyuburkan Plagiarisme ?

Sumber :

2. Pendit, Putu Laxman. 2008. Open Acess.

Sumber :

3. Perpustakaan USU. 2011. Komunitas dan Koleksi USU Repository.

Sumber :

4. Perpustakaan USU. 2010. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2010. Perpustakaan USU, Medan.

Perpustakaan USU, Medan.

7. Top Repositories. Ranking Web of World Repositories.

Sumber :

8. Top Universities. Ranking Web of World Universities.