Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace
14
5. Kebijakan Layanan Open Access USU Repository
Dengan harapan agar data dan informasi ilmiah akan semakin mudah diakses oleh masyarakat luas terutama pengguna Perpustakaan USU, maka Perpustakaan USU
menetapkan kebijakan Open Access terhadap koleksi USU Repository. Dengan kebijakan Open Access tersebut maka USU Repository dapat dimanfaatkan atau diakses secara
terbuka dan gratis, baik abstrak maupun artikel penuhnya abstract dan fulltext, akan tetapi
untuk dapat mengunduh download artikel tertentu dibutuhkan otorisasi dengan menggunakan user id dan password. Untuk mendapatkan otorisasi pengunjung harus
menjadi members terlebih dahulu di Website USU Repository. Untuk menjadi member pendaftarannya dapat dilakukan sendiri secara online melalui alamat
http:repository.usu.ac.idregister .
Tabel-1: Data Pertumbuhan Koleksi USU Repository
Tahun 2002 s.d. 9 Agustus 2011
Tahun Jumlah Artikel
2002 298
2003 898
2004 1,498
2005 1.715
2006 1.981
2007 5.664
2008 9.308
2009 13.611
2010 18.916
2011 26.039
Data per tanggal 9 Agustus 2011
Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace
15
Catatan:
Tahun 2002 – 2005 jenis dokumen yang didigitalisasi hanya Laporan Penelitian. Tahun 2006 – 2011 jenis dokumen yang didigitalisasi Laporan Penelitian, Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, danatau
Kertas Karya, Pidato Rektor, Pidato Pengukuhan Guru Besar, Prosiding, Buku Panduan Jurnal Universitas, dan yang lainnya.
Tabel-2: Data Jumlah Koleksi USU Repository
Berdasarkan Jenis Dokumen Per Tanggal 9 Agustus 2011
No. Urut
Kategori Dokumen Jumlah
1 PhD Dissertations
98
2 Master Theses
4.615
3 Lecture Papers
1.972
4 Student Papers
17.569
5 USU e-Archives
150
6 USU e-Journals
1.560
7 Guide-Books
75
Total
26.039
6. Manfaat Layanan Open Access USU Repository
Dibukanya akses secara terbuka terhadap koleksi USU Repository, baik abstrak maupun artikel penuhnya memiliki banyak manfaat, terutama bagi pengguna perpustakaan.
Menurut Liauw 2011: 5-6 beberapa manfaat yang merupakan suatu keluaran output dari suatu keputusan untuk membuka akses Open Access ke koleksi digital skripsitesis adalah:
1. Tersedianya bahan belajar learning resources yang lebih beragam dan bersifat lokal yang mudah diakses oleh sivitas akademik.
2. Terpacunya komunitas kampus untuk menghasilkan karya-karya yang terbaik karena karya-karya mereka akan diakses secara luas oleh masyarakat.
Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace
16
3. Komunitas kampus menjadi lebih aware terhadap isu-isu integritas akademik, plagiarisme, dan hak cipta.
4. Kontribusi local content bagi masyarakat akademik di Indonesia dan masyarakat akademik global. Kontribusi local content ini juga dapat digunakan sebagai strategi bagi
dunia pendidikan tinggi di Indonesia untuk berkiprah di ajang internasional serta untuk perimbangan pengaruh influence di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi secara
global.
5. Tumbuhnya masyarakat yang memiliki keyakinan diri self-confident dan yakinbangga akan budaya-nya sendiri culturally self-assured.
6. Meningkatnya visibilitas jurusan, perpustakaan, dan universitas secara umum yang merupakan promosi bagi universitas. Makin banyak karya suatu jurusan dapat diakses
secara luas, maka makin tinggi visibilitas jurusan tersebut di komunitas akademik.
Menurut Penulis sendiri, bila kebijakan Layanan Open Access terhadap USU Repository ini diikuti dengan upaya digitalisasi secara terus menerus terhadap koleksi cetak
Deposit USU local content dan terus didukung dengan Digital Repository Software yang handal seperti Dspace, maka akan diperoleh pula tambahan manfaat berupa:
1. Sistem pendokumentasian digital. Koleksi USU Repository memiliki ciri yang unik karena selain berupa learning resources, ia juga adalah dokumen universitas yang perlu
didokumentasi. Penambahan jumlahnya secara terus menerus setiap tahun tentunya memerlukan ruang tempat penyimpanan physical space yang sangat besar. Sistem
pendokumentasian digital akan memungkinkan perpustakaan untuk menghemat penggunaan ruangan. Selain itu kemampuan temu kembali dalam bentuk penelusuran
search and browse tentunya akan mampu meningkatkan kegunaan sistem pendokumentasian ini secara lebih efektif dibandingkan sistem pendokumentasian
manual. Kelebihan lainnya adalah mempermudah pengguna untuk mengakses learning resources ini dari mana saja dan kapan saja secara terbuka dan gratis.
2. Akses informasi yang terbuka akan mampu memberikan sosial kontrol terhadap karya- karya ilmiah yang di-publish di internet. Sebagai contoh, pembatasan akses ke koleksi
skripsi, tesis, disertasi telah mengakibatkan ‘tersembunyi’nya koleksi tersebut dari akses masyarakat umum. Hanya komunitas akademik yang memiliki akses tersebut. Dari
seluruh komunitas akademik – yang merupakan ‘minoritas’ dalam masyarakat – itu pun tidak semuanya mau atau mampu memanfaatkannya. Hal ini berakibat pada hampir tidak
adanya fungsi kontrol masyarakat terhadap integritas akademik dari karya-karya ilmiah yang dihasilkan oleh institusi pendidikan tinggi di Indonesia. Membuka akses seluas-
Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace
17
luasnya bagi masyarakat berarti memberdayakan fungsi kontrol masyarakat. Bila makin banyak pihak yang membaca atau menggunakan koleksi skripsi, tesis dan disertasi, setiap
orang akan berpikir berkali-kali untuk melakukan plagiarisme, apalagi penjiplakan total. 3. Tugas pustakawan dan perpustakaan adalah sebagai desiminator informasi seluas
mungkin untuk pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan hasil-hasil riset sudah dapat tercapai dengan kebijakan Layanan Open Access USU Repository. Masyarakat akan
semakin mudah mencari, melihat, dan membaca hasil-hasil penelitian yang dilakukan oleh sivitas akademika USU. Kebijakan open access ini juga relevan dengan era
keterbukaan informasi di masyarakat yang makin demokratis. 4. Hasil-hasil penelitian, artikel ilmiah, makalah, tesis, disertasi dan karya ilmiah lainnya
yang tersedia secara online dapat diakses, didownload, danatau disitir lebih cepat dan lebih sering dibanding dengan yang tersedia dalam format tercetak. Sehingga,
meletakkan karya akademis karya ilmiah pada sebuah repository dengan akses terbuka, maka akan meningkatkan profil seorang penulis di bidangnya pada tingkat yang lebih luas
internasional. 5. Kemudahan dan keterbukaan akses Open Access terhadap hasil-hasil penelitian
universitas juga memberikan kontribusi terhadap peringkat Webometric dari perguruan tinggi yang menjadi lembaga induk dari perpustakaan tersebut.
Webometrics merupakan salah satu pemeringkatanperankingan universitas berskala internasional yang mengacu pada “kehidupan universitas” tersebut di dunia internet
dengan mengacu pada penilaian: visibilitas situs universitas, banyaknya publikasi
elektronik yang ada di situs universitas, kemudahan dan keterbukaan akses terhadap
hasil-hasil penelitian universitas. Perpustakaan USU dengan USU Repositorynya cukup memberikan kontribusi yang
berarti terhadap peringkat Universitas Sumatera Utara dalam perangkingan Webometrics. Konten USU Repository Perpustakaan USU dapat menambah konten
e-learning universitas. Pengguna yang mengakses dan mengunduh USU Repository dapat meningkatkan visibilitas website Universitas Sumatera Utara yang merupakan salah satu
indikator penilaian Webometrics.
Murniaty: Mengembangkan Layanan Open Access USU Repository Memanfaatkan Open Source DSpace
18
Berdasarkan data terbaru yang berasal dari “Ranking Web of World Repositories” pada
bulan Januari 2011 ranking USU Repository untuk tingkat dunia naik sangat drastis sekali
yaitu berada pada posisi ranking 91 dan hal ini berimbas positif untuk menaikkan ranking Universitas Sumatera Utara pada posisi ranking 1671 dunia Juli 2011. Hal ini
memperlihatkan begitu besarnya kontribusi USU Repository dalam menaikkan peringkat USU pada ranking dunia melalui data pada webometrics.
6. Mendaftarkan USU Repository ke beberapa Directory Open Access terkenal sesuai dgn bidangnya Seperti:
DOAJ ,
ROAR ,
OpenDOAR , dan
Google Scholar bermanfaat untuk :
• Memasarkan dan membuka akses USU Repository ke jangkauan yang lebih luas, yaitu seluruh dunia.
• Meningkatkan visibilitas dan kemudahan penggunaan Open Access USU Repository. • Dapat mengetahui jumlah paperliteratur akademis sivitas akademika USU dan sitasi
yang terdapat di Google Scholar.
Melihat begitu banyaknya manfaat yang dapat diperoleh sebuah institusi pendidikan tinggi melalui gerakan Open Access, maka sudah waktunya gerakan ini mendapatkan
dukungan dari segenap komponen perguruan tinggi. Keterlambatan kita dalam meresponi gerakan ini akan mengakibatkan ketertinggalan dalam dunia yang berkembang makin pesat
dan makin maya ini.
7. Kesimpulan
