Fakultas Ekonomi USU akan menghentikan penggunaan suatu aktiva tetap
karena aktiva tetap tersebut tidak dibutuhkan lagi dan sudah usang. Fakultas Ekonomi menyimpan seluruh aktiva tetap yang tidak dibutuhkan lagi di
dalam gudang penyimpanan. Seluruh aktiva yang tidak dibutuhkan lagi tetap dicatat dalam laporan aktiva karena aktiva tersebut merupakan
kekayaan milik negara. Fakultas Ekonomi USU harus melaporkan semua aktiva tetap yang tidak
terpakai lagi ke Biro Rektor, sehingga Biro Rektor akan meninjau dan menghapuskan aktiva tetap yang ada di Fakultas Ekonomi USU. Aktiva
tetap yang telah dihapuskan tidak dicatat lagi di laporan aktiva tetap Fakultas Ekonomi USU.
D. Dokumen yang di gunakan pada Fakultas Ekonomi USU
Formulir dokumen pada dasarnya merupakan wujud fisik rekaman transaksi perusahaan, formulir pada dasarnya digunakan untuk
menetapkan tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi,
mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mengirim data
dari satu pihak ke pihak lain, dan merekam transaksi atau meminta dilakukannya
suatu kegiatan.
Universitas Sumatera Utara
Dokumen yang digunakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk merekam data transaksi aktiva tetap yang bersangkutan adalah
: 1.
Surat permintaan otorisasi investasi expenditure authorization request atauauthorization for expenditure
Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relative besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang
relative panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang.
2. Surat permintaan reparasi authorization for repair
Berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparsi yang merupakan pengeluaran modal.
3. Surat permintaan transfer aktiva tetap
Berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap. 4.
Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap. Berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian
aktivatetap. 5.
Surat perintah kerja work order Berfungsi sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva
tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.
6. Surat order pembelian
Universitas Sumatera Utara
Diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok.
7. Laporan penerimaan barang
Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
8. Faktur dari pemasok
Merupakan tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap yang dibeli. 9.
Bukti kas keluar Merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi
setelahdokumen surat permintaan otorisasi invesatsi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa
oleh fungsitersebut. 10.
Bukti memorial. Digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi
aktivatetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.
Pedoman dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah diatur sesuai dengan Keputusan Presiden No. 8 Tahun 2003 dan Peraturan
Pemerintah No. 95 Tahun 1995. Perencanaan pengeluaran investasi dalam dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada
Pembantu Dekan II. Melalui bagian perlengkapan, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam
Universitas Sumatera Utara
laporan studi kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggaran investasi capital budget untuk disetujui diotorisasi
oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta
dana yang telah diizinkan oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Dokumen yang di gunakan adalah surat permintaan otorisasi investasi.Sedangkan
yang memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap yang dicantumkan dalam surat permintaan otorisasi investasi dan surat
permintaan otorisasi reparasi adalah Dekan Fakultas Ekonomi USU.
E. Catatan Akuntansi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU
