melaksanakan tugasnya dibantu oleh 1 orang sekretaris dan 5 orang Kepala Bidang Kabid yaitu:
1. Kepala Bidang Perencanaan dan Rekam Medik
2. Kepala Bidang Pelayanan Medis dan Penunjang Medis
3. Kepala Bidang Keperawatan
4. Kepala Bidang Pendidikan dan Penelitian
5. Kepala Bidang Pemeliharaan
Selain itu ada juga Kelompok Jabatan Fungsional yang terdiri dari Staf Medik Fungsional dan Instalasi yang bertanggung jawab kepada Kepala BPK
RSU Dr. Pirngadi Medan. Salah satu instalasi tersebut adalah Instalasi Farmasi yang bertugas mengatur dan menyelenggarakan semua kegiatan kefarmasian di
rumah sakit.
3.3. Instalasi Farmasi BPK RSU Dr. Pirngadi Medan
Instalasi Farmasi BPK RSU Dr. Pirngadi Medan merupakan salah satu unit fungsional yang dipimpin oleh seorang apoteker dan dalam melaksanakan
tugasnya bertanggung jawab secara langsung kepada Kepala BPK RSU Dr. Pirngadi Medan.
3.3.1. Sub Instalasi Perbekalan
Sub Instalasi Perbekalan Instalasi Farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan bertugas untuk membantu dan menunjang fungsi Instalasi Farmasi Rumah
Sakit dalam hal perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan rumah sakit.
Universitas Sumatera Utara
Sub Instalasi Perbekalan dibagi 2 bagian, yaitu : a.
Unit Perencanaan dan Pengadaan Unit Perencanaan dan Pengadaan mempunyai tugas yaitu:
• Merencanakan seluruh kebutuhan rumah sakit akan perbekalan farmasi
dan alat kesehatan yang didasarkan atas data pemakaian periode yang lalu, sisa stok, siklus penyakit dan kemudian ditambahkan sebesar 10.
• Memesan dan menyediakan permintaan perbekalan farmasi untuk
kebutuhan rumah sakit. Unit perencanaan dan pengadaan melakukan pemesanan kebutuhan bahan-
bahan obat dan alat kesehatan untuk stok selama 1 bulan berdasarkan permintaan dari gudang, kecuali ada permintaan khusus yang mendesak.
Prinsip pengadaan perbekalan farmasi yaitu tersedianya seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dengan jenis dan jumlah yang memadai. Proses pengadaan
kebutuhan perbekalan farmasi dapat dijelaskan melalui tahap berikut: •
Sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan formulir B2 Formulir Daftar Permintaan dan Pengeluaran farmasi. Jika
barang yang diminta hampir habis dilihat dari kartu stok gudang dan buku permohonan pembelian dari gudang maka gudang meminta
perbekalan farmasi ke bagian perencanaan memakai buku permohonan pembelian barang.
• Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat
pesananorder pembelian kepada PBF setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan direktur rumah sakit. Untuk obat Askes,
surat pesanan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui
Universitas Sumatera Utara
oleh direktur rumah sakit dan PT. Askes. Pemesanan obat-obat Askes sesuai dengan yang terdaftar di DPHO Daftar Plafon Harga Obat dan
kepada PBF yang telah ditentukan. •
Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti codein, petidin dan psikotropika seperti diazepam, luminal dilakukan oleh unit pengadaan
menggunakan form N-9 kepada PT. Kimia Farma. •
Barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan membawa faktur pembelian. Oleh petugas unit gudang barang diperiksa
kesesuaiannya dengan faktur dan surat pesanan, meliputi : jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan kondisi barang. Barang yang
diterima dibukukan pada Buku Barang Masuk dan Kartu Stok, kemudian farktu ditandatangani oleh unit gudang dan kepala gudang farmasi. Jika
barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur maka barang akan dikembalikan.
• Bila obat sudah diantar, maka pihak PBF membuat tagihan dengan
melengkapi berkas-berkas yaitu: kuitansi, faktur, order pembelian, SSP PPN, SSP PPh yang dibuat masing-masing rangkap lima. Unit pengadaan
memeriksa apakah surat pesanan dengan faktur barang masuk sudah sesuai. Jika semua berkas tagihan sudah sesuai dan sudah disetujui
direktur maka bendahara dapat membayar sesuai dengan kuitansi tagihan. b.
Unit Gudang Unit gudang bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan
farmasi, yang dikelompokkan menjadi 2 bagian yaitu: 1.
Gudang obat-obatan
Universitas Sumatera Utara
Bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi misalnya sediaan parenteral, sediaan oral, sediaan topikal dan lain-lain.
Gudang obat-obatan terbagi dua yaitu gudang obat Askes dan gudang obat swakelola. Penyusunan obat-obatan dilakukan berdasarkan bentuk sediaan
dan diurutkan berdasarkan abjad. 2.
Gudang alat kesehatan habis pakai. Bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi
seperti alat-alat kesehatan habis pakai contohnya plester, kapas, infus set, dan lain-lain. Bahan-bahan cairan contohnya alkohol, formalin, hidrogen
peroksida, juga disimpan di gudang alat kesehatan habis pakai. Pihak gudang mencatat dan meminta perbekalan farmasi yang
persediaannya hampir habis ke unit pengadaan setiap 1 bulan sekali yang ditulis dalam lembar Permohonan Pembelian Barang Medis Formulir P.1 hal 57
rangkap dua. Akan tetapi pada keadaan tertentu, permintaan perbekalan Farmasi ke pengadaan dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam satu bulan. Setelah
Permohonan Pembelian Barang Medis dikirim ke pengadaan, maka pengadaan membuat order pembelian ke PBF, kemudian PBF mengantar barang yang diorder
disertai dengan faktur rangkap 7, yang ditujukan untuk: -
Satu lembar untuk gudang -
Satu lembar untuk pengadaan, faktur untuk pengadaan harus mendapat stempel dari gudang.
- Lima lembar untuk pembayaran.
Oleh petugas gudang, barang diperiksa kesesuaiannya dengan faktur dan surat pesanan meliputi: jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, kondisi
Universitas Sumatera Utara
barang. Apabila telah sesuai maka barang tersebut dicatat pada buku barang masuk beserta potongan harganya, kemudian dicatat kembali pada kartu gudang.
Keluar masuknya perbekalan farmasi dari gudang harus dicatat dalam Buku Besar Barang Masuk dan Barang Keluar kemudian dicatat dalam kartu
stock gudang. Gudang mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari sub Instalasi Distribusi dengan menggunakan Formulir B2 Daftar Permintaan dan
Pengeluaran Farmasi. Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi berdasarkan prinsip
FIFO First In First Out dan FEFO First Expired First Out. Obat narkotika disimpan di dalam lemari khusus di gudang alat kesehatan sedangkan obat
psikotrofika disimpan di gudang obat. Obat-obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin.
Setiap akhir bulan petugas gudang membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi perbekalan farmasi obat dan alat kesehatan.
3.3.2. Sub Instalasi Distribusi
