Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja Staf Dan Pegawai Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi USU

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI

PADA PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI USU

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh :

AMINA CORONITA CANIAGO

NIM : 082101105

JURUSAN : KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2011

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

Tugas Akhir ini Disusun Oleh :

NAMA : AMINA CORONITA CANIAGO

NIM : 082101105

PROGRAM STUDI : D III KEUANGAN

JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI DALAM

MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI USU

Tanggal………2011 Dosen Pembimbing

(Dra.Yulinda,MSi)

NIP. 19590926 198501 2 2001

Tanggal………2011 Ketua Program Studi

(Drs.Raja Bongsu Hutagalung,MSi) NIP. 19591229 198903 1 002

Tanggal………2011 Dekan

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP. 19550810 198303 1 004

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua penulis , Ayahanda Bustanul Arifin M.Caniago (Alm) dan Ibunda tercinta Dafna Siregar, yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan meteril serta limpahan kasih sayang yang tulus yang tak pernah sirna baktiku untukmu dan doa yang tidak ternilai mulai dari Penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul tugas akhir ini adalah “PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA STAF PENGAJAR DAN PEGAWAI PADA PROGRAM DIPLOMA-III FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat Penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung Penulis baik langsung maupun tidak langsung kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs.Raja Bongsu Hutagalung,M.Si selaku Ketua Program Studi

Diploma III Keuangan

3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan

4. Ibu Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra.Yulinda, M.Si, selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan,nasihat,dan motivasi kepada Penulis dalam penulisan tugas akhir ini.

6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Seluruh teman-teman Penulis di Program Studi Diploma-III Keuangan

stambuk 2008,terima kasih atas perhatian, bantuan dan dukungannya selama ini.

8. Special Thanks for My Honey ,yang telah banyak memberikan motivasi , kasih sayang yang tulus, dan perhatian kepada Penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini. I Luv U so much .

9. Teman-teman Magang Kelompok 10 Maya, Devi, Desi, Yoan, Lia dan Muti yang telah membuat hari-hari kegiatan magang menjadi ceria.

10.Terima kasih kepada Kak Nevie chubby dari HMI Komisariat PAAP

USU,yang telah banyak memotivasi penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.I Mizz U.

Segala budi baik dan yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini, kiranya mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua. Amin…

Wassalam.

Medan, Maret 2011 Penulis,

Amina Coronita Caniago NIM : 082101105

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR... v

DAFTAR TABEL... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 6

D Jadwal Kegiatan ... 7

E. Sistematika Penulisan ... 8

BAB II PROFIL INSTANSI ... 9

A. Sejarah Ringkas ... 9

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 12

C. Struktur Organisasi ... 13

D. Job Description ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini ... 22

F. Rencana Kegiatan ... 23

BAB III PEMBAHASAN ... 24

A. Pengertian Komunikasi ... 24

B. Proses Komunikasi ... 25

C. Bentuk-Bentuk Komunikasi ... 28

D. Komunikasi Dalam Organisasi ... 33

E. Faktor Pendorong dan Penghambat Komunikasi ... 39

F. Pengertian Produktivitas Dan Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja ... 42

G. Hubungan Komunikasi Dengan Produktivitas Kerja ... 46

I. Analisis Dan Evaluasi... 58

BAB IV PENUTUP ... 65

A. Kesimpulan ... 65

B. Saran ... 67

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi………... 14

DAFTAR TABEL

Halaman

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini dalam kehidupan suatu perusahaan, baik itu perusahaan swasta maupun pemerintah, komunikasi memegang peranan penting didalamnya. Komunikasi sangat penting untuk menjalin hubungan kerja sama antara manusia yang terlibat dalam organisasi dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam proses pencapaian tujuan organisasi. Komunikasi akan memungkinkan setiap anggota organisasi untuk saling membantu dan saling mengadakan interaksi.

Dalam perusahaan, Sumber Daya Manusia yang produktif dapat tercapai apabila karyawan-karyawan memiliki kemampuan yang luas, disiplin dan memahami apa pekerjaannya dan mengetahui apa-apa yang harus dilaksanakannya serta bertanggung jawab atas pekerjaanya tersebut. Berdasarkan hal tersebut seorang karyawan harus memahami arti penting dari komunikasi yang efisien dan tepat guna.

Komunikasi memberikan pemahaman pada tugas yang berubah dan kemajuan serta suksesnya organisasi digunakan untuk penukaran informasi dan pendapat. Tanpa adanya komunikasi yang baik, maka akan sulit mengadakan koordinasi, karena itu perwujudan komunikasi ini memiliki peran yang sangat penting.

Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata Latin yakni communicatio,dan bersumber dari kata communis yang berarti sama.Sama disini maksudnya adalah sama makna .Jadi,kalau dua orang terlibat dalam komunikasi,misalnya dalam bentuk percakapan,maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan.

Komunikasi secara sederhana dapat dilukiskan sebagai tukar menukar informasi antara dua pelaku yakni pelaku pengirim dan pelaku penerima informasi. Komunikasi juga merupakan suatu tindakan untuk saling mempertukarkan pesan-pesan yang bermanfaat kepada pihak yang membutuhkan.

Handoko (1993 : 224) memberikan pengertian :

“Komunikasi sebagai proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain”.

Widjaja (1986:1) memberikan pengertian :

”Komunikasi dapat juga diartikan hubungan kontak antar dan antara manusia baik individu maupun kelompok”

Hovland (1983:13) memberikan pengertian :

“Komunikasi adalah Proses dimana seseorang individu mengoperkan perangsang untuk mengubah tingkah laku individu-individu yang lain”

Definisi-definisi yang telah dikemukakan di atas tentulah belum mewakili semua definisi komunikasi yang telah dibuat oleh banyak pakar,namun sedikit banyaknya kita telah dapat memperoleh gambaran secara umum bahwa

komunikasi adalah suatu bentuk interaksi manusia yang saling mempengaruhi satu sama lainnya,sengaja atau tidak sengaja.Tidak terbatas pada bentuk komunikasi yang menggunakan bahasa verbal saja,tetapi juga dalam hal bahasa tubuh,lukisan,seni,dan teknologi.

Komunikasi sangatlah penting di dalam kehidupan umat

manusia,khususnya di dalam suatu organisasi ataupun perusahan,karena tanpa adanya komunikasi yang baik dan efektif,maka tujuan dari suatu organisasi ataupun perusahaan itu tidak dapat tercapai maksimal sesuai dengan yang diharapkan. Sebagai pemimpin,seorang manajer haruslah bertanggung jawab atas lancar tidaknya pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya.Beberapa kegiatan yang bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen yaitu :penentuan kebijaksanaan,perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,pengawasan, dan penilaian terhadap kinerja para staf dan pegawainya.

Untuk itu,seorang pimpinan haruslah melaksanakan komunikasi

secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan,seorang pimpinan dikatakan telah berkomunikasi secara efektif apabila ia mampu membuat para staf dan pegawai yang berada di dalam perusahaan yang dipimpinnya itu melakukan kegiatan tertentu dan menyelesaikan tugas-tugas yang telah diperintahkan kepadanya dengan penuh kesadaran,semangat,kegairahan ,dan kegembiraan.Dengan suasana kerja seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang memuaskan.

Hambatan ataupun gangguan pada proses komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan pada umumnya terdiri dari :

hambatan teknis,gangguan semantik, perbedaan status, perbedaan kerangka pemikiran, dan perbedaan budaya.Penulis menilai bahwa hambatan-hambatan komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada bagian Program Studi Diploma III masih dalam taraf yang wajar.Perbedaan pendapat yang terjadi antara Ketua Program Studi untuk jurusan D-III Akuntansi,D-III Keuangan,dan D-III Kesekretariatan merupakan hal yang biasa.Namun,kesalahpahaman yang terjadi tersebut dapat diatasi dengan tepat .

Penulis menilai bahwa komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan komunikasi verbal, yang meliputi komunikasi tertulis dan lisan. Komunikasi lisan yang ada di Fakultas Ekonomi USU,khususnya pada bagian Program Studi Diploma III meliputi langsung bertatap muka, melalui telepon, rapat, pidato, dan pengarahan. Seedangkan komunikasi tertulisnya meliputi surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan dan sebagainya.

Fenomena yang terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengenai komunikasi terbilang banyak. Misalnya, kesalahpahaman antara staf dan pegawai di akibatkan oleh komunikasi yang kurang baik. Hal ini menyebabkan misscommunication dan perbedaan sudut pandang dalam melaksanakan suatu tugas atau perintah-perintah ,terkadang hal ini juga menyebabkan terjadinya konflik antara staf pengajar dan pegawai. Selain itu, ketidakhadiran ketua Program Studi Diploma III pada beberapa Departemen pada saat -saat yang dibutuhkan , seperti penandatanganan Kartu Rencana Studi

(KRS) yang sangat dibutuhkan oleh mahasiswa sebelum mengikuti ujian Mid Test dan Final Test, membuat ruangan Kantor Jurusan menjadi ramai akibat menunggu KRS yang belum juga ditandatangani oleh Ketua Prodi ,sehingga membuat suasana kerja menjadi tidak efektif.

Fenomena lainnya yakni kurangnya interaksi dan komunikasi yang terjalin antara mahasiswa dengan ketua Program Studi nya masing-masing karena padatnya jadwal masing-masing ketua Prodi, sehingga sangat sulit untuk dihubungi atau bertemu untuk mengkomunikasikan berbagai masalah yang berhubungan dengan kegiatan kampus ataupun kegiatan akademik mahasiswa yang bersangkutan.

Berdasarkan Pemahaman diatas, maka penulis tertarik untuk menyusun Tugas Akhir yang berjudul “Peranan Komunikasi dalam Meningkatkan

Produktivitas Kerja Staf dan Pegawai Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” .

A. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian tersebut maka perumusan masalah yang saya ambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang saya lakukan yaitu: “Apakah komunikasi pada bagian Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai ?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana pengaruh dan peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian adalah :

1. Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin

bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,mengenai masalah yang dihadapi di bidang komunikasi.

2. Menjadi bahan referensi dan dasar pengembangan bagi penelitian sejenis berikutnya.

3. Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tentang komunikasi yang ada di suatu organisasi ataupun sebuah perusahaan .

E. Jadwal Kegiatan Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari persiapan, pengumpulan data dan penulisan data. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1. di bawah ini.

Tabel 1.1.

Jadwal Kegiatan Penelitian

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset selama beberapa minggu, yakni mulai tanggal 21 Februari 2011 – 5 Maret 2011 di bagian Kantor Jurusan Program Diploma-III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Pendahuluan meliputi beberapa pokok bahasan dimana dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan, dan sistematika penulisan.

NO Kegiatan

Minggu Ke

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, jenis usaha atau kegiatan, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Menjelaskan tentang pengertian komunikasi, proses komunikasi, bentuk-bentuk komunikasi, komunikasi dalam organisasi, faktor pendorong dan penghambat komunikasi, ,pengertian produktivitas kerja , faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja, peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja, serta analisis dan evaluasi.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Menjelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan penulis di bagian Jurusan Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, saran penulis bagi bagian Jurusan Program Diploma III di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan seluruh staf pengajar di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ,serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan penulis selama proses penyelesaian tugas akhir ini.

BAB II PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25 / DIKTI / Kep / 1987 dan No.26 / DIKTI / Kep / 1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan

penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 1.1 Berikut ini :

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Senat Akademik Komisi-Komisi

DEKAN

PEMBANTU DEKAN

I II III

TATA USAHA Departemen Akuntansi Subbag Pendidikan Unit Pelaksana Teknis

Pusat Kajian / Pengembangan

Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstensi D-III Keuangan D-III Kesekretariatan Subbag Umum & Perlengkapan Subbag Keuangan & Kepegawaian Subbag Kemahass waan & Alumni Departemen Ekonomi Pembangunan Departemen Manajemen

Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstensi D-III Akuntansi Eko.Pembang unan S1 Reguler Eko.Pembang unan S1 Ekstensi LABORATORIUM Dosen Dosen Dosen

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan :Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec

Pembantu Dekan I :Fahmi Natigor Nasution,S.E,M.Acc,Ak

Pembantu Dekan II :Drs.Arifin Lubis,M.M

Pembantu Dekan III :Ami Dilham,S.E.,M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M. Ec, Ac

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M. Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Acc Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, Ms

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.

DEPARTEMEN S1 FAKULTAS EKONOMI USU Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Akuntansi

Ketua : Dr Syafrudin Ginting S., SE., M.A.F.I.S., Ak

Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI USU Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI USU

Ka. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Personalia : Kamariah, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, SE

LEMBAGA-LEMBAGA PENTING FAKULTAS EKONOMI USU Puslitbank

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Unit Pelayanan

Kepala : Hotmal Jafar, SE, MM, Ak

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkansistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan,keindahan dan keamanan

lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan

norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Komunikasi

Manusia sebagai mahluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan berkembang, maka salah satu sarananya adalah komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseoranng secara timbal balik sebagai penyampaian maupun penerima komunikasi.

Komunikasi secara sederhana dapat dilukiskan sebagai tukar menukar informasi antara dua pelaku yakni pelaku pengirim dan pelaku penerima informasi. Komunikasi juga merupakan suatu tindakan untuk saling mempertukarkan pesan-pesan yang bermanfaat kepada pihak yang membutuhkan.

Everett M.Rogers (2004 : 19) memberikan pengertian :

“Komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama lain,yang pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian”.

Changara (2004:17) memberikan pengertian :

”Ilmu komunikasi merupakan suatu upaya yang sistematis untuk merumuskan prinsip-prinsip secara tegas dari berbagai pendapat”

Harold Lasswell (2007:10) memberikan pengertian :

“Komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu”.

Definisi-definisi yang telah dikemukakan di atas tentulah belum mewakili semua definisi komunikasi yang telah dibuat oleh banyak pakar,namun sedikit banyaknya kita telah dapat memperoleh gambaran secara umum bahwa komunikasi adalah suatu bentuk interaksi manusia yang saling mempengaruhi satu sama lainnya,sengaja atau tidak sengaja.Tidak terbatas pada bentuk komunikasi yang menggunakan bahasa verbal saja,tetapi juga dalam hal bahasa tubuh,lukisan,seni,dan teknologi.

B. Proses komunikasi

Menurut Coutrland L.Bovee dan Jhon V Thill (komunikasi bisnis oleh Djoko Purwanto) penegasan tentang unsur-unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai berikut:

a. Sender : komunikasi yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang.

b. Encoding : penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang.

c. Message : pesan yang merupakan seperangkat lambang bermakna yang di sampaikan oleh komunikator.

d. Media : saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan.

e. Decoding : pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambing yang disampaikan oleh komunikaator kepadanya.

f. Receiver : komunikan yang menerima pesan dari komunikator. g. Response : tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah

diterima pesan.

h. Feedback : umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila tersampaikan atau di sampaikan kepada komunikator.

i. Noise : gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesaaan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang di sampaikan oleh komunikator kepadanya.

Gambar 1.2 Proses Komunikasi

Ide Berubah Menjadi Pesan

Pengirim Mempunyai Ide

Penerima Bereaksi dan Menerima Umpan

Balik

Penerima Mendapat Pesan

Tahap 1 : Pengirim mempunyai suatu ide.

Sebelum melakukan komunikasi , syarat utama adalah adanya ide atau gagasan yang diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas di hadapan kita.Karena persepsi adalah suatu hal yang unik , ide yang ingin disampaikan seseorang mungkin akan berbeda dengan pemikiran orang lain.Bahkan dua orang yang memiliki pengalaman yang sama pada suatu hal kejadian akan memiliki suatu kesan yang tidak serupa . Hal I ni terjadi karena setiap orang hanya memperhatikan dan mengingat serta menyaring informasi yang mereka anggap menarik dan penting.

Tahap 2 : Mengubah ide menjadi pesan .

Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima dan dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal ,yaitu : subjek ( apa yang ingin disampaikan ) , maksud (tujuan ) audience , gaya personal , dan latar belakang budaya.

Tahap 3 : Pemindahan pesan

Pesan tidak mungkin dapat dipahami oleh pihak lain tanpa adanya pemindahan pesan melalui berbagai saluran yang ada , yaitu saluran komunikasi secara verbal maupun non verbal ,misalnya telepon , komputer , surat , dan sebagainya .

Tahap 4 : Penerima menerima suatu pesan

Komunikasi akan terjadi apabila pengirim mengirim suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut.

Tahap 5 : Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengirim

Umpan balik ( feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi , dan berperan penting dalam proses komunikasi.

C. Bentuk Komunikasi

Menurut bentuknya komunikasi terdiri dari : 1). Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara lisan maupun tulisan.

Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan kunci sukses suatu perguruan tinggi. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik. Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah ( one way communication ) dan komunikasi dua arah ( two way communication ).

Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang disampaikan.

Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang dijelaskan diatas, komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugik;an.

Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu: seorang manager pemasaran menjelasksan kepada bawahannya, kemudian setelah itu ada respon (umpan balik) dari bawahannya yang menyatakan bagaimana mengatasi/menghindari kendala-kendala yang ada dalam pemasaran sedangkan komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss communication karena tidak adanya umpan balik. Contoh sederhana dari komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya bila suatu perguruan tinggi menggunakan komunikasi dua arah.

Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan, maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk

melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya jalinan pengertian dari kedua belah pihak.

Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk membantu melancarkan komunikasi. Jadi, untuk dapat melaksanakan komunikasi yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan. Agar komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komunikasi, jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, tetapi gunakan bahasa yang sederhana sehingga mudah dimengerti. Meskipun dalam komunikasi kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, sehingga kita dapat memperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan tertentu antara lain :

a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin b. Biaya-biaya dapat ditekan

c. Dapat meningkatkan partisipasi

d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik

Perguruan tinggi sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan antar bagian-bagian harus diatur sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan perguruan tinggi. Selanjutnya hubungan harus

dipolakan menjadi saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang disusun dengan sebaik-baiknya hingga mudah dipahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dan berlangsung secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perguruan tinggi dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan.

Komunikasi verbal yang diterapkan di Fakultas Ekonomi USU meliputi komunikasi tertulis dan lisan.

Komunikasi lisan yang ada di Fakultas Ekonomi USU meliputi langsung bertatap muka, melalui telepon, rapat, pidato, dan pengarahan. Komunikasi tertulis yang ada pada Fakultas Ekonomi USU meliputi surat keputusan, memo, suarat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan dan sebagainya.

2). Komunikasi Nonverbal.

Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala. Aspek komunikasi nonverbal banyak sekali mempengaruhi jalannya pembicaraan antara orang yang satu dengan yang lainnya, baik dalam suatu organisasi maupun lingkungan sosial lainnya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya

mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontinu tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainnya adalah bahasa tubuh, yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka. Ada banyak gerakan tidak ketara atau tidak begitu nampak yang dilakukan oleh orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri. Misalnya senyuman, kerut dahi, gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan masih banyak gerakan badan lainnya.

Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat. Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam suatu hubungan komunikasi. Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala.

Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga bagi pembaca kode. Jadi pada hakekatnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain, dalam rangka kerjasama yang baik dalam mencapai tujuan tertentu.

Komunikasi non verbal kurang diterapkan di Fakultas Ekonomi USU karena komunikasi non verbal bersifat informal, komunikasi non verbal ini sangat

tidak tepat apabila digunakan di lingkungan kantor, sebab komunikasi non verbal ini hanya menggunakan bahasa tubuh dan panca indera. Biasanya komunikasi non verbal ini dilakukan oleh staf dan pegawai yang mempunyai hubungan dekat dan sudah akrab.

D. Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan antara manusia, bahkan dalam keadaan paradaban yang primitif sekalipun. Dalam masyarakat yang tinggi peradabannya dan lebih kompleks, masalah komunikasi maupun kegunaannya turut berkembang.

Perkembangan teknologi dalam hal ini mengirimkan, memproses, menyimpan, dan menerima informasi mengharuskan pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat, sehingga makna yang sebenarnya dapat terwujud. Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur(three way flow).

1. Komunikasi ke bawah ( Downwards Communication )

Bentuk komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi atau informasi. Instruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus informasi lebih umum sifatnya.

Komunikasi ke bawah di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III, Staf Pengajar dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan

Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan II dengan Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi Pembantu Dekan III dengan Staf Pengajar dan Pegawai.

2. Komunikasi Ke Atas

Komunikasi keatas adalah arus komunikasi dari bawahan ke atasan (pimpinan) yang lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara pimpinan dengan bawahan. Bentuknya adalah surat pertanggungjawaban, saran, pengaduan dan permintaan untuk diberikan keputusan.

Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan dan pimpinan, dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan untuk mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak kesekretariatan dekan. Komunikasi ke atas di Fakultas Ekonomi USU misalnya komunikasi antara dosen, staf, dan pegawai kepada Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III.

Masalah yang timbul dalam komunikasi ke atas antara lain:

1. Para staf dan pegawai seringkali enggan menyampaikan pesan yang negatif , karena pesan yang mengalir ke atas sering merupakan pesan yang harus didengar oleh hirarki yang lebih tinggi ( atasan )

2. Seringkali pesan yang disampaikan ke atas , terutama yang menyangkut ketidakpuasan bawahan , tidak didengar , atau ditanggapi oleh manajemen.

3. Terkadang pesan yang ingin disampaikan tidak sampai,karena disaring oleh penjaga gerbang arus pesan.

3. Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua staf atau pegawai atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat. Komunikasi horizontal ini perlu ditingkatkan perannya. Dengan bertambahnya penggunaan bidang jasa spesialisasi keharusan itu jelas tergambar. Pada jenjang dewan Direksi arus horizontal terwujud dengan diadakanya rapat senat. Pada jenjang kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang sama.

Komunikasi horizontal yang di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara sesama dosen, sesama pegawai, sesama staf dan komunikasi antara sesama Pembantu Dekan.

4. Komunikasi Diagonal

Yaitu komunikasi antara pimpinan bagian dengan staf dari satu bagian lain atau antara kepala seksi dengan karyawan dari seksi lain yang ada.

Komunikasi diagonal di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Staf Pengajar dan Pegawai yang merupakan bawahan dari Pembantu Dekan II dan III. Begitu pula komunikasi antara Staf dan Pegawai dengan Pembantu Dekan II padahal mereka merupakan bawahan dari Pembantu Dekan I atau Pembantu Dekan III dan sebaliknya.

Komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :

1. Komunikasi Secara Lisan

Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka atau komunikasi tatap muka ( face to face ). Hal ini dikecualikan kalau dilakukan komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan media komunikasi lainnya.

Proses komunikasi secara lisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai di Fakultas Ekonomi USU ini jarang terjadi. Karena semuanya telah dilimpahkan kepada Pembantu Dekan. Jadi, Pembantu Dekan yang mengkomunikasikannya kepada Dosen, Staf dan Pegawai. Tetapi kadang kala diadakan rapat di Aula Fakultas Ekonomi USU. Misalnya, sebelum ujian tengah semester diadakan rapat antara Dekan dengan Staf dan Pegawai untuk membahas pelaksanaan ujian tengah semester tersebut sebab staf dan pegawai akan bertindak sebagai pengawas ujian.

2. Komunikasi Secara Tertulis

Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan dibuat secara tertulis agar otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat digunakan sebagai bahan pemeriksaan kembali.

Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang yang bersifat up to date dan usaha untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari. Manfaat lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis yaitu dapat menjadi

suatu sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur pengaturan).

Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat mencapai tujuannya dengan efektif.

Komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai di Fakultas Ekonomi USU misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, dan sebagainya.

Hubungan komunikasi terbagi dalam dua bentuk yaitu :

1. Komunikasi Internal.

Komunikasi Internal merupakan komunikasi yang sehari–hari dilaksanakan pada kegiatan usaha, baik di bidang jasa maupun barang, karena sebagian besar kegiatan kantor terdiri dari adanya hubungan-hubungan didalam lingkungan sendiri.

Komunikasi Internal di Fakultas Ekonomi USU misalnya komunikasi antara Dekan dan Pembantu Dekan dengan staf dan pegawai, komunikasi antar sesama Pembantu Dekan serta komunikasi antara para staf dan pegawai.

2. Komunikasi External

Komunikasi External bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Komunikasi ini dapat diwujudkan dengan telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi external yaitu komunikasi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Jika hubungan-hubungan keluar itu dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah perusahaan yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif pengaruhnya dalam usaha meningkatkan produktivitas perusahaan.

Ada empat azas pokok komunikasi dalam menciptakan dan memelihara sistem komunikasi yaitu:

a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.

b. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkan pada satu hal lain yang telah dimengerti.

c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya mengerti.

d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai

suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan. Efektivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat atau tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan data yang sebenarnya.

Komunikasi external yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi dengan fakultas lain yang ada pada Universitas Sumatera Utara, luar kampus USU, instansi – instansi pemerintah dan perusahaan swasta. Komunikasi external ini tetap terjalin dengan baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang dilakukan oleh pihak fakultas, khususnya dekan.

E. Faktor Pendorong dan Penghambat Komunikasi

Adapun yang menjadi faktor pendorong yang mempengaruhi komunikasi yang efektif adalah :

1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator

Kredibilitas komunikator menunjukkan bahwa pesan yang disampaikannya dianggap benar dan dapat dipercaya.Kepercayaan yang tinggi terhadap komunikator akan menyebabkan kesediaan komunikan untuk menerima pesan dan mengubah sikap sesuai keinginan komunikator.Buruknya kredibilitas komunikator bisa menimbulkan ketidakpercayaan sehingga komunikan tidak bersedia melakukan perubahan sikap,padahal pesan yang disampaikan komunikator sesungguhnya benar.Selain muncul melalui kepercayaan,kredibilitas juga bisa muncul melalui keahlian dan status sosial.Seorang komunikator yang memiliki daya tarik akan dikagumi,disenangi,dan komunikannya bersedia melakukan upaya perubahan sikap.Pada Fakultas Ekonomi kredibilitas seorang komunikator sangatlah berpengaruh terhadap proses kinerja para staf dan pegawainya.

2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan

Suatu pesan ataupun informasi yang ingin disampaikan akan menimbulkan reaksi dan umpan balik apabila memenuhi kondisi berikut :

a. Menarik perhatian

Agar menarik perhatian,pesan dirancang dengan format yang

baik,pilihan kata yang tepat,serta waktu dan media penyampaian yang tepat.

b. Menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh komunikan c. Mampu memahami kebutuhan pribadi komunikan

3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan

Komunikasi akan berlangsung efektif apabila komunikan memiliki kemampuan untuk memahami pesan,sadar akan kebutuhan dan kepentingannya,mampu mengambil keputusan sesuai kebutuhan dan kepentingannya,serta secara fisik dan mental mampu menerima pesan.

Hambatan komunikasi pada dasarnya terdiri atas tujuh macam gangguan dan rintangan (Cangara,2004 :131 ) ,yaitu :

1. Gangguan teknis, misalnya gangguan pada media komunikasi

yang digunakan untuk berkomunikasi ,seperti kerusakan pada telepon selular,mesin fax,komputer dan lainnya.

2. Gangguan semantik,merupakan gangguan yang disebabkan

karena kesalahan pada bahasa yang digunakan.Misalnya,kata-kata yang terlalu banyak memakai istilah-istilah yang tidak

dimengerti,penggunaan bahasa yang berbeda.dan penggunaan struktur bahasa yang tidak sebagaimana mestinya.

3. Gangguan psikologis,merupakan rintangan yang terjadi karena

adanya persoalan dalam diri individu.Misalnya,rasa curiga,situasi berduka,atau gangguan psikologis lainnya .

4. Rintangan fisik , yakni pengirim atau penerima informasi

terganggu oleh hambatan yang bersifat fisik,seperti tulisan yang tidak dapat terbaca,cahaya yang redup,atau masalah kesehatan.Gangguan fisik bisa mengganggu konsentrasi di dalam berkomunikasi.

5. Riintangan status, merupakan rintangan yang terjadi karena

perbedaan status sosial dan senioritas. Misalnya antara staf pegawai dan mahasiswa,ataupun antara Pihak pimpinan Fakultas Ekonomi dengan para dosen.

6. Rintangan kerangka berpikir, merupakan rintangan yang

terjadi karena adanya perbedaan pola pikir.Perbedaan pola pikir ini bisa disebabkan karena pengalaman yang berbeda satu sama lain serta latar belakang pendidikan yang berbeda pula.

7. Rintangan budaya , merupakan rintangan yang disebabkan oleh

perbedaan norma,kebiasaan ,dan nilai-nilai yang dianut oleh masing-masing individu ataupun suatu instansi.

F. Pegertian Produktivitas dan Faktor-faktor yang mempengaruhi Produktivitas

1. Pengertian Produktivitas

Para ekonom biasanya mendefinisikan produktivitas sebagai “ratio output” dibandingkan dengan “input fisik”. Hal tersebut biasanya dihubungkan dengan industri-industri secara keseluruhan pada sektor-sektor dalam suatu perekonomian.

Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi barang-barang. Ukuran produktivitas yang paling terkenal berkaitan dengan tenaga kerja yang dapat dihitung dengan membagi pengeluaran dengan jumlah yang digunakan atau jumlah jam kerja karyawan.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi produktivitas, antara lain : a) Bersumber dari pekerjaan

Suatu pekerjaan yang banyak memerlukan gerakan yang dapat mengakibatkan produktivitas kerja menjadi rendah. Oleh karena itu, agar gerakan dalam melakukan pekerjaan cepat dan tepat terlebih dahulu diadakan “Time and Motion Study”. Dengan dua studi tersebut dapat tercipta gerakan - gerakan yang efektif dan dapat memperlancar pekerjaan sekaligus mengurangi kesalahan karyawan. Daft mengatakan ( 2003 : 9 ) bahwa terdapat dua sikap yang berhubungan dengan produktivitas kerja karyawan yang prima ,yaitu kepuasan bekerja seseorang dan komitmennya kepada organisasi tempat ia bekerja .

Pada Fakultas Ekonomi USU pekerjaan yang paling sibuk adalah pekerjaan sekertaris dekan. Sekertaris Dekan dituntut untuk bekerja dengan kondisi fisik yang kuat tetapi dengan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan maka terkadang ketahanan fisik sekertaris dekan tersebut menjadi menurun sehingga produktivitas kerjanya menjadi berkurang.

b) Bersumber dari karyawan itu sendiri

Semangat dan kegairahan kerja para karyawan merupakan unsur penting guna mencapai produktivitas yang tinggi. Maka sebaiknya pimpinan memperhatikan unsur penting tersebut seperti melalui :

- Gaji yang memadai

- Kebutuhan karyawan perlu diperhatikan

- Penempatan karyawan pada posisi yang tepat

Pada Fakultas Ekonomi USU, unsur – unsur ini juga diperhatikan oleh Dekan dan Pembantu Dekan. Sebab apabila unsur ini tidak deperhatikan akan membuat semangat kerja menjadi rendah dan menyebabkan produktivitas juga menjadi rendah.

Selain dari kedua sumber tersebut diatas maka faktor-faktor lain yang mempengaruhi produktivitas kerja adalah:

1. Pendidikan

Tingkat kecerdasan karyawan dilihat dari tingkat pendidikannya . Semakin tinggi pendidikan semakin besar kemungkinan untuk mendapatkan tujuan kejenjang yang lebih baik. Oleh karena itu, pendidikan berhubungan dengan produktivitas kerja karyawan.

Menurut pengamatan penulis, pendidikan tidak mempengaruhi produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Pendidikan hanya membedakan posisi staf dan pegawai atas pekerjaan yang dibebankan kepadanya.

2. Kesehatan jasmani dan rohani

Salah satu tugas pimpinan perkantoran adalah menjamin kesehatan karyawan yaitu dengan cara mengatur jam kerja, meniadakan lembur dan mendirikan poliklinik sehingga dapat menciptakan kegiatan kerja para karyawan. Karyawan yang sehat juga pasti akan dapat meningkatkan produktivitas kerjanya.

Pada Fakultas Ekonomi USU, kesehatan jasmani dan rohani para staf dan pegawai juga selalu diperhatikan, sebab staf dan pegawai yang sehat akan dapat meningkatkan produktivitas kerjanya. Staf dan Pegawai Fakultas Ekonomi USU berhak untuk berobat di Poliklinik yang disediakan Universitas Sumatera Utara.

3 . Lingkungan kerja

Lingkungan kerja yang baik akan berpengaruh besar dalam

meningkatkan produktivitas. Lingkungan kerja yang bersih dapat mempengaruhi karyawan untuk bekerja lebih giat.

Lingkungan kerja ini juga diatur sebaik mungkin, sehingga membuat suasana kerja di Fakultas Ekonomi USU menjadi lebih nyaman yang dapat membuat para staf dan pegawai menjadi lebih semangat bekerja, sehingga produktivitas kerja juga akan meningkat.

4. Faktor manajerial

Gaya kepemimpinan yang efektif, memotivasi, mengarahkan, dan

menggerakan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas.

Di Fakultas Ekonomi USU, faktor manajerial dilakukan oleh Kasubbag, Pembantu Dekan, dan Dekan. Mereka adalah pimpinan yang memotivasi, mangarahkan, dan menggerakkan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas.

5. Motivasi

Pemberian motivasi oleh seseorang pimpinan yang baik akan

membimbing dan melatih karyawannya. Memotivasi setiap karyawan tidaklah mudah, sebab setiap karyawan mempunyai latar belakang, pengalaman, harapan dan keinginan yang berbeda.

Motivasi juga merupakan faktor utama pendukung tingginya produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Staf dan pegawai yang memiliki motivasi yang tinggi, tentu saja produktivitas kerjanya akan meningkat.

6. Peralatan yang digunakan

Peralatan yang digunakan mempunyai efek yang sangat penting dalam meningkatkan produktivitas kerja. Produktivitas kerja seorang karyawan perlu mendapat perhatian dari perusahan karena produktivitas kerja akan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Produktivitas dapat dimaksudkan sebagai penggunaan sumber-sumber ekonomi yang digerakan secara efektif dan memerlukan keterangan organisator dan teknik sehingga mempunyai tingkat hasil

guna yang tinggi, artinya hasil yang diperoleh seimbang dengan masukan yang diolah.

Metode-metode yang ada untuk meningkatkan produktivitas kerja Fakultas Ekonomi USU adalah dengan pemotivasian staf dan pegawai dengan memberikan berbagai dorongan. Adapun dorongan itu yaitu memberikan upah/gaji yang memadai, kenyamanan dan keamanan pekerja saat bekerja lembur dan adanya jaminan sosial.

G. Hubungan Komunikasi dengan Produktivitas Kerja

Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi. Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan penggunaan saluran organisasi, dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam komunikasi dapat dikurangi.

Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta menggunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari penerima pesan dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat

sebenarnya tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan disampaikan.

American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh Effendy (2005:27)telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut dengan“The Commandements Of good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik), yaitu :

1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan. 2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.

3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja

komunikasi akan dilakukan.

4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan

komunikasi.

5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama dikomunikasikan.

6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau

umpan balik.

7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi.

9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.

10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.

Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pedoman kepada para pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi, apabila para pimpinan

mampu melaksanakan tugas kepemimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.

Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa setiap organisasi membutuhkan organisasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif, padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif.

Meningkatkan produktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.

Salah satu cara dalam meningkatkan produktivitas yaitu dengan cara memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.

Komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh para staf dan pegawai di Fakultas Ekonomi USU sangat berpengaruh secara signifikan terhadap peningkatan produktivitas kerja.

Program Studi Diploma III adalah salah satu program pendidikan yang ada di Universitas Sumatera Utara. Adapun tujuan utama dari program studi Diploma III ini antara lain :

a. Menciptakan lulusan yang menguasai kemampuan dalam bidang kerja sesuai keterampilan (skill) yang dimiliki.

b. Menciptakan lulusan yang mandiri , kompeten , dan berdaya saing. Sehingga lulusan program Diploma-III tidak hanya menanti pekerjaan dari suatu instansi perusahaan , namun mampu menciptakan lapangan kerja baru bagi masyarakat luas.

c. Mampu melaksanakan pengawasan dan bimbingan atas dasar

keterampilan manjerial yang dimilikinya.

Program Studi Diploma III pada Fakultas Ekonomi USU terdiri atas tiga jurusan yaitu :

1. Program Studi Diploma III Keuangan 2. Program Studi Diploma III Akuntansi 3. Program Studi Diploma III Kesekretariatan

Masing-masing jurusan program studi ( prodi ) Diploma III di atas, dipimpin oleh seorang ketua prodi dan sekretaris prodi.Untuk mencapai visi dan misi bersama, diperlukan adanya suatu kerjasama dan komunikasi yang baik antara ketua dengan sekretaris prodi .Seorang sekretaris prodi bertugas dalam hal membantu kegiatan ketua prodi dan bersedia mengambil alih tugas dari ketua prodi apabila ketua prodi tidak berada di tempat atau sedang tugas di luar.

Berikut ini adalah pemaparan bagaimana bentuk komunikasi yang ada pada bagian Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,dimana dalam pemaparan ini penulis memperoleh data melalui wawancara langsung dengan staf pegawai yang bekerja di kantor jurusan ( kajur ) program studi Diploma III yang bertempat di gedung lama, serta melalui data tertulis yang ada pada masing-masing jurusan program Diploma III Fakultas Ekonomi.

1. Komunikasi dengan Pihak Dekanat

Komunikasi dengan pihak dekanat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ini meliputi :

a. Dekan

b. Pembantu Dekan I ( Bagian Akademik ) c. Pembantu Dekan II ( Bagian Keuangan ) d. Pembantu Dekan III ( Bagian Kemahasiswaan ) A .Dekan

Secara keseluruhan komunikasi dari pihak dekan kepada ketiga ketua program studi Diploma III Fakultas Ekonomi hampir sama, seperti surat masuk internal kampus kepada setiap ketua program studi .Beberapa komunikasi secara tertulis kepada ketiga program studi Diploma III antara lain :

a. Undangan acara pelantikan di Fakultas Ekonomi

b. Pemberitahuan mengenai proses pengurusan transkrip nilai pada departemen masing-masing

c. Undangan rapat

e. Pembentukan panitia pengawas Ujian Tengah Semester ( UTS ) semester genap/ganjil untuk semua program diploma

f. Pemberitahuan mengenai tata cara penulisan blanko ijazah lulusan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

g. Pemberitahuan mengenai pelaksanaan tata cara registrasi online mahasiswa baru Universitas Sumatera Utara yang masuk melalui jalur PMP untuk segera mengentry data paket mata kuliah yang ditawarkan

h. Penataan dan kodifikasi program studi pada Perguruan Tinggi Negeri ( PTN )

i. Mengumumkan daftar piket pimpinan panda masing-masing

program Diploma III

j. Undangan serah terima jabatan ketua / sekretaris pada masing-masing departemen program studi yang ada di Fakultas Ekonomi k. Memberitahukan penetapan hari libur nasional maupun cuti bersama

kepada masing-masing ketua program studi .

l. Memberikan surat undangan perihal kegiatan pertemuan dengan mahasiswa baru Fakultas Ekonomi

m. Menginstruksikan untuk melengkapi buku pedoman serta deskripsi mata kuliah dan daftar bacaan wajib bagi mahasiswa sesuai jurusannya masing-masing.

n. Penetapan kurikulum di lingkungan Universitas Sumatera Utara o. Undangan rapat panitia penerimaan mahasiswa baru (PMB)

Disamping komunikasi tertulis (tulisan) , komunikasi lisan pun terjadi antara dekan dengan ketiga ketua prodi dari masing-masing jurusan , yaitu keuangan , akuntansi , dan kesekretariatan . Bentuk komunikasi lisan atau face to face ini terjadi biasanya dalam acara undangan rapat , seminar , workshop , dan acara buka puasa bersama , dan lain sebagainya . Dibandingkan dengan komunikasi tulisan yang dilakukan oleh pihak Dekan , komunikasi lisan ( face to face) ini dirasakan lebih kompleks karena bisa secara langsung bertemu , berdiskusi ,dan berinteraksi dengan ketua prodi beserta sekretaris prodi guna membahas suatu masalah baik mengenai akademik , kurikulum , ataupun kemahasiswaan dan mencari solusi pemecahan atas masalah yang dihadapi tersebut secara musyawarah mufakat .

B .Pembantu Dekan I ( Bagian Akademik )

Komunikasi yang terjadi antara Pembantu Dekan I dengan masing-masing ketua prodi Diploma-III dan sekretaris prodi adalah komunikasi lisan dan tulisan Sesuai dengan job description Pembantu Dekan I yakni mengenai bidang akademik , maka bentuk komunikasi yang dibahas antara Pembantu Dekan I kepada masing-masing ketua program studi Diploma III keuangan , akuntansi ,dan kesekretariatan adalah segala hal yang berkaitan dengan akademik mahasiswa . Komunikasi tertulis disini berupa surat , baik itu surat internal kampus maupun surat eksternal fakultas.

Berikut adalah beberapa contoh komunikasi tertulis Pembantu Dekan I kepada masing-masing ketua prodi Diploma III :

a. Undangan rapat

b. Pengumuman jadwal kuliah program studi Diploma III

c. Sistem pelaksanaan Ujian Tengah Semester ( UTS ) maupun Ujian Akhir Semester ( UAS )

d. Pemberitahuan mengenai batas akhir pendaftaran wisuda mahasiswa secara keseluruhan,khususnya bagi mahasiswa program studi Diploma III yang telah memenuhi verifikasi dan peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .

e. Pemberitahuan formasi dosen mengajar pada semester ganjil/genap pada Fakultas Ekonomi

f. Pemberitahuan proses tata cara penundaan kegiatan akademik ( PKA ) Di samping komunikasi tulisan , komunikasi lisan juga terjadi antara pihak Pembantu Dekan I dengan masing-masing ketua prodi ,misalnya melalui telepon. Komunikasi melalui telepon jarang dilakukan oleh pihak Pembantu Dekan I , dan hanya dilakukan bila ada sesuatu yang sangat penting sekali ( urgent ) ,seperti rapat mendadak ataupun ada perubahan informasi dari pihak dekan .

C .Pembantu Dekan II ( Bagian Keuangan )

Komunikasi yang terjadi antara Pembantu Dekan II dengan masing-masing ketua prodi dan sekretaris prodi juga berupa komunikasi tertulis dan lisan.

Berikut adalah beberapa contoh bentuk komunikasi antara Pembantu Dekan II dengan ketua prodi Diploma III keuangan , akuntansi ,dan kesekretariatan :

a. Penempatan tugas kerja pegawai

b. Undangan temu ramah “welcome dinner “ dengan beberapa dosen c. Penetapan nama-nama dosen yang akan direkomendasikan untuk

diangkat menjadi tenaga pengajar luar biasa

d. Menyetujui dan mengesahkan dokumen permohonan pinjaman

uang bagi staf pengajar ( dosen ) ataupun pegawai yang ingin meminjam uang guna berbagai kebutuhan .

D. Pembantu Dekan III ( Bagian Kemahasiswaan)

Bentuk komunikasi yang terjadi antara Pembantu Dekan III dengan masing-masing ketua prodi adalah segala hal yang berkaitan dengan kemahasiswaan , antara lain :

a. Pengumuman persyaratan mahasiswa program Diploma III yang ingin mengajukan beasiswa (mahasiswa program studi Diploma- III hanya bisa mengajukan permohonan beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa saja ) .

b. Mengumumkan nama-nama mahasiswa yang berhak menerima

beasiswa untuk program Diploma III.

c. Mengumumkan lomba karya tulis ilmiah bagi mahasiswa program studi Diploma III yang ingin mengikutinya.

d. Mengumumkan syarat-syarat mahasiswa yang akan mengikuti

e. Memberitahukan tata cara proses pengurusan KTM mahasiswa yang hilang , dan surat permohonan aktif kuliah

f. Mengumumkan segala informasi yang berkaitan dengan

kemahasiswaan dan alumni

g. Merekomendasikan pemilihan mahasiswa yang berprestasi

h. Mengumumkan pelaksanaa kegiatan kemahasiswaan tingkat

universitas,seperti pertandingan futsal atau perlombaan cerdas cermat antar fakultas .

2. Komunikasi dengan Staf Pengajar (Dosen )

Komunikasi yang sering terjadi antara masing-masing ketua prodi dengan para staf pengajar ( dosen ) adalah komunikasi lisan ( face to face ).Salah satu bentuk komunikasi lisan yang terjadi adalah berdiskusi secara langsung untuk membahas mengenai berbagai hal baik itu berkaitan dengan akademik , maupun mahasiswa yang bermasalah .

Komunikasi lisan ini berlangsung di ruangan ketua prodi , kantor jurusan (kajur) program Diploma III, maupun di ruangan dosen yang berada di lantai dasar gedung baru Fakultas Ekonomi .Interaksi komunikasi yang terjadi akan memudahkan bagi masing-masing pihak untuk saling share dan mencari solusi atas masalah yang didiskusikan .

3. Komunikasi dengan Pegawai

Di dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada masing-masing ketua prodi , maka ketua prodi dibantu oleh staf pegawai

yang berada di kantor jurusan ( kajur ) .Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi lisan (face to face) .

Namun sering terjadi juga komunikasi via telepon jika ada informasi mendadak dan penting seperti adanya mahasiswa yang meminta tanda tangan skripsi minor dan stempel pengesahan.

Pada kantor jurusan ( kajur ) program Diploma III ini memiliki tiga orang staf pegawai untuk membantu tugas ketua prodi .Adapun komunikasi yang terjadi antara lain :

a. Mendiskusikan mengenai data mahasiswa yang bermasalah dengan kegiatan akademik, ataupun lainnya.

b. Mendiskusikan mengenai sistem akreditasi program Diploma III Fakultas Ekonomi.

c. Meminta print out data-data silabus belajar untuk semester

genap/ganjil yang tersimpan di data base.

d. Meminta data-data mahasiswa program studi Diploma III yang sudah tidak aktif kuliah lagi.

e. Meminta data-data mahasiswa baru yang terdaftar sebagai mahasiswa program studi Diploma III Fakultas Ekonomi Univeristas Sumatera Utara.

f. Meminta print out nama-nama dosen yang mengajar pada program studi Diploma III untuk jurusan keuangan , akuntansi , dan kesekretariatan .

g. Mendiskusikan masalah-masalah mengenai peraturan yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi untuk program studi Diploma III.

h. Meminta data-data mahasiswa program studi Diploma III yang sudah menyerahkan kartu hasil evaluasi belajar.

4. Komunikasi dengan Mahasiswa

Bentuk komunikasi yang terjalin antara ketua prodi dengan mahasiswa program studi Diploma III adalah komunikasi lisan . Dibandingkan dengan komunikasi tertulis, komunikasi lisan lah yang banyak dilakukan oleh mahasiswa kepada ketua prodi ,dan sebaliknya.

Namun komunikasi lisan ini terkadang mengalami hambatan karena sulitnya ruang dan waktu bagi mahasiswa untuk bertemu dengan salah satu ketua prodi.Hal ini disebabkan oleh padatnya aktivitas ketua prodi sehingga membuat mahasiswa harus menunggu lama untuk bertemu mendiskusikan masalah yang dihadapi oleh mahasiswa yang bersangktuan. Berikut beberapa contoh komunikasi antara ketua prodi dengan mahasiswa progam Diploma III :

a. Mengumumkan nama-nama dosen pembimbing bagi mahasiswa

program studi Diploma III yang ingin menyelesaikan skripsi minor. b. Menandatangani Kartu Rencana Studi ( KRS ) dan Kartu Hasil Studi

( KHS) mahasiswa .

c. Memberikan bimbingan dan arahan kepada mahasiswa yang

mengalami masalah di bidang akademik sperti nilai ujian mid test dan final test yang tidak keluar .

d. Memotivasi mahasiswa program studi Diploma III yang bermasalah seperti ,dikeluarkan dari kampus ( drop out ).

e. Memberikan pengumuman mengenai informasi penting melalui

majalah dinding ( mading ) pada masing-masing jurusan, seperti pertandingan futsal antar fakultas, lomba karya tulis , dan lainnya.

G. Analisis dan Evaluasi

Dari hasil pengamatan penulis selama melakukan penelitian ,maka berikut adalah pemaparan analisis dan evaluasi bagaimana komunikasi yang terjadi antara masing-masing ketua prodi dengan pihak dekanat , mahasiswa , staf pengajar (dosen) ,dan para pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1) Program Studi Diploma-III Keuangan

a. Komunikasi dengan pihak dekanat Fakultas Ekonomi (Dekan,

Pembantu Dekan I , Pembantu Dekan II , Pembantu Dekan III ) Hubungan komunikasi yang terjalin antara ketua prodi D-III Keuangan dengan pihak dekanat sudah cukup terjalin dengan baik. Adanya kepercayaan dan wewenang dari pihak dekanat kepada ketua prodi merupakan suatu amanah untuk dijalankan.Selain itu, dengan diadakannya rapat membuat masalah yang dihadapi dapat dipecahkan bersama.

b. Komunikasi dengan mahasiswa

Sampai saat ini komunikasi yang terjalin antara ketua prodi D-III Keuangan dengan mahasiswa masih dirasakan kurang memuaskan, hal ini disebabkan karena padatnya aktivitas dan jadwal dari ketua prodi D-III Keuangan sehingga sangat sulit

untuk bertemu dengan mahasiswa dan mendiskusikan masalah yang berkaitan dengan akademik , kampus , dan lainnya. Fenomena yang selalu terjadi adalah ramainya kantor jurusan (kajur) D-III keuangan pada saat-saat pengambilan Kartu Rencana Studi (KRS) yang harus sudah ditandatangani ketua prodi D-III Keuangan guna memenuhi salah satu syarat mengikuti ujian Mid Test dan Final Test.Selain itu,mahasiswa juga kesulitan menghubungi ketua prodi dan sekretaris prodi Diploma-III keuangan di saat-saat penting ,seperti penandatanganan skripsi minor mahasiswa,penandatanganan KRS ,penyerahan tugas kuliah ,dan sebagainya.Komunikasi melalui telepon seluler kurang ditanggapi oleh ketua dan sekretaris prodi Diploma III Keuangan,sehingga membuat mahasiswa Diploma III Keuangan harus rela menunggu lama demi penandatanganan skripsi minor mereka di kantor jurusan (kajur ).Hal ini tentu saja dirasakan kurang efektif, karena ramainya kantor jurusan (kajur) membuat suasana kerja menjadi tidak nyaman dan kondusif akibat suara-suara dari mahasiswa yang menunggu di kantor jurusan (kajur) program studi Diploma-III tersebut.

c. Komunikasi dengan staf pengajar (dosen )

Komunikasi yang terjalin antara ketua prodi D-III Keuangan dengan para staf pengajar ( dosen ) Fakultas Ekonomi ini bisa

dikatakan baik. Adanya miss communication ataupun

kesalahpahaman yang terjadi dapat segera di atasi dengan musyawarah .

d. Komunikasi dengan pegawai

Komunikasi yang terjalin antara ketua prodi D-III Keuangan dengan para pegawai Fakultas Ekonomi bisa dikatakan baik. Namun terkadang sering terjadi miss communication di dalam melakukan pekerjaan. Misalnya , kesalahpahaman informasi mengenai pembagian KRS pada mahasiswa , pengumuman informasi mengenai jadwal ujian ,dan lainnya .Akan tetapi, masalah-masalah tersebut masih dalam taraf yang wajar dan bisa di atasi bersama.

2) Program Studi Diploma-III Akuntansi

a. Komunikasi dengan pihak dekanat Fakultas Ekonomi (Dekan,

Pembantu Dekan I ,Pembantu Dekan II ,Pembantu Dekan III ) Hubungan komunikasi yang terjalin antara ketua prodi D-III Akuntansi dengan pihak dekanat secara umum baik.Sangat jarang ditemukan kesalahpahaman yang fatal di dalam penyampaian tugas kerja ataupun informasi lainnya. Namun , terkadang informasi yang disampaikan bisa berubah dalam

Komunikasi yang dilaksanakan di Fakultas Ekonomi USU khususnya pada bagian program studi Diploma-III sudah cukup baik dan dapat berjalan dengan lancar. Hal ini dapat dilihat dari tercapainya tujuan secara efektif dan efisien. Dengan komunikasi yang baik pula, maka produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU tersebut dapat meningkat. Peningkatan produktivitas kerja staf dan pegawai ini dapat menghemat biaya, waktu, dan metode kerja (tenaga dan pikiran).

Penulis menilai bahwa hambatan – hambatan komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan hal yang biasa. Kesalahpahaman yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga dapat diatasi dengan tepat.

Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga tetap berjalan dengan lancar. Staf dan pegawai di Fakultas Ekonomi USU juga diberikan kesempatan untuk memberikan saran maupun ide – ide mereka kepada atasan dengan komunikasi yang baik dan sopan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Bagian akhir dari penelitian ini adalah penulis akan menguraikan kesimpulan-kesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang dibahas pada bab–bab terdahulu tentang peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada Program Diploma-III Fakultas Ekonomi USU, kesimpulan – kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Peranan komunikasi pada program studi Diploma III secara umum berjalan dengan baik , namun belumlah sepenuhnya efektif dan maksimal, karena masih banyak terdapat kelemahan-kelemahan di dalamnya,sehingga produktivitas kerja staf dan pegawai pada program studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga belum tercapai secara efektif dan maksimal.

2. Adapun kelemahan komunikasi yang terjadi antara masing-masing ketua prodi Diploma III dengan pihak Dekanat (Pembantu Dekan I , Pembantu Dekan II , dan Pembantu Dekan III ) adalah kurangnya frekuensi pertemuan ataupun kegiatan rapat dengan ketiga ketua prodi Diploma III untuk membahas masalah – masalah yang ada di masing-masing Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi USU.

diskusi dan rapat mengenai masalah-masalah yang dihadapi oleh para staf pengajar ( dosen ) kepada para mahasiswa program studi Diploma III khususnya , seperti masalah format penulisan skripsi minor terbaru yang harus disosialisasikan kepada seluruh dosen pembimbing mahasiswa yang ingin menyelesaikan skripsi minor tersebut.Sehingga tidak terdapat kesalahpahaman tata cara penulisan antara dosen dengan mahasiswa .

4. Adapun kelemahan komunikasi yang terjadi antara masing-masing ketua prodi dengan para pegawai pada program studi Diploma III adalah seringnya terjadi perbedaan pendapat antara ketua prodi dengan pegawai,misalnya mengenai waktu pembagian KRS mahasiswa , pengumuman jadwal ujian Mid Test ataupun Final Test , masalah mahasiswa yang akan di drop out dan sebagainya.

5. Adapun kelemahan komunikasi yang terjadi antara masing-masing ketua prodi dengan seluruh mahasiswa program studi Diploma III adalah minimnya frekuensi pertemuan dengan ketiga ketua prodi , sehingga keluhan-keluhan dan berbagai masalah yang dihadapi oleh setiap mahasiswa program studi Diploma III tidak bisa didiskusikan bersama . Hal ini terjadi karena kesibukan ketiga ketua prodi terhadap tugas dan aktivitasnya di luar kampus sehingga melupakan kewajiban dan tanggung jawabnya pada tugasnya sebagai ketua prodi Diploma III Fakultas Ekonomi USU.

6. Kurangnya sarana dan prasarana media komunikasi baik kepada Pihak Dekanat , Dosen , Pegawai , maupun mahasiswa seperti Laboratorium dan perlengkapan ataupun media komunikasi lainnya seperti infokus , LCD , sehingga memperlambat proses komunikasi di dalam ruangan kelas antara dosen dengan mahasiswa di dalam proses mengajar.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran seperti yang diraikan sebagai berikut :

1. Hendaknya hubungan komunikasi yang terjalin antara pihak Dekanat ( Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III ) ,staf pengajar (Dosen) , pegawai ,dan seluruh mahasiswa program studi Diploma III , dengan masing-masing ketua prodi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara haruslah ditingkatkan dan dimaksimalkan lagi agar semua masalah-masalah dan keluhan-keluhan yang terjadi di lingkungan kerja Fakultas Ekonomi khususnya pada bagian program studi Diploma III dapat diselesaikan dengan segera dan tidak berlarut-larut masalah tersebut dihadapi.

2. Menyadari sepenuhnya tanggung jawab dan konsekuen di dalam menjalankan tugas sebagai ketua program studi Diploma III pada Fakultas Ekonomi USU, sehingga dapat membagi waktu antara kegiatan di eksternal dengan internal kampus.

3. Melengkapi sarana dan prasarana komunikasi seperti menambah laboratorium bahasa , dan laboratorium komputer bagi kegiatan belajar mahasiswa mengingat begitu banyaknya jumlah mahasiswa yang ada di Fakultas Ekonomi USU , khususnya program studi Diploma III. Ruangan Laboratorium yang tersedia sejauh ini dirasakan kurang efektif dan efisien karena mahasiswa harus beramai-ramai menunggu antre untuk menggunakan komputer tersebut.Selain itu , perlu dibuatnya kotak saran di masing-masing ruangan jurusan Program Studi Diploma III ,untuk menerima segala kritik dan pesan dari mahasiswa , pegawai , dan para staf pengajar (dosen ) terhadap kinerja masing-masing ketua prodi Diploma III guna perbaikan di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

Effendy, Onong Uchjana. 1998. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung : PT. Remaja Rosda Karya

Muhammad, Arni .2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara

Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

Panuju, Redi. 2001. Komunikasi Organisasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar

Widjaja, A.W. 1994. Komunikasi. Jakarta : Bina Aksara

Yuwono, S. 1991. Administrasi Perkantoran, Cetakan ke-14. Yogyakarta : Nur Cahaya

22 Maret 2011 .13:58 am

http://massofa.wordpress.com/2008/04/02/pengertian-danfaktor-faktor-yang menpengaruhi-produktivitas-kerja/

22 Maret 2011 .14:26 am