Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan- keputusan.
Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam peusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang guna
menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronik Data
Processing EDP, maka perusahaan dapat lebih efisien dan efekitif dalam penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya
operasional perusahaan.
D. Peran Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas Perusahaan
Dalam hal ini pemrosesan dan pengolahan data pada Fakultas Ekonomi USU menerapkan sistem informasi akuntansi yang menggunakan sistem komputer
yang disebut dengan Electronik Data Processing EDP. Dimana perusahaan menggunakan komputer dan bentuk pengolahan data adalah secara semi
komputer. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka instansi ini dalam menyusun laporan akuntansi tidak terlepas dari standar
akuntansi yang terkumpul dan dapat menjadi informasi yang berguna baik pihak- pihak yang berkepentingan, maka dipelukan sistem akuntansi yang merupakan
kerangka kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat semua transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
Dalam suatu perusahan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor
pajak dan lain-lainya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah
manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi
agar pihak luar maupun dalam perusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi
pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan
adalah sebagai berikut: 1.
Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan, 2.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya, 3.
Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau untuk memperbaiki tingkat keandalan realibility informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan,
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual. Dalam sistem semi komputer, sebagian data diolah melalui komputer dan
sebagian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan
setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca saldo untuk menampung perkiraan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap
diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian-bagian yang bersangkutan dalam hal ini adalah:
1. Bagian administrasi dan keuangan,
2. Bagian biro rektor
Data dari masing-masing bagian tersebut langsung dikirim ke bagian akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut
sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui Electronik Data Processing EDP.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
Adapun format dari pemrosesan data akuntansi menggunakan komputer terdapat pada gambar dibawah ini:
Gambar 3.1. Pemrosesan Data Akuntansi dengan Komputer
Sumber: Komputer Akuntansi, Sumardi, 2001: 96
Untuk mengolah data yang ada saat ini Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan sistem multi terminal. Dalam pembuatan program digunakan
software, cobol, dan visual basic, sedangkan paket-paket software lain yang dipakai untuk keperluan administrasi adalah Miccrosoft Exel. Proses data
PENGELOMPOKAN DATA AKUNTANSI Data disusun, dikelompokan dan dimasukan melalui keyboard
Data diolah dalam CPU dengan menggunakan program aplikasi
INFORMASI KEUANGAN Laporan Rencana Anggaran,
Laporan Pertanggungjawaban, dll
DATA AKUNTANSI
PENYIMPANAN DATA Dalam Floopy
DiskHardisk PENAMPILAN DATA
Melalui Monitor dan Printer
PENAMPILAN DATA Pihak Ketiga dan di Luar Perusahaan
INTERN PERUSAHAAN Pimpinan perusahaan
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
akuntansi dalam perusahaan ini dibagi berdasarkan periode proses bulanan, yang tediri dari:
a. Tutup Buku
Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan
pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh
transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir proses ini akan dicatat akumulasi debit kredit serta jumlah saldo akhir bulan.
b. Laporan Bulanan
Setelah tutup buku program aplikasi ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan laporan bulanan yaitu:
1. rekapitulasi, yang merupakan rekapitulasi dari semua transaksi atas kode
akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus sama dengan yang tercantum pada buku harian dengan kode buku
yang sama. Fakultas Ekonomi USU dalam penyusunan sistem informasi akuntansi
dengan menggunakan sistem komputerisasi mempertimbangkan tiga hal pokok yang menjadi tujuan penyusunan :
1. Prinsip Cepat
Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang diperlukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
2. Prinsip Aman
Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik perusahaan. Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan
mempertimbangkan prinsip-prinsip internal kontrol yang memadai. 3.
Prinsip Murah Sistem akuntansi disusun dengan biaya yang relatif murah dalam arti
manfaat yang akan diperolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan. Dengan menggunakan sistem pengolahan data yang menggunakan
komputer diatas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya. Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau
dikerjakan secara bersama-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian akuntansikeuangan. Informasi yang dilaporkan harus sesuai dengan
tujuan yang ditetapkan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha, seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang
dikeluarka. Hal ini menunjukan bahwa pihak manajemen dapat melihat kebijakan- kebijakan apa yang akan diambil untuk menentukan alternatif dan tindakan apa
yang tepat untuk suatu proses pengambilan keputusan. Dalam hal ini pengiriman informasi akuntansi kepada pihak manajemen,
perusahaan menggunakan sistem akuntansi secara manual, periodik, bulanan, maupun tahunan. Adapun cara kerja yang dilakukan manajemen dalam
pengambilan keputusan adalah dengan menganalisa keuangan. Adapun tujuan perusahaan membuat sistem informasi akuntansi adalah untuk mempermudah
Beby Fitri Apriany : Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, 2010.
dalam membuat laporan atau pertanggung jawaban dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.
Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Sebagai bahan penyususnan perencanaan kegiatan perusahaan,
2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan,
3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,
4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,
5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat.
Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasal dari pusat. Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga
pusat dapat memberikan keputusan manajemen . Dimana informasi akuntansi tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan
perusahaan dimasa yang akan datang.
E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap Fungsi Akuntansi
