Sistem Penggajian Karyawan PEMBAHASAN

Mempunyai tugas : 1. Melaksanakan survey bagi pemohon calon pelanggan 2. Memproses permohonan pemasangan baru 3. Memasukkan sket pasang baru

E. Kinerja Perusahaan Terkini

Kinerja dari PDAM Tirtanadi cabangberastagi adalah: 1. Mengadakan pelatihan-pelatihan terhadap karyawan 2. Menigkatkan mutu pelayanan air bersih, khususnya kota Berastagi sekitarnya 3. Mengadakan perawatan rutin terhadap seluruh alat-alat yang digunakan untuk menyuplai air keseluruh pelanggan

BAB III PEMBAHASAN

A. Sistem Penggajian Karyawan

Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, Universitas Sumatera Utara yakni imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Menurut Hariandja 2002 Gaji merupakan salah satu unsur yang penting yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan, sebab gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan pegawai, sehingga dengan gaji yang diberikan pegawai akan termotivasi untuk bekerja lebih giat. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut jogiyanto 2005:1 Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu Menurut Sutabri 2005:13 Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, yaitu: 1. Sebagai Sistem Abstrak Abstract System dan Sistem Fisik PhysicalSystem. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tampak secara fisik misalnya teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran pemikiran yang berhubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya komputer, sistemakuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya. 2. Sebagai Sistem Alamiah Natural System dan Sistem Buatan Manusia Human Dame System. Universitas Sumatera Utara Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuatoleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin. 3. Sebagai Sistem Tertentu Deterministic System dan Sistem Tak Tentu Probabilistic System. Sistem tertentu beroperasi dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran darisistem dapat diramalkan, contoh: sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sebagai Sistem Tertutup Close System dan Sistem Terbuka Open System. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otom atis tanpa adanya turut campur dengan pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistemini menerima masukkan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Penggajian diambil dari kata gaji, dimana pengertian gaji ini telah dibahas pada uraian diatas, istilah gaji biasannya digunakan untuk pegawai yang menerima hasil kerjanya dalam bentuk uang yang akan dibayarkan pada setiap minggu sekali. Universitas Sumatera Utara Dari definisi diatas dapat disampaikan bahwa sistem penggajian adalah seperangkat unsur yang saling berkaitan dan membentuk totalitas yang menentukan pemberian imbalan atau hasil kerja seseorang. Sistem penggajian dibagi menjadi tiga jenis diantaranya : 1. Sistem Skala Tunggal Sistem skala tunggal adalah memberikan gaji pokok yang samakepada pegawai yang berpangkat dengan tidak memperlihatkan sifat pekerjaan yang dilakukan dan beratnya tanggungjawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu. 2. Sistem Skala Ganda Sistem skala ganda adalah sistem penggajian menentukan besarnya gaji yang bukan saja didasarkan pada pangkat, tetapi juga didasarkan pada sifat pekerjaan yang dilakukan, prestasi kerja yang dicapai dan beratnya tanggungjawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu. 3. Sistem Skala Gabungan Sistem skala gabungan adalah sistem penggajian yang merupakan perpaduan antara sistem skala tunggal dengan sistem skala ganda, dimana pegawai yang berangkat dan masa kerja sama diberi gaji pokok yang sama,disamping kepada pegawai yang memikul tanggungjawab yang berat. Fungsi penggajian adalah sebagai berikut : a. Pengalokasian Sumber Daya Manusia secara efisien b. Pemberian gaji yang baik bagi keryawan yang berprestasi akan mendorong pegawai lebih baik lagi untuk berprestasi Universitas Sumatera Utara c. Penggajian yang baik mendorong perusahan memperoleh keuntungan yang maksimal dan pegawai yang dipekerjakan adalah pegawai produktif d. Mendorong pertumbuhan stabilitas ekonomi Menurut Amir Abadi Jusuf 2000 : 285 sistem penggajian adalah sistem yang menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajer. Menurut Mulyadi 2001:382, menyebutkan bahwa sistem penggajian akan dapat berjalan dengan baik bila melibatkan lima fungsi, yaitu: 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan kerja karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi kepegawaian berada di tangan Bagian Kepegawaian, di bawah Departemen Personalia dan Umum 2. Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Dalam struktur organisasi, fungsi pencatatan waktu berada di tangan Bagian Pencatat Waktu, di bawah Departemen Personalia dan Umum. 3. Fungsi Pembuat Daftar gaji Universitas Sumatera Utara Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji berada di tangan Bagian Gaji, di bawah Departemen Personalia dan Umum. 4. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun. Dalam srtuktur organisasi, fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian berada ditangan tiga bagian, yaitu sebagai berikut : 1 Bagian Utang Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji untuk membayarkan gaji karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut. 2 Bagian Kartu Biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan jam kerja untuk tenaga kerja langsung. Universitas Sumatera Utara 3 Bagian Jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum. 5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam stuktur organisasi, fungsi keuangan ada di Bagian Kasa. Mulyadi 2001:374 juga menyebutkan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian adalah : 1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan skorsing,pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji. 2. Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3. Kartu Jam Kerja Universitas Sumatera Utara Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung. Seperti telah disebutkan di atas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya dalam bentuk pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang memproduksi barang secara masal, karyawan mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi tenaga kerja langsung. Semua biaya tenaga kerja langsung dibebankan langsung kepada produk yang sama. 4. Daftar Gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, yang kemudian dikurangi potongan – potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. 5. Rekap Daftar Gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji tiap departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. 6. Surat Pernyataan Gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan daftar gaji dalam kegiatan yang terpisah dari kegiatan pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 7. Amplop Gaji Universitas Sumatera Utara Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Di halaman muka amplop gaji karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8. Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. Prosedur dalam sistem penggajian perusahaan : 1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu jam hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatangani setiap hadir dan pulang karyawan dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin otomatis pencatat waktu time recorder machine. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir karyawan digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja dalam jam biasa atau dalam jam lembur overtime, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. Universitas Sumatera Utara 2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan Pph Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji. 3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produksi. 4. Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji . Jika jumlah karyawan banyak, pembagian amplop gaji biasanya dilakukan oleh juru bayar. Pembayaran gaji dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan. Setiap perusahaan mempunyai sistem penggajian yang berbeda-beda mungkin ada yang menggunakan sistem penggajian berdasarkan jamjaman, Universitas Sumatera Utara harian, mingguan maupun tahunan. Begitu juga dengan PDAM Tirtanadi cabang Berastagi yang telah menggunakan sistem penggajian yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Pada PDAM Tirtanadi cabang Berastagi ada dua jenis karyawan, yaitu karyawan tetap dan tenaga honor kontrak. Yang disebut tenaga honor kontrak adalah apabila berakhirnya kontrak selama 1satu tahun, maka tenaga honor kontrak tersebut wajib memperpanjang kontrak kembali untuk masa satu tahun kontrak kerja berikutnya sesuai dengan peraturan perusahaan. Artinya setiap tenaga honor kontrakharus perpanjang kontrak setiap tahunnya. Menurut penjelasan dari Bapak Romy Pranata selaku kabag personalia PDAM Tirtanadi cabang Berastagi yaitu sebagai berikut: “Sistem yang digunakan di PDAM Tirtanadi adalah sistem gajiupah bulanan 30 hari. Sistem ini dinilai paling efektif dibandingkan dengan sistem gajiupah yang lain”. Wawancara tanggal 15 Mei 2014. Sistem gajiupah adalah sistem gajiupah bersih dalam bentuk uang tanpa ada bentuk natura. Standar gajiupah diatur dan ditetapkan, minimum sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku. Perusahaan berhak mengubah komponen- komponen upah selama tidak melanggar undangundang. Peninjauan gajiupah dilaksanakan 1 satu tahun sekali diluar ketentuan pemerintah. Sistem evaluasi gajiupah diatur tersendiri oleh pihak perusahaan dengan melihat situasi dan kondisi perusahaan. Pegupahan diatur dengan, sistem upah bulanan, upah bulanan adalah upah dalam satu bulan atau 30 hari. Upah bulanan didasarkan atas surat keputusan menteri tenaga kerja dan pelaksanaannya diatur atas persetujuan bersama Universitas Sumatera Utara kedua belah pihak. Gajiupah karyawan seluruhnya akan dibayarkan tiap-tiap bulan pada tanggal 25. Apabila tanggal tersebut kebetulan jatuh pada hari minggulibur nasional maka gajiupah pembayarannya akan diajukan satu hari sebelumnya. Besarnya gaji pokok ataupun tunjangan yang diberikan kepada karyawan, pada saat-saat tertentu akan dievaluasi. Ada kemungkinan bahwa besarnya tunjangan ataupun fasilitas yang diberikan kepada karyawan, akan mengalami penurunan. Hal ini disebabkan karyawan yang bersangkutan mungkin sudah tidak menjabat pada posisi tersebut, sehingga karyawan yang bersangkutan tidak berhak lagi untuk menerimanya Dengan demikian, selain menerima gaji pokok yang besarnya telah ditentukan, pada umumnya setiap karyawan juga akan menerima berbagai macam tunjangan serta dikurangi dengan berbagai macam kewajiban yang harus dibayarkan kepada perusahaan. Secara umum dapat dikatakan, bahwa komponen gaji yang diterima seseorang, pada umumnya terdiri atas : Gaji Pokok + Tunjangan – Potongan.