Prosedur Permohonan Pengadaan Barang dan Jasa Prosedur Pemeriksaan Dokumen dan Penawaran harga calon penyedia

43 dihasilkan dari proses itu sendiri. Prosedur yang terlibat dalam sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Permohonan Pengadaan Barang dan Jasa

Prosedur melibatkan tiga entitas, yaitu pejabat pengelola, pengguna anggaran dan pejabat pengadaan. Adapun tahapan – tahapannya adalah sebagai berikut : a Pejabat pengelola mengajukan surat permohonan pengadaan barang dan jasa kepada pengguna anggaran. b Pengguna anggaran memeriksa surat permohonan apakah dana untuk kegiatan pengadaan mencukupi. Jika mencukupi pengguna menyerahkanya ke pejabat pengadaan. c Jika dana tidak mencukupi maka surat permohonan dikembalikan lagi kepada pejabat pengelola. d Dari surat permohonan yang diterima, pejabat pengadaan membuat jadwal kegiatan pengadaan dalam bentuk excel kemudian mencetaknya. e. Selanjutnya pejabat pengadaan membuat usulan harga dan HPS Harga Perkiraan Sendiri dalam bentuk excel kemudian mencetaknya f. kemudian pejabat pengadaan menyerahkan HPS beserta usulan harga ke pengguna anggaran untuk di tandatangani. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.1 dibawah ini yang merupakan flowmap prosedur permohonan pengadaan barang dan jasa : 44 Pengguna anggaran Pejabat pengadaan Jadwal kegiatan.xls Pembuatan jadwal kegiatan Keterangan : A1 : Arsip surat permohonan A3 : Arsip HPS dan usulan harga A2 : Arsip Arsip jadwal kegiatan Cetak jadwal Pembuatan HPS Jadwal kegiatan pengadaan HPS.xls Cetak HPS HPS penandatan ganan A2 HPS HPS yang ditandatangani HPS yang ditandatangani A3 A1 Pemohon barangjasa Surat permohonan Surat permohonan Dana mencukupi? periksa Surat permohonan diterima Surat permohonan diterima ya Surat permohonan ditolak tidak Surat permohonan diterima Surat permohonan diterima Surat permohonan ditolak Masukan data HPS Masukan Jadwal Kegiatan Gambar 3.1 flowmap prosedur permohonan pengadaan barang dan jasa 45

2. Prosedur Pemeriksaan Dokumen dan Penawaran harga calon penyedia

barang dan jasa Prosedur melibatkan dua entitas yaitu calon penyedia barang dan jasa, pejabat pengadaan. Adapun tahapan-tahapannya sebagai berkut : a. Pejabat pengadaan menyerahkan daftar hadir ke calon penyedia barang dan jasa. b. Selanjutnya calon penyedia mengisi daftar hadir pengambilan dokumen kualifikasi. c. Calon penyedia memberikan dokumen kualifiksi dan surat penawaran harga. d. Pejabat pengadaan memeriksa dokumen kualifikasi, surat penawaran harga. Jika memenuhi maka pejabat pengadaan membuat lembar pencocokan dalam bentuk excel kemudian mencetaknya. e. Jika tidak memenuhi maka pejabat pengadaan mengembalikan dokumen kualifikasi, surat penawaran harga ke calon penyedia barang dan jasa untuk dilngkapi. f. Dari dokumen kualifikasi yang terpenuhi, pejabat pengadaan membuat berita acara penilaian kualifikasi dalam bentuk excel kemudian mencetaknya. g. Dari surat penawaran terpenuhi, pejabat pengadaan membuat berita acara klarifikasi dan negoisasi dalam bentuk excel kemudian mencetaknya. h. Kemudian pejabat pengadaan memberikan berita acara penilaian kualifikasi dan berita acara klarifikasi dan negoisasi untuk ditandatangani oleh calon penyedia barang dan jasa. 46 Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini yang merupakan flowmap prosedur pemeriksaan dokumen dan penawaran harga calon penyedia barang dan jasa. 47 Surat Penawaran dokumen kualifikasi Pejabat pengadaan Calon penyedia terpilih Surat Penawaran periksa Memenuhi? dokumen kualifikasi A7 Daftar hadir pengambilan dokumen kualifikasi Mengisi daftar hadir Daftar hadir pengambilan dokumen kualifikasi Daftar hadir yang sudah diisi Daftar hadir yang sudah diisi A4 Pembuatan berita acara penilaian kualifikasi Berita acara penilaian kualifikasi.xls Pembuatan berita acara klarifikasinegoisasi A3 HPS Berita acara klarifikasinegois asi.xls Cetak berita acara penilaian kualifikasi rangkap 2 penilaian dokumen kualifikasi terpenuhi Cetak berita acara klarifikasinegoisasi rangkap 2 A5 b Surat penawaran A8 Berita acara klarifikasinegoisasi Berita acara klarifikasinegoisasi penandata nganan Berita acara klarifikasinegoisasi yang ditandatangani A9 Pembuatan lembar pencocokan Lembr pencocokan.xls Surat Penawaran penilaian dokumen kualifikasi terpenuhi Cetak lembar percocokan Berita acara penilaian kualifikasi Berita acara penilaian kualifikasi penandata nganan Berita acara penilaian kualifikasi yang ditandatangani Berita acara penilaian kualifikasi yang ditandatangani Lembar percocokan A6 Berita acara klarifikasinegoisasi yang ditandatangani Keterangan : b : surat penawaran A4 : Arsip daftar hadir A5 : Arsip formulir penilaian kualifikasi yang terpenuhi A6 : Arsip lembar percocokan A7 : Arsip berita acara penilaian kualifikasi A8 : Arsip Surat penawaran A9 : Arsip berita acara klarifikasinegoisasi Memberik an tidak Daftar hadir yang sudah diisi ya Surat Penawaran dokumen kualifikasi yg terpenuhi Surat Penawaran dokumen kualifikasi yg tdk memenuhi Surat Penawaran dokumen kualifikasi yg tdk memenuhi Masukan data kualifikasi Masukan data klarifikasi dan negosiasi dokumen kualifikasi Surat Penawaran Ya tidak Masukan lembar pencocokan Gambar 3.2 flowmap prosedur pemeriksaan dokumen dan penawaran harga calon penyedia barang dan jasa 48

3. Prosedur Penetapan Penyedia Barang dan Jasa.