Deskripsi prosedur pengkodean barang

8. Untuk dapat menggunakan harga jual tersebut, bagian cost accounting harus mendapatkan persetujuan dari kepala bagian accounting dan kepala bagian product development. 9. Setelah 3 rangkap surat tersebut diterima oleh bagian cost accounting, maka kemudian surat tersebut akan diberikan untuk kepala bagian gudang 1 rangkap, kepala bagian marketing 1 rangkap dan 1 rangkap terakhir untuk kepala accounting. 10. Setelah harga jual disetujui, maka selanjutnya bagian administrasi gudang akan membuat mengupdate data stok baru yaitu barang yang baru masuk. Adapun penghitungan penambahan stok adalah ketika barang yang telah dipesan tersebut sudah lolos quality control, telah dikodekan dan telah ditentukan harga jual. 11. Setelah proses membuat stok barang baru telah selesai, maka selanjutnya stok baru tersebut dicetak sehingga menghasilkan kartu jumlah stok baru. 12. Selanjutnya kartu stok barang baru tersebut diarsipkan untuk digunakan sewaktu-waktu. Untuk lebih jelasnya digambarkan dalam flowmap pengkodean barang berikut: Pengkodean Barang Kepala Bagian Gudang Kepala Bagian Marketing Kepala Bagian Accounting Kepala Bagian Product Development Bagian cost accounting Bagian administrasi Gudang Staff Gudang Formulir barang masuk kosong Mengisi formulir barang masuk Formulir barang masuk terisi Formulir barang masuk terisi Memeriksa formulir data barang Sesuai? Mengkodekan barang Ya Formulir barang masuk sesuai Kode barang Mencetak kode barang Menentukan harga jual Data harga jual barang Mencetak data harga jual barang Data barang dan kode barang 4 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang 2 Data harga jual barang Blm ttd 1 Menandatangani menyetujui harga jual barang Data barang dan kode barang 4 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang 2 Data harga jual barang Blm ttd 1 Ttd? Data barang dan kode barang 4 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang 2 Data harga jual barang Ttd 1 1 Ya Data barang dan kode barang 4 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang 2 Data harga jual barang Tdk ttd 1 1 Tidak Data barang dan kode barang 4 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang 2 Data harga jual barang Tdk ttd 1 Data barang dan kode barang 4 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang 2 Data harga jual barang Ttd 1 1 Menandatangani menyetujui harga jual barang Ya Tidak Data barang dan kode barang 4 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang 2 Data harga jual barang Tidak ttd 2 1 Ttd? Data barang dan kode barang 4 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang 2 Data harga jual barang Ttd 2 1 Data barang dan kode barang 4 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang 2 Data harga jual barang Tidak ttd 1 Data harga jual barang Ttd 1 2 HJ HJ HJ Formulir barang masuk Tidak sesuai Tidak Formulir barang masuk Tidak sesuai Data barang masuk Data barang masuk Data proses order Data bukti pembayaran order Data proses order Data bukti pembayaran order Data bukti proses order Data proses order Data barang dan kode barang 4 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang 2 Data harga jual barang Ttd 1 1 Data barang dan kode barang 3 Data barang dan kode barang Data harga jual barang Ttd 1 2 1 HJ Data harga jual barang Ttd 1 2 1 Data harga jual barang Ttd 1 2 2 3 Data barang dan kode barang Data barang dan kode barang Keterangan: S : Arsip stok HJ : Arsip harga jual Membuat data stok baru Data Stok barang Mencetak kartu jumlah stok baru Kartu jumlah stok S Gambar 3.4 Flowmap Pengkodean Barang Dari deskripsi prosedur pengkodean barang maupun flowmap diatas, maka dapat ditarik analisabahwa: 1. Pemeriksaan dokumen oleh bagian administrasi gudang dilakukan karena untuk mengantisipasi adanya ketidaktelitian bagian staff gudang dalam mencatat sebuah data. Namun dengan adanya pemeriksaan yang berulang- ulang, maka akan menghabiskan banyak waktu. 2. Meskipun pada bagian administrasi gudang sudah dilengkapi dengan fasilitas komputer, namun fasilitas tersebut tidak digunakan secara maksimal.

5. Deskripsi prosedur update stok barang

1. Berdasarkan data stok barang, bagian administrasi gudang akan membuat form cek stok barang menggunakan komputer. 2. Kemudian form cek stok barang tersebut dicetak dan diserahkan pada bagian staff gudang. 3. Berdasarkan kartu jumlah stok dan pengecekan secara manual akan diketahui jumlah stok terbaru. 4. Form cek barang yang telah terisi dengan jumlah stok terbaru akan dikembalikan lagi pada bagian administrasi gudang. 5. Kemudian berdasarkan data stok barang dan form cek barang yang telah terisi stok terbaru, stok diigudang akan diperiksa oleh bagian administrasi gudang. 6. Apabila stok barang tidak berubah, maka akan dilakukan update stok dikomputer pada tanggal tersebut sekaligus update pada kartu stok pada tanggal itu pula. 7. Apabila stok barang berubah, maka barang yang tidak ada dinyatakan hilang rusak atau berubah dikarenakan pengeluaran barang. 8. Apabila tidak dinyatakan hilang rusak, maka stok tersebut hanya akan di update di komputer sekaligus di kartu jumlah stok. 9. Namun apabila barang dinyatakan hilang rusak, maka bagian administrasi gudang akan membuat laporan barang hilang rusak. Kemudian laporan tersebut akan diserahkan kepada kepala bagian gudang untuk ditandatangani dan diarsipkan oleh kepala gudang. Selain membuat laporan data hilang, maka bagian admnistrasi gudang juga akan mengupdate stok barang yang telah berubah kemudian diarsipkan. 10. Dari jumlah stok yang telah terupdate, maka bagian administrasi gudang membuat rekapitulasi stok menggunakan komputer. Kemudian rekapitulasi stok tersebut dicetak, kemudian diserahkan kepada kepala bagian gudang untuk diarsipkan. Untuk lebih jelasnya digambarkan dalam flowmap update stok barang berikut: Prosedur update stok Administrasi Gudang Kepala Gudang Staff Gudang Menghitung jumlah stok terkini Kartu jumlah stok Tanda tangan Data Stok barang Membuat dan mencetak form cek stok barang Form cek stok barang Blm terisi stok Form cek stok barang Blm terisi stok Form cek stok barang Terisi stok Form cek stok barang Terisi stok Berubah? Memeriksa jumlah stok barang Tidak Ya Hilang rusak? Ya Tidak Membuat laporan data barang hilang rusak Update stok barang Data barang hilang rusak Update stok barang Data Stok barang Mencetak laporan data barang hilang rusak Laporan data barang hilang Blm ttd Laporan data barang hilang Blm ttd Laporan data barang hilang Telah ttd Data stok Kartu jumlah stok update Mengupdate data stok Kartu jumlah stok Blm update S Data Stok barang Data stok Mengupdate data stok Kartu jumlah stok Blm update Kartu jumlah stok update Update stok barang Data stok Mengupdate data stok Membuat Rekapitulasi barang Kartu jumlah stok update Rekapitulasi barang Mencetak rekapitulasi barang Data rekapitulasi barang Data rekapitulasi barang DBH LRB Keterangan : S : arsip stok DBH : arsip data barang hilang LRB : arsip laporan rekapitulasi barang Kartu jumlah stok update Gambar 3.5 Flowmap Update Stok