Deskripsi prosedur pelaksanaan order

gudang, 1 rangkap untuk kepala accounting dan 1 rangkap terakhir untuk bagian administrasi product development. 11. Kemudian surat purchasing order yang telah diberikan kepada bagian administrasi product developmentditunjukkan kepada bagian kas guna meminta dana untuk pembayaran order. 12. Bagian kas memeriksa surat purchasing order berdasarkan data order. Apabila surat tersebut tidak benar maka surat purchasing order tersebut akan dikembalikan kepada bagian administrasi product development. Namun jika surat purchasing order tersebut benar maka akan dibuatkan bukti pembayaran order sebanyak 3 rangkap. 13. Selanjutnya 1 rangkap bukti pembayaran tersebut akan disimpan bagian kas, dan 2 rangkap sisanya akan diserahkan kepada bagian administrasi product development beserta surat processing order. 14. Kemudian satu rangkap surat bukti pembayaran akan disimpan oleh bagian administrasi product development, sedangkan 1 rangkap sisanya diserahkan untuk pengerajin. 15. Setelah dana keluar, maka bagian kas akan merekapitulasi jumlah pengeluaran dan mengarsipkan data dalam buku keuangan. Untuk lebih jelasnya digambarkan dalam flowmap pelaksanaan order berikut: Kepala Accounting Bagian staff gudang Kepala Bagian Product Development Bagian Kas Pengerajin Administrasi Product Develoment Kepala Gudang Bagian Desain Memo cek barang terisi Memo cek barang kosong Mengisi memo cek barang Memo cek barang terisi Memeriksa Dan mengisi stok barang Mengecek ketersediaan stok Cukup? Ya S Mengisi memo rancangan baru Tidak Mencetak desain Membuat desain Desain bentuk Desain bentuk Desain pola 1 3 2 Arsip desain Desain bentuk Desain bentuk Desain pola 1 3 2 Menentukan kelayakan desain Layak? Ya Tidak Desain bentuk Desain bentuk Desain pola Tdk layak 1 3 2 Desain bentuk Desain bentuk Desain pola Tdk layak 1 3 2 Membuat perencanaan produksi Mengisi memo produksi Memo produksi terisi Surat proses order Telah ttd 2 Surat proses order Telah ttd 3 Surat proses order Telah ttd 4 Surat proses order Surat proses order Surat proses order 2 4 3 Surat proses order Blm ttd 1 Surat proses order Surat proses order Surat proses order 2 4 3 Surat proses order Blm ttd 1 PO Menandatangani proses order Surat proses order Surat proses order Surat proses order 2 4 3 Surat proses order Telah ttd 1 Surat proses order Telah ttd Memeriksa surat order Mengisi bukti pembayaran order Surat proses order Telah ttd Bukti pembayaran order Bukti pembayaran order Bukti pembayaran order terisi 1 2 3 Surat proses order Telah ttd Bukti pembayaran order terisi BPO BPO Proses ketika order Kartu jumlah stok Memo rancangan baru kosong Memo rancangan baru terisi Memo rancangan baru terisi Memo produksi kosong PO PO Form jumlah stok terisi Rencana produksi Memo produksi terisi Benar? Surat proses order tidak benar Surat proses order benar Ya Tidak Desain bentuk Desain bentuk Desain pola layak 1 3 2 D Surat order tidak benar Keterangan: S = Arsip stok D = Arsip desain PO = Arsip processing order BPO = Arsip bukti pembayaran order K = Arsip keuangan Data pengrajin Form jumlah stok kosong Desain Bukti pembayaran order Bukti pembayaran order Bukti pembayaran order terisi 1 2 3 Data proses order Bukti pembayaran order 1 2 Bukti pembayaran order terisi 1 2 Form jumlah stok terisi Form jumlah stok cukup Form jumlah stok Tidak cukup Surat proses order Surat proses order Surat proses order 2 4 3 Surat proses order Telah ttd 1 Rencana produksi Rencana produksi Surat proses order Surat proses order Surat proses order 2 4 3 Surat proses order kosong 1 Mengisi surat proses order Bukti pembayaran order Buku keuangan Blm update Rekapitulasi pengeluaran Buku keuangan update K Gambar 3.1 Flowmap Order Dari deskripsi prosedur pelaksanaan order maupun flowmap diatas, maka dapat ditarik analisa bahwa: 1. Kepala bagian product development mempunyai pekerjaan paling banyak dibandingkan pegawai pada bagian lain. Dikarenakan, kelancaran proses pelaksanaan order menjadi tanggung jawab kepala bagian product development. 2. Pada bagian kas, rekapitulasi pemasukan maupun pengeluaran dihitung dan ditulis secara manual. Sehingga akan rentan sekali terhadap kesalahan penulisan. Hal ini akan sangat menghambat laju produksi perusahaan.

2. Deskripsi prosedur penerimaan barang dari proses order

1. Pihak pengrajin akan mengirimkan barang yang telah dipesan dengan durasi per minggu atau sesuai dengan perjanjian. 2. Pengrajin akan menyerahkan surat pengiriman barang kepada bagian administrasi gudang. 3. Administrasi bagian gudang akan memeriksa surat pengiriman barang yang dicocokkan dengan data order. 4. Kemudian bagian administrasi gudang akan membuatkan surat tanda terima pengiriman barang sebanyak 2 rangkap. 5. Kemudian 1 rangkap surat tanda terima barang tersebut diserahkan kepada pengerajin, dan 1 rangkap sisanya untuk administrasi gudang. 6. Administrasi gudang akan mengisi blangko quality control yang berisikan data faktur barang dan di serahkan kepada bagian quality control. 7. Bagian quality control akan memeriksa barang yang telah diterima untuk dilakukan proses quality control. Jika proses quality control telah selesai, maka bagian quality control akan mengisi blangko quality control kemudian diserahkan kembali kepada bagian administrasi gudang. 8. Administrasi gudang akan memeriksa blangko quality control, apabila barang ada yang rusak maupun cacat maka bagian administrasi gudang akan membuatkan surat retur sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 untuk pengerajin dan rangkap ke-2 untuk administrasi gudang. 9. Jika proses quality control tidak ada yang cacat maka bagian administrasi gudang akan membuatkan atau mencatat barang masuk sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 untuk kepala product development dan rangkap ke-2 untuk administrasi gudang. Untuk lebih jelasnya digambarkan dalam flowmap penerimaan barang dari proses order berikut: Proses penerimaan barang dari proses order Bagian administrasi Gudang Lembar Catatan barang masuk 2 Lembar catatan barang masuk kosong surat retur kosong 2 Surat tanda terima pengiriman barang kosong Surat tanda pengiriman barang 2 Kepala Bagian Product Development Bagian quality control Pengrajin Tidak Ya Barang Baik? Mengisi surat retur Surat tanda terima pengiriman barang terisi 1 Form quality control terisi BR Catatan barang masuk surat retur Mengisi blangko quality control blangko quality control Telah qc Mengisi form quality control Memeriksa hasil quality control Memeriksa dan mengisi mengisi surat tanda terima pengiriman barang Form quality control terisi BM Surat tanda terima pengiriman barang terisi 1 Mengisi surat pengiriman barang FB blangko quality control Telah qc Mencatat jumlah barang Surat pengiriman barang kosong Surat pengiriman barang terisi Surat pengiriman barang terisi 1 Surat tanda terima pengiriman barang kosong Form quality control kosong surat retur 2 surat retur terisi 1 surat retur kosong 1 blangko quality control Barang tdk baik blangko quality control Barang baik BM Keterangan : FB : Arsip faktur barang penerimaan barang BR : Arsip Barang retur BM : Arsip Barang masuk Data proses order Data faktur barang Lembar catatan barang masuk kosong Lembar Catatan barang masuk terisi 1 Data faktur barang 1 2 1 Gambar 3.2 Flowmap Penerimaan Barang Dari Proses Order