Deskripsi prosedur penerimaan barang dari proses order

Proses penerimaan barang dari proses order Bagian administrasi Gudang Lembar Catatan barang masuk 2 Lembar catatan barang masuk kosong surat retur kosong 2 Surat tanda terima pengiriman barang kosong Surat tanda pengiriman barang 2 Kepala Bagian Product Development Bagian quality control Pengrajin Tidak Ya Barang Baik? Mengisi surat retur Surat tanda terima pengiriman barang terisi 1 Form quality control terisi BR Catatan barang masuk surat retur Mengisi blangko quality control blangko quality control Telah qc Mengisi form quality control Memeriksa hasil quality control Memeriksa dan mengisi mengisi surat tanda terima pengiriman barang Form quality control terisi BM Surat tanda terima pengiriman barang terisi 1 Mengisi surat pengiriman barang FB blangko quality control Telah qc Mencatat jumlah barang Surat pengiriman barang kosong Surat pengiriman barang terisi Surat pengiriman barang terisi 1 Surat tanda terima pengiriman barang kosong Form quality control kosong surat retur 2 surat retur terisi 1 surat retur kosong 1 blangko quality control Barang tdk baik blangko quality control Barang baik BM Keterangan : FB : Arsip faktur barang penerimaan barang BR : Arsip Barang retur BM : Arsip Barang masuk Data proses order Data faktur barang Lembar catatan barang masuk kosong Lembar Catatan barang masuk terisi 1 Data faktur barang 1 2 1 Gambar 3.2 Flowmap Penerimaan Barang Dari Proses Order Dari deskripsi prosedur penerimaan barang dari proses ordermaupun flowmap diatas, maka dapat ditarik analisa bahwa: 1. Pada proses penerimaan barang dari proses, bagian administrasi gudang mempunyai pekerjaan paling banyak dibandingkan pegawai pada bagian lain. Dikarenakan, proses penerimaan barang dari order yang telah dilakukan oleh pengrajin akan diberikan langsung kepada bagian administrasi gudang. 2. Segala hal baik penulisan maupun pemeriksaan data secara maunual akan rentan sekali terhadap kesalahan.

3. Deskripsi prosedur pelunasan dan pembayaran order

1. Setelah pemesanan telah selesai, pengrajin akan menagih sisa pembayaran yang belum diberikan oleh perusahaan kepada pengrajin sesuai dengan perjanjian dengan menyertakan bukti pembayaran order dan surat proses order kepada bagian kas. 2. Setelah itu bagian kas akan memeriksa kelengkapan dokumen. Apabila sesuai maka akan dibuatkan bukti pembayaran order sebanyak 3 rangkap yang harus ditandatangani oleh kepala accounting. Namun, apabila tidak sesuai maka dokumen tersebut akan dikembalikan lagi kepada pengrajin. 3. Bagian kepala accounting memeriksa bukti pembayaran. Apabila bukti pembayaran tersebut sesuai dengan arsip, maka kepala accounting akan menandatangani dan dikembalikan kepada bagian kas. Namun, apabila tidak sesuai maka dokumen tersebut dikembalikan langsung kepada bagian kas tanpa ditandatangani terlebih dahulu. 4. Selanjutnya bukti pembayaran yang telah ditandatangani tersebut akan dikembalikan pada bagian kas. Dan dibagikanlah 1 rangkap untuk pengerajin, 1 rangkap untuk kepala product development, dan 1 rangkap terakhir untuk bagian kas sendiri. 5. Tahap terakhir yaitu bagian kas merekapitulasi semua pengeluaran tentang pembayaran proses order yang telah dilakuakan kemuadian mengarsipkan dalam buku keuangan Untuk lebih jelasnya digambarkan dalam flowmap pelunasan dan pembayaran order berikut: Pelunasan dan Pembayaran Order Kepala Bagian Product Development Kepala bagian accounting Bagian Kas Pengerajin Surat proses order Bukti pembayaran order Surat proses order Bukti pembayaran order Memeriksa surat order dan bukti pembayaran Sesuai? Surat proses order Bukti pembayaran order sesuai Ya Tidak Surat proses order Bukti pembayaran order Tdk sesuai Surat proses order Bukti pembayaran order Tdk sesuai Mengisi bukti pembayaran Bukti pembayaran kosong 3 Bukti pembayaran kosong 2 Bukti pembayaran Terisi Blm ttd 1 Bukti pembayaran kosong 3 Bukti pembayaran kosong 2 Bukti pembayaran Terisi Blm ttd 1 Menandatangani bukti pembayaran Memeriksa bukti pembayaran Bukti pembayaran kosong 3 Bukti pembayaran kosong 2 Bukti pembayaran ttd 1 Ya Sesuai? Bukti pembayaran kosong 3 Bukti pembayaran kosong 2 Bukti pembayaran Blm ttd sesuai 1 Bukti pembayaran kosong 3 Bukti pembayaran kosong 2 Bukti pembayaran Blm ttd tdk sesuai 1 Bukti pembayaran ttd 1 Bukti pembayaran ttd 3 BPO BPO Keterangan : BPO = Arsip bukti pembayaran order K = Arsip keuangan Data proses order Data bukti pembayaran produksi Data proses order Data bukti pembayaran produksi Bukti pembayaran kosong 3 Bukti pembayaran kosong 2 Bukti pembayaran kosong 1 Bukti pembayaran kosong 3 Bukti pembayaran kosong 2 Bukti pembayaran ttd 1 Bukti pembayaran kosong 3 Bukti pembayaran kosong 2 Bukti pembayaran Blm ttd tdk sesuai 1 Tidak Bukti pembayaran order Buku keuangan Blm update Buku keuangan update Rekapitulasi pengeluaran K Gambar 3.3 Flowmap Pelunasan dan Pembayaran Order