37
1. Analisis Prosedur Peminjaman Yang Sedang Berjalan : Seluruh siswa yang mendaftar di SMP Negeri 43 Bandung, sudah
terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Sehingga seluruh siswa diperbolehkan untuk meminjam buku. Tetapi ada suatu ketentuan
tersendiri untuk meminjam buku, baik jumlah maksimal buku yang dapat di pinjam, lama waktu peminjaman. Berikut ketentuan - ketentuan
tersebut : a. Jumlah maksimal buku yang di pinjam sebanyak 3 buku.
b. Jumlah maksimal lama peminjaman untuk 1 buku selama 3 hari, sedangkan untuk 3 buku selama 7 hari.
Dalam proses peminjaman, ada beberapa tahap atau prosedur yang harus dilakukan oleh siswa, yaitu :
a. Siswa datang ke perpustakaan. b. Siswa diwajibkan untuk mengisi buku pengunjung.
c. Siswa membawa kartu pelajar beserta buku yang akan dipinjam kepada petugas.
d. Lalu petugas akan memberikan buku peminjaman pengembalian kepada siswa, siswa tersebut mencatat data peminjaman.
e. Setelah dicatat, buku peminjaman pengembalian tersebut diberikan kepada petugas,
lalu petugas
akan menuliskan
tanggal pengembalian pada buku peminjaman pengembalian.
38
2. Analisis Prosedur Pengembalian Yang Sedang Berjalan : Setelah melakukan peminjaman buku, siswa harus mengembalikan
kepada perpustakaan. Tetapi ada suatu ketentuan tersendiri untuk mengembalikan buku. Berikut ketentuan – ketentuan tersebut :
a. Rusak atau hilangnya buku yang di pinjam merupakan tanggung jawab penuh peminjam siswa, dengan cara memperbaiki atau
mengganti buku dengan yang sama atau diganti dengan seharga buku yang hilang atau rusak.
b. Jika peminjam mengembalikan buku melewati tanggal jatuh tempo, maka dikenakan denda sebesar Rp. 1000,-hari berlaku untuk satu
buku. Dalam proses pengembalian, ada beberapa tahap atau prosedur yang
harus dilakukan oleh siswa, yaitu : a. Siswa datang ke perpustakaan dengan membawa kartu pelajar
beserta buku yang akan dikembalikan. b. Siswa memberikan buku yang akan dikembalikan kepada petugas,
lalu petugas mengecek data peminjaman pada buku peminjaman pengembalian.
c. Jika terjadi keterlambatan dalam waktu pengembalian, maka petugas perpustakaan akan mengenakan denda kepada siswa. Dan
menghitung berapa denda yang harus dibayar oleh siswa. d. Lalu siswa tersebut membayar denda kepada petugas dan kartu
pelajar dikembalikan kepada siswa.
39
4.1.2.1. Flow Map
Berikut ini adalah flow map sistem informasi perpustakaan di SMP Negeri 43 Bandung yang sedang berjalan meliputi peminjaman buku dan pengembalian
buku. 1. Flow map alur peminjaman buku di perpustakaan SMP Negeri 43
Bandung yang sedang berjalan :
Gambar 4.1 Flow map peminjaman buku yang sedang berjalan
40
2. Flow map alur pengembalian buku di perpustakaan SMP Negeri 43 Bandung yang sedang berjalan :
Flow map prosedur pengembalian buku yang sedang berjalan Siswa
Petugas Perpustakaan
Mengecek data
peminjaman
Terlambat ? Menghitung
denda keterlambatan
Informasi Denda Informasi Denda
Membayar denda
denda Ya
Buku Kartu Pelajar
Buku Kartu Pelajar
Kartu Pelajar Tidak
Gambar 4.2 Flow map pengembalian buku yang sedang berjalan
41
4.1.2.2. Diagram Konteks
Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Informasi Perpustakaan yang sedang
berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
1.0 Peminjaman
Buku
2.0 Pengembalian
Buku Siswa
Buku, Kartu Pelajar, Buku Peminjaman Pengembalian
Buku, Kartu Pelajar, Buku Peminjaman Pengembalian
Buku, Kartu Pelajar, Denda Informasi Denda, Kartu
Pelajar
Gambar 4.4
Data Flow Diagram Sistem Informasi Perpustakaan yang sedang berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Pembahasan analisis diatas menjelaskan bahwa pengolahan data yang berlangsung pada sistem yang sedang berjalan di SMP Negeri 43 Bandung masih
menggunakan cara manual, seperti :
42
Tabel 4.1 Evaluasi sistem yang sedang berjalan
Masalah Solusi
1. Bagian perpustakaan
masih menggunakan cara manual dalam
melakukan peminjaman
dan pengembalian buku yaitu dengan
melakukan pencatatan pada buku peminjaman
pengembalian. Sehingga memerlukan waktu yang
lama dalam proses peminjaman dan pengembalian, dan dokumen
tersebut mudah rusak dan hilang. 1. Dibuatkan
Sistem Informasi
Perpustakaan yang mempermudah dalam
melakukan proses
peminjaman dan pengembalian.
2. Belum adanya pembuatan laporan- laporan.
Seperti laporan
peminjaman, laporan
pengembalian, dan laporan denda. 2. Dibuatkan
Sistem Informasi
Perpustakaan yang mempermudah dalam
proses membuat
dan menyajikan laporan-laporan.
Penggunaan dengan cara manual dalam suatu sistem tentunya banyak memiliki kekurangan antara lain informasi yang dihasilkan dari pengolahan data
secara manual kurang akurat karena kemungkinan kesalahan yang terjadi pada proses pencatatan data. Media penyimpanan data secara manual biasanya
menggunakan dokumen berupa kertas yang di arsipkan sehingga membutuhkan lebih banyak ruang dan dari segi keamanan pun kurang terjamin.
43
4.2. Perancangan Sistem
Proses analisis sistem yang telah dilakukan sebelumnya memberikan informasi-informasi mengenai sistem yang sedang berjalan, termasuk kekurangan
pada sistem tersebut. Berdasarkan hasil evaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sistem yang telah ada perlu dikembangkan. Pengembangan sistem ini
dilakukan untuk mengubah atau memperbaiki sistem yang masih menggunakan cara manual dalam pencatatan ke dalam sistem yang terkomputerisasi.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem dibuat untuk memenuhi kebutuhan pemakai antara lain petugas perpustakaan, siswa, dan kepala sekolah. Selain itu juga untuk
memberikan gambaran umum mengenai sistem yang baru kepada pemakai.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Setelah mengadakan tahap analisis kemudian mengadakan sebuah perancangan sistem dimana tahap perancangan ini akan diuraikan sebuah
gambaran umum sistem yang di usulkan agar dapat di mengerti oleh pihak terkait atau pihak sekolah.
Sistem informasi perpustakaan ini merupakan sebuah sistem atau perangkat lunak yang di usulkan guna mempermudah suatu pengolahan data perpustakaan,
sehingga memberikan alternative dengan membuat sistem pelayanan terhadap anggota perpustakaan. Agar dapat menyelesaikan pada permasalahan yang
terdapat pada sistem yang lama, dan permasalahan tersebut dapat diselesaikan dengan perubahan cara proses pengolahan data yang ada pada sistem yang lama,
yang menyimpan data pada bentuk arsip dokumen, sedangkan sistem yang baru
44
dilakukan dengan cara terkomputerisasi dimana penyimpanan data dilakukan pada suatu wadah yang disebut database.
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan prosedur ini merupakan sebuah rancangan yang diusulkan untuk memberikan suatu kemajuan didalam sistem yang berjalan dimana
menghasilkan sebuah sistem yang dapat jaul lebih bermanfaat dalam pengolahan data perpustakaan di SMP Negeri 43 Bandung, ada beberapa prosedur yang
diusulkan oleh penulis diantaranya : 1. Prosedur peminjaman buku yang diusulkan :
a. Untuk melakukan peminjaman, anggota menyerahkan buku yang akan dipinjam dan kartu pelajar kepada petugas perpustakaan.
b. Petugas perpustakaan akan menginput data buku dan data siswa kedalam database.
c. Setelah tersimpan dalam database petugas perpustakaan pun menyerahkan buku dan kartu pelajar kepada anggota.
d. Petugas perpustakaan akan membuat laporan peminjaman buku yang nantinya akan diserahkan kepada koordinator perpustakaan
dan kepala sekolah. 2. Prosedur pengembalian buku yang diusulkan :
a. Untuk melakukan pengembalian, anggota menyerahkan buku yang akan dikembalikan beserta bukti peminjaman kepada petugas
perpustakaan.
45
b. Petugas perpustakaan akan memeriksa peminjaman buku pada database perpustakaan.
c. Jika tidak terlambat mengembalikan buku, petugas perpustakaan akan langsung menginputkan ke dalam database.
d. Namun jika terlambat mengembalikan buku petugas perpustakaan akan mengenakan biaya denda sesuai dengan ketentuan yang
berlaku pada perpustakaan. e. Kemudian
petugas perpustakaan
akan memberikan
bukti pengembalian
serta bukti
peminjaman kepada
anggota perpustakaan.
f. Petugas perpustakaan akan membuat laporan pengembalian beserta dendanya yang nantinya akan diserahkan kepada koordinator
perpustakaan dan kepala sekolah.
4.2.3.1. Flow Map
Flow map adalah diagram yang menunjukan aliran data berupa dokumentasi yang mengalir pada suatu sistem. Dibawah ini adalah flow map sistem informasi
perpustakaan di SMP Negeri 43 Bandung yang diusulkan meliputi pendaftaran anggota perpustakaan, peminjaman buku, dan pengembalian buku.
