41 Struktur organisasi Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dapat dilihat pada gambar
4.1 dibawah ini:
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yayasan Sosial Kristen Salib Putih
4.1.2 Sistem Pengendalian Intern Pada Yayasan Sosial Kristen Salib Putih
Pengelolaan Yayasan Sosial Kristen Salib Putih harus sehat, hal ini ditujukan agar harta yang dimiliki dapat aman. Pentingnya keamanan harta,
menunjukan bahwa Yayasan ini memerlukan sistem pengendalian intern yang baik.
Yayasan Sosial Kristen Salib Putih mempunyai dua 2 sumber pendanaan yaitu pendanaan yang berasal dari sumbangan dan pendanaan yang berasal dari
hasil usaha dalam panti atau yang biasa disebut dengan Unit Ekonomi Produktif. Pengelolaan kedua sumber dana ini berbeda-beda baik administrasinya maupun
yang menanganinya.
BAPELSIN GKJ PEMBINA
PENGAWAS PENGURUS
PANTI ASUHAN PANTI KARYA
PANTI WREDHA BALAI PENGOBATAN
ADM PERSONALIA BENDAHARA
PEMBUKUAN RUMAH TANGGA
42 Sumber pendanaan Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dari sumbangan,
berasal dari dua 2 pihak yaitu sumbangan rutin dan sumbangan tidak rutin. Berdasarkan jenisnya, sumbangan juga dibagi menjadi 2 macam yaitu:
1. Sumbangan yang berupa uang tunai
Jumlah sumbangan ini tidak ditentukan nominalnya. Sumbangan dalam bentuk uang tunai diberikan melalui Bendahara Pelaksana. Bendahara
Pelaksana bertugas sebagai Kasir yaitu untuk menerima dan mengeluarkan kas. Dalam hal pembukuan, bukti transaksi yang ada akan di bukukan dan di
simpan oleh bagian Pembuku. 2.
Sumbangan dalam bentuk barang atau natura. Sumbangan dalam bentuk natura dapat diberikan melalui Bagian Rumah
Tangga maupun diberikan langsung ke Panti. Sumbangan dalam bentuk natura ini dibagi menjadi 2 jenis yaitu:
a. Makanan
Natura dalam bentuk makanan yaitu sumbangan berupa bahan makanan dan minuman. Adapun yang masuk dalam kategori natura dalam bentuk
makanan ini adalah makanan dus, beras, gula pasir, minyak goreng, mie, kecap, saus, teh, sirup, roti, susu, kopi, minuman serbuk, krupuk, telur,
sarden, kornet, permen, energen dan air mineral. b.
Alat kebersihan Natura dalam bentuk alat kebersihan yaitu sumbangan yang berupa alat
kebersihan untuk mandi, mencuci dan berbagai kebutuhan wanita. Adapun yang masuk dalam kategori ini adalah sampo, karbol, pembalut,
43 pempers, kapur barus,
hand body
, bedak
facial foam
,
molto
, aneka sabun, pasta gigi dan sikat gigi.
Natura dalam bentuk makanan dan alat kebersihan, akan dilaporkan berdasarkan jumlahnya dan perkiraan harga yang ditentukan oleh Bagian Rumah
Tangga. Pada akhir bulan, sumbangan dalam bentuk natura ini akan dilaporkan jumlah nominalnya kepada Bendahara Pelaksana.
Sumber pendanaan yang berasal dari Unit Ekonomi Produktif dikelola oleh Panti Karya. Ada 2 macam Unit Ekonomi Produktif yaitu:
1. Perternakan
Peternakan yang dikelola adalah perternakan sapi yang usahanya dimulai sekitar tahun 20082009. Jenis sapi yang dikelola merupakan sapi perah.
Yayasan ini mempunyai sapi perah sebanyak 15 ekor yang terdiri dari 10 ekor sapi betina dewasa untuk sapi perahnya, 1 ekor sapi betina dara, 1 ekor
sapi jantan dewasa dan 3 ekor sapi jantan pedet. Sapi perah akan diperah dua kali sehari yaitu pada pukul 05.00 WIB dan pukul 02.00 WIB. Susu
hasil perahan ini disetorkan ke Kantor Unit Desa KUD Getasan. 2.
Perkebunan Perkebunan yang ada Yayasan Sosial Kriten Salib Puih adalah perkebunan
kopi dan cengkeh yang luas tanahnya sebesar 4 hektar. Perkebunan kopi ini ada sejak tahun 2007 sedangkan perkebunan cengkeh telah ada sejak tahun
1990-an. Pemilihan tanaman ini untuk perkebunan, karena keduannya merupakan jenis tanaman keras yang dapat hidup lebih dari 20 tahun dengan
pemeliharaan yang mudah dan pemerolehan hasil panen setiap tahunnya.
44 Pengelolaan perkebunan akan dipupuk mengunakan pupuk Urea dan pupuk
kandang. Pemberian pupuk Urea dilakukan setiap bulan Oktober sedangkan pupuk kandang diberikan setiap 4 bulan sekali dimulai dari bulan Januari.
Pada tahun 2014 ini, diperkirakan perkebunan kopi akan panen pada bulan Agustus dan perkebunan cengkeh akan panen sekitar bulan Oktober.
Unit Ekonomi Produktif setiap bulannya akan dilaporkan oleh Pengasuh Panti Karya yang mengelola keuangan harian kepada Bendahara Pelaksana.
Pelaporannya adalah laporan global atau keseluruhan dari pembiayaan dan hasilnya selama satu bulan, jadi tidak ada rincian biaya apa saja yang telah
dikeluarkan dalam pengelolaan Unit Ekonomi Produktif. Sumber dana yang ada di Yayasan Sosial Salib Putih tidak lepas dari
transaksi keuangan. Pada dasarnya Yayasan Sosial Kristen Salib Putih mempunyai 4 empat transaksi keuangan yaitu penerimaan kas, pengeluaran kas,
penerimaan barang dan pengeluaran barang. Adapun prosedur dalam melaksanakan transaksi-transaksi ini adalah sbb:
1. Penerimaan Kas
a. Penerimaan kas dari donatur atau sumber penerimaan lain, diotorisasi
oleh Bendahara Pelaksana sebagai Kasir. b.
Dengan adanya penerimaan kas, Bendahara Pelaksana akan membuat bukti kuitansi akan ditanda tanganinya. Bukti kuitansi ditunjukan oleh
gambar dibawah ini:
45
Gambar 4.2 Kuitansi
c. Bukti kuitansi tersebut akan diberikan kepada Pembuku untuk
dilampirkan dalam surat perintah penerimaan. d.
Surat perintah penerimaan dibuat oleh Pembuku. Surat perintah penerimaan merupakan salah satu bentuk pengendalian keuangan dengan
adanya 3 tiga orang yang menandatanganinya, yaitu Kepala Unit Panti yang bersangkutan, Bendahara Pelaksana Mengetahui dan Bendahara
Pengurus Menyetujui. Bentuk dari surat perintah penerimaan ditunjukan oleh gambar sebagai berikut:
46
Gambar 4.3 Surat Perintah Penerimaan
2. Pengeluaran Kas
a. Uang kas dikeluarkan oleh Bendahara Pelaksana sebagai Kasir yang
akan membawa uang. b.
Pengeluaran kas oleh Bendahara Pelaksana akan disertai dengan pembuatan kuitansi seperti pada saat penerimaan kas.
c. Bukti kuitansi dari Bendahara Pelaksana akan diberikan kepada
Pembuku untuk dilampirkan dalam surat perintah pembayaran. d.
Pembuku akan melengkapi surat perintah pembayaran ini dengan mendapatkan tanda tangan dari yang mengotorisasinya yaitu Kepala
Unit Panti yang bersangkutan, Bendahara Pelaksana Mengetahui dan Bendahara Pengurus Menyetujui. Bentuk dari surat perintah
penerimaan ditunjukan oleh gambar berikut:
47
Gambar 4.4 Surat Perintah Pembayaran
3. Penerimaan barang
a. Penerimaan barang dalam hal ini adalah penerimaan sumbangan
barang atau natura diotorisasi oleh Bagian Rumah Tangga. b.
Barang yang diterima dari donatur akan disertai dengan bukti tanda terima yang ditunjukan pada gambar dibawah ini:
48
Gambar 4.5 Tanda Terima
c. Bukti tanda terima ini rangkap 3 tiga yaitu yang pertama asli untuk
donatur, yang kedua untuk Bagian Rumah Tangga dan yang terakhir untuk Kepala Administrasi dan Personalia. Kepala Administrasi dan
Personalia akan membuatkan surat ucapan terimakasih kepada donator atas sumbangan yang telah diberikan.
49 4.
Pengeluaran barang a.
Pengeluaran barang diotorisasi oleh Bagian Administrasi dan yang mengajukannya, dalam hal ini adalah Kepala Unit Panti. Bukti
transaksi untuk pengeluaran barang adalah sebagai berikut:
Gambar 4.6 Bukti Pengeluaran Barang
b. Bukti ini akan diajukan kepada Bagian Rumah Tangga untuk ditinjak
lanjuti. c.
Apabila barang tersedia maka Bagian Rumah Tangga akan memberikannya, namun bila tidak ada maka Kepala Unit Panti harus
mengajukannya kepada Bendahara Pelaksana. Keempat transaksi dengan 5 lima bukti transaksi yang ada masih belum
diberikan nomor urut yang terprogram. Namun bukti transaksi kuitansi, surat perintah pembayaran dan surat perintah penerimaan sudah diberikan nomor bukti
yang masih manual oleh bagian Pembuku.
50 Yayasan Sosial Kristen Salib Putih melaksanakan pemeriksaan keuangan
untuk menjaga keamanan harta. Pemeriksaan keuangan secara rutin dilaksanakan oleh 2 bagian yaitu Bendahara Pengurus dan Pengawas. Bendahara Pelaksana
memeriksa keuangan setiap 10 hari dan setiap bulan. Pemeriksaan 10 hari ditujukan untuk memeriksa anggaran dalam membuat kegiatan 10 hari yang
kemudian dalam setiap bulan akan dilaksanakan pemeriksaan lagi. Pengawas melaksanakan pemeriksaan keuanga setiap semester atau 6 enam bulan sekali.
Pengawas juga bertugas untuk verifikasi data dengan catatan, kesesuaian laporan dengan data dan saldo. Pengawas berencana untuk melakukan pengawasan yang
lebih luas dari pengawasan keuangan saja, yaitu untuk mengawasi kegiatan Yayasan. Setiap tahun laporan keuangan yang telah diperiksa oleh Pengawas akan
dipertanggungjawabkan oleh Pembina paling lambat 3 bulan setelah tutup buku yang biasanya jatuh di bulan Maret.
Yayasan Sosial Kristen Salib Putih secara periodik mencocokkan saldo kas. Pencocokkan ini dilakukan karena saldo kas bukan hanya ditangan atau dibawa
oleh Bendahara Pelaksana, namun juga disimpan dibank yaitu di Giro BRI, Britama BRI, Simpedes BRI, BPD Jateng dan BCA.. Persediaan kas kecil yang
dibawa oleh Bendahara maksimal Rp 250.00,00 dua ratus lima puluh ribu rupiah.
Yayasan Sosial Kristen Salib Putih pada dasarnya dibagi dalam 4 organ yang berbeda, yaitu: Pembina, Pengawas, Pengurus dan Staff Pelaksana.
Pembina, Pengawas dan Pengurus ditentukan oleh Sidang GKJ Sinode dengan masa jabatan 4 tahun. Setelah masa jabatannya habis, Pembina, Pengawas dan
51 Pengurus dapat menjabat kembali dalam satu periode berikutnya dengan jabatan
yang sama. Apabila Pembina, Pengawas dan Pengurus ingin tetap menjabat lagi, maka harus pada jabatan yang berbeda. Berbeda dengan Pembina, Pengawas dan
Pengurus, untuk Staff Pelaksana terdapat perputaran jabatan yang situasional dalam hal ini apabila ada yang
resign
dan pensiun. Posisi kosong tersebut harus di isi, tergantung prestasi dan kemampuan pegawai yang ada.
Yayasan Sosial Kristen Salib Putih memberikan waktu cuti kepada Staff Pelaksana selama 12 hari per tahun. Cuti dapat diambil satu kali yaitu 12 hari
langsung atau 2 kali 6 hari. Bagi Staff pelaksana yang tidak mengambil waktu cutinya, maka tidak akan mendapatkan kompensasi. Walaupun demikian masih
ada Staff Pelaksana yang tidak mengambil waktu cutinya. Karyawan merupakan bagian dalam ketercapaian tujuan Yayasan.
Karyawan dengan kualitas baik tentu diharapkan oleh Yayasan Sosial Kristen Salib Putih, maka dalam proses seleksi karyawan dilakukan secara bersama-sama.
Pada saat ada bagian yang membutuhkan, secara bersama-sama dibuatlah kriteria- kriteria yang harus dimiliki oleh calon karyawan misalnya seperti lulusan
minimal, IPK, tes kesehatan dan yang paling utama adalah warga GKJ karena Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dibawah naungan dari GKJ Sinode. Perekrutan
ini, yang melakukan seleksi adalah Pengurus. Proses seleksinya yaitu dengan seleksi administrasi, tes tertulis dan wawancara. Pelaksanaan perekrutan
Pengawas dan Pengurus berbeda dengan perekrutan Staff Pelaksana. Perekrutan ini dilaksanakan oleh Pembina. Pembina akan menekankan pada kemampuan,
kapabilitas serta waktu dalam melaksanakan pekerjaannya sebagai calon
52 Pengawas dan Pengurus untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya
sebagai karyawan di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih. Karyawan diwajibkan beragama Kristen karena dalam pratik kegiatan
Yayasan dilaksanakan berdasarkan Iman Kristen, sebab program kegiatan yang dilaksanakan di Yayasan diturunkan dari tujuan dan maksut yaitu dibidang sosial
dan keagamaan. Yayasan ini menjunjung mempunyai filosofi dasar yaitu melayani dengan Kasih, sehingga dalam perawatan dan pengasuhan kalayan
berdasarkan Iman Kristen dengan adanya kegiatan-kegiatan keagamaan yang menunjang seperti diadaannya renungan dan perayaan hari besar keagamaan.
Renungan rutin diadakan satu minggu sekali yaitu pada hari Kamis, namun demikian pada saat diadakan pertemuan lain seperti rapat, terlebih dahulu
diadakan renungan. Adanya renungan ini, merupakan upaya Yayasan unuk menguatkan dan memberikan semangat kerja yang penuh tanggungjawab. Selain
itu dalam mengelola keuangan, tidak lepas dengan adanya kepercayaan dan kejujuran yang ditanamkan oleh para karyawan melalui pemaknaan Iman Kristen.
Perayaan hari besar keagamaan yang wajib dilaksanakan setiap tahun adalah Paskah dan Natal.
Peningkatkan kualitas karyawan, Yayasan Sosial Kristen Salib Putih mengikuti pelatihan-pelatihan yang ada. Pelatihan pada pegawai berkaitkan
dengan pelatihan-pelatihan yang dilakukan oleh lembaga-lembaga terkait, misalnya sesama panti dan dari Pemerintah. Sifat pelatihan ini ditekankan pada
pembinaan Panti untuk peningkatkan keterampilan dan pengetahuan pengelola Panti. Pelatihan ini hanya ditujukan untuk pengelola Panti saja, untuk itu
53 karyawan yang lain belum mendapatkan pelatihan karena keterbatasan dana.
Selain itu keterbatasan dana menyebabkan tidak diadakannya pendidikan lanjut untuk karyawan, karena itu Yayasan merekrut karyawan dengan pendidikan yang
sesuai dengan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan. Keterbatasan dana ini juga menjadi faktor dalam kurangnya profesionalitas karyawan dalam melaksankan
tugas dan kewajibannya, karena pada dasarnya orang yang bekerja menginginkan umpan balik berupa gaji yang sesuai dengan kualisi pekerjaannya, namun
karyawan di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih lebih menekankan pada pelayanan.
4.2 Pembahasan
