Latar Belakang Profil Perusahaan

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada saat ini, peranan informasi teknologi dalam perusahaan tidak dapat dipungkiri lagi telah menjadi salah satu elemen penting dalam mendukung proses bisnis. Setiap perusahaan dituntut untuk selalu memperhatikan teknologi yang dimiliki perusahaan secara keseluruhan agar dapat terus mengikuti perubahan dari perkembangan teknologi yang sangat membantu sistem kerja. Kebutuhan untuk melakukan pertukaran informasi secara cepat, tepat, dan akurat telah membuat banyak perusahaan mencoba menerapkan suatu sistem yang dapat menyediakan informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Efisiensi dan efektifitas merupakan alasana dasar untuk melakukan perbaikan dari sistem yang lama ke bentuk sistem yang lebih baik lagi. Dalam rangka mensejajarkan diri dengan perusahaan-perusahaan penyedia listrik tingkat dunia, PT PLN dituntut untuk mengimplementasikan Enterprise Resource Planning ERP. ERP merupakan sistem yang mengintegrasikan seluruh elemen-elemen pada perusahaan termasuk unit-unit bisnis yang diakomodasikan oleh tekonologi informasi. Penerapan ERP ini akan mengintegrasikan seluruh kantor PLN baik pusat maupun daerah secara on-line, dan seluruh kantor PLN tersebut akan terstandarisasi. Dengan penerapan ERP di lingkungan perusahaan, maka setiap pegawai diharuskan beradaptasi dengan perubahan sistem yang terjadi. Berdasarkan fenomena tersebut, maka penulisan ini akan membahas penggunaan sistem ERP guna mendukung proses integrasi setiap unit bisnis pada PT PLN Persero Indonesia.

1.2 Profil Perusahaan

PLN sebagai Badan Usaha Milik Negara yang diresmikan pada 1 Januari 1965. PLN saat ini berbentuk Perusahaan Perseroan Persero untuk menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum. Tujuan perusahaan dari PLN yaitu menghasilkan keuntungan sesuai dengan UU No. 192000. Kegiatan usaha PLN meliputi: Annisa Septie .PMM UGM JKT Page 1 1. Menjalankan usaha penyediaan tenaga listrik yang meliputi kegiatan pembangkitan, penyaluran, distribusi tenaga listrik, perencanaan, dan pembangunan sarana penyediaan tenaga listrik. 2. Menjalankan usaha penunjang dalam penyediaan tenaga listrik yang meliputi kegiatan konsultasi, pembangunan, pemasangan, pemeliharaan peralatan ketenagalistrikan, pengembangan teknologi peralatan yang menunjang penyediaan tenaga listrik, 3. Menjalankan kegiatan pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya alam dan sumber energi lainnya untuk kepentingan penyediaan tenaga listrik, melakukan pemberian jasa operasi dan pengaturan dispatcher pada pembangkitan, penyaluran, distribusi, dan retail tenga listrik, menjalankan kegiatan perindustrian perangkat keras dan perangkat lunak ketenagalistrikan dan peralatan lain yang terkait dengan tenaga listrik, melakukan kerja sama dengan badan atau pihak penyelenggara bidang ketenagalistrikan baik dalam negeri maupun luar negeri di bidang pembangunan, operasional, telekomunikasi, dan informasi. Visi dari PT PLN Persero yaitu “Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang bertumbuh kembang, unggul, dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani”. Dimana misi dari PLN yaitu: 1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham. 2. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat. 3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. 4. Menjalankan kegiatan usaha yang bewawasan lingkungan. BAB II Annisa Septie .PMM UGM JKT Page 2 LANDASAN TEORI Proses bisnis dalam perusahaan harus berjalan dengan efektif agar menunjang kebutuhan perusahaan akan persaingan yang semakin ketat. Implementasi IT dapat mendukung hal tersebut akan tetapi IT juga dapat menambah beban perusahaan penggunaan tidak tepat. Salah satu sistem IT yang dapat diandalkan dan wajib dimiliki perusahaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi adalah dengan menerapkan sistem Enterprise Resource Planning ERP. ERP adalah sistem informasi yang diperuntukan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, dan distribusi di perusahaan. Sistem ERP biasa digunakan perusahaan untuk menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaam inventory, pergudangan, invoice, dan akutansi perusahaan. ERP sering disebut sebagai back office system yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sisten ini. Berbeda dengan front office system yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem e-commerce, customer relationship management CRM, e- government, dan lainnya. Gambar 1. Aplikasi Bisnis ERP ERP terbagi atas tiga item utama yaitu operasi, keuangan dan akuntansi, dan sumber daya manusia. Ketiga item ini berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus Annisa Septie .PMM UGM JKT Page 3 mengimplementasikan ketiganya secara langsung. Meskipun begitu, ketiga item ini berhubungan langsung dengan satu database yang terpusat. Sebagai contoh, ketika divisi penjualan menerima pesanan dari konsumen maka bagian pergudangan akan langsung mengetahui dan menyiapkan pesanan tersebut. Setelah itu divisi akutansi dapat melihat apakah barang pesanan sudah atau belum terkirim untuk mempersiapkan tagihan kepada konsumen. Sistem seperti ini tentu akan menghemat banyak sumber daya perusahaan seperti waktu, biaya, dan tenaga kerja. Seluruh pihak dalam sistem dapat mengakses data yang serupa dan akan memperoleh informasi yang terintegrasi dari seluruh divisi perusahaan. ` Efisiensi biaya, waktu, dan tenaga dalam penerapan teknologi informasi melalui pelakasanaan sistem manajemen ERP dapat ditunjukan melalui: 1. Single entry – pengguna ERP hanya cukup satu kali memasukan data untuk mendapatkan beberapa laporan. 2. Melalui ERP status barang pesanan dapat dipantau setiap saat. 3. Database pemasaran dapat diakses dan diperbaharui setiap saat. 4. Paperless – dengan menggunakan teknologi komputer, pengguna tidak lagi memerkikan banyak laporan hard copy. Pengguna hanya cukup menyimpan data soft copy dan mencetak data yang dibutuhkan saja. 5. Akses data lebih mudah dan cepat, sebab seluruh data telah didokumentasi dan dikoordinasi dengan baik oleh pusat data dalam sistem ERP. 6. Menekan lead time – penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan bersamaan ke setiap divisi atau unit bisnis. Berikut adalah beberapa faktor yang dapat menentukan keberhasilan maupun kegagalan sistem ERP dalam perusahaan:

a. Feature