Penyimpanan Data Data Storage Keluaran Output

20

3. Penyimpanan Data Data Storage

Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien. Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas adalah pegawai, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik khusus yang ahrus disimpan. Komputer menyimpan data dengan cara mengaturnya dalam bentuk dari unit-unit yang lebih kecil menjadi unit yang lebih besar, dan lebih bermakna. Nilai data disimpan dalam ruang fisik physical space, yang disebut field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribuk dari entitas yang sama membentuk catatan record. Record yang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file. Sebagai contoh, seluruh record piutang pelanggan disimpan di dalam file piutang. File yang saling berhubungan, dan dikoordinasi dengan file pelanggan, analisis penjualan, dan file-file terkait lainnya untuk membentuk database pelanggan. Di SIA, file yang digunakan untuk menyimpan informasi kumulatif tentang sumber daya dan para pelaku kegiatan dinamakan file ledger buku besar. File buku besar general ledger memasukkan data dalam bentuk rekapitulasi untuk tiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu subsidiary ledger mencatat data rinci untuk akun buku besar yang memiliki banyak sub-akun terpisah. Buku besar pembantu umumnya dipergunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang. Universitas Sumatera Utara 21

4. Keluaran Output

Terdapat beragam variasi keluaran dari sistem pemrosesan transaksi. Setiap dokumen yang dihasilkan dari sistem adalah keluaran. Beberapa dokumen dapat merupakan masukan sekaligus keluaran, misalnya faktur pelanggan adalah keluaran dari sistem aplikasi untuk memasukkan pesanan penjualan dan juga merupakan dokumen masukan bagi pelanggan. Keluaran lainnya dari sistem pemrosesan transaksi adalah neraca saldo, laporan keuangan, laporan operasional, pembayaran cek, dokumen pengiriman, dan faktur cek pembayaran kepada pemasok. Laporan keuangan mengikhtisarkan hasil-hasil pemrosesan transaksi dan menyajikan hasil-hasil tersebut sesuai dengan prinsip-prinsip pelaporan keuangan. Kualitas dari keluaran output suatu sistem pemrosesan transaksi sangat bergantung kepada kualitas masukan input data dan pemrosesan data. Bila data yang diinput akurat dan relevan serta diproses secara efisien maka keluaran output sistem tersebut pasti kualitasnya baik. Bagi organisasi yang ingin maju dan bersaing dalam pasar persaingan bisnis yang sangat ketat, bila tidak menggunakan komputer dalam sistem informasinya, sementara para pesaingnya menggunakannya, maka informasi yang didapat dari sistemnya mungkin sudah tidak terpakai lagi usang dan tidak tepat waktunya lagi. Bila keadaan seperti ini dibiarkan terus menerus, maka keberadaan organisasi tersebut dapat terancam. Dan yang paling banyak membutuhkan informasi yang cepat dan tepat serta relevan adalah pihak manajemen di dalam organisasi tersebut. Universitas Sumatera Utara 22 Sekarang, sistem informasi tidak hanya terlibat dalam aspek finasial saja, tetapi juga lebih ditekankan kepada aspek manajemen. Tidak hanya informasi- informasi ekstern yang berupa laporan-laporan keuangan saja yang dihasilkan, tetapi juga informasi-informasi intern untuk keperluan dukungan perencanaan dan pengendalian oleh manajemen. Pada saat ini, sistem informasi akuntansi melibatkan tidak hanya sistem akuntansi keuangan financial accounting, tetapi juga sistem akuntansi manajerial managerial accounting. Jadi, sebenarnya sistem informasi akuntansi adalah sistem akuntansi dengan pengembangan informasi lebih luas dengan lebih menekankan informasi kepada manajemen tanpa mengurangi informasi kepada pihak luar.

C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan