54
8 Barang yang sudah disiapkan, faktur asli dan tiga lembar copy faktur dan sales
order lembar ke-2 dibawa pengantar ke pelanggan. Dalam hal ini sales order berfungsi sebagai tembusan surat perintah pengiriman atau surat pengantar
barang. Barang diserahkan ke pelanggan, kemudian pelanggan menandatangani di faktur. Satu lembar copy faktur yaitu lembar ke-4 dan sales order doserahkan
ke pelanggan. 9
Faktur asli dan dua lembar copy faktur yang sudah ditandatangani oleh pelanggan diserahkan ke administrasi untuk disortir atau registrasi. Faktur asli diarsip
terpisah dengan faktur penjualan yang akan ditagih oleh juru tagih, dan faktur lembar ke-3 untuk administrasi tagih.
10 Oleh administrasi tagih, setiap hari faktur penjualan kredit yang diterimanya akan
dicatat ke dalam kartu piutang, merupakan buku pembantu yang merinci perkiraan kontrol piutang dalam buku besar.
B. Analisis Hasil Penelitian pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan
1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan struktur yang menggambarkan pola hubungan kerja antara dua bagian atau lebih dalam suatu susunan hierarki serta
pertanggungjawaban dalam mencapai tujuan perusahaan. Telah diketahui bahwa struktur organisasi PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan adalah struktur organisasi
garis dan staf dimana wewenang berjalan dari jabatan yang tertinggi yaitu pimpinan cabang kepada tiap-tiap kepala bagian dan seksi-seksi yang didasarkan fungsi
Universitas Sumatera Utara
55
masing-masing anggota tersebut. Berdasarkan struktur organisasi perusahaan beserta tugas masing-masing bagian dalam prakteknya sudah memadai hal ini dapat dilihat
dengan adanya bagian yang mempunyai pemisahan tugas. Dengan struktur organisasi pimpinan perusahaan dapat mengadakan pengendalian
terhadap bawahannya sesuai fungsi dan wewenang yang mereka jalankan.
2. Gambaran umum Sistem Informasi Akuntansi Penjualan di PT. Arista Auto
Lestari antara Pusat dengan Cabang.
PT. Arista Auto Lestari menerapkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi terhadap pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi antara kantor
pusat dan kantor cabang. Penyampaian laporan kegiatan di kantor cabang, dilakukan melalui jaringan line telepon dengan cara di modem dial-up ke jaringan kantor
pusat. Sistem informasi akuntansi di PT. Arista Auto Lestari baik di kantor pusat maupun di kantor cabang memakai program software yang dinamakan Management
Integrated Information System MIIS. Penggunaan software MIIS dalam memproses data-data yang diperlukan dapat digunakan oleh semua users pengguna.
Berikut ini merupakan bagan arus sistem informasi akuntansi secara keseluruhan pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan :
Universitas Sumatera Utara
56
Universitas Sumatera Utara
57
Prosedur penggunaan software MIIS Management Integrated Information System telah terintegrasi di dalam sistem itu sendiri sehingga PT. Arista Auto Lestari
tidak memiliki buku pedoman penggunaan programsoftware yang dipakai. Sistem buku besar yang mempergunakan software MIIS ini akan memproses semua data
keuangan yang ada baik di cabang maupun di pusat sehingga akhirnya akan menghasilkan laporan, terutama laporan keuangan Financial ReportingFR,
penjualan, dan penerimaan kas. Penggunaan software Management Integrated Information System MIIS
pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan maupun pusat sudah menggunakan password. Semua data keuangan yang terdapat dalam sistem buku besar di PT.
Arista Auto Lestari telah dilindungi keamanan pemakaiannya dengan penggunaan password kata kunci, dan pembatasan sistem terhadap pengguna user yang masuk
ke dalam sistem. Pembatasan para pengguna users yang masuk ke dalam sistem dibatasi dengan batasan seperti hanya melihat database buku besar, memasukkan data
dalam database, meng-update database, dan mengambil data. Sistem akan menolakmembatasi pengguna yang mempergunakan database yang melebihi hal
otorisasi yang telah ditetapkan. Data yang terdapat dalam database buku besar telah dibuatkan data cadangan back up dan menyimpan ke flashdisk atau CD setiap sore
sebelum pulang agar apabila terjadi kerusakan datadata hilang, maka cadangan masih dapat digunakan.
PT. Arista Auto Lestari memiliki tiga orang IT yang menciptakan program tersebut. Akan tetapi semua IT tersebut berada di pusat. Tidak ada satu orangpun
Universitas Sumatera Utara
58
yang berada di cabang medan. Sehingga apabila ada kesalahanerrror pada program tersebut, maka pihak cabang akan menelpon pihak pusat untuk memperbaikinya.
Dalam memperbaiki program tersebut memakai password yang seharusnya hanya diketahui oleh IT sendiri. Akibat errornya program tersebut, mau tidak mau
pengguna users akan mengetahuinya dan akan mengakibatkan tindakan penyimpangan. Misalnya, seorang administrasi part salah menginput jumlah
penjualan barang, maka program harus diperbaiki dengan meng-adjust jumlah barang yang ada persediaan. Dengan diketahuinya password untuk memperbaikinya, akan
memungkinkan untuk merubah jumlah barang yang ada di gudang, di dalam komputer.
3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
