kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Dalam aktivitas sehari-hari administrasi maupun kegiatan lainnya suatu kantor atau perusahaan maka arsip dapat berfungsi sebagai:
a. Sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan bila telah lupa isi dari
dokumen dan permasalahan yang perlu diperhatikan isinya serta ada keterkaitan dengan permasalahan baru.
b. Sumber informasi keterangan bagi pejabat atau orang yang memerlukannya
dalam menghadapi permasalahan.
c. Bahan penelitian, bahwa arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk
dijadikan dasar pemikiran suatu penelitian.
d. Bahan pengembangan pembangunan, yaitu sebagai dasar pertimbangan
pengembangan pembangunan.
e. Bukti tertulis, yaitu sebagai alat pembuktian suatu hal.
f. Gambaran peristiwa masa lampau, artinya dalam arsip tersimpan beberapa
keterangan peristiwa masa lampau sebagai bukti sejarah.
C. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai kegunaan yang terkandung dalam arsip didasarkan atas kepentingan penggunaan arsip itu sendiri. Ada beberapa pendapat
mengenai nilai guna arsip, antara lain sebagai berikut: 1. Menurut Vernoon B. Santen
Nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim ALFRED, yaitu: A = Administrative Value nilai guna di bidang administrasi, misalnya surat
dinas, formulir, dan sebagainya. L = Legal Value nilai guna di bidang hukum, misalnya akta jual beli tanah,
surat kuasa, dan sebagainya. F = Fiscal Value nilai guna di bidang keuangan, misalnya cek, kuitansi giro,
dan sebgainya. R = Research Value nilai guna di bidang penelitian, misalnya karya tulis,
skripsi, tesis, desertai, dan sebagainya.
E = Education Value nilai guna di bidang pendidikan, misalnya ijazah, buku rapor, daftar nilai, dan sebagainya.
D = Documnetary Value nilai guna di bidang dokumentasi, misalnya naskah perjanjian dan sebagainya.
2. Menurut Ensiklopedi Administrasi Pada pokoknya, sesuatu warkat mempunyai 4 empat macam kegunaan, antara
lain sebagai berikut: Guna informatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal
atau peristiwa. Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses peradilan.
Guna historis, yakni menggambarkan kadaan atau peristiwa masa lampau
agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil pemikiran seseorang atau
penemuan dari suatu penelitian atau eksperimen ilmiah. 3. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip berdasarkan kepentingan lembaga instansi pencipta arsip. Nilai guna arsip primer meliputi:
Nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip berdasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembagainstansi pencipta
arsip. Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip berisikan bukti-bukti yang
mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara. Nilai guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna
keuangan yang berisikan hal ihwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian
murni atau penelitian terapan. b. Nilai guna sekunder, adalah nilai guna arsip berdasarkan pada kegunaan
arsip bagi kepentingan lembagainstansi lain untuk kepentingan umum. Nilai guna sekunder meliputi:
Nilai guna kebuktian, adalah jika dalam arsip tersebut terkandung fakta dan keterangan yang digunakan untuk menjelaskan tentang kegiatan
