Sistem Pengawasan dan Pengendalian Persediaan Obat di RSAU Dr. Salamun Bandung
SISTEM PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
PERSEDIAAN OBAT DI RSAU DR.SALAMUN BANDUNG
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana
ANGGITIA RAMADHAN
10109562
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2014
LEMBAR PENGESAHAN SISTEM PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT DI RSAU DR.SALAMUN BANDUNG ANGGITIA RAMADHAN NIM. 10109562
Telah disetujui dan disahkan di Bandung sebagai Tugas Skripsi pada tanggal :
20 Agustus 2014 Menyetujui, Pembimbing
NIP. 41277006006 Dekan Fakultas Ketua Program Studi Teknik dan Ilmu Komputer Teknik Informatika
Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir., M.Sc. Irawan Afrianto, S.T., M.T.
NIP. 412770015 NIP. 41277006009
SURAT KETERANGAN
PERSETUJUAN PUBLIKASI
Bahwa yang bertanda tangan dibawah ini, penulis dan pihak perusahaan tempat penelitian, bersedia : “Untuk memberikan kepada Universitas Komputer Indonesia Hak Bebas Royalty Noneksklusif atas penelitian ini dan bersedia untuk di-online-kan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kepentingan riset dan pendidikan”
Bandung, 21 Agustus 2014
Penulis, KARUMKIT dr. M.SALAMUN Anggitia RamadhanM. DRAJAT, dr SpAn NIM. 10109562 Kolonel Kes Nrp 513096
Mengetahui,
Pembimbing Tati Harihayati M, S.T., M.T.
NIP. 41277006006 Catatan : Kecuali Bab 2, Bab 3, Bab 4 dan seluruh isi lampiran tidak untuk di-online-kan karena data tersebut bersifat rahasia.
BIODATA PENULIS
1. Data Pribadi Nama : Anggitia Ramadhan Jenis Kelamin : Laki-laki Tempat, Tanggal Lahir : Padang Panjang, 04 April 1991 Kewarganegaraan : Indonesia Status Perkawinan : Belum Menikah Tinggi, Berat Badan : 171 cm, 63 kg Kesehatan : Baik Agama : Islam Alamat Lengkap : Jalan Abdullah Ahmad No.22 RT/RW 004/-
Kel. Pasar Usang, Kec. Padang Panjang Barat, Sumatra Barat. Telepon, HP : 082217466361 anggitia.ramadhan@yahoo.com
Email :
2. Riwayat Pendidikan
1997 – 2003 : SD 01 Pasar Usang 2003 – 2006 : SLTPN 1 Padang Panjang 2006 – 2009 : SMAN 1 Padang Panjang 2009 – 2019 : Program Strata Satu (S1) Program Studi
Teknik Informatika, Universitas Komputer Indonesia Bandung Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenar-benarnya dalam keadaan sadar dan tanpa paksaan.
Bandung, 21 Agustus 2014
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDULABSTRAK…………………………………………………………………………i
ABSTRACT……………………………………………………………………….ii
KATA PENGANTAR……………………………………………………………iii
DAFTAR ISI……………………………………………………………………....v
DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………viii
DAFTAR TABEL………………………………………………………………..xii
DAFTAR SIMBOL……………………………………………………………...xvi
DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………..xx
BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................ 1
1.2 Perumusan Masalah ................................................................................... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ................................................................................... 2
1.4 Batasan Masalah ........................................................................................ 2
1.5 Metodologi Penelitian ................................................................................ 3
1.5.1 Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 4
1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak................................................... 5
1.6 Sistematika Penulisan ................................................................................ 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 9
2. 1 Profil Rumah Sakit..................................................................................... 9
2.1.1 Sejarah Rumah Sakit ................................................................................. 9
2.1.2 Visi dan Misi Rumah Sakit ..................................................................... 12
2.1.3 Logo Rumah Sakit .................................................................................. 13
2.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan .............................................................. 13
2.1.5 Deskripsi Pekerjaan ................................................................................ 14
2. 2 Landasan Teori ........................................................................................ 18
2.2.1 Sistem Informasi ..................................................................................... 19
2.2.2 Manajemen Persediaan ........................................................................... 19
2.2.3 Perencanaan Kebutuhan .......................................................................... 21
3.1.7 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional ...................................................... 66
3.4.6 Jaringan Semantik ................................................................................. 163
3.4.5 Perancangan Pesan ................................................................................ 162
3.4.4 Perancangan Antar Muka ...................................................................... 110
3.4.3 Perancangan Struktur Menu .................................................................. 109
3.4.2 Struktur Tabel ....................................................................................... 104
3.4.1 Diagram Relasi ...................................................................................... 103
3.4 Perancangan Data .................................................................................. 103
3.3.4 Kamus Data ............................................................................................. 99
3.3.3 Spesifikasi Proses .................................................................................... 87
3.3.2 Data Flow Diagram (DFD) ..................................................................... 74
3.3.1 Diagram Konteks .................................................................................... 72
3.3 Analisis Kebutuhan Fungsional ............................................................... 72
3.2 Analisis Basis Data .................................................................................. 70
3.1.6 Analisis Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak .................................. 64
2.2.4 Penganggaran Keuangan ......................................................................... 24
3.1.5 Analisis Pengawasan dan Pengendalian Persediaan Obat ...................... 48
3.1.4 Analisis Data ........................................................................................... 47
3.1.3 Analisis Aturan Bisnis ............................................................................ 46
3.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ................................................ 39
3.1.1 Analisis Masalah ..................................................................................... 39
3.1 Analisis Sistem ........................................................................................ 39
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ....................................... 39
2.2.10 Jaringan Intranet ...................................................................................... 38
2.2.9 Bahasa Pemrograman .............................................................................. 37
2.2.8 Analisis Perancangan Terstruktur ........................................................... 36
2.2.7 Metode Pengawasan Pengendalian Persediaan ....................................... 31
2.2.6 Pengawasan dan Pengendalian Persediaan ............................................. 27
2.2.5 Pengadaan Persediaan ............................................................................. 25
3.5.7 Perancangan Prosedural ........................................................................ 165
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ................................. 174
4.1 Implementasi Sistem .............................................................................. 175
4.1.1 Perangkat Keras yang Digunakan ......................................................... 175
4.1.2 Perangkat Lunak yang Digunakan ........................................................ 175
4.1.3 Implementasi Basis Data ....................................................................... 176
4.1.4 Implementasi Antarmuka ...................................................................... 185
4.2 Pengujian Sistem.................................................................................... 188
4.2.1 Skenario Pengujian Black Box .............................................................. 188
4.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian Blackbox .................................................... 190
4.2.3 Kesimpulan Pengujian Black Box ......................................................... 200
4.2.4 Pengujian Beta ...................................................................................... 200
4.2.5 Kesimpulan Pengujian Beta .................................................................. 206
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................. 207
5.1 Kesimpulan ............................................................................................ 207
5.2 Saran ...................................................................................................... 207
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………..…...….208
DAFTAR PUSTAKA
[1] Pressman. R. S. 2012. Software Enginering : A Practitionerr’s
th Approach. 7 edition. McGraw Hill Higher Education.
[2] Rumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun 2012. Profil Rumah Sakit
Angkatan Udara Dr.Salamun.Bandung.[3] Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
[4] Subagya, M. S. 1994. Manajemen Logistik. Jakarta : CV. Haji
Masagung.[5] Aditama, T. Yoga. 2003. Manajemen Admintrasi Rumah Sakit Edisi
II. Jakarta : Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press).[6] Anief, M. 1995. Manajemen Farmasi. Yogyakarta : Gajah Mada
University Press.[7] Rangkuti, Freddy. 1996. Manajemen Persediaan : Aplikasi di Bidang
Bisnis. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada. [8] Fathansyah. 2004 .Basis Data. Bandung : Informatika.[9] Kristanto. A. 2008. Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:
Gava Media.[10] Kustiyahningsih. Y. & Anamisa. D. R. 2011. Pemograman Basis
DataBerbasis Web Menggunakan PHP & MySQL. Yogyakarta:Graha Ilmu.
[11] Husni. 2007. Pemograman Database Berbasis Website. Yogyakarta:
GrahaIlmu.
[12] Syafrizal. M. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi
Offset.[13] Makridakis, S., Steven, C., Wheelwright, Victor, E., Mcgee. 1991.
Metode dan Aplikasi Peramalan. Edisi Revisi. Terjemahan Hari Sumanto. Jakarta : Binarupa Aksara.
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
laporan tugas akhir ini.Laporan tugas akhir ini merupakan syarat untuk menyelesaikan studi
jenjang strata satu (S1) di Program Studi Teknik Informatika, Universitas
Komputer Indonesia dengan judul “SISTEM PENGAWASAN DAN
PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT DI RUMAH SAKIT ANGKATAN
UDARA DR.SALAMUN BANDUNG”.Laporan tugas akhir ini tidak akan berarti apa-apa tanpa bantuan dan
dukungan semua pihak yang dengan segenap hati dan rasa tulus yang telah
memberikan semua hal yang penulis butuhkan, untuk itu penulis ingin
mengucapkan terima kasih kepada:1. Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, berkah dan karunia-Nya.
2. Kedua orang tua dan keluarga penulis tercinta yang selalu memberikan
dorongan semangat dan doa yang tak pernah ada habisnya, beserta cinta dan kasih sayang yang menjadi kekuatan bagi penulis.
3. Ibu Tati Harihayati M.,S.T.,M.T., selaku dosen pembimbing dan penguji 2
yang telah memberikan bimbingan dan dorongan dalam penyusunan skripsi ini.
4. Bapak M.Drajat, dr SpAn selaku KARUMKIT dr.M.Salamun dan Bapak T.
Sulistiyo S.Si,Apt selaku Kepala Unit Instalasi Farmasi yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk melaksanakan dan membantu penelitian tugas akhir di RSAU Dr.Salamun Bandung.
5. Riani Lubis, S.T., M.T., selaku dosen penguji 1 yang telah banyak membantu
dalam penyusunan skripsi ini.
6. Istiqomah, S.Kom., selaku dosen penguji 3 yang juga telah banyak membantu
dalam penyusunan skripsi ini.
7. Seluruh dosen pengajar dan staf di UNIKOM khususnya pada Program Studi
Teknik Informatika yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya serta membantu proses perkuliahan.
8. Teman-teman seperjuangan dari kelas IF-13 2009 seluruhnya yang telah
bersama-sama melewati indah, manis dan pahitnya semasa perkuliahan kuliah.9. Semua pihak yang tidak mungkin penulis menyebutkan satu persatu.
Di dalam penulisan laporan ini, penulis telah berusaha semaksimal
mungkin, walaupun demikian penulis menyadari bahwa laporan tugas akhir ini
masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis menerima segala masukan,
saran, dan kritik yang membangun untuk perbaikan dari masa mendatang.Akhir kata, semoga laporan ini dapat berguna khusunya bagi penulis, dan untuk seluruh pihak yang membutuhkan pada umumnya.
Bandung, 21 Agusutus 2014 Penulis
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Rumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun merupakan rumah sakit yang
ditujukan untuk merawat dan mengobati para anggota TNI AU beserta
keluarganya, tapi sesuai perkembangan rumah sakit berubah tujuan melayani
seluruh golongan masyarakat. Rumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun sangat
mengutamakan peningkatan kualitas dan pelayanan dibidang kesehatan melalui
pelayanan jasa medis, penanganan rehabilitasi, pencegahan dan peningkatan
kesehatan, pendidikan dan pelatihan, penelitian serta pengembangan dibidang
kesehatan. Salah satu penunjang pelayanan jasa medis adalah pelayanan farmasi
yang meliputi persediaan perbekalan farmasi kepada pasien serta pemberian
informasi mengenai obat.Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan Bapak Dani Belami
selaku Kepala Urusan Penyimpanan dan Produksi menyatakan bahwa banyak obat
yang belum mempunyai kartu stock yang mengakibatkan pihak bagian
penyimpanan tidak mengetahui jumlah akurat obat. Penyebab terjadinya adalah
terdapat lebih dari 100 (seratus) jenis obat yang tidak aktif yang merupakan obat-
obatan yang jarang pemakaiannya, ketika terjadi permintaan terhadap obat
tersebut pihak penyimpanan tidak menemukan data obat tersebut karena tidak
mempunyai kartu stock obat.Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan Bapak Putu Suaryawan
selaku Kepala Unit Pengelolaan Perbekalan menyatakan bahwa jenis obat yang
ada saat ini mencapai lebih dari 500 (lima ratus) dan dengan sistem yang berjalan
saat ini belum mampu menentukan berapa jumlah persediaan paling optimal dan
sering terjadinya kekurangan obat dibagian penyimpanan. Hal tersebut disebabkan
kurang cepat, optimal dan akuratnya penyusunan rencana pengadaan karena
banyaknya dari ratusan jumlah obat yang harus dihitung dan disusun, ditambah
lagi semua proses perencanaan pengadaan dilakukan dengan teknik manual yang mempunyai resiko kesalahan yang tinggi dan membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan masalah yang ada saat ini, maka diperlukan sebuah sistem
pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang akan memberikan informasi
tentang persediaan obat, pengelompokkan permintaan obat berdasarkan jumlah
pemakaian dan nilai persediaan, minimum banyaknya obat yang harus dibeli
untuk setiap jenisnya. Diharapkan dengan adanya sistem informasi pengawasan
dan pengendalian persediaan obat ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan
secara cepat dan akurat.1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya maka
rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun sistem
pengawasan dan pengendalian persediaan obat di RSAU Dr.Salamun.1.3 Maksud dan Tujuan Maksud dari penulisan penelitian ini adalah untuk membangun sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat di RSAU Dr.Salamun.
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian dari sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat adalah :
1. Membantu Kepala Unit Pengelolaan Perbekalan Farmasi menyusun rencana
pengadaan agar tercipta keseimbangan antara persediaan dan permintaan.
2. Membantu Kepala Urusan Penyimpanan dalam menjaga ketersediaan obat dan
mengetahui jumlah akurat obat dibagian penyimpanan.1.4 Batasan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang dikaji cukup luas, agar penyajian lebih
terarah dan mencapai sasaran yang ditentukan, maka diperlukan suatu pembatasan
masalah atau ruang lingkup kajian yang meliputi hal-hal sebagai berikut:1. Area penelitian yang diteliti adalah pengawasan dan pengendalian persediaan di Rumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun Bandung, penelitian dilakukan khusus di Unit Instalasi Farmasi.
2. Data yang akan diolah adalah data obat, data supplier, data obat masuk dan keluar, dan data perbekalan obat.
3. Data obat yang akan digunakan dalam penelitian adalah obat klasifikasi generik dari bulan Juli-Desember 2012
4. Proses yang terjadi di dalam sistem ini adalah: a. Pengolahan data persediaan obat.
b. Pengolahaan data detail obat masuk dan keluar.
c. Pengurutan dan pengelompokkan obat berdasarkan tingkat prioritas penggunaan.
d. Perhitungan volume/jumlah obat untuk pembelian paling ekonomis.
e. Perhitungan untuk menentukan batas dari jumlah persediaan untuk melakukan pemesanan kembali.
5. Keluaran yang akan dihasilkan dari sistem ini adalah: a. Informasi data persediaan obat.
b. Informasi detail obat masuk dan keluar.
c. Informasi status jumlah persediaan.
d. Informasi hasil pengurutan dan pengelompokkan obat berdasarkan prioritas penggunaan obat.
e. Informasi hasil perhitungan volume/jumlah obat untuk pembelian paling ekonomis f. Informasi pemesanan obat kembali dan Safety stock.
6. Indikator yang digunakan untuk monitoring persediaan obat adalah jumlah persediaan.
7. Metode yang digunakan dalam pengendalian persediaan obat adalah always-better control (ABC), economic order quantity (EOQ), reorder point (ROP), dan safety stock.
8. Pendekatan analisis pembangunan perangkat lunak yang digunakan adalah pendekatan analisis terstruktur.
9. Sistem yang akan dibangun berupa aplikasi berbasis website dengan menggunakan jaringan intranet.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk
memecahkan suatu masalah yang logis, dimana memerlukan data untuk
mendukung terlaksananya suatu penelitian. Penelitian ini menggunakan metode
metode deskriptif. Metode deskriptif merupakan suatu metode penelitian yang
bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang hal-hal yang
dibutuhkan dan berusaha menggambarkan serta menginterpretasi objek yang
sesuai dengan fakta secara sistematis, faktual dan akurat. Metodologi penelitian
memiliki dua metode, yaitu metode pengumpulan data dan pengembangan
perangkat lunak.1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dapat diperoleh secara langsung dari objek
penelitian dan referensi-referensi yang telah diperoleh. Cara-cara yang digunakan
untuk mendapatkan data adalah sebagai berikut :1. Studi Lapangan Studi lapangan adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan penelitian ke Unit Instalasi Farmasi RSAU Dr.Salamun Bandung. Studi lapangan ini dilakukan dengan dua cara, yaitu: a. Observasi Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung ke Unit Instalasi Farmasi RSAU Dr.Salamun Bandung.
b. Wawancara Wawancara merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan pihak dari Unit Instalasi Farmasi RSAU Dr.Salamun Bandung yaitu Bapak Putu Suaryawan selaku Kepala Pengelolaan Perbekalan dan Bapak Dani Belami selaku Kepala Urusan Penyimpanan dan Produksi.
2. Studi Literatur Studi literatur merupakan metode pengumpulan data untuk memberikan landasan teoritis dan konseptual yang penting dan relevan dalam menyusun hipotesis, ataupun dalam menguraikan analisis. Studi literatur dilakukan dengan cara mempelajari dan menelaah berbagai literatur dari buku-buku, jurnal ilmiah, situs internet, dan bacaan lainnya yang berkaitan dengan topik
1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak
Metode analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan
waterfall seperti pada Gambar 1.1. Model ini melibatkan 5 tahapan, dimana setiap
tahapan selalu melakukan verifikasi dan testing. Adapun tahapan-tahapan yang
ada yaitu :Communication 1.
Tahap communication merupakan tahap memahami masalah dan mengadakan
pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dan melakukan wawancara
dengan Kepala Unit Pengelolaan Perbekalan dan Kepala Urusan Penyimpanan
dan Produksi di Rumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun, serta mengumpulkan
data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun internet yang berkaitan
dengan system pengawasan dan pengendalian persediaan obat.Planning 2.
Tahap planning merupakan lanjutan dari proses communication (analysis
requirement). Tahap ini merencanakan data apa saja yang akan diolah kedalam
aplikasi, mendefinisikan kebutuhan pengguna dan siapa saja yang dapat
mengakses aplikasi. Tahap Planning akan menghasilkan dokumen user
requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan
pengguna di Instalasi Farmasi RSAU Dr.Salamun dalam pembuatan sistem
pengawasan dan pengendalian persediaan obat, termasuk rencana yang akan
dilakukan.Modeling 3.
Tahap modeling akan menerjemahkan data yang dirancang ke dalam bentuk
yang mudah dimengerti oleh pengguna. Membuat perancangan dari data yang
dimodelkan menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram) serta untuk
menggambarkan pemodelan fungsionalnya menggunakan DFD (Data Flow
Diagram).Construction 4.
Tahap construction merupakan proses pembuatan kode. Coding atau
pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali
oleh komputer. Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah
dirancang ke dalam bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database
server yang menerima dan mengirimkan datanya. Setelah pengkodean selesai
maka akan dilakukan testing berupa pengujian black box dan pengujian beta
dengan teknik pengambilan data dengan mewawancarai pengguna terhadap sistem
yang telah dibuat. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan dari
sistem tersebut untuk kemudian dapat diperbaiki.Deployment 5.
Tahap deployment bisa dikatakan final dari pembuatan sistem pengawasan dan
pengendalian persediaan obat. Setelah melakukan analisis, desain dan
pengkodean, maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh pengguna di unit
instalasi farmasi di RSAU Dr.Salamun Bandung. Kemudian sistem pengawasan
dan pengendalian persediaan obat yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan
secara berkala.
Gambar 1. 1 Model Waterfall [1]
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran
umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan penelitian ini
adalah sebagai berikut :BAB 1 PENDAHULUAN Bab 1 berisi uraian tentang latar belakang permasalahan, rumusan dari
permasalahan yang dihadapi, maksud dan tujuan dari penelitian, batasan masalah,
metodologi penelitian yang digunakan dan sistematika penulisan.BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab 2 berisi tentang profil umum dari Rumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun, logo, struktur organisasi, landasan teori yang berisi teori-teori yang
melandasi dari pembangunan sistem pengawasan dan pengendalian persediaan
obat di RSAU Dr.Salamun Bandung.BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab 3 berisi analisis sistem, analisis masalah, analisis sistem yang sedang
berjalan di Rumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun Bandung, analisis metode,
analisis kebutuhan non-fungsional, analisis pengguna, analisis perangkat keras
dan analisis perangkat lunak. Selain itu terdapat juga analisi basis data, analisis
kebutuhan fungsional, diagram konteks, spesifikasi proses, kamus data, struktur
tabel, perancangan antar muka, perancangan prosedural dan jaringan semantik
untuk sistem yang akan dibangun sesuai dengan hasil analisis yang telah dibuat.BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab 4 merupakan berisi hasil implementasi dari hasil analisis dan
perancangan sistem yang telah dibuat disertai juga hasil pengujian sistem yang
dilakuan di Rumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun Bandung sehingga
diketahui apakah sistem yang dibangun apakah sudah memenuhi syarat sebagai
sistem yang user-friendly. Untuk metode pengujian dalam sistem pengawasan dan
pengendalian persediaan obat di RSAU Dr.Salamun Bandung ini menggunakan
metode pengujian black box.BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab 5 merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari uraian proses
pembangunan sistem serta saran-saran yang berkaitan dengan sistem untuk
penulisan tugas akhir.BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan Setelah melakukan analisis, perancangan, dan pengujian, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang dibangun dapat
membantu Kepala Unit Instalasi Farmasi menyusun rencana pengadaan obat untuk menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan.
2. Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang dibangun dapat
membantu Kepala Urusan Penyimpanan dan Produksi menjaga ketersediaan obat dan mengetahui jumlah akurat obat dibagian penyimpanan.5.2 Saran Berdasarkan hasil yang telah dicapai saat ini, sistem pengawasan dan
pengendalian persediaan obat di RSAU Dr.Salamun masih memiliki beberapa
kekurangan. Disarankan untuk menambahkan hal-hal yang dapat melengkapi
sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang akan datang,
diantaranya adalah proses tindak lanjut terhadap Rencana Pengadaan yang telah
disusun sebelumnya oleh Kepala Pengelolaan Perbekalan Farmasi..Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA)
1 SISTEM PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
PERSEDIAAN OBAT DI RSAU DR.SALAMUN BANDUNG
Anggitia Ramadhan
Teknik Informatika – Universitas Komputer Indonesia
Jl. Dipatiukur 112-114 Bandung
Email: anggitia.ramadhan@yahoo.com
ABSTRAKRumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun sangat mengutamakan peningkatan kualitas dan pelayanan dibidang kesehatan melalui pelayanan jasa medis, penanganan rehabilitasi, pencegahan dan peningkatan kesehatan, pendidikan dan pelatihan, penelitian serta pengembangan dibidang kesehatan. Salah satu penunjang pelayanan jasa medis adalah pelayanan farmasi yang meliputi persediaan perbekalan farmasi kepada pasien serta pemberian informasi mengenai obat. Jumlah jenis obat yang mencapai lebih dari 500 (lima ratus) jenis, sistem yang berjalan saat ini belum mampu menjaga ketersediaan obat dibagian penyimpanan dan belum dapat menentukan jumlah optimal persediaan yang akan disusun kedalam rencana pengadaan untuk menjaga keseimbangan persediaan dan permintaan obat. Pendekatan untuk menyelesaikan permasalahan yang telah diuraikan adalah dengan membangun sebuah Sistem Pengawasan dan Pengendalian Persediaan Obat di RSAU Dr.Salamun Bandung. Sistem Pengawasan dan Pengendalian Persediaan Obat menggunakan beberapa metode pengendalian yaitu Always-Better Control (ABC), Economic Oder Quantity (EOQ), dan Reorder Point (ROP) yang hasilnya digunakan untuk menentukan jumlah perencanaan obat yang harus dibeli serta pengawasan persediaan obat untuk memantau jumlah persediaan obat dibagian penyimpanan guna mengantisipasi kekurangan stok obat dengan indikator pengawasan jumlah persediaan obat itu sendiri. Adapun penggunaan pendekatan analisis perangkat lunak pada penelitian ini menggunakan pendekatan analisis terstruktur.
Berdasarkan hasil pengujian black box dan pengujian beta, maka diperoleh kesimpulan sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang dibangun sudah dapat membantu Kepala Urusan Penyimpanan dan Produksi dalam mengawasi persediaan obat dibagian penyimpanan. Selain itu, pengawasan dan pengendalian persediaan obat sudah dapat membantu Kepala Unit Pengelolaan Perbekalan untuk mendapatkan informasi mengenai jumlah persedian obat untuk disusun kedalam rencana pengadaan. Kata kunci: Sistem, Pengawasan, Pengendalian, ABC, EOQ, ROP, Persediaan, Obat.
1. PENDAHULUAN
Rumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun merupakan rumah sakit yang ditujukan untuk merawat dan mengobati para anggota TNI AU beserta keluarganya, tapi sesuai perkembangan rumah sakit berubah tujuan melayani seluruh golongan masyarakat. Rumah Sakit Angkatan Udara Dr.Salamun sangat mengutamakan peningkatan kualitas dan pelayanan dibidang kesehatan melalui pelayanan jasa medis, penanganan rehabilitasi, pencegahan dan peningkatan kesehatan, pendidikan dan pelatihan, penelitian serta pengembangan dibidang kesehatan. Salah satu penunjang pelayanan jasa medis adalah pelayanan farmasi yang meliputi persediaan perbekalan farmasi kepada pasien serta pemberian informasi mengenai obat. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan Bapak Dani Belami selaku Kepala Urusan Penyimpanan dan Produksi menyatakan bahwa banyak obat yang belum mempunyai kartu stock yang mengakibatkan Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA)
2
pihak bagian penyimpanan tidak mengetahui jumlah akurat obat. Penyebab terjadinya adalah terdapat lebih dari 100 (seratus) jenis obat yang tidak aktif yang merupakan obat- obatan yang jarang pemakaiannya, ketika terjadi permintaan terhadap obat tersebut pihak penyimpanan tidak menemukan data obat tersebut karena tidak mempunyai kartu stock obat. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan Bapak Putu Suaryawan selaku Kepala Unit Pengelolaan Perbekalan menyatakan bahwa jenis obat yang ada saat ini mencapai lebih dari 500 (lima ratus) dan dengan sistem yang berjalan saat ini belum mampu menentukan berapa jumlah persediaan paling optimal dan sering terjadinya kekurangan obat dibagian penyimpanan. Hal tersebut disebabkan kurang cepat, optimal dan akuratnya penyusunan rencana pengadaan karena banyaknya dari ratusan jumlah obat yang harus dihitung dan disusun, ditambah lagi semua proses perencanaan pengadaan dilakukan dengan teknik manual yang mempunyai resiko kesalahan yang tinggi dan membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan masalah yang ada saat ini, maka diperlukan sebuah sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang akan memberikan informasi tentang persediaan obat, pengelompokkan permintaan obat berdasarkan jumlah pemakaian dan nilai persediaan, minimum banyaknya obat yang harus dibeli untuk setiap jenisnya. Diharapkan dengan adanya sistem informasi pengawasan dan pengendalian persediaan obat ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan akurat.
Maksud dari penulisan penelitian ini adalah untuk membangun sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat di RSAU Dr.Salamun.
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian dari sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat adalah :
1. Membantu Kepala Unit Pengelolaan Perbekalan Farmasi menyusun rencana pengadaan agar tercipta keseimbangan antara persediaan dan permintaan.
2. Membantu Kepala Urusan Penyimpanan
dalam menjaga ketersediaan obat dan mengetahui jumlah akurat obat dibagian penyimpanan.
1.1 Landasan Teori
Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat merupakan sistem yang dapat membantu dalam memberikan informasi untuk keperluan instalasi farmasi. Berdasarkan permasalahan yang ada, maka sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat menggunakan pengurutan dan pengelompokkan obat yang kemudian digunakan sebagai acuan dalam menyusun rencana pengadaan.
1.1.1 Metode Always-Better Control (ABC) Analisis ABC merupakan salah satu cara pengendalian persediaan dengan cara mengurutkan dan mengelompokkan jenis barang [1].
Analisis ABC adalah sebuah aplikasi persediaan dari prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan bahwa terdapat sedikit hal yang penting dan banyak hal yang sepele. Tujuannya adalah membuat kebijkan persediaan yang memusatkan sumber daya pada komponen persediaan penting yang sedikit dan bukan pada yang banyak tetapi sepele. Analisisnya adalah sebagai berikut dan grafi pareto bisa dilihat pada Gambar 1:
1. Kelompok A adalah kelompok 70% terbanyak nilai investasinya dan merupakan kelompok barang persediaan yang membutuhkan dana investasi yang tinggi.
2. Kelompok B adalah kelompok yang berada diantara kedua kelompok (20%) dan merupakan kelompok barang persediaan yang membutuhkan dana investasi yang sedang.
3. Kelompok C adalah kelompok 10% atau terendah nilai investasinya, dan merupakan kelompok barang persediaan yang membutuhkan dana investasi yang rendah.
Gambar 1 Kurva Pareto Untuk Klasifikasi ABC Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA)
3 Klasifikasi Pengelompokkan persediaan pada analisis ABC:
a. Kelompok barang dengan nilai investasi tinggi.
(2.2) Dimana : W = jumlah kebutuhan per hari LT (lead time) = waktu antara pemesanan sampai barang diterima Dengan syarat : W dan L = konstan
waktu yang dibutuhkan untuk memesan dan jumlah penggunaan rata-rata bahan tersebut, dapat dilihat pada rumus 2.2.[1]
lead time) adalah hasil perkalian antara
titik pemesanan kembali adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus diadakan kembali. Dalam menentukan titik ini kita harus memperhatikan besarnya penggunaan selama bahan-bahan yang dipesan belum datang dan persediaan minimum. Besarnya penggunaan selama bahan-bahan yang dipesan belum diterima ditentukan oleh dua faktor yaitu “lead time” dan tingkat penggunaan rata-rata. Jadi besarnya penggunaan bahan selama bahan- bahan yang dipesan belum diterima (selama
1.1.3 Metode ROP (Re Order Point) Re Order Point atau ROP atau biasa disebut
(2.1) Dimana : Q = jumlah setiap kali pesan D = Kebutuhan perperiode S = Ongkos setiap kali pesan H = Biaya penyimpanan
6. Stockouts atau shortgages dapat dihindarkan, jika pesanan datang tepat waktu rumus yang digunakan dalam EOQ, dapat dilihat pada rumus 2.1:
5. Variabel cost-nya terdiri dari biaya pemesanan dan biaya penyimpanan
4. Quantity discount tidak dimungkinkan
3. Pesanan diterima sekaligus dan pasti
2. Lead time atau waktu tunggu yang diperlukan mulai saat pemesanan dilakukan sampai barang tiba diketahui dan konstan
1. Demand atau kebutuhan diketahui dan konstan
Asumsi yang dibuat dalam model ini adalah, adalah sebagai berikut:
1. Kelompok A
2. Kelompok B
Sehingga dengan menerapkan model EOQ dalam pembelian biaya pemesanan dan biaya penyimpanan dapat ditekan[1].