TA : Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Kamar Untuk Sistem Informasi Perhotelan.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
PENGELOL/MN KAMAR UNTUK SISTEM
INFORMASI PERHOTELAN

.-.
I

-.
--

-,
IIIII

.--rI--

I-IIt-

zf

II

J

--

I
I
I
I
I
I
I

-

-t

r--tJ

--I--I
T

--rI
-II
-

-r
-tr
I

-

-!-

r-

II-I
rf
Ilr-

I-l
II

-I
II-I
--I-

--

-t---I

-UI
IIT
--I

5
-J

--

-

Oleh

NAMA
NIM
NIRM
Program
Jurusan

--

:

MOCH ASYARI
83.1682
88708531 1 3249979

st(srRATAl)
Manaiemen lnformatika

SEKOTAH TINGGI

MANAIEMEN INFORMATIKA

& TEKNIK

SURABAYA
1995

KOMPUTER

DAFTAR ISI

Halanan sanpul....
Halanan Judu1 ...
Halanan Pengesahan

Kata Pengantar
Daftar Isi
Daftar Launpiran

I
ii

iii
iv
vi
viii

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Hasalah
t.2 - Permasalahan
1.3. Tujuan
L.4. Batasan ltasalah

1-

II

2

z

LANDASAN TEORI

2.L.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.

Sistenn Informasi Hanaisnen

4

Peran konputer pada Front Off iee Hotel ...

5

Desain Sisten infornasi hotel

Struktur Organisasi Hotel
Bagian-bagian pada Front Off ice

2.5.1. Pemesanan Kanar ...
?,.5.2. Penerinaan Tanu
2.5.3. Penerinaan Tamu Tiba
2.6. Adninistrasi Pada Front Offiee
2.6-1. Fornulir Penesanan Kanar
2.6.2. Rekapitulasi hunian kanar

I
I
Lz

tz
t7
28
30
30

34

2.7. Peranan Sisten Infornasi pada Perencanaan.

2.7.I. Proses Perencanaan
2.7 .2. Bantuan Sisten Inf ornasi . .

36
37
3g

.

III.

}TETODE PERAHALAN PADA SISTEH

42

INFORUASI HOTEL

3.1. Hetode kwadrat terkeeil
IV.

PERANCANGAN

SISTE}I INFORHASI

42

...

4.L. Front offise nanagenent systen
4. 1. 1. Reservation Hanagenent systen
4. L.Z . Registration llanaE enent systen
4. 1.3. Roon Hanaglenent systeu
4.L.4. FO Cashier l{ana€enent systen
4. 1.5. Housekeeping HanaElenent systen
4.1.6. $ales and Harketing systen
4.2. Diagran Aliran Data Reservation
4.3. Diagran Aliran Data Roon l{anagenent
4.4. Diagraul Aliran Data Front Office Cashier.
4.5. Diagran Aliran Data Housekeeping
v.

47
47
48
48
4g
50
50
51
54

55
.

56
5?

KESIHPULAN DAH SARAN

66

1. Kesinpulan
5.2. Saran

86

5.

DAFTAR

PU STAKA

LAilPIRAN

66
67

68

BAB

I

PEf,DAHULUAI{

1-1. Latar

BelakanEf Hasalah

Senakin berkenbangnya dunia ilnu penEgetahuan
dan teknologi dewasa ini, nenuntut adanya keakuratan, kecepatan dan kenudahan dalan nenperoleh
infornasi. Setiap perusahaan ada kecenderungan
yang nenEfarah keharusan untuk nenakai teknologi
konputer untuk penecahan nasalah yang dihadapi,

agar dapat bertahan dan berpacu dalan nenghadapi
kondisi persainElan yang senakin ketat. Nanun bila
ditinjau lebih luas, untuk nenginplenentasikan
teknologi tersebut diperlukan dana yang besar dan
persiapan yang natang.

Seiring dengan laju perkenbangan bisnis di
Indonesia yang senakin pesat diikuti pula denElan
barmunculnya hotel-hotel baru yang nasing-nasing
nenawarkan berbagai fasilitas kenyananan dan kenudahan serta fasilitas nenarik lainnya.
1,.2. Pernasalahan
Dengan bertanbahnya hotel-hoteI baru secara

tidah langsung persaingan antara hotel yang satu

2

dengan hotel yang lainnya akan senakin ketat. Untuk

itu perlu sekali adanya suatu sisten infornasi yang
cepat dan akurat yang diperlukan oleh pihak
nanajenen. Salah satu sisten infornasi yang sangat
penting bagi sebuah hotel adalah Roon llanagement
Systen.

1-3- Tujuan
Dalan pernasalahan ini, kani bertuiuan nenbuat

sisten teritegrasi yang nendukung kenudahan atau terciptanya sisten informasi nanaienen.
Haksud sisten terintegrasi yaitu sisten yang terdiri dari sub-sisten yang saIing terhubunEl dan
terkait
satu dengan yang lainnya nembentuk
rancanElan

kesatuan.

sisten inteErasi tersebut diharapkan kelanearan arus informasi akan lebih nudah
didapat, lebih lancar serta lebih akurat.
Dengan adanya

1.4. Batasan l{asalah
Berdasarkan studi sisten dan permasalahan yang

ada, naka untuk nenudahkan operasional dan
perancan€al, secara garis besar kani kelonpokkan
nenjadi dua si.sten, yaitu :

3

A.

RESBRVATIOT{ IIAHAGEIIETT SYSTEII

Sisten ini nengelolah proses, mulai dari
seoranE! tanu nelakukan reservation (penesanan
tenpat) hingga tamu tersebut nelakukan reElistrasi. Henberikan laporan tentan€ jadwal penggunaan kanar berdasarkan perkiraan kedatangan
untuk nenentukan status pemesanan.

B.

ROOII }IATACEIIEf,T SYSTBII

Sisten ini nengelola proses, naulai dari
nnencatat seluruh kanar yang tersedia, inventory
senua
nasing-nasing kanar, jenis-jenisnya
fasilitas kanar beserta tarifnya. Selain itu
sistem ini nengelola senua lnfornasi nengenai
tanu, baik tamu yang nasuk nelalui reservation
naupun walk-in guest.

BAB

II

LASDASATI TEORI

Dalan rangka penelitian dan analisis tugas akhi.r
ini, sebagai landasan teori penulis meupelaiari nasalah
Sisten fnfornasi llanajeuen dan Standard 0peration
Prosedur yan8 ada pada beberapa hotel.
2-t- Sistea Infornasi

llana.ienen

Sisten infornasi nanajenen adalah jaringan
prosedur pengolahan data yang dikenbanglkan dalan
suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang
perlu dengan nakeud menberikan data kepada nanajemen setiap waktu yang diperlukan, baik data yang

bersifat intern

bersifat ekstern untuk
penElanbilan keputusan dalan rangka nencapai tujuan
maupun yang

perusahaan.

dari Sisten Infornasi Hanajenen
ini adalah untuk nenElintegrasikan senua sisten
informasi dalan perusahaan, dan untuk nenonitor
kegiatan-kegiatan dalan perusahaan agar diketahui
apakah kegiatan-kegliatan tersebut tetap seinbang.
Istilah data dan infornasi seringkali digunakan aeeara bergantian. Ada yang nenyebut data,
padahal infornasi, sebaliknya ada yang nengatakan
Adapun tujuan

5

infornasi padahal data.
Gordon B.Davis nenielaskan kaitan data dan
infornasi dalan bentuk definisi sebagai berikut
"Infornasi adalah data yanEE telah diproses ke dalan
suatu bentuk yang nempunyai arti bagi si penerina
dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan
saat itu atau keputusan mendatang". 1)
Dari definisi itu dapat disinpulkan bahwa data
adalah bahan nentah yang diproses untuk nenyaiikan
:

informasi.

2-2- Peran konputer

pa.da

Front Office Hotel

Front Office adalah salah satu departenent di
hotel yanEl secara operasional berhubungan langsung
dengan tanu. Front Office terletak pada bagian
depan hotel, ini dinaksudkan agar nudah diketahui.
Beberapa fungsi dari pada Front Offiee :

a-

Henyewakan knnar tanu.

Ada enpat aspek yang nenyanElkut penyewaan kamar;

- Henerima pesanan kanar.
- HenanElani tamu tanpa pestanan kanar.
- Helaksanakan pendaftaran
- Henentuhan kanar.
1) Gordon B.Davis, Hanagenent Inforna.tion Systens. Conceptual Fondations.. Structure and Developnent,
19?4, He Graw-HilI Kogakusha, Tokyo.

b. llenyusun laporan statue knaar.
Peneatatan status kanar neliputi antara lain;
- Kamar yang dihuni.
- Kanar yang sudah dipesan.
- Pindah kanar.
Kamar yang sedang diperbaiki.
Front office nerupakan ujung tonbak pada
sebuah hotel, karena dari tenpat inilah tamu bisa
nilai
nenilai hotel tersebut, apakah neniliki
pelayanan yang baik.
Karena Front office berhubungan langsunB
kepada tanu, naka untuk neningkatkan pelayanan
harus diikuti dengan baElainana eara kita nenyaiikan
suatu infornasi dan adninistrasi yang baik.
Persoalan yang sering diiunpai dalan pengoIahan data secara nanual, adalah : banyaknya dokutrren, kesulitan yang berupa perlakuan pentatatan,
pengelonpokan data dan lain sebagainya yang sangat
merepotkan serta nepbutuhkan waktu yang eukup lana.

Helihat banyaknya peran dan fungsi serta tugas
dari pada bagian Front Offiee pada sebuah hotel,
naka dituntut untuk uenghasilkan infornasi yang
cepat dan tepat. Karena salah satu unsur kepuasan
konsunen adalah nendapatkan pelayanan yang sebaik
nungkin.

7

Jika seeara nanual hal ini dirasakan sebagai
suatu beban waktu yang cukup berat. Sebab akan
dilakukan berbagai pencatatan yang seeara berulang
harus dilakukan untuk data yang sana. TuEfas berikutnya adalah kegiatan penyusunan laporan-IaPoran
yang harus dilakukan setiap hari.
Penyelenggaraan penbuatan sistem yang terkonputerisasi ini seialan dengan tuiuan sistem infornasi perhotelan itu sendiri.
Tujuan yang utama adalah : Helakukan usaha
penyederhanaan pekeriaan, nengurangi sebanyak mung-

kin kesalahan yang terjadi bila dilakukan siecara
manual. serta neningfkatkan kecepatan Pengolahan dan
keeernatan hasil penrosesannya.
SehubunElan dengan itu naka bagi sebuah hotel
perlu nenyelenggarakan / nen€adakan suatu Sisten
konputerisasi untuk pengelolahan adninistrasi pada
Front Office secara terpadu.
Uraian singkat diatas ielas nenberikan ganbaran bahwa, sebuah hotel perlu nenEfgunakan konputer
sebagai alat dan sisten penElelolahan data yang
eepat dan up to date, dapat nenberidengan teliti,
kan informasi kepada nanaienen untuk nen9anbil
keputusan.

2.3- Desain Sisten Infornasi HotelSecara unum sistem informasi hotel dapat dibagli dalan dua bagian utana, Yaitu :
- Front Off ice l{anaglenent Systen.
Baek Office HanaBenent SYsten.
Secara garis besar Front Offiee
dengan tanu, sedanglkan Back Office

berhubun5lan

berhubungan

dengan aeeounting Perusahaan.

Akhir dari

Pada design

sistem ini akan dihu-

bungkan ke Perencanaan atau Peranalan-

Z-4- Struktur OrPanisasi HotelStruktur orEanisasi Pada sebuah hotel terdiri
dari lina departenent yang dipinpin oleh seorang
General Hanager serta dibantu oleh aeoranE
assistent General llanager dan Controler.
Kelina Departenent tersebut adalah
a. Sales & Harketing.
b. Front Office.
c. Foot & Beverage.
d. Human Resources.
e. Engineering.
Antara hotel yang satu dengan hotel yang lain
struktur organisasinya tidak sama tetapi pada
prinsipnya sana. Perbedaan yang ada biasanya
disebabkan selera bermanaienen yanE beragan, atau
diakibatkan oleh ukuran hotel yang berbeda-beda'
:

A. Struktur Organisasi Hotel-

10

B. Tugas lasing-aasing departenen
General llanager

Peninpin atau Direktur unull,
nenbawahi departement Yang ada
dibawahnya.

Assistant

General

Hanager : nenbantu Pekeriaan /

newakili General Hanager.
Controller

Hengawasi dePartenen Yang

ada

dibawahnya sekaligus nenbawahi

departenen accounting.

$aIes & llarhetinE

l{enangani bidang Peniualan,
hunas / Publie Relation dan
narketing & connunication.

Front Office

nenan[gani Front Off

iee Cashier,

Reservation, Reception, telepon
concier€e, serta
operator,
bagian infornation.
Foot & Beverage

menanElani

restoran, Banquet

dan

Roon Serviee.

Hunan Resourees

ltenangani masalah kepegawaian
dan pelatihan.

EnElineerinE!

: t{enangani bagian nesin PABX,
peralatan lanpu, nesin laundrY.

11

C. Struktur Organisasi Pada Front Office'

ASSISTA}IT Ffi{]}iT
OFFIIE
''Ai{AEER

L2

2.5- Bagian-bagian pada Front OffLce2 - 5.

1. Pelesanan f,,a.nar
Reservation adalah bagian yang bertanggung
jawab atas senua pesanan kanar tanu hotel. Bagian
ini dipinpin oleh Chief Reservation.
A. Petugas peneriaaan hnrar
a. Tanggung jarab kepala Penerinaan.
- BertanEggung i awab kepada Front
llanai er

Of

f ice

.

- Bertanggung iawab atas Fesanan hanar
Bekerja sana dengan bagian atau dePartenen lainnya dt'hotel.
Henbina keria sana dengan kantor-kantor
perusahaan penerbanEfan atau travel Agent.
b. Tugas bagian penerilaan.
- Mencatat dan menyelesaikan tugae yang

ada

hubungannya dengan pesanan kanar.

- HenEfarsipkan data-data Pesanan kanar
( reservation ) denElan baik.
MenElontrol persediaan kanar dengan baik.

- Henghitung perkiraan Penghunian kanar
l{enbuat daf tar kedatanEan tanu.
Meabuat Eroup infornation list.
llenbuat VIP infornation 1ist.

13

B. Penesanan

krrar

Agar dapat nenberikan pelayanan yang baik

dan cepat naka petuEfas penesanan kanar harus
selalu siap dengan data. Seeara cepat, ia
nengetahui dan nelakukan

:

dapat atau tidaknya pernintaan diterina.

- Catatan dan kuurpulan infornasi yang diperlukan.

Pengadaan alokasi hhusus apabila terdapat
permintaan kanar srecara khusus.

Cara penesanan kanar dapat dilakukan
antara lain: lewat telepon, telex, surat ,faxsinile, konputer terninal dan personal.
a. $unber pelesanan kanarTerdapat beberapa sunber

penesanan

kanar yang nenunjang proses kenudahan bagi
penesran naupun bagi hotel, selain

keuntu-

ngan diantara kedua belah pihak.

Berikut ini adalah tenpat penesanan kanar
hote}, antara }ain :
Biro perjalanan (Travel Agency).
Perusahaan penerbangan (Airlines)
-

Perusahaan unun (Conpany).

Individual (Perseorangan

)

.

L4

b. Penulisan Pesanan knrar.

Setiap penulisan nama tanu dalan peneBBnan ksnar harus dilekukan dangen bnik,

eara penulisan dan ejaan harus betul. HaI
ini penting untuk nenudahkan infornasi,
baik kepada tanu naupun pada bagian penesanan kamar.

Tata eara penulisan penesanan tanu
sangat perlu untuk diketahui. Oleh karena
itu, slip infornasi pada rak harus disusun
berdasarkan abjad yang didahului dengan
nana akhir (Surenane) kenudian di ikuti
dengan nana depan (Initial).
data pereaana.n krlar Setelah pen€tisian fornulir

e- Peneatatan

penesanan

kanar selesai secara lengkap naka data ter-

sebut dinasukk.an kedalan buku harian (Dairy
Reservation Book) bagi hotel kecil.

Selanjutryar data-junlah,/jenis kanar
dicatat pada tabel (Reservation Chart).
Kartu penesanan kanar tersebut kenudian
diarsipkan sesuai tanggal kedatanElan.
d. Daftar tanu tiba
Daftar tanu yang akan tiba hari ini
dibuat oleh petugas penesanan kanar, sehari

15

sebelun tamu itu datangl.

Daftar itu setiap hari sebelun tamu
tiba dikirin kepada bagian-bagian lain. Ini
dilakukan agar bagian yang bersanElkutan
dapat nenpersiapkan diri untuk tugasnya
masing-nasing. Hisalnya; houskeepinEi, bertugas nempersiapkan kanar-kamar.

C- Reservation Chart
"Tabel penesanan kamar / Roon Control
sheet digunakan untuk nengetahui penesanan

kanar yang sudah diterina juga untuk mengetahui junlah kanar yang nasih bisa dipesan" 1)
Hal ini perlu dilakukan guna nenElhindari terjadinya over booking.
Reservation Chart dibagi nenjadi dua nacan

:

Conventional Chart dan Density Chart.

a. Conventional chart
TabeI (chart) ini dipergunakan bagi
hotel yang neniliki jumlah kanar sedikit.
nisalnya hotel kecil. Pada tabel konvensional sudah tersusun nomor kanar dan lana
tinggal sehingga lebih nudah nengontrol
1)

Franz, Renner Peter,

Boei n

Hotal

Front

Prosedures, 1981, CBI Publishing Co,

USA.

Offi ce

16

kanar yang nasih ditenpati dan kanar yang
akan dialokasikan untuk tanu lain. Selain
i-tu, nama tanu dapat dicantunkan pada tabel
tersebut.

Berikut ini adalah cara penEfisian eonvensional chart :
1. Perhatikan nomor kanar yang akan dialokasikan sebelum dikonf irnasikan

.

Z. Penandaan alokasi dengan tanda anak
panah nulai tanggal tiba sanpai tanBBaI
berangkat sedangkat nana tamu ditulis
diatas tanda itu.
3. Penulisan kantor dan nana tanu harus
jelas.
dalam Benggunakan tabel konvensional, yaitu :
1. t{onor kanar dapat ditentukan sebelun
tanu tiba.
2. tebih nudah nengontrol kamar yang belun
ditenpati.
Selain keuntungan juga ada kerugian,
Ada beberapa keuntungan

diantaranya:

1. Diperlukan waktu untuk nenasukkan

dan

nengubah data.

Z. Kelebihan penesanan kanar tidak bisa
terkontrol.

t7

b. Density Chart (Rooa Control Sheet)
Di hotel besar sebelun ada konputer
biasanya diElunakan tabel pesanan kanar.
Saat pesanan kamr diterina pada tabel itu
ditulis data jenis kanar dan lana tinggal.
Pada Density Chart ini sebelun tamu
tiba nomor kanar belun dapat ditentukan.
Nanun dari tabel ini dapat diketahui junlah
kamar yang sudah dipesan dan yang nasih
bisa ditenpati tanu }ain.

Berikut ini adalah cara pen€iisian
Density Chart :
1. Digunakan tanda (-) atau (/> pada kolon
yang sudah ditentukan.

Z.

Penandaan

alokasi dinulai sejak tanggal

tiba sanpai tanggal beranElkat.
2 -5 -2

- Penerinaan Ta-au
A. Reseption
Reseption adalah seksi yang bertanggung
jawab atas penerinaan tanu (cek in) dan tanu
yang Cek-out.
Tugas Reseptionis:

1. l{engecek }og book sebelun nenu}ai bekerja
dan apabila ada pesan atau instruksi supaya
seglera diselesaikan.

18

Z. nenberi informasi seeara singkat dan ielas.
3. meneriksa semua pesanan pada hari itu.
4. Henpersiapkan kanar-kamar untuk tanu biasa,
tanu VIP dan tamu ronbongan.

5. HenanEfani tauou cek in dan cek out.
6. menanElani tanu yang pindah kanar.
7 . Henbuat laporan harian.
8. HenanElani kunci kanar.
g. HenEfecek room report
.

B- Persiapan Penerinaan Tanu Tiba
Agar pelayanan lanear dan nenuaskan
nutlak diperlukan persiapan yang baik. Petugas
reseptionis harus menperhatikan langkahlangkah antara lain :
Heneriksa daftar kedatan6lan tanu
l{enperhatikan rak kanar
Henghitung persediaan kauar

llenblokasi kanar
t'lenpersiapkan untuk tanu ronbon8an
Henpersiapkan untuk tanu penting
Heneriksa atau nenrbaca buku laporan

a. l{eneriksa daftar kedatangan tanu.
Reeeptionis bertugas nengeeek datadata dengan nenbaea today arrival list atau
nenbaca setiap pesanan kanar.

19

infornasi ini reseptionis menpunyai gambaran tamu yang akan tiba.
DenEan denikian ia dapat nenpersiapkan
keperluan seperti:
Dengan

Penentuan kanar sesuai denEfan penesanan.

- Perslapan kanar sesuai denElan waktu keda
tangan tamu.
b. llenperhatikan

rak kanar.

Rak kanar (Roon Raek) adalah

alat per-

lengkapan peneriuraan tanu yang menunjuukan

status setiap kanar. Rah tersebut dipergunakan untuk penenpatan slip kanar. Rak ini
ditenpatkan dibawah neja pendaftaran atau
dilihat oleh reseptionis yang akan nenjual kanar. Dengan rak
ini reseptionis dapat lebih nudah nengletahui status setiap kamar, seperti :
Jenis kanar, Ietak kamar, noner kanar,
harga kanar dan status kanar.
eounter sehingga

nnudah

c. Perhitungan persediaan krnar hotelDalan nenanglani pesanan kanar, petugas

penerinaan tanu, petugas ruanElan selalu
dituntut untuk diteliti agar tidak neninbulkan nasalah naupun konplain dari tanu.

20

diterina dikontrol
dengan menggunakan reservation chart atau
Roon Control Sheet. Dengan denikian pesanan
kanar yangl sudah diterina naupun sisa kanar
yang nasih tersedia dapat diketahui.
PenClontrolan persediaan kanar juga
dapat dilaksanakan nelalui perkiraan hunian
kanar. Sebelum nenghitung perkiraan penghunian kanar maupun sisa kamar yang tersedia,
kita harus nengetahui status kanar.
Beberapa kode status kanar :
roon , yaitu junlah kanar hotel
yang tersedia untuk ditenpati tanu.
HU
House Use, yaitu kamar yang ditenpati oleh staff hotel karena tugas.
oo
Out of Order yaitu kanar yang tidak
dapat ditenpati tanu karena rusak
atau sedanEl dalan perbaikan
o
Oeeupied roon, yaitu kanar yang
sedang ditenpati tanu
Reservation yaitu pesanan kanar
Resv
yang telah pasti diterina.
Extend stay, yaitu tanu yang nemperpanjang
Senua pesanan yang

tinggal,
seharusnya tanu
l'n1
berangkat pada tanggal yang telah
ditentukan.

2l
c/o

Out, yaitu tanu

yang

berang-

check out : yaitu tamu yang

nenper-

Check

kat.
EarIy

cepat keberangkatan dari tanggal
yang telah ditentukan.
xx

Cancelled, yaitu pesanan kanar yang

dibatalkan oleh penesan.
Pedonan perhitungan kanar

terdiri atas

:

1. Yang nengurangi junlah persediaan kanar;
- Occupied rcrtra
Out of Order
- Extend stay
Reservat ion
House Use

2.

YanB nenanbah

junlah persediaan

kamar;

- Check out
- Early check out
- Caneelled
d- Henblokasi k.r'ar ,/ Blocking"Blocking adalah pelaksanaan penentuan
kanar untuk tanu yang sudah nenesan kanar
sebeluu tamu datang. Tujuannya ialah agar
tanu pasti mendapat kamar sesuai dengan

22

pesanan, terutalra yang nenpunyai pernintaan

khusus" 1).
Cara nenblokasi adalah sebagai berikut

:

1. l{enandai rak kanar yangE tamunya cek out
pada hari ini
a. llenganbil Guest slip pada rak kanar
b. Selipkan bloeking plastik nerah.
:

2- Henandai kanar yang kamarnya Out of
order atau rusak
a. Tandai rak kanar denelan bloking slip
yang terlebih dahulu ditulis nonor
kanar yang rusak, tanggal pada saat
terjadi kerusakan dan nac&n kerusakan
yang ada di kanar.
b. Selipkan blocking elip tersebut pada
rak kamar yang rueak.
c. Selipkan blocking plastik warna nerah
:

3. Menandai rak kamar yang kanarnya ada
nasalah, belun terselesaikan, baik kanar
yang berisi naupun kanar yang kosong :
a. Kalau kanar dihuni tanu, pada rak
kanar terdapat guest slip
1) Steadnon,Charles E, Hanagingt Front Office Operation,
1985, East Lansing, Hichigan.

23

Kalau kanar kosong pada rak kamar
tidak terdapat guest sIip.
c. Selipkan bloeking plastik warna nerah
b.

4. l{enandai rak kanar yang kanarnya di cek
in baru dan rekeningnya belun diisi :
a. Tentukan kamar yanE cek in dengan
nonor kanar, sesuai pesanan.
b. Selipkan bloeking plastik warna hijau
5. llenandai rak kanar yang tanunya tidur
diluar (s1eep out) :
a. Pada rak kaular terdapat guest slip
b. Selipkan blocking plastik kuning.
6. Henandai rak kanar sesuai dengan kanar
yang dipesan atau reservation :
a. Tentukan rak kanar a€lar sesuai dengan
jenis kanar yang dipesan, baik perseoranElan, Efroup maupun junlah kanar.
b. Seliphan bloekinE plastik warna hijau
7. Henandai rak kanar (bloeking roonn) Pesanan untuk tanu VIP, perseoranEfan nauPun
ronbongan

:

a. Tentukan nonor pada rak kanar

sesua].

pada pesanan dan jumlah kanar.

b. Tulislah pada bloeking slip

nomor

z4

kanar, nana tanu, ronbon6lan, tanggal
eek in dan tanEl6al cek out.
c. Selipkan bloeking slip pada rak kanar
d. Selipkan blocking plastik warna hijau
e. Tuliskan nonor kanar pada kartu pesanan kanar disudut kiri atas.

8. Henandai rak kanar yang telah dipesan
"untuk beberapa hari yang akan datang"
a. Tentukan nonor pada rak kanar yang
akan ditenpati.
b. Tandai rak kanar dengan blocking
slip, yanEE sudah ditulis , antara
lain :
1. nonor kamar
2. nana tamu ,nana ronbongan dan
3. tanggal ehek in dan chek out.
c. Selipkan blockinEl slip plastik warna
kuning.

9. llenandai rak kanar pada saat "tanu

akan

pindah kanar"

a. Pada rak yang kanarnya akan dikosongkan atau ditinggalkan, diselipkan
bloeking plastic warna nerah.
b. Pada kanar pilihan baru, diselipkan
bloeking slip yang telah ditulis:

25

1.
Z.
3.
4.

nonor kanar yang baru
nana tanu

tanggal pindah dan
nonor kanar yang lana

c. Selipkan blocking plastic warna hijau
yang berbentuk runcing pada rak kanar
yang baru ditenpati.
Setelah kita nenEfubah data yang diperlukan
naka guest slip kita selipkan di rak kamar
yantl baru dan blocking plastik hita aubil.

e- l{enpersiapkan

hedatanElan

tanu

ronbongfan.

Reseptionis akan berhasil dalan nena-

ngani pener inaan tanu ronbonglan denElan
persiapan yang baik. Berikut ini beberapa
persiapan yang penting untuk dilaksanakan,
antara lain; nenyiapkan daftar infornasi
ronbonElan, nenetapkan kamar pada rak kamar,
kartu tamu, anplop dan tempat kunci serta
nenyiapkan daftar nana anEfgota ronbongan.
1. Daftar

ini

berguna nen€finfornasikan
tentangl rombongan yang akan tiba. Biasanya daftar ini dibuat dua hari sebelun
tamu tiba. Data daftar ini dianbil dari
penesanan kanar ronbongfan.

26

2. Henentukan kanar

Sebelun tanu ronnbon€an datang,
kanar-kanar yang di blok sudah ditetap-

kan. Pada saat nenblokasi, diusahakan
kamar-kanar itu berada pada satu lantai
agar nenudahkan bell boy nenbawakan
barang-barang tanu. Bilanana lebih dari
satu ronbongan maka diElunakan bloeking
slip den9an warna yang berbeda sehin9ga
nenudahkan penElecekan

.

slip
Bloeking slip dibuat seperti halnya
slip tanu perseorangan. Namun, pada slip
ronbonEfan ditulis
nana ronbongan,

3. Menpersiapkan blocking

tanggal nasuk dan

tanESElal

keluar.

kartu tanu rombonElan
Kartu tanu dibuat untuk setiap
peserta per kamar. Pada kartu tanu
ditulis;
nana ronbonglan, nana tamu,
nonor kanar, tanggal tiba, dan tanggal
berangkat. Kartu tersebut digunakan
untuk penganbilan kunci di tenpat pendaf taran ,/ resepsion.

4. Henbuat

5. Hempersiapkan anplop kunci

Anplop dipersiapkan untuk tamu ron-

27

bongan per kanar. Anplop ini

berguna

untuk tenpat : kartu nana, kunei kamar,

dan kartu pos/ brosur/ stiker.
anplop bagian depan ditulis nana

Pada

rombo-

ngan, nana tanu dan nonor kanar.

daftar nana rombongan.
Daftar nama ronbongan (group Iist)
dibuat berdasarkan informasi dari reservation (bagian penesanan kanar). Infornasi ini penting untuk bagian lain
dengan pencantunan sebagai berikut :
a. nama ronbonElan
b. tanggal dan jan datang.
c. junlah angfEfota rombonglan.
d. junlah ,/ jenis kamar yang disediakan.
e. nama pinpinan ronbongan dan notnor

6. Menpersiapkan

.

kamar.

f. cara penbayaran rekening.
g. agen perjalanan beserta alanat.
h. nenu nakanan yang ditanggung agen.
i. nonor kanar yang dipakai
j. nama anggota ronbongan.
k. acara selana tinggal di hotel,
1. eatatan penting.

dan

28

2.5-3. Penerinaan Tanu Tiba atau Registrasi
Penerimaan tanu tiba nerupakan suatu

ranEg-

kaian ke€liatan nulai dari penyanbutan tamu pada
saat nenghampiri neja pendaftaran (registration
counter) sanpai kepada nelepas tamu untuk nenuju
ke kamar dengan diantar oleh bell boy.
a. Cara penyanbutan taau1. Petugas penerima tanu harus sudah nenpersiapkan dan nerapikan, baik peralatan,
bahan naupun pakaian, dengan wajah tanpak
ceriah.

2. Sanbutlah tanu pada saat nenuju neja pendaftaran.

3.

yang datang
ke neja pendaftaran / bagian inforurasi
harus dilayani dengan tanpa pitih kasih.

Penyambutan dan pelayanan tamu

yancl datang

lebih dahulu naka harus didahu-

Iukan.

b- Langkah-langkah

nenyewakan krnar-

Keberhasilan penyewaan kanar adalah hasil

penerapan langkah-langkah dasar penasaran.
Dalau penjualan suatu produk, s€lalu ada tigla

unsur pokok, yaitu: pembeli, penjual, dan
produk yang dipasarkan, nisalnya kamar,
nakanan dan ninunan. Penjual nutlak harus

29

mengetahui dengan cernat produk yeng akan

dipasarkan. Dengan denikian penerina tanu /
reseptionis harus nanpu :
1. berbicara dengan eermat tentanEl produk yang
akan ditawarkan.

2. nrenyesuaikan dengan keinginan tamu, dan
3. nenbandingkan dengan produk hotel lain.
c. Penetapan kalar.
Penetapan kamar nerupakan tugas bagian

penerinaan tanu. Petugas ini nenilih
dan
nenentukan kanar yang akan digunakan tamu,
sesuai dengan keinnginan tanu, baik jenis
naupun junlah kamar. Penguasaan rak kanar

sangat penting bagi seorang penerina tanu.
Setelah nenetaphan kamar dan nomor kanar
dengan ditandai selip plastik hijau naka nonor
kanar yang bersangkutan ditulis pada kartu
(kartu pendaftaran). Kemudian,
registrasi
kunei kannar dianbil dari rak kunci (key rack).
d. llelengkapi kartu tanu (Guest Card).

Kartu tanu dikeluarkan oleh penerina tanu
untuk diserahkan kepada tanu yang nenginap.
Penyerahan ini sebagai tanda bukti bahwa tanu
nenElinap dan dapat nenEfanbil kunci di reception. Pada kartu tamu tereantun, antara lain:

30

tanu atau ronbongan, nonor kanar, tanggal
tiba / berangkat, harga kamar, nomor kanar dan
nonor deposit boxs.
Nana

Penyanpai kartu tanu dilakukan oleh pene-

rima tanu kepada tanu atau nelalui beII boy.
Penerima tanu menyelesaikan pengisian kartu
kenudian nemanggil beIl boy untuk nenyerahkan

kunei dan kartu untuk disanpaikan kepada tanu.

2-A- Aduinistrasi. pada Front Offiee
2-A-L. Foraulir peDesanan k.-ar

$etiap pemesanan kamar yang diterina, nelalui alat komunikasi apa saja dan sunber dari nana
saja, dicatat dalan fornulir penesanan kamar
(reservation card). Ununnya fornulir panesanan
kamar disetiap hotel tidak Eama, nanun neniliki
prinsip sana.
Ada beberapa keuntunEfan dalan nenggunakan
formulir penesanan kanar. fornulir ini berguna
untuk menastikan bahwa senua infornasi yang diperlukan sudah diperoleh, untuk nenudahkan dalan
pemrosiesan data, dan untuk nenudahkan hal-hal
yang penting buat tanu, seperti : penbayaran,
harga kanar, waktu tiba, dan sebaglainya. Keuntungan lain adalah untuk nenglhindari hilangnya data
tanu.

31

A. Istilah dalaa
P/h

c/A

peDesanan karrar

Personal Aceount, yaitu pembayaran
kontan oleh tamu yang bersangkutan.
pembayaran
Company Account, yaitu
ditanggung oleh suatu kantor I

agen

perj alanan.
R/O

R/H

Roon only, yaitu penbayaran
ditanggunEi kanarnya saja.
Roon and neal yaitu penbayaran
ditanggung denEfan ael?a kauar
biaya nakan.

XX

yang

yang
dan

Cancelled adalah penesanan kamar yang

dibatalkan.
Deposit

Penbayaran dilakukan oleh tamu kepada

pihak hotel dalan junlah tertentu,
sebaBai uanEf nuka.

llalk in guest :

Tamu yang

nenginap di

hotel

tanpa lrenesan kanar lebih dahulu.

Closed : Persediaan kamar sudah habis dan
tidak nelayani pemesanan kanar.
On Request : Pencatatan pesanan kanar senentara
menunggu adanya kamar kosonEl.

: Persediaan kanar nasih ada dan setiap
pemesanan bisa diterina.
Fully Booked : Kanar hotel telah penuh karena
dipesan atau sudah dihuni tanu.

Open

32

B. Keterangan Pada Foraulir Penasanan Kanar
Ditulis nama tanu yanEf akan
t{ane
menenpati kanar, penulisan nana
harus ditulis dengan huruf kapital atau diketik rapi dan dengan
tata cara yang benar. Bilanana
tanu yang tinggal lebih dari
satu orangi naka nama tersebut
ditulis pada kolon dibawahnya.
Diisi dengan jenis pesawat dan
Flt Arrival
nonor penerbangan yang ditunpangi tanu tersebut.
Kota asal tamu yang nenginap
Frorr
Arr ival
Tanggal kedatangan tanu
Departure

Tanglgal keberangkatan tanu

Pax

Junlah tanu

Revision

Kolon bilanana terjadi perubahan
pesanan kanar

Revised by

Penesanan kamar diubah oleh

Naue

Nana oranEl yang nengubah pesanan

Date

Tanggal saat penesanan diubah

Standard single : Kanar perseorangan standar

Twin sinElle use : Kamar untuk dua oranEl (twin)

diisi satu orang
Standard twin : Twin standard
: Kanar diisi untuk tiEla orang
Trip1e

33

Junior suite :

Kamar yang

lebih besar dan baelus

dari pada yang standard.
: Kanar bagus kelas nenengah
Suite
President suite : Kanar newah
reservation souree : sunber pesanan
: Conpany (perusahaan)
co
: AIanat
Adrress
Reservation by : nana penesan
Telepon

Nonor telepon

A/C

Account (penbayaran)

R/A

Roon
d

All

A/C

only (sewa kamar saja

yang

itanggung )

All

Act (penunbayaran lunas )

senua biaya ditanggung
Roon
Conf

&

nneals

irnat ion

R/tl kauar dan makanan

konfirnasi
an / catatan

Renark

KeteranE

Date / elerk

Tanggal ,/ petugas yang nenbuat
penesanan kanar

Diseount

Potongan harga

Approved by

disetujui oleh

Room

rate

Harga kanar

Tit le

Jabatan ,/ pangkat

Arrangement

Pengaturan khusus

34

2.6-2. Rekapitulasi hunian knnar
ialah formulir penghitunElan
penjualan sewa kanar pada hari itu. Sebelun
nengerjakan laporan rekapitulasi penjualan kanar,
yang biasa dikerjakan malan hari setelah kegiatan
jual / beLi (cheek-in dan eheek-out) berakhir,
petugas reseptionis nenasukkan data yang diannbil
dari selip tanu pada rak kanar. Data tersebut
kemudian dipindahkan kedalan fornulir
housecount
sheet. 1 )
Houseeount sheet

A. Forlulir Perhitun6fan Knnar
Pada fornulir perhitunelan kanar yang
telah diisi, akan diketahui junlah penElhasilan
dari penyewaan kanar seluruhnya pada hari itu.
Berapa kanar yang kosong (Vacant), kamar yang
rusak, dan kanar yang tamunya nenginap cunacuna (eonplinentary).
Laporan ini dibuat oleh reseptionis yang

bertugas uralan sebagai tutup buku penjualan
kanar, pada pukul 24.AO bersanaan den€an
tutupnya nesin pada kasir kantor depan.

Pada laporan tersebut dapat diketahui
junlah tanu dan kaurar pada hari kenarin,
1) Paul B, l{hite & Helen

Edr'rard A, tondon.

Baek1ey, Hotel Reception

1973,

35

junlah kanar dan tanu yang datang hari ini,
junlah tauu dan kanar yang tanunya berangkat,
junlah kanar dan tanu yang nenginap hari ini.
Pada fornulir houseeount terdapat beberapa kolon, diantaranya, nonor kanar, jenis
kanar, kolon F untuk penglisian tanu wanita
dengan junlah yang dicantunkan, kolon H untuk
pengisian tanu pria ditulis dengan anEfka.
Se1ain itu terdapat kolon kode (status) kanar,
kolonr harga kanar dan kolon kebangsaan tanu.
Junlah senua pendapatan sewa kanar pada nalan
itu ditulis pada kolom today's revenue. Jun1ah
pada kolon today dicatat pada kolon nasingnasing dan khusus untuk kolon yesterday data
diambilkan dari housecount hari keni.rin.
sedangkan untuk kolon arrival dan departure,
data dianbil dari housecount hari ini.
B.

Rekapitulasi kanar
Laporan yang tersusun pada rekapitulasi
kanar itu penting karena cepat diketahui
junlah hasil penjualan kanar pada hari itu.
Laporan ini berisikan antara lain : Penghunian

kanar, harga kanar rata-rata dan ganbaran
status kanar.
Untuk mengetahui dan nengerjakan rekapitulasi penjualan kanar, kita harus pula nenge-

36

tahui hal berikut ini :
a. Oceupied roon, kanar yang diisi oleh tamutanu yang menbayar.

b. Vacant, kanar yang tidak teriual.
c. Out of Order, kanar yang rusak atau sedang
diperbaiki sehingga tidak bisa diiual.
d. Conplinentary, kanar yang ditenpati tanu
dengan tidak nenbayar. Biasanya, tanu ini
dianElElap pentinE! karena berPotensi untuk
pengenbanElan hotel.
e. Total roon, junlah kanar yang ada.
f. Roon revenue, junlah hasil penJualan seIuruh kamar pada hari itu.
g. Total Guest, junlah tanu pada hari itu.
h. Roon average, harga rata-rata kanar
terjual.

yang

2.7. Peranan Sistea Infornasi Pada Pereneanaan
Sisten infornasi adalah relevan bagi fungsi
perencanaan dan pengendalian. Perencanaan dan
penElendalian yang dibantu konputer neningkatkan
kenanpuan nanajenen untuk nenyelenggarakan fungsi
yang penting ini.

Suatu reneana merupakan suatu arah tindakan
yang telah ditetapkan lebih dahulu. Rencana itu
nenyatukan tujuan dan ke€iatan yang perlu untuk

37

neneapai tujuan tadi. Rencana orgianisasi tidak
ditentukan secara nekanis tetapi sangat tergantun€
kepada oranEl-orang yang berkepentinEfan dalan organisasi tersebut. Pada dasarnya ada tiBa tingkatan
kegiatan nanajenen yan€t telah diidentifikasikan,
yaitu : Perencanaan strategik, pengendalian nanajemen dan pengendalian operasional. Setiap kegliatan
nenbutuhkan rencana secara terpisah.

Pada perencanaan strategik, Perlu nenetaPkan
sasaran organisasi, nendefinisikan kenungkinankenunElkinan hannbatan atau kendala-kendala dari
sumber daya yang tersedia.
Pada perencanaan manajemen (nanaienen

taktis),

perlu pengalokasian sunber daya akan diperoleh,
diorganisasi, dan dipakai. Hisalnya suatu an€tEaran
pengeluaran untuk baran€ nodal dan rencana sunber
daya manusia untuk lina tahun atau jangka waktu
tertentu.
Pada pengendalian operasional, Perlu dibuat
jadwal kegiatan setiap hari, penentuan harga, tingkat produksi, tingkat persediaan, dan sebagainya.
Z-T

.L- Proses

Perencanaan

organisasi neneerninkan harapan nengenai Iingkungan, harapan nengenai kemanpuan organisasi dan keputusan yang telah dibuat
Rencana suatu

38

tentang persoalan seperti alokasi sunebr daya dan
pengarahan upaya. Harapan yang dikuantifikasi
nerupakan perubah (variable) nasukan ba€li nodel
yang dipakai dalan Perencanaan. Sasaran sisten

infornasi adalah menberi bantuan dalan Perunusan,
kuantifikasi klasifihasi dan pengcEunaan harapan
tersebut.

"Analisis untuk nerunuskan dan nenguantifikasi harapan dapat menggunakan ti€a netode
dan
Analisis Obiehtif
Hetode Statistika,
Penilaian". 1)
1. Hetode Statistika : nisalnya analisis koreIasi, reElresi, peramalan, serta analisis lainnya yanEl menyaiikan harapan berdasarkan analisis statistika atas data historis.
2. Analisis objektif atas nilai dan prioritas:
Jika tersedia ukuran kuantitatif dari nilai,
ukuran ini seringkali dapat diterapkan Pada
alternatif untuk tiba pada prioritas guna
:

penggunaan dalan pereneanaan.

llisalnya:

perhitunElan tinBkat

PenBhasilan

untuk pengeluaran yang DenElhasilkan pendapatan
atau penghenatan dan analisis biaya nariinal ,/
1)

!langkusubroto, K, Analisa Keoutusan. pendekatan
sistem dalan nana-ienen usaha dan oro.vek, 1985,
Institut Teknologi Bandung, BandunEl.

39

penghasilan narjinal untuk pengeluaran seperti

nisalnya periklanan.
3. Penilaian: Penilaian dipakai untuk nenilih
netode statistika yang tepat, bilauana analisa

statistika diperlukan.
2-7-Z- Bantuan Sistea Infornasi Bagi Pereneanaan
Proses pereneanaan menerlukan suatu nodel
pereneanaan, data nasukan dan nanipulasi nnodel
itu untuk nenghasilkan keluaran perencanaan.

Sisten infornasi harus nenyaiikan dukungan bagi
nasing-nasing kebutuhannya.
Kebutuhan : UodeI Pereneanaan. Dukungan/ bantuan

sistem infornasi : Bantuan analisis dalan Pengenbangan struktur dan persanaan bagi nodel. Data
historis bagi penggunaan dalan analisis untuk
nengenbangkan hubungan perkiraan dan perencanaan.
Kebutuhan : Data nasukan. Dukungan Sisten infor-

masi : Data historis ditanbah analisis dan unani-

pulasi data untuk nenbangkitkan data nasukan yang
berdasarkan data historis.
Kebutuhan : Hanipulasi nodel
Dukungan sisten informasi : Penggunaan konputer
untuk nenialankan suatu nodel berdasarkan konputer. HaniBulasi data lainnya berdasarkan teknik
peranalan.

40

Sisten infornasi nenyediakan data dan kenampuan penghitungan. Data disajikan untuk penBenbangan nodel dan nasukannya. Hisalnya, penjualan
historis bisa dianalisis untuk penEfg unaan pola
musinan dalan nodel. Angka penjualan historis
dari beberapa tahun yang la1u dapat dipakai juga
dalan algoritne peranalan penjualan untuk meranalkan (nenperkirakan) penjualan masa nendatang.
Kenanpuan nranipulasi adalah pentinEl karena

ini nenun€kinkan penggunaan nodel dalan
suatu sinulasi. Pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan nodel-node} apa yang eoeok sangat

kenampuan

terBantunel pada kenanpuan sejauh nana dapat nelakukan nanipulasi nodeI, dan ini ununnya juga

tergantung pada nodel yang dijalankan pada suatu
konputer.
Perencanaan menerlukan analisis

data his-

toris, untuk menenukan hubungan yang diharapkan
bagi perkembangan di nasa nendatang. Dengan penggunaan hubungan yang diperoleh dari analisis data
historis atau hubungan-hubungan yang dianggap
sebagai dalil oleh perencana, perkiraan dapat
dikenbangkan untuk nilai nasa nendatang dari
variabel organisasi. Sisten infornnasi harus
nenyediakan dukungan bagi analisis data historis
dan peranalan nilai data. Perencanaan keuanEfan

41

juga

nenerlukan dukungan penghitungan untuk
perhitunElan berbagai ukuran yang berkaitan denEan
profitabilitas.
Bagian ini mencoba nelakukan
survai terhadap teknik-teknik yanEg menopanE

analisis

data, peranalan data

dan analisa

keuan€lan.

terutana
Teknik analisis data historis
Teknik
adalah nenEfgunakan netode statlstika.
analisis data historis yang dilakukan untuh
nenemukan pola atau hubungan yang dapat berguna
nendatang dari
dalan memproyeksikan nilai
variabel yang berarti. Teknik ini dapat dipandang
sebagai bagian ranEfkaian perangkat lunak untuk
analisis yang tersedia untuk semua penggunaan.

BAB

III

IIETODE PERAIIALAH
PADA SISTEII IXFORIIASI PBRHOTELAS

Untuk nenbuat peranalan tentang tingkat hunian
kanar pada sebuah hotel, maka dalan hal ini penulis
nen€lgunakan netode Kwadrat terkeeil atau dengan nana
lain l'lethod of teast Squares
-

3-1. l{etode Knadrat Terkecil
Seperti diketahui bahwa garis trend linier
dapat ditulis sebagai Persamaan garis lurus
Y' = a + b X
:

dimana

:

Y' = data berkala

(time series data)

= waktu (hari,ning€u,bulan, tahun)
adanb = bilangan konstan. 1)
x

Jadi neneari garis trend berarti neneari nilai
a dan b- Apabila a dan b sudah diketahui, maka
garis trend tersebut dapat diper$unakan untuk
meramalkan Y.

Untuk nengadakan perhitungan, maka diperluhan

nilai tertentu pada variabel waktu (=X), sedenikian
1) Prof. Drs.Sutrisno Hadi,M.A., Statistik
Andi Offset, Yogj akarta.
4Z

3,

1982,

43

rupa, sehingga junlah nilai variabel waktu adalah
no1.
n

Xi=0

i=1

Hisalnya :
untuk n : 5

xL ,x2, x3, X4 , X5

-z -1 0 L-2
untuk n =

untuk n =

g

xL

,xz, x3, x4, x5, x6,

-4 -3 -2 -1 0 L 2 3
B

Pada

10

4

x1, x2, x3, X4, X5, X6

-5-3-1
untuk n =

x7 , x8, xg

xl,

1 3

5

x2 , x3 , x4 , x5, x6, x? , x8, xg

,

xlo

1 3 5 7 g
-9-7 -5-3-1
umunnya yang diberi nilai nol adalah variabel

waktu yang letaknYa ditengah.

Hencari Baris trend iuga berarti neneari nilai a
dan b dari persamaan garis trend Y' : a+bX'
Kalau kita perhatikan garis trend yang dinaksudkan
untuk newakili suatu diagran pencar. Tidak senua
koordinat yang menbentuk diaBran pencar
titik
tersebut terletak tepat pada garis trend, tetapi
ada juga yang diatas dan ada iuBa yang dibalrahnya'
Hetode iunlah kwadrat terkeeil ( least square
nethod) untuk neneari $arie t,rend dinaksudkan suatu
perkiraan atau taksiran men€enai nilai a dan b dari

44

: a+bx yang didasarkan atas data hasil
observasi, sedenikian rupa sehingga junlah
kesalahan kuadrat terkecil (nininun). tanda aksen
seringl ditiadakan. Jadi persanaan garis trend,
persamaan Y',

dapatditulisY=a+bXPerlu diperhatikan, bahwa sebetulnya ada dua naean
nilai Y yaitu berdasarhan hasil pencatatan dan
trend.

Runus,"=?-bx
{ =
[ =
b=

1

n

1

n

n
n

Yi = rata-rata

Y

Xi = rata-rata

X

XiYi
Xi^Z

Xi Yi
( Xi )^2

Dengan denikian untuk €laris trend yang 1urus, runusnya

adalah

:

"=?
b=

xiYi
xi^2

Y' = a + b X (persauaan garis trend linier)
X = variabel waktu.

45

Contoh :

PerhitunBan Trend dengan netode Least Squares
Untuk Junlah tahun yang Ganjil.

Bln-Thn
01-94

-3
-2
-1

02-94

03-94

a4-94

150

tL7

a=y=

=

0

o

L25
306
483

4

28

916

131

totXY

131

r=
131

a+bx

4

0

Persamaan Trend
v

-450
-234
-99

3

1

2

rata rata

N2

g9
111
125
153
161

0

05-94
06-94
0?-94

XY

131

g
1
1

I

131

b=

totX^2

28

= 4.68

tinier

+ 4.68 (X)

Untuk meranalkan Y pada bulan depan, nilai
dinasukkan dalan persanaan tersebut yaitu
(X= 4 ) -> Y=
131 +
4.68(4)
149.57
=
:

Jadi ramalan Jun1ah tanu bulan depan :

150

46

Contoh :
Perhitungan Trend denEian netode Least Squares
Untuk Junlah tahun yang Genap.
XY

N2

150
LL7
gg
111
L25
153
161
155

-1,050

4g
25

1,085

25
4g

L,O7t

431

168

Bln-Thn
01-94
o2-94
03-94
04-94
05-94
06-94
0?-94
08-94

-7
-5
-3
-1
1

3

5
7

rata rata
a=y=

\t

-585
-297

g

- 111
L25

1
1

I

459
805

134

b=

134

Persanaan Trend

totXY

431

totX^2

168

2.57

Linier

Y_ a+bX

2.57 (x)

134 +

Untuk neranaalkan Y pada bulan depan, nilai
dinasukkan dalam persanaan tersebut yaitu :

(X=
Jadi ranalan

g)

->

Jum1ah

Y

134

2.57

+

156. 96

tanu bulan depan

=

(

t57

s)

BAB IV
PERATICAffGAT

SISTEII INFORIIASI

Perancangan merupakan langkah awal dalan

pase

sisten untuk setiap produk keteknikan atau
sistem. Seeara jelas dapat didefinisikan kembali yaitu
merupakan proses penerapan bermacan-naeam teknik dan
prinsip dengan tujuan untuk nendefinisikan peralatan,
proses atau sisten secara rinci sehingga nudah dalan
pengennbangan

Penerapannya

-

Seeara unum sistem infornasi hotel dapat dibagi
dalan dua bagian utana, yaitu : Front Office ilanagenent
Systen dan Baek Offiee Hanagenent System

4.L. Front Offiee l{slrdenent Systen
Lingkup dari Front Office ( FO I l{anegenent
Systen adalah senua aktifitas dan pengelolaan
informasi di bagian Front Office Siten ini dapat
dibagi lagi menjadi beberapa nodul besar yanEl dalan
atau
sendiri
inplennentasinya dapat berdiri
terinte€lrasi.
Systen tersebut adalah :
1. Reservation Hanagenent Systen.
2- Reg!istration l,lanagenent Systen.
3. Room Hanegenent Systen.
4. Front Off ice Cashier Hana€fenent Systen.
47

48

5. Housekeeping HanaElenent Systen.
6. Sales and l{arketinel Hanagenent Systen.
4 - 1.

1. Reservation l{anaElenent $ysten
dar i
Hodu I
in i nenEle 1o la proses , mu lai
seorang tanu nelakukan reservation (penesanan
melakukan
tenpat)
tersebut
hingga tanu
regtistrasi.
txporrn-lnpursn yang diheEilken dgri nsdul
ini adalah sebagai berikut ;
- New Booking Report, yaitu laporan tentang
Daftar penesanan kanar yang baru.
Expected Arrival, yaitu laporan tentang Daftar
kedatangan yang diharaBkan untuk besok.
yaitu laporan
Reservation Cancellation list,
tentang penbatalan pem€sanan.

- Deposit Received, yaitu }aporan tentang Junlah
uanE! deposit dari tamu yang kita teriura.
Deposit Return, yaitu laporan tentang Junlah
uanE! yang telah kita kenbalikan ke tanu.
Roon Availabylity, yaitu laporan tentang Junlah
ruangan / kamar yang tersedia.
4

-t

-2

- Registration llsllnBerent Systea
Hodul ini nen€elola infornasi dari saat tanu
nelakukan regfistrasi yang selanjutnya tanu akan
dialokasikan pada kanar tertentu pada modul Roon

4g

Hanaglenent Systen

dan nencatat

tamu

yang

nelakukan ehek out.

Laporan yang dihasilkan dari nodul ini
adalah sebagai berikut :
- l{a}k in Guest List, yaitu laporan tentang
Daftar tanu-tanu yang datang langsung ke
hotel tanpa nelalui travel agen.
- Guest List, yaitu }aporan tentang daftar tamu.

- Foreign Guest List, yaitu laporan tentang
Daftar tamu asing.
In House Guest List, yaitu laporan tentang
daftar tamu yang sudah nelakukan reElistrasi dan sudah nasuk ke kanarnya.
4 - 1.3.

Rool l{4lngerent systea

Dalan modul ini dieatat seluruh kanar yang
tersedia, inventory nasing-nasing kamar, jenisjenisnya senua fasilitas kanar beserta tarifnya.
Dari nodul ini dikelola semua infornasi nengenai
tanu. baik yang nasuk nelalui reservation uaupun
walk in guest. Jadi nodul ini nengelola infornasi
yang berkaitan denElan tamu saat nenBinap dihotel.
Laporan-laporan yang dihasilkan dari nodul
ini. adalah sebagai berikut :
Roon Inventory and Status List, yaitu laporan
tentang Daftar kanar berikut
statusnya.

dengan

50

Assignnent List, yaitu laporan tentang
Daftar kamar yang telah terisi.
Room Availabylity, yaitu laporan tentang kanar
yang tersedLa / bisa untuk dipakai.
Expected Departure List, yaitu laporan tentang
Daftar tanu yang diharapkan akan Cek Out
Besok atau tqnggal tertentu.
Departure List, yaitu laporan tentang Daftar
tanu yang Cek Out.
Guest Hessa€le, yaitu laporan tentang daftar
Roon

pesan-pesan untuk tanu.

Guest History Report, yaitu

laporan tentang
Sejarah dari pada tamu tersebut selana
pernah tinggal di hotel tersebut.

4-\-4- Front Office Cashier l{a11s€enent systen
Hodul ini digunakan untuk nengelolah senua
Bills dai senua Outlet yang ada dan seeara
otonatis nenyelesaikan penbebanan dan pencatatan
ke Guest Fo1io nasing-nasing yang bersangkutan.
4-1-5- Housekeeping llsllagerent systen

Hodul ini digunakan untuk nengelolah hasil
penantauan status kamar sebagai hasil dari
penganatan rutin petu€las housekeeping yang
bertugas. Infornasi ini dicoeokkan dengan status
yang dicatat oleh sub-noduI Rooun }lanaEfenent dan

51

penyinpangan

dilaporkan

yang

perlu

secara

khusus

diperhatikan akan
dalan Decrepaney

Report.

4.1.6. Sales And llarheting llasr8enent systea
Hodu I
in i
d igunakan untuk
unenentukan
kebijakan lebih lanjut yang berkaitan dengan
penasaran hotel. Dari nodul ini dapat digunakan
analisa pasar, Guest sebagai sasaran utamanya,

statistik
sebagai dasar strategi
pronotion sebagai sarananya.

dan sales

4-2- Diskripsi singkat nengenai Diagran Aliran Data
a- Singran Aliran Data Reservatlon
Jika ada Travel agent nengajukan penesanan
Roon
/ booking, maka proses transaksi
Availability Inquiry akan nengeeek apakah cukup
atau ada kamar sesuai pesanannya, Bila tidak
tersedia kamar naka Travel agent langsung
diberikan jawabannya. Apabila tersedia naka data
tersebut
diberikan ke Proses transaksi
Reservation Haintenanee. Apabila tersedia kamar
naka travel agent akan diberi infornasi. Pada
proses ini kanar tersebut akan di blockindl,
untuk selanjutnya datanya disinpan dalan
Reservation record. Pada database tersebut
record ,/ junlah persediaan kanar di update.

52

b. Diagran Aliran Data Roon llalrEfenent

perseorangan / walk in Buest
nenberikan Deposit naka apabila pada saat proses
registrasi akan diberikan Roon Key, apabila
group naka biasanya nenakai voucher. Proses
transaksi pada registrasi akan memberikan datadata tersebut ke proses transaksi Registration
Forn. Selain dari pada itu juga nencatat ke file
guest record kenudian dilanjutkan juga ke file
guest history. Pesan-pesan dari tanu akan
diproses di guest nessage managiement untuk
Jika

e-

selanjutnya data tersebut disinpan di guest
nesaEle f ile.
Diagran Aliran Data Front Office Cashier
Jika ada penyetoran deposit dari guest naka
proaes transaksi Deposit Receipt akan nenberikan
data tersebut ke Proses transaksi Guest Ledger,
denikian juga yang dari proses transaksi guest
bi11. Pada proses transaksi Guest Bill akan
nenbaca file Guest bill
file sedangkan pada
proses transaksi guest ledger akan nenbaea file
guest ledger file. Dari proses-proses tersebut
datanya diberikan kepada proses transaksi Guest
total receipt Forn, yang nana pada akhirnya
data-data tersebut akan diberikan kepada proses
transaksi Front Offiee Cashier Report.

53

d. Diagraa Aliran Data House Keeping

Jika ada perubahan pada nonor kanar naka
proses transaksi pada House KeepinEl akan nelihat
/ membaca file transaksi status kamar, untuk
nelihat dari pada status kanar yang akan dituju.
Bila Status sesuai maka guest / tanu boleh
pindah kanar dan infornasi ini diberikan ke Roon
HanaEfenent.

54

Rtsif,'/Rit0lt icctPii0

Rf STRYRI IOII

lr0l AccffltD

R00ll
AYAILNELT

--}

nFqtrv9

Et0cxl}lE

-+
intsirynilox

0lAcR#{ nLitrH(

RtcoRos

mtn Rts$il.\1il0{

."'^ tt'(
t(l '{- '

Itr

55

R0011 Ass 16il11

6UiSi

i}(l
clrtcK-0ut

RiC0RDS

6UiSr l{lSr0RY f tLt

R00r1 KiY

6UtSl tltssA6t

ll

,-0Rll-88t

|

rltt
|

6U€SI lttSSASt f

ttt

OIfIffiAi( ALIR/f{ DAIft

-

Bffi }$IT$D(LJ(I

56
6uisr r0;At RicilPl

a--

EUiSI

sItL

PRY11IllI

6Ut5I IOIAL
RiCI IP

6U:51 0iP0Sll
--)

I

t0Rn
0tP0s

li

ili.Ltt,'l

but)l
:tI URRAI{II
l8lU. l(:!irA!
I r9 lr00r{t
Iilri. itILIP}i

ti06tR

nr
lslri t0nnr
ut I A8
lStrr Iiltlit
ul|0 Y
'8lt l r.trul|08

t

(RNRAOK
RAO KT 8R8
8R

iilii

rn
I8RRR
pl00t
((t

|l?tRRIIA
iNtri tn30n
ln s)ttRyt

illli

tn0u
lur{6t

ittltilttsss

8RA

;8UtSI

DUt

)

|

u5 r

rc!ltY ilAil6t8

C. CnSXlri
f,!P0il

R;.

I

lrolrtY cHA[6tR riLi

I

lrAsriR f tLt r.c.

ll.
IIIiOR
cAsl{

D€PI

srtt

I

lcnsl{

;li}l3r::;ixs

0ttfirJ{
'\Lipir{

iliA

, iLI

iRc{t oFFtct c,1s{tLl

57

)0r1

s

lAlus

cHAlt6t

R00ll

ROOIT

SIAIUS TILT

DIfSSft{ nLtil.fl }1Trl

tilatxt8ilrc

58

Struktur File : File Reservasi
Structure for database: C:RE$ERV.dbf
l{idth
Field Field Nane Type
6
1 NOPESANAN Charaeter
I
2 TGLDATANG Date
7
3 JAHDATANG Nuneric
I
4 TGLPERGI Date
7
5 JAMPERGI
Nunerie
3
6 JHLINAP
Numeric
3
7 STA-TUS
Character
4
I ROOH-ILOCK Charaeter
9 GROUP
2g
Charaeter
20
10 NAMAKELl Charaeter
15
11 NAHAKECILl Character
LZ KEIAHINl Charaeter
1
20
13 NAI,IAKEL2 Character
15
L4 NAUAKECILZ Character
1
15 KELAMIN2 Character
2A
16 NAHAKEL3 Charaeter
L7 NAHAKECILS Character
15
1
18 KELAHIN3 Character
2g
1g PRMTLINE Character
3
2A TYPEKAHAR Character
2L NOKAHAR
4
Charaeter
7
22 HARGAKAIIAR Nuneric
23 CONTACPERS Character
15
7
24 TELPON
Character
25 FAX
7
Character
10
26 KARTKREDIT Character
27 TGLHABIS Date
I
I
28 DE