Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Rezervasi Kamar Hotel (Secara Walk-In Bandung)

1

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Kemajuan ilmu pengetahuan yang berorientasi pada perkembangan teknologi informasi merupakan bagian dari kehidupan masyarakat dunia saat ini. Seiring dengan perkembangan terebut teknologi informasi berbasis komputer merupakan salah satu alat pengolah data yang wajib dimiliki oleh perusahaan atau instansi untuk menghasilkan informasi. Dimana kegunaan dari teknologi informasi selain sebagai penunjang system informasi, juga merupakan kebutuhan primer bagi kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Dengan munculnya teknologi informasi sangatlah membantu dalam pemecahan masalah terutama dalam hal menyelenggarakan system informasi yang diterapkan pada perusahaan-perusahaan supaya informasi yang dibutuhkan lebih berkualitas.

Hotel merupaka salah satu perusahaan yang menggunakan system informasi, dimana kegiatannya adalah melayani tamu yang akan menginap. Disamping itu pula system informasi pelayanan tamu hotel yang terkomputerisasi sangat dibutuhkan karena dapat meningkatkan kualitas dalam pelayanan terhadap tamu yang akan menginap. Untuk peningkatan itulah maka suatu perusahaan Hotel harus menerapkan system informasi yang bertujuan untuk membantu dalam hal pelayanan terhadap tamu Hotel. Dalam bisnis perhotelan pelayanan terhadap tamu adalah nilai yang terpenting,

karena hotel adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan jasa. Untuk itu diperlukan suatu system yang berfungsi untuk menunjang pelayana supaya informasi yag dibutuhkan oleh tamu akan lebih cepat dan akurat. Selain itu pula prosedur pelayanan yang diberikan pihak hotel akan lebih maksimal apabila ditunjang dengan adanya system informasi yang sudah terkomputerisasi.

Puri Tomat Hotel merupakan salah satu dari berbagai macam hotel di seluruh kota Bandung yang menggunakan system informasi dimana kegiatannya adalah melayani tamu yang akan menginap. Dalam pelayanan tamu yang menginap sudah berjalan dengan baik, baik itu dalam pelayanan saat reservasi maupun saat pelayana kamar. Namun pelayanan tersebut belum maksimal dikarenakan pada saat check-in dan check-out masih lambat, dalam pencarian hari yang kosong, atau berapa banyak kamar yang kosong pun sama halnya. Akibatnya pencarian dan pelayanan tidak berjalan secara maksimal, dikarenakan belum adanya system yang terkomputerisasi. Resepsionis di Hotel ini sangat berperan karena saat penerimaan tamu,operator maupun saat pembayaran dilakukan oleh satu resepsionis akibatnya pelayanan menjadi lambat, dan bila ketelitian tidak dilakukan maka sering adanya informasi yang salah. Apabila dilakukan secara terkomputerisasi maka akan mempercepat palayanan dan tingkat kesalahan penyampaian atau pengimpuan data akan lebih di minimalisir lagi contohnya saat penyampaian kamar kosong tidak akan lama.

Dilihat dari latar belakang masalah yang ada pada Puri Tomat Hotel tersebut, penulis tertarik untuk membuat system informasi yang terkomputerisasi dengan pelayanan tamu, yang bertujuan dalam mempercepat proses pengerjaan prosedur pelayanan yang terjadi dapat berjalan secara maksimal, selai itu juga informasi yang dibutuhkan akan lebih teratur,lebih baik serta lebih cepat. Adapun dari penelitian yang akan penulis bahas adalah mengenai “Sistem Informasi Pelayanan Tamu Hotel pada Puri Tomat Hotel Bandung”.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

Identifikasi Masalah merupakan langkah awal dari suatu kegiatan penelitian, yaitu untuk mengetahui latar belakang kelemahan-kelemahan yang dihadapi serta masalah-masalah yang timbul dalam system yang sedang berjalan. Sedangkan Rumusan Masalah dimaksudkan untuk merumuskan ruang lingkup pekerjaan yang dilaksanakan dengan tujuan untuk memperkecil masalah yang terjadi atau yang ada pada suatu perusahaan atau instasi.

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, maka dapat diidentifikasikan beberapa masalah yang kerap kali terjadi Pada Puri Tomat Hotel adalah sebagai berikut :

1. Lambatnya informasi mengenai kamar yang terisi maupun yang masih kosong dikeranakan pencarian kamar masih berupa dokumen manual,sehingga proses pencarian harus satu persatu.

2. Sering terjadi kesalahan perhitungan, saat pembayaran lunas atau masih dalam keadaan deposit, dikarenakan salah memberi tanda. 3. Sering terjadi penjualan kamar yang double, di karenakan ketidak

telitian sehingga terlupa untuk pemblokan dokumen kamar isi. 4. Data reservasi masih sulit untuk pembuatan laporan, dikarenakan

dokumen yang tercecer.

Selain identifikasi masalah yang terjadi pada Puri Tomat Hotel adapun beberapa rumusan masalah yang penulis kemukakan dalam penelitian ini. Dimana rumusan tersebut akan dijadikan tujuan dalam penyusunan penelitian. Dalam masalah tersebut penulis hanya menitik beratkan pada hal-hal sebagai berikut :

1. Bagaimana system pelayanan yang diberikan kepada tamu hotel mengenai status kamar kosong atau sudah terisi.

2. Bagaimana system informasi pengelolahan, pencarian, dan penyimpanan data tentang pelayanan tamu yang sedang berjalan. 3. Bagaimana procedure pembayaran yang dilakukan.

4. Bagaimana pelayanan yang diberikan saat tamu hotel menanyakan harga, fasilitas, dan tipe kamar yang tersedia.

1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Dalam penelitian ini terdapat beberapa maksud dan tujuan yang hendak dicapai dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Adapun maksud dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana pelayan front office terhadap tamu hotel yang menanyakan status kamar terisi atau kosong untuk reserfasi.

2. Untuk mengetahui pelayanan front office dalam penyampaian informasi tentang berapa kamar yang ada,tipe harga serta fasilitas kamar.

3. Untuk mengetahui bagaimana system informasi penyimpanan data-data tamu saat ini sedang berjalan pada Puri Tomat Hotel.

4. Untuk mengetahui bagaimana roses penghitungan pembayaran,dan cara pembayaran .

Sedangka tujuan yang hendak di capai adalah :

1. Membantu perusahaan dalam mendisain dan mengembangkan system informasi reservasi hotel yag dapat memberikan keuntungan baik untuk perusahaan itu sendiri maupun untuk tamu. 2. Dengan adanya system informasi yang disarankan penulis,

diharapkan dapat membantu mempermudah perusahaan dalam pencarian data dan memaksimalkan pelayanan trhadap tamu hotel yang akan menginap.

1.4 Batasan masalah

Dari penjelasan yang telah di jelaskan sebelumnnya untuk memperkuat pembahasan yang sesuai dengan latar belakang, naka dari itu penulis membatasi

masalah agar lebih terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Batasan maslah tersebut adalah :

1. Prosedur pelayanan tamu hanya pada saat check-in sampai dengan check-out.

2. Ruang lingkup system informasi hanya pada bagian front office. 3. Fasilitas restaurant dan laundry tidak diikut sertakan dalam system informasi, jadi memiliki pembayaran masing-masing.

1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Lokasi praktek kerja lapangan dalam penyusunan lapoaran ini dilakukan oleh penulis berada di Puri Tomat Hotel, yang beralamat di jalan I. H. Djuanda no. 420. Phone. (022)2501746 Fax. (022) 2505383 Bandung – Jawa Barat.

Sedangkan waktu untuk penelitiab dan penyusunan laporan yang disediakan oleh perusahaan adalah selama 1 (satu) bulan pada bulan juli 2010. Tepatnya pada tanggal 5 juli 2010 – 31 juli 2010.

Table 1.1 Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

No Aktivitas Minggu

1 2 3 4

1. Pengenalan kegiatan kerja hotel X 2 Melakukan kegitan menjadi Front

Office

X X X X 3 Menanyakan informasi yang berjalan X X X 4 Menganalisis system yang berjalan X X X

1

Bab II

LANDASAN TEORI

Pada bab ini menjelaskan tentang konsep serta dasar-dasar teori yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dibahas oleh penulis yang merupakan dasar pemahaman dalam menginplementasikan konsep-konsep tersebut ke dalam semua kegiatan pengembangan sistem. Selain itu pengumpulan teori-teori ini bersumber dari informasi tertulis atau data sekunder yang didapatkan melalui perpustakaan, buku-buku referensi, internet serta dokumen atau arsip yang terdapat diperpustakaan.

2.1 Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan menjadi 2 (dua) pendekatan, yaitu sistem yang menekan pada prosedur dan sistem yang menekankan pada elemen komponennya. Sistem yang menekan pada prosedur menurut Jogianto HM, Akt, MBA, ph.D dalm bukunya ”Analisis dan Desain Sistem Informasi” (2005:8) adalah sebagai berikut :

”Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau penyelesaian suatu sasaran tertentu”.

Sedangkan sistem yang menekankan pada elemen yaitu :

”sistem adalah suatu seri dari komponen-komponenyang saling berhubungan, bekerja sama di dalam suatu kerangka kerja tahapan yang

terpadu untuk menyelesaikan, mencapai sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya”.

Dari kedua definisi diatas adalah benar dan tidak bertentangan namun yang berbeda dari segi cara pendekatannya terhadap sistem.

Berdasarkan definisi sistem tersebut diatas maka dapat ditarik kesimulan bahwa sistem merupakan suatu jaringan kerja yang saling berhubungan dan berkumpul bersama-sama untuk mencapai suatu jaringan tertentu.

2.1.1 Elemen Sistem

Dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sub sistem mempunyi sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi sistem secara keseluruhan.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Dengan adanya pendekatan sistem tersebut maka sifat-sifat atau karakteristik sistem dapat ditentukan sebagai berikut :

1. Komponen (Components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang sling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen tersebut dapat terdiri dari beberapa subsistem, dimana setiap subsistemtersebut memiliki fungsi khusus yang akan mempengaruhi proses sistem secara kesekuruha. 2. Batas sistem (Boundari)

Batas sistenm merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya/dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan ruang lingkup (scope)dari sistem tersebut.

3. Lingkunan Luar Sistem (Environment)

Apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan atau bahkan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihata, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus segera ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan hidup sistem.

4. Penghubung (Interface)

Media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsiatem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsitem akan menjadi masukan (output) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disampng sebagai utuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

5. Masukan (Input)

Energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa Masukan Perawatan (Maintenence Input) dan Masukkan Sinyal (Signal Input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem dapat beroprasi,sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem kompute, program Maintenence input yang digunakan untuk mengoprasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan hasil sisa pembuangan sefangkan informasi adlah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolahan (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengelolahan yang akan mengubah masukkan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukkan berupa bahan bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barag jadi. Sistem akutansi akn mengolah data-data transaksi menjadi laporan-lapora keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran (Objectives) atau tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika tidak maka operasi yang digunakan tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangatlah menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan telah berhasil apabila sistem tersebut telah mencapai tujuannya.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstarak (Abstract system) dan Sistem Fisik (Physical System)

a) Sistem Abstark (Abstract system)

Sisten abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

b) Sistem Fisik (Physical System)

Sistem fisik adalah sistem dari unsur-unsur yang bekerja bersama unruk mencapai suatu tujuantertentu, dimana sistem-sistem tersebut lebih sekedar kerangka-kerangka konsep belaka.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan (Human Made System)

a) Sistem Alamiah (Natural System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam yang tidak dibuat manusia. Contoh : Sistem perputaran bumi.

b) Sistem Buatan (Human Made System)

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkaninteraksi antar manusia dengan mesin. Contoh : sistem informasi.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu adalh sistemyang tingkah lakunya sudah dapat diprediksi sebelumnya, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehigga keluarannya dapat diramalkan. Contih : sistem komputer melalui program. b) Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat ditentukan karena mengandung unsur probabilias. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertutup (Closed System)

dan Sistem Terbuka (Open System) a) Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan da tidak terpengaruh dengan lingkungn luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya (kenyataanya tidak benar-benar tertutup) yag ada hanyalah Relatively Closed System

b) Sistem Terbuka (Open System)

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukkan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atausubsistem lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendali yang baik.

2.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu sistem untuk pengambilan keputusan. Definisi informasi sendiri adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya. Selain itub pula informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna serta lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Definisi sistem informasi secara umum adalah :

a) Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen dalam organisasi untuk suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

b) Sekumpulan prosedure yang ada pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengmbil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.

c) Suatu sistem di dalam sutu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat dan kegiatan strategi dari suaru organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Dari berbagai definisi tersebut dapat kita simpulkan bahwa sistem informasi adalah sustu keseluruhan yang terdiri atas sejumlah variabel yang saling berinteraksi

2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Proses penyelesaian penelitian adalah menentukan metode-metode, prosedur-prosuder, konsep-konsep pekerjaan serta aturan-aturan yang akan dipergunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan ini. Untuk menyelesaikan laporan ini diperlukan suatu metode yang dapat memroses sistem dengan benar sehingga sistem yang sudah dibuat diharapkan dapat berguna atau membandingkan sistem yang lama dengan sistem yang penulis buat pada suatu perusahaan tempat peulis melakukan PKL. Adapun metode yang digunakan adlah metode pendekatan sistem serta metode pengembangan sistem.untuk dapat lebih jelasnya dapat dilihay dibawah ini.

2.4.1 Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang akan digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah pendekatan terstruktur. Dimana metode pendekatan sistem ini berfungsi utuk mengetahui bagaimana menngunakan alat-alat dan pengaturan-pengaturan untuk melengkapi satu atu lebih tahap-tahapan pengembangan sistem informasi. Selain itu tujuan dari pendekatan terstruktur adalah diharapkan pada akhir pengembangan perangkat lunak dapt memenuhi kebutuhan user, dilakukan denga tepat waktu, tidak melampaui anggaran biaya, mudah dipergunakan dalam metode terstruktur ini berupa diagram alir (flow map), diagram konteks,erd, dan normalisasi yang berorientsi pada prses dan data.

2.4 Metode Pengembangan Sistem

Untuk membangun sebuah sistem informasi diperlukan suatu metodologi pengembangan sistem, yaitu suatu proses standard yang dipakai

untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan dalam menganalisa, merancang sampa kepada implementasinya. Metode siklus pengembangan sistem yang penulis gunakn berupa SDLC yang menngambarkan bahwa keluaran dari suatu tahap merupakan masukkan dari tahap berikutnya. Walau demikian, proses ini tidak benar-benar berjalan secara linear, suatu tahap mungkin berjalan secara paralel serta dimungkinkan untuk kembali pada langkah berikutnya saat suatu keputusan tertentu perlu dipertimbangkan kembali. Untuk lebih jelasnya gambar model siklus SDLC dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1 Metode SDLC

Keterangan Gambar 2.1 :

1. Identifikasi Proyek dan Seleksi

Tujuan : Pemahaman awal situasi bisnis.

Hasil : Permintaan formal untuk mengembangkan sistem informasi untuk menyelesaikan permasalahn bisnis.

2. Inisialisasi Proyek dan Perencanaan

Tujuan : Untuk menentukan spesifikasi kebutuhan dan bagaimana sistem dapat membantu menyelesaikan permasalahan.

Identifikasi proyek dan seleksi

Inisialisasi Proyek dan Perencanaan

Analisis

Perancangan Logika

Perancangan Fisik

Implementasi

Hasil : Permintaan tertulis untuk pembuatan sistem atau mengembangkan yang sudah ada.

3. Analisis

Tujuan : Menganalisis situasi bisnis untuk menspesifikasi dan menstrukturkan kebutuhan pengguna dan menseleksi fitur sistem yang lain.

Hasil : Spesifikasi fungsional sistem 4. Perancangan Logika

Tujuan : Mendapatkan dan menstrukturkan kebutuhan sistem secara keseluruhan.

Hasil : Spesifikasi rinci data, laporan, tampilan dan aturan pemrosesan.

5. Perancangan Fisik

Tujuan : Mengembangkan spesifikasi teknologi.

Hasil : Struktur program dan basis data, perancangan struktur fisik. 6. Implementasi

Tujuan : Menulis Program, membuat basis data, menginstal dan menguji sistem.

Hasil : Program dan dokumentasi. 7. Pemeliharaan

Tujuan : memantaau kegunaan/fungsi sitem. Hasil : Audit sistem secar periodik.

2.4.2 Alat Bantu Analisis

1) Flow Map

Diagram alir dokumen (Flow Map) merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi serta dapat mengefaluasi suatu permasalahan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Selain itu pula Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan aktifitas yang saling terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Flow Map menggambarkan aliran informasi antar area didalam sebuah organisasi. Bagan aliran ini bermanfat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dari sebuah sistem.

2) Diagram Konteks

Diagram konteks (Contex Diagram) merupakan bagian dari Data Flow Diagram (DFD) yang berfungsi memetakan model lingkungan yang menggambarkan interaksi sistem, lebih tepatnya pada garis batas sistem dan kemana sistem memberikan data. Diagram konteks meliputi sejumlah karakteristik penting sistem, yaitu :

1. Kelompok pemakaian, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi (sebagai Terminator).

2. Data masuk, merupakan data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

3. Data keluar, merupakan data yang dihasilkan sistem ke dunia luar. Data keluaran ini sangat penting karena dapat memberikan suatu layanan bagi pihak-pihak yang membutuhkan sistem.

4. Penyimpanan data (Storage), digunakan secara bersama antara siatem dan terminator. Penyimpanan data ini sangat penting karena dapat menghasilkan suatu hubungan (Integrasi) antara suatu sistem dengan sistem lainnya.

5. Batasan (boundari), merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya. Batas sistem ini memungkinkan ruang lingkup dari sistem-sistem tersebut.

Selain itu juga Diagram Konteks dapat dikatakan sebagai arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran data antar sistem dengan bagian-bagian luar. Jadi dengan definisi diagram konteks secara umum merupakan penngambaran semua elemen-elemen yang terlibat di dalam suatu sistem arus data yang masuk ke dalam sistem dan luar sistem digambarkan dengan jelas.

3) Data Flow Diagram

Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram) digunakan untuk melihat proses-proses saja yang ada dan terlihat dlam suatu sistem beserta aliran informasiny, baik antara sistem dengan lingkungannya maupun antara proses-proses yang ada di dalam sistem tersebut. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD :

1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan sistem komunikasi.

2. Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan harus diproses dengan cara tertentu.

3. Penyimpanan data (Storage), yaitu digunakan secara bersama antara sistem.

4. Batasan antara sistem dengan lingkungan. 4) Kamus Data

Kamus data disebut juga System Data Dictionary yaitu katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir secara lengkap.

Kamus data mengidentifikasikan beberapa hal berikut:

1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD. 2. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.

3. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran data.

4. Mendeskripsikan hubungan detail antara penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam DFD.

Selain itu pula kamus data dapat diartikan sebagai hasil property dari data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis

maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.

5) Perancangan Basis Data

Basis data merupakan kumpulan dari data-data yang saling terkait dan berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data adalah kumpulan file yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya dimana model data Relational atau hubungan antar file direlasikan dengan kunci relasi (Relational Key), yang merupakan kunci primer dari masing-masing file atau yang lebih dikenal dengan Primary Key. Data Base tersimpan pada simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Perancangan Data Base meliputi normalisasi, relasi antar tabel dan struktur file.

a) Normalisasi

Normalisasi merupakan pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan saat menambah/Insert, menghapus/Delete, mengubah/Update, membaca/Retrieve, pada suatu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel

lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal. Walaupun jumlah normalisasi ini bervariasi, dasar normalisasi sebenarnya hanya ada tiga yaitu bentuk normal pertama, bentuk normal kedua, dan bentuk normal ketiga. Dibawah ini akan dijelaskan mengenai ketiga bentuk tersebut dan akan dimulai dengan bentuk tidak normal.

1. Bentuk Tidak Normal

Bentuk ini merupakan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

2. Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)

Bentuk ini sangat sederhana. Aturannya, tabel tidak boleh mengandung kelompok yang berulang.

3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

Aturan normal kedua adalah bahwa bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu dan setiap field tidak bergantung sepenuhnya pada kunci primer harus dipindahkan ke tabel lain.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)

Aturan normal ketiga adalah bahwa relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan tidak boleh ada kebergantungan antara field-field non kunci (Kebergantungan Transitif).

Relasi menunjukan adanya hubungan diantara sejumlah entetitas yang berasal dari himpunan yang berbeda. Kumpulan semua relasi diantara entitas-entitas yang terdapat pada himpunan entitas tersebut membentuk himpunan relasi. Dalm sebuah database, setiap tabel memiliki sebuah field yang memiliki nilai unik untuk setiap field baris. Field ini ditandai dengan icon bergambar kunci didepan namanya, baris yang berhubungan pada tabel mengulangi kunci primer (Primary Key) dari baris yang dihubungkan pada tabel lain. Salinan dari kunci primer didalm tabel yang lain disebut dengan kunci asing. Kunci asing ini tidak perlu bersifatunik dan semua field yang biasa menjadi kunci asing yang membuat sebuah field merupakan kunci asing adalh jika dia sesuai dengan kunci primer pada sebuah tabel.

2.5Pengertian Hotel

Secara harfiah, kata hotel dulunya berasal dari kata HOSPITIUM (bahasa latin), artinya ruang tamu. Dalam jangka waktulama kata hospitium mengalami proses perubahan pengertian dan untuk membedakan antara Guest House dengan Mansion House (rumah besar) yang berkembang pada saat itu, maka rumah-rumah besar disebut dengan HOSTEL. Rumah-rumah-rumah besar ini disewakan kepada masyarakat umum untuk menginap dan beristirahat sementara waktu, dan semua tamu-tamu yang menginap harus tunduk kepada peraturan yang dibuat atau ditentukan oleh host. Sesuai dengan berkembangan dan tuntutan orang-orang yang ingin mendapatkan kepuasan, tidak suka dengan aturan yang banyak sebagaimana dalam hostel, dan kata hostel lambat laun mengalamai perubahan. Huruf ”s”

pada kata hostel dihilangkan orang-orang, sehingga kata tersebut berubah menjadi kata hotel sampai dengan saat ini.

Menurut Dirjen Pariwisata, Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan, untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman, serta jasa lainnya bagi umum dan dikelola secara konfensional. Menurut Surat Keputusan Mentri Perhubungan R.I No.PM10/PW – 301/Phb. 77, tanggal 12 Desember 1977 :Hotel adalah suatu bentuk akomodasi yang dikelola secara komersial, disediakan bagi setiap orang untuk memperoleh pelayanan penginapan, berikut makan dan minum.

2.6 Pengertian Reservasi, Check-In dan Check-Out

Reservasi adalah kegiatan tamu hotel yang memesan kamar dari jauh-jau hari sebelum ia menginap di hotel yersebut. Check-In adalah kegiatan tamu hotel yang menginap di hotel dan dia sudah membereskan administrasi. Check-Out adalah kegiatan tamu saat tamu akan meninggalkan hotel atu tidak akan menginap di hotel lagi.

1

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

1.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Perusahaan Puri Tomat Hotel merupakan satu hotel bintang melati tiga yang berada di kota bandung yang bertenpat di jl.Ir.H.Djuanda No. 420 Bandung. Puri Tomat Hotel berdiri pada tanggal 3 Oktober 2001. Pemilik dari hotel ini bernama Mahalia Dewi, selain sebagai pemilik perusahaan beliau juga menjabat sebagai manager perusahaan pada Hotel ini. Asal kata Puri adalah rumah yang memiliki kamar lebih dari sepuluh, sedangkan Tomat adalah singkatan dari ”TongkronganHemat”, mengapa di sebut Tomat karena tomat merupakan salah satu nama buah atau pun sayuran yang mudah di dapat dan harga yang relatif murah. Sehingga berdirilah Hotel Puri Tomat yang memiliki pelayanan yang baik namun dengan harga yang relatif lebih murah.

Puri Tomat Hotel memiliki 37 kamar yang terbagi dalam 4 kelompok kamar. Kemudian memiliki fasilitas laundri juga restiran yang dekat. Selain itu pula Hotel ini memiliki tempat bermain anak dan lahan perkiran yang cukup luas.

Tabel 3.1 Tipe Kamar Puri Tomat Hotel

No Tipe Kamar Jumlah Kamar

1 Flamboyan Room 8

2 Tanjung Room 15

3 Cemara Room 7

4 Pinus Room 7

Jumlah 37 Fasilitas kamar pada umumnya adalah sama sama yakni TV

Cable, Hot Water, Double Bed, serta kamar mandi didalam, namun yang membedakannya adalah letak ruangan dan bagai mana teras ny. Untuk kamar Flamboyan bisa di tempati oleh 3 orang dan yang lainnya hanya dapat di tempati oleh 2 orang saja.

Tabel 3.2 Harga Kamr Puri Tomat Hotel pada Tahun 2010

No Tipe Kamar Harga

Weekend Weekday

1 Flamboyan Room Rp.270.000 Rp.225.000 2 Tanjung Room Rp.240.000 Rp.200.000 3 Cemara Room Rp.216.000 Rp.180.000 4 Pinus Room Rp.192.000 Rp.160.000

Jika tamu menginginkan ekstra matras maka tambahan Rp.50.000 untuk weakday dan 60.000 untuk weakend.

1.2Struktur Organisasi Perusahaan

struktur organisasi perusahaan merupakan suatu susunan dari suatu rangkain kegiatan didalam organasi yang menerapkan tentang bagian-bagian

dari organisasi itu sendiri. Dan struktur organisasi perusahaan tersebut mempunyai peranan yang sangat penting dalam menentukan kelancaran usaha suatu kegiatan perusaan dimana hubungan diantara para pegawai dengan pimpinan perusaha dapat dibina dengan sebaik-baiknya sehingga informasi yang diperoleh perusahaan jelas serta melancarkan kegiatan usaha perusahaan.

Disamping iti pula struktur organisasi perusaan dibuat dengan maksud agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan didalam memberikan tugas-tugas pada masing-masing bagian yang ada didalam perusahaan tersebut. Adapun struktur organisasi Puri Tomat Hotel yang dibuat berdasarkan kebutuhan perusahaan yang dapat dilihat pada gambar 3.1

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Puri Tomat Hotel

Keterangan :

1. Manajer : Mahalia Dewi

Keterangan :

Garis komando/Intruksi Garis Kordinasi

Manajer

Ass.Man/keu

HRD

Keuangan

FB Cief

Tehnisi

Head HK Head FO

Chief sekuriti

2. Asst. Manajer/Keu : Budi Januarso 3. H R D : Wedyakartika 4. Chief Security : Sandi Pamungkas 5. Head FO : Merina Listiandari, SE 6. Head Hk : Susilo

7. Cief Tehnisi : Wahyu

1.3 Deskripsi Kerja

Deskripsi Kerja merupakan hasil analisis pekerjaan sebagai suatu rangkaian kegiatan atau proses penghimpun serta mengelola berbagai informasi mengenai pekerjaan. Selain itu juga deskripsi jabatan merupakan keseluruhan kajian ringkasan informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaanya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas-tugas pokok dari deskripsi tugas tersebut. Adapun tugas dan wewenang beberapa departemen yang ada pada Puri Tomat Hotel adalah sebagai berikut :

1. Manajer, bertugas untuk :

a. Mengurus segala keperluan yang berhubungan dengan urusan hotel, bertanggung jawab akan kelancaran jalannya perusahaan.

b. Merencanakan, mengatur, mengawasi semua bidang pekerjaan dan bagian perusaahn supaya seluruh pekerjaan berjalan dengan lancar. c. Menyelesaikan urusan-urusan yang berhubungan dengan pemerintah

dan pihak luar perusahaan. 2. Asst.Manajer/Keu, berfungsi untuk :

a. Membantu manajer dalam mengawasi serta bertanggung jawab atas jalannya Hotel.

b. Mengatur serta mengawasi semua bidang pekerjaan yang ada pada hotel.

c. Mengatur keuangan serta bertanggung jawab terhadap administrasi yang ada pada hotel.

3. H R D, berfungsi dengan karyawan dimana tugasnya adalah : a. Mengurus cuti karyawan.

b. Mengurus keperluan yang dibutuhkan oleh karyawan. c. Mengerjakan administrasi penerimaan pegawai baru.

d. Menyusun dan menjaga dokumen setiap pegawai secara sistematis serta menjaga setiap dokumen usulan.

4. Cief Security, bertugas untuk :

a. Bertanggung jawab atas keamanan hotel.

b. Memberikan pengarahan dan penjelasan kepada karyawan tntang sistem prosedore keamanan di hotel.

c. Mengawasi pelaksanaan pengaturan parkir semua kendaraan tamu hotel atau pegawai hotel.

d. Menetapakan dan menjalankan prosedur komunikasi antar pegawai satuan pengamanan hotel secara tertib dn sopan.

5. Head FO/MKT, bertugas untuk :

a. Bertanggung jawab atas jalannya pelayanan tamu hotel. b. Pelayanan Check-In dan Check-Out tamu.

c. Pelayanan informasi. 6. Head HK

a. Bertanggung jawab menjaga dan/atau kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar-kamar tamu.

b. Bertanggung jawab menjaga dan/atau memelihara kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kebutuhan ruangan umum.

c. Bertanggung jawab atas penyimpanan, penyediaan, kelengkapan, kebersihan dan kerapihan seluruh jenis-jenis kebutuhan yang diperlukan untuk operasional hotel, selain itu bagian ini juga memberikan masukkan-masukkan ataupun saran-saran tentang kualitas kebutuhan yang akan dibeli.

7. Chief Tehnisi, bertugas dalam :

a. Menangani kelancaran penayangan program telifisi di kamar dan penyian musik untuk latar belakang di wilayah hotel.

b. Merawat dan menjaga kebersihan ruang kerja dan peralatan kerja yang digunakan.

c. Mencatat dan melaporkan semua kerusakan yang terjadi terhadap peralatan komunikasi yang menjadi tanggung jawabnya kepada atasan langsung.

d. Mentaati tata tertib tanggung jawabnya kepada atasan langsung. 8. Keu/Purchase fb, bertugas dalam :

a. Bertanggung jawab dalam hal pembelian kebutuhan hotel. b. Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan oleh hotel.

1

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting di dalam sebuah sistem informasi. Karena kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam sebuah sistem informasi. Karena kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam analisis tersebut akan mengakibatkan kesalahan pula di tahap berikutnya. Selain itu analisis sistem yang bertujuan untuk memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan pada suatu perusahaan atau instansi. Penulis mencoba untuk merubah analisis sistem yang ada saat ini menjadi lebih baik, sehingga kelebihan dan kekurangan dari sistem tersebut dapat diketahui dan diidentifikasi, serta membandingkannya antara sistem yang lama dengan sistem yang baru.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan untuk menganalisis atau mempelajari beberapa dokumen yang ada/digunakan dalam sistem yang sedang berjalan saat ini untuk selanjutnya dapat digunakan sebagai acuan pada tahap desain atau pengembangan sistem serta dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya jika terdapat kekurangan dari sistem yang sedang berjalan tersebut. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan Puri Tomat Hotel Bandung adalah seperti pada gambar 4.1 berikut ini :

Tabel 4.1 Analisis Dokumen

No Nama Dokumen Keterangan

1 Reservation Form

Deskripsi : Merupakan form yang berisi tentang informasi kamar yang sudah dipesan oleh tamu Hotel.

Fungsi : Untuk mengetahui bahw+a ada tamu yang sudah memesan kamar. Rangkap : 1 (satu)

Atribut : tanggal_tiba, hari, nama_tamu, macam_akomodasi, kamar, harga, jam_kedatang, tanggal, alamat, telepon, lain-lain

2 Reservastion Chart

Deskripsi : Merupakan dokumen yang berisi tentang tipe-tipe kamar dan nomor kamar

Fungsi : Untuk mengetahui status kamar. Rangkap : 1 (satu)

Atribut : tipe_kamar, nomor_kamar, tanggal_chek-in

3 Guest slip Deskripsi : Merupakan form yang berisi tentang data tamu yang sedang check-in.

Fungsi : Untuk mengetahui bahwa ada tamu yang sedang check-in

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : no_kamar, nama_tamu,

alamat_tamu, kebangsaan, umur, pekerjaan, no_identitas,

tanggal_tiba, in_time, check-out_time, notes.

4 Room Bill Deskripsi : Merupakan dokumen yang berisi tentang jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh tamu.

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh tamu.

Rangkap : 3 (tiga)

Atribut : no_biil,tanggal, no_kamar, nama_tamu, tanggal_check-out, tanggal_check-in, tipe_kamar, uang_muka, total

5 Guest Book Deskripsi : merupakan dokumen yang berisi tentang data-data tamu yang check-in serta status pembayarannya.

Fungsi : Sebagai laporan yang akan diberikan kepada manajer hotel tentang tamu yang

menginap serta status pembayarannya. Rangkap : 1 (satu)

Atribut : no_kamar, nama_tamu, w+akyu_check-in, jumlah_penghuni, status_tamu, asal_kota, Remarks. 6 Laporan

Pembukuan

Deskripsi : Merupqa+kan dokumen yang berisi tentang pendapatan yang diperoleh hotel.

Fungsi : Sebagai laporan yang akan diberikan kepada manajer hotel tentang pendapatan yang diperoleh hotel.

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : nama_tamu, no_kamar, tipe_kamar, jumlah_deposit, total_bayar.

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Analisis sistem yang berjalan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem. Analisis sistem ini dapat dijadikan sebagai suatu landasan usulan perancangan sistem ini dapat dijadikan sebagai suatu landasan usulan perancangan sistem yang sedang berjalan yang dilakukan brdasarkan urutan kejadian yang ada serta dari ututan kejadian tersebut dapat dibuat Diagram Alir Dokumen (Flow map). Adapun analisis prosedu pelayanan tamu hotel pada Puri Tomat Hotel yang saat sedang berjalan dengan cara walk in atau datang langsung setelah melakukan reservasi dan sebelum melakukan reservasi adalah sebagai berikut :

.

1. Tamu datang ke bagian Front Ofice untuk memesan kamar atau Reservasi disertai dengan penyerahan katu identitas seperti KTP, SIM, atau Pasport. Kemudian oleh Front Office diperiksa melalui RC (Reservation Chart) apakah ada kamr yang kosong atau tidak.

2. Jika ada kamar yang kosong, maka tamu tersebut dapat memesan kamar yang kosong, jika tidak maka ktp akan dikembalikan.

3. Front Office akan mencatat tamu yang menginap kedalam RF (Reservation Form) kemudian diarsip manual, serta pengembalian KTP jika sudah melunasi pembayaran secara lunas.

4. FO membuat Gues Slip sebanyak satu rangkap kemudian diarsipkan sebagai tanda bahwa tamu tersebut sudah menenempati kamar.

5. FO akan membuat bill DP apabila tamu tersebut membayar uang muka. Biil tersebut di buat rangkap dua. Satu untuk tamu dan satu lagi untuk arsip.

6. FO akan membuat GB (Guest Book) yang akan diserahkan pada manajer sebanyak satu rangkap.

7. Tamu menyerahkan Biil DP kepada FO sebagai tanda bahwa dia akan check-out.

8. Kemudian bagian FO akan memeriksa berap total bayar yang harus dibayar oleh tamu secara manual.

9. Fo akan membuatkan Room Bill sebanyak tiga rangkap. Satu untuk tamu, satu untuk FO, dan satu lagi untuk bagian keuangan.

10.FO akan membuat laporan manual dari data room bill dan membuat

1.3.2.1Flow Map

Bagan Alir Dokumen atau flow map merupakan hubungan antar entitas yang terlibat yang menunjukan arus dari dokumen serta formulir-formulir yang termasuk juga tembusan-tembusannya. Dalam perancangan sistem ini

menjelaskan tentang rancangan kerja sistem yang sedang berjalan. Proses perancangan siatem ini diantaranya terdapat beberapa prosedur sistem yang berupa penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalm bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengindentifikasiakan serta dapat mengevaluasi suatu permasalahan yag diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Gambar 4.1 merupakan flow map sistem informasi pelayanan tamu hotel yang sedang berjalan pada Puri Tomat Hotel Bandung.

Tamu Front Office Acounting Manager

KTP KTP

RC

KTP

Cek RC

KTP

RC KTP KTP

Cetak data tamu

GS

Buat bill DP A

KTP

B

Buat GS

Bill DP Bill DP

Bill DP RF

KTP

Gambar 4.1 Flaw MapSistem Informasi yang Berjalan Puri Tomat Hotel

Keterangan :

RC : Reservation Chart GS : Guest Slip GB : Guest Book A : Arsip RC RF : Reservation Form B : Arsip GS

RB : Room Bill C : Arsip Bill DP

Bill DP GB

Buat GB

GB

C

1 2

Hitung bayar

Room Bill Room

Bill

Room Bill

Lap.pemb

ukuan _Lap.pembuk

uan

Lap.keuangan Buat

lap pembukuan

Buat lap keuangan

Lap.keua ngan

DP : Deposit

1.1.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks adalh diagram tingkat atasdari sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan keluar sistem atau entitas-entita eksternal yang terdapat di luar sistem. Dalam diagram konteks ini dapat menggambarkan relasi antar sistem dan lingkungannya. Dimana lingkungan tersebut menggambarkan suatu proses dalam sistem secara keseluruhan, adapun diagram konteks yang sedang berjalan pada Puri Tomat Hotel adalah seperti yang

terdapat pada gambar 4.2 berikut ini.

Gambar 4.2 DK Sistem Informasi yang Berjalan pada Puri Tomat Hotel

KTP Bill DP

KTP

Bill DP Room Bill

Biill DP

Room Bill

GB

Lap.Keuangan Lap. pembukuan

Tamu _SI

Pelayanan Tamu Hotel

manager

1.1.2.3 Data Flow Diagram

Diagram Aliran Data atau DFD (Data Flow Diagram) merupakan suatu jaringan yang mengambarkan suatu sistem manual maupun terkomputerisasi atau gabungan keduanya yang penggambarannya disusun kedalam bentuk komponen-komponen sistem yang satu dengan yang lainnya saling berhubungan. Selain itu juga DFD dapt dikatakan sebagai suatu model grafis pada suatu sistem yang menunjukan aliran data atau informasi dari sumber ketujuan dengan proses pengelolahannya dan juga menngambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara hirarki atau tingkatan pada DFD. Adapun DFD dari sistem pelayanan tamu hotal padaPuri Tomat Hotel yang sedang berjalan seperti pada gambar 4.3

Gambar 4.3 DFD Sistem Informasi yang Sedang Berjalan pada Puri Tomat Hotel

1.1.3 Evaluasi Sistem yang berjalan

Mengevaluasi satu sistem yang sedang berjalan pada suatu perusahaan yang diteliti sangatlah penting karena, evaluasi ini digunakan untuk mengetahui

KTP

KTP KTP+RC

Bill DP

GS

Bill DP

Bill DP

Lap.keuangan Room Bill Bill DP Lap.Keuangan Room Bill Room Bill

Biil DP+Room Bill

Tamu 6 Hitung bayar 3 Memb uat GS 2 Catat data tamu 1. Periksa RC 4 Buat biil DP 5 Buat GB 7 Buat la.pemb ukuan 8 Buat lap.keuang an Manager Acounting

masalah-masalah apa saja yang terjadi pada perusahaan tersebut dan berusaha untuk memperbaikinya, jika terjadi kesalahan. Sistem yang akan di bangun merupakan hasil pengembangan dari sistem yang sedang berjalan dimana sistem yang sedang berjalan terdapat kelemahan-kelemahan yang harus segera diperbaiki. Setelah melakukan analisis pada sistem informasi Puri Tomat Hotel, penulis menemukan beberapa kelemahan diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Dalam penginputan dan penyimpanan belum sepenuhnya berjalan secara maksimal.

2. Pembayaran yang dilakukan oleh tamu masih dilakukan secara manual.

3. Pengolahan, pencarian dan penyimpanan belum sepenuhnya berjalan maksimal.

4. Integritas dari divisi-divisi terkait dengan pelayanan belum sepenuhnya berjalan sempurna.

Dilihat dari beberapa kelemahan sistem informasi yang sedang berjalan tersebut, maka penulis mencoba untuk membuat rencana pemecahan. Dimana rencana pemecahan tersebut diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak perusahaan sehinnga sistem yang sudah ada atau sedang berjalan dapat diperbaiki dengan sistem yang baru. Untuk lebih jelasnya rencana perencanaan sistem informasi yang sedang berjalan akan dijelaskan di bawah ini.

1. Dalm pencarian kamar yang dipesan tamu akan dibuat secara terkomputerisasi, sehingga status kamar diketauhi secara jelas.

2. Pengelolahan, penyimpanan dan pencarian akan dibuat secara terkomputerisasi sehingga proses pelayanan tamu hotel tidak akan berjalan lambat.

3. Proses pembayaran yang dilakukan akan terkomputerisasi.

4. Adanya hubungan antara divisi-divisi terkait dengan front office yang berintegrasi satu sama lain.

1.2 Usulan Perancangan Sistem

Pernacangan sistem merupakan tahapan untuk menggambarkan model baru yang akan penulis buat, pada tahap ini sangat penting karena dapat menentukan baik tidaknya sistem baru yang akan penulis buat tersebut. Tahapan ini berisikan tentang penggambaran Diagram Alir (flow map), Diagram Konteks (context diagram), DFD (data flow diagram), dan normalisasi yang berorientasi pada proses dan data dari sistem informasi yang akan penulisusulkan.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahap dilakukannya gambaran yang jelas mengenai sistem yang akan dirancang dan merupakan bagian dari metodologi pembangunan suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah melalui tahap analisis. Tujuan dari perencanaan sistem itu sendiri adalah untuk memenuhi kebutuhan sistem serta membuat atau merancang suatu bentuk atau model yang baru yang lebih baik dari sebelumnya yang dapat memberikan kemudahan bagi pemakainya.

1.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur yang diusulkan merupakan tahap awal dari perancangfan sistem informasi yang dilakukan sebagai pemecahan masalah yang ada pada proses sistem informasi pelayanan tam,u hotel yang sedang berjalan sebelum bagan alir dokumen (flow map) dibuat. Bagan alir dokumen tersebut merupakan peguraian dri suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan serta untuk mengevaluasi suatu permasalahan yang diharapkan dapt diusulkan perbaikan-perbaikannya. Adapun deskripsi sistem informasi pelayanan tamu hotel pada Puri Tomat Hotel adalah sebgai berikut :

1. Tamu datang ke bagian Front Office kemudian memesan kamar disertai penyerahan kartu identitas seperti KTP, kemudian FO memeriksac RC (Reservation Chart) melalui data base apakah ada kamr yang kosong atau tidak.

2. Jika ada kamr yang kosong tamu akan dapat memesan kamr tersebut dan kemudian FO menginputkan data tamu tersebut kedalam RF( Reservation From) dan diarsipkan ke dalam database.

3. Jika data tamu tersebut sudah di inputkan, KTP diberikan kembali kepada tamu hotel.

4. FO mencetak GS (Guest Slip) sebanyak satu rangkap dan diberikan kepada tamu dan mencetak Form DP sebanyak dua rangkap, satu diberikan kepada tamu hotel dan satu rangkap lagi diberikan pada manager.

5. Fo mencetak laporan data tamu yang check-in (Guest Slip) untuk diberikan kepada manajer.

6. Tamu memberikan Form DP dan Guest Slip kepada FO bahwa tamu tersebut akan Check-out.

7. Kemudian FO menginputkan data tamu yang akan chek-out serta menghitung total biaya.

8. FO membuat Room Bill sebanyak satu rangkap untuk diberikan kepada tamu hotel.

9. FO membuat laporan pembukuan (check-out) sebanyak satu rangkap untuk diberikan kepada manager

4.2.2.1Flow Map

Setelah melakukan analisis terhadap flow map sistem informasi pelayanan tamu hotel yang sedang berjlan serta melakukan evaluasi, maka tahap selanjutnya adalah membuat rancangan flow map yang diusulkan dimana deskripsi data flow+map tersebut sudah dibuat sebelumnya. Adapun flow map sistem informasi pelayanan tamu hotel yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Tamu Front Office Manajer

KTP KTP

F T

Gambar 4.4 Flaw Map Sistem informasi Kamar Hotel yang Diusulkan

KTP _Cek

KTP

KTP Input Data Tamu

Cetak GS & DP

Cetak GB

GB/CI

GS DP

DP

GS DP

Iput data check-out Buat Room bill

GB/CI DP Room Bill Cetak laporan pembukuan Lap.pem bukuan Datab ase ho tel KTP GS DP Room Bill 1

1.2.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan alat struktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diagram konteks adalah kasus khusus dari data alir diagram yang berfungsi untuk memetakan modul lingkungan yang di resprentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili sistem secara keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang dengan memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dfan keluaran yang dihasilakan. Adapun diagram konteks yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.5 Diagram Konteks Sistem Informasi Kamar Hotel yang Diusulkan

KTP GB/CI

KTP

GS+DP DP

GS+DP lap.Pembukuan/CO

Room Bill

SI Pelayanan

Tamu Hotel

1.2.2.3 Data Flow Diagram

Diagram alr data (data flow diagram) digunakan untuk mempermudah dalam menggambarkan proses, arus dat dan entitas yang ada pada sistem informasi pelayanan tamu hotel. Disamping itu pula data flow diagram digunakan untuk membuat model sebuah sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling berhubungan satu sama lain oleh alir data. Adapun data flow diagram yang diusulkan adalah seperti pada gambar 4.6

Gambar 4.6 DFD (Data Flow Diagram ) Sistem Informasi Kamar Hotel yang Diusulkan

RC KTP

Database RC Database RC

RC

KTP KTP

GS & DP RF

GS&DP

GS & DP

RB data CO RF

GB

DataBase CO

Data CO lap.Pembukuan

Tamu 1. Cek RC 2. Input data tamu 3. Cetak GS&DP 4. Cetak GB 6. Buat RB 5. input data CO 7. Buat lap.pemb ukuan Manajer

1.2.2.4 Kamus Data

Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu informasi yang digunakan untuk mendefinisikan data yang mengalir dalm sistem secara lengkap. Kamus data yang mengalir pada DFD (data flow diagram) yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. Nama Aliran Data : Data Tamu atau Data Pelanggan Bentuk : Dokumen

Keterangan : Berfungsi untuk mengetahui data tamu hotel. Struktur Dtata : id_tamu, nama_tamu, alamat, email,

jenis_kelamin, kode+pos, kota, negara, no_tlp, ttl.

2. Nama Aliran Data : RC (Reservation Chart)/Data Kamar Bentuk : Dokumen.

Keterangan : Berfungsi untuk mengetahui status kamar.

Struktur Dtata : kode_kamar, nama_kamar, weekday, weekend, status.

3. Nama Aliran Data : RF(Reservation Form)/Booking Bentuk : Dokumen

Keterangan : Berfungsi untuk menginputkan data tamu yang memesan kamar.

Struktur Dtata : kode_booking, nama_tamu, alamat, kode_pos, negara, ttl,jenis_kelamin, tlp, id_tamu,

tambah_biaya, tgl_check-in, no_kamar,

uang_muka, total_bayar, sisa_bayar, jumlah_hari, tanggak_booking.

4. Nama Aliran Data : GS (Guest sl i p) & DP (Deposit Payment) Bentuk : Dokumen

Keterangan : Berfungsi untuk menginputkan data tamu yang akan check-in

Struktur Dtata : kode_chech-in, nama_tamu, alamat, kode_pos, kota, negara, ttl, jenis_kelamin, telepon, id_tamu, jam_chech-in, lama_inap, jenis_harga, kode_kamar, tambah_biaya, nama_kamar, no_kamar, uang_muka, total_biaya, sisa_bayar, jumlah_hari.

5. Nama Aliran Data : GB (Guest Book) Bentuk : Dokumen

Keterangan : Berfungsi untuk membuat laporan tentang data-data tamu booking, check-in dan check-out

Struktur Dtata : tgl_booking, tgl_check-in, tgl_check_out 6. Nama Aliran Data : Data Check Out

Bentuk : Dokumen

Keterangan : Berfungsi untuk menginputkan data tamu yang akn check-out

Struktur Dtata : kode_check-out, kode_check-in, no_kamar, nama_kamar,lama_inap, ,tgl_check-in, tgl_check_out, uang_muka, bayar 7. Nama Aliran Data : Room Biil

Bentuk : Dokumen

Keterangan : Berfungsi untuk mencetak kwitansi pembayaran yang harus dibayarkan kepada hotel.

Struktur Dtata : no_kamar, harga_kamar, jumlah_hari, total_bayar, nama_tamu, alamat, kota, kode_pos

8. Nama Aliran Data : Laporan Pembukuan Bentuk : Dokumen

Keterangan : Membuat laporan data tamu yang akan diberikan kepada pemimpin perusahaan

Struktur Dtata : nama_tamu, alamat, tgl_booking, tgl_check-in,tgl_check-out

4.2.3 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang

Pada sistem yang diusulkan oleh penulis adalah dengan merubah proses sistem informasi yang asalnya menggunakan sistem yang manual diubah menjadi sistem yang terkomputerisasi. Sehingga proses pelayanan menjadi lebih baik dan lebih cepat dibsndingkan dengan sebelumnya, serta mengurangi kesalahan dalam menandai kamr yang terisi dan kosong karna ketidak telitian dalam pemblokan

dokimen. Pembuatan laporanpun akan menjadi lebih mudah dan lebih terstruktur. Serta mengurangi resiko kehilangan data laporan yang terarsip secara manual.

1

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Setelah mempelajari dan melihat sistem yang berjalan dan mengetahui permasalahan yang dialami oleh Puri Tomat Hotel saat penulis melakukan praktek kerja lapangan selama setu bulan maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan adanya aplikasi atau sistem yang dirancang oleh penulis maka saat pencarian data tamu ataupun saat pengimputan dan pengeditan data akan menjadi lebih mudah dan cepat di bandingkan dengan sistem yang sebelumnya. Saat penyimpanan data pun akan lebih evisien dan tidak tercecer lagi sehingga pada saat pembuatan laporan akan menjadi lebih mudah.

2. Saat memasukan data tamu tidak akan lagi mengalami kesalahan dikarenakan pemblokan data tamu yang lupa atau salah pemblokan, dikarenakan sudah dibuat database.

3. Dengan adanya perancangan sistem yang penulis usulkan dapat mempermudah pekerjaan Front Office, karena melakukan pekerjaan yang rangkap seperti penerimaan tamu, penerima telpon bahkan sebagai pemberi informasi. Sehingga meminimalisir kesalahan yang terjadi pada sebelum pembuatan sistem akibat ketidak telitian.

1.2Saran

Selain penulis menyimpulkan beberapa hal diatas, berdasarkan pembahasan sebelumnnya penulis akan mencoba untuk memberikan beberapa saran yaitu sebagai berikut :

1. Alangkah lebih baik lagi jika Reservasi Hotel dapat di lakukan sevara online, sehingga akan mempermudah tamu dalam melakukan Reservasi kamar. Sehingga saat tamu datang ke hotel dia sudah dapat langsung menempati kamar.

2. Untuk keamanan data maka dianjurkan untuk adanya pembackuppan data secara berkala, karena ditakutkan terjadi kerusakan sistem yang memungkinkan terjadinya kehilangan data yang terdahulu.

3. Setiap pegawai hotel diberikan traning husus untuk mengenal tentang sistem yang akan digunakan, minimal dapat mengoprasikan komputer. Sehingga tidak terjadi pembubaziran system yang dibuat.

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program diploma tiga Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Julianti NIM 10908134

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA (UNIKOM)

BANDUNG

2010

i

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ...iv

DAFTAR TABEL ...vii

DAFTAR GAMBAR ...viii

DAFTAR SIMBOL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ………..……xi

RIWAYAT HIDUP ...xii

BAB I PENDAHULUAN ……….….. 1

1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ………..… 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ………..…….… 3

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ……….…………. 4

1.4. Batasan masalah ……….……....…. 5

1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ………. 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Pengertian Sistem ... 7

ii

2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 13

2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 13

2.4.1 Metode Pendekatan Sistem ... 14

2.4.2 Alat Bantu Analisis ... 14

1) Flow Map ... 18

2) Diagram Kontek ... 18

3) Data Flow Diagram ...19

4) Kamus Data ... 20

5) Perancangan Basis Data ... 21

a) Normalisasi ... 21

b) Tabel Relasi ... 22

2.5 Pengertian Hotel ... 23

2.6 Pengertian Check – in & Check – Out ... 24

Bab III PROFIL PERUSAHAAN ...25

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ... 25

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan ... 28

3.3. Deskripsi Kerja ...28

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ...31

iii

4.1.2.2.Diagram Kontek ... 38

4.1.2.3.Data Flow Diagram ... 39

4.1.3.Evaluasi Sistem yang berjalan ... 40

4.2. Usulan Perancangan Sistem ... 42.

4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem ... 43

4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 43

4.2.2.1.Flow Map ... 44

4.2.2.2.Diagram Kontek ... 46

4.2.2.3.Data Flow Diagram ... 47

4.2.2.4.Kamus Data ... 49

4.2.3.Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang ...51

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ………...… 53

5.1. Kesimpulan ……….………. 53

5.2. Saran ……….…… 54

i

Form Pemesanan Kamar ……….…..…58

Room Bill ……….…… 59

Form Reservation ………. 60

Form Data Tamu ……….…. 60

Form Deposit ……….……….….. 60

1

DAFTAR PUSTAKA

Abdul kadir.Penenalan Sistem Informasi. Andi Offset:Yogyakarta,2003

Jogianto HM. 2002. Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Iwan Abadi.2009.Analisis Perancangan Sistem Informasi (APSI)

Susanti.2005. Tugas Ahir Sistem Informasi Pelayanan Hotel

i

Segala puji bagi Allah, Tuhan semesta alam, penguasa langit dan bumi, Tuhan yang membolak-balikan hati dan menunjuki siapa saja yang dikehendakinya kejalan yang benar. Semoga salawat dan salam senantiasa tercurahkan kepada junjungan kita nabi besar Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya, serta umat Islam dimuka bumi ini yang mengikuti jejak mereka sampai hari pembalasan nanti.

Dengan mengucap syukur Alhamdulillah ke Hadirat Allah yang maha pengasih lagi maha penyayang yang telah melimpahkan Rahmat, Hidayah, dan Inayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja ini tepat pada waktunnya. Banyak hal yang penulis alami selama menyusun laporan praktek kerja ini, baik itu kesulitan, halangan, kesempatan, bahkan keberhasilan. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih banyak kekurangannya baik dari segi materi maupun pembahasannya dikarenakan keterbatasan yang dimiliki oleh penulis, maka dari itu penulis mengharapkan saran dn kritik dari semua pihak demi kesempurnaan laporan ini.

Penulisan laporan ini merupakan salah satu syarat untuk memenuhi penilaian tentang matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Tehnik dan Ilmu Komputer UNIKOM Bandung. Untuk itu pula dengan setulus hati penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada semua pihak yang telah `membantu penulis di dalam penyusunan laporan ini.

ii

Wasallamuaaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Badung, 31 Juli 2010 Penulis

Umur : 20 Tahun

Alamat : jl.Tanjung 5 no.11 Blok.11 PERUM Rancaekek Kencana

Agama : Islam

Email : imagirlyouknow@yahoo.com

PENDIDIKAN

TK TK.Harapan Putra 1995 - 1996 SD SDN Kencana Indah 1 Rancaekek 1996 - 2002 SLTP SMPN 3 Rancaekek 2002 - 2005 SMA SMA YWKA Bandung 2005 -2008 UNIVERSITAS UNIKOM Bandung 2008-Sekarang

DAFTAR LAMPIRAN

Guest Book ………...……… 56

Reservation Chart ……….………..….…. 57

Form Pemesanan Kamar ……….…..…58

Room Bill ……….…… 59

Form Reservation ………. 60

Form Data Tamu ……….…. 60

Form Deposit ……….……….….. 60

DAFTAR PUSTAKA

Abdul kadir.Penenalan Sistem Informasi. Andi Offset:Yogyakarta,2003

Jogianto HM. 2002. Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Iwan Abadi.2009.Analisis Perancangan Sistem Informasi (APSI)

KATA PENGANTAR

Assala’mualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Segala puji bagi Allah, Tuhan semesta alam, penguasa langit dan bumi, Tuhan yang membolak-balikan hati dan menunjuki siapa saja yang dikehendakinya kejalan yang benar. Semoga salawat dan salam senantiasa tercurahkan kepada junjungan kita nabi besar Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya, serta umat Islam dimuka bumi ini yang mengikuti jejak mereka sampai hari pembalasan nanti.

Dengan mengucap syukur Alhamdulillah ke Hadirat Allah yang maha pengasih lagi maha penyayang yang telah melimpahkan Rahmat, Hidayah, dan Inayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja ini tepat pada waktunnya. Banyak hal yang penulis alami selama menyusun laporan praktek kerja ini, baik itu kesulitan, halangan, kesempatan, bahkan keberhasilan. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih banyak kekurangannya baik dari segi materi maupun pembahasannya dikarenakan keterbatasan yang dimiliki oleh penulis, maka dari itu penulis mengharapkan saran dn kritik dari semua pihak demi kesempurnaan laporan ini.

Penulisan laporan ini merupakan salah satu syarat untuk memenuhi penilaian tentang matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Tehnik dan Ilmu Komputer UNIKOM Bandung. Untuk itu pula dengan setulus hati penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada semua pihak yang telah `membantu penulis di dalam penyusunan laporan ini.

Terlebih kepada semua staf Puri Tomat Hotel yang sangat membantu dalam penyampaian informasi data dengan terbuka sampai dengan pelatihan menjadi seorang Front Office.

Wasallamuaaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Badung, 31 Juli 2010 Penulis

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama : Julianti

Tempat Tanggal Lahir : Bandung,27 Juli 1990

Umur : 20 Tahun

Alamat : jl.Tanjung 5 no.11 Blok.11 PERUM Rancaekek Kencana

Agama : Islam

Email : imagirlyouknow@yahoo.com

PENDIDIKAN

TK TK.Harapan Putra 1995 - 1996 SD SDN Kencana Indah 1 Rancaekek 1996 - 2002 SLTP SMPN 3 Rancaekek 2002 - 2005 SMA SMA YWKA Bandung 2005 -2008 UNIVERSITAS UNIKOM Bandung 2008-Sekarang