PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri.

TEMPRINA SEJAHTERA MANDIRI

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama : FITRI AMALIA WARDHANI NIM : 08.39010.0017

Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II HASIL SURVEY ... 7

2.1 Gambaran Umum Koperasi TSM... 7

2.2 Visi dan Misi ... 8

2.3 Struktur Organisasi ... 8

2.4 Deskripsi Tugas ... 9

2.5 Analisis Sistem yang sedang berjalan ... 12

BAB III LANDASAN TEORI ... 17

3.1 Sistem Informasi Koperasi ... 17

3.1.1 Pengertian Koperasi ... 17

3.1.3 Fungsi dan Peran Koperasi... ... 18

3.1.4 Prinsip Koperasi... ... 18

3.1.5 Jenis-Jenis Koperasi... ... 19

3.2 Sistem Informasi Simpan Pinjam ... 20

3.2.1 Simpan... ... 20

3.2.2 Pinjam... ... 21

3.3 Sistem Informasi Penjualan Kredit ... 22

3.4 Sistem Informasi ... 22

3.5 Analisa dan Perancangan ... 22

3.6 Interaksi Manusia dan Komputer ... 24

3.7 Stored Procedure ... 25

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 26

4.1 Analisis Sistem ... 26

4.2 Desain Sistem ... 28

4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi ... 28

4.2.2 Data Flow Diagram... ... 33

4.2.3 Entity Relationship Diagram... ... 40

4.2.4 Struktur File... ... 42

4.2.5 Desain Input/Output... ... 47

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN... 59

5.1 Sistem yang Digunakan ... 59

5.2 Cara Setup Program ... 60

6.1 Kesimpulan ... 92

6.2 Saran ... 92

DAFTAR PUSTAKA ... 93

LAMPIRAN ... 94

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri adalah sebuah koperasi konsumen yang beranggotakan seluruh pegawai tetap PT Temprina Media Grafika dan anak perusahaan dari perseroan terbatas PT TMG. Koperasi adalah suatu badan usaha dalam melaksanakan kegiatannya yang mengorganisir pemanfaatan dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsip-prinsip dan kaidah-kaidah usaha ekonomi. Dan salah satunya administrasi koperasi memiliki alur proses yang cukup rumit, karena dalam koperasi terdapat banyak sekali transaksi yang dilakukan oleh anggota.

Administrasi koperasi memiliki angka pelayanan yang lebih teliti dibandingkan dari transaksi lainnya. Koperasi juga membutuhkan waktu yang cukup untuk membuat laporan atau melakukan pendataan terhadap transaksi simpan pinjam, penjualan kredit dan angsuran setiap saatnya. Banyaknya anggota yang melakukan transaksi simpan pinjam membuat adanya kemungkinan terjadinya kehilangan data-data transaksi tiap anggota atau catatan akan laporan keuangan dari koperasi.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibutuhkannya pembuatan sistem informasi yang terintegrasi antara bagian simpan pinjam, penjualan kredit dan angsuran. Dengan adanya sistem simpan pinjam, penjualan kredit dan angsuran yang terintegrasi diharapkan dapat membuat kinerja karyawan koperasi

menjadi lebih mudah, serta dapat menghasilkan laporan-laporan dari kegiatan yang ada lebih valid.

Solusi demi mendorong Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri untuk berbenah diri dalam rangka perbaikan kualitas pelayanan yang lebih baik, baik dalam peningkatan kualitas SDM. Berdasarkan uraian diatas maka dengan dibuatnya sistem tersebut diharapkan dapat membantu manajemen koperasi dalam mengambil keputusan dalam pengembangan Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan

yaitu Bagaimana Merancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri yang terintegrasi antara bagian simpan pinjam, penjualan kredit dan angsuran pada koperasi karyawan.

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan masalah pada sistem informasi ini adalah sebagai berikut:

1. Proses Simpan Pinjam

Proses simpan pinjam meliputi proses pencatatan transaksi simpanan dan pinjaman yang dikelola oleh bagian administrasi terhadap anggota. Pinjaman dibagi menjadi 2 jenis yaitu simpan pinjam, dan pinjaman niaga (kebutuhan rumah tangga).

2. Proses Penjualan Kredit

Proses penjualan kredit ini meliputi pencatatan transaksi penjualan dalam melayani pengkreditan suatu barang kebutuhan sekunder. Barang sekunder ini

meliputi barang elektronik, sandang, dan lain-lain. Dan pelayanan yang ada di penjualan kredit ini hanya mengelola anggota yang ingin mengajukan permohonan kredit barang yang ada di stok koperasi. Jika barang yang diajukan tidak ada di stok koperasi maka bagian administrasi hanya membuat no purchase order saja. Dan selanjutnya tidak membahas tentang pembelian dan penyetok barang.

3. Proses Angsuran

Proses angsuran meliputi proses pencatatan transaksi pembayaran angsuran, maka disini anggota telah melakukan piutang dengan mengangsur biaya dari pinjaman tersebut selama jangka waktu ditentukan. Dan dimana tindakan dari bagian akunting terhadap anggota tersebut nantinya akan mempengaruhi jumlah simpanan dan angsuran pinjaman yang harus dibayar oleh anggota setiap periode angsuran jatuh tempo. Pelaporan pembayaran piutang untuk proses ini hanya sebatas pelaporan data piutang.

1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah Merancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri yang terintegrasi antara bagian transaksi simpan pinjam, penjualan kredit, dan angsuran yang diharapkan dapat membantu manajemen koperasi dalam mengambil keputusan dalam pengembangan koperasi.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan pada sistem informasi ini adalah sebagai berikut:

1. Bagian Administrasi

Bagian pengelolaan data anggota merupakan pegawai yang bertugas melayani anggota saat pendaftaran untuk menjadi anggota baru, dan bertugas untuk membuat laporan transaksi data setiap anggota terhadap simpanan dan pinjamannya.

a. Dapat mengetahui data-data pendaftaran anggota dengan cepat dan mudah.

b. Dapat mengetahui laporan dari pendapatan pendaftaran anggota secara cepat

dan akurat.

2. Bagian HRD

Bagian HRD merupakan pegawai yang bertugas merekomendasikan anggota saat pendaftaran untuk menjadi anggota baru, dan bertugas untuk memberikan informasi akan data-data karyawan yang menjadi anggota yang telah memiliki angsuran pinjaman di koperasi.

a. Dapat mengetahui data-data anggota yang mempunyai pinjaman di koperasi

dengan cepat dan mudah.

3. Bagian Payroll

Bagian Payroll merupakan sebuah lembaga perusahaan yang berwenang dalam memberikan dan memotong gaji karyawan sesuai informasi data-data pinjaman yang ada dikoperasi.

a. Dapat mengetahui laporan dari data-data karyawan yang masih mempunyai

angsuran pinjaman koperasi dengan cepat dan mudah.

4. Bagian Akunting

Bagian Akunting adalah bagian yang mengelola semua data-data pelaporan transaksi simpanan dan pinjaman, termasuk data simpanan pokok

anggota dan setiap pinjaman yang telah dilakukan oleh anggota setiap periode nya. Dan bertugas untuk membuat laporan-laporan yang berhubungan dengan data-data transaksi yang nantinya diberikan kepada pihak pengurus koperasi.

a. Dapat mengetahui laporan yang berisi data-data transaksi simpanan dan

pinjaman setiap anggota secara cepat dan akurat setiap periode nya.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan proyek akhir adalah sebagai berikut :

Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang masalah, sedangkan inti dari permasalahan akan digambarkan dalam perumusan masalah, pembatasan masalah menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang akan dibuat supaya tidak keluar dari ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem tersebut. Bab ini juga membahas tentang manfaat dari sistem informasi STI berbasis desktop yang terkomputerisasi yang diterapkan pada Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri.

Bab kedua hasil survey membahas tentang gambaran umum Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri Wilayah Surabaya yang menguraikan tentang keadaan, lokasi, kondisi, situasi dan hal lain yang berkaitan dengan instansi/lembaga tersebut seperti sejarah berdirinya dan struktur organisasi Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri Wilayah Surabaya. Dalam bab ini terdapat deskripsi tugas pada setiap struktur organisasi yang ada serta dibahas

juga hasil analisis sistem lama (document flow transaksi simpanan, document flow

jenis pinjaman, document flow penjualan kredit dan document flow angsuran

Bab ketiga landasan teori membahas tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan laporan, yaitu berisi tentang konsep dan prinsip dasar yang diperlukan untuk memecahkan masalah sistem informasi simpan pinjam.

Bab keempat analisis dan desain sistem membahas tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis yang ditempuh dalam menyelesaikan proyek ini yang berisi Dokumen Flow Komputerisasi, Data Flow Diagram (DFD) diantaranya terdapat Context Diagram (CD) dan Diagram Berjenjang (HIPO), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File, dan Desain Input/Output.

Bab kelima implementasi dan pembahasan yang membahas tentang sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi hardware maupun software. Selain itu, bab ini juga menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi yaitu cara setup program maupun capture proses jalannya program yang terjadi.

Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan atau ringkasan dari bab-bab sebelumnya dan memuat saran-saran yang bisa diterapkan untuk perbaikan dan pengembangan sistem selanjutnya.

BAB II

HASIL SURVEY

2.1 Gambaran Umum Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri

Koperasi Karyawan ( Kopkar ) adalah suatu sarana untuk pemersatu sekaligus meningkatkan kesejahteraan karyawan. Koperasi Karyawan Temprina

Sejahtera Mandiri didirikan pada bulan November 1984 dan berlokasi di Jalan

Karah Agung 1 Surabaya. Sebagai suatu badan usaha yang bersifat mandiri dan tunggal, PT. Temprina Media Grafika dituntut untuk selalu mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang bagaimana pun bentuknya. Hal ini juga diterapkan Koperasi karyawan PT. Temprina Media Grafika yaitu mewujudkan suatu kerjasama yang baik antar karyawan PT. Temprina Media Grafika sebagai anggota koperasi pada khususnya dan juga bagi masyarakat sekitar pada umumnya.

Bentuk dari kerjasama itu adalah memenuhi kebutuhan para anggota koperasi dan juga meningkatkan kesejahteraan para anggota koperasi. Oleh sebab itu pimpinan dan pengurus pada saat itu mengambil langkah dan sikap untuk mengajukan Perubahan Anggaran Dasar Koperasinya sebagai badan hukum. Maka sejak tanggal 11 Agustus 2007 Koperasi Karyawan PT. Temprina Media

Grafika telah menerima pengesahan badan hukum dengan Surat Keputusan No

12113/ BH/ VI/ 1993. Dengan dikukuhkannya koperasi karyawan PT. Temprina

Media Grafika sebagai badan hukum, maka kegiatan operasionalnya semakin profesional, baik dalam pelayanan terhadap anggota maupun dalam bidang usahanya.

Koperasi mempunyai modal yang diperoleh dari uang simpanan pokok, simpanan wajib, simpanan sukarela, uang pinjaman dan penerimaan lain. Modal pada saat perubahan Anggaran Dasar Koperasi sebesar Rp. 1.179.277.433,10 (satu milyar seratus tujuh puluh sembilan juta dua ratus tujuh puluh tujuh ribu empat ratus tiga puluh tiga rupiah koma sepuluh sen) yang berasal dari simpanan pokok, simpanan wajib dari para pendiri dan hibah. Uraian bawah ini menjelaskan tentang gambaran Koperasi karyawan PT. Temprina Media Grafika secara lebih detil.

2.2 Visi dan Misi A. Visi

Koperasi Karyawan PT. Temprina Sejahtera Mandiri Surabaya melaksanakan Visi yaitu : Menjadi organisasi yang terus menerus mengembangkan diri dan memberikan kemanfaatan kepada anggotanya serta berperan aktif dalam gerakan Koperasi dengan berpegang teguh pada nilai-nilai dan prinsip koperasi.

B. Misi

Koperasi Karyawan PT. Temprina Sejahtera Mandiri Surabaya

melaksanakan Misi yaitu : Mewujudkan SDM anggota yang memahami dan

menjalankan fungsi dan perannya sebagai pemilik, pelanggan, dan partisipan aktif di Koperasi ”KopKar TSM”. Meringankan beban ekonomi dan meningkatkan daya beli anggota serta menyediakan kebutuhan para karyawan.

2.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi tersebut terdiri dari level manajemen hingga pelaksana koperasi. Struktur organisasi Koperasi karyawan TSM dapat digambarkan pada Gambar 2.1.

Rapat Anggota

Anggota

Pengawas Pengurus Penasehat

Ketua

Wakil ketua

Sekretaris Bendahara

Unit pengelola simpan pinjam

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Koperasi Karyawan TSM

2.4 Deskripsi Tugas

Dalam setiap instansi, sangat diperlukan kesinambungan dalam melakukan suatu pekerjaan. Pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap bagian yang ada di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam pelaksanaannya. Berikut ini adalah deskripsi tugas dari tiap-tiap bagian:

a. Rapat Anggota

(1) Merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi. (2) Membuat rencana Anggaran Dasar.

(3) Memilih anggota, pengurus, dan anggota pengawas jika masa jabatannya telah habis.

(4) Mengesahkan rencana kerja dan rencana anggaran belanja dan anggaran pendapatan koperasi.

(6) Mengesahkan neraca dan perhitungan keuangan tahunan. b. Penasehat

(1) Menolak hal-hal yang merugikan koperasi dari pihak luar. (2) Memberikan saran atau anjuran pada pengurus untuk kemajuan koperasi.

(3) Memberi prioritas usaha pada koperasi apabila memenuhi syarat yang ditetapkan.

c. Pengawas

(1) Melaksanakan pemeriksaan terhadap tata kehidupan koperasi termasuk organisasi, usaha dan pelaksanaan kebijaksanaan pengurus.

(2) Memberi laporan tertulis tentang pemeriksanaan.

(3) Sebagai perangkat organisasi, tim manajemen dan sebagai

pelindung koperasi.

d. Ketua

(1) Bertindak sebagai pimpinan koperasi, atas nama koperasi serta mewakili koperasi di dalam maupun di luar persidangan. (2) Menyiapkan kebijaksanaan pimpinan/penasehat dalam pengembangan koperasi.

(3) Menetapkan kebijaksanaan dalam keputusan pada forum rapat pengurus.

(4) Mengkoordinator perumusan dan perencanaan program kerja. (5) Menandatangani surat-surat keluar dan surat-surat berharga bersama sekretaris.

e. Sekretaris

(1) Memelihara buku-buku administrasi organisasi.

(2) Bertanggungjawab dalam bidang administrasi/tata usaha koperasi. (3) Menyelenggarakan notulen rapat.

(4) Menyusun laporan organisasi.

(5) Mengatur dan mengurus soal pengelolaan koperasi. f. Bendahara/Keuangan

(1) Mengurus persoalan keuangan koperasi.

(2) Membimbing dan mengawasi pemegang kas koperasi.

(3) Mengawasi dan menganalisa RAPB koperasi dengan cermat agar tidak melampaui.

(4) Menandatangani surat-surat berharga bersama ketua.

(5) Menyimpan dan mengamankan uang, bukti-bukti surat berharga dan dokumen keuangan koperasi.

(6) Menyusun dan menyiapkan neraca dan perhitungan hasil usaha koperasi.

g. Unit Simpan Pinjam

(1) Mengatur, mengkoordinir dan manangani semua aktivitas yang berhubungan dengan simpan pinjam.

(2) Mengamati posisi setiap pembiayaan, mamantau dan memberikan pembinaan serta mengusahakan agar pelunasan dapat sesuai dengan perjanjian.

(3) Mengikuti perkembangan proses pembiayaan.

kasus pembiayaan.

2.5 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada Koperasi Karyawan TSM Surabaya, dapat dibuat suatu analisis sistem. Analisis sistem yang ada yaitu sebagai berikut:

A. Dokumen Flow Simpanan

Dalam proses simpanan ini dijelaskan bahwa dalam pembayaran simpanan yang telah sudah menjadi kewajiban bagi anggota merupakan suatu tagihan atas koperasi. Dimana dalam proses pembayarannya dilakukan dengan pemotongan gaji per bulannnya sesuai dengan hasil tanggungan simpanan anggota. Document flow untuk proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Doc.Flow Pembayaran Simpanan Wajib

Pegawai Bagian Akunting Bagian Payroll Bagian Administrasi Mulai Surat tagihan sebesar s.wajib Surat tagihan sebesar s.wajib Pemotongan gaji pegawai Pembayaran s.wajib Penerimaan s.wajib Pencatatan transaksi Bukti pembayaran s.wajib Bukti pembayaran s.wajib Bukti pembayaran s.wajib Bukti pembayaran s.wajib Bukti pembayaran s.wajib Pencatatan transaksi Buat bukti pemotongan gaji Bukti pemotongan gaji pegawai Bukti pemotongan gaji pegawai Pencatatan transaksi s.wajib Z Selesai

B. Dokumen Flow Pinjaman

Dalam proses pinjaman ini dijelaskan bahwa dalam pengajuan pinjaman adalah dimana status anggota sudah bersih dari tanggungan pembayaran angsuran perjanjian pinjaman sebelumnya. Sehinggga setelah anggota bebas dari segala tanggungan angsuran pinjaman sebelumnya maka anggota boleh melakukan pengajuan pinjaman berikutnya. Sesuai dengan dana kas yang terstruktur dari koperasi. Document flow untuk proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Doc.Flow Peminjaman uang

Bagian Akunting Kepala Bagian Administrasi Pegawai Mulai Pengisian form pinjam Form pinjam sudah diisi Form pinjam sudah diisi Cek pinjaman Lunas ? Cek plafon/flat Terpenuhi ? Y Minta persetujuan Cek hasil perhitungan Pengesahan

Form yang sudah disahkan

Form yang sudah disahkan Y Buat surat kontrak pinjam Surat kontrak pinjam Surat kontrak pinjam Tanda tangan anggota Surat kontrak pinjam Surat kontrak pinjam Merealisasi pinjaman

Tanda terima dana pinjaman

Tanda terima dana pinjaman Pencatatan transaksi Z Selesai T T

C. Penjualan Kredit

Dalam proses penjualan kredit ini dijelaskan bahwa transaksi melayani anggota untuk pinjaman dalam bentuk barang yang sifatnya pinjaman jangka panjang. Dalam proses penjualan kredit disini, anggota melakukan pengajuan permohonan pinjaman barang. Dan sebelum permohonan kredit disetujui untuk diberikan, maka terlebih dahulu bagian administrasi melakukan pengecekan terhadap pinjaman yang sebelumnya apakah pembayaran angsuran telah jatuh selama 12 bulan. Jika anggota masih mempunyai tanggungan pembayaran angsuran belum memenuhi tempo selama 12bulan, maka anggota belum bisa melakukan pengajuan permohonan jangka panjang. Dan apabila anggota telah mempunyai status bebas tanggungan pembayaran angsuran, maka anggota boleh mengajukan permohonan kredit barang jangka panjang. Document flow untuk proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 2.4.

Document Flow Penjualan Kredit Bagian Akunting Bagian Administrasi Pegawai Mulai Surat permohonan kredit Pendataan permohonan kredit Surat permohonan kredit Konfirmasi persetujuan permohonan Surat Pengajuan kredit Surat Pengajuan kredit Merealisasi permohonan kredit Memvalidasi pengajuan permohonan Data surat pengajuan kredit tervalidasi Data surat pengajuan kredit tervalidasi Pendataan data barang yang dikredit Ada ? Pencatatan data barang tersedia Y Buat purchase order T Data purchase order Bukti data barang

tersedia

Selesai Bukti data barang

tersedia

Gambar 2.4 Document Flow Penjualan Kredit

D. Dokumen Flow Pengembalian Pinjaman (Angsuran)

Dalam proses pengembalian pinjaman atau juga disebut angsuran ini dijelaskan bahwa dalam pengembalian pinjaman adalah dimana status anggota yang masih mempunyai tanggungan pembayaran angsuran perjanjian pinjaman sebelumnya. Sehinggga sebelum anggota bebas dari segala tanggungan angsuran pinjaman sebelumnya maka anggota tidak boleh melakukan pengajuan pinjaman berikutnya terkecuali masa tempo pelunasan pembayaran angsuran sudah melebihi 1tahun dari masa pinjaman. Yang prosesnya dilakukan secara efektif

dengan pemotongan dari 1/3 gaji anggota. Document flow untuk proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 2.5.

Doc.Flow Pengembalian angsuran pinjaman

Kepala Bagian Akunting Bagian Payroll Bagian Administrasi Pegawai Mulai Menghitung total angsuran pinjaman Hitung besar angsuran perbulan Pengiriman tagihan Surat tagihan Surat tagihan Pemotongan gaji pegawai Bayar angsuran pinjaman Penerimaan pemb.angsuran Pencatatan transaksi Buat bukti angsuran pinjaman Bukti angsuran pinjaman Bukti angsuran pinjaman Pengesahan Bukti angsuran pinjaman yg disahkan Bukti angsuran pinjaman yg disahkan Bukti angsuran pinjaman yg disahkan Bukti angsuran pinjaman yg disahkan Pencatatan transaksi Buat bukti pemotongan gaji Bukti potongan gaji Bukti potongan gaji Catat angsuran pinjaman Z selesai

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi Koperasi

3.1.1. Pengertian Koperasi

Menurut Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 Pasal 1 Ayat 1 tentang perkoperasian menyatakan bahwa koperasi adalah “badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi dan sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan”. Pengertian sebagai badan usaha menunjukkan, bahwa koperasi sebagai bentuk kerjasama dibidang ekonomi mempunyai tujuan untuk memperoleh keuntungan. Sedangkan yang dimaksud dengan berdasarkan prinsip koperasi merupakan esensi dasar kerja koperasi sebagai badan usaha yang lebih mengutamakan kepentingan anggota yang merupakan pemilik sekaligus sebagai pelanggan atau pengguna jasa koperasi.

Koperasi sebagai bentuk organisasi memiliki seperangkat nilai yang diantaranya dirumuskan ke dalam sejumlah prinsip-prinsip koperasi sehingga koperasi menampilkan karakteristik khusus. Nilai-nilai yang diterapkan di dalam kehidupan berkoperasi itu membentuk perilaku atau pola kerja internal koperasi yang disebut sebagai mekanisme kerja organisasi koperasi, dimana anggota dan komponen-komponen organisasi koperasi saling berinteraksi di dalam satu sistem yang disebut manajemen koperasi.

3.1.2 Tujuan Koperasi

Menurut Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 Pasal 3 tujuan koperasi Indonesia adalah “koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umunya serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945”.

3.1.3 Fungsi dan Peran Koperasi

Menurut Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 Pasal 4 fungsi dan peran koperasi adalah:

1. _{Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi}

anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya.

2. _{Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan}

manusia dan masyarakat.

3. _{Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan}

perekonomian nasional dengan Koperasi sebagai sokogurunya.

4. _{Berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional}

yang merupakan usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi.

3.1.4 Prinsip Koperasi

Dalam Pasal 5 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 prinsip koperasi adalah sebagai berikut:

Ayat (1) Koperasi melaksanakan prinsip Koperasi sebagai berikut: (a) keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka; (b) pengelolaan dilakukan secara

demokratis; (c) pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota; (d) pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal; (e) kemandirian.

Ayat (2) Dalam mengembangkan Koperasi, maka Koperasi melaksanakan pula prinsip Koperasi sebagai berikut: (a) pendidikan perkoperasian; (b) kerjasama antar koperasi.

3.1.5 Jenis-jenis Koperasi

Ada beberapa jenis koperasi yang ada di Indonesia. Menurut Heldiana (2008:23), koperasi yang ada di Indonesia dapat digolongkan menjadi 5 jenis, yaitu:

a. Koperasi Konsumsi

Koperasi yang mengusahakan kebutuhan sehari-hari yang bertujuan agar anggotanya dapat membeli barang-barang konsumsi dengan kualitas baik dan harga yang layak.

b. Koperasi Kredit (Simpan Pinjam)

Koperasi yang bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada anggotanya untuk memperoleh pinjaman dengan mudah dan bunga ringan. Modal koperasi yang utama adalah dari simpanan anggota itu sendiri. Dari uang simpanan yang dikumpulkan bersama-sama itu diberikan pinjaman kepada anggota yang perlu dibantu.

c. Koperasi Produksi

Koperasi yang bergerak dalam bidang kegiatan ekonomi pembuatan dan penjualan barang-barang baik yang dilakukan oleh koperasi sebagai

organisasi maupun orang-orang anggota koperasi. Contohnya adalah koperasi peternak sapi perah, koperasi kerajinan dan lain-lain.

d. Koperasi Jasa

Koperasi yang berusaha dibidang penyediaan jasa tertentu bagi para anggota maupun masyarakat umum. Contohnya adalah koperasi angkutan, koperasi jasa audit, dan lain-lain.

e. Koperasi Serba Usaha

Dalam rangka meningkatkan produksi dan kehidupan rakyat di daerah pedesaan, pemerintahan membentuk Koperasi Unit Desa (KUD). Satu unit desa terdiri dari beberapa desa dalam satu kecamatan yang merupakan satu kesatuan potensi ekonomi.

3.2 Sistem Informasi Simpan Pinjam

Menurut Rudini (2005:18), simpan pinjam adalah kegiatan menghimpun dan menyalurkan dana melalui usaha simpan pinjam dari dan untuk anggota koperasi maupun kepada koperasi dan anggota lainnya. Kegiatan usaha simpan pinjam biasanya dilakukan oleh Koperasi Simpan Pinjam (KSP) atau Unit Simpan Pinjam (USP) pada sebuah koperasi.

3.2.1 Simpan

Setiap anggota koperasi diwajibkan untuk membayar beberapa iuran simpanan. Menurut Rudini (2005:20) iuran tersebut adalah sebagai berikut:

a. Simpanan Pokok

Iuran ini dibayar sewaktu pertama kali mendaftarkan diri menjadi anggota koperasi, dimana besarnya iuran ditentukan oleh pihak koperasi.

b. Simpanan Wajib

Iuran ini dibayar setiap bulan selama menjadi anggota koperasi, dimana besarnya iuran ditentukan oleh pihak koperasi berdasarkan jabatan.

c. Simpanan Sukarela

Iuran ini dibayar setiap bulan selama menjadi anggota koperasi, dimana besarnya iuran sesuai dengan kemampuan anggotanya.

Simpanan pokok tidak bisa diambil selama menjadi anggota koperasi dan hanya bisa diambil bila anggota sudah keluar dari keanggotaan.

3.2.2 Pinjam

Pemberian kredit pinjaman merupakan jasa atau bisnis yang beresiko, karena ada kemungkinan kredit yang diberikan dan tidak tertagih atau macet. Sehubungan dengan hal tersebut, sudah menjadi keharusan bagi koperasi untuk memberikan pinjaman kepada anggota yang layak dengan mempertimbangkan setiap usulan kredit. Menurut Rudini (2005:21), persyaratan bagi anggota yang ingin melakukan transaksi, yaitu:

1. Setiap anggota koperasi mendapatkan pinjaman dalam bentuk uang

maupun barang.

2. Jumlah maksimal pinjaman yang diberikan kepada anggotanya ditentukan

oleh pihak koperasi sesuai dengan dana kas yang boleh dikeluarkan per bulan.

3. Jangka waktu tergantung dari beberapa lama angsuran, sedangkan bunga

Angsuran pinjaman yang harus dibayar oleh seorang peminjam dipengaruhi oleh pokok pinjaman, dengan jangka waktu pinjaman dan tingkat suku bunga yang berlaku.

3.3 Sistem Informasi Penjualan Kredit

Sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2006:210) yaitu penjualan kredit dilaksanakan oleh koperasi dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan permohonan pengajuan pinjaman barang yang diterima dari anggota dan untuk jangka waktu tertentu koperasi mempunyai tagihan kepada anggota tersebut. Jadi dalam sistem penjualan kredit terdapat unsure-unsur yang mendukung dan kesemua unsur tersebut diorganisasi sedemikian rupa dalam sebuah sistem yang disebut sistem penjualan kredit.

3.4 Sistem Informasi

Menurut Leitch dan Davis (2005:6) pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

3.5 Analisa dan Perancangan

Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi dari sebuah sistem yang telah berjalan.

Analisa yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisa ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat menyebabkan gagalnya penyusunan sebuah sistem (Kendall, 2005).

Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak

terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan di dalam menganalisa sistem adalah:

1. Tahap perencanaan sistem

2. Tahap analisis sistem

3. Tahap perancangan sistem

4. Tahap penerapan sistem

5. Membuat laporan dari hasil analisa

Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan factor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.

Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi, maupun dari sumber-sumber di luar lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah di identifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.

Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem

yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses

menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini, harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.

Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai,

karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut, dibentuk pula rancangan database disertai dengan struktur file antara sistem yang satu dengan yang lain. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan output sistem, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.

Apabila di dalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu

melihat kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat di ambil kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sebuah sistem.

3.6 Interaksi Manusia dan Komputer

Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) atau Human-Computer

Interaction (HCI) adalah disiplin ilmu yang berhubungan dengan perancangan,

evaluasi, dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan oleh manusia, serta studi fenomena-fenomena besar yang berhubungan dengannya.

(Definisi oleh ACM SIGCHI). Struktur IMK dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Fokus interaksi manusia dan komputer antara lain yaitu:

1. Fokus adalah perancangan dan evaluasi antarmuka pemakai (user interface).

2. Antarmuka pemakai adalah bagian sistem komputer yang memungkinkan

Gambar 3.1 Struktur Interaksi Manusia dan Komputer

3.7 Stored Procedure

Stored Procedure adalah sekumpulan perintah SQL yang disimpan pada

server database. Ada beberapa alasan harus menggunakan Stored Procedure,

diantaranya adalah kebutuhan akan sebuah operasi yang sama sedangkan ada

banyak client yang harus mengakses dengan bahasa pemrograman berbeda.

Keuntungan lainnya adalah jika melakukan modifikasi atau perubahan pada

Stored Procedure maka semua client secara otomatis akan mendapat perubahan

BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri yang akan dibuat. Metode ini membutuhkan analisis yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Analisa merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi terorganisir dengan baik.

4.1 Analisis Sistem

Sistem yang ada pada koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri saat ini belum terintegrasi dengan baik. Seluruh data-data simpan pinjam, penjualan kredit dan angsuran masih disimpan dalam bentuk dokumen. Dengan adanya sistem yang telah ada saat ini membuat kesulitan pendataan yang membuat kemungkinan terjadinya kehilangan dokumen, dan lambatnya manajemen dalam pengambilan keputusan untuk pengembangan koperasi.

Informasi tentang kebutuhan Sistem Informasi diperlukan untuk menghasilkan perencanaan Sistem informasi yang dapat mendukung koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri yang baik. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk pengelolaan data simpan pinjam, penjualan kredit dan pembayaran angsuran. Proses-proses simpan pinjam,

penjualan kredit dan angsuran dikembangkan ke dalam sistem yang terintegrasi. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat meminimalkan penggunaan dokumen kertas, meminimalkan terjadinya kehilangan dokumen-dokumen. Disamping itu seluruh proses yang ada diharapkan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen menjadi lebih cepat dan akurat.

4.2 Desain Sistem

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang

baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada dokumen flow

komputerisasi berikut ini:

4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi

Dalam sistem informasi koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri

terdapat empat dokumen flow komputerisasi yaitu proses simpanan anggota,

proses pinjaman anggota, proses penjualan kredit dan proses pembayaran angsuran anggota. Adapun untuk gambar dan penjelasannya dijelaskan pada uraian berikut ini.

A. Dokumen Flow Komputerisasi Simpanan Anggota

Proses simpanan anggota diawali ketika pertama kali pegawai akan menjadi anggota koperasi kepada bagian administrasi. Dan transaksi simpanan anggota ini akan berjalan seterusnya selama menjadi anggota koperasi dan pegawai perusahaan. Dan selama proses yang terjadi pada simpanan anggota, maka bagian administrasi per periode nya mengirimkan surat tagihan simpanan kepada bagian payroll. Dibagian payroll nantinya akan memiliki wewenang dalam pemotongan gaji pegawai sesuai dengan kewajiban simpanan yang ada dikoperasi.

Ketika bagian payroll telah selesai melakukan pemotongan gaji pegawai maka bagian payroll akan mencetak bukti pemotongan gaji lalu diberikan kepada bagian akunting. Lalu dibagian akunting akan diinputkan data-data pembayaran simpanan anggota. Maka bagian akunting menyerahkan data-data pembayaran simpanan kepada bagian payroll untuk bukti pembayaran dalam meng-update data gaji pegawai. Ketika selesai, bagian payroll akan mencetak tanda bukti pemotongan gaji dan pembayaran simpanan setiap periodenya rangkap dua. Rangkap pertama diserahkan kepada bagian payroll dan rangkap yang ke dua dibawa oleh pegawai tersebut. Document flow komputerisasi untuk proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Doc.Flow Komputerisasi Pembayaran Simpanan Wajib

Pegawai Bagian Akunting Bagian Payroll Bagian Administrasi Mulai Surat tagihan simpanan wajib

Input data tagihan Pemotongan gaji karyawan

Input data anggota Cek data anggota Pegawai Benar ? Simpan dt. Pembayaran Y T Simpanan wajib Update dt simpanan wajib Cetak bukti pembayaran simp.wajib Bukti simpanan wajib Cetak bukti pemotongan gaji Bukti pemotongan gaji Bukti pemotongan gaji Bukti pembayaran simpanan Bukti pembayaran simpanan Selesai Data kas

Update dt. Gaji Setoran simpanan

wajib

Pegawai Jabatan

Jabatan

B. Dokumen Flow Komputerisasi Pinjaman Anggota

Proses pinjaman anggota dapat dilakukan ketika pegawai melakukan pengajuan peminjaman. Selanjutnya di bagian administrasi akan dilakukan pengecekan data pinjaman sebelumnya. Jika pegawai telah ada tanggungan pinjaman maka pegawai akan mendapatkan pinjaman yang telah dipotong sisa pinjaman sebelumnya. Apabila pegawai bebas tanggungan pinjaman sebelumnya maka bagian administrasi akan memberikan surat kontrak pinjam sesuai permohonan pinjaman. Selanjutnya dibagian akunting akan diproses dengan perhitungan dana kas dan jumlah permohonan pinjaman pegawai yang akan divalidasi. Ketika selesai, maka transaksi pinjaman akan disimpan dalam database pinjaman. Dan bagian akunting akan mencetak tanda bukti pencairan dana pinjaman. Document flow komputerisasi untuk proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Doc.Flow Komputerisasi Pengajuan Pinjaman Uang

Bagian Akunting Bagian Administrasi Pegawai Mulai Data anggota/ id_card

Input data anggota Cek data anggota Pegawai Cek data pinjaman Dt pinjaman

< jarak waktu pinjaman

Cetak surat kontrak pinjam T Selesai Y Surat kontrak pinjam Surat kontrak pinjam Merealisasi pinjaman

Cek data kas

Data Kas Ada ? T Simpan data pinjaman Dt pinjaman Update data pinjaman Update dt kas

Y

Buat tanda terima dana pinjaman Bukti tanda terima

dana pinjaman Bukti tanda terima

dana pinjaman

Z

Bukti tanda terima dana pinjaman

C. Dokumen Flow Komputerisasi Penjualan Kredit

Proses penjualan kredit dapat dilakukan ketika pegawai melakukan pengajuan peminjaman dalam bentuk barang yang ingin dikredit. Selanjutnya di bagian administrasi akan dilakukan pengecekan data anggota. Lalu bagian administrasi menginputkan data permohonan pengajuan barang oleh pegawai dan mengecek nya apakah barang yang diminta ada. Jika barang yang diminta ada maka data transaksi permohonan tersebut disimpan di database penjualan. Jika barang yang diminta tidak ada stok maka bagian administrasi akan membuat no purchase order. Ketika selesai, maka bagian adninistrasi akan menyimpan kedalam database PO (purchase order). Dan bagian akunting akan mencetak tanda bukti laporan permohonan kredit barang. Document flow komputerisasi untuk proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 4.3.

Document Flow Komputerisasi Penjualan Kredit

Bagian Akunting Bagian Administrasi

Mulai

Input NIP

Cek data anggota Pegawai

Ada ?? T Input data permohonan barang Y Buat data purchase order Input No purchase

Order

Cek data barang Barang

Ada ? T Simpan data permohonan kredit Y Penjualan

Cetak data permohonan kredit Selesai Data permohonan kredit Data permohonan kredit Input data permohonan kredit Buat laporan permohonan kredit Laporan permohonan kredit Data purchase order

D. Dokumen Flow Komputerisasi Pengembalian Angsuran Pinjaman

Proses pengembalian angsuran pinjaman dapat dilakukan ketika pegawai melakukan pembayaran tagihan piutang dari koperasi. Selanjutnya di bagian administrasi akan dilakukan pengecekan atas dasar pinjaman kemudian dihitung sesuai prosedur dan mengirimkan surat tagihan pada bagian payroll. Dibagian payroll nantinya akan memiliki wewenang dalam pemotongan gaji pegawai sesuai dengan data pegawai yang mempunyai tagihan angsuran dikoperasi.

Ketika bagian payroll telah selesai melakukan pemotongan gaji pegawai maka bagian payroll akan mencetak bukti pemotongan gaji lalu diberikan kepada bagian akunting. Lalu dibagian akunting akan diinputkan data-data pembayaran angsuran anggota. Maka bagian akunting menyerahkan data-data pembayaran angsuran kepada bagian payroll untuk bukti pembayaran dalam meng-update data gaji pegawai. Ketika selesai, bagian payroll akan mencetak tanda bukti pemotongan gaji dan pembayaran angsuran setiap periodenya rangkap dua. Rangkap pertama diserahkan kepada bagian payroll dan rangkap yang ke dua dibawa oleh pegawai tersebut. Document flow komputerisasi untuk proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 4.4.

Doc Flow Komputerisasi Pengembalian Angsuran Pinjaman Pegawai Bagian Akunting Bagian payroll Bagian Administrasi Mulai

Input data pinjaman

Cek data angsuran Dt pinjaman Jatuh tempo bayar angsuran Hitung total angsuran pinjam Hitung besar angsuran / bulan Y T Cetak Surat tagihan Surat tagihan

Input data tagihan

Pemotongan gaji karyawan

Input dt anggota

Cek data anggota Pegawai Benar ? Simpan dt pembayaran angsuran T Dt kembali Dt pinjaman Dt kas Update dt pinjaman Cetak bukti pembayaran angsuran Bukti pembayaran angsuran Cetak bukti pemotongan gaji Bukti pemotongan gaji Bukti pembayaran angsuran Bukti pembayaran angsuran Bukti pemotongan gaji Selesai Update dt. Gaji Setoran angsuran Dt pinjaman Jabatan Pegawai Data pinjaman Jabatan

Gambar 4.4. Dokumen Flow Komputerisasi Pengembalian Angsuran Pinjaman

4.2.2 Data Flow Diagram

Data flow diagram merupakan perangkat yang digunakan pada

metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.

A. Context Diagram

Context Diagram dari sistem informasi koperasi karyawan Temprina

Sejahtera Mandiri terdapat lima external entity dan aliran datanya masing-masing

yang saling terkait. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.5.

Laporan penjualan kredit Laporan pembayaran angsuran per periode Laporan simpanan per periode

Data permohonan kredit

NO Purchase Order

bukti pembayaran angsuran

setoran angsuran

NIP

bukti pembayaran angsuran bukti pemotongan gaji angsuran

setoran angsuran pinjaman data tagihan pinjaman

surat tagihan pinjaman data pinjaman

bukti tanda terima dana pinjaman surat kontrak pinjam

surat kontrak pinjam id card

bukti pembayaran simpanan bukti pemotogan gaji untuk simpanan

bukti simpanan wajib

setoran simpanan wajib

Laporan Pinjaman per periode

setoran simpanan wajib data tagihan simpanan surat tagihan simpanan wajib

data barang

data pegawai data jabatan

0

Sistem Informasi Administrasi Koperasi Karyawan TSM + Pegawai Bagian Administra si HRD Bagian Akunting Ketua Koperasi Bagian Payroll

Gambar 4.5. Context Diagram Sistem Informasi Administrasi KopKar TSM

B. Diagram Berjenjang

Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat

diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang dari sistem informasi administrasi koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri dapat

0

Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Koperasi Karyawan

Temprina Sejahtera Mandiri

1 Maintenance data

master 1.1 Maintenance data pegawai 1.2 Maintenance data barang 1.3 Maintenance data jabatan 2.1 Simpan Pinjam 2.2 Penjualan Kredit 2.3 Pembayaran Angsuran 2.1.1 Mengelola Transaksi Simpanan Anggota 2.1.2 Mengelola Transaksi Pinjaman Anggota 3 Pembuatan laporan 2 Melakukan Transaksi 3.1 Memilih Laporan 3.2 Memilih periode Laporan 3.3 Cetak Laporan

Gambar 4.6. Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi KopKar TSM

C. DFD Level 0 Sistem Administrasi Koperasi Karyawan

Setelah membuat context diagram dari sistem informasi administrasi

koperasi karyawan TSM, untuk selanjutnya context diagram tersebut akan dibagi

menjadi sub-sub proses yang lebih kecil.

Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, tiga proses utama

itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 4.7.

Gambar 4.7. DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Koperasi

Karyawan

data penjualan kredit

data angsuran per periode data pinjaman per periode data simpanan per periode

data penjualan kredit data barang

data pegawai (kredit)

data kas diubah (angsuran)

data pinjaman diubah(angsuran) data angsuran

data gaji(angsuran) data pegawai(angsuran)

data gaji diubah(angsuran)

data besar angsuran data angsuran pinjam

data gaji diubah(simpanan)

[Laporan penjualan kredit]

data pegawai pinjaman

data pinjam pegawai data kas pinjam data pinjaman

data simpanan

data simpanan

data gaji (simpanan) data pegawai simpanan

[bukti pembayaran angsuran] [bukti pemotongan gaji angsuran] [NIP]

[setoran angsuran] [bukti pembayaran angsuran] [NO Purchase Order]

[Data permohonan kredit]

[Laporan pembayaran angsuran per periode] [Laporan simpanan per periode] [setoran angsuran pinjaman]

[data tagihan pinjaman] [surat tagihan pinjaman]

[data pinjaman]

[bukti tanda terima dana pinjaman] [surat kontrak pinjam]

[surat kontrak pinjam]

[bukti pembayaran simpanan] [id card]

[bukti pemotogan gaji untuk simpanan] [bukti simpanan wajib]

[setoran simpanan wajib]

[Laporan Pinjaman per periode] [setoran simpanan wajib]

[data tagihan simpanan]

data barang diubah data barang baru

data jabatan diubah data jabatan baru data pegawai diubah

data pegawai baru

[surat tagihan simpanan wajib]

[data pegawai] [data jabatan] [data barang] HRD HRD Bagian Administras i Bagian Payroll Bagian Payroll Bagian Payroll Bagian Payroll Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Bagian Administra si Bagian Administra si Bagian Administra si Bagian Administra si Bagian Administras i Bagian Administra si Bagian Akunting Bagian Akunting Bagian Akunting Bagian Akunting Bagian Akunting 1 Mengelola data master

+ 2 Melakukan transaksi + 3 Membuat Laporan + 1 Pegawai 2 Jabatan 3 Barang 4 simpanan

5 data kas

6 data pinjaman Ketua Koperasi Ketua Koperasi Ketua Koperasi Ketua Koperasi

7 data kembali

D. DFD Level 1

Gambar 4.8. merupakan DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master. Pada proses tersebut terdapat 3 tabel, yaitu : tabel master pegawai, jabatan dan barang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.8.

Gambar 4.8. DFD Level 1 Mengelola Data Master

Gambar 4.9. merupakan DFD Level 1 proses melakukan transaksi. Pada proses tersebut terdapat 3 proses utama. Proses utama yaitu pengelolaan data simpan pinjam, penjualan kredit dan pembayaran angsuran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.9.

[data barang diubah] [data barang baru] [data jabatan diubah] [data jabatan baru] [data pegawai diubah] [data pegawai baru]

[data barang] [data jabatan] [data pegawai] HRD HRD Bagian Administras i 1 Pegawai 1 Pegawai 2 Jabatan 2 Jabatan 3 Barang 3 Barang 1.1 master pegawai 1.2 master jabatan 1.3 master barang

Gambar 4.9. DFD Level 1 Melakukan Transaksi

[data penjualan kredit] [data barang] [data pegawai (kredit)] [data kas diubah (angsuran)]

[data pinjaman diubah(angsuran)] [data angsuran] [data gaji(angsuran)] [data pegawai(angsuran)]

[data gaji diubah(angsuran)]

[data besar angsuran] [data angsuran pinjam]

[data gaji diubah(simpanan)] [data pegawai pinjaman]

[data pinjam pegawai] [data kas pinjam]

[data pinjaman] [data simpanan]

[data simpanan] [data gaji (simpanan)] [data pegawai simpanan]

[Data permohonan kredit] [NO Purchase Order]

[bukti pembayaran angsuran] [setoran angsuran]

[NIP]

[bukti pembayaran angsuran] [bukti pemotongan gaji angsuran]

[setoran angsuran pinjaman]

[data tagihan pinjaman] [surat tagihan pinjaman]

[data pinjaman]

[bukti tanda terima dana pinjaman] [surat kontrak pinjam] [surat kontrak pinjam]

[id card]

[bukti pembayaran simpanan] [bukti pemotogan gaji untuk simpanan] [bukti simpanan wajib]

[setoran simpanan wajib] [setoran simpanan wajib] [data tagihan simpanan] [surat tagihan simpanan wajib]

Bagian Payroll Bagian Payroll Bagian Akunting Bagian Akunting Pegawai Pegawai Pegawai PegawaiPegawai Bagian Administra si Bagian Administras i Bagian Administras i Bagian Administra si Bagian Payroll Bagian Payroll Pegawai Pegawai Bagian Akunting Bagian Akunting Bagian Administras i Bagian Administras i Bagian Akunting 1 Pegawai 2 Jabatan 4 simpanan

5 data kas

6 data pinjaman 5 data kas

6 data pinjaman

1 Pegawai

2 Jabatan

6 data pinjaman

6 data pinjaman

2 Jabatan 1 Pegawai

2 Jabatan 7 data kembali

6 data pinjaman 5 data kas

1 Pegawai 3 Barang 8 Penjualan 2.1 Simpan Pinjam 2.2 Pembayaran angsuran 2.3 Penjualan Kredit

Gambar 4.10. merupakan DFD Level 1 proses membuat laporan. Pada proses tersebut terdapat 3 proses utama. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.10.

Gambar 4.10. DFD Level 1 Pembuatan Laporan

Pada Gambar 4.11 merupakan DFD Level 2 Sub Proses Simpan Pinjam dari sistem informasi administrasi koperasi. DFD Level 2 tersebut juga terdiri dari dua proses utama yaitu pembayaran simpanan anggota per periode dan pinjaman anggota . Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.11.

Periode Laporan yg dipilih Laporan yang dipillih

[data simpanan per periode] [data pinjaman per periode] [data angsuran per periode]

[data penjualan kredit]

[Laporan Pinjaman per periode] [Laporan simpanan per periode] [Laporan pembayaran angsuran per periode]

[Laporan penjualan kredit] Ketua Koperasi Ketua Koperasi Ketua Koperasi Ketua Koperasi 4 simpanan 6 data pinjaman 6 data pinjaman

8 Penjualan 3.1 Memilih Laporan 3.2 Menentukan periode Laporan 3.3 Cetak Laporan

Gambar 4.11. DFD Level 2 Sub Proses Simpan Pinjam

4.2.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang

menunjukkan hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi dua

model, yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).

A. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) dari sistem informasi administrasi

koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri terdapat 8 tabel. Masing-masing tabel mempunyai relasi ke tabel-tabel yang lain seperti pada Gambar 4.12.

[data pegawai pinjaman] [data pinjam pegawai] [data kas pinjam]

[data pinjaman]

[data simpanan] [data simpanan] [data gaji (simpanan)]

[data pegawai simpanan]

[data pinjaman]

[bukti tanda terima dana pinjaman] [surat kontrak pinjam]

[surat kontrak pinjam] [id card]

[bukti pembayaran simpanan]

[bukti pemotogan gaji untuk simpanan] [bukti simpanan wajib] [setoran simpanan wajib]

[setoran simpanan wajib] [data tagihan simpanan] [surat tagihan simpanan wajib] Bagian Administra si Bagian Payroll Bagian Payroll Bagian Akunting Bagian Akunting Pegawai Pegawai

Pegawai PegawaiPegawai

Bagian Administras i Bagian Administras i 1 Pegawai

2 Jabatan 4 simpanan

5 data kas

6 data pinjaman

5 data kas

6 data pinjaman

1 Pegawai

2.1.1

Transaksi Simpanan Anggota

2.1.2

Gambar 4.12 ERD Conceptual Data Model

B. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) adalah hasil dari generate dari CDM. Data

tabel pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. PDM dari sistem informasi administrasi koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri dapat dilihat pada Gambar 4.13.

mempunyai

memiliki

pinjaman punya banyakpegawai

detil penjualan memiliki detil_jabatan Barang kode_barang nama_barang jenis harga Pegawai NIP nama_lengkap jns_kelamin tempat_lahir tgl_lahir alamat telepon jabatan divisi status gaji Jabatan id_jabatan nama_jabatan divisi gaji_pokok Simpanan No_transaksi Nama jabatan tanggal saldo Pinjaman Kode_pinjaman tanggal jumlah_pinjaman nama_anggota bunga jumlah Angsuran Kode_angsuran nama_anggota nama_barang jumlah_pinjaman

lama_angsuran Penjualan Kredit Kode_penjualan tgl_penjualan angsuran jumlah total pajak_ppn bayar

Gambar 4.13 ERD Physical Data Model

4.2.4 Struktur File

Berikut ini adalah struktur file dari sistem informasi administrasi koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri yang dibuat berdasarkan atribut setiap tabel pada ERD PDM di atas:

a. Tabel Pegawai

Tabel Pegawai digunakan untuk menyimpan data master pegawai . Berikut struktur file dari tabel pegawai:

Nama Tabel : Pegawai Primary Key : NIP Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data pegawai

NIP = NIP NO_TRANSAKSI = NO_TRANSAKSI

KODE_PENJUALAN = KODE_PENJUALAN

NIP = NIP

KODE_BARANG = KODE_BARANG

KODE_PENJUALAN = KODE_PENJUALAN KODE_PINJAMAN = KODE_PINJAMAN ID_JABATAN = ID_JABATAN

NIP = NIP

BARANG KODE_BARANG Text(10) NAMA_BARANG Text(100) JENIS Text(20) HARGA Text(12) PEGAWAI NIP Text(10) NO_TRANSAKSI Text(10) NAMA_LENGKAP Text(50) JNS_KELAMIN Text(20) TEMPAT_LAHIR Text(20) TGL_LAHIR DateTime ALAMAT Text(100) TELEPON Integer JABATAN Text(20) DIVISI1 Text(20) STATUS Text(20) GAJI Integer JABATAN ID_JABATAN Text(10) NAMA_JABATAN Text(20) DIVISI Text(20) GAJI_POKOK Integer SIMPANAN NO_TRANSAKSI Text(10) NIP Text(10) NAMA Text(20) JABATAN Text(20) SALDO Integer TANGGAL DateTime BESAR_SIMPANAN Text(8) PINJAMAN KODE_PINJAMAN Text(10) NIP Text(10) TANGGAL DateTime JUMLAH_PINJAMAN Integer ANGSURAN Text(8) BUNGA Integer JUMLAH Text(8) ANGSURAN KODE_ANGSURAN Text(10) ANGSURAN Text(8) ANGSURAN_KE Text(8) SISA_ANGSURAN Text(8) SALD0_ANGSURAN Text(8) KODE_PINJAMAN Text(10) KODE_PENJUALAN Text(10) PENJUALAN_KREDIT KODE_PENJUALAN Text(10) TGL_PENJUALAN DateTime PPN Integer JUMLAH Text(8) TOTAL Text(8) PAJAK_PPN Text(8) BAYAR Text(8) DETIL_JABATAN NIP Text(10) ID_JABATAN Text(10) DETIL_PENJUALAN KODE_BARANG Text(10) KODE_PENJUALAN Text(10)

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan

1 NIP Varchar 12 Primary Key Kode Pegawai

2 Nama Lengkap Varchar 30 - -

3 Jenis Kelamin Varchar 20 - -

4 Tempat Lahir Varchar 20 - -

5 Tanggal Lahir Datetime - -

6 Alamat Varchar 20 - -

7 Telepon Number - -

8 Jabatan Varchar 10 - -

9 Divisi Varchar 10 - -

10 Gaji Varchar 10 - -

b. Tabel Jabatan

Tabel Jabatan digunakan untuk menyimpan data master jabatan pekerjaan. Berikut struktur file dari 43able jabatan:

Nama Tabel : Jabatan Primary Key : Id_jabatan Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data jabatan pekerjaan

Tabel 4.2 Tabel Jabatan

No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan

1 Id Jabatan Varchar 12 Primary Key Id Jabatan

2 Nama Jabatan Varchar 30 - -

3 Divisi Varchar 20 - -

4 Gaji Pokok Varchar 20 - -

c. Tabel Barang

Tabel barang digunakan untuk menyimpan data master barang. Berikut struktur file dari tabel barang:

Nama Tabel : Barang Primary Key : Kode_barang

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master barang.

Tabel 4.3 Tabel Barang

No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan

1 Kode Barang Varchar 12 Primary Key Kode Pegawai

2 Nama Barang Varchar 30 - -

4 Jenis Varchar 20 - -

5 Harga Varchar 20 - -

d. Tabel Simpanan

Tabel Simpanan digunakan untuk menyimpan data transaksi simpanan. Berikut struktur file dari tabel simpanan:

Nama Tabel : Simpanan Primary Key : No_Transaksi Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data transaksi simpanan setiap anggota yang

berkondisi baik

Tabel 4.4 Tabel Simpanan

No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan

1 No Transaksi Varchar 12 Primary Key No Transaksi

2 Tanggal Datetime - - -

3 Nama Varchar 20 - -

4 Jabatan Varchar 20 - -

5 Besar Simpanan Varchar 20 - -

6 Saldo Varchar 20 - -

e. Tabel Pinjaman

Tabel Pinjaman digunakan untuk menyimpan data transaksi pinjaman. Berikut struktur file dari tabel pinjaman:

Nama Tabel : Pinjaman Primary Key : Kode_Pinjam Foreign Key : -.

Fungsi : Menyimpan data transaksi pinjaman setiap anggota.

Tabel 4.5 Tabel Pinjaman

No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan

1 Kode Pinjaman Varchar 12 Primary Key No Transaksi

2 Tanggal Datetime - - -

3 Jumlah Pinjaman Varchar 20 - -

4 Nama Anggota Varchar 20 - -

5 Jumlah Varchar 20 - -

f. Tabel Angsuran

Tabel Angsuran digunakan untuk menyimpan data transaksi pembayaran angsuran pinjaman. Berikut struktur file dari tabel angsuran:

Nama Tabel : Angsuran Primary Key : Kode_angsuran

Foreign Key : Kode_Pinjaman reference dari tabel pinjaman,

Kode_Penjualan reference dari tabel penjualan kredit.

Fungsi : Menyimpan data transaksi angsuran.

Tabel 4.6 Tabel Angsuran

No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan

1 Kode_ Angsuran Varchar 12 Primary Key Kode Angsuran

2 Kode_ Pinjaman Varchar 12 Foreign Key Kode Pinjaman

3 Angsuran Varchar 20 - -

4 Angsuran Ke Varchar 20 - -

5 Sisa Angsuran Varchar 20 - -

6 Saldo Angsuran Varchar 20 - -

7 Tanggal Datetime - - -

g. Tabel Penjualan Kredit

Tabel penjualan digunakan untuk menyimpan data transaksi penjualan. Berikut struktur file dari tabel penjualan:

Nama Tabel : Penjualan Kredit Primary Key : Kode_penjualan Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data transaksi penjualan kredit

Tabel 4.7 Tabel Penjualan kredit

No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan

1 Id Penjualan Varchar 12 Primary Key Id Penjualan

2 No Pinjam Varchar 12 Foreign Key No Pinjam

3 Tanggal Penjualan Datetime - -

4 Nama Barang Varchar 20 - -

5 Ppn Varchar 20 - -

6 Total bayar Varchar 20 - -

h. Tabel Detil Jabatan

Tabel Detil_Jabatan digunakan untuk menyimpan data master jabatan. Berikut struktur file dari tabel detil_jabatan:

Nama Tabel : Detil Jabatan Primary Key : Id_jabatan

Foreign Key : NIP reference dari tabel Pegawai

Fungsi : Menyimpan data master detil_jabatan.

Tabel 4.8 Tabel Detil_Jabatan

No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan

1 NIP Varchar 12 Foreign Key NIP

i. _{Tabel Detil Penjualan}

Tabel Detil_Penjualan digunakan untuk menyimpan data transaksi penjualan. Berikut struktur file dari tabel transaksi penjualan:

Nama Tabel : Detil Penjualan Primary Key : Id_Penjualan

Foreign Key : Kode_barang reference dari tabel master barang

Fungsi : Menyimpan data transaksi Detil Penjualan.

Tabel 4.10 Tabel Detil Penjualan

No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan

1 Id Penjualan Varchar 12 Primary Key Id Penjualan

2 Kode Barang Varchar 12 Foreign Key Kode Barang

3 Jumlah Varchar 12 - -

4.2.5 Desain Input/Output

Desain input output merupakan langkah pertama untuk membuat sebuah

aplikasi sistem informasi. Dalam tahap ini user akan diberikan gambaran tentang

bagaimana sistem ini nantinya dibuat.

A. Desain Input

Desain input/output dapat dibuat sebelum membuat halaman tampilan

yang sesungguhnya. Desain ini dapat digunakan sebagai pembuatan halaman

tampilan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan user. Dalam tahap ini user akan

diberikan gambaran mengenai halaman tampilan tentang bagaimana sistem ini nantinya dibuat. Dalam sistem informasi administrasi koperasi karyawan

Temprina Sejahtera Mandiri, desain input yang pertama yaitu tampilan desain

user harus memasukkan nama user dan password yang telah disediakan dan

kemudian menekan tombol ”Login”. Setiap user yang login memiliki hak akses yang berbeda-beda.

Gambar 4.14 Tampilan Desain Input Halaman Login

Untuk masuk ke dalam aplikasi, user harus memasukkan nama user dan

password yang telah disediakan dan kemudian menekan tombol ”Login”. Setiap

user yang login memiliki hak akses yang berbeda-beda. Hak akses terhadap user

(User Previledge) disini dibagi menjadi dua, antara lain administrator, bagian

akunting dan ketua koperasi . Masing-masing user tersebut memiliki hak akses

tersendiri, seperti user administrator dapat menggunakan seluruh menu yang ada.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.15 di bawah ini.

User manajer koperasi mempunyai hak akses yang terbatas yakni hanya

dapat menggunakan menu file, dan menu laporan-laporan saja. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.16 di bawah ini.

Gambar 4.16 Tampilan Halaman Utama dengan status manajer koperasi

Selanjutnya adalah tampilan desain input halaman ganti password. Pada

halaman ini user dimungkinkan untuk mengganti password dengan mengisikan password lama, password baru, dan konfirmasi password yang kemudian menekan tombol ”OK”. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.17 di bawah ini.

Tampilan desain input halaman pegawai digunakan untuk melakukan

penambahan data pegawai, perubahan data pegawai yang baru saja dimasukkan

maupun data pegawai yang sudah ada. Pada tampilan desain input halaman

pegawai ini terdapat beberapa field, yaitu field NIP, field Nama lengkap, field Jenis kelamin, field Tempat lahir, field Tanggal lahir, field Alamat, field Telepon, field Jabatan, field Golongan, field Status dan field Gaji. Selain itu juga terdapat tombol-tombol, yaitu tombol simpan, ubah dan batal. Masing-masing dari tombol tersebut memiliki fungsi-fungsi tersendiri. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.18 di bawah ini.

Tampilan desain input halaman jabatan digunakan untuk melakukan

penambahan data jabatan, perubahan data jabatan yang baru saja dimasukkan

maupun data jabatan yang sudah ada. Pada tampilan desain input halaman jabatan

ini terdapat beberapa field, yaitu field Nama jabatan, field Divisi, field Golongan, dan field Gaji Pokok. Selain itu juga terdapat tombol-tombol, yaitu tombol simpan, ubah, dan batal. Masing-masing dari tombol tersebut memiliki fungsi-fungsi tersendiri. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.19 di bawah ini.

Gambar 4.19 Tampilan Desain Input Halaman Jabatan

Tampilan desain input halaman barang digunakan untuk melakukan

penambahan data barang, perubahan data barang yang baru saja dimasukkan

maupun data barang yang sudah ada. Pada tampilan desain input halaman barang

ini terdapat beberapa field, yaitu field Kode Barang, field Nama barang, field Stok, dan field Jenis. Selain itu juga terdapat tombol-tombol, yaitu tombol

simpan, ubah, dan batal. Masing-masing dari tombol tersebut memiliki fungsi-fungsi tersendiri. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.20 di bawah ini.

Gambar 4.20 Tampilan Desain Input Halaman Barang

Tampilan desain input halaman simpanan anggota digunakan untuk menyimpan transaksi simpanan wajib anggota. Untuk menggunakan halaman ini,

user terlebih dahulu memilih transaksi simpanan yang telah dilakukan oleh bagian

administrasi. Jika transaksi selesai dimasukkan, klik tombol simpan untuk

menyimpan data ke dalam database. Apabila user ingin menghapus isi field yang

baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan mengklik tombol batal seperti terlihat pada gambar 4.21 dibawah ini:

Gambar 4.21 Tampilan Halaman Desain Input Simpanan Anggota

Tampilan desain input halaman pinjaman anggota digunakan untuk menyimpan transaksi pinjaman yang dilakukan oleh anggota. Untuk

menggunakan halaman ini, user terlebih dahulu memilih transaksi pinjaman yang

telah dilakukan oleh bagian administrasi. Jika transaksi selesai dimasukkan, klik

tombol simpan untuk menyimpan data ke dalam database. Apabila user ingin

menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan

Gambar 4.22 Tampilan Halaman Desain Input Pinjaman Anggota

Tampilan desain input halaman pembayaran angsuran anggota digunakan untuk menyimpan transaksi angsuran yang dilakukan oleh anggota. Untuk

menggunakan halaman ini, user terlebih dahulu memilih transaksi angsuran yang

telah dilakukan oleh bagian administrasi. Jika transaksi selesai dimasukkan, klik

tombol simpan untuk menyimpan data ke dalam database. Apabila user ingin

menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan

Gambar 4.23 Tampilan Halaman Desain Input Angsuran Anggota

Tampilan desain input halaman penjualan kredit digunakan untuk menyimpan transaksi peminjaman barang kredit yang dilakukan oleh anggota.

Untuk menggunakan halaman ini, user terlebih dahulu memilih transaksi

penjualan kredit yang telah dilakukan oleh bagian administrasi. Jika transaksi selesai dimasukkan, klik tombol simpan untuk menyimpan data ke dalam

database. Apabila user ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan,

dapat dilakukan dengan mengeklik tombol batal seperti terlihat pada gambar 4.24 dibawah ini:

Gambar 4.24 Tampilan Halaman Desain Input Angsuran Anggota

B. Desain Output

Desain output merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari

tampilan atau user interface dari suatu laporan. Pada sistem informasi

administrasi koperasi ini dibuat beberapa desain output sebagai interface dari

laporan.

Gambar 4.25 terdapat desain Laporan yang digunakan untuk melihat data slip simpanan pegawai. Apabila diisi tertinggi maka data akan diurutkan berdasarkan NIP pegawai.

Gambar 4.25 Laporan Slip Simpan

Sedangkan pada Gambar 4.26 terdapat desain Laporan yang digunakan untuk melihat slip pinjaman yang diterima oleh pegawai. nilai tersebut akan tampil berdasarkan parameter yang diinputkan. Parameter tersebut bisa berupa peringkat, divisi tempat karyawan berkerja, dan tahun. Sedangkan jika difilter berdasarkan Kode_pinjaman masing-masing pegawai, maka data yang akan muncul hanya data pegawai yang memiliki pinjaman pada koperasi.

Sedangkan pada Gambar 4.27 terdapat desain Laporan yang digunakan untuk melihat data angsuran dari masing-masing pegawai yang ada dalam

database koperasi. Nilai dari NIP pegawai tersebut akan di filter berdasarkan

Kode_angsuran dan Kode_pinjaman serta Kode_penjualan kredit masing-masing pegawai, maka data yang akan muncul hanya data pegawai yang memiliki pinjaman pada koperasi.

BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem yang Digunakan

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program Sistem Informasi Administrasi KopKar Temprina Sejahtera Mandiri, yaitu:

a. Hardware

Hardware yang dapat mendukung aplikasi ini memerlukan perangkat keras

dengan spesifikasi:

1. CPU minimal pentium 4 dengan kecepatan 633 Mhz

2. RAM 256 MB

3. Hard disk minimal 10 GigaByte

4. Monitor

5. Keyboard dan Mouse

6. Printer

b. Software

Software yang mendukung aplikasi ini diantaranya:

a. Microsoft Visual Basic .NET 2005

b. Cristal Reports 8.0

c. Microsoft SQL Express 2005 Manajemen studio.

d. Adobe Reader 9.0

e. Microsoft Office 2007

5.2 Cara Setup Program

Di bawah ini akan diuraikan cara setup program dari aplikasi yang dihasilkan pada laporan ini.

1. Setelah memasukkan cd program, maka akan otomatis proses setup berjalan,

karena program telah di setting dengan autorun.

2. Pada saat proses setup berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah

yang ada, karena pada program setup hanya berisi pernyataan–pernyataan, dan tidak begitu menyulitkan dalam penggunaannya.

3. Pastikan Microsoft SQL Express 2005 sudah terinstall dalam komputer

tersebut.

5.3 Penjelasan pemakaian program

Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari halaman

home, seperti pada Gambar 5.1 dan Jika user ingin masuk dalam program tersebut

maka dalam halaman home terdapat menu login. Menu login digunakan untuk

validasi user dalam penggunaan program. Dalam menu login terdapat data

username dan password yang harus diisi oleh user, seperti pada Gambar 5.2 Jika

user tidak tepat dalam menginputkan data, maka akan muncul pesan error berupa

Gambar 5.1 Tampilan Form Menu Utama

Gambar 5.3 . Tampilan Pesan Error Login

Jika user benar dalam menginputkan data username dan password, maka

user dapat menggunakan program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada

Gambar 5.4.

Hak akses dalam program ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu hak akses untuk bagian admin dan manajer koperasi. Admin dapat mengakses semua menu yang ada, diantaranya semua menu master, menu transaksi dan menu-menu laporan. Manajer koperasi hanya dapat mengakses semua menu-menu-menu-menu laporan saja.

5.3.1 Form Master

Dalam aplikasi sistem informasi administrasi kopkar terdapat menu-menu master. Menu-menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form master yang ada pada program. Form-form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini.

A. Form Master Pegawai

Form master pegawai digunakan untuk mengelola data pegawai atau hak

akses dari admin. Dalam form master pegawai terdapat dua form view yaitu form

view untuk form input data pegawai dan data pegawai, seperti pada Gambar 5.5

dan 5.6. Form input data pegawai digunakan untuk mengelola data pegawai atau

hak akses dari admin terhadap program yaitu menambah, merubah serta

menghapus data-data pegawai. Sedangkan form data pegawai digunakan untuk

Gambar 5.5. Tampilan Form Pegawai

Jika data-data yang memiliki validasi data tidak sesuai, maka akan tampil

pesan error berupa message box, seperti pada Gambar 5.7. Dalam form pegawai

juga terdapat tombol simpan, ubah dan batal. Tombol simpan digunakan untuk

menyimpan data dan tombol ubah untuk mengubah atau mengupdate data-data

yang telah diisi. Sedangkan tombol batal digunakan untuk menghapus data,

dimana data hanya bisa dihapus jika user memiliki hak akses sebagai admin.

Gambar 5.7. Tampilan Validasi Inputan Pada Form Pegawai

B. Form Master Jabatan

Form Jabatan digunakan untuk mengelola data-data yang bersifat umum

agar program bersifat fleksibel, seperti pekerjaan, gaji, dll. Dalam form jabatan

terdapat dua form view yaitu form jabatan dan form data jabatan, seperti pada

Gambar 5.8 dan 5.9. Form jabatan digunakan untuk mengelola data jabatan yaitu

menambah, merubah serta menghapus data-data jabatan setiap pegawai.

Sedangkan form data jabatan digunakan untuk menampilkan dan melakukan

Gambar 5.8. Tampilan Form Jabatan

Gambar 5.9. Tampilan Form Data Jabatan

Jika data-data yang memiliki validasi data tidak sesuai, maka akan tampil

juga terdapat tombol simpan, ubah dan batal. Tombol simpan digunakan untuk

menyimpan data dan tombol ubah untuk mengubah atau mengupdate data-data

yang telah diisi. Sedangkan tombol batal digunakan untuk menghapus data,

dimana data hanya bisa dihapus jika user memiliki hak akses sebagai admin.

Gambar 5.10. Tampilan Validasi Inputan Pada Form Jabatan

C. Form Master Barang

Form Barang digunakan untuk mengelola data-data barang yang ada

dikoperasi. Dalam form barang terdapat dua form view yaitu form barang dan

form data barang, seperti pada Gambar 5.11 dan 5.12. Form barang digunakan untuk mengelola data pasien yaitu menambah, merubah serta menghapus data-data pasien. Sedangkan form data-data barang digunakan untuk menampilkan dan melakukan pencarian data-data pasien yang telah tersimpan.

Gambar 5.11. Tampilan Form Barang

Gambar 5.12. Tampilan Form Data Barang

Jika data-data yang memiliki validasi data tidak sesuai, maka akan tampil

juga terdapat tombol simpan, ubah dan batal. Tombol simpan digunakan untuk

menyimpan data dan tombol ubah untuk mengubah atau mengupdate data-data

yang telah diisi. Sedangkan tombol batal digunakan untuk menghapus data,

dimana data hanya bisa dihapus jika user memiliki hak akses sebagai admin.

Gambar 5.13. Tampilan Validasi Inputan Pada Form Barang

5.3.2 Form Transaksi

Menu-menu transaksi pada form utama terdiri dari lima menu, yaitu menu transaksi simpanan anggota, pinjaman anggota, penjualan kredit barang, angsuran pinjaman uang, angsuran penjualan kredit. Form-form master digunakan mengelola data-data transaksi yang ada.

A. Form Transaksi Simpanan Anggota

Form Simpanan Anggota digunakan untuk mengelola data-data simpanan yang telah dilakukan oleh anggota selama per periode. Dalam form simpanan

anggota terdapat dua form view yaitu form simpanan dan form data simpanan,

mengelola data inputan besar simpanan yang dilakukan oleh anggota / pegawai yaitu menambah data-data simpanan anggota. Sedangkan form data simpanan digunakan untuk menampilkan data-data simpanan anggota yang telah tersimpan,

data-data yang tampil dalam table data simpanan hanya data-data transaksi yang

terjadi di tanggal tersebut.

Gambar 5.15. Tampilan Form Pencarian Data Pegawai

B. Form Transaksi Pinjaman Anggota

Form Pinjaman digunakan untuk mengelola data-data pinjaman yang dilakukan oleh anggota/pegawai setiap per periode. Dalam form pinjaman

terdapat dua form view yaitu form pinjaman dan form data pinjaman, seperti pada

Gambar 5.17, 5.18 dan 5.19. Form pinjaman digunakan untuk mengelola data pinjaman anggota yaitu menambah data-data pinjaman anggota. Sedangkan form data pinjaman anggota digunakan untuk menampilkan dan melakukan pencarian

data-data pegawai yang telah tersimpan, data-data yang tampil dalam table data

pinjaman hanya data-data transaksi yang terjadi di tanggal tersebut.

Gambar 5.18. Tampilan Data Form Pencarian Data Pegawai

Gambar 5.19. Tampilan Data Form Pinjaman Anggota

Pada form pinjaman anggota terdapat data-data yang wajib diisi yaitu jumlah pinjaman. Dimana jumlah pinjaman dapat diisi secara langsung karena

besar jumlah pinjaman memiliki validasi bahwa data jumlah pinjaman harus sesuai dengan data yang ada pada inputan angkanya. Dan jika data-data yang

memiliki validasi data tidak sesuai, maka akan tampil pesan error berupa message

box, seperti pada Gambar 5.20.

Gambar 5.20. Penjelasan Tampilan Validasi Inputan

C. Form Transaksi Penjualan Kredit

Form Penjualan Kredit digunakan untuk mengelola data-data penjualan permintaan barang yang dilakukan oleh pegawai setiap bulannya. Dalam form

penjualan kredit terdapat dua form view yaitu form penjualan kredit dan form data

penjualan kredit, seperti pada Gambar 5.21 dan 5.22. Form penjualan kredit digunakan untuk mengelola data penjualan kredit barang yaitu menambah data-data penjualan barang. Sedangkan form data-data penjualan kredit barang digunakan untuk menampilkan dan melakukan pencarian data-data barang serta pegawai

yang telah tersimpan, data-data yang tampil dalam table data penjualan kredit

Gambar 5.21. Tampilan Form Penjualan Kredit

D. Form Transaksi Angsuran Pinjaman

Form Angsuran Pinjaman digunakan untuk mengelola data-data angsuran pinjaman yang dilakukan oleh pegawai setiap bulannya. Dalam form angsuran

pinjaman terdapat dua form view yaitu form angsuran pinjaman dan form data

angsuran pinjaman, seperti pada Gambar 5.23 dan 5.24. Form angsuran pinjaman digunakan untuk mengelola data angsuran yaitu menambah data-data pembayaran angsuran. Sedangkan form data angsuran pinjaman digunakan untuk menampilkan dan melakukan pencarian data-data angsuran yang telah tersimpan, data-data yang

tampil dalam table data angsuran pinjaman hanya data-data transaksi yang terjadi

di tanggal pada saat anggota/pegawai melakukan pinjaman uang tersebut.

Gambar 5.24. Tampilan Data Form Angsuran Pinjaman

E. Form Transaksi Angsuran Penjualan Kredit

Form Angsuran Penjualan Kredit digunakan untuk mengelola data-data angsuran penjualan kredit yang dilakukan oleh pegawai setiap bulannya. Dalam

form angsuran penjualan kredit terdapat dua form view yaitu form angsuran

penjualan kredit dan form data angsuran penjualan kredit, seperti pada Gambar 5.25 dan 5.26. Form angsuran penjualan kredit digunakan untuk mengelola data penjualan kredit yaitu menambah data-data pembayaran angsuran. Sedangkan form data angsuran penjualan kredit digunakan untuk menampilkan dan melakukan pencarian data-data angsuran yang telah tersimpan, data-data yang

tampil dalam table data angsuran penjualan kredit hanya data-data transaksi yang

terjadi di tanggal pada saat anggota/pegawai melakukan transaksi penjualan kredit barang tersebut.

Gambar 5.25. Tampilan Form Angsuran Penjualan Kredit

5.3.3 Form Laporan

Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-laporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana data-data tersebut dapat digunakan dalam mengambil keputusan.

A. Form Laporan Data Barang

Form Laporan Data Barang digunakan untuk mencetak data barang yang terjual pada saat periode nya. Seperti pada Gambar 5.27. Kode barang dan nama barang akan terisi secara otomatis ketika data barang akan dicetak.

B. Form Laporan Data Pegawai

Form Laporan Data Pegawai digunakan untuk mencetak data Pegawai yang aktif pada saat periodenya. Seperti pada Gambar 5.28. NIP dan nama pegawai akan terisi secara otomatis ketika data pegawai akan dicetak.

Gambar 5.28. Tampilan Laporan Data Pegawai

C. Form Laporan Data Simpanan

Form laporan data simpanan digunakan untuk menampilkan data-data simpanan anggota terutama yang memiliki hak akses terhadap simpanan anggota.

Dalam form laporan simpanan terdapat filter-filter untuk menampilkan data

laporan pegawai, yaitu berdasarkan nama pegawai seperti pada gambar 5.29. Jika

pegawai pada textbox filter tersebut. Adapun tampilan form laporan data

simpanan dapat dilihat pada Gambar 5.30. Dan Jika Admin dan Manajer ingin melihat data-data transaksi simpanan yang telah dilakukan oleh pegawai (anggota) selama per bulan yang diinginkan. Maka laporan dapat dilihat seperti Gambar 5.31.

Gambar 5.30. Tampilan Form Laporan Simpanan Pegawai

D. Form Laporan Data Pinjaman

Form laporan data pinjaman digunakan untuk menampilkan data-data pinjaman anggota terutama yang memiliki hak akses terhadap pinjaman anggota.

Dalam form laporan pinjaman terdapat filter-filter untuk menampilkan data

laporan pegawai, yaitu berdasarkan nama pegawai seperti pada gambar 5.32. Jika

user ingin memilih data filter tersebut maka, user harus menginputkan nama

pegawai pada textbox filter tersebut. Adapun tampilan form laporan data

pinjaman dapat dilihat pada Gambar 5.33. Dan Jika Admin dan Manajer ingin melihat data-data transaksi pinjaman yang telah dilakukan oleh pegawai (anggota) selama per bulan yang diinginkan. Maka laporan dapat dilihat seperti Gambar 5.34.

Gambar 5.33. Tampilan Form Laporan Pinjaman Anggota

87

F. Form Laporan Data Angsuran Pinjaman

Form laporan data angsuran pinjaman digunakan untuk menampilkan data-data angsuran pinjaman terutama yang memiliki hak akses terhadap pinjaman anggota. Dalam form laporan angsuran pinjaman terdapat filter-filter untuk menampilkan data laporan pegawai, yaitu berdasarkan nama pegawai seperti pada gambar 5.38. Jika user ingin memilih data filter tersebut maka, user harus menginputkan nama pegawai pada textboxfilter tersebut. Adapun tampilan form laporan data angsuran pinjaman dapat dilihat pada Gambar 5.39. Dan Jika Admin dan Manajer ingin melihat data-data transaksi angsuran pinjaman yang telah dilakukan oleh pegawai (anggota) selama per bulan yang diinginkan. Maka laporan dapat dilihat seperti Gambar 5.40.

88

Gambar 5.39. Tampilan Form Laporan Angsuran Pinjaman Anggota

89

G. Form Laporan Data Angsuran Penjualan Kredit

Form laporan data angsuran penjualan kredit digunakan untuk menampilkan data-data angsuran penjualan kredit terutama yang memiliki hak akses terhadap penjualan anggota. Dalam form laporan angsuran penjualan terdapat filter-filter untuk menampilkan data laporan pegawai, yaitu berdasarkan nama pegawai seperti pada gambar 5.41. Jika user ingin memilih data filter

tersebut maka, user harus menginputkan nama pegawai pada textbox filter

tersebut. Adapun tampilan form laporan data angsuran penjualan kredit dapat dilihat pada Gambar 5.42. Dan Jika Admin dan Manajer ingin melihat data-data transaksi angsuran penjualan yang telah dilakukan oleh pegawai (anggota) selama per bulan yang diinginkan. Maka laporan dapat dilihat seperti Gambar 5.43.

90

Gambar 5.42. Tampilan Form Laporan Angsuran Penjualan Kredit

BAB VI

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Pada proses pengembangan Sistem Informasi Administrasi KopKar TSM dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

Merancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri yang terintegrasi antara bagian transaksi simpan pinjam, penjualan kredit, dan angsuran yang diharapkan dapat membantu manajemen koperasi dalam mengambil keputusan dalam pengembangan koperasi.

6.2 Saran

Dalam pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi KopKar TSM ini, dapat diajukan beberapa saran, yaitu:

1. Dapat diperluas dengan penambahan batasan lingkup penghitungan SHU anggota.

2. Dapat diperluas dengan penambahan manajemen stok pengelolaan data barang serta penghitungan akuntasi pendapatan lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Herlambang, Soendoro, dan Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Kendall, K.E. dan Kendall, J.E.. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.

Loeng, Marlon. 2004. Pemrograman Dasar Microsoft Visual Basic.NET. Yogyakarta: Andi Offset.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta: Andi Offset. Wicaksono, Soetam Rizky. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. Surabaya:

STIKOM Surabaya.