Communication Planning Analisis Sistem

3.1 Analisis Sistem

Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap analisis dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

3.1.1 Communication

Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan software, dan tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan customer , maupun mengumpulkan data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun dari internet. 1. Studi Literatur Tahap ini dilakukan pengumpulan informasi yang didapat dari jurnal atau buku dan internet mengenai teori-teori yang terkait dengan penelitian ini, yaitu teori mengenai perhitungan gaji karyawan di PT. Matra Unikatama, komponen gaji karyawan di PT. matra unikatama, teori penggajian, teori pembuatan sistem informasi, teori perancangan sistem, teori pembuatan tampilan antar muka sistem dan teori pengujian sistem. 2. Observasi Tahap ini dilakukan survey ke tempat studi kasus di PT. Matra Unikatama. Kegiatan observasi dilakukan untuk mengetahui secara langsung kegiatan perhitungan dan pembayaran gaji karyawan. 3. Wawancara Tahap wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai permasalahan dan kebutuhan perbaikan sistem. Wawancara dilakukan kepada kepala bagian dan staff personalia PT. Matra Unikatama.

3.1.2 Planning

Proses planning merupakan lanjutan dari proses communication analysis requirement . Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan dilakukan. 1. Analisis Kebutuhan Sistem Permasalahan yang terjadi di PT. Matra Unikatama saat ini adalah tidak adanya sistem terintegerasi di bagian personalia. Detail alur docflow atau aliran proses bisinis yang dijalankan sekarang dapat dilihat pada Gambar 3.2. dibawah ini. Staff personalia melakukan cek presensi karyawan secara manual, lalu melakukan cetak dokumen presensi harian karyawan. Proses lainnya yang dilakukan staff personalia yaitu menghitung uang lembur, mencatat cuti karyawan dan menghitung total gaji karyawan. Kepala bagian disini memiliki kewajiban membuat surat lembur untuk bukti perintah lembur yang dilakukan karyawan, kemudian membuat surat ijin cuti setiap karyawan yang dibatasi setiap tahunnya. Manajer keuangan disini bertugas untuk menghitung pengeluaran pajak, serta menerima laporan-laporan pengeluaran seperti pengeluaran gaji dan pengeluaran lembur secara manual yang direkap pada buku besar setiap bulannya untuk dijadikan evaluasi. Yang terakhir yaitu karyawan, disini berperan untuk mendapakan slip gaji karyawan yang diberikan oleh pihak personalia. Adapun tipe gaji karyawan yaitu karyawan staff kantor menerima gaji pada setiap bulan, sedangkan untuk karyawan buruh sendiri menerima gaji pada tiap minggu. Pada proses indentifikasi masalah disini dapat dilihat bahwa banyak proses yang tidak terintegrasi dan laporan yang belum dibuat oleh sistem, sehingga dapat menimbulkan permasalahan yang dapat merugikan perusahaan sendiri dan pada jangka waktu yang panjang tentu tidak dapat membuat perusahaan tersebut berkembang karna zaman sekarang teknologi sangat diperhatikan. Manajer Keuangan Staff Personalia Karyawan Kepala Bagian Mulai Cek Presensi Karyawan Dokumen Presensi Harian Karyawan Membuat Surat Lembur Membuat Surat Ijin Cuti, Dinas Luar, dll Menghitung Uang Lembur Karyawan Dokumen Jumlah Uang Lembur Harian Karyawan Mencatat CutiIjin Dinas luar,dll Dokumen Jumlah Ijin Cuti, Ijin, Dinas Luar, dll Hitung Total Gaji Karyawan Total Pengeluaran Gaji Slip Gaji Karyawan Total Pengeluaran Lembur Menghitung laporan pajak Karyawan Laporan Pajak Karyawan Selesai Gambar 3.2 Document Flow Perhitungan dan Laporan Gaji Karyawan Dari docflow di atas, maka dapat dibuatkan tabel proses, masalah dan solusi agar lebih spesifik diketahui permasalahannya. Detail permasalahan dan solusi yang diberikan dapat dilihat pada Tabel 3.1. di bawah ini. Tabel 3.1 Proses-Masalah-Solusi A. Kebutuhan Pengguna User Requirement Kebutuhan pengguna ditentukan berdasarkan tugas dan fungsi yang terkait dengan sistem. Detail kebutuhan setiap pengguna sistem dapat dilihat pada tabel 3.2 dibawah ini. Tabel 3.2 Kebutuhan Pengguna User Requirement No. Pengguna Tugas User Requirement 1. Staff Personalia 1. Manajemen data Departemen 2. Manajemen data jabatan 3. Manajemen data sub bagian 1. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus data Departemen yang ada di PT. Matra Unikatama. Masalah Dampak Salah perhitungan gaji yang disebabkan proses manual saat memasukkan data presensi. Kerugian pada pihak perusahaan maupun karyawan dalam hal keuangan. Lama proses pengambilan data presensi, menghitung presensi dan gaji. Tugas lain yang diperintahkan atasan tidak dapat dikerjakan dan mengakibatkan pekerjaan menumpuk. Membuka celah kecurangan yaitu dapat merubah status alpha menjadi hadir saat mengambil data presensi di mesin sidik jari. Merugikan perusahaan dalam hal keuangan. No. Pengguna Tugas User Requirement 4. Manajemen data gaji 5. Manajemen data tunjangan 6. Manajemen data status kehadiran 7. Manajemen data hari besar 8. Setting periode penggajian 9. Import data presensi 10. Manajemen lembur karyawan 11. Manajemen koreksi presensi. 12. Cetak Slip Gaji karyawan buruh 13. Cetak laporan detail gaji 14. Cetak laporan detail lembur 15. Cetak laporan pengeluaran gaji 16. Cetak laporan pengeluaran lembur 17. Cetak Sisa cuti seluruh karyawan. 18. Cetak laporan presensi karyawan 19. Cetak laporan PPh 2. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus data jabatan yang ada di PT. Matra Unikatama. 3. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus data sub bagian yang ada di PT. Matra Unikatama. 4. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus nilai gaji 5. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus nilai tunjangan 6. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus status kehadiran 7. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus hari besar 8. Setting periode penggajian karyawan. 9. Staff personalia dapat import data presensi dari mesin presensi melalui sistem. 10. Staff personalia Tambah dan ubah jam lembur karyawan berdasarkan tanggal lembur. 11. Staff personalia dapat mengubah status koreksi presensi. 12. Staff personalia No. Pengguna Tugas User Requirement dapat mencetak slip gaji karyawan buruh setiap karyawan. 13. Staff personalia dapat mencetak laporan detail gaji. 14. Staff personalia dapat mencetak laporan detail lembur. 15. Staff personalia dapat mencetak laporan pengeluaran gaji. 16. Staff personalia dapat mencetak laporan pengeluaran lembur. 17. Staff personalia dapat mencetak laporan sisa cuti. 18. Staff personalia dapat mencetak laporan presensi. 19. Staff personalia dapat mencetak laporan PPh. 2. Manajer Keuangan 1. Setting periode penggajian 2. Import data presensi 3. Cetak Slip Gaji karyawan staff 4. Cetak laporan pengeluaran gaji 5. Cetak laporan detail gaji 6. Cetak laporan sisa cuti 7. Cetak laporan presensi 8. Cetak laporan PPh 1. Setting periode penggajian karyawan. 2. Manajer keuangan dapat import data presensi dari mesin presensi, 3. Manajer keuangan dapat mencetak slip gaji karyawan staff setiap karyawan. 4. Manajer keuangan dapat mencetak laporan pengeluaran gaji karyawan. No. Pengguna Tugas User Requirement 5. Manajer keuangan dapat mencetak laporan detail gaji karyawan. 6. Manajer keuangan dapat mencetak laporan sisa cuti karyawan. 7. Manajer keuangan dapat mencetak laporan presensi karyawan. 8. Manajer keuangan dapat mencetak laporan PPh. 3. Karyawan 1. Pengajuan cuti karyawan. 1. Karyawan dapat mengajukan permohonan cuti yang disertai dengan alasannya. 4. Kepala Bagian 1. Memberikan persetujuan pengajuan cuti 1. Kepala Bagian dapat memberikan persetujuan atas pengajuan cuti B. Kebutuhan Fungsional Functional Requirement Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan mengenai fungsi – fungsi dibutuhkan dan membantu dalam kebutuhan pengguna, seperti yang ada pada tabel 3.3 tentang kebutuhan fungsional. Tabel 3.3 Kebutuhan Fungsional Functional Requirement No. Pengguna User Requirement Functional Requirement 1 Staff Personalia 1. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus data Departemen yang ada di PT. Matra Unikatama. 2. Staff personalia 1. Fungsi tambah, ubah dan hapus data Departemen. 2. Fungsi tambah, ubah dan hapus data jabatan. 3. Fungsi tambah, ubah No. Pengguna User Requirement Functional Requirement dapat Tambah, ubah, hapus data jabatan yang ada di PT. Matra Unikatama. 3. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus data sub bagian yang ada di PT. Matra Unikatama. 4. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus nilai gaji 5. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus nilai tunjangan 6. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus status kehadiran 7. Staff personalia dapat Tambah, ubah, hapus hari besar 8. Setting periode penggajian karyawan. 9. Staff personalia dapat import data presensi dari mesin presensi melalui sistem. 10. Staff personalia Tambah dan ubah jam lembur karyawan berdasarkan tanggal lembur. 11. Staff personalia dapat mengubah status koreksi presensi. 12. Staff personalia dapat mencetak slip dan hapus data sub bagian. 4. Fungsi tambah, ubah dan hapus data gaji. 5. Fungsi tambah, ubah dan hapus data tunjangan. 6. Fungsi tambah, ubah dan hapus data status kehadiran. 7. Fungsi tambah, ubah dan hapus data hari besar. 8. Fungsi tambah, ubah dan hapus periode penggajian 9. Fungsi menjalankan proses import data presensi dari mesin berdasarkan range tanggal periode penggajian. 10. Fungsi tambah dan ubah jam lembur karyawan berdasarkan tanggal. 11. Fungsi koreksi presensi dikarenakan dinas luar tau ijin khusus berdasarkan tanggal. 12. Fungsi cetak slip gaji karyawan buruh berdasarkan range tanggal periode penggajian. 13. Fungsi cetak laporan detail gaji. 14. Fungsi cetak laporan detail lembur. 15. Fungsi cetak laporan pengeluaran gaji. 16. Fungsi cetak laporan pengeluaran lembur. 17. Fungsi cetak laporan sisa cuti. 18. Fungsi cetak laporan No. Pengguna User Requirement Functional Requirement gaji karyawan buruh setiap karyawan. 13. Staff personalia dapat mencetak laporan detail gaji. 14. Staff personalia dapat mencetak laporan detail lembur. 15. Staff personalia dapat mencetak laporan pengeluaran gaji. 16. Staff personalia dapat mencetak laporan pengeluaran lembur. 17. Staff personalia dapat mencetak laporan sisa cuti. 18. Staff personalia dapat mencetak laporan presensi. 19. Staff personalia dapat mencetak laporan PPh. presensi. 19. Fungsi cetak laporan PPh. 2 Manajer Keuangan 1. Setting periode penggajian karyawan. 2. Manajer keuangan dapat import data presensi dari mesin presensi, 3. Manajer keuangan dapat mencetak slip gaji karyawan staff setiap karyawan. 4. Manajer keuangan dapat mencetak laporan pengeluaran gaji karyawan. 5. Manajer keuangan dapat mencetak laporan detail gaji 1. Fungsi tambah, ubah dan hapus periode penggajian. 2. Fungsi menjalankan proses import data presensi dari mesin absensi 3. Fungsi cetak slip gaji karyawan staff berdasarkan range tanggal periode penggajian. 4. Fungsi cetak laporan pengeluaran gaji. 5. Fungsi cetak laporan detail gaji. 6. Fungsi cetak laporan sisa cuti. 7. Fungsi cetak laporan presensi. No. Pengguna User Requirement Functional Requirement karyawan. 6. Manajer keuangan dapat mencetak laporan sisa cuti karyawan. 7. Manajer keuangan dapat mencetak laporan presensi karyawan. 8. Manajer keuangan dapat mencetak laporan PPh. 8. Fungsi cetak laporan PPh. 3 Karyawan 1. Karyawan dapat mengajukan permohonan cuti yang disertai dengan alasannya. 1. Fungsi pengajuan cuti yang disertai keterangan atau alasan dan berapa lama. 4 Kepala Bagian 1. Kepala Bagian dapat memberikan persetujuan atas pengajuan cuti 1. Fungsi persetujuan atas pengajuan cuti. Dari Tabel 3.3 di atas, maka secara keseluruhan kebutuhan fungsional functional requirement yang diperlukan dapat dilihat pada Tabel 3.4 berikut ini: Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsional Functional Requirement Keseluruhan No. Kebutuhan Fungsional Functional Requirement Pengguna 1. Fungsi manajemen data Departemen Staff personalia 2. Fungsi manajemen data Jabatan Staff personalia 3. Fungsi manajemen data Sub bagian Staff personalia 4. Fungsi manajemen data karyawan Staff personalia 5. Fungsi manajemen data gaji Staff personalia 6. Fungsi manajemen data tunjangan Staff personalia 7. Fungsi manajemen data status kehadiran Staff personalia 8. Fungsi manajemen data hari besar Staff personalia 9. Fungsi manajemen data lembur Staff personalia 10. Fungsi manajemen koreksi presensi Staff personalia 11. Fungsi pengajuan cuti Karyawan No. Kebutuhan Fungsional Functional Requirement Pengguna 12. Fungsi persetujuan cuti Kepala bagian 13. Fungsi setting periode penggajian Staff personalia, Manajer keuangan 14. Fungsi import data presensi Staff personalia, Manajer keuangan 15. Fungsi cetak slip gaji Staff personalia, Manajer keuangan C. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Pada spesifikasi kebutuhan fungsional menjelaskan lebih detail mengenai kebutuhan fungsional functional requirement yang telah didapatkan sebelumnya. Detail tersebut meliputi prioritas, pemicu, kondisi awal, alur normal dan alternatif, kondisi akhir, pengecualian, dan kebutuhan non- fungsional. Tabel 3.5 Fungsi manajemen data Departemen. Nama fungsi Fungsi manajemen data Departemen Prioritas Medium Pemicu Pengguna memilih menu manajemen data Departemen. Kondisi Awal Kode Departemen sudah terisi. Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu manajemen data Departemen. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data Departemen. 3. Staff personalia mengisi nama Departemen. 4. Staff personalia menekan tombol “Simpan”. 5. Aplikasi menampilkan informsi “Data telah disimpan” 6. Aplikasi menmapilkan data Departemen yang sudah disimpan. Alur Alternatif 1 1. Staff personalia memilih menu manajemen data Departemen. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data Departemen. 3. Staff personalia memilih data Departemen yang sudah ada pada list data Departemen. 4. Aplikasi menampilkan detail data Departemen pada kolom isian. 5. Staff personalia merubah detail data Departemen pada Nama fungsi Fungsi manajemen data Departemen kolom isian. 6. Staff personalia menekan tombol “ubah” 7. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah di ubah” 8. Aplikasi menampilkan data Departemen yang sudah dirubah. Alur Alternatif 2 1. Staff personalia memilih menu manajemen data Departemen. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data Departemen. 3. Staff personalia memilih data Departemen yang sudah ada pada list data Departemen. 4. Aplikasi menampilkan detail data Departemen pada kolom isian. 5. Staff personalia menekan tombol “hapus” 6. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah dihapus” 7. Aplikasi menampilkan data jabatan yang sudah berkurang setelah dihapus. Kondisi Akhir Sistem dapat menyimpan data Departemen karyawan Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia. Tabel 3.6 Fungsi manajemen data Jabatan. Nama fungsi Fungsi manajemen data Jabatan Prioritas Medium Pemicu Pengguna memilih menu manajemen data jabatan. Kondisi Awal Kode jabatan sudah terisi. Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu manajemen data jabatan. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data jabatan. 3. Staff personalia mengisi nama jabatan. 4. Staff personalia menekan tombol “Simpan”. 5. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah disimpan” 6. Aplikasi menmapilkan data jabatan yang sudah disimpan. Alur Alternatif 1 1. Staff personalia memilih menu manajemen data jabatan. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data jabatan. 3. Staff personalia memilih data jabatan yang sudah ada pada list data jabatan. 4. Aplikasi menampilkan detail data jabatan pada kolom isian. 5. Staff personalia merubah detail data jabatan pada kolom isian. 6. Staff personalia menekan tombol “ubah” 7. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah di ubah” Nama fungsi Fungsi manajemen data Jabatan 8. Aplikasi menampilkan data jabatan yang sudah di ubah. Alur Alternatif 2 1. Staff personalia memilih menu manajemen data jabatan. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data jabatan. 3. Staff personalia memilih data jabatan yang sudah ada pada list data jabatan. 4. Aplikasi menampilkan detail data jabatan pada kolom isian. 5. Staff personalia menekan tombol “hapus” 6. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah dihapus” 7. Aplikasi menampilkan data jabatan yang sudah berkurang setelah dihapus. Kondisi Akhir Sistem dapat menyimpan data jabatan karyawan Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia. Tabel 3.7 Fungsi manajemen data Sub bagian. Nama fungsi Fungsi manajemen data Sub bagian Prioritas Medium Pemicu Pengguna memilih menu manajemen data Departemen. Kondisi Awal Kode bagian sudah terisi. Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu manajemen data Departemen. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data sub bagian. 3. Staff personalia mengisi nama sub bagian. 4. Staff personalia menekan tombol “Simpan”. 5. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah disimpan” 6. Aplikasi menmapilkan data sub bagian yang sudah disimpan. Alur Alternatif 1 1. Staff personalia memilih menu manajemen data Departemen. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data sub bagian. 3. Staff personalia memilih data sub bagian yang sudah ada pada list data sub bagian. 4. Aplikasi menampilkan detail data sub bagian pada kolom isian. 5. Staff personalia merubah detail data sub bagian pada kolom isian. 6. Staff personalia menekan tombol “ubah” 7. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah diubah” 8. Aplikasi menampilkan data bagian yang sudah diubah. Alur Alternatif 2 1. Staff personalia memilih menu manajemen data Departemen. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data sub bagian. Nama fungsi Fungsi manajemen data Sub bagian 3. Staff personalia memilih data sub bagian yang sudah ada pada list data sub bagian. 4. Aplikasi menampilkan detail data sub bagian pada kolom isian. 5. Staff personalia menekan tombol “hapus” 6. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah dihapus” 7. Aplikasi menampilkan data sub bagian yang sudah berkurang setelah dihapus. Kondisi Akhir Sistem dapat menyimpan data sub bagian karyawan Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia. Tabel 3.8 Fungsi manajemen data karyawan Nama fungsi Fungsi manajemen data karyawan Prioritas High Pemicu Pengguna memilih menu manajemen data karyawan. Kondisi Awal Kode karyawan, pilihan jabatan dan pilihan sub bagian sudah terisi. Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu manajemen data karyawan. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data karyawan. 3. Staff personalia mengisi detail karyawan 4. Staff personalia menekan tombol “Simpan”. 5. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah disimpan” 6. Aplikasi menampilkan data karyawan yang sudah disimpan. Alur Alternatif 1 1. Staff personalia memilih menu manajemen data karyawan. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data karyawan. 3. Staff personalia memilih data karyawan dari tombol cari NIK. 4. Aplikasi menampilkan detail data karyawan pada kolom isian. 5. Staff personalia merubah detail data karyawan pada kolom isian. 6. Staff personalia menekan tombol “ubah” 7. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah diubah” 8. Aplikasi menampilkan data karyawan yang sudah diubah. Alur Alternatif 2 1. Staff personalia memilih menu manajemen data karyawan. 2. Aplikasi menampilkan Form manajemen data karyawan. 3. Staff personalia memilih data karyawan dari tombol cari NIK. Nama fungsi Fungsi manajemen data karyawan 4. Aplikasi menampilkan detail data karyawan pada kolom isian. 5. Staff personalia menekan tombol “hapus” 6. Aplikasi menampilkan informasi “Data telah dihapus” 7. Aplikasi menampilkan data karyawan yang sudah berkurang setelah dihapus. Kondisi Akhir Sistem dapat menyimpan data karyawan Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia. Tabel 3.9 Fungsi Manajemen Data Gaji Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Gaji Prioritas High Pemicu Pengguna memilih menu Setting gaji Kondisi Awal Kolom isian kosong Alur Normal 1. Staff Personalia memilih menu Setting gaji. 2. Staff Personalia memilih tipe karyawan dari tombol tipe 3. Staff Personalia isi nilai gaji. 4. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data gaji. Alur Alternatif 1 1. Staff Personalia memilih menu Setting gaji. 2. Staff Personalia memilih tipe karyawan dari tombol tipe 3. Staff Personalia merubah nilai gaji. 4. Staff Personalia menekan tombol “Ubah” untuk mengubah data gaji. Alur Alternatif 2 1. Staff Personalia memilih menu Setting gaji. 2. Staff Personalia memilih tipe karyawan dari tombol tipe 3. Staff Personalia memilih data gaji yang akan dihapus. 4. Staff Personalia menekan tombol “Hapus” untuk menghapus data gaji. Kondisi Akhir Aplikasi menyimpan data gaji. Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia. Tabel 3.10 Fungsi Manajemen Data Tunjangan. Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Tunjangan Prioritas High Pemicu Pengguna memilih menu setting tunjangan Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Tunjangan Kondisi Awal Kolom isian kosong Alur Normal 1. Staff Personalia memilih menu setting tunjangan. 2. Staff Personalia memilih jabatan. 3. Staff Personalia isi data tunjangan berdasarkan jabatan. 4. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data tunjangan. Alur Alternatif 1 1. Staff Personalia memilih menu setting tunjangan. 2. Staff Personalia memilih jabatan. 3. Staff Personalia mengubah data tunjangan. 4. Staff Personalia menekan tombol “Ubah” untuk mengubah data tunjangan. Alur Alternatif 2 1. Staff Personalia memilih menu setting tunjangan. 2. Staff Personalia memilih jabatan. 3. Staff Personalia menekan tombol “Hapus” untuk menghapus data tunjangan. Kondisi Akhir Aplikasi dapat menyimpan data tunjangan karyawan. Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia. Tabel 3.11 Fungsi Manajemen Data Status Kehadiran Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Status Kehadiran Prioritas Medium Pemicu Pengguna memilih menu status kehadiran. Kondisi Awal Kolom isian kosong Alur Normal 1. Staff Personalia memilih menu status kehadiran. 2. Staff Personalia isi kolom pada status kehadiran. 3. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data status kehadiran. Alur Alternatif 1 1. Staff Personalia memilih menu status kehadiran. 2. Staff Personalia memilih data yang akan diubah 3. Staff Personalia isi kolom yang akan diubah. 4. Staff Personalia menekan tombol “Ubah” untuk mengubah data status kehadiran. Alur Alternatif 2 1. Staff Personalia memilih menu status kehadiran. 2. Staff Personalia memilih data yang akan dihapus. 3. Staff Personalia meneka n tombol “Hapus” untuk menghapus data status kehadiran. Kondisi Akhir Aplikasi dapat menyimpan data status kehadiran. Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia. Tabel 3.12 Fungsi Manajemen Data Hari Besar Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Hari Besar Prioritas Medium Pemicu Pengguna memilih menu Hari besar Kondisi Awal Kolom isian kosong Alur Normal 1. Staff Personalia memilih menu hari besar. 2. Staff Personalia isi data hari besar. 3. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data hari besar. Alur Alternatif 1 1. Staff Personalia memilih menu hari besar. 2. Staff Personalia merubah data hari besar. 3. Staff Personalia menekan tombol “Ubah” untuk mengubah data hari besar. Alur Alternatif 2 1. Staff Personalia memilih menu hari besar. 2. Staff Personalia pilih data hari besar yang akan dihapus. 3. Staff Personalia menekan tombol “Hapus” untuk menghapus data hari besar. Kondisi Akhir Aplikasi menyimpan data hari besar. Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia. Tabel 3.13 Fungsi Manajemen Data Lembur. Nama fungsi Fungsi Manajemen Data Lembur. Prioritas High Pemicu Pengguna memilih Proses koreksi lembur Kondisi Awal Kolom isian kosong Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu koreksi lembur. 2. Staff personalia memilih NIK pada kolom cari. 3. Staff personalia mengisi data lembur karyawan. 4. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data lembur. Alur Alternatif 1 1. Staff personalia memilih menu koreksi lembur. 2. Staff personalia memilih NIK pada kolom cari. 3. Staff personalia mengubah data lembur karyawan. 4. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk mengubah data lembur. Kondisi Akhir Aplikasi menyimpan data lembur karyawan Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai Staff personalia Tabel 3.14 Fungsi Manajemen Koreksi Presensi Nama fungsi Fungsi Manajemen Koreksi Presensi Prioritas High Pemicu Pengguna memilih menu koreksi presensi Kondisi Awal Data presensi sesuai periode Alur Normal 1. Staff personalia memilih menu koreksi presensi 2. Staff personalia memilih tipe karyawan 3. Staff personalia mengganti status sesuai koreksi 4. Staff Personalia menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data koreksi presensi. Alur Alternatif - Kondisi Akhir Aplikasi mengubah data presensi awal karyawan Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai Staff personalia Tabel 3.15 Fungsi Pengajuan Cuti. Nama fungsi Fungsi Pengajuan Cuti. Prioritas Medium Pemicu Karyawan memilih menu pengajuan cuti Kondisi Awal Kolom isian kosong Alur Normal 1. Karyawan memilih menu pengajuan cuti 2. Karyawan mengisi data sesuai kolom cuti 3. Karyawan menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data cuti. Alur Alternatif - Kondisi Akhir Aplikasi memproses pengajuan cuti karyawan Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai Karyawan Tabel 3.16 Fungsi Persetujuan cuti. Nama fungsi Fungsi Pengajuan cuti Prioritas Medium Pemicu Kepala bagian memilih menu persetujuan cuti Kondisi Awal Muncul data cuti karyawan Alur Normal 1. Kepala bagian memilih menu persetujuan cuti 2. Kepala bagian melakukan centang untuk menyetujui atau menolak cuti. 3. Kepala bagian men ekan tombol “simpan” Nama fungsi Fungsi Pengajuan cuti 4. Sistem menyimpan data persetujuan cuti Alur Alternatif - Kondisi Akhir Aplikasi mengubah data karyawan menjadi cuti Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai kepala bagian. Tabel 3.17 Fungsi Setting periode penggajian. Nama fungsi Fungsi Setting periode penggajian. Prioritas High Pemicu Staff personalia dan manajer keuangan memilih menu Setting periode penggajian Kondisi Awal Kolom isian kosong Alur Normal 1. Staff personalia dan manajer keuangan memilih menu setting periode penggajian 2. Staff personalia dan manajer keuangan memilih tipe karyawan 3. Staff personalia dan manajer keuangan mengisi data periode penggajian 4. Staff personalia dan manajer keuangan menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data periode penggajian. Alur Alternatif - Kondisi Akhir Aplikasi menyimpan data periode penggajian. Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia dan manajer keuangan Tabel 3.18 Fungsi import data presensi. Nama fungsi Fungsi import data presensi. Prioritas High Pemicu Staff personalia dan manajer keuangan memilih menu import data presensi. Kondisi Awal - Alur Normal 1. Staff personalia dan manajer keuangan memilih menu import data presensi. 2. Staff personalia dan manajer keuangan memilih tipe karyawan. 3. Staff personalia dan manajer keuangan menekan tombol “import” untuk melakukan proses pengambilan data. 4. Muncul alert “proses selesai” jika sudah selesai mengambil data. Nama fungsi Fungsi import data presensi. Alur Alternatif - Kondisi Akhir Aplikasi mengambil data presensi. Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia dan manajer keuangan Tabel 3.19 Fungsi Cetak Slip Gaji. Nama fungsi Fungsi Cetak Slip Gaji. Prioritas High Pemicu Staff personalia dan manajer keuangan memilih menu cetak Slip Gaji. Kondisi Awal Tampil slip gaji karyawan Alur Normal 1. Staff personalia dan manajer keuangan memilih menu Cetak Slip Gaji. 2. Aplikasi akan menghitung gaji dan menampilkan slip gaji berdasarkan periode yang dipilih. Alur Alternatif - Kondisi Akhir Aplikasi menampilkan slip gaji karyawan Pengecualian - Kebutuhan Non- Fungsional 1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan login terlebih dahulu sebagai staff personalia dan manajer keuangan Pada tahap selanjutnya yaitu tahap pengembangan, pada tahap ini akan menjabarkan lebih banyak hal –hal yang dibutuhkan dalam aplikasi. Hal tersebut dapat dijelaskan pada gambar 3.3. Diagram IPO pada gambar 3.3 menggambarkan rancangan kebutuhan sistem penggajian karyawan PT MU. Diagram IPO dikelompokkan berdasarkan input, proses dan output. Proses yang ada adalah manajemen departemen, sub bagian, jabatan, karyawan, gaji, tunjangan, setting periode penggajian, import data presensi, manajemen lembur, koreksi presensi, pengajuan cuti, persetujuan cuti dan cetak slip gaji. Untuk laporan sendiri memiliki delapan laporan yang dihasilkan salah satunya adalah slip gaji karyawan. INPUT PROSES OUTPUT Data Department Data Karyawan Manajemen Gaji Data Sub Bagian Manajemen departemen Manajemen Sub bagian Data Jabatan Manajemen jabatan Manajemen karyawan Data gaji Data Lembur Data Koreksi Presensi Data periode penggajian Setting periode penggajian Import Data Presensi fingerprint Manajemen Lembur Manajemen koreksi presensi Cetak Slip Gaji Slip Gaji Laporan detail gaji Laporan detail lembur Laporan pengeluaran gaji Laporan pengeluaran lembur Laporan pajak Laporan Presensi karyawan Laporan Sisa cuti karyawan Data Pengajuan cuti Pengajuan cuti Persetujuan cuti Data Hari besar Data Status kehadiran Manajemen Tunjangan Gambar 3.3 Diagram IPO

3.2 Perancangan Sistem