a. Uraian Materi 1
FI LI NG SI STEM ABJAD
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat w arkat dengan mengunakan petunjuk abjad, disusun
mulai dari A sampai Z, Aa sampai Zz, dan seterusnya. Surat warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi disimpan menurut tata urutan abjad. Abjad yang
diperguna-kan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan dipergunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai
dengan urutan abjad seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.
Filing sistem abjad umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena beberapa alasan berikut:
Dokumen arsip cenderung dicari at au diminta melalui nama.
Petugas menginginkan agar dokumen arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.
Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen arsip yang berhubungan dengan fungsi tugas masing-masing, dalam hal ini susunan nama lebih membantu.
Sistem nama mudah diingat. Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan
kembali dokumen. Dalam mencari dokumen petugas dapat langsung ke file tempat penyimpanan dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut sistem
langsung direct filing system. Yang dimaksud sistem langsung adalah sistem dapat langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu misalnya indeks.
Distem filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lainnya. Misalnya, meskipun sistem menyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk memperkuat menemukan
arsip yang memuat wilayah tertentu harus disusun menurut urutan abjad. Jadi di samping dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan utama, maka filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai
sistem penyimpanan lanjutan.
Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, maka nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan
dari unit kerja bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen arsip yang diperlukan hendaklah bert itik tolak dari nama koresponden.
PENATAAN FI LE DENGAN SI STEM ABJAD
File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berupa sebuah huruf dalam abjad. Cara penataan dan
peralatan yang dibutuhkan sebagai berikut.
1. Guide
Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita
dalam pencarian huruf nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya yaitu yang berisi huruf dan yang berisi kata nama
masalah.
a. Guide utama guide primer
Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis besar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Jika volume berkas individu di
perusahaan dalam file penyimpanan kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya
menggunakan warna tert entu.
Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23 atau 25 bagian. Guide mempunyai
sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengan kombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali
huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. Selain itu hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali surat warkat pada tempat
penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian.
Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa ada beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain
sepert i alpabet B, H, S, dan W. Sub bagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama-nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai
dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya, sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan sub-sub bagian.
Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang tepat sesuai dengan
alpabet. Selain itu guide juga berfungsi untuk menj aga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata serta ditemukan kembali. Karena itu guide perlu mempunyai bent uk yang tebal
dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.
b. Guide Pembantu Auxilary Guide
Guide pembant u diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembant u atau disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau ada di
belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Guide ini berfungsi:
1 menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat
yang banyak; 2
memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;
3 menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.
Guide ini menunjukkan hal yang umum yang kemudian diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf kata yang sama, yang merupakan sub bagian dari berkas itu.
Di bagian
General A
misalnya, di belakangnya diikuti
General Appliance, General Aquamarine, General Asbeston
dan seterusnya.
c. Guide Keluar dan Lembar Keluar
out guide out sheet 1. Guide Keluar
out guide
adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar
mudah terlihat dan terbaca guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam
dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar keluar out sheet
Kategori