a. Uraian Materi 1
FI LI NG SI STEM ABJAD
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat w arkat dengan mengunakan petunjuk abjad, disusun
mulai dari A sampai Z, Aa sampai Zz, dan seterusnya. Surat warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi disimpan menurut tata urutan abjad. Abjad yang
diperguna-kan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan dipergunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai
dengan urutan abjad seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.
Filing sistem abjad umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena beberapa alasan berikut:
Dokumen arsip cenderung dicari at au diminta melalui nama.
Petugas menginginkan agar dokumen arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.
Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen arsip yang berhubungan dengan fungsi tugas masing-masing, dalam hal ini susunan nama lebih membantu.
Sistem nama mudah diingat. Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan
kembali dokumen. Dalam mencari dokumen petugas dapat langsung ke file tempat penyimpanan dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut sistem
langsung direct filing system. Yang dimaksud sistem langsung adalah sistem dapat langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu misalnya indeks.
Distem filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lainnya. Misalnya, meskipun sistem menyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk memperkuat menemukan
arsip yang memuat wilayah tertentu harus disusun menurut urutan abjad. Jadi di samping dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan utama, maka filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai
sistem penyimpanan lanjutan.
Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, maka nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan
dari unit kerja bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen arsip yang diperlukan hendaklah bert itik tolak dari nama koresponden.
PENATAAN FI LE DENGAN SI STEM ABJAD
File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berupa sebuah huruf dalam abjad. Cara penataan dan
peralatan yang dibutuhkan sebagai berikut.
1. Guide
Kategori