Dekan fakultas merespon surat dan mendisposisikan surat kepada bawahannya

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013 53 terlebih dahulu, dalam kasus ini kepada Pembantu Dekan II. Pre-Condition : Ada surat pada surat masuk pengguna dekan fakultas. Alur : Terdapatnya surat masuk pada inbox surat masuk pengguna dekan fakultas, menandakan terusan surat dari sekretariat fakultas telah berhasil diteruskan, dan masuk ke bagian ‘surat masuk’ dari pengguna dekan MIPA. Kemudian dari ini, surat direspon dan kemudian didisposisikan kepada bawahan beliau dalam kasus ini adalah Pembantu Dekan II. Output : Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat dilihat pada “Lihat Surat Masuk Æ Disposisi”.

5. Pembantu Dekan II menerima disposisi dari

Dekan, dan meneruskan mendisposisikan surat tersebut kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah Kepala Tata Usaha fakultas. Pre-Condition : Ada surat pada surat masuk pengguna pembantu dekan II fakultas. Alur : Pada tahap ini, disposisi surat diterima oleh Pembantu Dekan II. Dan beliau dititahkan oleh Dekan untuk meneruskan menindaklanjuti surat sesuai isinya. Dan Pembantu Dekan II kemudian meneruskanmendisposisikan kembali suratnya kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah bapak Kepala Tata Usaha fakultas. Output : Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat dilihat pada “Lihat Surat Masuk Æ Disposisi”.

6. Kepala Tata Usaha fakultas menerima disposisi dari Pembantu Dekan II, dan

meneruskan mendisposisikan surat tersebut kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah Kepala Sub Bagian Umum Perlengkapan. Pre-Condition : Ada surat pada surat masuk pengguna kepala tata usaha fakultas. Alur : Pada tahap ini, Kepala Tata Usaha menerima disposisi dari Pembantu Dekan II. Dan diamanatkan untuk meneruskan mendisposisi kepada bawahannya untuk menindakmerespon terhadap isi surat tersebut. Dalam kasus ini adalah Kepala Sub Bagian Umum Perlengkapan. Output : Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat dilihat pada “Lihat Surat Masuk Æ Disposisi”.

7. Kepala

Sub Bagian Umum Perlengkapan menerima disposisi dari Kepala Tata Usaha MIPA. Pre-Condition : Ada surat pada surat masuk pengguna kepala tata usaha fakultas. Alur : Tahapan ini adalah tahap terakhir dari skenario kasus pengiriman surat dari jurusan ke fakultas ini. Kepala Sub Bagian Umum Perlengkapan merupakan unit terakhir dari perjalanan riwayat surat. Surat tidak akan didisposisikan lagi. Jadi sub unit ini yang akan melaksanakanmerespon isi dari surat tersebut. Output : Surat tidak didisposisikan lagi. Perintah disposisi langsung dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian Umum Perlengkapan. 3.2.2 Pembahasan Dari pengujian dengan skenario kasus pengiriman surat diatas, didapatkanlah beberapa kelebihan dari sistem informasi administrasi surat ini. Diantaranya : pengiriman surat yang tidak mungkin tercecer karena surat dikirim dalam bentuk digital. Dan juga surat tidak mungkin hilangterselip entah dimana pada saat proses pengiriman antar unitnya jika dibandingkan dengan pengiriman surat manual yang mungkin berkas suratnya bisa hilangterselip dan tidak sampai tujuan. Dan yang terpenting adalah waktu proses pengiriman surat tersebut sangat cepat. Jika dibandingkan dengan proses pengiriman surat Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013 54 manual, memerlukan waktu bermenit-menit bahkan dapat hingga sampai berjam-jam. Dan dari percobaan dengan skenario pengiriman surat diatas, didapatkan data waktu proses pengiriman tersebut dari percobaan beberapa kali. Data dapat dilihat pada tabel berikut. untuk data pelacakan riwayat perjalanan surat manual, didapat dari hasil data dilapangan. Tabel 1. Perbandingan waktu proses pengiriman surat Dari data pada tabel diatas, dapat kita lihat bahwa rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk proses pengiriman surat dengan skenario pengiriman surat dari jurusan ke fakultas adalah lebih cepat pada Sistem Informasi Administrasi Surat. Dengan waktu rata-rata adalah 4 menit 45.853 detik. Dari data diatas maka dapat disimpulkan bahwa dengan dikembangkannya Sistem Informasi Administrasi Surat ini dapat memberikan waktu yang lebih cepat pada proses pengiriman surat, dan oleh sebab itu pada proses pelacakan riwayat suratnya juga menjadi lebih cepat Tracking riwayat perjalanan surat. Maka, sehingga proses administrasi surat akan menjadi lebih mudah termasuk didalamnya pada proses pengiriman surat serta proses pelacakan riwayat perjalanan surat. 4. Kesimpulan Dengan dikembangkannya aplikasi berbasis web Sistem Informasi Administrasi Surat melalui fitur Agenda Surat telah dapat mempermudah proses pengagendaan surat serta pengarsipan surat dari sistem administrasi surat yang sedang berjalan pada fakultas beserta jurusan-jurusan dibawahnya. Pengarsipan berkas menjadi lebih teratur, berkas menjadi tidak mudah hilang, proses pengagendaan surat menjadi lebih rapi dan lebih cepat dalam pengelolaannya tidak bergantung SDM. Dan juga melalui fitur Tracking Surat Tracking surat keluar maupun Tracking surat disposisi, untuk melihat riwayat perjalanan surat sudah menjadi lebih mudah daripada melihat langsung riwayat perjalanan surat pada sistem administrasi surat yang sedang berjalan pada Fakultas MIPA Universitas Udayana beserta Jurusan-jurusan dibawahnya. Melihat riwayat surat pada Sistem Informasi Administrasi Surat ini menjadi lebih mudah dan tidak rumit lagi, mencari informasi riwayat perjalanan surat menjadi lebih cepat, unit-unit yang berkaitan dengan perjalanan surat sudah tertera dengan jelas beserta informasi status surat saat itu. 5. Daftar Pustaka Depdiknas. 2006. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional . Depdiknas, Bagian Ketatalaksanaan Biro Hukum dan Organisasi. 2007. Prosedur Pengurusan Surat . Elmasri, Ramez Navathe, Shamkant B.. 2007. Fundamentals of Database Systems. Fifth Edition . Pearson Education. Boston. HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis . Penerbit : Andi. Yogyakarta. Kendall, Kenneth E. Kendall Julie E.. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem . Edisi kelima. Indeks. Jakarta. Ladjamudin, Al-Bahra B.. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi . Penerbit : Graha Ilmu. Yogyakarta.