Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013
52
Gambar 7 menunjukkan fitur aplikasi untuk menampilkan riwayat perjalanan dari
surat masuk yang telah diterima oleh suatu pengguna. Akan tetapi jika surat masuk yang
diterima oleh pengguna tersebut belum diteruskandidisposisikan kepada unit surat
berikutnya, maka tampilan yang keluar sebaliknya adalah tampilan form disposisi
Gambar
7. Jadi
surat harus
diteruskandidisposisikan terlebih dahulu, baru kemudian dapat dilihat riwayat perjalanan
pendisposisiannya.
Gambar 8. Tampilan form disposisi
3.2 Pengujian
3.2.1 Uji Skenario
Pengujian terhadap aplikasi dilakukan dengan menerapkan sebuah skenario kasus
bisnis proses pada aplikasi, dimana disini yang diambil sebagai contoh adalah skenario
pengiriman surat hingga surat selesai diproses oleh unit terakhir yang berkaitan dengan
proses pengiriman tersebut. Ada total 7 tahapan pada uji skenario kasus pengiriman
surat ini, tahapan-tahapannya : 1. Sekretariat jurusan mengirim surat ke
fakultas dengan tujuan kepada dekan fakultas.
Pre-Condition :
- Alur :
Tahap ini adalah tahap pertama dari skenario kasus pengiriman surat jurusan ke
fakultas. Pada tahapan ini surat pertama kali dikirim oleh sekretariat tata usaha jurusan ke
fakultas dengan alamat tujuan kepada dekan fakultas. Jadi pengguna yang login.untuk
mengirim surat adalah sekretariat jurusan. Output :
Data surat telah tersimpan dan terkirim sesuai tujuan. Surat yang dikirim dapat dicek
pada fitur “Lihat Surat Keluar”. 2. Sekretariat jurusan mengirim surat ke
fakultas, surat tiba pertama kali pada bagian sekretariat fakultas.
Pre-Condition :
Ada surat yang dikirimkan kefakultas dengan tujuan alamat surat dekan fakultas.
Alur : Pada tahap ini, surat yang telah dikirim
sebelumnya oleh sekretariat jurusan yang dikirim kepada fakultas atas alamat tujuan
dekan fakultas, pertama kali akan selalu tiba di sekretariat tata usaha fakultas. Hal ini
mengikuti prosedural penerimaan surat masuk yang terjadi sebenarnya dilapangan pada
fakultas. Output :
Memang benar ada surat tiba di sekretariat fakultas pada inbox surat masuk
pengguna sekretariat fakultas. 3. Sekretariat fakultas mengirimkan
meneruskan
suratnya kepada
tujuan alamat surat, dalam kasus skenario ini
adalah dekan fakultas. Pre-Condition :
Ada surat pada surat masuk pengguna sekretariat fakultas.
Alur : Pada tahap ini, sekretariat fakultas
meneruskan surat tersebut kepada alamat tujuan surat. Dalam skenario kasus pengiriman
surat ini, maka diteruskan kepada dekan fakultas. Dari surat masuk yang dibuka oleh
sekretariat fakultas, kemudian terdapat pilihan teruskan disposisi pada surat tersebut. Setelah
form terusan diisi, surat dikirim akan diteruskan kepada dekan fakultas.
Output :
Setelah terusan surat dikirim, output berupa kiriman terusandisposisi dari surat
tersebut. Riyawat terusan surat tersebut dapat dilihat pada “Lihat Surat Masuk
Æ disposisi”.
4. Dekan fakultas merespon surat dan mendisposisikan surat kepada bawahannya
Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013
53
terlebih dahulu, dalam kasus ini kepada Pembantu Dekan II.
Pre-Condition : Ada surat pada surat masuk pengguna
dekan fakultas. Alur :
Terdapatnya surat masuk pada inbox surat masuk pengguna dekan fakultas,
menandakan terusan surat dari sekretariat fakultas telah berhasil diteruskan, dan masuk
ke bagian ‘surat masuk’ dari pengguna dekan MIPA. Kemudian dari ini, surat direspon dan
kemudian didisposisikan kepada bawahan beliau dalam kasus ini adalah Pembantu
Dekan II. Output :
Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat
dilihat pada “Lihat Surat Masuk Æ Disposisi”.
5. Pembantu Dekan II menerima disposisi dari
Dekan, dan
meneruskan mendisposisikan surat tersebut kepada
bawahannya, dalam kasus ini adalah Kepala Tata Usaha fakultas.
Pre-Condition :
Ada surat pada surat masuk pengguna pembantu dekan II fakultas.
Alur : Pada tahap ini, disposisi surat diterima
oleh Pembantu Dekan II. Dan beliau dititahkan oleh
Dekan untuk
meneruskan menindaklanjuti surat sesuai isinya. Dan
Pembantu Dekan
II kemudian
meneruskanmendisposisikan kembali
suratnya kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah bapak Kepala Tata Usaha fakultas.
Output : Data disposisi surat berhasil dikirim dan
disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat dilihat pada “Lihat Surat Masuk
Æ Disposisi”.
6. Kepala Tata Usaha fakultas menerima disposisi dari Pembantu Dekan II, dan
meneruskan mendisposisikan surat tersebut kepada bawahannya, dalam kasus ini
adalah Kepala Sub Bagian Umum Perlengkapan.
Pre-Condition : Ada surat pada surat masuk pengguna
kepala tata usaha fakultas. Alur :
Pada tahap ini, Kepala Tata Usaha menerima disposisi dari Pembantu Dekan II.
Dan diamanatkan
untuk meneruskan
mendisposisi kepada
bawahannya untuk
menindakmerespon terhadap isi surat tersebut. Dalam kasus ini adalah Kepala Sub Bagian
Umum Perlengkapan. Output :
Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat
dilihat pada “Lihat Surat Masuk Æ Disposisi”.
7. Kepala
Sub Bagian
Umum Perlengkapan menerima disposisi dari
Kepala Tata Usaha MIPA. Pre-Condition :
Ada surat pada surat masuk pengguna kepala tata usaha fakultas.
Alur : Tahapan ini adalah tahap terakhir dari
skenario kasus pengiriman surat dari jurusan ke fakultas ini. Kepala Sub Bagian Umum
Perlengkapan merupakan unit terakhir dari perjalanan riwayat surat. Surat tidak akan
didisposisikan lagi. Jadi sub unit ini yang akan melaksanakanmerespon isi dari surat tersebut.
Output :
Surat tidak didisposisikan lagi. Perintah disposisi langsung dilaksanakan oleh Kepala
Sub Bagian Umum Perlengkapan. 3.2.2 Pembahasan
Dari pengujian dengan skenario kasus pengiriman
surat diatas,
didapatkanlah beberapa kelebihan dari sistem informasi
administrasi surat
ini. Diantaranya
: pengiriman surat yang tidak mungkin tercecer
karena surat dikirim dalam bentuk digital. Dan juga surat tidak mungkin hilangterselip entah
dimana pada saat proses pengiriman antar unitnya jika dibandingkan dengan pengiriman
surat manual yang mungkin berkas suratnya bisa hilangterselip dan tidak sampai tujuan.
Dan yang terpenting adalah waktu proses pengiriman surat tersebut sangat cepat. Jika
dibandingkan dengan proses pengiriman surat
