Deskripsi Sistem Perancangan Sistem

Sebagai langkah awal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja maka pembuatan kembali sistem jaringan perlu dilaksanakan, agar sistem kerja instansi dapat dilakukan secara efektif dan efisien dan berbasis teknologi. Pembangunan kembali sistem jaringan ini dilakukan dengan memperhatikan elemen-elemen pembuatan jaringan yang aman dan baik seperti media jaringannya, topologi yang tepat dan kesesuaiannya dengan spesifikasi komputer yang ada, sehingga proses pengaksesan data dan hardware yang ada dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Namun demikian, untuk memaksimalkan penggunaan alat atau sarana- sarana teknologi yang dimilikinya, SMA Negeri 1 Waikabubak menawarkan jasa –jasa lainnya, antara lain foto copy, penyewaan komputer untuk pengetikan, print tugas.

3.3 Deskripsi Sistem

Sistem Informasi Akademik SMA Negeri 1 Waikabubak adalah sebuah sistem informasi yang dibuat dengan tujuan untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan semua kegiatan akademik. Sistem informasi ini terintegrasi dengan sebuah database dimana bagian Administrasi maupun guru sekolah dapat dengan mudah mengolah data murid maupun guru dan segala sesuatu yang berkaitan dengan SMA Negeri 1 Waikabubak.

3.4 Analisis Sistem

Tujuan dilakukannya tahapan analisa sistem adalah untuk mengevaluasi kinerja sistem yang telah ada untuk kemudian merumuskan tujuan yang ingin dicapai dari perancangan sistem yang baru.

3.4.1 Analisis Kelemahan Sistem Manual

Analisis terhadap kelemahan sistem informasi akademik secara manual yang saat ini masih diterapkan SMA Negeri 1 Waikabubak bertujuan untuk mengenali lebih dalam apakah proses penyajian informasi akademik yang ada masih layak untuk digunakan. Beberapa kelemahan dari proses penyajian informasi akademik manual atau masih menggunakan kertas untuk mencatat yang sampai saat ini digunakan pada SMA Negeri 1 Waikabubak yaitu berkas administrasi sekolah, berkas siswa, berkas guru, dan berkas lainnya masih disimpan pada lemari yang besar sehingga memakan ruang yang banyak dan pencarian data-data tersebut sangat lama dan susah. Keamanan data sekolah kurang terjamin, hal ini disebabkan karena banyak berkas yang telah usang dan rusak karena usia berkas yang sudah cukup lama. Penyajian informasi nilai siswa dan jadwal mengajar juga menjadi lambat karena para guru memerlukan waktu yang lama untuk menulis nilai- nilai dari para siswa dan harus mengadakan rapat ketika penyusunan jadwal mengajar.

3.4.2 Tujuan Perancangan Sistem

Aplikasi sistem informasi akademik yang dibangun bertujuan untuk dapat menangani semua persoalan dari proses sistem informasi akademik secara manual yang ada yaitu sistem akan berfungsi sebagai media penyimpanan berkas administrasi sekolah, berkas siswa, berkas guru dan berkas lainnya sehingga penyimpanan berkas tersebut tidak membutuhkan ruang yang besar. Sistem yang akan dibuat memiliki fasilitas administrator yang bertugas untuk mengolah data sekolah dan melakukan pemeliharaan terhadap data tersebut. Sistem memiliki fasilitas menyajikan informasi- informasi yang berkaitan dengan kegiatan sekolah. Sistem memiliki fasilitas penyajian informasi nilai dan absensi siswa selama satu semester.

3.4.3 Analisa Kebutuhan Sistem

Tahap awal pemodelan sistem yaitu mencari tahu kebutuhan sistem yang akan dibangun. Informasi dan data yang telah ada selanjutnya akan dikelola dalam bentuk software. Adapun sistem yang dibangun adalah Sistem Informasi Akademik yang mana bertujuan untuk menangani permasalahan seputar kegiatan akademis itu sendiri yang meliputi :

1. Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan di dalam perancangan sistem antara lain : - Sistem Operasi Microsoft windows XP Profesional - Microsoft Internet Explorer - Microsoft ASP.NET 2.0 AJAX Extensions - Microsoft SQL Server 2005 - Microsoft Visual Studio 2005

2. Kebutuhan Perangkat Keras

Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem adalah sebagai berikut: - Motherboard supported Processor P4 - Processor Intel Pentium IV 2, 66 GHz - Memory 1 GB DDR3 - Harddisk 80 GB - Monitor dengan resolusi 1024 x 768 pixel - Mouse dan Keyboard Standard PS2

3. Kebutuhan Data

Data-data yang digunakan untuk perancangan sistem ini diperoleh dari wakil kepala sekolah bagian kurikulum yang terdapat pada SMA Negeri 1 Waikabubak berdasarkan hasil wawancara dan dokumentasi. Data-data tersebut antara lain adalah : - Data sekolah. - Data siswamurid. - Data guru. - Data pegawai. - Data absebsi siswamurid. - Data absensi guru dan pegawai. - Data nilai siswamurid. - Data mata pelajaran. - Data info sekolah. - Data laporan bulanan.

3.5 Perancangan Sistem

Tahapan perancangan aplikasi Sistem Informasi Akademik dilakukan berdasarkan hasil analisa dan evaluasi sebagai cara untuk mendapatkan pemecahan masalah alternatif yang dapat diusulkan dalam pengembangan sistem. Model UML User Modeling Language merupakan gambaran sistem informasi akademik SMA Negeri 1 Waikabubak.

3.5.1 Use Case Diagram

Use case diagram adalah diagram yang memperlihatkan hubungan antara use case dengan aktor –aktor. Diagram ini digunakan untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku dari suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan oleh pengguna. Use case diaram ini dapat menjelaskan kinerja dari sistem secara umum dan juga merepresentasikan interaksi antara aktor-aktor dengan sistem informasi akademik yang dibangun. Use case diagram ditunjukkan pada Gambar 3.2 Gambar 3.2 Use Case Diagram Gambar 3.2 dapat dijelaskan bahwa administrator bertindak sebagai aktor yang mempunyai hak mengelola data yaitu dengan menambah, mengubah maupun menghapus data individu siswa, guru. Penambahan data individu siswa, guru, oleh administrator juga berarti menambah user yang baru beserta akun untuk masing-masing user baik itu siswa dan guru untuk melakukan login jika ingin masuk dalam sistem. User siswa bertindak sebagai aktor yang dapat melihat data individu siswa, User guru juga bertindak sebagi aktor yang dapat melihat data individu guru. User juga dapat merubah password yang diperoleh dari administrator untuk keamanan masing-masing user. Pengunjung merupakan aktor yang belum memiliki akun sehingga hak aksesnya sangat terbatas. User pengunjung juga dapat Profil Sekolah Homepage Buku Tamu Pendaftaran Lihat Data Edit Data Siswa Hapus Data Siswa Insert Data Siswa Management Data Siswa include extend extend extend Management Data Guru include Administrator Insert Data Guru Edit Data Guru Hapus Data Guru extend extend extend Pengunjung Siswa Home extend extend extend extend Guru Gal ery extend berarti sebagai guru baru yang belum mempunyai akun, dan jika ingin memiliki akun guru baru wajib menghubungi administrator. Guru honor juga dapat dikategorikan sebagai user pengunjung. Penghubung tiga aktor tersebut adalah use case lihat data, karena tiga aktor tersebut terhubung dengan use case lihat data.

3.5.2 Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram merupakan pengembangan dari use case diagram. Activity diagram menunjukkan alur kerja dari aktivitas atau kegiatan yang dilakukan di dalam use case diagram. Activity diagram terdapat swimline yang berfungsi sebagai garis pembatas antara aktivitas satu dengan aktivitas lainnya. Activity diagram administrator ditunjukkan pada Gambar 3.3. Gambar 3.3 Activity Diagram User Administrator Gambar 3.3 menjelaskan bahwa administrator memulai aktivitas dengan login. Jika tidak valid maka sistem akan menampilkan menu login hingga valid. Setelah masuk, aplikasi sistem akan menampilkan halaman menu utama administrator. Administrator dapat memakai aplikasi sesuai hak aksesnya, yaitu memilih menambah data, mengubah data, menghapus data. Administrator dapat keluar dari aplikasi setelah selesai pemakaian. Activity diagram murid ditunjukkan pada Gambar 3.4. Gambar 3.4 Activity Diagram murid Gambar 3.4 menjelaskan bahwa setelah murid berhasil login dan masuk ke dalam sistem, maka akan tampil halaman menu utama yang di dalamnya terdapat berbagai link untuk dilihat oleh murid. Murid dapat melihat link untuk data individu murid, nilai, absensi selama satu semester dan dapat melihat materi. Apabila selesai, murid dapat mengakhiri penggunaan aplikasi. Activity diagram Guru ditunjukkan pada Gambar 3.5. Gambar 3.5 Activity Diagram Guru Gambar 3.5 menjelaskan bahwa setelah guru berhasil login dan masuk ke dalam sistem, maka akan tampil halaman menu utama yang di dalamnya terdapat berbagai link untuk dilihat oleh guru. Mulai Login melihat data guru melihat abs ens i guru input, edit, deleted nilai s iswa input, edit, deleted abs ens i s is wa input materi merubah pas s word Logout Seles ai Validas i Tidak menampilkan menu utama Ya data guru ditampilkan abs en guru ditampilkan nilai s iswa dis impan abs en s is wa dis impan materi dis impan konfirmas i pas s word dirubah dan s im pan Ya Tidak Sistem Guru Guru dapat melihat data individu, absensi, dapat memasukkan nilai, absensi siswa dan input materi dan dapat merubah password. Setelah selesai guru dapat keluar dari sistem. Activity diagram pengunjung ditunjukkan pada Gambar 3.6. Gambar 3.6 Activity Diagram Pengunjung Gambar 3.6 menjelaskan bahwa hak akses dari pengunjung sangat terbatas karena tidak mempunyai akun untuk melakukan login. Pengunjung hanya dapat melihat home yang di dalamnya terdapat info guru, info sekolah, info mata pelajaran, galeri, dan juga dapat mengisi buku tamu. Pengunjung masuk aplikasi memilih menu utama lihat Home Mulai Selesai menampilkan menu utama Home ditampilkan Sistem Pengunj ung tidak dapat melihat data siswa-siswi, nilai siswa siswi dan absensi siswa siswi, guru.

3.5.3 Sequence Diagram

Sequence diagram adalah diagram yang menunjukkan aliran kerja secara terperinci dari aktivitas diagram yang dilakukan sesuai dengan urutan waktu yang terjadi pertama kali dan kejadian yang terjadi selanjutnya. Dalam diagram ini tidak terlepas kemungkinan akan bertambahnya jumlah class yang ada. Ada beberapa sequence diagram yang disesuaikan dengan activity diagram yang ada. Sequence diagram administrator ditunjukkan pada Gambar 3.7. Gambar 3.7 Sequence Diagram Administrator Gambar 3.7 menggambarkan satu aliran utama untuk seorang administrator mengelola data murid dan pegawai. Dalam skenario ini, administrator akan memasukkan username dan password yang benar, yang Admin boundary form login control ceck user boundary data record control edit data record entity database 1. Log in user ID, password 2. are username and password valid = yes and is user = admin 3. access to database 4. return done 5. return down and grant access to next boundary 6. enter query data name and or data number 7. is data name andor data number in database = yes 8. access to database 9. return done 10. return record and activate editing 11. insert,edit, delete data 12. submit data 13. isi data into complete = yes 15. insert,edit, delete data 16. return done 17. return done diidentifikasi sebagai admin yang mampu mengakses dan mengelola data. Sebuah query dikirim ke pengguna admin jika ingin mengelola data. Contohnya ketika pengguna memilih untuk mengedit data individu pegawai, pengguna diijinkan untuk mengubah bidang yang dapat dikelola dalam data individu pegawai, jika telah selesai maka data tersebut akan disimpan dalam database. Sequence diagram murid ditunjukkan pada Gambar 3.8. Gambar 3.8 Sequence Diagram Murid Gambar 3.8 menjelaskan bahwa murid harus melakukan login dan apa bila berhasil, user murid dapat langsung memilih menu utama yang ingin ditampilkan. Kemudian sistem akan memeriksa apakah menu tersebut tersedia dalam database, dan akan langsung menampilkannya apabila menu yang dipilih tersedia dalam database. murid boundary data record control cek data record entity databases 1. log in user name, password 2. are user ID and password valid = yes and is user = operator 3. access to database 4. return done 5. return done and grant access to next boundary 6. choose data menu 7. is data menu in database = yes 8. access to database 9. return done 10. view data individu, absensi, nilai 15. return done 16. return done Sequence diagram Guru ditunjukkan pada Gambar 3.9. Gambar 3.9 Sequence Diagram Guru. Gambar 3.9 menjelaskan bahwa guru dan pegawai harus melakukan login, jika berhasil login maka guru dapat memilih menu yang ada pada Us er boundary data record control ceck data record entity databas e 1. log in us er name, pas s word 2. are us er ID and pas s word valid = yes and is us er = operator 3. acces s to databas e 4. return done 5. return done and grant acces s to next boundary 6. choos e data menu 7. is data menu in databas e = yes 8. acces s to databas e 9. return done 10. view data individu dan abs ens i 16. change pas s word 17. subm it data 13. is data in to complete = yes 19. change pas s word and s ave new pas sworrd in data 14. return done 15. return done 11. Ins ert nilai dan abs ens i s is wa 12. Subm it Data 18. is data in to com plete = yes 20.return done 21.return done home di antaranya yaitu dapat melihat absensi dan data individu guru. Guru juga dapat mengisi nilai dan absensi siswa. Sistem akan memeriksa apakah menu yang diinginkan tersebut tersedia dalam database dan jika tersedia maka sistem akan menampilkan menu tersebut. Guru juga dapat merubah user name dan password sesuai dengan yang diinginkan dan akan disimpan dalam database. Sequence diagram pengunjung ditunjukkan pada Gambar 3.10. Gambar 3.10 Sequence Diagram Pengunjung Gambar 3.10, pengunjung dapat langsung masuk dalam sistem dan memilih menu tanpa melakukan login. Namun seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, hak aksesnya sangatlah terbatas. user boundary data record control check data record entity database 1. choose data menu 2. is data menu in database = yes 4. acces to database 6. view data record 5. return done

3.5.4 Class diagram

Class diagram didapat berdasarkan pengembangan dari sequence diagram. Class diagram merupakan diagram yang digunakan untuk menampilkan kelas-kelas yang ada dalam sistem berupa objek yang sedang dikembangkan dan dari kelas satu ke kelas yang lain yang mempunyai relasi. Class diagram terdiri dari nama kelas, atribut, dan operasi dari kelas tersebut. Gambar 3.11 Class Diagram Gambar 3.11 merupakan class diagram pada Sistem Informasi Akademik yang dirancang. Class pegawai pada aplikasi ini memiliki atribute KodePegawai dan Nama yang digunakan pada saat login. Class Siswa pada aplikasi ini memiliki atribute NIS dan Nama yang dapat digunkan pada saat login.

3.6 Perancangan Basisdata Database