diganti dengan buku-buku baru, menyiapkan minuman dan makanan ringan di meja tamu ruang Dekan dan lain-lain. Namun kadang kala ada hal yang dapat membuat
pekerjaan menjadi tertunda penyelesaiannya yaitu apabila Dekan sedang tidak berada di tempat atau pergi ke luar kota sehingga pendisposisian surat-menyurat menjadi
terhambat dan mengurangi efisiensi kerja. Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris harus mempunyai kinerja usaha.
Kinerja usaha diperlukan bagi suatu pekerjaan agar pekerjaan menjadi terarah dan menghasilkan hasil yang maksimal pada pekerjaannya. Kinerja usaha terkini yang
dilakukan sekretaris Dekan adalah memproses kegiatan surat menyurat, melakukan pengarsipan terhadap surat-surat, membantu mahasiswa dalam memperoleh tanda
tangan dan persetujuan Dekan untuk berkas-berkas penting yang diajukan, mengatur jadwal kegiatan dan perjalanan dinas Dekan, dan merubah tata letak ruangan Dekan
agar terlihat berbeda dan lebih menarik.
D. Jenis-Jenis Sekretaris
Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu, terdapat
pembagian terhadap jenis-jenis sekretaris. Sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauannya, yaitu :
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
Universitas Sumatera Utara
1 Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang
untuk melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana organisasi, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta
mengambil keputusan atas masalah yang dihadapi. Wewenang yang dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pribadi.
Contoh sekretaris organisasi adalah : a
Sekretaris Kabinet b
Sekretaris Jenderal di Departemen c
Sekretaris Wilayah Daerah
2 Sekretaris Pribadi
Sekretaris Pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu : a.
Sekretaris Pribadi Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk membantu
menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau
perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Contoh sekretaris pribadi adalah :
a Sekretaris pribadi dari artis atau aktor
b Sekretaris pribadi seorang profesor
Universitas Sumatera Utara
c Sekretaris pribadi dari sutradara
b. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh oleh suatu lembaga untuk membantu seorang pimpinan dalam melakukan tugas-tugas pimpinan agar
pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan tepat. Sekretaris pimpinan tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinan, tetapi bersifat
kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.
Contoh sekretaris pimpinan adalah : a
Sekretaris Presiden b
Sekretaris Manajer c
Sekretaris Dekan
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan
menjadi dua bagian, yaitu : 1
Sekretaris Junior Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai pekerjaannya sebagai
sekretaris. Sekretaris junior ini biasanya relatif belum lama diterima bekerja, sehingga belum mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki
banyak pengetahuan tentang dunia sekretaris. Contoh sekretaris junior adalah :
Universitas Sumatera Utara
a Sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan dari Akademi Sekretaris
Indonesia b
Sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan dari Sekolah Menengah Kejuruan Program Keahlian Sekretaris
2 Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang dianggap telah memiliki masa, pengalaman dan kemampuan kerja sebagai sekretaris secara mendalam. Sekretaris
ini sudah mampu bekerja tanpa instruksi dari pimpinan dan mampu menangani masalah yang dihadapi dengan cepat dan tepat. Sekretaris ini dianggap senior bisa
saja karena usia pengalamannya, bisa juga karena pangkat jabatannya yang lebih tinggi dibanding yang lain ataupun karena prestasi kerjanya yang baik.
3. Berdasarkan Spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaan
disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris bidang adalah seseorang yang memiliki atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki ketrampilan
dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris. Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang tertentu, namun sengaja mempelajari juga
bidang kesekretariatan. Contoh sekretaris bidang yaitu :
a Sekretaris Bidang Hukum
b Sekretaris Negara yang memimpin Sekretariat Negara
Universitas Sumatera Utara
c Sekretaris Direktorat Jenderal yang memimpin Sekretariat Direktorat Jenderal
Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan ke dalam sekretaris pimpinan.
Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka
tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi
sekretaris 1 dan sekretaris 2. Sekretaris 1 diduki oleh Ibu Esa Setiana, SE, MSi sedangkan sekretaris 2 diduduki oleh Ibu Yunita, SE. Namun kedua sekretaris ini
telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan
baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekretaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam
bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain. Contohnya apabila ada surat masuk namun sekretaris 2 yang bertugas menerima surat
masuk sedang tidak ada di tempat, maka sekretaris 1 akan mewakili untuk menerima surat tersebut dan menuliskannya pada agenda. Pada pekerjaan tertentu ada kalanya
kedua sekretaris ini tidak dapat saling membantu, hal itu dikarenakan pekerjaan tersebut memang tidak dapat digantikan pengerjaannya. Contohnya adalah pekerjaan
yang dilakukan sekretaris 1 yaitu mengatur perjalanan dinas Dekan. Pekerjaan ini
Universitas Sumatera Utara
tidak dapat digantikan oleh sekretaris 2 karena yang mengetahui jadwal kegiatan Dekan sehari-hari adalah sekretaris 1 sehingga hanya sekretaris 1 yang mampu
menyesuaikan dan mengatur jadwal perjalanan dinas tersebut agar tidak terbentur dengan jadwal kegiatan Dekan yang lain. Walaupun saling membantu dan
bekerjasama dalam melaksanakan pekerjaan, kedua sekretaris ini selalu berusaha untuk saling menghormati dan tidak ikut campur dalam urusan pekerjaan masing-
masing.
E. Etika Profesi Sekretaris
