Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Fakultas Ekonomi USU

TUGAS AKHIR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DEKAN

DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA

FAKULTAS EKONOMI USU

Oleh :

SAVITRI

072103060

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : SAVITRI

NIM : 072103060

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

SEKRETARIS DEKAN DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA FAKULTAS EKONOMI USU

Tanggal : ...Maret 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

( Dr.Endang Sulistya Rini, SE, M.Si ) NIP. 19620513 199203 2 001

Tanggal : ...Maret 2010 DEKAN

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec ) NIP. 19550810 198303 1 004

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : SAVITRI

NIM : 072103060

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

SEKRETARIS DEKAN DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA FAKULTAS EKONOMI USU

Medan, ...Maret 2010 Menyetujui

Pembimbing,

( Dr.Elisabeth Siahaan, SE, M.Ec ) NIP. 19780313 200212 2 001

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan yang tiada terhingga kepada Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DEKAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA FAKULTAS EKONOMI USU” dengan tepat sesuai dengan waktu yang direncanakan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya. pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara, Medan.

Dalam penulisan tugas akhir ini tidak mungkin dapat penulis selesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil. Untuk itu dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan ucapan terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya, kepada semua pihak yang terlibat.

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Arlina Nurbaity Lubis, SE , MBA selaku Sekretaris Departemen DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Elisabeth Siahaan, SE, M.Ec selaku dosen pembimbing yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis.

5. Ibu Esa Setiana, SE , MSi dan Ibu Yunita, SE selaku sekretaris Dekan yang telah banyak membantu penulis dalam pengumpulan data dan informasi dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada kedua orang tua tercinta, ayahanda Bukhari Nur dan Ibunda Selvita Lubis serta abang dan adik-adikku, dan juga rekan-rekan yang tidak mungkin penulis tuliskan satu persatu khususnya pada rekan-rekan Prodi DIII Kesekretariatan FE USU Stambuk 2007 yang telah banyak memberikan dukungan moril maupun materiil, motivasi, do’a, dan juga saran yang bersifat membangun yang tidak terhingga kepada penulis.

Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Harapan penulis, semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat dan masukan bagi pembaca sehingga dapat membantu penulisan tugas akhir lainnya.

Semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Maret 2010 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATAPENGANTAR………... i

DAFTARISI……….. iii

DAFTAR TABEL………..……… vi

DAFTAR GAMBAR……….……….… v

BAB I PENDAHULUAN………. 1

A. Latar Belakang Masalah………...…….. 1

B. Permasalahan……….. 3

C. Maksud dan Tujuan………. 3

D. Manfaat Penelitian……… 4

E. Jadwal Kegiatan……… 4

F. Sistematika Penelitian……….. 6

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI……… 7

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU………. 7

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU……… 9

C. Job Description Fakultas Ekonomi USU……….………... 11

D. Jaringan Usaha/ Kegiatan……….……….. 15

E. Kinerja Usaha Terkini……….……… 16

F. Rencana Kegiatan………... 19

BAB III TOPIK PEMBAHASAN……….. 20

A. Pengertian Sekretaris……….. 20

B. Macam-Macam Sekretaris……….. 21

C. Tugas Seorang Sekretaris……… 23

D. Tanggung Jawab Sekretaris………... 26

E. Efisiensi Kerja Sekretris pada Fakultas Ekonomi USU… 26 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN………. 31

A. Kesimpulan……… 31

B. Saran………... 32 DAFTAR PUSTAKA………

DAFTAR TABEL

No. Tabel Keterangan hal.

1. 1.1 Jadwal Kegiatan 5 2. 2.1 Jumlah mahasiswa Fakultas Ekonomi USU T.A 2008-2009 17 3. 2.2 Jumlah mahasiswa Fakultas Ekonomi USU lulus T.A 2008-2009 18 4. 3.1 Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU 25

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Keterangan hal.

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seorang sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu perusahaan/organisasi, dengan perkembangan zaman dewasa ini peran sekretaris semakin penting berdasarkan pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan.

Sekretaris tidak dapat lagi dianggap hanya sebagai juru ketik saja, tetapi tugas sekretaris dari hari kehari semakin berkembang. Dengan berkembangnya tugas sekretaris, sekretaris harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dengan baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya yang memerlukan penanganan yang berbeda-beda. Untuk itu seorang sekretaris segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat dengan tetap menjaga mutu pekerjaanya agar tujuan/sasaran organisasi tercapai dengan bekerja seefisien mungkin.

Sekretaris pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai sekretaris pimpinan dimana tugasnya adalah pelaksanaan analisa kegiatan dibidang administrasi, pengadaan kegiatan yang bersangkutan dengan fakultas, menjadi penyambung lidah antar pimpinan dengan pihak eksternal maupun internal dan menjadi pengganti pimpinan dalam pengambilan keputusan yang tidak bersifat fakultatif.

Dengan adanya seorang sekretaris di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diharapkan dapat memberi konstribusi yang tidak sedikit demi kelancaran jalannya kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan bekerja efisien. Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu mengatasi kesulitan, menyederhanakan kerja atau cara menyelesaikan pekerjaan sehingga tercapai hasil yang memuaskan untuk bisa mencapai hasil yang telah ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Sekretaris harus dapat menjalankan tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja.

Kinerja adalah hasil atau tingkat seorang secara keseluruhan selama periode tertentu didalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil, target atau sasaran yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan. (http://id.wikipedia.org/wiki/kinerja, Wikipedia bahasa Indonesia,ensiklopedia bebas)

Oleh karena itu, agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan pekerjaan dengan seefisien mungkin serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.

Mengingat Pentingnya hal ini, maka penulis merasa tertarik untuk memilih judul : “ TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DEKAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA FAKULTAS EKONOMI USU ”

B. Perumusan Masalah

Seorang Sekretaris memiliki tugas yang penting dalam menyelesaikan pekerjaannya di suatu organisasi, maka dari itu seorang sekretaris harus segera merencanakan pekerjaanya dan menyelesaiakan pekerjaan dalam waktu singkat di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaannya agar tidak terjadi penyimpangan dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai dengan pembahasan maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

“Bagaimana Tugas dan Tanggung jawab Sekretaris Dekan dalam Meningkatkan Efisiensi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

Di dalam uraian singkat ini penulis berharap dapat meneliti lebih jauh mengenai tugas dan tanggung jawab sekeretaris dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam usaha melaksanakan tugsanya agar lebih efisien dalam melaksanakan setiap pekerjaannya yang menyangkut sekretaris C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis memilih judul ini adalah:

1. Untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab sekretaris dekan dalam meningkatankan efisiensi kerja

2. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teorotis maupun aplikasi.

D. Manfaat Penelitian

Adapun Manfaat Peneilitan: 1.Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis didalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peniliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang bagaimana tugas dan tanggung jawab sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

a. Memberikan bahan masukan bagi sekretaris Dekan dalam melaksanakan kegiatannya pada masa yang akan yang datang.

b. Dapat memberi manfaat kepada para sekretaris Dekan untuk lebih meningkatkan pengetahuan tentang tugas-tugasnya.

E.Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Unuversitas Sumatera Utara JL.Prof.T.M Hanafiah, SH Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatannya ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

MINGGU KE

No KEGIATAN 1 2 3

1 PERSIAPAN

2 PENGUMPULAN DATA

3 PENULISAN LAPORAN

Persiapan Tugas Akhir ini dimulai tanggal 26 Januari 2010, semenjak disetujuinya judul Tugas Akhir Oleh Ketua Program Studi D III Kesekretariatan yakni Dr. Endang Sulistya Rini SE,M.Si dan Sekeretaris Program Studi D III Kesekretariatan yakni Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE,MBA.

Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survey yang dilaksanakan pada tanggal 29 januari – 5 februari 2010. Pada tahap ini penulis melakukan wawancara dengan sekeretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yakni Ibu Esa Setiana,SE,MSi mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini.

Setelah melakukan observasi/survey, penulis memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir, dimana dalam penulisannya penulis akan dibimbing oleh dosen pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

F. Sistematika Penulisan.

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini diuraikan tentang latar belakang, permsalahan, maksud, tujuan penelitian, dan rencana penelitian yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Bab ini diuraiakan mengenai sejarah ringkas singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN/TOPIK PENELITIAN

Bab ini diuraiakan mengenai pengertian sekretaris dan tugasnya serta tangung jawab sekeretaris Dekan dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : PENUTUP

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Tugas dan Tanggung Jawab sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) pada tahun 1959.

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala. Pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menetri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961.Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 november diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Adminissi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP ( Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program dipolma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan.

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan peraturan pemerintah nomor 56 tahun 2003.

Visi Fakultas Universitas Sumatera Utara

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi yang termuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi fakultas Ekonomi Universitas Sumatara Utara sebagai berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kulifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatakan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam struktur organisasi dalam instansi

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan aktivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan itu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 1.1 berikut ini.

Dekan dan Pembantu

Dekan

Dewan Pertimbangan

Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Kepala Bagian Tata Usaha

Fakultas

Unit Penunjang

Fakultas

Ketua Program Studi Intra Departemen

Ketua Lab/Studio/

Bengkel Ketua Program

Studi Inter Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Rektor dan Pembantu

Rektor

C. Job Description Fakultas Ekonomi USU Bagian Sekretaris Dekan

Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda

1. Membuat/manulis nomor surat keluar

2. Menjadwal kegiatan Dekan

3. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar

4. Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

5. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang usdah diproses Dekan

6. Mengarsip surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain

7. Mengetik surat keluar

8. Menerima telepon

9. Menerima fax

10.Memantau kenyaman, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan.

Bagian Tata Usaha

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan;

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat;

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas;

8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas;

9. Melaksanakan admistrasi perencanaan dan pelayanan informamsi

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas

11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

Bagian Akademik :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2.Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3.Melakukan administrasi akademik.

5.Mengimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

6.Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

7.Melakukan administasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

8.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagan.

Bagian Umum dan Keuangan :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan kerumahtanggaan

3. Melakukan urusan persuratan dan keasipan di lingkungan fakultas

4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

5. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan

6. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran yang telah diteliti kebenarannya.

7. Mengoperasionalkan sisitem informasi keuangan.

8. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan.

9. Menyusun laporan kerja sub-bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

Bagian Kepegawaian :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.

3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

5. Melaksanakan usulan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.

6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsuonal.

8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

9. Memproses asuransi pegawai.

10.Menyusun laporan kerja sub-bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

Bagian Kemahasiswaan dan Alumni :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni;

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan

kesejaheraan mahasisiwa

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemasiswaan; 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni; 10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;

11.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan an alumni;

12.Menyusun laporan kerja sub-bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

D. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat, dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi USU merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasilan jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi USU lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan tri dharma perguruan tinggi yang

menyelenggarakan pendidikan, pengadaan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari FE USU adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua, karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loylitas dalam bekerja.

Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagi macam bagi universitas, mahasisiwa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat, memotivsi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebaginya.

Fakultas yang terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga dapat dilaksanakan fakultas seperti perayaan hari-hari besar kegiatan (misalnya natal, paskah, idul fitri, isra mi’raj dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Adapun jumlah mahasiswa Fakultas Ekonomi USU T.A 2008-2009 dapat dilihat pada Tabel 2.1 dan jumlah mahasiswa Fakultas Ekonomi USU lulus tahun 2008-2009 dapat dilihat pada Tabel 2.2

Tabel. 2.1

Jumlah mahasiswa Fakultas Ekonomi USU T.A 2008 – 2009

Program Studi Tahun Ajaran 2008 Tahun Ajaran 2009

Sarjana Lk Pr Jumlah Lk Pr Jumlah

Ekonomi Pembangunan

52 75 127 58 67 125 Manajemen 82 100 182 122 114 236

Akuntansi 85 137 222 100 185 285

Jumlah Total 219 312 531 280 366 646

Diploma Lk Pr Jumlah Lk Pr Jumlah

Akuntansi 33 97 130 34 80 114

Keuangan 69 109 179 46 77 123

Kesekretariatan 6 84 90 12 79 91

Pada Tabel 1.2 jumlah mahasiswa tahun 2008 Program S1 sebanyak 531 dan pada tahun 2009 sebanyak 646 sehingga mengalami peningkatan sebesar 17,8%. Dan pada Program Diploma pada tahun 2008 sebanyak 398 dan pada tahun 2009 sebanyak 328 yang mengalami penurunan sebesar 15,8% yang disebabkan karena adanya penurunan kelulusan tingkat SMU.

Tabel. 1.3

Jumlah mahasiswa Fakultas Ekonomi USU lulus tahun 2008-2009

Program Studi Tahun Ajaran 2008 Tahun Ajaran 2009

Sarjana Lk Pr Jumlah Lk Pr Jumlah

Ekonomi Pembangunan

57 62 119 56 61 117

Manajemen 101 130 231 215 345 560 Akuntansi 48 113 161 167 115 282

Jumlah Total 206 305 511 438 521 959

Diploma Lk Pr Jumlah Lk Pr Jumlah

Akuntansi 41 71 112 67 103 270 Keuangan 49 110 159 125 185 310

Kesekretariatan 5 81 86 - 80 80

Jumlah Total 95 262 357 292 368 660

Pada Tabel 1.3 jumlah mahasiswa lulus Program S1 tahun 2008 sebesar 511 dan pada tahun 2009 sebesar 959 sehingga mengalami peningkatan sebesar 46,7 %. Dan pada program Diploma pada tahun 2008 jumlah mahasiswa yang lulus sebanyak 357 dan tahun 2009 sebanyak 600 yang juga mengalami peningkatan sebesar 45,9%.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan FE USU adalah :

1. Penerimaan mahasiswa baru

2. Persiapan mahasiswa semester ganjil/genap 3. Persiapan perkuliahan semester ganjil/genap. 4. Pemberitahuan dosen pengajar.

5. Ujian mid semester, ujian semester ganjil/genap. 6. Pendaftaran wisuda mahasiswa.

BAB III

TOPIK PEMBAHASAN

A.Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam bahasa Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang lebih selam 3,5 abad, maka di perkirakan istilah sekretaris yang kita kenal sekarang ini berasal dari kata Secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang pagawai atau karyawan yang dapat memgang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon , dalam hand book for Government secretary steno-graper, bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte,mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi.

Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah, karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan

mengikuti jenjang pendidikan formal. Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor. Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan seefisien mungkin

B. Macam-macam Sekretaris.

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung sudut peninjauannya ( Sunarto,2006:4)

1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris yaitu:

a. Sekretaris Organisasi

sekretaris organisasi disamping bekerja atas perintah pimpinan, juga memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengkoordinasian, menjalakan control, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan.

b. Sekretaris Pimpinan

Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai seorang manajer sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan:

1. Telephoning

2. Surat-menyurat atau korespondensi 3. Filling atau kearsipan

4. Menerima dikte

5. Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan pimpinan 6. Membuat Undangan

7. Menyiapkan rapat pimpinan 8. Membuat agenda rapat pimpinan.

2.Dari segi kemampuan dan pengalam kerja, ada dua sekretaris yaitu: a. Sekretaris Junior

Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah mudah dalam pengalaman, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris.

Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior atau sekretaris muda adalah tugas khusus dalam bidang sekretariat, misalnya korespondensi, mengetik, menerima dikte, dan sebagianya.

b. Sekretaris Senior

Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan.

Pada bagian sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi terdapat dua sekretaris yaitu; Esa Setiana,SE.Msi dan Yunita Indriani,SE dimana jika dilihat dari segi lingkup kerja dan tanggung jawabnya Esa Setiana,SE.MSi merupakan sekretaris organisasi yang tuganya turut merencanakan kegiatan yang akan dilaksanakan di Fakultas Ekonomi USU dan Yunita Indriani merupakan sekretaris Pimpinan yang tugasnya lebih ke administrasi.

Dilihat dari segi kemampuan dan pengalaman kerjanya pada sekretaris dekan tidak menarapkan hal ini, namun jika dilihat dari lama masa kerjanya Yunita Indriani,SE yang berkerja terlebih dahulu di sekretariat Dekan.

C. Tugas Seorang Sekretaris

Pada dasarnya tugas sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok (Sunarto, 2006:13) yaitu sebagai berikut :

1.Tugas Rutin

Tugas rutin adalah yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau

mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, menerima tamu, making call, acara kegiatan pimpinan, laporan rutin, dan lain-lain.

2. Tugas Pelaksana Instruksi

Tugas pelaksana instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas ini di perintahkan karena tidak termasuk kedalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin. Tugas instruksi antara lain penyusunan jadwal perjalanan pimpinan, making appointment, pengaturan keuangan, serta persiapan dan penyelenggaran rapat.

3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dan lain-lain.

Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat waktu yakni ;mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas wawasan, ketelitian, keterampilan kesekretariatan, mempertimbangkan tindakan sebelum melakukannya.

Adapun tugas sekeretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Tabel. 1.4 di bawah ini :

Tabel 3.1

Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU No Nama

Tugas Instruksi Tugas Rutin Tugas Kreatif 1 Esa Setiana,

SE, MSi - Menjadwal Kegiatan Dekan - Memproses Program Dekan dan team - Mengurus pemberangkatan Dekan ke luar kota

- Menjadi Public relation terhadap tamu-tamu yang datang

- Mengerjakan tugas- tugas yang diinstruksikan Dekan Kepada sekretaris Dekan - Memantau kenyamanan. Keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan. -Menyediakan makan ringan dan buah-buahan di ruangan Dekan -Mempersiapk-an acara y-Mempersiapk-ang akan dilaksanakan di Fakultas Ekonomi USU seperti;seminar dan acara jamuan. -Menjadi MC pada saat acara seminar.

No Nama

Tugas Instruksi Tugas Rutin Tugas Kreatif 2. Yunita

Indriani, SE

-Memasukan Surat msuk untuk Dekan FE USU ke buku agenda -Membuat dan

Menulis nomor surat keluar -Menerima Fax -Menstempel

surat dan

membuat tanggal surat

-Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

-Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses dekan

-Mengarsip tanda terima surat masuk dan keluar - Memantau kenyamanan. Keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan. -Menyediakan makan ringan dan buah-buahan di ruangan Dekan Membuat Undangan Menyebarkan Undangan (menentukan pihak/orang-orang yang akan diundang dalam suatu acara yang diselenggarakan di Fakultas Ekonomi USU)

D. Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakannya (http://Blogspot.com/2009/03/tugas dan tanggung jawab sekretaris.hml) yaitu:

1.Tanggung Jawab individu (Personal Responsibility

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan kearah yang lebih baik berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari- hari, antara lain : mempermudah dan mempelancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien, mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya dan memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. Tanggung jawab Individu (Personal Responsibility) sekretaris dekan yakni dengan cara meningkatkan kualitas diri dengan menambah wawasan serta peningkatan kerja.

2. Tanggung jawab dalam ( Internal Responsibility)

kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas : Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan, mendukung penciptaan budaya kerja yang positif, dan mengelola bawahan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

Pada tanggung jawab dalam (Ineternal Responsibility), sekretaris Dekan bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikan oleh Dekan. Misalnya; Pada saat persemian gedung baru yang diresmikan oleh Gubernur Sumatera Utara dan Rektor USU pada tanggal 20 Februari 2010 sebelum acara dilaksanakan

sekretaris Dekan telah menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan untuk acara tersebut yang dibantu oleh bagian perlengkapan agar pelaksanan acara tersebut dapat berjalan dengan lancar.

3.Tanggung jawab cabang perusahaan ( Networking Responsibility)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas Network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya tidak memiliki cabang perusahaan/organisasi, Namun Fakultas Ekonomi USU juga memperkenalkan oragnisasinya kepada pihak luar. Dalam hal ini sekretaris Dekan memperkenalkan Fakultas Ekonomi USU dengan cara mengundang pihak-pihak luar jika ada acara seminar yang dilaksanakan di fakultas Ekonomi USU.

4.Tanggung jawab hukum seorang sekretaris

Merupakan salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Tanggung Jawab hukum sekretaris Dekan dalam hal ini berperan menjadi wakil pimpinan yang berhubungan dengan Fakultas dengan pihak ketiga dalam melaksanakan kerja sama. Adapun kerja sama yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU dengan pihak luar yaitu :

1.Kerja sama Bank Indonesia dengan Fakultas Ekonomi USU mengenai mata kuliah Kebanksentralan di perguruan tinggi.

2.Kerja sama dengan INCEIF dalam hal Beasiswa Mahasiswa

3.Kerja sama dengan APINDO untuk deklarasi Pengembangan Kewirausahaan

E.Efisiensi Kerja Sekretaris Pada Fakultas Ekonomi

Bekerja Efifsien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan kelelahan yang sedikit mungkin dengan memanfaatkan fasilitas yang ada. (http://www.scribd.com/doc/22186682/beberapa pengertian efektif dan efisien). Seorang sekretaris harus segera menyelesaiakan pekerjaannya dalam waktu singkat, maka sekrataris harus dapat meningkatkan kecepatan cara bekerja dan perencanaan kerja di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaannya. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh sekretaris untuk semua pekerjaan kantor termasuk organisasi pada Fakultas Ekonomi USU, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan waktu.

Sekretaris yang bekerja dengan cara yang efisien akan dapat mencapai kesuksesan dalam bidang pekerjaan. Karena ia dapat bekerja lebih baik dari pada mereka yang tidak mempunyai jiwa efisiensi.

Beberapa faktor yang mempengaruhi sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi untuk dapat bekerja dengan efisien yaitu:

1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan tepat agar dapat membantu sekretaris untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu. Pada sekretaris Dekan susunan meja berbentuk L dengan tempat Komputer, Mesin Printer dan mesin Scanning berada disebelah kiri. Dengan adanya peralatan tersebut pekerjaan sekretaris dapat terselesaiakan dengan tepat waktu.

2. Kursi, Pada Sekretaris Dekan dipakai kursi yang berputar dan mempunyai sandaran tegak agar sekretaris dapat duduk berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis di atas meja tulisnya. sama halnya dengan seluruh bagian pekrjaan yang ada di Fakultas Ekonomi

3. Meletakkan benda-benda yang sering digunakan di atas meja, dan segera mengembalikannya ke tempat semula semua perlatan agar meja tetap kelihatan rapi dan dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan efisien.

4. Alat-alat yang didalam laci disusun dengan penuh pertimbangan, sesuaikan dengan kepentingan masing-masing alat agar dapat menggunakan alat-alat kantor tersebut dengan efisien.

5. Sekretaris dekan juga mengatur ruangan meskipun petugas kebersihan telah membersikan ruangan kantor tersebut, karena kepandaian dalam mengatur ruangan kantor akan menambah efisiensi kerja.

Selain dari faktor tersebut, sekretaris Dekan membuat jadwal pekerjaan agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan dengan efisien sehingga pekerjaannya dapat terselesaiakan tepat waktu. Misalnya : Sekretaris dekan memasukan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi perharinya sebanyak lima surat dan memakan waktu selama 5 menit.

Selain dari faktor-faktor tersebut sekretris Dekan juga menerapkan kesadaran, keahlian dan kedisiplinan untuk menciptakan cara kerja yang efisinsi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan di atas, maka penulis mengambil kesimpulan yaitu :

1. Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat waktu yakni mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas wawasan, ketelitian, memiliki keterampilan dan pengetahuan kesekretariatan serta mempertimbangkan segala tindakan sebelum melakukan tugas dan tanggung jawabnya.

2. Seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektif dan seefien mungkin serta melaksanakan tanggung jawabnya.

3. Dengan adanya Pengklasifikasian tugas dan tanggung jawab, sekretaris Dekan akan lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaannya sehingga sekeretaris Dekan dapat menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu.

4. Dalam meningkatkan efisiensi kerja, sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti bentuk susunan meja, kursi yang digunakan, peletakan benda yang tersusun pada tempatnya, dan penggunaan alat-alat pada ruangan. Selain dari faktor tersebut

kesadaran, keahlian, dan kidisiplinan juga diterapkan untuk meningkatakn efisiensi kerja.

B. SARAN

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih memperlancar pelaksanaan kerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris Dekan saat ini harus lebih ditingkatkan lagi agar tidak mengalami kesulitan dalam hal melaksanakan tugas-tugasnya baik tugas rutin, instruksi dan kreatif.

2. Sekrataris Dekan harus dapat membagi waktunya terhadap tugas yang diberikan sehingga tugas tersebut dapat diselesaikan tepat waktu.

3. Fasilitas yang ada di Fakultas Ekonomi USU khususnya sekretariat Dekan kurang memadai, sebaiknya fasilitas seperti mesin Scanning, printer, mesin fax perlu dilengkapi dan di perbaharui untuk mempelancar pelaksanaan kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Braum, Malourm dan Ramon Cotler. 2006. Pengertian Sekretaris. Gramedia, Jakarta.

http://id.wikipedia.org/wiki/kinerja. Wikipedia Bahasa Indonesia, Ensiklopedia Bebas.

http://mengerjakan tugas.Blogspot.com/2009/03. Tugas dan tanggung jawab

sekretaris. html, Kmpul Blogger.com

http://www.scribd.com/doc/22186682. Beberapa Pengertian Efektif dan Efisien. Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Mandar Maju,

Tanggung Jawab hukum sekretaris Dekan dalam hal ini berperan menjadi wakil pimpinan yang berhubungan dengan Fakultas dengan pihak ketiga dalam melaksanakan kerja sama. Adapun kerja sama yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU dengan pihak luar yaitu :

1.Kerja sama Bank Indonesia dengan Fakultas Ekonomi USU mengenai mata kuliah Kebanksentralan di perguruan tinggi.

2.Kerja sama dengan INCEIF dalam hal Beasiswa Mahasiswa

3.Kerja sama dengan APINDO untuk deklarasi Pengembangan Kewirausahaan

E.Efisiensi Kerja Sekretaris Pada Fakultas Ekonomi

Bekerja Efifsien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan kelelahan yang sedikit mungkin dengan memanfaatkan fasilitas yang ada. (http://www.scribd.com/doc/22186682/beberapa pengertian efektif dan efisien). Seorang sekretaris harus segera menyelesaiakan pekerjaannya dalam waktu singkat, maka sekrataris harus dapat meningkatkan kecepatan cara bekerja dan perencanaan kerja di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaannya. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh sekretaris untuk semua pekerjaan kantor termasuk organisasi pada Fakultas Ekonomi USU, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan waktu.

Sekretaris yang bekerja dengan cara yang efisien akan dapat mencapai kesuksesan dalam bidang pekerjaan. Karena ia dapat bekerja lebih baik dari pada mereka yang tidak mempunyai jiwa efisiensi.

Beberapa faktor yang mempengaruhi sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi untuk dapat bekerja dengan efisien yaitu:

1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan tepat agar dapat membantu sekretaris untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu. Pada sekretaris Dekan susunan meja berbentuk L dengan tempat Komputer, Mesin Printer dan mesin Scanning berada disebelah kiri. Dengan adanya peralatan tersebut pekerjaan sekretaris dapat terselesaiakan dengan tepat waktu.

2. Kursi, Pada Sekretaris Dekan dipakai kursi yang berputar dan mempunyai sandaran tegak agar sekretaris dapat duduk berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis di atas meja tulisnya. sama halnya dengan seluruh bagian pekrjaan yang ada di Fakultas Ekonomi

3. Meletakkan benda-benda yang sering digunakan di atas meja, dan segera mengembalikannya ke tempat semula semua perlatan agar meja tetap kelihatan rapi dan dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan efisien.

4. Alat-alat yang didalam laci disusun dengan penuh pertimbangan, sesuaikan dengan kepentingan masing-masing alat agar dapat menggunakan alat-alat kantor tersebut dengan efisien.

5. Sekretaris dekan juga mengatur ruangan meskipun petugas kebersihan telah membersikan ruangan kantor tersebut, karena kepandaian dalam mengatur ruangan kantor akan menambah efisiensi kerja.

Selain dari faktor tersebut, sekretaris Dekan membuat jadwal pekerjaan agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan dengan efisien sehingga pekerjaannya dapat terselesaiakan tepat waktu. Misalnya : Sekretaris dekan memasukan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi perharinya sebanyak lima surat dan memakan waktu selama 5 menit.

Selain dari faktor-faktor tersebut sekretris Dekan juga menerapkan kesadaran, keahlian dan kedisiplinan untuk menciptakan cara kerja yang efisinsi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan di atas, maka penulis mengambil kesimpulan yaitu :

1. Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat waktu yakni mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas wawasan, ketelitian, memiliki keterampilan dan pengetahuan kesekretariatan serta mempertimbangkan segala tindakan sebelum melakukan tugas dan tanggung jawabnya.

2. Seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektif dan seefien mungkin serta melaksanakan tanggung jawabnya.

3. Dengan adanya Pengklasifikasian tugas dan tanggung jawab, sekretaris Dekan akan lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaannya sehingga sekeretaris Dekan dapat menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu.

4. Dalam meningkatkan efisiensi kerja, sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti bentuk susunan meja, kursi yang digunakan, peletakan benda yang tersusun pada tempatnya, dan penggunaan alat-alat pada ruangan. Selain dari faktor tersebut

kesadaran, keahlian, dan kidisiplinan juga diterapkan untuk meningkatakn efisiensi kerja.

B. SARAN

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih memperlancar pelaksanaan kerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris Dekan saat ini harus lebih ditingkatkan lagi agar tidak mengalami kesulitan dalam hal melaksanakan tugas-tugasnya baik tugas rutin, instruksi dan kreatif.

2. Sekrataris Dekan harus dapat membagi waktunya terhadap tugas yang diberikan sehingga tugas tersebut dapat diselesaikan tepat waktu.

3. Fasilitas yang ada di Fakultas Ekonomi USU khususnya sekretariat Dekan kurang memadai, sebaiknya fasilitas seperti mesin Scanning, printer, mesin fax perlu dilengkapi dan di perbaharui untuk mempelancar pelaksanaan kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Braum, Malourm dan Ramon Cotler. 2006. Pengertian Sekretaris. Gramedia, Jakarta.

http://id.wikipedia.org/wiki/kinerja. Wikipedia Bahasa Indonesia, Ensiklopedia Bebas.

http://mengerjakan tugas.Blogspot.com/2009/03. Tugas dan tanggung jawab sekretaris. html, Kmpul Blogger.com

http://www.scribd.com/doc/22186682. Beberapa Pengertian Efektif dan Efisien. Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Mandar Maju,

Bandung.