Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris

2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan untuk perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya. Maka dapat disimpulkan sekretaris adalah orang yang bertugas untuk membantu pimpinan dalam pelaksanaan tugas-tugas pimpinan secara efektif dalam bidang tata usaha. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespondensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya. Sekretaris bekerja di lembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai dua orang sekretaris. Sekretaris 1 mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris 2 mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau administrasi.

B. Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris

Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup yang diharapkan dari seseorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawabnya. Universitas Sumatera Utara Peran yang dipegang sekretaris bergantung pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga seperti perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja. Maka dari itu, peran sekretaris menurut tujuan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : 1. Peran sekretaris menurut tujuan langsung Peran sekretaris menurut tujuan langsung adalah mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Adapun peranan sekretaris yang dapat mendukung tugas pimpinan adalah : a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan 2. Peran sekretaris menurut tujuan tidak langsung Peran sekretaris menurut tujuan tidak langsung adalah membantu untuk mencapai tujuan lembaga dimana sekretaris tersebut bekerja. Ada pun peran sekretaris yang dapat membantu mencapai tujuan organisasi adalah : a. Memberikan kinerja sebaik mungkin dalam membantu tugas pimpinan sehingga tugas pimpinan tidak ada yang terbengkalai Universitas Sumatera Utara b. Membina human relation yang baik antara atasan dan bawahan maupun sesama pegawai c. Bekerja efektif dan efisien sesuai dengan prosedur maupun rincian tugas yang telah ada Tanggung jawab sama artinya dengan kewajiban, dimana kewajiban itu adalah hal yang harus dilakukan. Tanggung jawab sekretaris adalah melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Sekretaris harus melaksanakan semua pekerjaan yang telah ditetapkan dalam uraian tugas pekerjaannya. Yang paling utama adalah sekretaris bertanggung jawab terhadap dirinya sendiri dimana sekretaris harus selalu berupaya untuk mengembangkan dirinya kearah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri, seorang sekretaris diharapkan dapat tampil dengan tampilan yang prima dalam melaksanakan tanggung jawabnya. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas Dekan, dimana melalui peranan sekretaris sebagian dari tugas dan tanggung jawab Dekan telah didelegasikan sehingga Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan Fakultas juga terhadap masalah-masalah lain yang dihadapi Fakultas. Sekretaris juga dapat menjadi penghubung dalam menyampaikan informasi dari Dekan kepada para Pembantu Dekan, Kepala Tata Usaha dan Ketua Departemen dan Program Studi. Informasi yang diberikan itu berupa disposisi dari surat-surat masuk seperti surat keputusan, undangan, dan surat yang berkaitan dengan masalah kemahasiswaan. Dengan sampainya informasi kepada bagian yang dituju barulah setiap bagian dapat Universitas Sumatera Utara mengetahui apa yang harus dikerjakan sesuai instruksi dari Dekan. Sekretaris Dekan juga berperan penting dalam menyelesaikan hal-hal kecil yang mungkin terjadi dalam lingkungan kerja namun cukup mempengaruhi aktivitas kerja organisasi, sehingga dengan demikian sekretaris mempunyai posisi penting dalam menjalankan aktivitas organisasi pada Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara.. Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini kedua sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dapat menjalankan peran dan tanggung jawabnya dengan cukup baik. Kedua sekretaris ini telah sadar akan peran dan tanggung jawabnya. Sekretaris mampu menyampaikan informasi-informasi dengan cepat dari Dekan kepada bagian-bagian lain di Fakultas Ekonomi sehingga informasi dapat diproses dengan cepat dan mampu menyelesaikan tugas yang diberikan secara tiba-tiba dengan cepat. Sekretaris mampu menunjukkan keprofesionalannya terhadap penanganan tugas-tugas yang diberikan. Selain itu juga sekretaris Dekan mampu menciptakan hubungan yang baik dengan para karyawan lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang dapat membantu mencerminkan sikap kepribadian Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Karena apabila sekretaris dapat membangun hubungan yang baik dengan karyawan lain, maka karyawan lain akan berpikir bahwa sikap tersebut merupakan hasil dari kepemimpinan yang baik dari atasannya. Universitas Sumatera Utara

C. Tugas Sekretaris