Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi dalam Menjalankan Peran Sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

PEMANFAATAN SISTEM TEKHNOLOGI INFORMASI DALAM MENJALANKAN PERAN SEBAGAI SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATRA UTARA

OLEH :

HILDA ZAHRA

102103089

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2013

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : HILDA ZAHRA

NIM : 102103089

JURUSAN : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PEMANFAATAN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENJALANKAN PERAN SEBAGAI SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : Oktober 2013 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM ) NIP: 19741012 200003 2 003

Tanggal : Oktober 2013 Dekan,

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak )

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : HILDA ZAHRA

NIM :102103089

JURUSAN : Diploma III KESEKRETARIATAN

JUDUL :Pemanfaatan Sistem Teknologi

Informasi dalam Menjalankan Peran Sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Medan, Oktober 2013 Menyetujui Pembimbing

( Dra. Friska Sipayung, MSi ) NIP:19620117 198603 2 002

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat Penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung Penulis baik langsung maupun tidak langsung.

Teristimewa untuk kedua Orang Tua penulis, Papa Ir. Zulkifli Muhammad dan Mama Lindawati yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan meteril serta limpahan kasih sayang dan doa yang tiada henti serta tidak ternilai mulai dari penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan.

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc. (CTM), Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Se mbi r i ng , SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, MSi selakuy Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

5. Ibu Dra. Friska Sipayung, MSi selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staff pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Khusus yang terkasih Ahmad Rezki Lubis, S.Sos yang telah

banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Kepada Ririn selaku adik da n T a nt e Sa r i yang telah banyak memberikan Gangguan dan motivasinya.

9. Sahabat di Program Studi Diploma III Kesekretariatan dan Fakultas Ekonomi. Ririn, Dinda, Fany, Raissa, Listy dan semua yang tidak tertulis namanya karena tidak memungkinkan kalian semua adalah teman terbaik penulis.

Akhir kata penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan penulis dengan besar hati menerima masukan dan saran sari para pembaca guna untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini dan juga mohon maaf atas semua kekurangan dan kesalahan yang selama penulisan skripsi ini, semoga akan lebih baik kedepannya.

Amin Ya Robbal A’lamin……..

Medan, Oktober 2013 Penulis,

HILDA ZAHRA

   

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR……… i

DAFTAR ISI………... iv

DAFTAR TABEL………... vi

DAFTAR GAMBAR……….. vii

BAB I PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang ……….. 1

B. Rumusan Masalah ………. 2

C. Tujuan Penelitian ……….. 3

D. Manfaat Penelitian………. 3

E. Sistematika Penulisan………. 3

BAB II PROFIL INSTANSI 5

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………. 5

B. Visi ……… 6

C. Misi ……… 7

D. Tujuan ……… 7

E. Jenis Usaha / Kegiatan ……….. 8

F. Struktur Organisasi ……… 9

G. Job Description ………. 13

H. Kinerja Organisasi ………. 20

BAB III PEMBAHASAN ………... 23

A. Pengertian Teknologi Informasi ………. 23

B. Peran Sekretaris yang Berhubungan dengan Teknologi ……… 25

C. Tugas Sekretaris ………. 27

D. Tujan Teknologi Informasi bagi Sekretaris ………... 29

E. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU…….. 31

F. Dampak Kemajuan Teknologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU ………. 36

G. Analis ……… 37

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 40

A. Kesimpulan ……….. 40

B. Saran ……… 40

DAFTAR PUSTAKA ……….. 42

                           

DAFTAR TABEL

NO. Judul Halaman

2.1 Rincian Tugas Sekretaris Dekan FE USU ... 14  

                                         

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

2.1 Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara. ……….. 10 3.1 Hubungan antara e-business,e-commerce dan lainnya ... 34  

                                   

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Teknologi informasi, secara umum adalah kumpulan sumber daya informasi perusahaan, para penggunanya, serta manajemen yang menjalankannya; meliputi infrastuktur teknologi informasi dan semua sistem informasi lain dalam perusahaan. Teknologi ini terus berkembang menyesuaikan dengan perkembangan zaman yang juga menuntut pembaharuan dan kecepatan dalam menjalankan suatu pekerjaan dan pemanfaatan teknologi informasi. Data, informasi, dan pengetahuan merupakan hal yang berkaitan erat dengan teknologi informasi dalam menjalankan peran dan fungsinya sebagai kumpulan sumber daya informasi.

Pemanfaatan sistem teknologi informasi dengan benar dapat membantu beban kerja setiap orang yang menggunakannya. Tanpa terkecuali dengan perannya bagi kelancaran tugas sebagai seorang sekretaris. Seorang sekretaris sangat diharapkan dapat memanfaatkan teknologi informasi secara maksimal. Hal ini bukan tanpa alasan, karena dalam menjalankan perannya seorang sekretaris dituntut agar bisa bertindak cepat dan fleksibel terhadap tugas- tugas yang merupakan tanggung jawabnya dalam membantu atasan.

Sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra utara merupakan suatu jabatan yang terlibat langsung membantu dekan dalam menjalankan tugasnya sebagai pimpinan fakultas. Karena dalam menjalankan

tugas dan fungsinya seorang pimpinan harus dibantu dan disupport oleh orang-orang yang berkompeten dan bertanggung jawab dengan pekerjaannya serta berdedikasi tinggi. Pemanfaatan sistem teknologi informasi yang baik dapat di lihat dari bagaimana seseorang memberdayakan aspek-aspek teknologi informasi untuk menjalankan tugas dan fungsinya dalam melakukan pekerjaan. Maka diharapkan para sekretaris dapat memanfaatkan tekhnologi secara maksimal untuk mengoptimalkan pekerjaannya.

Kemampuan dalam memanfaatkan teknologi informasi sangat diperlukan bagi seorang sekretaris. Maka dengan ini penulis melakukan observasi dalam sebuah Tugas Akhir dengan judul “ Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.”

B. Perumusan Masalah

Permasalahan dalam penulisan Tugas Akhir ”Bagaimana Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara?”.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi Dalam Menjalankan Peran Sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.

D. Manfaat Penelitian

a. Bagi penulis

Menambah ilmu pengetahuan penulis tentang pemanfaatan sistem tekhnologi informasi bagi sekretaris.

b. Bagi instansi

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memeberikan sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar peran sebagai seorang sekretaris yang baik.

c. Bagi peneliti lain

Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk melakukan penelitian yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam penelitian.

E.

Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, kegiatan usaha, job description, kinerja organisasi dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian Sitem Tekhnologi Informasi dan Pemanfaatan Sistem Tekhnologi

Informasi dalam menjalankan peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Pemanfaatan Sistem Tekhnologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota medan atau  dengan kata lain diluar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan  didirikan tahun lahir dan didirikan tahun1959 di Darussalam (Universitas Syiah  Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku  Iskandar. 

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota  Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap  memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa  pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian  administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (Istilah  untuk nama pimpinan pada waktu itu). 

Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja  (sekarang  Banda  Aceh)  memisahkan  diri dari Universitas  Sumatera  Utara dan  bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan  surat keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961  tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera  Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Univeristas Sumatera Utara tanggal 24  November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. 

Sesuai  dengan  Keputusan  Menteri  Pendidikan  dan  Kebudayaan  R.I  No.  0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen, Pendidikan Tinggi No.  131/DIKTI/Kep/1984,  dan  disusul  Surat  Keputusan  23/DIKTI/Kep/1987,  No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas  Sumatera  Utara  mengasuh  dua  jenjang  Program  Pendidikan,  yaitu  Program  Pendidikan Strata‐1 dan Program Diploma Pendidikan D‐III. 

Program Pendidikan Strata‐1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :  a. Departemen Ekonomi Pembangunan 

b. Departemen Manajemen  c. Depatemen Akuntansi 

Sedangkan Program Diploma‐III terdiri dari :  a. Kesekretariatan  

b. Keuangan   c. Akuntansi 

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima  mahasiswa pada bulan Agustus 1961. 

B. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi Terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

C. Misi Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam  bidang  ilmu  Ekonomi  Pembangunan,  Manajemen,  dan  Akuntansi  yang  berorientasi pasar. 

b. Meningkatkan  kualitas  proses  belajar  mengajar  dengan  pemberdayaan  peningkatan kulifikasi dan kualitas dosen. 

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan  pengabdian  sebagai  upaya  meningkatkan  mutu  keilmuan  dan  sumber  pendanaan fakultas. 

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

D. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan

penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

E. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik.Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, selainitu melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni:

1. Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengabdian Penelitian, dan 3. Pengabdian kepada Masyarakat

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

F. Struktur Organisasi

Dalam berorganisasi, diketahui struktur organisasi. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya

tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Struktur organisasi yang baik akan mengatur pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dikelola dan berfungsi untuk melakukan serangkaian kegiatan tertentu.

Struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu :

1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu lembaga, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa diinginkan di masa mendatang.

2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian yang membutuhkan SDM dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya.

3. Melalui struktur organisasi dapat dilakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.

Struktur organisasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah struktur organisasi lini dan staf, dimana secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab. Mengalir dari atas ke bawah yang berupa perintah dan dari bawah ke atas berupa laporan pertanggungjawaban, sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi diantara para pegawai

setingkat. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

   

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)  Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas  

Sumatera Utara 2013 

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE,Ak, MAcc. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Dekan dan  Pembantu 

Dekan 

Dewan  Pertimbangan 

Fakultas 

Ketua dan Sekretaris  Departemen 

Kepala Bagian Tata  Usaha 

Unit Penunjang  Fakultas 

Ketua Program  Studi Inter  Departemen 

Kepala Sub Bagian  Tata Usaha  Departemen 

Kepala Sub Bagian  Tata Usaha Fakultas  Ketua Program 

Studi Intra  Departemen 

Ketua  Lab/Studio/Bengkel 

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe , M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA,MAFIS Prof. Dr. Ritha Dalimunthe ,SE,M.Si Prof. Dr. Azhar Maksun, MEc.Acc Prof. Dr. Robinson Tarigan , MRP

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Arifin Hamzah,MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad , MSi,Ak Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si. Departemen Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.Si

Departemen Manajemen

Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,M.Si Sekretaris program studi : Dra. Friska Sipayung, M.Si

Departemen Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak

Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak Sekretaris program studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak Program Studi Diploma Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si,Ak Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si,AK Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

Sekretaris : Magdalena Linda Leonita S, SE,MSi

Bagian Tata Usaha

Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh,SH,CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE

Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos Bagian Perpustakaan

G. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Sekretaris Dekan Departmen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Ada pun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :

1. Dekan

Tugasnya umum dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenag aadministrasi, dan administrasi fakultas

c. Bertanggung jawab kepada Rektor

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komperhensif dan panitia penguji f. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi

Tabel 2.1

RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Pekerjaan Rutin Waktu Per

Surat Catatan Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 5 menit -

Membuat / Menulis Surat Keluar

10 menit

- Menjadwal

Kegiatan Dekan

2 menit Sesuai

Lanjutan Tabel 2.1

RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA Pekerjaan Rutin Waktu Per

Surat

Catatan Menstempel Surat

dan membuat tanggal surat keluar

30 menit

- Menerima Tugas

Akhir Mahasiswa Yang akan ditanda tangani Dekan

5 menit

- Mengarsipkan surat

Masuk dan keluar

5 menit

- Mengarsipkan tanda

terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain. 2 menit - Mengetik surat Keluar 30 menit -

Menerima telepon 15 menit -

Menerima Fax 10 menit -

Memproses program Dekan dan Team

Disesuaikan

-

Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)

2. Pembantu Dekan a. PembantuDekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan

c. PembantuDekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.

Kepala Tata Usaha

a. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

1.Menyusun Rencana Kerjadan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaandan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

4.Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangandankearsipan

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas

8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkunganFakultas

9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi

10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas

11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas

b. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian 2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat 3. Melakukan administrasi akademik

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik 5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum

6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas

7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan pada masyarakat di lingkunganFakultas

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan AnggaranTahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan

3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas

4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

6.Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

8. Mempersiapkan system informasi keuangan

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan 10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

d. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain

2. Melaksanakan proses pengadaan dan peng angkatan pegawai 3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai

4. Memverifikasi usulanan akredit jabatan fungsional

5. Memproses penetapanan akredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti 6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai

7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional 8. Memproses pelanggaran displin pegawai

9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian 2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan

4. Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan kemahasiswaan

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan mahasiswa

9. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni

10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni

11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian Kemahasiswaan dan mempersiapkan laporan Bagian Kemahasiswaan.

f. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

2. Mengoperasionalkan system informasi kerumah tanggaan dan perlengkapan

3. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumah tanggaan dan perlengkapan

4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan

5. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan 6. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

H. Kinerja Usaha Terkini

Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua.Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.

Dengandemikiankinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, sertamelakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar

dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a) Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS (SatuanKredit Semester) yang di ambilolehmahasiswa, jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

b) Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

c) Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d) Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

e) Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi. f) Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi

perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

g) Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

I. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a) Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.

b)Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.

c) Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

d)Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana kegiatan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a) Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b) Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

c) Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

d) Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e) Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f) Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Tekhnologi Informasi

Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau infotech. Berbagai definisi tentang informasi diberikan dengan maksud dapat memberikan gambaran lebih lanjut tentang teknologi informasi.

Berbagai definisi teknologi informasi:

1. Menurut Williams san Sawyer (2003:4) Teknologi informasi adalah teknologi yang menggunakan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.

2. Menurut Ward and Peppard (2003:3) teknologi informasi atau yang biasa disingkat dengan TI secara spesifik mengacu pada teknologi, baik berupa hardware, software maupun jaringan telekomunikasi yang memfasilitaskan dan mendukung proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran dan pertukaran informasi.

3. Menurut Turban, Rainer dan Potter (2003:3) teknologi informasi adalah kumpulan dari komponen teknologi individu yang secara khusus diatur dalam computer berbasis sistem informasi.

Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara

teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi.

Penjelasan atas dua teknologi yang mendasari teknologi informasi adalah sebagi berikut:

1. Teknologi komputer

Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program, digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehingga dapat menjadi bahan yang berguna untuk pengambilan keputusan.

2. Teknologi komunikasi

Teknologi komunikasi atau biasa juga disebut teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi.

Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang anda jumpai dirumah atau kantor, tetapi juga bisa berupa peralatan-peralatan yang lain seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombang (microwave), remote untuk TV, televisi, ponsel dan CD Player. Peralatan-peralatan seperti itu pada masa kini bergantung pada komputer dalam bentuk cip (chip) yang

disebut mikroprosesor.

Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah computer kurang tepat. Komputer tidak sekedar untuk melaksanakan komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh Jhon Von Neuman, pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer itu seharusnya tidak dinamakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau dipanggil ‘mesin serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003:8)

Teknologi Informasi, meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Maka, teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi (misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi.

Teknologi Informasi yang terdapat di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diantaranya adalah:

1) Komputer 2) Internet 3) Mesin Fax

4) Telepon 5) WiFi 6) Portal B. Peran Sekretaris yang Berhubungan Tekhnologi

Secara umum peranan sekretaris antara lain : 1. Terhadap Atasan

fungsi, tugas dan tanggung jawab.

b. Assisten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administratif sampai human relations. c. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin

berhubungan dengan pimpinan.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide. e. Secret Keeper / pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan

tugas perusahaan.

f. Mediator pimpinan dengan bawahan. 2. Terhadap bawahan

a. Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain  b. Mediator antara bawahan / karyawan dengan pimpinan 

c. Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

d. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

Peran Sekretaris yang berhubungan dengan Teknologi pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara khusus:

4. Terhadap Dekan

a. Sebagai sumber dan filter informasi bagi Dekan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab sebagai Dekan. b. Assisten/tangan kanan Dekan dalam mengatur aktivitas

administratif sampai human relations.

c. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan Dekan.

d. Sebagai alternatif pemikiran dari Dekan dalam hal penuangan ide - ide.

e. Sebagai Secret Keeper / pemegang rahasia Dekan yang kaitannya dengan tugas sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

f. Sebagai Mediator Dekan dengan bawahan. 5. Terhadap bawahan

a. Sebagai mediator antara bawahan/karyawan dengan Dekan. b. Membantu dan memfasilitasi bawahan/karyawan ketika hendak

 

C. Tugas Sekretaris

Dikutip dari http://pengetahuankesekretarisan.blogspot.com/2008 Sekretaris

merupakan yang memiliki multi tugas, diantaranya : 1. Menurut wewenangnya

a. Tugas rutin, seperti pengetikan,menerima/melakukan telepon, menerima tamu, korespondensi, surat menyurat.

b. Tugas instruksi, seperti penyusunan jadwal perjalanan, pembuatan janji, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, pemastian jadwal.

c. Tugas kreatif, seperti pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan. 2. Menurut jenis tugasnya

a. Tugas administrasi perkantoran, seperti surat menyurat,

pembuatan laporan, filling.

b. Tugas resepsionis, seperti penerimaan/melakukan telepon,

melayani tamu, menyusun jadwal pertemuan pimpinan.

c. Tugas sosial, seperti mengatur rumah tangga kantor, mengirim

ucapan selamat kepada klien, mempersiapkan resepsi/jamuan acara resmi kantor.

d. Tugas insidentil, seperti mempersiapkan rapat, mempersiapkan

 

Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Menurut wewenangnya

a. Tugas rutin, seperti pengetikan,menerima/melakukan telepon, menerima tamu, korespondensi, surat menyurat.

b. Tugas instruksi, seperti penyusunan jadwal perjalanan, pembuatan janji, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, pemastian jadwal.

c. Tugas kreatif, seperti pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor Dekan. 2. Menurut jenis tugasnya

a. Tugas administrasi fakultas, seperti surat menyurat,

pembuatan laporan, filling.

b. Tugas resepsionis, seperti penerimaan/melakukan telepon,

melayani tamu, menyusun jadwal pertemuan Dekan.

c. Tugas sosial, seperti mengirim ucapan selamat, mempersiapkan

resepsi/jamuan acara resmi Fakultas.

d. Tugas insidentil, seperti mempersiapkan rapat, mempersiapkan

pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas Dekan.

D. Tujuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris

 

khusus tujuan pemanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris adalah:

1. Menyadarkan seorang sekretaris akan potensi perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga seorang sekretaris dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi.

2. Memotivasi kemampuan seorang sekretaris untuk bisa beradaptasi

dan mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga seorang sekretaris bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari- hari secara mandiri.

3. Mengembangkan kompetensi seorang sekretaris dalam

menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja.

4. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan

Komunikasi, sehingga proses tata usaha dapat lebih optimal.

Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan

 

kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.

Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan seorang sekretaris dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi. Seorang sekretaris menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif.

Dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sekretaris akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan seorang sekretaris karena penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga sekretaris dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.

E. Pemanfaatan Tekhnologi Informasi

Sistem tekhnologi informasi dalam kehidupan saat ini erat kaitannya dengan

internet, e-commerce, dan e-business. Hal ini dikarenakan ketiganya dapat

 

serba cepat ini, begitu pula bagi sekretaris dan tanggung jawab kerjanya tidak pernah lepas dari pembaharuan serta efisiensi dan efektif penggunaan tekhnologi informasi. Maka untuk pemanfaatan tekhnologi informasi ini secara maksimal para sekretaris juga harus paham dengan apa dan fungsi dari setiap unsur tekhnologi informasi tersebut.

1. Internet

Menurut O’Brien (2003:10) internet merupakan jaringan komputer yang berkembang pesat dari jutaan bisnis, pendidikan, dan jaringan pemerintahan yang saling berhubungan dengan jumlah penggunanya lebih dari 200 negara.

Internet menghubungkan sistem komputer di satu tempat dengan sistem komputer di tempat lain. Penghubung ini menggunakan jaringan yang

disebut dengan local area network (LAN). Komunikasi antar sistem komputer

ini menggunakan media transmisi gelombang radio (microwave), satelit, jaringan

telpon dan serat optic (fiber optic).

Sistem komputer yang dihubungkan dengan internet diberi alamat protocol

internet atau internet protocol address (IP address). Untuk mengorganisasikan

IP address lebih lanjut agar mudah ditemukan dan diakses dapat diberi protocol

jasa nama domain (domain name service protocol/ DNS Protocol). Penyedia

domain pertama adalah Internet Assignment Numbers Authority (IANA) yang sekarang lembaga ini telah berganti dengan lembaga yang lebih luas dan bertaraf internasional yaitu, Internet Corporation for Assigned Names and Numbers

 

(ICANN).

2. E-Commerce

David Baum dalam Onno W. Purbo (2000:2) E-commerce merupakan satu

set dinamis teknologi, aplikasi, dan proses bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen, dan komunitas tertentu melalui transaksi elektronik dan perdagangan barang, pelayanan, dan informasi yang dilakukan secara elektronik.

E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam dua aplikasi,yaitu:

a. Aplikasi electronic commerce antara organisasi-organisasi bisnis.

b. Aplikasi electronic commerce antara organisasi bisnis dengan

pelanggan akhir.

3. E-Business

Jogiyanto (2005:18), e-business tidak sekedar jual-beli melalui situs

jaringan, tapi lebih diarahkan ke strategi bisnis yang merubah model atau struktur bisnis, dengan bantuan tekhnologi internet memaksimumkan nilai kepada langganan dan menigkatkan laba kepada perusahaan.

Menurut Turban et al (2002:17), e-business lebih luas dari

e-commerce, yaitu tidak hanya melibatkan penjualan dan pembelian

barang-barang dan jasa-jasa, tapi juga melibatkan palayanan kepada pelanggan-pelanggan, kerjasama-kerjasama dengan partner-partner bisnis dan melakukan transaksi elektronik di dalam suatu organisasi.

  Electronic Business 

Electronic Commerce

Imternet Commerce Wen Commerce 

Electronic Data  Interchange Electronic Found Transfer 

tetap ada perbedaan dalam pemanfaatannya dalam menjalankan fungsinya.

E-business biasanya dilakukan dalam menjalankan fungsi mempraktekkan

dan menjalankan bisnis itu untuk mendapatkan laba bagi pelakunya.

Hubungan antara e-commerce , e-bisnis dan lainnya dapat di lihat

pada Gambar 3.1

Sumber: Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif (2013)

Gambar 3.1. Hubungan antara e-business, e-commerce danLainnya

Seorang sekretaris merupakan penghubung atau perantara hubungan- hubungan yang akan dilakukan oleh atasan maka dari itu seorang

 

sekretaris tidak hanya bekerja ke dalam organisasi tapi juga menjalin

hubungan dengan organisasi lain. IOS atau interorganization information

system merupakan salah satu sarana dari pemanfaatan teknologi yang di

gunakan sekretaris dalam menjalankan fungsinya. IOS adalah sistem informasi yang digunakan bersama oleh dua atau lebih perusahaan dan dibangun dengan basis tekhnologi komputer dan telekomunikasi. Penerapan IOS ini dapat menciptakan keunggulan kompetitif yaitu efisiensi komperatif dan ikatan struktural yang kuat di hubungan positif antar partner.

Jenis umum dari IOS yang menggunakan tekhnologi standar dan sering

digunakan yaitu electronic data interchange atau EDI yaitu penggunaan

sistem komputer di beberapa organisasi terpisah untuk dapat mengirimkan data secara elektronik lewat dokumen-dokumen bisnis yang standar. Wang dan Zhang (2005) mendefinisikan EDI sebagai suatu sistem transmisi langsung data elektronik, dalam bentuk dokumen-dokumen bisnis, diantara sistem-sistem aplikasi. EDI memungkinkan organisasi bertukar data secara elektronik untuk kepentingan transaksinya.

Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara diantaranya:

1. internet

 

Karena dalam menjalankan tugas dan fungsinya untuk membantu atasan dibutuhkan kecepatan jaringan ini. Tugas-tugas yang dapat dimudahkan dengan adanya internet bagi sekretaris antara lain dalam pengiriman dan penerimaan

surat electronic (e-mail), mengatur dan menyesuaikan jadwal atasan, dan

sebagainya.

2. E-Commerce

E-commerce dapat membantu tugas sekretaris dalam menjalankan perannya

dalam hal ini sebagai penghubung dengan organisasi bisnis lain dan unsur-unsur yang berhubungan dengan pemberitahuan dan hubungan dengan pihak luar.

3. E-Business

Dalam hal ini sekretaris dapat memantau pergerakan ataupun keadaan bisnis atasan agar dapat melaporkan apa saja yang diperlukan atasan.

F. Dampak Kemajuan Tekhnologi Informasi bagi Sekretaris Dekan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dampak dari Kemajuan Teknologi Informasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sebagai contoh misalnya tentang potret sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/ fasilitas penyajian media. Seorang sekretaris juga dilatih tentang cara-cara merancang dan mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti komputer. Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi modern dalam kegiatan setiap pekerjaan di fakultas. Dalam konteks kegiatan pekerjaan yang demikian ini,

 

seorang sekretaris dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiatan pekerjaan di samping menghemat energi dalam melaksanakan suatu pekerjan.

Manakala seorang sekretaris telah mengelola kegiatan pekerjaannya dengan menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidak- tidaknya seorang sekretaris mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya untuk membantu tugas atasan. Tidak hanya sekedar memahami tetapi seorang sekretaris juga telah mulai menerapkan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam menjalankan tugasnya.

Dari beberapa sampel potret kegiatan sekretaris yang telah dikemukakan di atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:

1. Seorang sekretaris lebih efisien dalam menjalankan peran dan

fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara.

2. Seorang sekretaris lebih aktif bekerja dalam membantu tugas dekan fakultas

ekonomi universitas sumatera utara sehingga kegiatan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan.

Seorang sekretaris lebih efektif dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara. Perubahan kemajuan Teknologi Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan/ pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001:28) sebagaimana

 

dikutip oleh Surya mengemukakan bahwa pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah :

1. Dari pelatihan ke penampilan.

2. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja.

3. Dari kertas ke “online” atau saluran.

4. Dari fasilitas fisik ke fasilitas jaringan kerja.

G. Analisis

Teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi computer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Peran sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Terhadap Dekan yaitu sebagai sumber dan filter informasi bagi Dekan, assisten/tangan kanan Dekan dalam mengatur aktivitas, perantara bagi dekan, sebagai alternatif pemikiran dari Dekan, sebagai pemegang rahasia, dan sebagai Mediator Dekan dengan bawahan sedangkan peran sekretaris dekan Terhadap bawahan diantaranya yaitu Sebagai mediator, dan membantu dan memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan Dekan.

Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Menurut wewenangnya memiliki 3 (tiga) jenis yaitu Tugas rutin, Tugas instruksi, dan Tugas kreatif. Tugas sekretaris dekan Menurut jenis tugasnya yaitu Tugas administrasi fakultas, tugas resepsionis, tugas sosial, dan tugas insidentil.

 

Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.

Untuk pemanfaatan teknologi informasi dalam menjalankan peran sebagai sekretaris dekan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara maksimal, para sekretaris juga harus paham dengan apa dan fungsi dari setiap unsur teknologi informasi tersebut seperti Internet, E-Commerce, dan E-Business.

Dampak kemajuan teknologi informasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu Seorang sekretaris lebih efisien dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan, Seorang sekretaris lebih aktif bekerja dalam membantu tugas dekan, Seorang sekretaris lebih efektif dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan.

  BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Ada pun kesimpulan dari pembahasan ini adalah sebagai berikut:

1. Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi bagi sekretaris dekan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya.

2. Dengan Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi yang ada sekretaris

mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.

3. Sekretaris menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan

Komunikasi agar lebih mudah mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan

 

beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Diharapkan dengan adanya pemanfaatan system teknologi informasi,

seorang sekretaris harus mampu lebih efisien, aktif dan efektif d a l a m menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Sistem tekhnologi informasi yang sudah ada selama ini hendaknya

lebih ditingkatkan lagi, dan juga penggunaan alat-alat komunikasi hendaknya dipergunakan dengan sebaik-baiknya agar tujuan instansi/perusahaan dapat terealisasi.

3. Diharapkan seorang sekretaris harus tetap melakukan pemeliharaan

terhadap fasilitas perangkat teknologi informasi seperti computer, telepon, faximile, dan lainnya.

  DAFTAR PUSTAKA

Abudul Kadir, Terra Ch. Triwahyuni . 2003. Pengenalan Teknologi

Informasi, Yogyakarta : Andi.

Hartono,Jogiyanto . 2005 . Sistem Informasi Strategik untuk

Keunggulan Kompetitif. Cetakan I. Yogyakarta : Andi.

Ike Janite Dewi. 2005. Integrasi Teknologi Informasi dengan

Strategi. Cetakan I. Yogyakarta : Amara Books.

Paulus, Andi Khrisbianto, Erwin Budi Setiawan. 2005.

Sistem Informasi. Cetakan II. Bandung : Informatika Bandung.

Richard L. Draft. 2002. Manajemen. Jilid 5. Cetakan II. Jakarta : Erlangga

www.feusu.ac.id

http://pengetahuankesekretarisan.blogspot.com/2008 http://id.wikipedia.org/

www.google.com

http://freshhealthy-apple.blogspot.com/2011/03/pengertian-e-commerce-menurut-para-ahli.html

http://ragampendidikan.blogspot.com/2013/03/pengertian-internet-menurut-para-ahli.html

http://sondix.blogspot.com/2013/08/pengertian-teknologi-informasi-menurut.html

seorang sekretaris dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiatan pekerjaan di samping menghemat energi dalam melaksanakan suatu pekerjan.

Manakala seorang sekretaris telah mengelola kegiatan pekerjaannya dengan menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidak- tidaknya seorang sekretaris mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya untuk membantu tugas atasan. Tidak hanya sekedar memahami tetapi seorang sekretaris juga telah mulai menerapkan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam menjalankan tugasnya.

Dari beberapa sampel potret kegiatan sekretaris yang telah dikemukakan di atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:

1. Seorang sekretaris lebih efisien dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara.

2. Seorang sekretaris lebih aktif bekerja dalam membantu tugas dekan fakultas ekonomi universitas sumatera utara sehingga kegiatan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan.

Seorang sekretaris lebih efektif dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi universitas sumatra utara. Perubahan kemajuan Teknologi Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan/ pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001:28) sebagaimana

   

dikutip oleh Surya mengemukakan bahwa pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah :

1. Dari pelatihan ke penampilan.

2. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja. 3. Dari kertas ke “online” atau saluran.

4. Dari fasilitas fisik ke fasilitas jaringan kerja.

G. Analisis

Teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi computer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Peran sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Terhadap Dekan yaitu sebagai sumber dan filter informasi bagi Dekan, assisten/tangan kanan Dekan dalam mengatur aktivitas, perantara bagi dekan, sebagai alternatif pemikiran dari Dekan, sebagai pemegang rahasia, dan sebagai Mediator Dekan dengan bawahan sedangkan peran sekretaris dekan Terhadap bawahan diantaranya yaitu Sebagai mediator, dan membantu dan memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan Dekan.

Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Menurut wewenangnya memiliki 3 (tiga) jenis yaitu Tugas rutin, Tugas instruksi, dan Tugas kreatif. Tugas sekretaris dekan Menurut jenis tugasnya yaitu Tugas administrasi fakultas, tugas resepsionis, tugas sosial, dan tugas insidentil.

Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.

Untuk pemanfaatan teknologi informasi dalam menjalankan peran sebagai sekretaris dekan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara maksimal, para sekretaris juga harus paham dengan apa dan fungsi dari setiap unsur teknologi informasi tersebut seperti Internet, E-Commerce, dan E-Business.

Dampak kemajuan teknologi informasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu Seorang sekretaris lebih efisien dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan, Seorang sekretaris lebih aktif bekerja dalam membantu tugas dekan, Seorang sekretaris lebih efektif dalam menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan.

   

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Ada pun kesimpulan dari pembahasan ini adalah sebagai berikut:

1. Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi bagi sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara yaitu agar sekretaris dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya.

2. Dengan Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi yang ada sekretaris mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.

3. Sekretaris menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi agar lebih mudah mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan

beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Diharapkan dengan adanya pemanfaatan system teknologi informasi, seorang sekretaris harus mampu lebih efisien, aktif dan efektif d a l a m menjalankan peran dan fungsinya membantu dekan fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Sistem tekhnologi informasi yang sudah ada selama ini hendaknya lebih ditingkatkan lagi, dan juga penggunaan alat-alat komunikasi hendaknya dipergunakan dengan sebaik-baiknya agar tujuan instansi/perusahaan dapat terealisasi.

3. Diharapkan seorang sekretaris harus tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas perangkat teknologi informasi seperti computer, telepon, faximile, dan lainnya.

   

DAFTAR PUSTAKA

Abudul Kadir, Terra Ch. Triwahyuni . 2003. Pengenalan Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi.

Hartono,Jogiyanto . 2005 . Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif. Cetakan I. Yogyakarta : Andi.

Ike Janite Dewi. 2005. Integrasi Teknologi Informasi dengan Strategi. Cetakan I. Yogyakarta : Amara Books.

Paulus, Andi Khrisbianto, Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi. Cetakan II. Bandung : Informatika Bandung. Richard L. Draft. 2002. Manajemen. Jilid 5. Cetakan II. Jakarta : Erlangga www.feusu.ac.id

http://pengetahuankesekretarisan.blogspot.com/2008 http://id.wikipedia.org/

www.google.com

http://freshhealthy-apple.blogspot.com/2011/03/pengertian-e-commerce-menurut-para-ahli.html

http://ragampendidikan.blogspot.com/2013/03/pengertian-internet-menurut-para-ahli.html

http://sondix.blogspot.com/2013/08/pengertian-teknologi-informasi-menurut.html