20
mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian control mechanism diwujudkan dengan menggunakan umpan balik feedback, yang mencuplik keluaran. Umpan
balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan
tujuan.
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa
merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak
mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap
kelangsungan hidup sistem.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik – karateristik yang dimiliki diantaranya :
21
1. Komponen Sistem Component Suatu sistem memeliki sejumlah komponen yang saling
berinteraksi yang berarti tiap komponen akan membentuk kerja sama dan kesatuan, komponen sistem dapat berupa sub sistem – sub sistem
yang mempunyai sifat – sifat sistem itu sendiri untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem boundary Suatu daerah yang membatasi antar suatu sistem dengan sistem
yang lainnya atau lingkungan luar dengan batasanya ini kita bisa mengetahui ruang lingkup suatu sistem.
3. Lingkungan Luar Sistem Environment Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun yang berada di
luar batasan suatu sistem yang mempengaruhi suatu sistem. 4. Penghubung Sistem Interface
Penghubung merupan media penghubung antara sub sistem dengan sub sistem lainnya dengan penghubung ini akan mengalir sumber daya
, data data antara sub sistem dimana output dari sub sistem akan menajdi input untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung
sehingga dapat ber interaksi dengan subsistem lain membentuk suatu kesatuan
5. Masukan Sistem Input Energi yang dimasukan dalam suatu sistem, masukan ini dapat
berupa masuakan perawatan maintenance dan masukan signal
22
input . Masukan perawatan yaitu energi yang di masukan sistem supaya sistem tersebut beroperasi, sedangkan masukan signal yaitu
energi yang di proses untuk mendapatkan keluaran. 6. Keluaran Output
Keluaran merupakan hasil energi yang di olah dan diidentifikasikan menjadi keluaran yang berguna yang akan menjadi
inputan baru atau informasi yang barguna bagi pemakai. 7. Pengolah Sistem proses
Suatu sistem pasti mempunyai suatu bagian pengolah atau pemrosesan data yang akan berubah masukan menjadi keluaran untuk
dijadikan suatu informasi yang berguna. 8. Sasaran atau Tujuan Goal
Suatu sistem mempunyai tujuan goal atau sasaran apabila suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada
manfaatnya. Sasaran dari sistam sangat menentukan sebuah masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang di hasilkan sistem.
9. Sasaran Sistem Object Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan berguna. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
23
Sub Sistem Sub Sistem
Sub Sistem Sub Sistem
Input Lingkungan luar
Interface Boundary
Boundary
Boundary Pengelola
han output
[Sumber : [Jog99]] Gambar 2.1
Karakteristik Sistem 2.1.3
Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem
buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses
alam sedangkan sistem bantuan manusia adalah sistem yang di rancang manusia.
24
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak
tentu. Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat diprediksi. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probalitas. 4.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini
bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan
dan terpengaruhi dengan lingkungan luarnya.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan salah satu unsur yang sangat penting di dalam organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan
menjadi luruh, sehingga informasi tersebut sangat penting artinya bagi
suatu organisasi.
Definisi Informasi menurut [LEM98] “Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yamg berarti bagi pengguna, yang
25
bermanfaat bagi pengambilan keputusaan saat iniatau mendukung sumber informasi.”
Definisi Informasi menurut [JOG99] “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.” Definisi data menurut [JOG99] “Data adalah kumpulan kejadian
yang diangkat dari suatu kejadian”. Definisi data Menurut [JOG99] : “Informasi adalah hasil dari
pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian yang
nyata fact yang digunakan untuk pengamatan keputusan”. Kejadian – kejadian event adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
Kejadian nyata fact adalah berupa suatu object nyata seperti tempat – tempat, orang – orang, yang betul – betul terjadi.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Definisi sistem informasi menurut [JOG99] adalah “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan
kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur - prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur
komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian
internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk ppengambilan keputusan yang cerdik”.
26
Sistem informasi merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran
aktivitas didalam perusahaan. Dari beberapa definisi, dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem
Informasi Manajemen adalah: Kumpulan interaksi sistem-sistem informasi.
Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. 2.4
Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
a. Analisis Analisis adalah mempelajari masalah – masalah yang timbul dan
kemudian memperbaiki berbagai fungsi yang ada di dalam sistem berjalan agar lebih menjadi efektif dan efesien.
b. Perancangan Perancangan adalah menentukan bentuk dari sistem yang akan di
buat yang sesuai kebutuhan pemakai yang telah di analisis terlebih dahulu, termasuk di dalamnya input dan output sistem.
27
2.4.1 Flow Map
Menurut [ JOG99] : “ Bagan alir sistem flow map adalah suatu gambar yang menggambarkan arus data dari logika dari data
yang akan di proses dalam suatu program dari awal samapai akhir”.
2.4.2 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah sebuah diagram yang sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran
dari sistem. Tujuannya adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan, mendefinisikan awal dan akhir dari data yang
masuk dan keluaran sistem .
2.4.3 Data Flow Diagram
Data flow diagram DFD adalah representasi grafik dari sebuah sistem. Data flow diagram menggambarkan tentang
kompnen –komponen sebuah sistem aliran – aliran dat di antranya komponen –komponen tersebut, asal, tujuan dan penyimpanan data
tesebut.
28
Ada beberapa simbol yang dipakai untuk menggambarkan data beseta transformasi data, antara lain :
a. Kesatuan Luar External Entity atau batas sistem Sebuah sistem mempunyai sistem yang memisahkan suatu
sistem dengan lingkungan luarnya, kesatuan luar merupakan kesatuan Entity lingkungan luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnyayang akan memberikan input atau menerima output dari
sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak sebagai berikut :
b. Arus Data Data Flow Arus data di DFD diberi simbol suatu panah.
Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang
dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. c.
Proses Process Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara
umum. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran.
29
d. Simpanan Data Data Store Simpanan data merupakan komponen yang berfungsi untuk
menyimpan data atau file. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel.
2.4.4 Kamus Data
Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol- simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau
pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem.
30
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Dari situasi pada saat itu, sebagian Pegawai Negeri berada di bawah pemerintah Republik Indonesia dan sebagian lagi berada di bawah
pemerintah Hindia Belanda. Keadaan seperti itu menyebabkan pembinaannyapun dilakukan oleh dua lembaga, yaitu :
Kantor Urusan Pegawai Negeri yang dibentuk dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 1948 tanggal 30 Mei 1948, berkedudukan di
ibukota pemerintahan di Yogyakarta dan dipimpin oleh seorang Kepala yaitu Raden Pandji Soeroso. Pada tahun yang sama Pemerintah juga
menetapkan pembentukan perwakilan KUP untuk wilayah Indonesia bagian timur yang berkedudukan di Makasar. Dalam perkembangan selanjutnya,
Kantor Urusan Pegawai KUP inilah yang menjadi cikal bakal BAKN, sehingga tanggal 30 Mei 1948 ditetapkan sebagai tanggal lahirnya BAKN.
Dienst voor Algemene Personele DAPZ yang lebih dikenal dengan DUUP Djawatan Umum Urusan Pegawai yang dibentuk dengan
Keputusan Gubernur Jenderar Hindia Belanda Nomor 13 tanggal 9 Juni
31
1948, dikepalai oleh Mr. J.W. Van Hoogstraken dan berkedudukan di Jakarta.
Tugas pokok KUP adalah mengurus segala sesuatu mengenai kedudukan dan gaji Pegawai Negeri serta mengawasi supaya peraturan-
peraturan itu dijalankan dengan tepat. KUP dipimpin oleh seorang Kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Presiden atas usul Perdana Menteri
dan langsung berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Perdana Menteri
Kebijakan pemerintah yang dipandang cukup penting pada masa itu adalah dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 1948 tentang
Peraturan Gaji Pegawai yang dikenal dengaqn nama PGP-48. Dalam peraturan pemerintah ini, gaji permulaan golongan terendah adalah Rp. 45,-
sebulan. Gaji pokok seorang pegawai dengan isteri dan seorang anak tidak akan kurang dari Rp. 65,- sebulan. Azas-azas peraturan penghargaan
pengalaman bekerja mulai berlaku pada PGP-48 ini. Ijazah sekolah tidak mempunyai arti penting tetapi hanya sebagai ukuran derajat atau
kepandaian. Untuk menentukan kedudukan pegawai selanjutnya salah satu syarat adalah kecakapannya. Sistem penggajian yang dianut dalam PGP-48
adalah sistem horizontal dan masa kerja yang berhubungan dengan gaji lama dihitung serta untuk kenaikan gaji berikutnya dalam pangkat baru.
Peraturan Gaji pegawai kemudian diatur kembali dengan PGPN- 1955 yang berlaku mulai tahun 1955. Dalam PGPN-1955 dikenal sembilan
32
golongan dan 31 ruang gaji. Selain gaji pokok, untuk kesejahteraan pegawai juga diberikan tunjangan-tunjangan yaitu tunjangan keluarga, tunjangan
anak, tunjangan kemahalan setempat, kemahalan umum, kemahalan daerah, tunjangan tangung jawab keuangan, perwakilan, ujian dinas, tunjangan
jabatan dan uang pengganti, serta tunjangan bahaya.
Sejak pembubaran RIS dan pembentukan Negara Kesatuan Republik Indonesia tanggal 15 Agustus 1950, pemerintah memandang perlu untuk
memusatkan urusan kepegawaian yang sebelumnya diselenggarakan oleh KUP di Yogyakarta dan DUUP di Jakarta. Untuk maksud tersebut
ditetapkanlah Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 tanggal 15 Desember 1950. Dengan Peraturan Pemerintah tersebut, KUP di Yogyakarta
dan DUUP di Jakarta digabungkan menjadi satu.
Meskipun KUP berkedudukan di Jakarta, dalam pelaksanaan tugasnya masih ada unit kerja yang berkedudukan di daerah, yaitu Bagian
Tata Usaha Kepegawaian Biro TUK di Yogyakarta dan Bagian Pensiun dan Tunjangan Biro PT di Bandung.
3.1.1 Kedudukan, Tugas dan Fungsi dan Kewenangan Badan
Kepegawaian Negara
BKN Adalah Lembaga Pemerintah Pusat yang dibentuk untuk melaksanankan tugas pemerintahan tertentu dari Presiden.BKN
berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden
33
dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara .
BKN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara sesuai denganketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku . BKN menyelengarakan fungsi sebagai berikut :
1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional dibidang kepegawaian . Penyelengaraaan koordinasi identifikasi kebutuhan pendidikan dan
pelatihan ,pengawasan dan pengendalian pemanfaatan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia Pegawai Negeri Sipil.
2. Penyekengaraan administrasi kepegawaian pejabat negara dan mantan pejabat negara
3. Penyelegaraan administrasi dan sistem informasi kepegawaian dan mutasi antar propinsi Penyelengaraan koordinasi penyusunan norma
standar dan prosedur 4. Penyelengaraan bimbingan teknis pelaksanaan peraturan perundang-
undangan dibidang kepegawaian kepada instansi pemerintah Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BKN
5. Pelancaran kegiatan instansi pemerintah dibidnag administrasi kepegawaian .
6. Penyelengaraan pembianaan dan pelayanan administrasi umum dibidang perencanaan umum ketatausahaan organisasi dan tata laksana
34
kepegawaian keuangan kearsipan persandian perlengkapan dan rumah tangga .
7. Penyusunan rencana nasional secara makro dibidangnya . Perumusan kebijakan dibidangnnya untuk mendukung pembangunan
secara makro . 8. Penetapan sistem informasi dibidangnnya
9. Pelaksanaan mutasi kepegawaian antar propinsi Perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu dibidang kepegawaian
10. Penyusunan norma standar dan prosedur kepegawaian negara dan pengendaliannya Penyusunan program kepegawaian secara nasional
sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan pemerintah . 11. Penyelengaraan administrasi mutasi kepegawaian antar propinsi serta
perumusan standar dan prosedur mengeani perencaan pengangkatan pemindahan pemberhentian penetapan pensiun gaji tunjangan
kejsejahteraan hak dan kewajiban serta kedudukan hukum PNS 12. Penyelengaraan administrasi kepegawaian secara nasional dan
perencanaan kebijakan dan pemantaun pemanfaatan pendidikan dan pelatihan struktural
13. Pengawasan dan pengendalian norma standar dan prosedur kepegawaian
35
3.2 STRUKTUR ORGANISASI
Gambar 3.1 Struktur organisai
3.3 Deskripsi Kerja
1. Kepala Kanreg BKN
