3. Membuat, Memasukkan Nomor dan Mengirim Undangan Melalui PC
Phone
Aktifitas membuat, memasukkan nomor dan mengirim undangan melalui PC Phone merupakan aktifitas rutin yang dilakukan penulis selama praktek
kerja lapangan PKL terutama apabila Humas dan stafnya sedang sibuk atau tidak ada berada ditempat. Karena kesibukan sebagai anggota dewan yang
tidak mungkin untuk mengingat jadwal rapat maka membuat dan mengirim undangan melalui PC Phone atau SMS Short Message Service Center
aktifitas rutin. Selain membuat dan mengirim undangan yang menerangkan jadwal rapat anggota dewan secara rutin kegiatan rapat yang secara mendadak
pun dibuat dan dikirimkan melalui PC Phone atau SMS Center. Karena bertujuan memberikan informasi kepada anggota dewan selain mengirimkan
undangan SMS Center juga memberikan informasi kepada anggota Dewan seperti pemberitahuan ada kunjungan dari daerah lain atau undangan dari
Gubernur. Cara membuat dan mengirim undangan menggunakan PC Phone atau SMS
Center sama saja seperti membuat pesan menggunakan ponsel pada umumnya karena SMS Center yang digunakan menggunakan provider GSM dan CDMA
seperti ponsel biasa tetapi dalam komputer menggunakan aplikasi MultiTech Phone Tools untuk provider CDMA sedangkan untuk provider GSM
menggunakan aplikasi yang telah terpasang dalam modem yaitu Mobile Partner. Berikut cara membuat undangan melalui sms.
a. Membuat undangan Membuat undangan melalui PC Phone sangatlah mudah hanya dengan
mengetik undangan atau pemberitahuan yang akan dikirimkan. Contoh pemberitahuan yang dibuat penulis yaitu pemberitahuan tentang rapat
Bangar.
Sumber: Arsip Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat b. Memasukkan Nomor
Setelah selesai membuat pesan tak lupa juga memasukkan nomor yang dituju untuk mendapatkan informasi tersebut, karena banyaknya anggota
dewan yang berjumlah 100 orang tetapi berbeda bidang penggarapannya dan informasi yang disampaikan pun tidak semua sama untuk semua
bidang penggarapan maka setelah selesai sms memasukkan nomor yang dituju seperti pemberitahuan untuk rapat BANGAR Badan Anggaran
maka nomor yang dimasukkan hanya anggota BANGAR saja terkecuali pada saat pemberitahuan sidang Paripurna karena harus semua anggota
dewan hadir maka nomor yang dimasukkan semua anggota dewan. Berikut gambar pada saat memasukkan nomor.
Kpd. Yth. Ketua dan Anggt BANGAR. UND. Rapat BANGAR pada tgl 27 Juli 2010 pkl 13.00 WIB di Ruang BANGAR. Trims
Setwan
Gambar 2. 7 Proses Memasukkan Nomor
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2010 c. Mengirim Undangan
Setelah memasukkan nomor yang dibutuhkan lalu mengirimkan undangan tersebut baik menggunakan aplikasi MultiTech Phone Tools atau
menggunakan aplikasi Mobile Partner. Berikut gambar aplikasi MultiTech Phone Tools dan aplikasi Mobile Partner.
Gambar 2. 8 MultiTech Phone Tools
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2010
Gambar 2. 9 Mobile Partner
Sumber : Dokumentasi Penulis, 2010
2.1.2 Deskripsi dan Contoh Kerja Insidental Selama PKL