Penentuan Prioritas Pengadaan

1. Nilai Total ( Expenditure)

a. Merupakan nilai total pengadaan barang/ jasa.

b. Menggunakan pendekatan klasifikasi abc dan konsep Pareto .

2. Dampak terhadap Kinerja (

I mpact)

a. Ditentukan oleh PI P ( potential impact on performance) suatu barang/ jasa

terhadap organisasi/ instansi pengguna barang/ jasa.

b. Ditentukan dengan value for money (value creation) model.

3. Pendekatan Klasifikasi ABC dan Konsep Pareto

Langkah-langkah klasifikasi abc :

1. Kumpulkan data seluruh item (nama, harga, rata-rata penggunaan).

2. Hitung nilai penggunaan .

3. Buat peringkat dari nilai penggunaan.

4. Buat nilai penggunaan kumulatif.

5. Hitung persentase nilai penggunaan kumulatif.

6. Klasifikasikan dalam kelas-kelas : A, B, dan C.

Gambar 3.5 Pendekatan Klasifikasi ABC

Nilai : A = t inggi, B = sedang, C = longgar.

27 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

Contoh data pembelian sparepart.

No No Part Satuan Order per

Tahun (x)

(000 Rp)

Tahun

1 SP-001 Unit

2 SP-002 Unit

3 SP-003 Unit

4 SP-004 Unit

5 SP-005 Unit

6 SP-006 Unit

7 SP-007 Unit

8 SP-008 Unit

9 SP-009 Unit

10 SP-010 Unit

11 SP-011 Unit

12 SP-012 Unit

13 SP-013 Unit

14 SP-014 Unit

15 SP-015 Unit

16 SP-016 Unit

17 SP-017 Unit

18 SP-018 Unit

19 SP-019 Unit

20 SP-020 Unit

Tabel 3.2 Pendekatan Klasifikasi ABC

Setelah diurutkan:

Tabel 3.3 Pendekatan Klasifikasi ABC (Setelah Diurutkan)

28 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Dampak Pengadaan Barang/ Jasa terhadap Kinerja

Setiap unit kerja (organisasi/ instansi) pasti memiliki sasaran atau target yang hendak dicapai, baik dalam tahun ini atau lima tahun ke depan, untuk selanjutnya kita sebut dengan tujuan organisasi/ instansi .

Mengingat pengadaan barang/ jasa merupakan salah satu pos utama organisasi/ instansi dalam mengeluarkan biaya, sehingga pengadaan harus ditujukan untuk menunjang tercapainya sasaran organisasi/ instansi. Hal ini biasanya tertuang dalam

tujuan pengadaan barang/ jasa, yang untuk mudahnya disebut dengan sasaran pengadaan.

Setiap tujuan pengadaan pasti memiliki dampak yang berbeda terhadap kinerja organisasi/ instansi, untuk memudahkan disebut PI P. Sehingga pada PI P dikenal 3 (tiga) tingkat : T (tinggi), S (sedang), dan R (rendah).

Contoh penetapan kriteria sasaran pengadaan untuk barang/ jasa jenis tertentu pada suatu unit kerja sebagai berikut :

No Sasaran Pengadaan Rating PIP

1 Keandalan Tinggi (Fungsi & Flexibilitas )

2 Produk Inovatif

R 3 Tepat Waktu S

4 Harga Kompetitif

5 Mutu Tinggi

Tabel 3.4 Kriteria Sasaran Pengadaan

Rating PI P di atas ditetapkan berdasarkan sasaran pengadaan untuk barang/ jasa tertentu, rating PI P ini dapat berubah bergantung pada jenis barang/ jasa. Misalnya (dalam kasus pembelian sparepart di atas). Tujuan pengadaan adalah : sebelum listrik PLN masuk, maka sumber listrik dari genset yang dimana genset tersebut dijamin bisa beroperasi menerus selama 24 jam perhari dan 7 hari perminggu tanpa perlu perawatan tinggi.

Untuk mendukung tujuan pengadaan di atas diperlukan pengadaan sparepart genset yang memiliki keandalan tinggi. Dalam kasus ini fungsi dan fleksibilitas/ keandalan menjadi sasaran pengadaan dimana memiliki rating PI P : t (tinggi) dan yang lainya seperti dicantumkan pada Tabel 3.4 di atas. Sasaran pengadaan ini menjadi kriteria barang yang diminta, yang disampaikan dalam dokumen penawaran.

29 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

Kesimpulan hasil penawaran yang diperoleh sebagai berikut :

Barang/Jasa yang Dibeli : Sparepart Diesel Genset

Rating

Sasaran

Hasil Evaluasi

PIP

Pengadaan

SP-002 SP-004

Tinggi (Free

selama 6 bulan kontrak )

Tepat Waktu

2 (dua) hari

(paling lambat

setelah jadual

3 hari setelah jadual)

dibawah HPS

(dibawah HPS)

Mutu tinggi

Tingkat Reject

(Reject min

Produk Inovatif

Alternatif

Produk

Rating PIP Keseluruhan

Tabel 3.5 Kriteria PIP (Potential Impact on Performance)

Berdasarkan Tabel 3.5 di atas, terlihat bahwa SP-002 memiliki dampak total ( rat- ing PI P keseluruhan) T (tinggi) diikuti dengan SP-009 (S) dan SP-005 (R). Nilai ini bergantung pada penentuan sasaran pengadaan dan kategorisasi barang/ jasa tersebut dalam kuadran supply positioning model.

Sekarang, setiap jenis pengadaan memiliki 2 (dua) indikator : rating PI P dan klasifikasi abc . Misalnya untuk kasus sparepart :

No

PART

KLASIFIKASI ABC

RATING PIP

Tabel 3.6 Kriteria Klasifikasi ABC vs PIP

30 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Berdasarkan klasifikasi abc dan rating PI P keseluruhan disusun supply posi-

tioning model seperti gambar berikut ini :

Gambar 3.6 Klasifikasi ABC vs PIP

Bila hendak dilakukan langkah prioritas berdasarkan kedua indikator di atas, maka dalam SPM dilakukan pemisahan sebagai berikut:

INDIKATOR PRIORITAS PIP ABC

I TINGGI TINGGI TINGGI

SEDANG

SEDANG

II SEDANG TINGGI

II RENDAH

TIDAK DI PRIORITAS

Tabel 3.7 Tabel penentuan prioritas

31 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

Hasil akhir dari analisa ini terlihat dalam gambar di bawah ini :

Gambar 3.7 Kategorisasi prioritas

Dengan demikian, berdasarkan supply positioning model dapat disimpulkan bahwa:

PRIORITAS PENGADAAN

Pertama SP 002 Kedua SP 004 Ketiga SP 009

Tabel 3.8 Tabel Contoh Kasus Penentuan Prioritas

Dengan mengetahui ini kita dapat melakukan prioritas sparepart mana yang akan dilakukan pertama dan penentuan bobot dalam sistem penilaian atau evaluasi.

Diskusi Kelompok

1. Pilih salah satu institusi anda bekerja saat ini sebagai jenis organisasi kelompok.

2. Buatlah pengelompokan barang/ jasa untuk masing-masing kuadran.

3. Dari daftar tersebut tentukan Tujuan Pengadaan dan buatlah peringkat prioritasnya.

32 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah