Penentuan Prioritas Pengadaan
1. Nilai Total ( Expenditure)
a. Merupakan nilai total pengadaan barang/ jasa.
b. Menggunakan pendekatan klasifikasi abc dan konsep Pareto .
2. Dampak terhadap Kinerja (
I mpact)
a. Ditentukan oleh PI P ( potential impact on performance) suatu barang/ jasa
terhadap organisasi/ instansi pengguna barang/ jasa.
b. Ditentukan dengan value for money (value creation) model.
3. Pendekatan Klasifikasi ABC dan Konsep Pareto
Langkah-langkah klasifikasi abc :
1. Kumpulkan data seluruh item (nama, harga, rata-rata penggunaan).
2. Hitung nilai penggunaan .
3. Buat peringkat dari nilai penggunaan.
4. Buat nilai penggunaan kumulatif.
5. Hitung persentase nilai penggunaan kumulatif.
6. Klasifikasikan dalam kelas-kelas : A, B, dan C.
Gambar 3.5 Pendekatan Klasifikasi ABC
Nilai : A = t inggi, B = sedang, C = longgar.
27 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
Contoh data pembelian sparepart.
No No Part Satuan Order per
Tahun (x)
(000 Rp)
Tahun
1 SP-001 Unit
2 SP-002 Unit
3 SP-003 Unit
4 SP-004 Unit
5 SP-005 Unit
6 SP-006 Unit
7 SP-007 Unit
8 SP-008 Unit
9 SP-009 Unit
10 SP-010 Unit
11 SP-011 Unit
12 SP-012 Unit
13 SP-013 Unit
14 SP-014 Unit
15 SP-015 Unit
16 SP-016 Unit
17 SP-017 Unit
18 SP-018 Unit
19 SP-019 Unit
20 SP-020 Unit
Tabel 3.2 Pendekatan Klasifikasi ABC
Setelah diurutkan:
Tabel 3.3 Pendekatan Klasifikasi ABC (Setelah Diurutkan)
28 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Dampak Pengadaan Barang/ Jasa terhadap Kinerja
Setiap unit kerja (organisasi/ instansi) pasti memiliki sasaran atau target yang hendak dicapai, baik dalam tahun ini atau lima tahun ke depan, untuk selanjutnya kita sebut dengan tujuan organisasi/ instansi .
Mengingat pengadaan barang/ jasa merupakan salah satu pos utama organisasi/ instansi dalam mengeluarkan biaya, sehingga pengadaan harus ditujukan untuk menunjang tercapainya sasaran organisasi/ instansi. Hal ini biasanya tertuang dalam
tujuan pengadaan barang/ jasa, yang untuk mudahnya disebut dengan sasaran pengadaan.
Setiap tujuan pengadaan pasti memiliki dampak yang berbeda terhadap kinerja organisasi/ instansi, untuk memudahkan disebut PI P. Sehingga pada PI P dikenal 3 (tiga) tingkat : T (tinggi), S (sedang), dan R (rendah).
Contoh penetapan kriteria sasaran pengadaan untuk barang/ jasa jenis tertentu pada suatu unit kerja sebagai berikut :
No Sasaran Pengadaan Rating PIP
1 Keandalan Tinggi (Fungsi & Flexibilitas )
2 Produk Inovatif
R 3 Tepat Waktu S
4 Harga Kompetitif
5 Mutu Tinggi
Tabel 3.4 Kriteria Sasaran Pengadaan
Rating PI P di atas ditetapkan berdasarkan sasaran pengadaan untuk barang/ jasa tertentu, rating PI P ini dapat berubah bergantung pada jenis barang/ jasa. Misalnya (dalam kasus pembelian sparepart di atas). Tujuan pengadaan adalah : sebelum listrik PLN masuk, maka sumber listrik dari genset yang dimana genset tersebut dijamin bisa beroperasi menerus selama 24 jam perhari dan 7 hari perminggu tanpa perlu perawatan tinggi.
Untuk mendukung tujuan pengadaan di atas diperlukan pengadaan sparepart genset yang memiliki keandalan tinggi. Dalam kasus ini fungsi dan fleksibilitas/ keandalan menjadi sasaran pengadaan dimana memiliki rating PI P : t (tinggi) dan yang lainya seperti dicantumkan pada Tabel 3.4 di atas. Sasaran pengadaan ini menjadi kriteria barang yang diminta, yang disampaikan dalam dokumen penawaran.
29 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
Kesimpulan hasil penawaran yang diperoleh sebagai berikut :
Barang/Jasa yang Dibeli : Sparepart Diesel Genset
Rating
Sasaran
Hasil Evaluasi
PIP
Pengadaan
SP-002 SP-004
Tinggi (Free
selama 6 bulan kontrak )
Tepat Waktu
2 (dua) hari
(paling lambat
setelah jadual
3 hari setelah jadual)
dibawah HPS
(dibawah HPS)
Mutu tinggi
Tingkat Reject
(Reject min
Produk Inovatif
Alternatif
Produk
Rating PIP Keseluruhan
Tabel 3.5 Kriteria PIP (Potential Impact on Performance)
Berdasarkan Tabel 3.5 di atas, terlihat bahwa SP-002 memiliki dampak total ( rat- ing PI P keseluruhan) T (tinggi) diikuti dengan SP-009 (S) dan SP-005 (R). Nilai ini bergantung pada penentuan sasaran pengadaan dan kategorisasi barang/ jasa tersebut dalam kuadran supply positioning model.
Sekarang, setiap jenis pengadaan memiliki 2 (dua) indikator : rating PI P dan klasifikasi abc . Misalnya untuk kasus sparepart :
No
PART
KLASIFIKASI ABC
RATING PIP
Tabel 3.6 Kriteria Klasifikasi ABC vs PIP
30 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Berdasarkan klasifikasi abc dan rating PI P keseluruhan disusun supply posi-
tioning model seperti gambar berikut ini :
Gambar 3.6 Klasifikasi ABC vs PIP
Bila hendak dilakukan langkah prioritas berdasarkan kedua indikator di atas, maka dalam SPM dilakukan pemisahan sebagai berikut:
INDIKATOR PRIORITAS PIP ABC
I TINGGI TINGGI TINGGI
SEDANG
SEDANG
II SEDANG TINGGI
II RENDAH
TIDAK DI PRIORITAS
Tabel 3.7 Tabel penentuan prioritas
31 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
Hasil akhir dari analisa ini terlihat dalam gambar di bawah ini :
Gambar 3.7 Kategorisasi prioritas
Dengan demikian, berdasarkan supply positioning model dapat disimpulkan bahwa:
PRIORITAS PENGADAAN
Pertama SP 002 Kedua SP 004 Ketiga SP 009
Tabel 3.8 Tabel Contoh Kasus Penentuan Prioritas
Dengan mengetahui ini kita dapat melakukan prioritas sparepart mana yang akan dilakukan pertama dan penentuan bobot dalam sistem penilaian atau evaluasi.
Diskusi Kelompok
1. Pilih salah satu institusi anda bekerja saat ini sebagai jenis organisasi kelompok.
2. Buatlah pengelompokan barang/ jasa untuk masing-masing kuadran.
3. Dari daftar tersebut tentukan Tujuan Pengadaan dan buatlah peringkat prioritasnya.
32 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah