Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa (1)
MODUL PELATIHAN MODUL PELATIHAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
STRATEGI PENGADAAN STRATEGI PENGADAAN
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
n Modul Strategi Pengadaan tiha dul Pela dul Mo Ju
PENGANTAR
0.1. Modul Pelat ihan
0.1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/ Jasa
Pengadaan Barang/ Jasa
Pemerintah
Pem erint ah
Kurikulum pelatihan berbasis kompetensi disusun berdasarkan hasil
0.2. Modul
analisis kompet ensi j abat an kerj a yang melibat kan para ahli yang
St rat egi Pengadaan
mempunyai pengalaman kerja (pelaku langsung) di bidang pekerjaan yang dianalisis. Karena unit-unit kompetensi setiap bidang tugas sektor
0.3. Tuj uan
pengadaan barang dan j asa sangat banyak, maka proses analisis kompetensi jabatan kerja difokuskan pada jabatan kerja dan kompetensi yang diprioritaskan.
Dalam rangka meningkatkan kompetensi para pelaku pengadaan barang
dan jasa pemerintah, LKPP telah mengembangkan standar kompetensi k e r j a na siona l indone sia - pe nga da a n ba r a ng da n j a sa
pemerintah (SKKNI -PBJP). SKKNI -PBJP ini menggambarkan tingkat kem am puan m elaksanakan ( skill) , kem am puan m em aham i dan menganalisa ( knowledge) dan kemampuan untuk menampilkan sikap dan tingkah laku kepada orang lain dalam melaksanakan tugas ( attitude) pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dipergunakan sebagai dasar penyusunan kurikulum dan silabus kurikulum pelat ihan berbasis kompetensi (KPBK) strategi pengadaan .
Pelat ihan ini akan memberikan penget ahuan dan kemampuan bagi anggota pengguna anggaran (PA)/ KPA dan calon anggota KPA maupun PPK dalam melakukan proses penyusunan strategi pengadaan sejak awal sampai dengan selesai dan melaksanakan budaya kerja yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan.
v 888 LKPP LKPP L K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan
Pada Gambar 0.1 terlihat bahwa saat ini sedang dikembangkan 4 modul sebagai bagian untuk pelatihan tingkat menengah.
Dok Evaluasi
asi nyusunan Pe Pe
na umen w
MODUL
ng a k
adaan
tegi a DASAR a
tr yusunan n
Gambar 0.1 Desain Modul Pelatihan PBJP
0.2. Modul Strategi Pengadaan 0.1. Modul
Pelat ihan
Modul ini disusun berdasarkan Pengadaan standar kompetensi kerja khusus
Barang/ Jasa
pengadaan barang/ jasa pemerintah Pem erint ah dengan kode unit PR.10.01
tentang menetapkan strategi pengadaan barang/ jasa.
0.2. Modul St rat egi Pengadaan
Unit ini berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan serta sikap kerja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan
0.3. Tuj uan
penetapan strategi pengadaan barang/ jasa pemerintah.
Gambar 0.2 Posisi Modul Strategi Pengadaan
Modul ini terdiri dari 6 (enam) bab, dimulai dengan pengantar yang menj elaskan lingkup modul st rat egi pengadaan , diikut i dengan
pendahuluan , kemudian pembahasan tentang penentuan tujuan dan
strategi pengadaan , analisa kebutuhan , resiko dan prioritas , analisa penyedia barang/ j asa , kebij akan dan bat asan , sert a terakhir tentang penerapan strategi pengadaan .
888 vi
LKPP L LKPP LKPP K PP
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Ruang lingkup ini dapat dilihat pada Gambar 0.3, berikut ini:
Gambar 0.3 Ruang Lingkup Modul Strategi Pengadaan
0.1. Modul Pelat ihan
0.3. Tujuan
Pengadaan Barang/ Jasa
Perumusan t uj uan pelat ihan mengacu kepada pencapaian minimal
Pem erint ah
kompetensi yang ditentukan, dan indikator kompetensi yaitu : dalam
0.2. Modul
kondisi (K), mampu dan mau melakukan (X), sebanyak (Y) dengan kualitas
St rat egi Pengadaan
(Z) selesai dalam tempo (T). Tentang kondisi (K) yang diwarnai oleh variabel-variabel tingkat produktifitas tenaga kerja dan latar belakang/
0.3. Tuj uan
tingkat/ mutu pendidikan formal serta pengalaman kerja, maka penetapan waktu/ lama dan metodologi pelatihan dapat disesuaikan dengan kondisi peserta pelatihan dan tersedianya sarana pelaksanaan pelatihan.
0.3.1. Tujuan Umum
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan dapat melaksanakan strategi pengadaan barang/ jasa, dengan mengikuti prinsip dasar & kebijakan pengadaan, untuk masing-masing sifat pengadaan yang dilakukan.
vii 888 LKPP LKPP L K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan
0.3.2. Tujuan Khusus
Berdasarkan diskusi yang sudah dilakukan t erdahulu t ent ang beberapa alt ernat if penggolongan materi, maka disimpulkan bahwa setelah selesai mengikuti pelatihan, peserta mampu :
1. Dapat menjelaskan prinsip dasar pengadaan dan strategi pengadaan barang/ jasa di I ndonesia.
2. Dapat melakukan ident ifikasi analisis sw ot unt uk penyusunan st rat egi pengadaan.
3. Dapat mengidentifikasi kerangka penyusunan strategi pengadaan barang/ jasa berdasarkan supply positioning model.
4. Menj elaskan hubungan penyedia dan pem beli bar ang/ j asa t er m asuk penyelarasan jenis kontrak untuk masing-masing pengadaan.
5. Dapat melakukan ident ifikasi dorongan dan bat asan penerapan st rat egi pengadaan termasuk kaitan dengan Perpres 54/ 2010.
6. Dapat menerapkan pemilihan dan penyusunan RUP st rat egi pengadaan berdasarkan jenis dan prosesnya.
7. Melaksanakan perencanaan strategi pengadaan dengan latihan kelompok.
888 viii
LKPP LKPP LKPP L K PP
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Modul Strategi Pengadaan
dul Pela
dul Mo
Ju
BAB 1 PENDAHULUAN
Besarnya pengeluaran melalui pengadaan barang/ jasa dalam suatu organisasi/ instansi terhadap total anggaran atau biaya bervariasi bergantung dari jenis organisasi/ instansi tersebut (swasta, pemerintah atau organisasi nirlaba) , nilai ini dapat berkisar antara 30% - 60% dari nilai pengeluaran organisasi/ instansi. Pada pengadaan pemerintah nilai ini dapat berkisar antara 35% -40% dari total Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)/ Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Pada perusahaan swasta kegiatan ini dilakukan untuk pengadaan barang atau jasa lainnya dalam menghasilkan barang/ jasa yang menjadi sumber penghasilan perusahaan. Hal ini akan menyebabkan tambahan keuntungan perusahaan selain diperoleh dari tambahan hasil penjualan juga sangat bergantung pada pengelolaan kegiatan pengadaan.
Pada organisasi/ instansi dimana nilai pengadaannya besar, pengadaan dianggap menjadi salah satu profit centre. Dengan kata lain untuk menaikkan keuntungan salah satu usaha yang dilakukan adalah melakukan pengadaan dengan tepat dan benar. Pengadaan menjadi suatu kegiatan strategis dalam organisasi/ instansi yang harus dikelola dengan tepat dan disesuaikan dengan visi dan misi organisasi/ instansi.
Paradigma baru yang saat ini berkembang memposisikan pengadaan menjadi suatu kegiatan yang bukan rutin/ administatif tetapi menjadi kegiatan yang strategis . Kegiatan pengadaan menjadi suatu kegiatan penting dalam memberikan nilai tambah pada organisasi/ instansi baik bagi kepent ingan menaikkan keunt ungan, meningkat kan pelayanan maupun meningkatkan efisiensi biaya.
Tabel di bawah ini memperlihatkan perbedaan paradigma lama dengan paradigma baru tentang pengadaan :
No
Perihal
Paradigma Lama
Paradigma Baru
1 Biaya Administrasi
Tinggi
Rendah
2 Harga Beli
Tidak mempergunakan
Mendekati harga pasar
harga pasar
(M ark et Driven)
3 Jumlah Paket
Banyak (Individual)
Lebih Sedikit
Pengadaan (Kontrak)
(Group/ Shared)
4 Pelaksanaan Transactional/ Strategis
Clerical
5 Metode Manual Memakai Alat Bantu Elektronik
(e-Procurem ent, e- Buying, P rocurem ent Card, dan lain-lain)
6 Lingkup Kecil/Fungsional Luas, Bagian dari Strategi Organisasi
Tabel 1.1 Perubahan Paradigma Pengadaan
1 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan
Pada kolom Paradigma Baru (Tabel 1.1) terlihat perubahan yang sangat mendasar dari pengadaan, kecenderungan yang mengerucut antara pengadaan di sektor swasta dan pemerintah sehingga tujuan pengadaan menjadi tujuan bersama yang harus dicapai. Beberapa batasan pada pengadaan pemerintah seperti keberpihakan pada Usaha Kecil Menengah (UKM), memprioritaskan penyedia barang/ jasa dengan Tingkat Kandungan
Dalam Negeri (TKDN) yang t inggi unt uk membangun indust ri dan perusahaan
nasional , good governance, lindungan lingkungan menjadi tantangan tersendiri dalam mewujudkan efisiensi dan efektifitas mencapai tujuan pengadaan .
Ketika menetapkan tujuan dan target pengadaan , kita akan menentukan apa yang ingin dicapai misalnya, tingkat kualitas, inovasi barang/ jasa, jaminan keberlanjutan pengadaan, kesiapan dan kualitas penyedia barang/ jasa, lamanya proses administrasi pengadaan dan penghematan biaya yang dapat dilakukan dibandingkan dengan pengadaan sebelumnya jika ada.
Memiliki strategi pengadaan berarti mengetahui cara untuk mencapai tujuan pengadaan dan target di atas. Berbagai barang/ jasa karena berbeda nilai dan dampak atau resikonya bagi organisasi/ instansi akan membutuhkan strategi pengadaan yang berbeda.
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Modul Strategi Pengadaan
dul Pela
dul Mo
Ju
1.1. Pengert ian
1.1. Pengertian dan Definisi
dan Definisi
1.1.1. Pengertian Strategi
Strategi dalam sebuah organisasi/ instansi adalah cara atau usaha terbaik
1.2. M engapa
St at egi Pengadaan
yang dilakukan dalam menj alankan misi organisasi/ inst ansi unt uk
Perlu Dilakukan?
mencapai visi atau tujuan jangka panjang organisasi/ instansi.
1.3. Ruang Lingkup Penerapan St rat egi Pengadaan
1.4. Para Pihak dalam St rat egi Pengadaan
Gambar 1.1 Hubungan Visi, Misi dan Strategi
Pada gambar di atas dijelaskan sebagai berikut :
Visi : Kem an a o r g an i sasi / i n st an si ak an d i b aw a, menggambarkan keadaan yang ingin dicapai di masa depan, sesuatu yang akan menjadi tujuan jangka panjang organisasi/ instansi.
Misi : Mendeskripsikan apa yang akan dilakukan dalam
mencapai visi organisasi/ instansi tersebut. Strategi : Cara atau usaha terbaik yang dilakukan dalam mencapai tujuan baik jangka panjang maupun jangka pendek organisasi/ instansi.
Strategi dalam konteks pembahasan modul ini akan dibagi menjadi 2 (dua) yaitu strategi umum ( grand strategy) yang lebih bersifat pada perencanaan dan strategi operasional yang bersifat lebih pada cara pelaksanaan ( implementation strategy).
3 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan
1.1.2. Pengertian Pengadaan
Pengadaan di sektor pemerintah adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan barang/ jasa sebagai bagian dari fungsi dan tujuan pemerintah memberikan layanan kepada masyarakat. Pengadaan ini dapat berbentuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya atau konsultansi. Sumber dana pengadaan ini berasal dapat dari sumber pendapatan negara seperti pajak, bagi hasil, pengelolaan aset/ sumber daya alam atau pinjaman luar negeri, bantuan dan hibah.
Tidak seperti di perusahaan swasta dimana seluruh kegiatannya dilandasi dengan tujuan mendapatkan keuntungan, pengadaan di sektor pemerintah lebih banyak pada akuntabilitas publik dan transparansi manfaat hasil pengadaan ( value for money). Pengadaan pemerintah baik nasional maupun internasional saat ini ditantang untuk melakukan tata kelola (good governance) yang baik dengan peningkatan efektifitas dan efisiensi, atau dengan kata lain pemerintah dituntut menunjukan: value for money dari hasil pengadaan.
Pengadaan dilaksanakan dengan menerapkan prinsip umum dan etika pengadaan. Keputusan diambil berdasarkan tujuan yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan, semua pihak diberlakukan sama dan memiliki akses yang sama ke pemerintah.
Tujuan utama pengadaan pemerintah adalah sebagai berikut:
1. Mendapatkan barang/ jasa dengan kualitas yang baik, kuantitas yang tepat, waktu kirim yang tepat, harga kompetitif dan sumber yang benar.
2. Meminimalisir biaya administrasi pengadaan.
3. Melakukan pengadaan dengan mengikuti prinsip dasar pengadaan yaitu : efektif, efisien, transparan, terbuka, bersaing, adil, tidak diskriminatif, akuntabel dan menenuhi kebijakan publik.
1.1.3. Pengertian Pengadaan Pemerintah Berdasarkan Perpres 54/ 2010 Pengadaan barang/ jasa pemerintah yang selanjutnya disebut dengan pengadaan
barang/ jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/ jasa oleh kementerian/ lembaga/ satuan kerja perangkat daerah/ institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/ jasa (Perpres 54/ 2010 pasal 1 ayat 1).
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Modul Strategi Pengadaan
dul Pela
dul Mo
Ju
Gambar 1.2 memperlihatkan proses pengadaan pada Perpres 54/ 2010. Proses
terdiri dari persiapan , pelaksanaan , kontrak dan pembayaran serta serah
terima pekerjaan/ barang . Pengadaan dapat dilakukan melalui sw akelola atau
melalui penyedia barang/ jasa dengan mengikuti prinsip, kebijakan dan etika
pengadaan .
Gambar 1.2 Proses Pengadaan pada Perpres 54/2010
“Dalam konteks pengadaan barang/ jasa pemerintah, tantangan terbesar saat ini adalah bagaim ana m enyeim bangkan t unt ut an m elakukan ef isiensi dan kew aj iban pemberdayaan usaha kecil menengah (penyedia barang/ jasa) yang mungkin belum efisien pada proses yang transparan dan akuntabel”
1 .1 .4 . Pengert ian St rat egi Pengadaan Pemerint ah Berdasarkan Perpres 54/ 2010
Strategi pengadaan adalah usaha terbaik yang dilakukan untuk mencapai tujuan pengadaan dalam mendapatkan barang/ jasa yang tepat kualitas , tepat kuantitas , tepat w aktu ,
tepat sumber dan tepat harga berdasarkan aturan/ prosedur, etika, kebijakan
dan prinsip pengadaan .
Gambar 1.3 Strategi Pengadaan
5 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan
1.1.5. Hubungan Visi, Misi dan Program Kerja
Strategi K/ L/ D/ I menggambarkan cara K/ L/ D/ I mencapai visi atau tujuan organisasi/ instansi. Mengingat pengadaan merupakan kegiatan yang menjadi salah satu kegiatan utama dalam menjalankan roda K/ L/ D/ I sehingga tujuan pengadaan haruslah searah atau selaras dengan tujuan atau program kerja K/ L/ D/ I .
Gambar 1.4 Strategi Organisasi dan Strategi Pengadaan
Gambar 1.4 di atas memperlihatkan pengadaan harus sesuai atau sinkron dengan visi , misi , dan program kerja K/ L/ D/ I .
RUP dirancang sesuai dengan program kerja dan prioritas pencapaian tujuan serta mempertimbangkan keterbatasan dana . Dalam pelaksanaan pengadaan dilakukan usaha-usaha untuk mendapatkan barang/ jasa dengan cara yang tepat.
Di bawah ini diperlihatkan contoh salah satu hubungan visi , misi , program kerja dan tujuan pengadaan SKPD (Dinas Pertanian RI ).
Visi
“Mewujudkan kesejahteraan masyarakat melalui pemanfaatan sumber daya alam pertanian, hutan, kebun dan pembangunan peternakan yang berkelanjutan dan lestari”.
Misi
1. “Pemanfaatan sumber daya lahan pertanian, hutan dan pembangunan bidang peternakan secara optimal untuk kesejahteraan masyarakat”
Program Kerja
1. “Program Peningkatan Pemasaran Hasil Produksi Pertanian”
Rencana Umum Pengadaan
1. Pengadaan konsultan pengelolaan paska panen, pembuat perbaikan kemasan dan alat bantu promosi hasil pertanian.
2. Pengadaan infrastruktur penanganan paska panen
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Modul Strategi Pengadaan
dul Pela
dul Mo
Ju
(fasilitas penyimpanan yang berpendingin/ cold storage).
3. Program lain berdasarkan prioritas yang mendukung program
kerja.
1.1. Pengert ian
1.2. Mengapa Stategi Pengadaan Perlu
dan Definisi
Dilakukan?
Strategi pengadaan perlu dilakukan karena :
1.2. M engapa
St at egi Pengadaan
Untuk dapat mengidentifikasi kebutuhan dan menentukan
Perlu Dilakukan?
prioritas pengadaan dengan tepat dan benar. Untuk mengenal dan mengetahui persepsi penyedia barang/
1.3. Ruang Lingkup
jasa terhadap organisasi/ institusi pengadaan atau kondisi
Penerapan St rat egi
kompetisi pasar yang berjalan.
Pengadaan
Untuk mengetahui jenis hubungan yang tepat antara organisasi/
1.4. Para Pihak dalam
institusi dengan penyedia barang/ jasa terhadap barang/ jasa
St rat egi Pengadaan
yang akan diadakan. Untuk dapat memilih atau menentukan jenis kontrak yang tepat
dengan para penyedia barang/ jasa. Untuk dapat menentukan cara dan metode pengadaan yang paling tepat terhadap barang/ jasa yang diperlukan.
1.3. Ruang Lingkup Penerapan Strategi Pengadaan
Strategi pengadaan dapat dilakukan pada tahap :
Perancangan kebijakan di LKPP
Keluarannya berupa aturan atau pedoman untuk melakukan pengadaan barang/ jasa pemerintah dengan lebih strategis dan efisien.
Contoh-contoh produk strategis tersebut antara lain : Kebijakan pengadaan langsung tanpa tender untuk
barang/ jasa yang harga pasar/ kompetisi pasarnya telah terjadi seperti pengadaan mobil, obat-obatan, sewa hot el, gedung kant or dan kemungkinan beberapa barang/ jasa lainnya ke depan. Produk kebijakan ini m er upakan hasil dar i kaj ian pener apan st r at egi
7 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan
pengadaan set elah melakukan analisa karakt erist ik barang/ j asa, ketersediaan penyedia barang/ jasa, sistem distribusi rantai pasokannya apakah akan mengganggu program UKM dan TKDN dan hal-hal lain sehingga keputusan merupakan strategi pengadaan terbaik saat ini untuk barang/ jasa tersebut.
Kewajiban penerapan e-procurement pada tahun 2012 merupakan t erobosan pada peningkat an infrast rukt ur at au alat bant u unt uk mendukung pengadaan yang lebih transparan, hemat waktu dan biaya administrasi.
Kewajiban membentuk dan melakukan pengadaan melalui Unit Layanan Pengadaan (ULP) tahun 2014, merupakan insiatif sebagai implementasi komitmen dalam menangani pengadaan dengan lebih profesional.
Tahap Pelaksanaan Pengadaan Pada tahap pelaksanaan strategi pengadaan dilakukan pada pembuatan RUP dan Kaji Ulang RUP dalam kegiatan:
Mengidentifikasi kebutuhan barang/ jasa; Menganalisa keadaan pasar dan persepsi penyedia barang/ jasa; Membuat pemaketan; Menentukan metode pengadaan; dan Menentukan jenis kontrak.
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Modul Strategi Pengadaan
dul Pela
dul Mo
Ju
1.4. Para Pihak dalam Strategi Pengadaan
1.1. Pengert ian
dan Definisi
Para pihak yang terlibat dalam penerapan strategi pengadaan beserta fungsinya adalah sebagai berikut :
1.2. M engapa
PARA PIHAK
St at egi
Keterangan
Pengadaan LKPP PA/KPA PPK Pejabat Pengadaan Perlu
Perencanaan Persiapan
Persiapan Pemilihan
Pembuatan RUP
Kaji Ulang RUP
Kaji Ulang Rencana
Pemilihan Pengadaan
terhadap
Penerapan St rat egi
Pengadaan
kebijakan yang
Masukan dari
Rencana Kerja
RUP Rencana Pemilihan
pelaku,
K/L/D/I
Pengadaan
1.4. Para Pihak
Masukan
Perkembangan
dalam St rat egi
teknologi
Pengadaan
dan metode pengadaan, sanggah dan lain-lain
Proses yang
Review semua
Identifikasi
Kaji Ulang:
Penetapan revisi
masukan atau
kebutuhan,
sistem pengadaan
Analisa resiko
Kebutuhan,
terdiri dari :
pengadaan
dan prioritas,
• Anggaran
Sistem Pemilihan,
dari seluruh
Analisa Penyedia
Biaya,
Metode
K/L/D/I
Barang/Jasa dan • KAK,
Penyampaian
Kompetisi Pasar,
Metode Evaluasi,
KAK.
dan HPS,
Jenis Kontrak.
Kualifikasi,
Penetapan Tahapan Jadual Pengadaan.
Keluaran
Revisi atau
RUP yang telah
Pengadaan yang Dokumen Kualifikasi
pengadaan
prioritas
lebih realistis.
dan Dokumen
Tabel 1.2 Para Pihak dalam Pengadaan Pemerintah Tabel 1.2 di atas memperlihatkan para pihak yang terlibat dalam strategi
pengadaan, para pihak tersebut diharapkan dapat memahami modul strategi pengadaan ini agar dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan lebih efektif dan efisien atau “ Being Efficient from Effectiveness”.
9 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan
LKPP LKPP L LKPP K PP
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
BAB 2 TUJUAN DAN STRATEGI PENGADAAN
Sesuai dengan bab pendahuluan, strategi pengadaan adalah usaha atau cara terbaik untuk mencapai tujuan pengadaan. Pada bab ini dijelaskan lebih rinci tentang mendefinisikan tujuan pengadaan serta hubungan antara tujuan dan strategi pengadaan.
2.1. Penet apan Tuj uan
2.1. Penetapan Tujuan Pengadaan
Pengadaan
Dalam perencanaan pengadaan, t uj uan pengadaan adalah unt uk
mendapatkan barang/ jasa yang tepat kualitas , tepat kuantitas , tepat
2.2. Analisis SWOT -
waktu , tepat sumber dan tepat harga yang dijelaskan menjadi lebih
Alat Bantu Penet apan
rinci sehingga setiap unsur tujuan tersebut menjadi lebih akurat dan
Tuj uan
terukur.
2.3. Value For Money Model ( Mengukur
Kriteria Bagi Pembeli
2.4. M enselaraskan
1 Kualitas
Fungsionalitas
• Apakah barang/jasa diperoleh
Tuj uan
memenuhi 100% kebutuhan?
Pengadaan dan
Adaptabilitas dan
• Berapa tinggi tingkat fleksibilitas
Program Kerj a
Flexibilitas
barang/jasa yang bisa diterima atau
Pem erint ah
ditentukan?
Durasi
• Berapa lama umur barang/jasa yang
diadakan?
Inovasi/Keunikan
• Apakah tingkat
inovasi/keunikan/kebaruan produk diperlukan menjadi kriteria kualitas?
2 Kuantitas
Jumlah
• Jumlah yang diterima sesuai dengan
kebutuhan? • Apakah dikirim sekaligus atau secara
parsial?
3 Waktu
Delivery/Penyelesaian
• Berapa lama barang/jasa
diterima/diselesaikan?
4 Sumber
Kredibilitas & kompetensi
• Apakah penyedia barang/jasa adalah perusahan yang kompeten dan dapat dipercaya serta tidak melanggar hukum?
Jaminan
• Apakah penyedia barang/jasa dapat menjamin hingga waktu yang ditentukan barang/jasa yang akan diadakan?
Maintenance/Customer
• Apakah penyedia barang/jasa dapat
Service
menjamin barang/jasa yang akan diadakan hingga waktu yang ditentukan?
5 Harga
Value For Money
• Apakah barang/jasa memberikan Value for Money terbaik?
Tabel 2.1 Uraian Tujuan Pengadaan
11 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
Dalam mendesain tujuan suatu paket pengadaan, panitia tinggal memilih unsur tujuan mana yang menjadi prioritas utama. Hal ini akan menjadi dasar dalam menentukan penilaian atau bobot pada tahap evaluasi nantinya. Contoh pendefinisian tujuan/ kriteria :
1. Untuk menghasilkan kualitas listrik di gedung yang belum memiliki hubungan listrik PLN, panitia pengadaan perlu membeli Genset dengan kriteria utama : yang dapat hidup selama 24 jam terus menerus selama 1 (satu) tahun, hanya diperlukan waktu berhenti selama 2 (dua) jam untuk rutin maintenance setiap bulannya dan sanggup menahan tingkat beban kejut (naik/ turun) hingga 60% dalam waktu 3 detik.
2. Untuk keperluan pembangunan proyek selama 3 (tiga) bulan panitia memerlukan Genset dengan konsumsi BBM per jamnya yang paling rendah.
Dari kedua kriteria di atas kita akan mendapatkan barang yang berbeda, pada kriteria pertama yang diutamakan adalah : durasi/ ketahanan dan
2.1. Penet apan
fleksibilitas atau faktor teknis menjadi dominan. Sedangkan pada kriteria
Tuj uan Pengadaan
kedua faktor harga yang menjadi dominan sedangkan faktor teknis tidak terlalu diprioritaskan.
2.2. Analisis SWOT - Alat Bantu
2.2. Analisis SWOT - Alat Bantu Penetapan Tujuan Penet apan
Tuj uan
Untuk melaksanakan pengadaan yang baik, maka diperlukan pembenahan
2.3. Value For
kepada organisasi pelaksananya, salah satu alat yang digunakan adalah
Money Model ( Mengukur
analisis SWOT . Analisis SWOT dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan
Pencapaian Tuj uan
organisasi/ instansi. Dengan mengetahui kondisi internal organisasi/ instansi:
2.4. M enselaraskan
Strength (kekuatan) dan Weakness (kelemahan), serta kondisi eksternal:
Tuj uan Pengadaan dan
Opportunity (kesempatan) dan Threat (ancaman), diharapkan kita dapat
Program Kerj a Pem erint ah
merumuskan tujuan dan strategi organisasi/ institusi ke depan dengan lebih baik.
Di bawah ini dijelaskan beberapa kegunaan analisis SWOT . Untuk mengidentifikasi faktor-faktor internal (S dan W) dan eksternal (O dan T) organisasi/ instansi dengan lebih tepat dan akurat.
LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Unt uk menganalisa kesempat an/ peluang yang ada at au pot ensial unt uk dimunculkan.
Unt uk m enget ahui kekuat an dan kelem ahan organisasi/ inst ansi dalam
menentukan pencapaian tujuan jangka panjang dan jangka pendek. Untuk menetapkan strategi pencapaian tujuan jangka panjang (meraih peluang) atau jangka pendek (memperbaiki kelemahan).
Bagaimana melakukan analisis SWOT?
Gambar 2.1. Contoh Analisis SWOT dan Pilihan Strategi
Biasanya beberapa personil kunci/ utama ( Key Person) dalam organisasi/ instansi melakukan brainstorming, membuat semua daftar yang mungkin masuk dalam kategori masing-masing S, W, O dan T organisasi/ instansi (ilustrasi pada Tabel
2.1) . Daftar ini kemudian diperingkatkan sehingga keluar beberapa daftar yang pal- ing tepat menggambarkan keadaan organisasi/ instansi saat ini. Dari daftar S, W, O dan T tersebut dibuatlah tujuan jangka panjang dan jangka pendek organisasi/ instansi. Dari tujuan yang telah dibuat, disusun strategi operasional dan estimasi waktu pencapaian tujuan tersebut, dimana alternatifnya adalah : Strategi SO : strategi menggunakan strength atau menggunakan kekuatan
untuk meraih peluang atau mencapai tujuan.
Strategi ST : strategi menggunakan strength atau menggunakan kekuatan untuk menutupi atau mengatasi ancaman dalam mencapai tujuan. Strategi WO : strategi memperbaiki atau meningkatkan weakness atau
13 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
kekurangan untuk meraih peluang atau mencapai tujuan. Strategi WT : strategi memperbaiki atau meningkatkan weakness atau kekurangan untuk mengatasi ancaman dalam pencapaian tujuan.
Gambar 2.2 Analisis SWOT Sebagai Alat Bantu Penetapan Strategi
CONTOH PENERAPAN
Suatu organisasi/ instansi dalam hal ini instansi Bappeda akan melaksanakan pengadaan untuk pembangunan sistem informasi perencanaan pembangunan, dengan nilai anggaran Rp. 200 juta, dimana keluaran yang ingin diperoleh berupa :
1. Sistem informasi berbasis website dan online.
2. Telah mengakomodir biaya online selama 1 tahun. Maka Bappeda melakukan analisa sebagai berikut :
ANALI SI S FAKTOR I NTERNAL ORGANI SASI
1. Kekuatan ( strength)
a. Memiliki anggaran pengadaan sebesar Rp. 200 juta.
b Menjadi salah satu program prioritas.
2. Kelemahan ( weakness)
a. Belum memiliki staf/ pegawai yang memahami teknologi informasi.
b. Belum memiliki infrastruktur pendukung yang memadai.
ANALI SA LI NGKUNGAN EKSTERNAL
3. Peluang ( opportunity)
a. Konsultan teknologi informasi telah banyak.
b. Biaya pengembangan TI semakin kompetitif.
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
4. Ancaman ( threats)
a. Diperlukan pemutahiran data dari setiap instansi.
b. Terjadinya resistensi terhadap publikasi informasi.
Peluang (Opportunity)
Ancaman (Threats)
Diperlukan pemutakhiran
1 Konsultan Teknologi
Keterangan
Informasi telah banyak
1 data dari setiap organisasi/instansi Terjadinya resistansi
2 Biaya pengembangan TI semakin kompetitif
2 terhadap publikasi
informasi
Kekuatan (Strength)
STRATEGI (SO)
STRATEGI (ST)
Dengan anggaran 200 jt
Dengan anggaran tersebut pengadaan sebesar 200 jt
1 Memiliki anggaran
dan banyak tersedia
konsultan TI, maka
diharapkan pemutakhiran
data dapat lebih cepat dan 2 Menjadi salah satu program
diharapkan mendapatkan
hasil pengadaaan yang
Kelemahan (W eak ness)
STRATEGI (WO)
STRATEGI (WT)
Belum memiliki 1 staf/pegawai yang
Konsultan TI agar
memahami teknologi
mengajarkan kepada
Pegawai yang telah
informasi
pegawai yang akan
mendalami sistem tersebut
Belum memiliki
menggunakan sistem
agar dapat memutakhirkan
data secara lebih cepat
2 infrastruktur pendukung
tersebut secara maksimal
yang memadai
Tabel 2.2 Contoh Penerapan Analisis SWOT
PI LI HAN ASUMSI STRATEGI
1. Dengan anggaran Rp. 200 juta dan banyak tersedia konsultan TI , maka diharapkan didapatkan hasil pengadaan yang baik.
2. Konsultan TI agar mengajarkan kepada pegawai yang akan menggunakan sistem tersebut secara maksimal.
3. Dengan anggaran tersebut diharapkan pemutakhiran data dapat lebih cepat dan up to date.
4. Pegawai yang telah mendalami sistem tersebut agar dapat memutakhirkan data secara lebih cepat.
Pada dasarnya pengadaan barang/ jasa adalah kegiatan jual beli dimana komponen utamanya : adanya pembeli , adanya barang/ jasa yang akan dibeli dan adanya penjual .
Dalam konteks pengadaan barang/ jasa pemerintah, pembeli adalah K/ L/ D/ I , penjual adalah penyedia barang/ jasa atau institusi K/ L/ D/ I itu sendiri dan barang/ jasa
adalah kebutuhan baik kebutuhan operasional maupun investasi yang dibiayai melalui APBN/ APBD. Dalam konteks operasional normal pembeli selalu menginginkan suatu hasil terbaik yang disebut dengan tujuan pembelian atau pengadaan yaitu mendapatkan
15 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
barang/ jasa dengan kualitas , kuantitas , waktu , sumber dan harga
yang terbaik. Dalam konteks pengadaan selain besarnya nilai barang/ jasa yang akan
diadakan perlu juga diperhitungkan biaya administrasi yang dikeluarkan untuk melakukan pengadaan tersebut. Proses yang panjang dan tidak efisien akan membuat biaya administ rasi pengadaan sangat t inggi. Penerapan strategi pengadaan yang tepat selain akan mencapai tujuan pengadaan dengan efisien j uga akan menekan biaya administ rasi pengadaan. Biaya administrasi (akumulasi semua biaya tenaga/ sdm, alat bantu dan material pendukung serta proses melakukan pengadaan itu sendiri).
2.3. Value For Money Model ( Mengukur
2.1. Penet apan
Pencapaian Tujuan) Tuj uan
Pengadaan
Dalam konteks pengadaan pemerintah salah satu kriteria yang menyatakan keberhasilan mencapai tujuan pengadaan adalah dari melihat nilai/ manfaat
2.2. Analisis SWOT -
yang dihasilkan oleh pengadaan itu sendiri.
Alat Bantu Penet apan Tuj uan
Persamaan di bawah ini memberi gambaran semakin besar nilai V , semakin
2.3. Value For
besar nilai dalam mencapai tujuan pengadaan atau semakin dekat dengan
Money Model ( Mengukur
tujuan pengadaan yang direncanakan.
Pencapaian Tuj uan
2.4. M enselaraskan Tuj uan Pengadaan dan Program Kerj a Pem erint ah
Dimana :
V = Value (nilai, manfaat, kinerja)
Dari persamaan di atas terlihat bahwa V ( value = nilai, manfaat, kinerja)
ditentukan oleh : Q = Quality atau kualitas barang/ jasa yang dihasilkan, SL = Service level (responsivenes, kinerja atau performance)
Penyedia Barang/ Jasa, T = Time (delivery time) atau penyelesaian pekerjaan, apakah
tepat waktu atau tidak, dan C = Cost atau biaya yang dipakai.
LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Untuk memudahkan memeringkatkan semua variabel di atas dapat diberi skor (misal dari 5-10, dengan kriteria untuk skor ini dapat ditentukan bersama antara pengguna dan panitia pengadaan).
Nilai V akan besar jika terjadi kombinasi mendapatkan : kualitas barang/ jasa yang baik, penyedia yang responsif, waktu pekerjaan/ delivery time yang cepat dan dengan harga atau biaya terendah.
Untuk menggunakan rumus tersebut maka langkah-langkah adalah :
1. Mendefinisikan variabel dan bobot nilai.
2. Bobot nilai menggunakan skala prosentase (% ).
CONTOH
Akan dilaksanakan pengadaan pembangunan gedung sekolah dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Nilai anggaran Rp. 10 milyar.
2. Lama pengerjaan 200 hari kalender kerja (1 minggu, 5 hari kerja).
3. I ndikator kualitas : tersedianya gedung sekolah sesuai dengan spesifikasi teknis (luas bangunan 400 m persegi, tinggi bangunan 4.5 meter, atap ....).
4. I ndikator penyedia : peralatan, tim, dan pola pengerjaan.
PEMBOBOTAN
Tabel 2.3 Pembobotan Biaya (Contoh)
2. Waktu
WAKTU (HARI)
Tabel 2.4 Pembobotan Waktu (Contoh)
17 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
3. Kualitas Dapat ditentukan sesuai kriteria berdasarkan hasil pengamatan, misalkan - Kualitas tembok .... % . - Kualitas cat .... % . - Kualitas atap .... % .
4. Performa
- Jumlah tim sesuai dengan ketentuan. - Jumlah peralatan sesuai dengan ketentuan dan dalam keadaan baik.
Hasil Pengadaan :
- C = anggaran yang digunakan 8.5 miliyar, maka diberi skor 80 % - T = pengerjaan selama 150 hari, maka diberikan skor 90 % - Q = kualitas bangunan, berdasarkan pengamatan diberi skor 83 % - SL = performa tim dan peralatan pendukung 85 %
Maka Nilai ( value) dari kegiatan tersebut adalah :
V = Q x SL / ( T x C ) = 83 % x 85 % / (90 % x 80 % ) = 98 % Dapat disimpulkan bahwa nilai kualitas yang dicapai dari pengadaan tersebut sebesar
98% , yang berarti dikategorikan baik.
No Variabel
Skor (Nilai/Bobot Dapat Dirancang Sendiri)
Nilai 10, untuk kualitas memenuhi 100% sesuai spesifikasi.
1Q
Nilai 0 s/d 5, untuk yang tidak memenuhi spesifikasi. Nilai 10, jika semua yang diminta atau dipersyaratkan telah dipenuhi.
2 SL
Nilai 5, jika tidak memenuhi persyaratan. Nilai 10, jika 100% tepat waktu.
3T
Nilai 5, jika terlambat 10 hari atau lebih. Nilai 10, jika harganya paling rendah.
4C
Nilai 5, jika harganya paling tinggi.
Tabel 2.5 Skor/Bobot Nilai Manfaat
Formula ini juga dapat digunakan sebagai alat ukur atau kinerja masing-masing paket, mengukur kinerja pengadaan masing-masing SKPD atau akumulasi pada seluruh K/ L/ D/ I tersebut sudah mencapai tujuan atau belum. I su penyerapan yang tidak optimum juga dapat dijadikan salah satu variabel (waktu) sehingga mengurangi nilai manfaat yang diterima oleh para stakeholders.
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Misalkan kit a m en gadakan bar an g u n t u k per len gkapan sebu ah laboratorium untuk 10 lokasi, jika nilai kualitasnya, service level atau tingkat pelayanan penyedia barang/ jasa diberi nilai dari yang paling jelek
0 hingga yang paling baik 10, waktu kirim (10) untuk tepat waktu dan set iap ket erlam bat an per hari dikurangi 1, harga beli sesuai OE mendapatkan nilai 5, setiap kenaikan atau penurunan 2% dari OE akan mendapatkan penambahan atau penurunan 1 nilai.
No. Kriteria
Skor Penyedia A
Skor Penyedia B
1 Kualitas Sesuai spesifikasi (10)
Sesuai spesifikasi (10)
2 Service Level 8 Lokasi On-Time (8)
6 Lokasi On-Time (6) Rata-rata keterlambatan Rata-rata keterlambatan
4 Harga 4 % dibawah OE (7)
2 % dibawah OE (6)
V(Value)/Nilai
Tabel 2.6 Contoh Perhitungan Skor/Bobot Nilai Manfaat
2.1. Penet apan
Dari Tabel 2.3 di atas, terlihat bahwa penyedia A memberikan nilai manfaat
Tuj uan Pengadaan
atau value for money yang lebih tinggi dari penyedia B.
2.4. Menselaraskan Tujuan Pengadaan dan
2.2. Analisis
SWOT - Alat Bantu
Program Kerja Pemerintah.
Penet apan Tuj uan
Gambar 2.3 di bawah memberikan ilustrasi bahwa pengadaan pemerintah disusun sejalan dengan visi atau misi organisasi/ instansi yang bersifat
2.3. Value For Money Model
jangka panjang dan program kerja yang bersifat tahunan (jangka pendek).
( Mengukur Pencapaian
Pengadaan menjadi bagian terpenting dalam mengelola APBN/ APBD
Tuj uan
karena pengadaan adalah pintu keluar terbesar APBN/ APBD saat ini.
2.4. M enselaraskan Tuj uan Pengadaan dan Program Kerj a Pem erint ah
Gambar 2.3 Keselarasan Rencana Jangka Menengah Nasional, Renstra dan Pengadaan
19 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
Pada Gambar 2.3 diperlihatkan bagaimana hubungan antara program kerja jangka menengah, jangka pendek dan pengadaan saling terkait. Adapun kegiatan rinci untuk pengelolaan APBN/ APBD tersebut adalah sebagai berikut:
Pembuatan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Nasional dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Daerah untuk periode 5 (lima) tahun.
Pembuatan Renstra (Rencana Strategis) K/ L dan pemerintah daerah membuat
Renstra (Rencana Strategis) SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah). Dari Renstra K/ L dan Renstra SKPD disusun Renja (Rencana Kerja) K/ L dan Renja (Rencana Kerja) SKPD yang berlaku untuk 1 (satu) tahun. Renstra Pengadaan dibuat setelah proses ini dan digunakan untuk pendukung pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) K/ L dan SKPD.
Diskusi Kelompok
1. Pilih salah satu instansi anda bekerja saat ini sebagai jenis organisasi/
instansi kelompok.
2. Buatlah Analisis SWOT organisasi/ instansi tersebut dan tujuan organisasi/
instansi 5 (lima) tahun ke depan.
3. Tentukan strategi yang diambil dalam mencapai tujuan organisasi/ instansi.
4. Buatlah program kerja organisasi/ instansi dalam mencapai tujuan tersebut.
5. Buatlah daftar prioritas pengadaan barang/ jasa terkait untuk mencapai tujuan
organisasi.
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
BAB 3 ANALI SA BESARAN BELANJA, RESI KO DAN PRI ORI TAS PENGADAAN
Agar memberikan nilai maksimal ( best value for money) dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, maka perlu diterapkan strategi yang tepat. Strategi yang tepat akan menghasilkan barang/ jasa sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Dalam proses penentuan strategi pengadaan tersebut, pertama diperlukan alat bantu untuk menentukan kategori barang/ jasa yang dibeli, tingkat resikonya jika barang/ jasa tersebut tidak ada dan membuat prioritas pengadaan dalam konteks penggunaan anggaran terbatas.
3.1. Supply Posit ioning Model ( SPM)
3.1. Supply Positioning Model ( SPM)
Supply posit ioning model adalah alat bant u yang digunakan unt uk
3.2. Penent uan Priorit as
mengidentifikasi kebutuhan pengadaan pada suatu organisasi/ instansi
Pengadaan
sehingga dapat ditentukan prioritas pengadaan. Model ini direpresentasikan dengan 2 (dua), yaitu sumbu X dan Y. Yang
memiliki arti sebagai berikut :
Dampak/Resiko
Nilai Pengadaan per Tahun (Rp) Gambar 3.1 Ilustrasi Sumbu X dan Sumbu Y
Sumbu X : Jumlah/ Nilai Pengadaan per Tahun Untuk Setiap Jenis Barang/ Jasa
Sumbu ini merepresentasikan nilai pengadaan/ pembelian rata-rata pert ahunnya. Nilai ini bergant ung pada volume dan harga,
21 888 LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
berdasarkan prinsip Pareto , biasanya 80% jumlah barang/ jasa (umumnya paket- paket kecil) nilainya mewakili 20% total nilai pengadaan atau anggaran yang terserap dan 20% jumlah barang/ jasa (paket) mewakili 80% total nilai pengadaan.
Sumbu Y : Dampak/ Resiko Barang/ Jasa Tersebut Terhadap Kegiatan Organisasi/ I nstansi
Sumbu Y, memperlihatkan tingkat resiko/ dampak barang/ jasa yang akan diadakan terhadap organisasi/ instansi. Semakin tinggi, maka semakin besar dampak/ resiko/ pentingnya barang/ jasa tersebut terhadap organisasi/ instansi. Distribusi barang/ jasa pada supply positioning model jika dikelompokkan dengan mempertimbangkan resiko/ dampaknya terhadap organisasi/ instansi dapat dikelompokkan sebagai berikut :
Dapat diabaikan
Gambar 3.2 Ilustrasi Supply Positioning Model
Pada Gambar 3.2 terlihat barang yang termasuk pada kelompok T (Tinggi) adalah barang yang memiliki tingkat prioritas yang tinggi, baik dari sisi nilainya yang tinggi juga tingkat pentingnya barang/ jasa tersebut dalam mencapai tujuan organisasi/ instansi. Kemudian tingkat prioritas ini turun kepada barang/ jasa pada kelompok S, R dan D.
22 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Supply positioning model digunakan untuk :
Membuat skala prioritas atas penggunaan waktu dan biaya dalam pengadaan. (menentukan dimana proses administrasi perlu kompleks atau sederhana). Membuat strategi pengadaan terhadap barang/ jasa yang diperlukan tersebut.
Mengingat ket erbat asan anggaran penent uan priorit as, sangat pent ing dilakukan perencanaan pengadaan. Hal ini akan menjamin pelaksanaan program dapat tercapai sesuai tujuan yang sudah ditetapkan.
Bagaim ana m em plot barang/ j asa at au m em posisikan pengadaan barang/ jasa dalam supply positioning model?
Untuk menentukan batas besarnya nilai pengadaan per tahun dapat dilakukan dengan mempelajari nilai pembelian sebelumnya kemudian menentukan batasan rendah sedang dan tinggi (misalnya batasan ini diambil Rp. 200 juta).
Untuk menentukan tinggi/ rendahnya dampak barang/ jasa terhadap organisasi/ instansi dapat dilakukan dengan membuat skala resiko (misal dari 1 s/ d 10) barang/ jasa tersebut dengan kriteria yang disepakati secara internal.
Dalam penggunaan SPM sebagai alat bantu untuk menerapkan strategi pengadaan, barang/ jasa pada SPM dikelompokkan dalam 4 (empat) kuadran sebagai berikut:
Gambar 3.3 Supply Positioning Model Dalam Kuadran
23 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
Kuadran rutin ( routine)
Adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilai pembeliannya rendah
dan resiko/ dampak jika barang/ jasa tersebut rendah sehingga tidak akan menyebabkan organisasi/ instansi tersebut berhenti beroperasi/ bekerja.
Barang dengan kategori ini tipenya biasa, sifat dan spesifikasinya standar, atau gampang diperoleh di pasar sepert i : alat t ulis kant or ( ATK ), peralat an sederhana, sparepart umum atau barang-barang yang pembuatannya tidak perlu teknologi khusus. Penyedia barang jenis ini umumnya dapat berupa toko, grosir, supplier serba ada dan lain-lain. Untuk jasa biasanya adalah jasa-jasa yang sederhana yang penyedianya juga banyak.
Kuadran umum ( Leverage) Adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilai pembeliannya tinggi tetapi resiko/ dampaknya j ika barang/ j asa t ersebut rendah at au t idak akan membuat organisasi/ instansi tersebut berhenti beroperasi/ bekerja. Biasanya barang/ jasa pada kuadran ini memiliki banyak penyedia barang/ jasanya.
Barang pada kuadran ini belum memerlukan teknologi tinggi atau spesifik, umumnya banyak tersedia di pasar dan penyedia barangnya juga banyak. Barang
pada kuadran ini dapat sama dengan barang yang terdapat pada kategori ru-
tin tetapi hanya berbeda jumlah atau volumenya. Ketersediaan penyedia barangnya juga umumnya banyak. Untuk jasa biasanya adalah jasa yang sama dengan kuadran rutin tetapi volume atau lama pekerjaannya yang lebih besar.
Contohnya seperti pengadaan konstruksi jalan, rumah, sekolah, pengadaan alat transportasi dan lain-lain yang nilainya besar tetapi tingkat resikonya tidak terlalu tinggi.
Kuadran khusus ( Bottleneck)
Adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilai pembeliannya rendah
tetapi resiko/ dampaknya terhadap kegiatan organisasi/ instansi tinggi . Jika bar ang/ j asa t er sebut t idak t er sedia, m aka dapat menyebabkan organisasi/ inst ansi t ersebut berhent i beroperasi/ bekerja.
Barang pada kategori ini sudah bersifat khusus, perlu
24 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
rancang bangun spesifik baik sesuai dengan kebutuhan khusus atau merek khusus.
Contohnya seperti sparepart untuk mesin-mesin khusus seperti generator, alat berat, mesin-mesin yang hanya dipakai untuk kegiatan khusus. Mengingat barang ini bersifat khusus dimana umumnya penyedia barangnya juga terbatas atau sedikit.
Untuk jasa biasanya adalah jasa-jasa yang penyedia jasanya memerlukan keahlian khusus, dan jumlah penyedia jasanya tidak banyak.
Contohnya seperti mencari konsultan membuat modul-modul pelatihan khusus, pekerjaan pengelasan bawah air, pemadam kebakaran dan lain-lain.
Kuadran kritikal ( Critical) adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilai pembeliannya tinggi dan resiko/ dampaknya terhadap kegiatan organisasi/ instansi tinggi . Jika barang/ jasa tersebut tidak tersedia, maka dapat menyebabkan organisasi/ instansi tersebut berhenti beroperasi/ bekerja.
Barang pada kuadran ini adalah barang yang bersifat khusus atau spesifik yang penyedia barangnya terbatas. Umumnya membuat barang jenis ini memerlukan teknologi atau rekayasa teknologi yang unik atau khusus.
Cont ohnya sepert i mesin-mesin generat or, pompa dan lain-lain dengan pembangkit gas, air, angin, atau tenaga surya.
Untuk contoh jasa seperti jasa seismik ekplorasi, pengeboran horizontal, pembuatan jalan layang dan lain-lain. Penyedia untuk barang/ jasa kategori ini umumnya sedikit.
Jika diringkas karakteristik masing-masing kuadran terlihat sebagai tabel berikut:
Keterangan Rutin Umum Khusus Kritikal Resiko Pengadaan terhadap
Organisasi/Institusi
Rendah Rendah
Jenis Barang/Jasa
Standar Standar (Tidak Standar)
(Tidak Standar)
Jumlah Penyedia Barang/Jasa
Banyak Banyak Sedikit
Sedikit
Jumlah Pembelian
Rendah Tinggi Rendah
Tinggi
Daya Tarik Penyedia Barang/Jasa
Rendah Tinggi
Rendah
Tinggi
Tabel 3.1 Ringkasan karakteristik masing-masing kuadran
25 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Strategi Pengadaan
Judul Modul Pelatihan
Memahami I mplikasi Posisi Barang/ Jasa pada Supply Positioning Model
Posisi bar ang/ j asa pada supply posit ioning m odel sangat mempengaruhi st rat egi pengadaan unt uk barang/ j asa yang berdekatan tetapi berbeda kuadran ada kemungkinan akan memiliki strategi yang sama dalam pengadaannya.
Gambar 3.4 Supply Positioning Model Barang Berdekatan
Pada Gambar 3.4 terlihat bahwa barang/ jasa dengan item a walau masih dalam kuadran rutin tetapi memiliki karakteristik yang sudah berbeda. Sedangkan barang/ jasa item b dan item c walau berada
3.1. Supply Posit ioning
dalam kuadran yang berbeda tetapi memiliki karakter yang hampir
Model ( SPM)
sama atau strategi pengadaan yang diambil bisa hampir sama (lihat lebih rinci pada Gambar 3.4).
3.2. Penent uan Priorit as Pengadaan
3.2. Penentuan Prioritas Pengadaan
Dalam mewujudkan program kerja menjadi rencana pengadaan dalam anggaran terbatas perlu dilakukan prioritas. Prioritas ini dilakukan dengan menganalisa, menyusun RUP dan mengkaj i ulang RUP, pengguna anggaran (PA)/ KPA, PPK atau Unit Layanan Pengadaan (ULP) atau pejabat pengadaan sering menghadapi situasi dimana jumlah paket (spesifikasi dan HPS) yang dikaji ulang cukup banyak sementara waktu yang tersedia sangat terbatas. Untuk itu perlu dilakukan prioritas.
Alasan melakukan prioritas : Jumlah anggaran terbatas. Kemampuan jumlah SDM penyusun spesifikasi barang/ jasa
terbatas.
26 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah