Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa (1)

MODUL PELATIHAN MODUL PELATIHAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

STRATEGI PENGADAAN STRATEGI PENGADAAN

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

n Modul Strategi Pengadaan tiha dul Pela dul Mo Ju

PENGANTAR

0.1. Modul Pelat ihan

0.1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/ Jasa

Pengadaan Barang/ Jasa

Pemerintah

Pem erint ah

Kurikulum pelatihan berbasis kompetensi disusun berdasarkan hasil

0.2. Modul

analisis kompet ensi j abat an kerj a yang melibat kan para ahli yang

St rat egi Pengadaan

mempunyai pengalaman kerja (pelaku langsung) di bidang pekerjaan yang dianalisis. Karena unit-unit kompetensi setiap bidang tugas sektor

0.3. Tuj uan

pengadaan barang dan j asa sangat banyak, maka proses analisis kompetensi jabatan kerja difokuskan pada jabatan kerja dan kompetensi yang diprioritaskan.

Dalam rangka meningkatkan kompetensi para pelaku pengadaan barang

dan jasa pemerintah, LKPP telah mengembangkan standar kompetensi k e r j a na siona l indone sia - pe nga da a n ba r a ng da n j a sa

pemerintah (SKKNI -PBJP). SKKNI -PBJP ini menggambarkan tingkat kem am puan m elaksanakan ( skill) , kem am puan m em aham i dan menganalisa ( knowledge) dan kemampuan untuk menampilkan sikap dan tingkah laku kepada orang lain dalam melaksanakan tugas ( attitude) pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dipergunakan sebagai dasar penyusunan kurikulum dan silabus kurikulum pelat ihan berbasis kompetensi (KPBK) strategi pengadaan .

Pelat ihan ini akan memberikan penget ahuan dan kemampuan bagi anggota pengguna anggaran (PA)/ KPA dan calon anggota KPA maupun PPK dalam melakukan proses penyusunan strategi pengadaan sejak awal sampai dengan selesai dan melaksanakan budaya kerja yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan.

v 888 LKPP LKPP L K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan

Pada Gambar 0.1 terlihat bahwa saat ini sedang dikembangkan 4 modul sebagai bagian untuk pelatihan tingkat menengah.

Dok Evaluasi

asi nyusunan Pe Pe

na umen w

MODUL

ng a k

adaan

tegi a DASAR a

tr yusunan n

Gambar 0.1 Desain Modul Pelatihan PBJP

0.2. Modul Strategi Pengadaan 0.1. Modul

Pelat ihan

Modul ini disusun berdasarkan Pengadaan standar kompetensi kerja khusus

Barang/ Jasa

pengadaan barang/ jasa pemerintah Pem erint ah dengan kode unit PR.10.01

tentang menetapkan strategi pengadaan barang/ jasa.

0.2. Modul St rat egi Pengadaan

Unit ini berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan serta sikap kerja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan

0.3. Tuj uan

penetapan strategi pengadaan barang/ jasa pemerintah.

Gambar 0.2 Posisi Modul Strategi Pengadaan

Modul ini terdiri dari 6 (enam) bab, dimulai dengan pengantar yang menj elaskan lingkup modul st rat egi pengadaan , diikut i dengan

pendahuluan , kemudian pembahasan tentang penentuan tujuan dan

strategi pengadaan , analisa kebutuhan , resiko dan prioritas , analisa penyedia barang/ j asa , kebij akan dan bat asan , sert a terakhir tentang penerapan strategi pengadaan .

888 vi

LKPP L LKPP LKPP K PP

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Ruang lingkup ini dapat dilihat pada Gambar 0.3, berikut ini:

Gambar 0.3 Ruang Lingkup Modul Strategi Pengadaan

0.1. Modul Pelat ihan

0.3. Tujuan

Pengadaan Barang/ Jasa

Perumusan t uj uan pelat ihan mengacu kepada pencapaian minimal

Pem erint ah

kompetensi yang ditentukan, dan indikator kompetensi yaitu : dalam

0.2. Modul

kondisi (K), mampu dan mau melakukan (X), sebanyak (Y) dengan kualitas

St rat egi Pengadaan

(Z) selesai dalam tempo (T). Tentang kondisi (K) yang diwarnai oleh variabel-variabel tingkat produktifitas tenaga kerja dan latar belakang/

0.3. Tuj uan

tingkat/ mutu pendidikan formal serta pengalaman kerja, maka penetapan waktu/ lama dan metodologi pelatihan dapat disesuaikan dengan kondisi peserta pelatihan dan tersedianya sarana pelaksanaan pelatihan.

0.3.1. Tujuan Umum

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan dapat melaksanakan strategi pengadaan barang/ jasa, dengan mengikuti prinsip dasar & kebijakan pengadaan, untuk masing-masing sifat pengadaan yang dilakukan.

vii 888 LKPP LKPP L K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan

0.3.2. Tujuan Khusus

Berdasarkan diskusi yang sudah dilakukan t erdahulu t ent ang beberapa alt ernat if penggolongan materi, maka disimpulkan bahwa setelah selesai mengikuti pelatihan, peserta mampu :

1. Dapat menjelaskan prinsip dasar pengadaan dan strategi pengadaan barang/ jasa di I ndonesia.

2. Dapat melakukan ident ifikasi analisis sw ot unt uk penyusunan st rat egi pengadaan.

3. Dapat mengidentifikasi kerangka penyusunan strategi pengadaan barang/ jasa berdasarkan supply positioning model.

4. Menj elaskan hubungan penyedia dan pem beli bar ang/ j asa t er m asuk penyelarasan jenis kontrak untuk masing-masing pengadaan.

5. Dapat melakukan ident ifikasi dorongan dan bat asan penerapan st rat egi pengadaan termasuk kaitan dengan Perpres 54/ 2010.

6. Dapat menerapkan pemilihan dan penyusunan RUP st rat egi pengadaan berdasarkan jenis dan prosesnya.

7. Melaksanakan perencanaan strategi pengadaan dengan latihan kelompok.

888 viii

LKPP LKPP LKPP L K PP

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Modul Strategi Pengadaan

dul Pela

dul Mo

Ju

BAB 1 PENDAHULUAN

Besarnya pengeluaran melalui pengadaan barang/ jasa dalam suatu organisasi/ instansi terhadap total anggaran atau biaya bervariasi bergantung dari jenis organisasi/ instansi tersebut (swasta, pemerintah atau organisasi nirlaba) , nilai ini dapat berkisar antara 30% - 60% dari nilai pengeluaran organisasi/ instansi. Pada pengadaan pemerintah nilai ini dapat berkisar antara 35% -40% dari total Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)/ Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Pada perusahaan swasta kegiatan ini dilakukan untuk pengadaan barang atau jasa lainnya dalam menghasilkan barang/ jasa yang menjadi sumber penghasilan perusahaan. Hal ini akan menyebabkan tambahan keuntungan perusahaan selain diperoleh dari tambahan hasil penjualan juga sangat bergantung pada pengelolaan kegiatan pengadaan.

Pada organisasi/ instansi dimana nilai pengadaannya besar, pengadaan dianggap menjadi salah satu profit centre. Dengan kata lain untuk menaikkan keuntungan salah satu usaha yang dilakukan adalah melakukan pengadaan dengan tepat dan benar. Pengadaan menjadi suatu kegiatan strategis dalam organisasi/ instansi yang harus dikelola dengan tepat dan disesuaikan dengan visi dan misi organisasi/ instansi.

Paradigma baru yang saat ini berkembang memposisikan pengadaan menjadi suatu kegiatan yang bukan rutin/ administatif tetapi menjadi kegiatan yang strategis . Kegiatan pengadaan menjadi suatu kegiatan penting dalam memberikan nilai tambah pada organisasi/ instansi baik bagi kepent ingan menaikkan keunt ungan, meningkat kan pelayanan maupun meningkatkan efisiensi biaya.

Tabel di bawah ini memperlihatkan perbedaan paradigma lama dengan paradigma baru tentang pengadaan :

No

Perihal

Paradigma Lama

Paradigma Baru

1 Biaya Administrasi

Tinggi

Rendah

2 Harga Beli

Tidak mempergunakan

Mendekati harga pasar

harga pasar

(M ark et Driven)

3 Jumlah Paket

Banyak (Individual)

Lebih Sedikit

Pengadaan (Kontrak)

(Group/ Shared)

4 Pelaksanaan Transactional/ Strategis

Clerical

5 Metode Manual Memakai Alat Bantu Elektronik

(e-Procurem ent, e- Buying, P rocurem ent Card, dan lain-lain)

6 Lingkup Kecil/Fungsional Luas, Bagian dari Strategi Organisasi

Tabel 1.1 Perubahan Paradigma Pengadaan

1 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan

Pada kolom Paradigma Baru (Tabel 1.1) terlihat perubahan yang sangat mendasar dari pengadaan, kecenderungan yang mengerucut antara pengadaan di sektor swasta dan pemerintah sehingga tujuan pengadaan menjadi tujuan bersama yang harus dicapai. Beberapa batasan pada pengadaan pemerintah seperti keberpihakan pada Usaha Kecil Menengah (UKM), memprioritaskan penyedia barang/ jasa dengan Tingkat Kandungan

Dalam Negeri (TKDN) yang t inggi unt uk membangun indust ri dan perusahaan

nasional , good governance, lindungan lingkungan menjadi tantangan tersendiri dalam mewujudkan efisiensi dan efektifitas mencapai tujuan pengadaan .

Ketika menetapkan tujuan dan target pengadaan , kita akan menentukan apa yang ingin dicapai misalnya, tingkat kualitas, inovasi barang/ jasa, jaminan keberlanjutan pengadaan, kesiapan dan kualitas penyedia barang/ jasa, lamanya proses administrasi pengadaan dan penghematan biaya yang dapat dilakukan dibandingkan dengan pengadaan sebelumnya jika ada.

Memiliki strategi pengadaan berarti mengetahui cara untuk mencapai tujuan pengadaan dan target di atas. Berbagai barang/ jasa karena berbeda nilai dan dampak atau resikonya bagi organisasi/ instansi akan membutuhkan strategi pengadaan yang berbeda.

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Modul Strategi Pengadaan

dul Pela

dul Mo

Ju

1.1. Pengert ian

1.1. Pengertian dan Definisi

dan Definisi

1.1.1. Pengertian Strategi

Strategi dalam sebuah organisasi/ instansi adalah cara atau usaha terbaik

1.2. M engapa

St at egi Pengadaan

yang dilakukan dalam menj alankan misi organisasi/ inst ansi unt uk

Perlu Dilakukan?

mencapai visi atau tujuan jangka panjang organisasi/ instansi.

1.3. Ruang Lingkup Penerapan St rat egi Pengadaan

1.4. Para Pihak dalam St rat egi Pengadaan

Gambar 1.1 Hubungan Visi, Misi dan Strategi

Pada gambar di atas dijelaskan sebagai berikut :

 Visi : Kem an a o r g an i sasi / i n st an si ak an d i b aw a, menggambarkan keadaan yang ingin dicapai di masa depan, sesuatu yang akan menjadi tujuan jangka panjang organisasi/ instansi.

 Misi : Mendeskripsikan apa yang akan dilakukan dalam

mencapai visi organisasi/ instansi tersebut.  Strategi : Cara atau usaha terbaik yang dilakukan dalam mencapai tujuan baik jangka panjang maupun jangka pendek organisasi/ instansi.

Strategi dalam konteks pembahasan modul ini akan dibagi menjadi 2 (dua) yaitu strategi umum ( grand strategy) yang lebih bersifat pada perencanaan dan strategi operasional yang bersifat lebih pada cara pelaksanaan ( implementation strategy).

3 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan

1.1.2. Pengertian Pengadaan

Pengadaan di sektor pemerintah adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan barang/ jasa sebagai bagian dari fungsi dan tujuan pemerintah memberikan layanan kepada masyarakat. Pengadaan ini dapat berbentuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya atau konsultansi. Sumber dana pengadaan ini berasal dapat dari sumber pendapatan negara seperti pajak, bagi hasil, pengelolaan aset/ sumber daya alam atau pinjaman luar negeri, bantuan dan hibah.

Tidak seperti di perusahaan swasta dimana seluruh kegiatannya dilandasi dengan tujuan mendapatkan keuntungan, pengadaan di sektor pemerintah lebih banyak pada akuntabilitas publik dan transparansi manfaat hasil pengadaan ( value for money). Pengadaan pemerintah baik nasional maupun internasional saat ini ditantang untuk melakukan tata kelola (good governance) yang baik dengan peningkatan efektifitas dan efisiensi, atau dengan kata lain pemerintah dituntut menunjukan: value for money dari hasil pengadaan.

Pengadaan dilaksanakan dengan menerapkan prinsip umum dan etika pengadaan. Keputusan diambil berdasarkan tujuan yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan, semua pihak diberlakukan sama dan memiliki akses yang sama ke pemerintah.

Tujuan utama pengadaan pemerintah adalah sebagai berikut:

1. Mendapatkan barang/ jasa dengan kualitas yang baik, kuantitas yang tepat, waktu kirim yang tepat, harga kompetitif dan sumber yang benar.

2. Meminimalisir biaya administrasi pengadaan.

3. Melakukan pengadaan dengan mengikuti prinsip dasar pengadaan yaitu : efektif, efisien, transparan, terbuka, bersaing, adil, tidak diskriminatif, akuntabel dan menenuhi kebijakan publik.

1.1.3. Pengertian Pengadaan Pemerintah Berdasarkan Perpres 54/ 2010 Pengadaan barang/ jasa pemerintah yang selanjutnya disebut dengan pengadaan

barang/ jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/ jasa oleh kementerian/ lembaga/ satuan kerja perangkat daerah/ institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/ jasa (Perpres 54/ 2010 pasal 1 ayat 1).

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Modul Strategi Pengadaan

dul Pela

dul Mo

Ju

Gambar 1.2 memperlihatkan proses pengadaan pada Perpres 54/ 2010. Proses

terdiri dari persiapan , pelaksanaan , kontrak dan pembayaran serta serah

terima pekerjaan/ barang . Pengadaan dapat dilakukan melalui sw akelola atau

melalui penyedia barang/ jasa dengan mengikuti prinsip, kebijakan dan etika

pengadaan .

Gambar 1.2 Proses Pengadaan pada Perpres 54/2010

“Dalam konteks pengadaan barang/ jasa pemerintah, tantangan terbesar saat ini adalah bagaim ana m enyeim bangkan t unt ut an m elakukan ef isiensi dan kew aj iban pemberdayaan usaha kecil menengah (penyedia barang/ jasa) yang mungkin belum efisien pada proses yang transparan dan akuntabel”

1 .1 .4 . Pengert ian St rat egi Pengadaan Pemerint ah Berdasarkan Perpres 54/ 2010

Strategi pengadaan adalah usaha terbaik yang dilakukan untuk mencapai tujuan pengadaan dalam mendapatkan barang/ jasa yang tepat kualitas , tepat kuantitas , tepat w aktu ,

tepat sumber dan tepat harga berdasarkan aturan/ prosedur, etika, kebijakan

dan prinsip pengadaan .

Gambar 1.3 Strategi Pengadaan

5 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan

1.1.5. Hubungan Visi, Misi dan Program Kerja

Strategi K/ L/ D/ I menggambarkan cara K/ L/ D/ I mencapai visi atau tujuan organisasi/ instansi. Mengingat pengadaan merupakan kegiatan yang menjadi salah satu kegiatan utama dalam menjalankan roda K/ L/ D/ I sehingga tujuan pengadaan haruslah searah atau selaras dengan tujuan atau program kerja K/ L/ D/ I .

Gambar 1.4 Strategi Organisasi dan Strategi Pengadaan

Gambar 1.4 di atas memperlihatkan pengadaan harus sesuai atau sinkron dengan visi , misi , dan program kerja K/ L/ D/ I .

RUP dirancang sesuai dengan program kerja dan prioritas pencapaian tujuan serta mempertimbangkan keterbatasan dana . Dalam pelaksanaan pengadaan dilakukan usaha-usaha untuk mendapatkan barang/ jasa dengan cara yang tepat.

Di bawah ini diperlihatkan contoh salah satu hubungan visi , misi , program kerja dan tujuan pengadaan SKPD (Dinas Pertanian RI ).

Visi

“Mewujudkan kesejahteraan masyarakat melalui pemanfaatan sumber daya alam pertanian, hutan, kebun dan pembangunan peternakan yang berkelanjutan dan lestari”.

Misi

1. “Pemanfaatan sumber daya lahan pertanian, hutan dan pembangunan bidang peternakan secara optimal untuk kesejahteraan masyarakat”

Program Kerja

1. “Program Peningkatan Pemasaran Hasil Produksi Pertanian”

Rencana Umum Pengadaan

1. Pengadaan konsultan pengelolaan paska panen, pembuat perbaikan kemasan dan alat bantu promosi hasil pertanian.

2. Pengadaan infrastruktur penanganan paska panen

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Modul Strategi Pengadaan

dul Pela

dul Mo

Ju

(fasilitas penyimpanan yang berpendingin/ cold storage).

3. Program lain berdasarkan prioritas yang mendukung program

kerja.

1.1. Pengert ian

1.2. Mengapa Stategi Pengadaan Perlu

dan Definisi

Dilakukan?

Strategi pengadaan perlu dilakukan karena :

1.2. M engapa

St at egi Pengadaan

 Untuk dapat mengidentifikasi kebutuhan dan menentukan

Perlu Dilakukan?

prioritas pengadaan dengan tepat dan benar.  Untuk mengenal dan mengetahui persepsi penyedia barang/

1.3. Ruang Lingkup

jasa terhadap organisasi/ institusi pengadaan atau kondisi

Penerapan St rat egi

kompetisi pasar yang berjalan.

Pengadaan

 Untuk mengetahui jenis hubungan yang tepat antara organisasi/

1.4. Para Pihak dalam

institusi dengan penyedia barang/ jasa terhadap barang/ jasa

St rat egi Pengadaan

yang akan diadakan.  Untuk dapat memilih atau menentukan jenis kontrak yang tepat

dengan para penyedia barang/ jasa.  Untuk dapat menentukan cara dan metode pengadaan yang paling tepat terhadap barang/ jasa yang diperlukan.

1.3. Ruang Lingkup Penerapan Strategi Pengadaan

Strategi pengadaan dapat dilakukan pada tahap :

Perancangan kebijakan di LKPP

Keluarannya berupa aturan atau pedoman untuk melakukan pengadaan barang/ jasa pemerintah dengan lebih strategis dan efisien.

Contoh-contoh produk strategis tersebut antara lain :  Kebijakan pengadaan langsung tanpa tender untuk

barang/ jasa yang harga pasar/ kompetisi pasarnya telah terjadi seperti pengadaan mobil, obat-obatan, sewa hot el, gedung kant or dan kemungkinan beberapa barang/ jasa lainnya ke depan. Produk kebijakan ini m er upakan hasil dar i kaj ian pener apan st r at egi

7 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan

pengadaan set elah melakukan analisa karakt erist ik barang/ j asa, ketersediaan penyedia barang/ jasa, sistem distribusi rantai pasokannya apakah akan mengganggu program UKM dan TKDN dan hal-hal lain sehingga keputusan merupakan strategi pengadaan terbaik saat ini untuk barang/ jasa tersebut.

 Kewajiban penerapan e-procurement pada tahun 2012 merupakan t erobosan pada peningkat an infrast rukt ur at au alat bant u unt uk mendukung pengadaan yang lebih transparan, hemat waktu dan biaya administrasi.

 Kewajiban membentuk dan melakukan pengadaan melalui Unit Layanan Pengadaan (ULP) tahun 2014, merupakan insiatif sebagai implementasi komitmen dalam menangani pengadaan dengan lebih profesional.

 Tahap Pelaksanaan Pengadaan Pada tahap pelaksanaan strategi pengadaan dilakukan pada pembuatan RUP dan Kaji Ulang RUP dalam kegiatan:

 Mengidentifikasi kebutuhan barang/ jasa;  Menganalisa keadaan pasar dan persepsi penyedia barang/ jasa;  Membuat pemaketan;  Menentukan metode pengadaan; dan  Menentukan jenis kontrak.

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Modul Strategi Pengadaan

dul Pela

dul Mo

Ju

1.4. Para Pihak dalam Strategi Pengadaan

1.1. Pengert ian

dan Definisi

Para pihak yang terlibat dalam penerapan strategi pengadaan beserta fungsinya adalah sebagai berikut :

1.2. M engapa

PARA PIHAK

St at egi

Keterangan

Pengadaan LKPP PA/KPA PPK Pejabat Pengadaan Perlu

Perencanaan Persiapan

Persiapan Pemilihan

Pembuatan RUP

Kaji Ulang RUP

Kaji Ulang Rencana

Pemilihan Pengadaan

terhadap

Penerapan St rat egi

Pengadaan

kebijakan yang

Masukan dari

Rencana Kerja

RUP Rencana Pemilihan

pelaku,

K/L/D/I

Pengadaan

1.4. Para Pihak

Masukan

Perkembangan

dalam St rat egi

teknologi

Pengadaan

dan metode pengadaan, sanggah dan lain-lain

Proses yang

Review semua

Identifikasi

Kaji Ulang:

Penetapan revisi

masukan atau

kebutuhan,

sistem pengadaan

Analisa resiko

Kebutuhan,

terdiri dari :

pengadaan

dan prioritas,

• Anggaran

Sistem Pemilihan,

dari seluruh

Analisa Penyedia

Biaya,

Metode

K/L/D/I

Barang/Jasa dan • KAK,

Penyampaian

Kompetisi Pasar,

Metode Evaluasi,

KAK.

dan HPS,

Jenis Kontrak.

Kualifikasi,

Penetapan Tahapan Jadual Pengadaan.

Keluaran

Revisi atau

RUP yang telah

Pengadaan yang Dokumen Kualifikasi

pengadaan

prioritas

lebih realistis.

dan Dokumen

Tabel 1.2 Para Pihak dalam Pengadaan Pemerintah Tabel 1.2 di atas memperlihatkan para pihak yang terlibat dalam strategi

pengadaan, para pihak tersebut diharapkan dapat memahami modul strategi pengadaan ini agar dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan lebih efektif dan efisien atau “ Being Efficient from Effectiveness”.

9 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan Judul Modul Pelatihan

LKPP LKPP L LKPP K PP

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

BAB 2 TUJUAN DAN STRATEGI PENGADAAN

Sesuai dengan bab pendahuluan, strategi pengadaan adalah usaha atau cara terbaik untuk mencapai tujuan pengadaan. Pada bab ini dijelaskan lebih rinci tentang mendefinisikan tujuan pengadaan serta hubungan antara tujuan dan strategi pengadaan.

2.1. Penet apan Tuj uan

2.1. Penetapan Tujuan Pengadaan

Pengadaan

Dalam perencanaan pengadaan, t uj uan pengadaan adalah unt uk

mendapatkan barang/ jasa yang tepat kualitas , tepat kuantitas , tepat

2.2. Analisis SWOT -

waktu , tepat sumber dan tepat harga yang dijelaskan menjadi lebih

Alat Bantu Penet apan

rinci sehingga setiap unsur tujuan tersebut menjadi lebih akurat dan

Tuj uan

terukur.

2.3. Value For Money Model ( Mengukur

Kriteria Bagi Pembeli

2.4. M enselaraskan

1 Kualitas

Fungsionalitas

• Apakah barang/jasa diperoleh

Tuj uan

memenuhi 100% kebutuhan?

Pengadaan dan

Adaptabilitas dan

• Berapa tinggi tingkat fleksibilitas

Program Kerj a

Flexibilitas

barang/jasa yang bisa diterima atau

Pem erint ah

ditentukan?

Durasi

• Berapa lama umur barang/jasa yang

diadakan?

Inovasi/Keunikan

• Apakah tingkat

inovasi/keunikan/kebaruan produk diperlukan menjadi kriteria kualitas?

2 Kuantitas

Jumlah

• Jumlah yang diterima sesuai dengan

kebutuhan? • Apakah dikirim sekaligus atau secara

parsial?

3 Waktu

Delivery/Penyelesaian

• Berapa lama barang/jasa

diterima/diselesaikan?

4 Sumber

Kredibilitas & kompetensi

• Apakah penyedia barang/jasa adalah perusahan yang kompeten dan dapat dipercaya serta tidak melanggar hukum?

Jaminan

• Apakah penyedia barang/jasa dapat menjamin hingga waktu yang ditentukan barang/jasa yang akan diadakan?

Maintenance/Customer

• Apakah penyedia barang/jasa dapat

Service

menjamin barang/jasa yang akan diadakan hingga waktu yang ditentukan?

5 Harga

Value For Money

• Apakah barang/jasa memberikan Value for Money terbaik?

Tabel 2.1 Uraian Tujuan Pengadaan

11 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

Dalam mendesain tujuan suatu paket pengadaan, panitia tinggal memilih unsur tujuan mana yang menjadi prioritas utama. Hal ini akan menjadi dasar dalam menentukan penilaian atau bobot pada tahap evaluasi nantinya. Contoh pendefinisian tujuan/ kriteria :

1. Untuk menghasilkan kualitas listrik di gedung yang belum memiliki hubungan listrik PLN, panitia pengadaan perlu membeli Genset dengan kriteria utama : yang dapat hidup selama 24 jam terus menerus selama 1 (satu) tahun, hanya diperlukan waktu berhenti selama 2 (dua) jam untuk rutin maintenance setiap bulannya dan sanggup menahan tingkat beban kejut (naik/ turun) hingga 60% dalam waktu 3 detik.

2. Untuk keperluan pembangunan proyek selama 3 (tiga) bulan panitia memerlukan Genset dengan konsumsi BBM per jamnya yang paling rendah.

Dari kedua kriteria di atas kita akan mendapatkan barang yang berbeda, pada kriteria pertama yang diutamakan adalah : durasi/ ketahanan dan

2.1. Penet apan

fleksibilitas atau faktor teknis menjadi dominan. Sedangkan pada kriteria

Tuj uan Pengadaan

kedua faktor harga yang menjadi dominan sedangkan faktor teknis tidak terlalu diprioritaskan.

2.2. Analisis SWOT - Alat Bantu

2.2. Analisis SWOT - Alat Bantu Penetapan Tujuan Penet apan

Tuj uan

Untuk melaksanakan pengadaan yang baik, maka diperlukan pembenahan

2.3. Value For

kepada organisasi pelaksananya, salah satu alat yang digunakan adalah

Money Model ( Mengukur

analisis SWOT . Analisis SWOT dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan

Pencapaian Tuj uan

organisasi/ instansi. Dengan mengetahui kondisi internal organisasi/ instansi:

2.4. M enselaraskan

Strength (kekuatan) dan Weakness (kelemahan), serta kondisi eksternal:

Tuj uan Pengadaan dan

Opportunity (kesempatan) dan Threat (ancaman), diharapkan kita dapat

Program Kerj a Pem erint ah

merumuskan tujuan dan strategi organisasi/ institusi ke depan dengan lebih baik.

Di bawah ini dijelaskan beberapa kegunaan analisis SWOT .  Untuk mengidentifikasi faktor-faktor internal (S dan W) dan eksternal (O dan T) organisasi/ instansi dengan lebih tepat dan akurat.

LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

 Unt uk menganalisa kesempat an/ peluang yang ada at au pot ensial unt uk dimunculkan.

 Unt uk m enget ahui kekuat an dan kelem ahan organisasi/ inst ansi dalam

menentukan pencapaian tujuan jangka panjang dan jangka pendek.  Untuk menetapkan strategi pencapaian tujuan jangka panjang (meraih peluang) atau jangka pendek (memperbaiki kelemahan).

Bagaimana melakukan analisis SWOT?

Gambar 2.1. Contoh Analisis SWOT dan Pilihan Strategi

 Biasanya beberapa personil kunci/ utama ( Key Person) dalam organisasi/ instansi melakukan brainstorming, membuat semua daftar yang mungkin masuk dalam kategori masing-masing S, W, O dan T organisasi/ instansi (ilustrasi pada Tabel

2.1) .  Daftar ini kemudian diperingkatkan sehingga keluar beberapa daftar yang pal- ing tepat menggambarkan keadaan organisasi/ instansi saat ini.  Dari daftar S, W, O dan T tersebut dibuatlah tujuan jangka panjang dan jangka pendek organisasi/ instansi.  Dari tujuan yang telah dibuat, disusun strategi operasional dan estimasi waktu pencapaian tujuan tersebut, dimana alternatifnya adalah :  Strategi SO : strategi menggunakan strength atau menggunakan kekuatan

untuk meraih peluang atau mencapai tujuan.

 Strategi ST : strategi menggunakan strength atau menggunakan kekuatan untuk menutupi atau mengatasi ancaman dalam mencapai tujuan.  Strategi WO : strategi memperbaiki atau meningkatkan weakness atau

13 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

kekurangan untuk meraih peluang atau mencapai tujuan.  Strategi WT : strategi memperbaiki atau meningkatkan weakness atau kekurangan untuk mengatasi ancaman dalam pencapaian tujuan.

Gambar 2.2 Analisis SWOT Sebagai Alat Bantu Penetapan Strategi

CONTOH PENERAPAN

Suatu organisasi/ instansi dalam hal ini instansi Bappeda akan melaksanakan pengadaan untuk pembangunan sistem informasi perencanaan pembangunan, dengan nilai anggaran Rp. 200 juta, dimana keluaran yang ingin diperoleh berupa :

1. Sistem informasi berbasis website dan online.

2. Telah mengakomodir biaya online selama 1 tahun. Maka Bappeda melakukan analisa sebagai berikut :

ANALI SI S FAKTOR I NTERNAL ORGANI SASI

1. Kekuatan ( strength)

a. Memiliki anggaran pengadaan sebesar Rp. 200 juta.

b Menjadi salah satu program prioritas.

2. Kelemahan ( weakness)

a. Belum memiliki staf/ pegawai yang memahami teknologi informasi.

b. Belum memiliki infrastruktur pendukung yang memadai.

ANALI SA LI NGKUNGAN EKSTERNAL

3. Peluang ( opportunity)

a. Konsultan teknologi informasi telah banyak.

b. Biaya pengembangan TI semakin kompetitif.

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

4. Ancaman ( threats)

a. Diperlukan pemutahiran data dari setiap instansi.

b. Terjadinya resistensi terhadap publikasi informasi.

Peluang (Opportunity)

Ancaman (Threats)

Diperlukan pemutakhiran

1 Konsultan Teknologi

Keterangan

Informasi telah banyak

1 data dari setiap organisasi/instansi Terjadinya resistansi

2 Biaya pengembangan TI semakin kompetitif

2 terhadap publikasi

informasi

Kekuatan (Strength)

STRATEGI (SO)

STRATEGI (ST)

Dengan anggaran 200 jt

Dengan anggaran tersebut pengadaan sebesar 200 jt

1 Memiliki anggaran

dan banyak tersedia

konsultan TI, maka

diharapkan pemutakhiran

data dapat lebih cepat dan 2 Menjadi salah satu program

diharapkan mendapatkan

hasil pengadaaan yang

Kelemahan (W eak ness)

STRATEGI (WO)

STRATEGI (WT)

Belum memiliki 1 staf/pegawai yang

Konsultan TI agar

memahami teknologi

mengajarkan kepada

Pegawai yang telah

informasi

pegawai yang akan

mendalami sistem tersebut

Belum memiliki

menggunakan sistem

agar dapat memutakhirkan

data secara lebih cepat

2 infrastruktur pendukung

tersebut secara maksimal

yang memadai

Tabel 2.2 Contoh Penerapan Analisis SWOT

PI LI HAN ASUMSI STRATEGI

1. Dengan anggaran Rp. 200 juta dan banyak tersedia konsultan TI , maka diharapkan didapatkan hasil pengadaan yang baik.

2. Konsultan TI agar mengajarkan kepada pegawai yang akan menggunakan sistem tersebut secara maksimal.

3. Dengan anggaran tersebut diharapkan pemutakhiran data dapat lebih cepat dan up to date.

4. Pegawai yang telah mendalami sistem tersebut agar dapat memutakhirkan data secara lebih cepat.

Pada dasarnya pengadaan barang/ jasa adalah kegiatan jual beli dimana komponen utamanya : adanya pembeli , adanya barang/ jasa yang akan dibeli dan adanya penjual .

Dalam konteks pengadaan barang/ jasa pemerintah, pembeli adalah K/ L/ D/ I , penjual adalah penyedia barang/ jasa atau institusi K/ L/ D/ I itu sendiri dan barang/ jasa

adalah kebutuhan baik kebutuhan operasional maupun investasi yang dibiayai melalui APBN/ APBD. Dalam konteks operasional normal pembeli selalu menginginkan suatu hasil terbaik yang disebut dengan tujuan pembelian atau pengadaan yaitu mendapatkan

15 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

barang/ jasa dengan kualitas , kuantitas , waktu , sumber dan harga

yang terbaik. Dalam konteks pengadaan selain besarnya nilai barang/ jasa yang akan

diadakan perlu juga diperhitungkan biaya administrasi yang dikeluarkan untuk melakukan pengadaan tersebut. Proses yang panjang dan tidak efisien akan membuat biaya administ rasi pengadaan sangat t inggi. Penerapan strategi pengadaan yang tepat selain akan mencapai tujuan pengadaan dengan efisien j uga akan menekan biaya administ rasi pengadaan. Biaya administrasi (akumulasi semua biaya tenaga/ sdm, alat bantu dan material pendukung serta proses melakukan pengadaan itu sendiri).

2.3. Value For Money Model ( Mengukur

2.1. Penet apan

Pencapaian Tujuan) Tuj uan

Pengadaan

Dalam konteks pengadaan pemerintah salah satu kriteria yang menyatakan keberhasilan mencapai tujuan pengadaan adalah dari melihat nilai/ manfaat

2.2. Analisis SWOT -

yang dihasilkan oleh pengadaan itu sendiri.

Alat Bantu Penet apan Tuj uan

Persamaan di bawah ini memberi gambaran semakin besar nilai V , semakin

2.3. Value For

besar nilai dalam mencapai tujuan pengadaan atau semakin dekat dengan

Money Model ( Mengukur

tujuan pengadaan yang direncanakan.

Pencapaian Tuj uan

2.4. M enselaraskan Tuj uan Pengadaan dan Program Kerj a Pem erint ah

Dimana :

V = Value (nilai, manfaat, kinerja)

Dari persamaan di atas terlihat bahwa V ( value = nilai, manfaat, kinerja)

ditentukan oleh : Q = Quality atau kualitas barang/ jasa yang dihasilkan,  SL = Service level (responsivenes, kinerja atau performance)

Penyedia Barang/ Jasa, T = Time (delivery time) atau penyelesaian pekerjaan, apakah

tepat waktu atau tidak, dan C = Cost atau biaya yang dipakai.

LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Untuk memudahkan memeringkatkan semua variabel di atas dapat diberi skor (misal dari 5-10, dengan kriteria untuk skor ini dapat ditentukan bersama antara pengguna dan panitia pengadaan).

Nilai V akan besar jika terjadi kombinasi mendapatkan : kualitas barang/ jasa yang baik, penyedia yang responsif, waktu pekerjaan/ delivery time yang cepat dan dengan harga atau biaya terendah.

Untuk menggunakan rumus tersebut maka langkah-langkah adalah :

1. Mendefinisikan variabel dan bobot nilai.

2. Bobot nilai menggunakan skala prosentase (% ).

CONTOH

Akan dilaksanakan pengadaan pembangunan gedung sekolah dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Nilai anggaran Rp. 10 milyar.

2. Lama pengerjaan 200 hari kalender kerja (1 minggu, 5 hari kerja).

3. I ndikator kualitas : tersedianya gedung sekolah sesuai dengan spesifikasi teknis (luas bangunan 400 m persegi, tinggi bangunan 4.5 meter, atap ....).

4. I ndikator penyedia : peralatan, tim, dan pola pengerjaan.

PEMBOBOTAN

Tabel 2.3 Pembobotan Biaya (Contoh)

2. Waktu

WAKTU (HARI)

Tabel 2.4 Pembobotan Waktu (Contoh)

17 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

3. Kualitas Dapat ditentukan sesuai kriteria berdasarkan hasil pengamatan, misalkan - Kualitas tembok .... % . - Kualitas cat .... % . - Kualitas atap .... % .

4. Performa

- Jumlah tim sesuai dengan ketentuan. - Jumlah peralatan sesuai dengan ketentuan dan dalam keadaan baik.

Hasil Pengadaan :

- C = anggaran yang digunakan 8.5 miliyar, maka diberi skor 80 % - T = pengerjaan selama 150 hari, maka diberikan skor 90 % - Q = kualitas bangunan, berdasarkan pengamatan diberi skor 83 % - SL = performa tim dan peralatan pendukung 85 %

Maka Nilai ( value) dari kegiatan tersebut adalah :

V = Q x SL / ( T x C ) = 83 % x 85 % / (90 % x 80 % ) = 98 % Dapat disimpulkan bahwa nilai kualitas yang dicapai dari pengadaan tersebut sebesar

98% , yang berarti dikategorikan baik.

No Variabel

Skor (Nilai/Bobot Dapat Dirancang Sendiri)

Nilai 10, untuk kualitas memenuhi 100% sesuai spesifikasi.

1Q

Nilai 0 s/d 5, untuk yang tidak memenuhi spesifikasi. Nilai 10, jika semua yang diminta atau dipersyaratkan telah dipenuhi.

2 SL

Nilai 5, jika tidak memenuhi persyaratan. Nilai 10, jika 100% tepat waktu.

3T

Nilai 5, jika terlambat 10 hari atau lebih. Nilai 10, jika harganya paling rendah.

4C

Nilai 5, jika harganya paling tinggi.

Tabel 2.5 Skor/Bobot Nilai Manfaat

Formula ini juga dapat digunakan sebagai alat ukur atau kinerja masing-masing paket, mengukur kinerja pengadaan masing-masing SKPD atau akumulasi pada seluruh K/ L/ D/ I tersebut sudah mencapai tujuan atau belum. I su penyerapan yang tidak optimum juga dapat dijadikan salah satu variabel (waktu) sehingga mengurangi nilai manfaat yang diterima oleh para stakeholders.

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Misalkan kit a m en gadakan bar an g u n t u k per len gkapan sebu ah laboratorium untuk 10 lokasi, jika nilai kualitasnya, service level atau tingkat pelayanan penyedia barang/ jasa diberi nilai dari yang paling jelek

0 hingga yang paling baik 10, waktu kirim (10) untuk tepat waktu dan set iap ket erlam bat an per hari dikurangi 1, harga beli sesuai OE mendapatkan nilai 5, setiap kenaikan atau penurunan 2% dari OE akan mendapatkan penambahan atau penurunan 1 nilai.

No. Kriteria

Skor Penyedia A

Skor Penyedia B

1 Kualitas Sesuai spesifikasi (10)

Sesuai spesifikasi (10)

2 Service Level 8 Lokasi On-Time (8)

6 Lokasi On-Time (6) Rata-rata keterlambatan Rata-rata keterlambatan

4 Harga 4 % dibawah OE (7)

2 % dibawah OE (6)

V(Value)/Nilai

Tabel 2.6 Contoh Perhitungan Skor/Bobot Nilai Manfaat

2.1. Penet apan

Dari Tabel 2.3 di atas, terlihat bahwa penyedia A memberikan nilai manfaat

Tuj uan Pengadaan

atau value for money yang lebih tinggi dari penyedia B.

2.4. Menselaraskan Tujuan Pengadaan dan

2.2. Analisis

SWOT - Alat Bantu

Program Kerja Pemerintah.

Penet apan Tuj uan

Gambar 2.3 di bawah memberikan ilustrasi bahwa pengadaan pemerintah disusun sejalan dengan visi atau misi organisasi/ instansi yang bersifat

2.3. Value For Money Model

jangka panjang dan program kerja yang bersifat tahunan (jangka pendek).

( Mengukur Pencapaian

Pengadaan menjadi bagian terpenting dalam mengelola APBN/ APBD

Tuj uan

karena pengadaan adalah pintu keluar terbesar APBN/ APBD saat ini.

2.4. M enselaraskan Tuj uan Pengadaan dan Program Kerj a Pem erint ah

Gambar 2.3 Keselarasan Rencana Jangka Menengah Nasional, Renstra dan Pengadaan

19 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

Pada Gambar 2.3 diperlihatkan bagaimana hubungan antara program kerja jangka menengah, jangka pendek dan pengadaan saling terkait. Adapun kegiatan rinci untuk pengelolaan APBN/ APBD tersebut adalah sebagai berikut:

 Pembuatan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Nasional dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Daerah untuk periode 5 (lima) tahun.

 Pembuatan Renstra (Rencana Strategis) K/ L dan pemerintah daerah membuat

Renstra (Rencana Strategis) SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah).  Dari Renstra K/ L dan Renstra SKPD disusun Renja (Rencana Kerja) K/ L dan Renja (Rencana Kerja) SKPD yang berlaku untuk 1 (satu) tahun.  Renstra Pengadaan dibuat setelah proses ini dan digunakan untuk pendukung pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) K/ L dan SKPD.

Diskusi Kelompok

1. Pilih salah satu instansi anda bekerja saat ini sebagai jenis organisasi/

instansi kelompok.

2. Buatlah Analisis SWOT organisasi/ instansi tersebut dan tujuan organisasi/

instansi 5 (lima) tahun ke depan.

3. Tentukan strategi yang diambil dalam mencapai tujuan organisasi/ instansi.

4. Buatlah program kerja organisasi/ instansi dalam mencapai tujuan tersebut.

5. Buatlah daftar prioritas pengadaan barang/ jasa terkait untuk mencapai tujuan

organisasi.

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

BAB 3 ANALI SA BESARAN BELANJA, RESI KO DAN PRI ORI TAS PENGADAAN

Agar memberikan nilai maksimal ( best value for money) dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, maka perlu diterapkan strategi yang tepat. Strategi yang tepat akan menghasilkan barang/ jasa sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Dalam proses penentuan strategi pengadaan tersebut, pertama diperlukan alat bantu untuk menentukan kategori barang/ jasa yang dibeli, tingkat resikonya jika barang/ jasa tersebut tidak ada dan membuat prioritas pengadaan dalam konteks penggunaan anggaran terbatas.

3.1. Supply Posit ioning Model ( SPM)

3.1. Supply Positioning Model ( SPM)

Supply posit ioning model adalah alat bant u yang digunakan unt uk

3.2. Penent uan Priorit as

mengidentifikasi kebutuhan pengadaan pada suatu organisasi/ instansi

Pengadaan

sehingga dapat ditentukan prioritas pengadaan. Model ini direpresentasikan dengan 2 (dua), yaitu sumbu X dan Y. Yang

memiliki arti sebagai berikut :

Dampak/Resiko

Nilai Pengadaan per Tahun (Rp) Gambar 3.1 Ilustrasi Sumbu X dan Sumbu Y

Sumbu X : Jumlah/ Nilai Pengadaan per Tahun Untuk Setiap Jenis Barang/ Jasa

Sumbu ini merepresentasikan nilai pengadaan/ pembelian rata-rata pert ahunnya. Nilai ini bergant ung pada volume dan harga,

21 888 LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

berdasarkan prinsip Pareto , biasanya 80% jumlah barang/ jasa (umumnya paket- paket kecil) nilainya mewakili 20% total nilai pengadaan atau anggaran yang terserap dan 20% jumlah barang/ jasa (paket) mewakili 80% total nilai pengadaan.

Sumbu Y : Dampak/ Resiko Barang/ Jasa Tersebut Terhadap Kegiatan Organisasi/ I nstansi

Sumbu Y, memperlihatkan tingkat resiko/ dampak barang/ jasa yang akan diadakan terhadap organisasi/ instansi. Semakin tinggi, maka semakin besar dampak/ resiko/ pentingnya barang/ jasa tersebut terhadap organisasi/ instansi. Distribusi barang/ jasa pada supply positioning model jika dikelompokkan dengan mempertimbangkan resiko/ dampaknya terhadap organisasi/ instansi dapat dikelompokkan sebagai berikut :

Dapat diabaikan

Gambar 3.2 Ilustrasi Supply Positioning Model

Pada Gambar 3.2 terlihat barang yang termasuk pada kelompok T (Tinggi) adalah barang yang memiliki tingkat prioritas yang tinggi, baik dari sisi nilainya yang tinggi juga tingkat pentingnya barang/ jasa tersebut dalam mencapai tujuan organisasi/ instansi. Kemudian tingkat prioritas ini turun kepada barang/ jasa pada kelompok S, R dan D.

22 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Supply positioning model digunakan untuk :

 Membuat skala prioritas atas penggunaan waktu dan biaya dalam pengadaan. (menentukan dimana proses administrasi perlu kompleks atau sederhana).  Membuat strategi pengadaan terhadap barang/ jasa yang diperlukan tersebut.

Mengingat ket erbat asan anggaran penent uan priorit as, sangat pent ing dilakukan perencanaan pengadaan. Hal ini akan menjamin pelaksanaan program dapat tercapai sesuai tujuan yang sudah ditetapkan.

Bagaim ana m em plot barang/ j asa at au m em posisikan pengadaan barang/ jasa dalam supply positioning model?

 Untuk menentukan batas besarnya nilai pengadaan per tahun dapat dilakukan dengan mempelajari nilai pembelian sebelumnya kemudian menentukan batasan rendah sedang dan tinggi (misalnya batasan ini diambil Rp. 200 juta).

 Untuk menentukan tinggi/ rendahnya dampak barang/ jasa terhadap organisasi/ instansi dapat dilakukan dengan membuat skala resiko (misal dari 1 s/ d 10) barang/ jasa tersebut dengan kriteria yang disepakati secara internal.

Dalam penggunaan SPM sebagai alat bantu untuk menerapkan strategi pengadaan, barang/ jasa pada SPM dikelompokkan dalam 4 (empat) kuadran sebagai berikut:

Gambar 3.3 Supply Positioning Model Dalam Kuadran

23 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

 Kuadran rutin ( routine)

Adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilai pembeliannya rendah

dan resiko/ dampak jika barang/ jasa tersebut rendah sehingga tidak akan menyebabkan organisasi/ instansi tersebut berhenti beroperasi/ bekerja.

Barang dengan kategori ini tipenya biasa, sifat dan spesifikasinya standar, atau gampang diperoleh di pasar sepert i : alat t ulis kant or ( ATK ), peralat an sederhana, sparepart umum atau barang-barang yang pembuatannya tidak perlu teknologi khusus. Penyedia barang jenis ini umumnya dapat berupa toko, grosir, supplier serba ada dan lain-lain. Untuk jasa biasanya adalah jasa-jasa yang sederhana yang penyedianya juga banyak.

 Kuadran umum ( Leverage) Adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilai pembeliannya tinggi tetapi resiko/ dampaknya j ika barang/ j asa t ersebut rendah at au t idak akan membuat organisasi/ instansi tersebut berhenti beroperasi/ bekerja. Biasanya barang/ jasa pada kuadran ini memiliki banyak penyedia barang/ jasanya.

Barang pada kuadran ini belum memerlukan teknologi tinggi atau spesifik, umumnya banyak tersedia di pasar dan penyedia barangnya juga banyak. Barang

pada kuadran ini dapat sama dengan barang yang terdapat pada kategori ru-

tin tetapi hanya berbeda jumlah atau volumenya. Ketersediaan penyedia barangnya juga umumnya banyak. Untuk jasa biasanya adalah jasa yang sama dengan kuadran rutin tetapi volume atau lama pekerjaannya yang lebih besar.

Contohnya seperti pengadaan konstruksi jalan, rumah, sekolah, pengadaan alat transportasi dan lain-lain yang nilainya besar tetapi tingkat resikonya tidak terlalu tinggi.

 Kuadran khusus ( Bottleneck)

Adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilai pembeliannya rendah

tetapi resiko/ dampaknya terhadap kegiatan organisasi/ instansi tinggi . Jika bar ang/ j asa t er sebut t idak t er sedia, m aka dapat menyebabkan organisasi/ inst ansi t ersebut berhent i beroperasi/ bekerja.

Barang pada kategori ini sudah bersifat khusus, perlu

24 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

rancang bangun spesifik baik sesuai dengan kebutuhan khusus atau merek khusus.

Contohnya seperti sparepart untuk mesin-mesin khusus seperti generator, alat berat, mesin-mesin yang hanya dipakai untuk kegiatan khusus. Mengingat barang ini bersifat khusus dimana umumnya penyedia barangnya juga terbatas atau sedikit.

Untuk jasa biasanya adalah jasa-jasa yang penyedia jasanya memerlukan keahlian khusus, dan jumlah penyedia jasanya tidak banyak.

Contohnya seperti mencari konsultan membuat modul-modul pelatihan khusus, pekerjaan pengelasan bawah air, pemadam kebakaran dan lain-lain.

 Kuadran kritikal ( Critical) adalah kategorisasi barang/ jasa yang total nilai pembeliannya tinggi dan resiko/ dampaknya terhadap kegiatan organisasi/ instansi tinggi . Jika barang/ jasa tersebut tidak tersedia, maka dapat menyebabkan organisasi/ instansi tersebut berhenti beroperasi/ bekerja.

Barang pada kuadran ini adalah barang yang bersifat khusus atau spesifik yang penyedia barangnya terbatas. Umumnya membuat barang jenis ini memerlukan teknologi atau rekayasa teknologi yang unik atau khusus.

Cont ohnya sepert i mesin-mesin generat or, pompa dan lain-lain dengan pembangkit gas, air, angin, atau tenaga surya.

Untuk contoh jasa seperti jasa seismik ekplorasi, pengeboran horizontal, pembuatan jalan layang dan lain-lain. Penyedia untuk barang/ jasa kategori ini umumnya sedikit.

Jika diringkas karakteristik masing-masing kuadran terlihat sebagai tabel berikut:

Keterangan Rutin Umum Khusus Kritikal Resiko Pengadaan terhadap

Organisasi/Institusi

Rendah Rendah

Jenis Barang/Jasa

Standar Standar (Tidak Standar)

(Tidak Standar)

Jumlah Penyedia Barang/Jasa

Banyak Banyak Sedikit

Sedikit

Jumlah Pembelian

Rendah Tinggi Rendah

Tinggi

Daya Tarik Penyedia Barang/Jasa

Rendah Tinggi

Rendah

Tinggi

Tabel 3.1 Ringkasan karakteristik masing-masing kuadran

25 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP

Modul Strategi Pengadaan

Judul Modul Pelatihan

Memahami I mplikasi Posisi Barang/ Jasa pada Supply Positioning Model

Posisi bar ang/ j asa pada supply posit ioning m odel sangat mempengaruhi st rat egi pengadaan unt uk barang/ j asa yang berdekatan tetapi berbeda kuadran ada kemungkinan akan memiliki strategi yang sama dalam pengadaannya.

Gambar 3.4 Supply Positioning Model Barang Berdekatan

Pada Gambar 3.4 terlihat bahwa barang/ jasa dengan item a walau masih dalam kuadran rutin tetapi memiliki karakteristik yang sudah berbeda. Sedangkan barang/ jasa item b dan item c walau berada

3.1. Supply Posit ioning

dalam kuadran yang berbeda tetapi memiliki karakter yang hampir

Model ( SPM)

sama atau strategi pengadaan yang diambil bisa hampir sama (lihat lebih rinci pada Gambar 3.4).

3.2. Penent uan Priorit as Pengadaan

3.2. Penentuan Prioritas Pengadaan

Dalam mewujudkan program kerja menjadi rencana pengadaan dalam anggaran terbatas perlu dilakukan prioritas. Prioritas ini dilakukan dengan menganalisa, menyusun RUP dan mengkaj i ulang RUP, pengguna anggaran (PA)/ KPA, PPK atau Unit Layanan Pengadaan (ULP) atau pejabat pengadaan sering menghadapi situasi dimana jumlah paket (spesifikasi dan HPS) yang dikaji ulang cukup banyak sementara waktu yang tersedia sangat terbatas. Untuk itu perlu dilakukan prioritas.

Alasan melakukan prioritas :  Jumlah anggaran terbatas.  Kemampuan jumlah SDM penyusun spesifikasi barang/ jasa

terbatas.

26 Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah