Laporan Kinerja LAK Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2014
10 Keberhasilan manajemen dalam organisasi dapat terlihat dari kemampuan
organisasi beradaptasi terhadap perubahan yang semakin cepat. Oleh karenanya, organisasi perlu melakukan analisis lingkungan strategis sehingga
dapat mengidentifikasi aspek strategis dan permasalahan yang dihadapi dan dampaknya terhadap masa depan organisasi. Berikut ini hasil analisis lingkungan
strategis Sekretariat Jenderal DPD RI, yaitu :
1. Aspek Strategis
Aspek strategis merupakan aspek-aspek tertentu yang dapat mendukung keberhasilan suatu organisasi. Aspek-aspek ini harus berjalan sesuai dengan
apa yang diinginkan oleh suatu organisasi, jika organisasi ingin menunjukkan keberhasilan kinerjanya. Dengan demikian organisasi yang berhasil tidak hanya
bermanfaat bagi individu tetapi juga bagi organisasi itu sendiri. Aspek strategis Sekretariat Jenderal DPD meliputi:
a. Dukungan Pimpinan dan Anggota; b. Semangat dan motivasi kerja pegawai;
c. Pengalaman kerja;
d. Struktur organisasi; e. Mekanisme dan prosedur kerja;
f. Kerjasama antar unit kerja;
g. Budaya dan etos kerja; h. Hubungan kerja dengan instansiorganisasi terkait;
i. Teknologi informasi;
j. Sarana dan prasarana kerja;
k. Dukungan anggaran.
2. Permasalahan
Beberapa permasalahan pokok yang dihadapi oleh sekretariat Jenderal DPD RI selama ini dapat diutarakan sebagai berikut :
Laporan Kinerja LAK Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2014
11 a Sebagai lembaga baru yang tumbuh sebagai konsekuensi konsensus
politik, maka format kerja DPD RI terus berkembang untuk mencapai bentuknya. Keberadaan dan langkah-langkah kerja DPD RI berada dalam
ruang politik dengan berbagai friksi ide serta hampir seluruh sumberdaya dukungan lembaga DPD RI sama sekali tidak ada dibawah kendali DPD
RI sendiri. Hal ini membawa konsekuensi pula untuk berbagai perubahan yang mau tidak mau akan membagi konsentrasi pemikiran dan kerja
sekretariat jenderal DPD RI. b Masih jauhnya perangkat dukungan dari yang sebagaimana seharusnya
terutama apabila diambil referensi lembaga yang sama pada negara lain, terdapat kelemahan dukungan staf sekretariat yang harus menyediakan
mekanisme kerja, administrasi, informasi dan jaringan kerja dengan unit terkait
stakeholders
. Secara agregat, kondisi nyatanya ialah kombinasi antar staf ahli dan staf sekretariat pendukung masih jauh dari kebutuhan
untuk operasionalnya lembaga legislatif seperti DPD RI. c Kelemahan saat ini yang sangat mungkin paling dirasakan ialah terkait
dengan
feedback
atas agregasi aspirasi yang diserap oleh anggota DPD RI dari lapangan. Yang terjadi dengan situasi ini ialah keadaan dimana
dalam kegiatannya di lapangan hampir tidak ada dukungan perangkat kerja Setjen DPD RI untuk anggota DPD RI, karena konstruksi dukungan
perangkat daerah masih memerlukan pengaturan-pengaturan dalam teknis pelaksanaannya.
d Dengan ditetapkannya UU No. 17 Tahun 2014, maka terjadi perubahan kedudukan, tugas, fungsi dan wewenang DPD RI. Aktivitas anggota DPD
RI tidak hanya dilakukan di Ibukota negara Jakarta, juga dilakukan di daerah masing-masing, di setiap Provinsi. Perubahan tugas, fungsi dan
wewenang DPD RI memberikan dampak pada peningkatan aktivitas anggota DPD RI. Peningkatan aktivitas ini membawa konsekuensi pada
peningkatan kegiatan teknis administratif dan teknis subtantif. Dengan demikian berpengaruh pula pada sistem dukungan yang tidak lain
Laporan Kinerja LAK Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2014
12 merupakan aktivitas kesekretariatan. Berdasarkan kondisi objektif
tersebut, maka terhadap kelembagaan pendukung Sekretariat Jenderal DPD RI perlu dilakukan penataan tugas, fungsi dan revitalisasi
organisasi. Dengan demikian, amanat UU MD3 terhadap revitalisasi Sekretariat DPD
RI dan kelembagaan DPD RI berpangkal kepada sistem dan manajemen Sekretariat DPD RI, dalam rangka mendukung proses dan tahapan
pengambilan putusan di DPD RI. Perkembangan sekarang dalam hal reorganisasi Sekretariat Jenderal DPD RI temasuk untuk unit kerja DPD
RI di daerah masih dalam proses bersama Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, sebagai otoritas pengaturan
organisasi lingkup kementerian dan lembaga. e Gedung kantor DPD RI berada di kawasan komplek parlemen MPR,
DPR dan DPD. Pemanfaatan sarana dan prasarana di kawasan komplek parlemen diatur dalam Pasal 392 ayat 4 UU MD3 bahwa Pimpinan
MPR, DPR dan DPD melalui alat kelengkapan melakukan koordinasi dalam rangka pengelolaan sarana dan prasarana dalam kawasan gedung
perkantoran MPR, DPR dan DPD. Sebagai tindak lanjut, Pimpinan DPD RI telah melaksanakan koordinasi bersama dengan Pimpinan MPR,
Pimpinan DPR, BURT DPR, dan Sekretariat Jenderal MPR, DPR, dan DPD dalam rangka penataan seluruh kawasan komplek parlemen
termasuk dengan rencana pembangunan gedung baru DPD RI, namun sampai saat ini belum terealisasi.
Kondisi sarana dan prasarana perkantoran DPD RI di Ibukota Negara semakin tidak memadai mengingat semakin meningkatnya aktifitas DPD
RI yang dilakukan oleh 10 sepuluh alat kelengkapan dan pertambahan SDM yang membutuhkan penambahan ruang rapat dan ruang kerja.
Sidang Paripurna DPD RI menggunakan ruang sidang milik Sekretariat Jenderal MPR RI, sehingga pelaksanaan agenda sidang DPD RI harus
menyesuaikan dengan agenda kegiatan MPR.
Laporan Kinerja LAK Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2014
13 Gedung kantor sementara DPD RI di ibu kota provinsi saat ini masih
menggunakan gedung kantor pinjam pakai dari Pemerintah Provinsi dan dengan cara sewa yang kondisinya kurang memadai dan belum
representatif sebagai gedung kantor lembaga Negara. Untuk tahun anggaran 2014 telah dialokasikan pembangunan gedung kantor di 3
tiga provinsi yang diharapkan secara bertahap dalam waktu lima tahun mendatang dapat dibangun gedung kantor DPD RI di seluruh provinsi.
B. SISTEMATIKA PENYAJIAN
