12
menunjukan isi dari suatu database , tetapi juga secara grafis merupakan model suatu organisasi. Diagram E-R dapat terdiri dari berbagai jenis entitas dan
hubungan antar entitas. Oleh sebab itu, langkah yang penting dalam mendesain database termasuk pula proses memutuskan entitas mana yang perlu dibuat
modelnya.
Terdapat tiga jenis dasar hubungan antar-entitas yaitu hubungan satu-ke-satu, hubungan satu-ke-banyak dan hubungan banyak-ke-banyak.
Relasi Gambar
Satu ke satu
Kartu Anggota Anggota
Satu ke banyak
Teller Anggota
Banyak ke banyak
Teller Anggota
Tabel 2.1 Gambar Tabel Relasi
3. METODE PENELITIAN
Obyek penelitian dalam penelitian ini adalah unit simpan pinjam KSP Mekar Ungaran. Data-data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu :
Tabel 3.1 Metode Pengumpulan Data
Jenis Data
Sumber Primer
Proses bisnis yang terkait
dengan aktivitas
simpan pinjam
Pimpinan Unit Simpan Pinjam KUD Mekar
Ungaran
13
Sekunder Data-data
yang diperlukan
untuk disimpan
dalam aktivitas
simpan pinjam
Dokumen-dokumen dan
laporan-laporan seperti buku simpanan,
kwitansi setoran, slip penarikan.
Staff USP-KUD
Mekar
Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara untuk memperoleh data primer. Sedangkan data sekunder diperoleh dengan mengamati dokumen-dokumen dan
laporan-laporan. Langkah – langkah pembuatan basis data tersebut, antara lain
sebagai berikut :
1 Menggambarkan proses bisnis yang terkait di dalam sistem simpan pinjam di KUD Mekar Ungaran
2 Mengidentifikasi entitas yang terkait dengan proses simpan pinjam 3 Menentukan ERD dan atribut simpan pinjam pada unit simpan
pinjam KUD Mekar Ungaran 4 Merancang tabel, query, form, report dan switchboard untuk unit
simpan pinjam KUD Mekar Ungaran dengan menggunakan Microsoft access 2007 untuk menghasilkan perancangan database.
5 Membuat transaksi fiktif dan dimasukan ke dalam program aplikasi yang telah dibuat
4. Analisis dan Pembahasan
1. Sejarah dan perkembangan KUD “MEKAR” Ungaran
Awal mula berdirinya koperasi ini dinamakan Badan Usaha Unit Desa atas dasar Inpres No 4 tahun 1973 yang berdomisili di kecamatan ungaran Kabupaten
14
Semarang BUMD ini berdirik sejak tanggal 13 Mei 1973 dan memperoleh badan hukum No, 8434811VI1973. Pada tanggal 31 Agustus 1973 BUMD diubah
menjadi KUD Koperasi Unit Desa dengan nama KUD MEKAR. Dengan dikeluarkannya Inpres No. 4 tahun 1984 sebagai pengganti inpres No 8
tahun 1978 maka pada tanggal 25 desember 1984 diadakan Rapat Khusus Perubahan Anggran Dasar untuk menyesuaikan dengan pelaksanakan Inpres no. 4
tahun 1984 tersebut diatas oleh karena itu KUD “ MEKAR “ yang tadinya daerah kerjanya meliputi Wilayah Unit Desa
– Wilayah Unit Desa berubah menjadi Desa dan Kelurahan di wilayah Kecamatan yaitu kecamatan ungaran. Pada awal
berdirinya KUD “MEKAR” melayani 300 anggota saat ini telah berkembang menjadi sekitar 6000-an anggota dengan jam pelayanan Senin
– Kamis 08.00- 15.00, Jumat 08.00- 11.30 dan sabtu 08.00-14.00
Atas dasar hasil Rapat Khusus Perubahan Anggaran Dasar, beberapa kali KUD “MEKAR” mendapat pengesahan dan Badan Hukum terakhir yang diperoleh
adalah Nomor 021811KDK.11.4.VIII2001 tanggal 2 agustus 2001. Pada Tahun 1990 KUD “MEKAR” mendapat predikat KUD Mandiri
dengan surat keputusan menteri koperasi Nomor 264KPTSIII1990 dan telah berkembang dengan baik. Tahun 1996 KUD “MEKAR” telah mendapatka
predikat sebagai KUD Mandiri dan beberapa kali memperoleh penghargaan diantaranya:
a. Juara III Harkop ke-43 tahun 1990, kabupaten semarang.
b. Juara II Harkop ke-45 tahun 1992, kabupaten semarang.
c. Juara I Harkop ke-46 tahun 1993, kabupaten semarang.
d. KUD terbaik ke-2 tingkat nasional dari menteri koperasi dan PDK tahun
1996 e.
Byasana Bhakti Upaprada dari gubernur jawa tengah karena kepeloporan pembinaan pengusaha kecil tahun 1996.
f. KUD terbaik I bidang peternakan bidang jawa tengah dari gubernur jawa
tengah tahun 1997. g.
Piagam dari Yayasan PWI berupa Citra Adi Prestasi Koperasi atas kesuksesan yang dicapai.
15
h. Sebagai Payment Point terbaik PLN Ranting Ungaran tahun 2002-2005.
KUD “MEKAR” Ungaran berkembang tidak hanya pelayanan kebutuhan barang saja, namun juga pelayanan jasa, berkat keinginan yang kuat dari para anggota
dalam membina usahanya berorientasi pada pencapaian kesejahteraan anggota. KUD “MEKAR” Ungaran memiliki delapan unit usaha yang terbagi dalam tiga
bidang usaha yaitu : Bidang Produksi yang meliputi Unit Persusuan
Bidang Pemasaran yang meliputi Unit Warung Serba Ada 1, Warung Serba Ada 2, Unit Sarana Produksi Ternak, Unit Sarana Produksi Padi
dan Pengadaan Beras. Bidang Jasa yang meliputi Unit Simpan Pinjam dan Unit Kelistrikan
Koperasi Unit Desa “MEKAR” Ungaran berlokasi di Desa Bandarjo yang beralamat di jalan Ahmad Yani no.24 Ungaran kabupaten Semarang. Bidang
Usaha KUD “MEKAR” Ungaran a. Unit Simpan Pinjam
b. Unit Penjuakan Susu c. Waserda
d. Unit Saprodi Penjualan Pupuk dan Unit Listrik
B. Proses Bisnis pada KUD Mekar
Proses bisnis di KUD Mekar ungaran meliputi dua prosedur yaitu prosedur melakukan simpanan dan pinjaman.
1. Prosedur Melakukan Simpanan a Anggota datang dengan membawa buku simpanan beserta uangnya
menuju bagian Kasir. Bagian Kasir membuat kwitansi rangkap 2. b Oleh bagian kasir, buku simpanan dan kwitansi rangkap 2 tersebut
ditandatangani sebagai bukti bahwa anggota telah menyetor uang simpanan
16
c kwitansi rangkap 2 diserahkan pada bagian pembukuan untuk dicatat di kartu simpanan dan pembuatan laporan simpanan rangkap 3 yang
akan ditandatangani oleh Manajer jasa. Kwitansi ke-1 dan Buku simpanan diarsip oleh anggota.
d Kartu simpanan, kwitansi ke-2 dan laporan simpanan ke-1 d arsip pembukuan,
e Laporan simpanan ke-2 diarsip bagian Kasir dan Laporan simpanan ke-3 diarsip bendahara.
2. Prosedur Melakukan Pinjaman a Anggota datang ke Unit Simpan Pinjam dan mengajukan permohonan
pinjaman dengan membawa syarat-syarat, seperti Kartu anggota, Fc.Ktp, Surat permohonan pinjaman, surat bukti jaminan asli
b Kemudian syarat-syarat tersebut diserahkan bagian Manajer Jasa manajer Jasa menyerahkan syarat-syarat tersebut ke bendahara untuk
dipertimbangkan. c Jika disetujui maka berkas diserahkan ke Manajer jasa, namun jika
tidak disetujui maka akan dikembalikan ke anggota. d Untuk syarat-syarat yang disetujui tadi akan diserahkan ke kasir untuk
pembuatan kwitansi rangkap 2 dan akan diberikan pada bagian pembukuan untuk pembuatan laporan Pinjaman rangkap 3, dan
pembuatan kartu angsuran. e Untuk bukti jaminan, Fc. KTP, surat permohonan, dan kwitansi ke-2
diarsip bagian pembukuan. f Kartu angsuran, kartu anggota dan kwitansi ke-1 diarsip oleh anggota
dan lapotan pinjaman rangkap 3 diajukan ke Manajer untuk ditandatangani.
g Setelah ditandatangani laporan rangkap 3 diarsip bendahara, kasir, dan pembukuan
17
Gambar 4. 1 flowchart Prosedur Simpanan
Anggota kasir
pembukuan Manajer Jasa
bendahara start
Membuat kuitansi
Buku simpanan Kwitansi 2
Kwitansi 1 Catat kartu
simpanan, buat laporan
rangkap 3 Kartu simpanan
Buku simpanan Kwitansi 1
Kwitansi 2 Lap. Simpanan 1
Lap. Simpanan 2 Lap. Simpanan 3
Ditanda tangani
Lap. Simpanan 1 acc
Lap. Simpanan 2 acc
Lap simpanan 3 acc
B simpanan Kwitansi 1
1 2
3
Lap simpanan 2 acc
Lap simpanan 1 acc
Lap simpanan 3 acc
E
E 2
3 B simpanan
B B
B simpanan
C C
Kwitansi 2 Kwitansi 1
D 1
Lap. Simpanan 1 Lap. Simpanan 2
Lap. Simpanan 3 D
18
Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Pinjaman
Anggota Manajer Jasa
Bendahara Kasir
Pembukuan Mulai
K. anggota Fc. ktp
B. agunan Surat
Permohonan K. anggota
Fc. ktp B. agunan
Surat Permohonan
Ditanda tangani
Setuju
K. anggota Fc. ktp
B. agunan Surat
Permohonan tidak
Lap.pinj.3 Lap.pinj. 2
Lap.pinj. 1 K. anggota
Fc. ktp B. agunan
Surat Permohonan
ya
Buat Kwitansi
K. anggota Fc. ktp
B. agunan Surat
Permohona n
Kwitansi Kwitansi 2
Buat K.angsuran dan
Lap.Pinjaman
K. anggota K. Angsuran
Kwitansi 1 Surat
Permohonan Fc. Ktp
B. Agunan Kwitansi 2
K. angsuran Lap.pinj.3
Lap.pinj.2 Lap.pinj.1
1 K.Anggota
K,.Angsuran Kwitansi
A
Lap.Pinj.1 acc
Lap.Pinj.2 acc
Lap.Pinj.3 acc
3 4
5
4 3
5 B
B
C C
A D
D K. anggota
Fc. ktp B. agunan
Surat Permohonan
E E
K. anggota Fc. ktp
B. agunan Surat
Permohona n
Kwitansi Kwitansi 2
2 Lap.pinj.3
Lap.pinj.2 Lap.pinj.1
B
19
C. Sistem Yang Berlaku Saat ini
Sistem simpan pinjam pada Koperasi Unit Desa ”MEKAR” Ungaran yang dilakukan secara manual, untuk saat ini masih berjalan baik. Namun, sistem
tersebut memiliki beberapa kelemahan, antara lain : 1 Proess kerja pada unit simpan pinjam masih kurang maksimal dan
memerlukan waktu yang lama karena masih dilakukan secara manual
2 Laporan hasil simpan dan pinjam yang kurang cepat dan tepat
D. Sasaran Sistem baru yang Diusulkan
Sasaran utama dari sistem komputerisasi simpan pinjam adalah sebagai berikut :
1. Memperoleh proses sistem simpan pinjam sehingga kerja untuk simpan pinjam lebih maksimal.
2. Proses sistem simpan pinjam dirancang otomatis, sehingga laporan simpan pinjam lebih cepat dan tepat
E. Prosedur yang direkomendasiakan
Sistem simpan pinjam yang diusulkan di Koperasi Unit Desa mekar Ungaran terdiri dari beberapa prosedur :
1. Prosedur melakukan simpanan a Anggota datang dengan membawa buku simpanan beserta uang ke bagian
kasir. b Kasir membuat kwitansi rangkap 2.
c Buku simpanan dan kwitansi rangkap 2 diberikan kepada bagian pembukuan yang diinput pada data simpanan untuk dibuatkan laporan
simpanan rangkap 2, output dari data simpanan menggunakan data komputer.
d Buku simpanan dan kwitansi ke-1 diarsip anggota. e Kwitansi ke-2 dan laporan ke-1 diarsip pembukuan.
f Laporan simpanan ke-2 diarsip manajer jasa.
20
2. Prosedur melakukan Pinjaman a Anggota datang ke unit simpan pinjam dan mengajukan permohonan
pinjaman dengan membawa syarat-syarat seperti kartu anggota, fotocopy KTP, surat permohonan pinjaman dan surat bukti jaminan asli.
b Kemudian syarat-syarat tersebut diserahkan ke manajer jasa. c Manajer jasa mempertimbangkan syarat-syarat tersebut untuk disetujui
atau tidak. d Jika tidak disetujui syarat-syarat tersebut dikembalikan ke anggota.
e Namun, jika syarat-syarat tersebut disetujui diajukan ke kasir dan dicatat pada input data anggota secara manual dan dibuatkan kwitansi rangkap 2.
Lalu dicatat pada data pinjaman dan akan diberikan pada bagian pembukuan yang diinput pada data pinjaman untuk dibuatkan laporan
pinjaman rangkap 2 dan kartu angsuran. output dari data pinjaman dibuat dengan menggunakan komputer.
f Bukti jaminan, fotocopy KTP, surat permohonan pinjaman, kwitansi ke-1, laporan pinjaman ke-1 diarsip pada bagian pembukuan.
g Kartu angsuran, kartu anggota dan kwitansi ke-2 diarsip oleh anggota. h Laporan pinjam ke-2 diarsip oleh manajer jasa.
21
Gambar 4.3 Flowchart Prosedur Simpanan Yang Direkomendasikan
Anggota Kasir
Pembukuan Manajer Jasa
Mulai
Buku simpanan Buat
Kwitansi
Buku Simpanan Kwitansi 1
Kwitansi 2 Simpanan
Catat Buku simpanan dan
Buat Laporan Simpanan
Buku Simpanan Kwitansi 1
Kwitansi 2 Laporan
Simpanan 1 Laporan
Simpanan. 2
D 1
D
Laporan Simpanan 2
Buku simpanan Kwitansi 1
1 B
B Buku simpanan
C C
Buku Simpanan Kwitansi 1
Kwitansi 2
22
Gambar 4.4 Flowchart Prosedur Pinjaman Yang Direkomendasikan
Anggota Manajer Jasa
Kasir Pembukuan
Mulai
K. Anggota B. Anggunan
S. Permohonan Fc. KTP
Setuju Buat K.Angsuran
dan Lap.Pinjam Pinjaman
K. Anggota Kwitansi 2
Kartu angsuran Fc. KTP
Kwitansi 1
K. Anggota B. Anggunan
S. Permohonan Lap. Pinjam 2
2
2 1
B.Anggunan S.permohonan
Lap. Pinjam 1 Lap, Pinjam 2
Buat Kwitansi
K. Anggota B. Anggunan
S. Permohonan Fc. KTP
Kwitansi 1 Input data anggota
Kwitansi 2
Input data pinjaman
B B
K. Anggota B. Anggunan
S. Permohonan Fc. KTP
K. Anggota B. Anggunan
S. Permohonan Fc. KTP
K. Anggota B. Anggunan
S. Permohonan Fc. KTP
tidak ya
A C
C
K. Anggota B. Anggunan
S. Permohonan Fc. KTP
D D
Input data pinjaman
23
Mengidentifikasi Entitas yang terkait dengan proses simpan pinjam
Sistem simpan pinjam pada Unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran memiliki beberapa entitas, yaitu:
Tabel4.1 Tabel REA REA
Entity Atribute
Resources
Kas Nomor
akun kas
sebagai primary key, keterangan
kas dan
saldo kas simpanan sebagai
atribut lain
yang mengikuti
primary key piutang
Nomor akun piutang sebagai primary key,
keterangan kas
dan saldo piutang sebagai
atribut lain
yang mengikuti primary key
Event
Simpanan ID simpanan sebagai
primary key, nomor anggota, nomor akun,
NIK, tanggal simpanan, besar simpanan, dan
keterangan sebagai
atribut lain
yang mengikuti primary key
Pinjaman ID pinjaman sebagai
primary key, nomor
24
anggota, nomor akun, NIK,
tanggal Pengajuan,
tanggal otorisasi,
besar pinjaman,
jangka waktu,
angsuran, bunga, dan keterangan
sebagai atribut
lain yang
mengikuti primary key
Angsuran ID angsuran sebagai
primary key,
ID pinjaman,
nomor anggota, NIK, nama
anggota, sisa angsuran, tanggal bayar, angsuran
ke, jumlah angsuran, bunga, denda, dan total
bayar serta
sisa pinjaman akhir sebagau
atribut lain
yang mengikuti primary key.
Agent
Karyawan NIK sebagai primary
key, nama karyawan, alamat karyawan, kota,
kode pos, tempat lahir, tanggal
lahir, umur,
status karyawan, dan nomor telepon sebagai
atribut yang mengikuti
25
primary key. Anggota
Nomor anggota sebagai primary
key, nama
anggota, kode pos, jenis kelamin, tempat lahir,
tanggal lahir,
umur, nomor KTP, alamat,
telepon, pendidikan,
pekerjaan, jabatan,
tanggal masuk,
simpanan pokok, SMK sebagai
atribut lain
yang mengikuti
primary key
Tabel 4.2 Entitas Tabel Bantuan
Jenis kelamin ID sebagai primary key, dan jenis
kelamin sebagai
atribut yang
mengikuti primary key Status Karyawan
ID sebagai primary key, dan status karyawan
sebagai atribut
yang mengikuti primary key
Bantu Keterangan ID
sebagai primary
key dan
keterangan sebagai
atribut yang
mengikuti primary key
26
Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya. Untuk menghubungkan entitas suatu dengan yang lain maka diperlukan kardinalitas.
1. Hubungan entitas simpanan dengan entitas kas Setiap terjadi transaksi simpanan akan mempengaruhi satu akun yaitu kas,
sedangkan kas akan bertambah karena terjadi dari banyak transaksi simpanan sehingga hubungan entitas simpanan dengan entitas kas adalah one-to-many.
2. Hubungan entitas pinjaman dengan entitas kas Setiap terjadi transaksi pinjaman akan mempengaruhi satu akun yaitu kas,
sedangkan kas akan berkurang karena terjadi transaksi pinjaman sehingga hubungan entitas pinjaman dengan entitas kas adalah one-to-many.
3. Hubungan entitas angsuran dengan entitas kas Dalam setiap transaksi angsuran akan mempengaruhi satu akun yaitu kas,
sedangkan kas akan bertambah ketika terjadi transaksi angsuran sehingga hubungan entitas angsuran dengan entitas kas yaitu one-to-many.
4. Hubungan entitas karyawan dengan entitas simpanan Dalam setiap transaksi simpanan selalu dilayani oleh seorang karyawan yaitu
kasir dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi simpanan sehingga hubungan entitas karyawan dengan entitas simpanan adalah one-to-many.
5. Hubungan entitas karyawan dengan entitas pinjaman Dalam setiap transaksi pinjaman selalu dilayani oleh seorang karyawan yaitu kasir
dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi pinjaman sehingga hubungan entitas karyawan dengan entitas pinjaman adalah one-to-many.
6. Hubungan entitas karyawan dengan entitas angsuran Dalam setiap transaksi angsuran selalu dilayani oleh seorang karyawan yaitu kasir
sedangkan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi angsuran sehingga hubungan entitas karyawan dengan entitas angsuran adalah one-to-many.
7. Hubungan entitas anggota dengan entitas simpanan Setiap anggota yang datang dapat melakukan banyak transaksi simpanan
sedangkan setiap transaksi simpanan dilakukan oleh satu anggota sehingga hubungan antara entitas anggota dengan entitas simpanan adalah one-to-many.
27
8. Hubungan entitas anggota dengan entitas pinjaman Setiap anggota dapat melakukan banyak transaksi pinjaman sedangkan setiap
transaksi pinjaman dilakukan oleh satu anggota sehingga hubungan antara entitas anggota dan entitas pinjaman adalah one-to-many.
9. Hubungan entitas anggota dengan entitas angsuran Setiap anggota dapat melakukan banyak transaksi angsuran sedangkan setiap
transaksi angsuran dilakukan oleh satu anggota sehingga hubungan antara entitas anggota dengan entitas angsuran adalah one-to-many.
10. Hubungan entitas piutang dengan entitas pinjaman Setiap transaksi pinjaman akan menambah piutang sedangkan setiap piutang akan
bertambah apabila terjadi transaksi pinjaman sehingga hubungan antara entitas piutang dan entitas pinjaman adalah one-to-many.
11. Hubungan entitas piutang dengan entitas angsuran Setiap transaksi angsuran akan mengurangi piutang sedangkan setiap piutang akan
berkurang apabila terjadi transaksi angsuran sehingga hubungan antara entitas angsuran dengan entitas piutang adalah one-to-many
28
ERD Sistem Simpan Pinjam pada Unit Simpan Pinjam KUD Mekar
Berikut ini adalah ERD unit simpan pinjam pada KUD Mekar Ungaran :
Gambar 4.5 Rekomendasi ERD Unit Simpan Pinjam
29
Perancangan Database Menggunakan Microsoft Access
Tabel
Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi data dalam kolom field dan baris record. Berikut ini adalah tabel dari masing-
masing resources, event dan agent.
1. Resources
Pada sistem simpan pinjam unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran, terdapat dua sumber daya resources yang datanya disimpan, yaitu tabel kas dan
tabel piutang. 1. Tabel Kas
Gambar 4.6 Desain Tabel Kas
Yang pertama adalah tabel kas, tabel ini berfungsi untuk mengetahui saldo kas masuk dan keluar akibat aktivitas simpan pinjam pada KUD Mekar . Tabel ini
mempunyai dua atribut yaitu No_akun_kas sebagai primary key sedangkan keterangan dan saldo saldo kas simpanan sebagai atribut lain yang mengikuti.
Berikut ini adalah contoh tabel kas setelah klik Datasheet View:
30
Tabel 4.3 Tabel Kas
2. Tabel Piutang
Gambar 4.7 Desain Tabel Piutang
Selanjutnya adalah tabel piutang, tabel ini digunakan untuk mengetahui besarnya piutang anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Sedangkan sebagai
primary key adalah No_akun_piutang. Berikut ini adalah desain tabel piutang: Berikut ini adalah contoh tabel piutang:
Tabel 4.4 Tabel Piutang
31
2. Events
