b Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang
cukup. c
Harus segera dibuat catatan oleh yang membuka surat tentang cek atau uang yang diterima, dari siapa, jumlahnya dan tujuanya
apa.
d Semua penjualan tunai harus dibuatkan nota penjualan yang
sudah diberi nomor urut atau dicatat dalam mesin cash register. e
Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jurnal penerimaan uang.
f Tembusan nota penjualan tunai harus dikirimkan ke kasir dan
bagian pengiriman. g
Bukti setor bank setiap hari harus dicocokkan dengan daftar penerimaan uang harian dan catatan dalam jurnal penerimaan
uang.
h Kasir tidak boleh merangkap mengerjakan buku pembantu utang
dan piutang dan sebaliknya. i
Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari kerja berikutnya.
j Rekonsiliasi laporan bank harus dilakukan oleh orang yang tidak
berwenang menerima uang maupun yang menulis cek. k
Kunci cash register harus dipegang orang yang bukan pengelola kas.
l Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbul kerjasama untuk
berbuat kecurangan. m
Kasir sebaiknya menyerahkan uang jaminan. Baridwan,1997, hal14
Pengawasan intern yang baik untuk penerimaan kas memberikan jaminan bahwa penerimaan dicatat sebagaimana mestinya. Pemisahan
fungsi tugas dan tanggung jawab pegawai yang melaksanakan dan penyimpan uang kas harus jelas sehingga memounyai tanggung jawab
masing-masing. Terlepas dari penerimaan kasnya secara benar. Hali ini biasanya dilakukan membuat ayat jurnal dalam jurnal penerimaan kas.
2. Pengawasan Internal Pengeluaran Kas
Untuk mencapai pengawasan intern yang memadai atau pengeluaran kas, hendaknya semua bentuk pembayaran dengan
menggunakan cek kecuali untuk pengeluaran kas yang relatif kecil
Universitas Sumatera Utara
dilakukan dengan menggunakan kas kecil. Penarikan cek secara otomatis akan memberikan laporan tertulis dari setiap pengeluaran kas. Pengawasan
intern atas pengeluaran kas hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pengeluaran kas dilakukan untuk transaksi-transaksi sah.
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dirancang dengan merinci unsur
organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, serta unsur praktek sehat yang disebutkan di bawah ini :
Organisasi
1 Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2 Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh
dilaksanakan sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1 Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang. 2
Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
3 Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas atau dalam metode
pencatatan tertentu dalam register cek harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen mendukung yang lengkap.
Praktek yang Sehat 1
Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak
semestinya.
2 Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi
pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
3 Penggunaan rekening koran bank bank statement, yang
merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern internal
audit function yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
4 Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama
perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
5 Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil,
pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan
dengan imperest sistem.
Universitas Sumatera Utara
6 Secara periodikdiadakan pencocokan jumlah fisik kas yang
ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. 7
Kas yang ada di tangan cash insafe dan kas yang ada di perjalanan cash in transit di asuransikan dari kerugian.
8 Kasir diasuransikan fidelity bond insurance.
9 Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya
pencurian terhadap kas yang ada di tangan misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room.
10 Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian
kasa. Mulyadi, 1993, 519-520.
Pengeluaran Kas Dengan Kas Kecil
Pengawasan kas akan efektif apabila semua pembayaran tunai dilakukan melalui cek dan penerimaan kas langsung disetorkan ke bank.
Walaupun demikian, biasanya perusahaan mempunyai pembayaran kecil. Jika pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek sungguh sangat
tidak efektif dan memakan waktu. Karena itu perusahaan biasanya menyimpan dana kas yang terpisah untuk melakukan pembayaran tunai
yang nilainya kecil tadi. Kas kecil adalah dana kas yang dipakai untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil. Besarnya dana kas
kecil tergantung pada jumlah, besaran, dan frekuensi-frekuensi pengeluaran tadi.
Sistem dana kas kecil dilakukan dengan sistem saldo berfluktuasi dan sistem imperest. Pengawasan intern kas kecil yang baik adalah dengan
menggunakan sistem imperest. Dana kas kecil seharusnya tidak dicampur adukkan dengan penerimaan lainnya, dan harus dikelola secara terpisah
dari seluruh aktifitas lainnya. Selain itu harus ada batasan jumlah setiap pengeluaran yang diperkenankan dari dana kas kecil, maupun jumlah total
Universitas Sumatera Utara
dana kas kecil.jenis pengeluaran melalui kas kecil harus ditentukan oleh perusahaan.
Jika pengeluaran kas dilakukan melalui kas kecil, maka pengawasan yang cukup memadai akan memerlukan suatu persetujuan
karyawan yang bertanggungjawab atas formulir kas kecil bernomor urut. Jumlah kas dan cek sebenarnya ada dalam kas kecil ditambah jumlah
formulir kas kecil yang belum diurutkan kembali menjadi dana kas kecil yang menunjukkan pengeluaran sesungguhnya harus sama dengan jumlah
total dana kas kecil sebagaimana dinyatakan dalam buku besar. Jika terjadi selisih hal itu merupakan tanggung jawab pemegang kas kecil.
E. Prosedur Penerimaan Kas dan Pengawasannya 1.
