c. Iuran-iuran untuk organisasi lainnya.
E. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan
tugas yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi 2009 : 389 dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya
surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran
untuk organisasi karyawan dan lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk
melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu: 1.
Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi diperusahaan.
2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk
mendapatkan pembayaran dua kali. 3.
Membuat kesalahan-kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang
semestinya dibayar. 4.
Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
5. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku
gaji dan upah.
Universitas Sumatera Utara
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
a. Time Keeping Department
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil
produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu. b.
Payroll Department Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan
menjatahkan jumlah upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan
oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klarifikasi tugas, departemen
perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau
berdasarkan komputer. c.
Cost Department Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin
harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklarifikasikan biaya
upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa-jasa karyawan.
Pada PT SOCFIN INDONESIA, prosedur pencatatan gaji dan upah sudah menggunakan sistem komputerisasi yang handal untuk mempermudah
bagian-bagian yang terlibat dalam menyelesaikan pekerjaannya. Sehingga
Universitas Sumatera Utara
prosedur pencatatan yang dibutuhkan perusahaan tidak terlalu rumit dan berbelit-belit agar setiap karyawan tetap merasa puas atas jasa yang
diberikannya tanpa harus menunda-nunda waktu penggajian. Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang masih manual menyebabkan proses gaji
sering terlambat. Oleh sebab itu, perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem perhitungan gaji yang cepat dan akurat sehingga proses kerja
bagian personalia dan kasir menjadi lebih efisien.
Gambar 2.2 Diagram Konteks Sistem Perhitungan Gaji Secara Umum
Sumber: PT. SOCFIN INDONESIA
Sistem Akuntansi pada PT
XXX Bagian
Personalia
Fungsi Keuangan
Fungsi Akuntansi
Bukti
Gaji Upah
Pengendalian Intern
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.3 Diagram Konteks Sistem Informasi Perhitungan Gaji
Sumber: PT SOCFIN INDONESIA
Prosedur pencatatan gaji dan upah pada PT SOCFIN INDONESIA adalah sebagai berikut:
1. Setiap bulannya bagian umum akan mencetak daftar absensi sehingga
apabila ada karyawan yang mangkir atau tidak masuk kerja akan langsung dapat diketahui oleh perusahaan. Setelah adanya pemberitahuan melalui
dokumen, maka data absensi akan langsung diinput. Data yang diinput akan langsung dihitung oleh sistem dan sistem akan langsung melakukan
pemotongan. 2.
Untuk lembur, bagian umum akan mencetak daftar absensi serta jumlah jam kerja masing-masing karyawan. Daftar tersebut akan diberikan ke
bagian masing-masing karena akan dilakukan revisi. Setelah daftar direvisi, daftar akan langsung dikembalikan ke bagian umum untuk diinput
dan dihitung oleh sistem. 3.
Premi extra supir akan ada pencatatannya, sehingga akan langsung terlihat di sistem berapa jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada supir.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Malayu Edisi 2005 : 124 sistem perhitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem Waktu
Besarnya gaji dan upah ditetapkan berdasarkan standar waktu seperti jam, minggu, atau bulan. Besarnya kompensasi sistem waktu hanya
didasarkan kepada lamanya bekerja bukan dikaitkan kepada prestasi kerjanya.
2. Sistem Hasil Output
Besarnya gaji dan upah ditetapkan atas kesatuan unit yang dihasilkan pekerja, seperti per potong, meter, liter, kilogram. Besarnya kompensasi
selalu didasarkan kepada banyaknya hasil yang dikerjakan bukan kepada lamanya waktu mengerjakannya.
3. Sistem Borongan
Sistem borongan merupakan suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama
mengerjakannya. Penetapan besarnya balas jasa berdasarkan sistem borongan cukup rumit, lama mengerjakannya, serta banyak alat yang
diperlukan untuk menyelesaikannya. a. Hari Kerja
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang
diembannya, karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan
tugasnya. Ketentuan jam kerja pada PT SOCFIN INDONESIA sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
Senin – Kamis: Pukul: 07.25 – 15.30
Jumat – Sabtu: Pukul: 07.25 – 12.00
b. Cuti Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai
berikut: 1
Cuti Tahunan Diberikan kepada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun.
Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti tersebut tidak dapat diambil sekaligus, dalam satu bulan
hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak 4 hari. 2
Cuti Khusus a
Cuti pada saat pernikahan Pada saat pernikahan cuti yang diberikan kepada karyawan
sebanyak 12 hari. b
Cuti pada saat melahirkan Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada
karyawan selama dua minggu. Dibawah ini akan diperlihatkan contoh perhitungan gaji dan upah salah
seorang karyawan:
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.2 Contoh Perhitungan Gaji dan Upah
Upah Rp HK
RpBln
1. UMK yang berlaku 32,000.0
960,000.0 2. Premi Dan Lembur
6,400.0 160,000.0
3. Tunjangan Kesehatan Biaya Sosial 3,200.0
80,000.0 4. Tunjangan Catu Beras
11,160.0 279,000.0
TOTAL UPAH 52,760.0
1,319,000.0 Catatan :
Premi dan Lembur = 20 dari UMK
Sub total = Rp. 6.400 Tunjangan Kesehatan Biaya Sosial
= 10 dari UMK Sub total = Rp. 3.200
Tunjangan Catu Beras Pekerja
= 15,0 kg Istri
= 9,0 kg Anak Maksimum 3 anak
= 7,5 kg x 3 = 22,5 kg Total beras = 46,5 kg
Asumsi Harga Beras = Rp 6.000 per kg
Tunjangan Catu Beras per bulan = Rp. 279.000
Per Hari Sub total = Rp. 11.160 1 bulan = 25 hari kerja
F. Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Kategori