2 6 Perubahan yang mempengaruhi SMM baik internal maupun dari
eksternal, yaitu adanya perubahan struktur organisasi di UB dan adanya regulasi baru di tingkat nasional.
7 Saran dan masukan untuk perbaikan SMM bagi Jurusan Ilmu Ekonomi.
III. Pelaksanaan
Tinjauan manajemen Jurusan Ilmu Ekonomi dilakukan dalam beberapa tahapan. Secara umum, proses persiapan tinjauan manajemen Jurusan Ilmu
Ekonomi diawali dengan penyusunan konsep teknis pelaksanaan tinjauan manajemen, terdiri dari jadwal, data yang diperlukan untuk bahan tinjauan
manajemen dan pembagian tugas. Selanjutnya, rapat pleno UJM akan memberikan koreksi dan persetujuan terhadap konsep pelaksanaan tinjauan
manajemen. Pengumpulan data terkait mengacu pada sasaran mutu Jurusan Ilmu
Ekonomi untuk membahas capaian sasaran mutu masing-masing. Hasil pembahasan tersebut disertai dengan uraian hambatan, koreksi dan
pencegahanterobosan baru yang dilakukan dalam pelaksanaan program- program guna pencapaian sasaran mutu Jurusan Ilmu Ekonomi. Hasil
pembahasan tersebut disampaikan kepada Ketua UJM untuk dilakukan kompilasi dan analisis efektifitas dan efisiensi sistem.
Selanjutnya, hasil kompilasi dan analisis efektifitas dan efisiensi sistem di UJM dirumuskan dalam suatu laporan tertulis. Konsep laporan tertulis tersebut
disampaikan kepada semua personil UJM untuk diperiksa ulang. Selanjutnya, revisi terhadap laporan disampaikan kepada pimpinan.
IV. Hasil
1. Audit Internal Mutu AIM
Sepanjang tahun 2012 PJM telah melakukan dua kali audit internal mutu pada PMIE, yaitu AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPA Siklus 11. AIM UKPA
Siklus 10 adalah audit internal yang dilakukan oleh PJM pada periode ke-10.
Lingkup audit AIM UKPA Siklus 10 meliputi: i Permintaan tindakan koreksi atas temuan AIM Siklus 9 dan temuan second stage assessment ISO. i i
3 Tinjauan kesesuaian sistem dan implementasi terhadap persyaratan SMM ISO
9001: 2008. i i i Audit kinerja standar mutu UB butir 7, y a i t u standar mutu
penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama, dan keterlibatan mahasiswa Progam Studi Magister Ilmu Ekonomi dalam
kegiatan tersebut. Audit Internal Mutu AIM Siklus 11 adalah audit internal yang dilakukan
oleh PJM pada periode ke-11. Lingkup audit AIM UKPPA Siklus 11 meliputi: i PTK AIM Siklus 10 dan PTK Surveillance ISO 90012008 Tahap I. i i
Implementasi Sistem Jaminan Mutu ISO 90012008. iii Implementasi Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT dengan mengisi borang Aplikasi SIDEA. iv
Implementasi SPMI berbasis standar Pelayanan Prima Dalam Dokumen dan Rekaman.
Hasil temuan AIM UKPPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 11 yang bersifat saran perbaikan observasi dan ketidaksesuaian KTS terhadap sistem
sudah ditindaklanjuti closed.
a. AIM Siklus 10
AIM Siklus 10 adalah audit internal yang dilakukan oleh PJM pada periode ke-10. Pada siklus yang ke-10 ini, kegiatan ini juga bertujuan untuk
mengevaluasi temuan yang ada pada First Stage Assement ISO 9001:2008 yang dilaksanakan pada tanggal 9-11 Mei 2012. Dalam pelaksanaan assessment
tersebut, Jurusan Ilmu Ekonomi menjadi sample pada tingkat Jurusan. Sampling dilakukan terhadap 5lima Fakultas yang terdapat di Universitas Brawijaya.
Selama persiapan assessment tersebut, Jurusan Ilmu Ekonomi sudah mempersiapkan dengan cukup baik dokumen dan persyaratan yang dibutuhkan.
AIM Siklus 10 dilaksanakan pada 12 Maret 2012 dengan Program Studi
yang di-assest adalah PSEP, PMIE, dan PDIE di Jurusan Ilmu Ekonomi. Pada PS EP ditemukan 12 dua belas temuan, dimana ada 5 lima temuan yang
tergolong KTS Ketidak sesuaian dan 7 tujuh temuan yang tergolong kedalam
ObsObservasi. Pada PS yang lain, misalnya PMIE, ditemukan 12 temuan yang
dibagi kedalam 3 tiga temuan yang bersifat KTS ketidaksesuaian dan 9
Sembilan temuan yang bersifat ObsObservasi. Pada PDIE, ditemukan
sebanyak 7 tujuh temuan yang terbagi kedalam 3 tiga temuan yang bersifat KTSKetidaksesuaian dan 4 empat temuan yang bersifat ObsObservasi.
4
b. AIM Siklus 11
Audit Internal Mutu AIM Siklus 11 adalah audit internal yang dilaksanakan oleh PJM pada period ke-11 tepatnya dilaksanakan pada 12
September 2012. Program studi yang akan di- assessment adalah program studi S1 Ekonomi Pembangunan PS-EP, program master ilmu ekonomi PMIE
dan Program Doktor Ilmu Ekonomi PDIE. AIM SIklus 11 membahas mengenai beberapa hal yang berkaitan
dengan pelaksanaan sistim penjaminan mutu internal oleh UJM Jurusan Ilmu Ekonomi yaitu membahas mengenai tindak lanjut atas temuan hasil audit AIM
SIklus 10. Pada pelaksanaan AIM Siklus 11, Borang Tindakan Koreksi AIM Siklus 10 sepenuhnya sudah dinyatakan closed oleh para auditor AIM SIklus 10.
Pernyataan closed oleh para auditor tersebut tentunya juga didukung oleh hasil perbaikan yang progresif dari Jurusan Ilmu Ekonomi.
AIM Siklus 11 dilaksanakan pada 12 September 2012 dengan Program Studi yang di-assest adalah PSEP, PMIE, dan PDIE di Jurusan Ilmu Ekonomi.
Pada PSEP ditemukan 14 empat belas temuan, dimana ada 4 empat temuan
yang tergolong KTS Ketidak sesuaian dan 10 sepuluh temuan yang tergolong
kedalam ObsObservasi. Pada PS yang lain, misalnya PMIE, ditemukan 10
temuan yang dibagi kedalam 3 tiga temuan yang bersifat KTS
ketidaksesuaian dan 7 tujuh temuan yang bersifat ObsObservasi. Pada PDIE, ditemukan sebanyak 5 lima temuan yang kesemuanya adalah termasuk
kedalam temuan observasi.
2. Audit Eksternal oleh LRQA
Berdasarkan hasil temuan AIM UKPPA Siklus 10 dan 11, tindakan koreksi atas temuan Surveillance Tahap I ISO 9001:2008 telah ditindaklanjuti
sebagaimana uraian berikut ini: a Tinjauan Manajemen:
Pelaksanaan Tinjauan Manajemen management review sudah ditetapkan secara regular dan telah memenuhi
persyaratan SMM ISO 9001:2008. Terdapat bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi
dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya. b Analisis Data mengenai Kepuasan Pelanggan
5 Tracer study dilaksanakan dengan metode online melalui website
http:ie.feb.ub.ac.id untuk mendapatkan umpan balik pelanggan
customers feedback. Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan.
Selanjutnya hasil umpan balik akan dilakukan pengukuran dan analisa persepsi kepuasan pelanggan untuk perbaikan kinerja
peningkatan sasaran mutu. c Infrastruktur:
Pengelolaan infrastruktur berada pada level fakultas. Pihak fakultas telah melakukan penetapan, perencanaan dan bukti
pelaksanaan rekaman pemeliharaan sarana-prasarana asset maintenance.
Sarana-prasarana terkait PBM optimal digunakan dan setiap periode ada programpenetapan untuk memelihara sarana-
prasarana tersebut. d Pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman dilaksanakan
secara seksama, yaitu: identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekamandokumenarsip.
e PMIE telah melakukan evaluasi capaian indikator kinerja sasaran mutu.
f Perencanaan: Terkait kegiatan Proses Belajar Mengajar PBM. Belum
semua perencanaan PBM sesuai dengan pelaksanaan, termasuk belum adanya mekanisme evaluasi terhadap PBM.
Requirement persyaratan SDM terkait PBM belum ditetapkan, serta belum adanya evaluasi kinerja SDM dan
tindak-lanjutnya.
3. Umpan Balik Pelanggan a.
