2. Penyewaan alat-alat transportasi berupa bus dan minibus berpenumpang 8
delapan tempat duduk seat sampai 40 empat puluh seats. 3.
Penjualan tiket pesawat terbang dan kapal laut 4.
Penjualan voucher hotel akomodasi Pada usaha penjualan voucher hotel, perusahaan menjalin kerjasama
dengan pihak hotel yang ingin kerjasama dalam hal penyewaan kamar dan fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh hotel-hotel tersebut, PT. Mutiara
Holidays akan mengirim para wisatawan yang membeli jasa tournya pada hotel-hotel tersebut. Segala biaya yang timbul karena penyewaan kamar,
penggunaan fasilitas dan makan minum wisatawan akan dibayar PT. Mutiara Holidays dengan mengeluarkan voucher. Tarif yang digunakan
oleh hotel adalah sebesar harga yang telah disepakati dalam kontrak yang biasanya lebih rendah dari tarif umum publish rate PT.Mutiara Holidays
juga menjalin kerjasama dengan biro-biro perjalanan lain yang ada di dalam negeri maupun yang ada di luar negeri. Kerjasama terjadi karena
biro-biro perjalanan tersebut tidak memiliki cabang-cabang di kota-kota dimana PT. Mutiara Holidays berada, sementara wisatawan yang
membeli jasa perjalanan ingin berkunjung ke kota-kota tersebut.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai kerangka dan mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi
menunjukkan bentuk susunan pola terhadap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau orang-orang tersebut job description.
Struktur organisasi suatu perusahaan adalah terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal, oleh karena itu diperlukan suatu bagan organisasi,
satuan organisasi serta bagaimana hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah digambarkan berbentuk kotak, dimana kotak satu
dengan yang lain dihubungkan oleh garis menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal. Untuk PT. Mutiara Holidays Medan bagan
Organisasi dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mutiara Holidays Tour And Travel Medan
DIREKSI
WAKIL DIREKSI
GENERAL MANAGER
VOUCHER HOTEL
MANAGER TOUR
MANAGER TICKETING
MANAGER TICKETING
MANAGER CHIEF
ACCOUNTING
VOUCHER HOTEL STAFF
TOUR STAFF
TICKETING STAFF
TRANSPORT STAFF
ACCOUNTING STAFF
TOUR GUIDE
DRIVER CO-DRIVER
3.3 Tugas dan Tanggung Jawab Setiap Departemen
Adapun tugas dan tanggung jawab dari setiap satuan organisasi tersebut secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut:
Tour Manager PJS Lompo Situmeang
Disiplin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan Perusahaan Direksi Wakil Direksi.
Memimpin Tour Department.
Mengevaluasi perkembangan Department Tour
Membalas surat masuk dan keluar fax - email
Kerja sama dalam membuat contract rate dan menjaga hubungan
baik dengan mitra tour, airlines, tamu – tamu baik lokal maupun mancanegara.
Mengirimkan contract rate ke travel agent baik lokal maupun
mancanegara.
Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada Tour Departmen dan tour guide.
Saling bekerja sama dalam mengentertain tamu-tamu tour.
Memberikan laporan perkembangan tour kepada General Manager.
Tour Reservation Hanisyah Harahap
Disiplin, patuh, dan bertanggung jawab kepada atasan Perusahaan Direksi Wakil Direksi.
Membuat reservasi atas bookingan-bookingan.
Membalas surat-surat atau faxemail dan lain-lain.
Menjalin hubungan baik dengan mitra tourkerja, airlines dan tamu-
tamu.
Membantu penerimaan atas pembayaran tour.
Membuat daftar file untuk semua dokumen–dokumen.
Mengoperasikan perjalanan tour.
Ikut membantu pekerjaan Tour Manager apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Ikut serta dalam pembuatan program paket tour terbaru.
Saling bekerja sama untuk mengentertain tamu-tamu tour.
Tour Administration Romika
Disiplin, patuh, loyal dan bertanggung jawab atasan Perusahaan Direksi Wakil Direksi.
Membantu mengoperasikan perjalanan tour dan membuat bookingan
kamar.
Mengerluarkan SPJ Tour Guide mengisi voucher dan lain-lain.
Membuat perincian biaya-biaya perjalanan tour.
Membuat buku penerimaan pembayaran untuk setiap invoice cash transfer.
Bertanggung jawab atas segala pembayaran dan penerimaan untuk
setiap invoice.
Menyetor segala bentuk pembayaran ke General Cashier General Manager.
Saling menjaga hubungan baik dengan mitra tourkerja dan tamu-
tamu.
Saling bekerja sama dalam mengentertain tamu – tamu dan lain–lain. Head Transport
Disiplin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
Perusahaan General Manager Direksi Wakil Direksi.
Mengecek segala kerusakan bus transportasi.
Bertanggung jawab atas pembelian barang–barang seperti spare part untuk keperluan transportasi.
Selalu berkoordinasi dengan atasan dalam hal pembelianpenggantian
spare part bila perlu.
Bekerja sama dalam pengaturan jadwal perjalanan busdriver.
Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada driver dan co driver supaya disiplin.
Bekerja sama dengan tour department dalam hal pengaturan program
perjalanan bus dan saling berkoordinasi dalam pemakaian bus terutama suasana peakseason.
Membuat tata tertib kerja di transport department.
Membuat instruksi kepada driverco driver agar selalu stand by di
pool, masuk dan pulang kerja sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.
Menjaga hubungan baik dengan para staff Mutiara dan juga mitra
kerja perusahaan bus luar demi kelancaran kerja yang baik.
Memberikan harga yang terbaik kepada seluruh customer.
Selalu membuat laporan kepada General Manager mengenai perkembangan transport baik Perbaikan maupun kerusakan
transport.
StaffTransport Iwan
Displin ,patuh .loyal dan bertanggung jawab kepada atasan Perusahaan General Manager Direksi Wakil Direksi.
MembuatSurat Perintah Jalan Bus
Membuat laporan pembayaran dan pembelian spare part
kepadahead dept
Membuat Daily sale report
Bekerja sama dengan Tourdepartmentdalam hal jadwal perjalanan tour.
Selalu berkoordinasi dengan Head departmentGM dalam hal
pemberian harga bus
Menjaga hubungan yang baik dengan para staff Mutiara dan juga
mitra kerja PT.Mutiara Holidays.
Ikut serta dalam mencek kebersihan Bus dan mencek keperluan bus.
Ikut serta dalam menjaga kebersihan di seluruh lingkungan kerja
kantor PT.Mutiara Holidays.
Ticketing Louis + Mona
Displin,patuh, .loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanDireksi Wakil Direksi
Bekerja sama dengan Department lain untuk pelayanan kepada tamu
Membuat daily sale report setiap hari
Memberikan harga yang terbaik kepada seluruh Customer dengan
mencari harga yang paling baikmurah.
Menjaga hubungan yang baik dengan para Staff Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays.
Selalu membuatlaporan kepada GeneralManagermengenai
perkembangan penjualan tiket.
Ikut serta dalam menjaga kebersihan di seluruh lingkungan kerja kantor PT.Mutiara Holidays.
Hotel Reservation Henny Zilmona Sitohang
Displin ,patuh .loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanDireksi Wakil Direksi
Bekerja sama dengan Departmentlain dalam pelayanan yang baik
kepada tamu.
Membuat Daily Sale report setiap hari
Memberikan harga yang terbaik kepada seluruh Customer dengan meminta harga adhock kepada pihak hotel bila dianggap perlu.
Menjaga hubungan yang baik dengan para Staff Mutiara dan
juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays.
Selalu membuat laporan kepada General Manager mengenai perkembangan penjualan Hotel Voucher
Bertanggung jawab atas segala pembayaran tamu termasuk
penagihan hutang .
Ikut serta dalam menjaga kebersihan di seluruh lingkungan kerja kantor PT.Mutiara Holidays
Chief AccountingP.Ginting
Displin,
patuhloyaldan bertanggung jawab kepada atasan PerusahaanDireksi Wakil Direksi.
Bekerja sama dengan dengan Departmentlain untuk pelayanan
kepada tamu.
Menjaga hubungan yang baik dengan para Staff Mutiara dan
juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays.
Membuat laporan keuangan kepada Dewan DireksiWakil Direksi.
Memeriksa segala bentuk kas Bank tagihan dan pembayaran hutang dagang.
Memeriksa segala bentuk pembayaran melalui transfer dengan
mencek saldo kas.
Selalu berkoordinasi dengan GM dalam hal pembayaran hutang dagang PT.Mutiara Holidays.
Memberitahukan dengan cara mengingatkan setiap Department
yang punya Aging Pembayaran yang belum lunas.
Staff Accounting Louis Mendrofa
Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepadaatasan PerusahaanDireksi Wakil Direksi.
Bekerja sama dengan dengan Department lain untuk pelayanan
kepada tamu.
Menjaga hubungan yang baik dengan para Staff Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays.
Menerima segala bentuk pembayaran Cash maupun bentuk kredit.
Membuat laporan pembukuan pemasukan dan pengeluaran.
Membuat laporan saldo keuangan.
Ikut serta dalam menjaga kebersihan di seluruh lingkungan kerja
kantor PT.Mutiara Holidays. Staff Accounting Collector Fajar Siregar
Displin,patuh,
loyaldan bertanggung jawab kepadaatasan PerusahaanDireksi Wakil Direksi.
Bekerja sama dengan dengan Department lain untuk pelayanan
kepada tamu.
Menjaga hubungan yang baik dengan para Staff Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holiday.
Membantu mengeceksegala bentuk tagihan hutang dagang.
Membuat daftar hutang yang akan dibayar.
Membayar atau mentransfer menagih segala bentuk hutang piutang
bila ada permintaan setiap department.
Bertanggung jawab langsung kepada chief accounting.
Ikut serta dalam menjaga kebersihan di seluruh lingkungan kerja kantor PT.Mutiara Holidays.
Staff OfficeBoy Fajar Siregar
Displin,patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanDireksi Wakil Direksi.
Bekerja sama dengan dengan Department lain untuk pelayanan kepada tamu.
Menjaga hubungan yang baik dengan para Staff Mutiara dan
juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays.
Menjaga kebersihan lingkungan kantor PT.MutiaraHolidays.
Membantu mentransfer menagih segala bentuk hutang piutang bila ada permintaan setiap Department.
Menjaga keamanan dikantor berupa inventaris.
Membuka kantor paling lambat jam 07.30 dengan keadaan kantor
sudah bersih.
3.4 Jenis dan Jumlah Fasilitas pada PT. Mutiara Holidays.
