Melakukan Prosedur

18. Melakukan Prosedur

Kerapian dan pelaksanaan prosedur administrasi merupakan cermin dari tata tertib perusahaan dan akan sangat mempengaruhi kinerja keseluruhan dari perusahaan. Mulai dari prosedur penataan dokumen administrasi yang teliti dengan sistem penyimpanan data sampai pada sistem pemeliharaan dokumen.

Yang termasuk dokumen-dokumen kantor antara lain:

1) Surat-surat pimpinan dari: ο Para pelanggan ο Para sejawat industri

2) Data para pelanggan ο Data pendaftaran/pemesanan (data pribadi secara detail)

ο Pemesanan (booking) aturan program perjalanan ο Permintaan khusus

3) Korespondensi yang masuk dan keluar ο Surat-surat ο faks ο Memo (surat peringatan) ο E-mail ο Laporan-laporan

4) Daftar mengenai keuangan ο Invoices (tagihan) ο Receipts (kuitansi pembayaran)

5) Dokumen-dokumen lainnya ο Ticket-ticket (karcis-karcis)

ο Vouchers (kupon-kupon perjalanan). Contoh:

Kantor menerima suatu pesanan (booking) dari pelanggan (datang sendiri, surat, fax, e-mail).

Permintaan langsung kepada pemberi jasa (transportasi, akomodasi, atraksi dan lain sebagainya).

Kantor menerima tiket (karcis) atau kupon dari pemberi jasa. Dikirim kepada pelanggan pada saat yang tepat dengan surat pengantar di

dalam amplop, perincian pembayaran dan lain sebagainya. Kuitansi pembayaran dikeluarkan setelah pelanggan melakukan pembayaran. Semua photo copy dokumen di“file”kan sesuai dengan prosedur perusahaan.

Contoh: Menerima surat-surat kantor

1. Beraneka ragam surat, photo copy (sebagaimana mestinya) dan disampaikan kepada orang yang benar.

2. Mengirim surat-surat kantor ο Beraneka ragam surat dan menimbangnya ο Menempelkan biaya perangko yang benar* ο Mengagendakannya (mencatat transaksinya) ο Menyampaikan (mengirimkan) melalui kantor post atau kotak surat.

3. Jenis-jenis kiriman selain surat-surat biasa antara lain: ο Kiriman yang mendapat jaminan ο Kiriman tercatat ο Kiriman dalam jumlah besar ο Surat kilat ο Berita lokal dan luar negeri ο Surat yang dikirim melalui perantara (pesuruh).

4. Yang termasuk jenis-jenis kiriman dan pelayanannya antara lain: ο Kiriman yang mendapat jaminan ο Semua bentuk aslinya dan kebutuhannya akan terjamin di dalam pengiriman

5. Kiriman tercatat ο Menggunakan kantong pengaman ο Tercatat di kantor pos ο Diasuransikan ο Harus diminta/dicari ke kantor pos yang menerima oleh si alamat yang

dituju (diperlukan identitas)

6. Kiriman jumlah besar ο Jumlahnya cukup banyak ο Mohon adanya potongan biaya

7. Pos kilat ο Penyampaian yang cepat dan terjamin ο Amplop khusus yang dikeluarkan oleh pos

8. Seberang laut/luar negeri o Darat, laut, atau udara o Biaya tergantung berat dan tujuan

9. Perantara/suruhan o Kantor post/biro jasa o Biaya tergantung pada berat, jarak serta prioritas penyampaian

ο Komputer ο Mesin cetak ο Mesin ketik ο Mesin photo copy ο Faks ο Sistem pager ο Kalkulator o Mesin yang bisa mentransfer ke aksara lain ο Mesin penjawab telephone ο Mesin penghitung jumlah biaya pengiriman ο Pemotong kertas ο Mesin penjilid ο Mesin penghitung jumlah barang.

Termasuk peralatan kantor antara lain:

1) Komputer ο Bikin format dan tampilkan file atau dokumen ο Mempersiapkan program ο Bikin pesanan atau (reservation) ο Bikin data berdasarkan informasi pelanggan

b) Printer Mengeluarkan salinan dari program, pesanan, persetujuan

c) Mesin tik ο Membuat ketikan surat-surat ο Tipe-tipe amplop

d) Photo copy ο Bikin salinan dokumen dan surat-surat ο Jenis timbunan dan sisa photo copy

e) Faks Menghasilkan memo atau surat-surat untuk masa yang akan datang ditujukan pada rekan-rekan sejawat atau pelanggan

f) Mesin hitung penjumlah biaya Memastikan biaya pengirim secara besar-besaran

Unti-unit lainnya akan dipersiapkan informasinya lebih detail atau menggunakan komputer beserta peralatannya.

Contoh-contoh: Photo copy

ο Hidupkan mesin ο Periksa keadaan kertas (A.4, A.3, dan lain-lain tergantung kebutuhan) ο Letakkan dokumen pada tempat yang benar ο Atur jumlah yang akan dicopy, bandingkan dan sebagainya ο Tekan tombol start ο Apabila stop, matikan dan periksa mesin untuk macetnya kertas, kalau jelas

hidupkan mesin lagi Faks

ο Masukkan dokumen yang akan ditransmit ke dalam mesin (menghadap ke bawah) ο Putar nomor yang dituju ο Tekan tombol start, setelah berakhirnya tanda beep

ο Setelah transmit, mesin faks secara otomatis mencetak secarik pengiriman untuk membuktikan bahwa dokumen telah terkirim.

Mesin Cetak ο Sisipkan kertas pada mesin cetak ο Tentukan apakah mencetak 1 halaman atau seluruh dokumen ο Letakkan atau goyangkan roda tinta untuk mendapatkan kualitas cetakan (seperti

yang diharapkan)