Sesuai dengan peranan dan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangatlah penting sebagai alat utama ingatan organisasi atau bahan alat
pembuktian dan tujuan kearsipan secara umum sebagai pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.
2.4 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip memerlukan pedoman yang merupakan rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu
pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan sistem pengelolaan arsip, yang didalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan,
dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan. Dilihat dari aspek yang lebih sederhana, pedomana kearsipan sebenarnya merupakan
suatu kesepakatan dari suatu komunitas untuk menyeragamkan tata cara. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan
suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang. Yang dimaksud dengan sistem penataan
arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan
ekonomis Sedarmayanti, 2003 : 68. Menurut sedarmayanti tujuan pernataan arsip adalah :
a. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat. b.
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna. Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan arsip-
arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapu, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto 1991: 32 menjelaskan bhawa ada 11 sebelas peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah:
1. Map
a. Map biasa stofmap folio, dipergunakan untuk menyimpanan warkat
atau arsip yang berukuran folio 21x34cm untuk sementara. Keuntungan ialaha praktis, dan mudah mempergunakannya.
Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.
b. Stofmap tali portapel, memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan snelhecter, memakai jepitan dari logam untuk memgang
warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas. d.
Map tebal briefordner, memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiritegak.
Penyimpananyya lebih baik di atas rak sehingg mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang.Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat dalam
filling cabinet.
3. Guide
guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalan penyimpanan arsip.
4. Filling cabinet file cabinet
Adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk
arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi.
Ada 4 jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. kursi yang digunakan Tata Usaha clerical chair.
b. kursi yang digunakan sekretaris secrtarical chair.
c. kursi yang digunakan para eksekutif executive chair. d. kursi yang digunakan pada waktu rapat conference chair.
8. Berkas kotak Box file
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk meyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak Arsip
Adalah jenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan.Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan
berkas-berkas atau arsip.Biasanya warkat yang disimpan disini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin Kantor
Adalah semua peralatn kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, computer,
mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas perforator.
11. Alat alat tulis
Adanya alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan
sebagainya.
2.5 Ciri-Ciri Arsip
